Sistema de gestin

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Ctedra: Gestin de Calidad

Docente: Miguel Cossio

Brianda Ruiz

Pedro Trivio

Juan pablo Silva

Jessica Gallardo

15/09/2017
 Introduccin

Es importante para cualquier empresa, tener un sistema de gestin que facilite las tareas
y pueda as aumentar la productividad y eficiencia.

A travs de los aos las empresas han ido incorporando nuevos procesos que los llevan a
una mejora en su organizacin y por esto que se han creado software que facilitan estaos
proceso ,los cuales pueden ser de un gran ventaja ,como tambin de desventaja
dependiendo del sistema que elija la empresa.

Cuando existen varios departamentos y un nmero grande de empleados, es necesario

llevar un control as poder implementar un sistema de gestin de acorde a las
necesidades de la empresa .que pueda ser amigable y llevar una gestin de cada
departamento, un control de todo lo que ingresa y sale de la empresa.

Es por eso que se les sugiere a las empresa implementar un sistema que sea capaz de
llevar un control preciso de cada departamento as contaran con un sistema de libre
acceso, con fcil manejo y una organizacin de los departamentos.

A continuacin mostraremos como una empresa con un sistema a mano, puede mejorar a
travs de la implementacin de un buen sistema de gestin.
Implementacin

La realizacin de una memoria de una empresa que nos guiara para la implementacin d
un ERP sobre una cadena de tiendas de venta de diferentes productos, sin ningn
software de gestin actualmente.

Implementaremos y veremos cules son las ventajas y desventajas del funcionamiento de

este software, pretendemos ver los beneficios que le podra resultar un programa de este
tipo y cual sern los diferentes costos de implementacin, mantenimiento, formacin y que
garantas podemos obtener con mayor rendimiento del negocio, saber cul sera el mejor
software para esta empresa, para su mejoras y lograr una mayor satisfaccin de recursos
obtenidos de esta.

En la actualidad existen muchos software que pueden traer un sinfn de objetivos y

salvaguardar cualquier informacin y llevar a este un orden y resguardo de cada
movimiento que tenga la empresa.

Un objetivos de esta implementacin es mejorar la productividad y competitividad, las

empresa que no marca objetivo y no apuesta por la evolucin, pronto son absorbidas por
sus competidores, por eso es importante adaptarse a la tecnologa de nuevos sistemas de
gestin.

Las prioridades y necesidades de la empresa son muchas y si esta se resiste al cambio,

no solamente tiene un retroceso, si no que no logra superar a sus competidores.

Es por eso que es importante saber cules son las debilidades de la empresa y sus
fortaleza ,en que fallan ,porque no tiene un sistema adecuado que les ayude a poder
organizarse con mayor facilidad ,es por esto que le hemos ofrecido a empresa El Sol ,un
estudio en el cual veremos qu beneficios tiene esta implementacin .

As garantizarle un producto que les ayudara a facilitar su gestin administrativa, ventas y

departamentales en general.

Tamao de la empresa: el nmero de trabajadores, as como tambin el tamao de la

compaa, tambin los factores determinantes a considerar. Esto, ya que dependiendo de
las dos variables se puede disear una solucin ERP una medida de la empresa, que se
adapte a sus necesidades.

El proveedor del servicio: un punto de suma importancia cuando se trata de la

implementacin de un ERP, es la eleccin del proveedor. Lo anterior ya que se debe optar
por uno que no solo ofrecer este tipo de sistema tecnolgico, sino que cuentan con la
experiencia suficiente para asesorar, brindar soporte y contestar adecuadamente todas
las inquietudes que una compaa puede tener al respecto.
Empresa El Sol:

Es una cadena de venta de ropa ,que fue fundada a inicios de los 90 con sus primera
tienda en punta arenas ,ms tarde se expandi en 6 ciudades ms, llevando a la empresa
a categora de multitienda ,no solo se dedica a la venta de ropa ,si no que hoy tien
productos de deporte ,lnea blanca etc.

Su sede central est ubicada en la regin de Magallanes y actualmente su funcionamiento

interno consiste en hacer las mayora de las boletas, inventarios, guas dems a mano
.las encargada de las sucursales tienen que esperar que el da termine para poder
ingresar las boletas a un computador viejo guardarlas en disco, ya que nunca ha intentado
actualizarse.

