Gua para

realizar
proyectos
de mejora.

Habilidades de Gestin Directiva 1

 Objetivos del tema:

General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y
funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que
todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus
actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:
6. Comprender los usos del proyecto de mejora
7. Revisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de
mejora.
8. Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados

Habilidades de Gestin Directiva 2

 El Proyecto de Mejora.

Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden

realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?,
Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se
har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?

Por qu debe realizarse? Quin lo elabora? Para qu sirve? Quin lo Cmo se controla
aplica? su aplicacin?

Es un documento que
representa la actividad
imprescindible de todo
programa de gestin de
calidad, el que ms necesita
de un enfoque interno y de
auto compromiso. Inicia con la
identificacin de una
oportunidad de mejora en
algn aspecto de los servicios
que se estn ofreciendo (el
problema de calidad en
terminologa tradicional).
Cada Jefe de Servicio, Jefes
de Piso de Enfermera,
Directores, Jefes de Divisin,
en fin cada mando directivo
que tenga definido un tramo de
control
Para establecer los
lineamientos de trabajo y
organizar al equipo en
base a la definicin de mejora continua.
roles, responsabilidades,
y tiempos, que permitan
elevar el nivel de calidad ,
al mximo posible.
Todo el personal A travs del
que se integra cumplimiento de
como equipo de metas, mismas que
deben de estar
definidas en base al
logro esperado en
determinado tiempo.
Tambin a travs de
indicadores para
medir sus
resultados.

Habilidades de Gestin Directiva 3

 Etapas:

Etapa: Qu se hace. Cmo se documenta:

En este punto se identifica el Se redacta el primer
problema actual y su punto del proyecto de
comportamiento en trminos mejora: 1. Justificacin
concretos, explcitos y especficos, y definicin del
AREA DE apoyndose en hechos y datos, problema, en el cual se
OPORTUNIDAD representndolos en forma tal que describe el problema, y
sea fcil de visualizar y entender la necesidad de
(definicin del en funcin del Tiempo en el que resolverlo describiendo
problema) ocurre, de los Aspectos por su riesgo, costo y
circunstanciales y del Tipo de falla volumen.
o error
Se utilizan Histogramas y
Mtodos Grficos.

Habilidades de Gestin Directiva 4

 Para eliminar realmente el
problema, se necesita realizar un
anlisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El anlisis se basa
en las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situacin
DETERMINACI
actual.
N DE CAUSA
Se utilizan herramientas como
RAIZ Diagrama Causa-efecto (espina
de pescado)
Diagrama de pareto.
Anlisis de procesos.
Habilidades de Gestin Directiva
Los resultados del anlisis
del problema y la aplicacin
de cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en el punto 2:
Anlisis de causas del
problema.
En este punto se presentan
los grficos y el anlisis de
los mismos, integrando un
conclusin que explique la
causa raz del problema y
las decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o rea
de oportunidad.
5
 Una vez identificada la causa raz se
toma la decisin acerca de las acciones
para disminuirla o eliminarla. En caso
de encontrar varias causas raz, es
necesario definir propuestas de accin
para cada de ellas.
Para la seleccin de las mejores
alternativas de accin es importante
considerar los siguientes factores:
DEFINICIN DE Efectividad.- Resolver todo o parte
PROPUESTAS Y del problema?
PLAN DE ACCIN Factibilidad.- Se puede implantar la
solucin?
Factor tiempo.- Qu tan rpido dar
resultados? Es una solucin de corto
o largo plazo?
Orientacin al usuario.- Satisface los
requisitos del usuario?Mejora el
servicio?
Eficacia.- Es una solucin costo-
efectividad?
Habilidades de Gestin Directiva
En esta etapa se
documenta en dos puntos
del proyecto de mejora, en
el punto 3, se formulan los
objetivos y metas del
proyecto, los cuales deben
dar respuesta a la forma
que se solucionar el
problema mediante la
eliminacin o disminucin
de las causas raz.
Y en el punto 4 se
presentan los planes de
accin, en los cuales deben
desglosarse las actividades
que se realizarn para
lograr dichos objetivos.
Incluyendo responsables,
fechas de inicio y trmino y
estatus.
6
 Esta etapa constituye la toma Esta etapa debe
de accin para la mejora, se seguir el orden
comienza al comunicar a todas establecido en los
las personas involucradas lo planes de accin, y
que se va a hacer y para qu. llevar registros de las
Y de ser necesario se debe de acciones realizadas,
EJECUCIN DE proporcionar capacitacin a (bitcoras, actas,
ACCIONES aquellas personas que van a minutas, listas de
intervenir para que sepan qu asistencia, oficios,
hacer y cmo hacerlo bien. memorandos, etc)