Llevan ms de 20 aos funcionando as llevando los controles de asistencia con

marcadores antiguo, los inventarios se realizan a mano y la contabilidad la lleva las misma
encargada, es por esto que su sistema es pobre, no tiene una visin futura y sus ventas
no son mayores por el tiempo que les lleva en hacer un despacho o una boleta,

Se les ha sugerido a los dueos de esta empresa un cambio que les costara un tiempo
menor de produccin, donde se ahorrara el capital humano, ya que no tendr que
contratar ms personas para que lleven los inventarios, contabilidad, ingresos y adems
procedimientos administrativos, ventas, gestiones en s.

Es por eso que se les indico que trabajaremos ERP que son diferentes soluciones que ya
existen en el mercado .la empresa esta interesa en una nueva mejora de su sistema de
gestin que les permita agilizar estas procedimiento y tener control de sus datos del da a
da, para estar ms actualizados y tener datos precisos del funcionamiento d ella
empresa.

Y aunque actualmente su gestin es manuela y su inters en modernizar su metodologa

de gestin y unificarla bajo un mismo sistema optimizando la funcionalidad y conseguir
que la mayor parte de los proceso estn lo ms automatizados posible, ahorrando tiempo,
dinero, ya que es importante que esta implementacin sea de gran satisfaccin en las
mejoras de la empresa.

Los sistemas ERP recopilan la informacin de diversas reas, para luego realizar un
proceso de unificacin de datos. Adems, este software permite automatizar variables y
tareas, lo cual ayuda a realizar una gestin eficaz y eficiente.

En cuanto a la tecnologa que utiliza, ERP se alojan en una nube, pero tambin existen
versiones que pueden instalarse en los servidores locales. Cabe destacar que algunos de
estos programas son de uso libre, lo cual implica que se puede adaptar y modificar segn
las necesidades de cada empresa.

Objetivo a cumplir: antes de recurrir a una solucin ERP, la empresa debe tener definido
los objetivos que busca concretar mediante este proyecto, Por lo anterior, es importante
tener suma claridad respecto a lo que se quiera lograr con el uso de este sistema como
tambin las posibilidades y limitaciones existentes.

Objetivo de la Implementacin

Gestin eficiente 40%

Aumento control Adm. 30%
otros
Proceso propios de la empresa

Los objetivos se pueden dividir en diferentes etapas o sub-objetivos. Los de mayor

importancia a destacar, para poder realizar el estudio sern:

Descripcin de las etapas previas del proyecto

Describir ventajas y limitaciones de diferentes ERP
Describir y analizar diferentes ERP
Realizar una toma de requerimientos donde puede ser vista las necesidades de la
empresa.

Cabe destacar un anlisis de la situacin actual de la empresa, un esquema de su

Funcionamiento y la optimizacin y eliminacin de tareas no necesarias al contar

con un sistema integral.

Adaptar las funcionalidades de los mdulos de la solucin elegida para adaptarlas

a nuestra empresa.
 Integracin de todas las tiendas en un nico sistema. Acceso inmediato a los
diferentes datos de ventas y almacn de cualquier tienda.
Obtencin de la situacin econmica actual de la empresa.
Proponer un timina de la duracin del proyecto.
Tener un sistema estable y sin interrupciones capaz de hacer frente a diversos
contratiempos o contingencias y con el rendimiento esperado.
Garantizar crecimiento y flexibilidad para adaptar el programa a situaciones futuras
y Cambios de estrategias.
Coste de implantacin, mantenimiento y contrato asequible.
Posibles mejoras.
Transicin lo menos traumtica posible y aprendizaje rpido y fcil. El usuario se
debe
Sentir cmodo con su nuevo entorno y ser ms rpido y eficiente en su trabajo.

Adaptables: los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
Esto se Logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de
acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar
inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra
empresa no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin
de 4 Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el
valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.

Base de datos centralizada.

Es importante un tener un buen sistema de gestin.
La falta de sistema informtico en la empresa es una realidad y la necesidad de
uno eficiente es un Hecho. Una vez destacada esta necesidad se tienen dos
opciones, realizar un programa desde cero y A medida de las necesidades de la
empresa o adaptar una solucin ya existente en el mercado.

En decisin conjunta con la empresa de ropa, se decidi por una implementacin de una
solucin ERP y as adaptar una solucin existente en el mercado por las siguientes
razones:

Mayor rapidez de implantacin: debido a no tener que hacer el programa desde cero, sino
una adaptacin de una solucin ya existente, la rapidez de implantacin es mayor. Se
gastar un tiempo en adaptarlo a las necesidades propias y obtendremos ventajas
aprovechando las caractersticas ya implantadas.
Menor gasto de mantenimiento: al no ser un programa hecho a medida se aprovecha la
ventaja de usar las actualizaciones de los paquetes proporcionados por la empresa
distribuidora del software inicial.