Habilidades de Gestin Directiva 7

 Una vez que se ejecuten las acciones
establecidas en el plan de accin se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la informacin
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientacin o
redefinicin de las acciones
SEGUIMIENTO establecidas.
Es importante analizar los resultados
parciales obtenidos para comparar el
antes contra el despus
Las herramientas que se pueden
utilizar en este punto son:
Grficos de control.
Tableros y semforos de
indicadores.
Histogramas
Habilidades de Gestin Directiva
Una vez registrados los
avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluacin cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluacin y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realizacin de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estndares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.
8
 Se anexa formato electrnico de En el formato electrnico
Avances y Resultados de los establecido por la
Equipos de Mejora para reporte Unidad de Evaluacin a
mensual de los Equipos de Mejora Delegaciones.
vigentes mismo que debern emitir
a nivel Delegacional los
Coordinadores de Calidad y
TERMINO DEL Normatividad y remitir los primeros
PROYECTO. 5 das de cada mes, a la
Coordinacin de Sistemas de
Administracin por Calidad.

Habilidades de Gestin Directiva 9

 COMPONENETES DEL PROYECTO.

Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta

PORQU ABORDARLO ,
Anlisis de causas: Responde a la pregunta PORQU OCURRE,
Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta
responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QU PLAZO
Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIN Y CUNDO.
Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
Autorizacin del Proyecto
Habilidades de Gestin Directiva 10
APLICACIN
PRCTICA:

Habilidades de Gestin Directiva 11

 1.Costo:
Definicin del problema.
Primer paso Priorizar 2.Riesgo:.
la problemtica:
3.Volumen:.

4.Factibilidad.

PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUM FACTIBI SUMA

EN LIDAD

Diferemiento de cirugas.

Alto ndice de quejas de los pacientes y

familiares.

Alta tasa de infecciones.

Estancia prolongada en hospitalizacin.

Habilidades de Gestin Directiva 12

Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo
 Descripcin del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.

2. A quienes afecta y como les afecta?

3. Qu impacto tiene en los procesos del hospital?

4. Qu riesgos le implica al paciente?

5. Qu riesgos le implica a los trabajadores?

6. Cunto cuesta tener el problema?

7. Con cunta frecuencia se presenta?

Habilidades de Gestin Directiva 13

 Justificacin del proyecto.

1. Desde cundo se presenta el problema?

2. Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han
obtenido?
3. Porqu es urgente resolverlo?
4. Porqu es factible que se pueda resolver?
5. Qu inters poltico, econmico, social o sanitario hay en resolverlo?
6. Quin se beneficia con su solucin?
7. En que plazo se veran los resultados?
8. El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. Hay voluntad y capacidad para resolverlo?

Habilidades de Gestin Directiva 14

 Determinacin de causas.

Leer pgina 10 a la 13 de la Gua.

Habilidades de Gestin Directiva 15

 Analizar el problema

Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y
condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( tambin conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la pgina siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
CATEGOR A CATEGOR A

CAUSA
CAUSA RA Z

CAUSA CAUSA

CAUSA CAUSA

Problema
EFECTO
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RA Z SUBCATEGOR A
SUBCATEGOR A
CAUSA
CAUSA

CAUSA CAUSA
RA Z
SUBCATEGOR A

CATEGOR A
Habilidades CATEGOR A
de Gestin Directiva 16
 Ejemplo diagrama de Ishikawa.

Materiales Mano de obra (Personas)

Provedores inclumplidos Perfil deficiente.
Mal trato

Falta de medicamentos Actitud negativa Falta de capacidad

Cpm insuficiente Falta de ropa
Descuido en la
atencin Falta de personal
Error en receta
Abuso de
autoridad
Insatisfaccin
Quejas
Negativa
Falta de privacidad
De los pacientes
De atencin

normatividad Falta de mantenimiento

Tramites
largos instalaciones

Retrasos en la atencin
Falta de aseo
Maquinas
Mtodos. Medio ambiente

Habilidades de Gestin Directiva 17

 Priorizacin de causas con Pareto.

Motivo de insatisfaccin. Casos Motivos ordenados casos Frecuencia % de FA

en un acumulada
ao.

Maltrato Instalaciones.
114 195 195 18%
Falta de medicamentos. Falta de
186 medicamentos. 186 381 36%

Descuido en la atencin. Descuido en la

178 atencin. 178 559 52%

Falta de capacidad. Retraso en la

98 atencin. 163 722 67%

Instalaciones. Maltrato
195 114 836 78%
Retraso en la atencin. Falta de
163 capacidad. 98 934 87%

Trmites largos Trmites largos

75 75 1009 94%
Otros. Otros.
64 64 1073 100%
Total de casos
1073 1073

Habilidades de Gestin Directiva 18

 In
st

0
50
100
150
200
250

al
Fa ac
lt a i on
de es
m .
ed
ica
De m
sc en
ui to
do s.
en
la
at
Re en
tr a ci
so n
.
en
la
at
en
ci
n
.

M
al
Fa tra
lt a to
de
ca
pa
cid
ad
Tr .
m

Habilidades de Gestin Directiva

it e
s
la
rg
os

O
tro
s.
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%

%
Frecuencia

19
 Etapa 3.
Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a Objetivos: Metas comprometidas

mejorar.

Habilidades de Gestin Directiva 20

 Plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar:

Objetivo: Meta:

Actividad Responsable Inicio Trmino Estatus

Habilidades de Gestin Directiva 21

 Etapa 4 y 5. Ejecucin de acciones y
seguimiento.

Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)
Fecha
Fecha Fecha Fecha AVANCES Y/ O
termino
Etapa Inicio Inicio termino RESULTADOS
Planead
Planeada Real Real POR ETAPA
a
AREA DE
OPORTUNIDAD
1
(definicin del
problema)
DETERMINACIN DE
2
CAUSA RAIZ
DEFINICIN DE
3 PROPUESTAS Y PLAN
DE ACCIN
EJECUCIN
4
DEACCIONES

5 SEGUIMIENTO

TERMINO DEL
6
PROYECTO. Habilidades de Gestin Directiva 22
 MEDICIN DE RESULTADOS
NOMBRE
DEL
INDICADOR
MEDICI
% de
N
variacin
Estandar 1 2 3 4 OBTENI
Valor de con el 5
/ Meta DA AL
Medicin estandar/ MEDICI
Compro MEDIC MEDI MEDI MEDI TERMIN
Inicial Meta N
metida IN CIN CIN CIN O DEL
Comprome
PROYEC
tida
TO

Habilidades de Gestin Directiva 23

 Identificacin del proyecto.
DATOS GENERALES

Unidades de aplicacin
Delegacin Entidad Solicitante Servicio
del proyecto

Objetivo
del
NOMBRE DEL PROYECTO Metas del Proyecto
Proyect
o

Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor

FECHA DE
Fecha de
VCIC Lnea de Accin SOLICITU Fecha de Cierre
inicio
D

Motivo para utilizar como META DEL

Nombre del Lder del
PROYECTO el valor de la carta
Equipo
compromiso

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA

No. Nombre Categoria / Puesto Adscripcin
1
2
Habilidades de Gestin Directiva 24
Recomendaciones de fondo.

2.2.1. Estilo de redaccin de cada componente.

Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y trmino de cada actividad.
Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin
del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.
Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.
Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatra, Director de la Unidad y Coordinador del Comit de Calidad del Jefe de la Divisin de
Calidad cuando ste ltimo no Coordine el Comit de Calidad.

Habilidades de Gestin Directiva 25

 PRODUCTO FINAL.

1. Determinar un problema a resolver.

2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.

3. Aplicar la metodologa para elaborar un proyecto de mejora.

4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripcin del problema

y anlisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o
individual)

5. Entregar el segundo avance: Elaboracin de propuestas de mejora

y plan de accin, el 29 y 31 de octubre.

6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de

diciembre.

7. Presentar la primera medicin de resultados, como parte del

producto final del Habilidades
Diplomado, en la ltima sesin del mismo.
de Gestin Directiva 26
 NO ES POSIBLE
MEJORAR SIN
CAMBIAR
Si que crees que no es posible cambiar,
no habr cambio, pero si crees que
habr cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo.

Esa es TU ALTERNATIVA.

Noam Chomsky.

Habilidades de Gestin Directiva 27