Continuidad de futuro: un riesgo con un software a medida, es que en un futuro se

pueda

Dejar de dar soporte. Adems con un ERP, con las sucesivas actualizaciones, se asegura
la evolucin y continuidad tecnolgica del programa.

Solucin horizontal: los ERP's tratan de dar una solucin horizontal y que integre todas
las partes que la empresa necesite.

Mayor comunicacin entre diferentes partes de la empresa: con este programa se

facilita que la informacin llegue a las diferentes partes de la empresa con mayor facilidad
y fluidez.

Este nuevo sistema Nos llevara a tener una mejor orden de los documento y ahorraremos
recurso .este sistema ERP nos ayudara en.

Requerimientos documentales

La gestin documental es una parte importante, donde toda la documentacin generada

se debe poder elaborar, editar, modificar y guardar para su posterior anlisis. Estos
documentos pueden ser plantillas ya creadas para rellenar y agilizar algn trmite para
que toda sucursal siga una misma pauta o, simplemente, nuevos documentos a crear

Contabilidad y gestin econmica

El sistema informtico de contabilidad y gestin econmica adaptado al uso de la

empresa estudiada Se configurar como un sistema de registro, elaboracin y
comunicacin de la informacin Financiera y presupuestaria de la empresa, durante el
ejercicio contable.

Requisitos especficos

El sistema contable y de gestin econmica acta como un sistema integrador de toda la

materia relacionada con la gestin contable, econmica y de contratacin de la empresa.
El funcionamiento de la empresa compuesto por la gestin de inventario, la gestin de
ventas y compras, gestin de la contratacin, la gestin de nminas, la gestin tributaria y
sistemas de gestin de la cadena de mando e indicadores de gestin.
 Mdulos contables
Mdulo de endeudamiento:
Seguimiento y control de las operaciones de crdito.
Poder realizar anlisis de amortizacin de prstamos as como obtener en todo
momento los datos y condiciones financieras, obtener informacin en cualquier
momento del total de deudas, compromisos, vencimientos, importe a presupuestar
tanto intereses como amortizaciones de cada ejercicio y cancelaciones.
Clculo del ahorro neto, ratio de endeudamiento y de la anualidad terica. Clculo
del cumplimiento de la estabilidad presupuestaria asociada al presupuesto inicial.
. Mdulo de gastos:
Mdulos de caja
Requerimiento administrativo: permisos, pagos, justificaciones.
Mdulos bancarios
Presupuestos y gastos
Controlar facturas duplicadas, evitando el registro de facturas con igual nmero de
factura y proveedor.
inventariado.
.Mdulo de tesorera
Opcin de bsqueda de documentos.
Mdulo de informes
Mdulo de administracin del sistema:

Creacin, registro y seguimiento de pedidos:

Este mdulo tiene que hacer posible el control de los pedidos que se realizan a
proveedores externos, tanto nacionales como extranjeros. En sus funciones encontramos

Mantenimiento de los datos:

Este mdulo deber garantizar la integridad de los datos de la aplicacin. Estar enlazado
con los dems mdulos de los que obtendr los datos necesarios. Tendr la posibilidad
de importar datos externos de otros programas a travs de ficheros. Estos datos se le
podrn definir estados, los cuales podrn tener enlaces a la aplicacin contable y en qu
punto se generan.

Gestin de almacenes:

Con este mdulo se llevar la gestin del almacn del servicio logstico de Toledo como
los almacenes regionales. Tanto hace funciones de almacn como control de calidad.
Gestin de personal:

Con este mdulo se llevar la gestin del personal, contratos y nminas. Este mdulo ir
ligado al mdulo de contabilidad.

Aplicativo de ventas y gestin de tienda:

Este ser un mdulo importante en cada una de las sucursales. Tendr que estar
conectado al sistema y permitir una fluida comunicacin entre las diferentes tiendas,
central y almacn.

Cobertura funcional:

La cobertura funcional define lo fcilmente adaptable que es el producto elegido, si es

capaz de satisfacer todas las necesidades, o lo que es ms importante, si el producto
puede crecer con la empresa. Es de gran importancia elegir un ERP que consiga una
cobertura en todos los mdulos descritos Para asegurar un funcionamiento ptimo de la
empresa con el nuevo software implantado.

Formacin:

La formacin pasa a cargo de la empresa adjudicataria de la implantacin del software

ERP en la empresa.

.Mantenimiento:

La empresa adjudicataria debe aportar un plan de mantenimiento futuro para cuando la

garanta del producto haya expirado.

Respuesta de la empresa:

A medida que hemos observado todos los beneficios de este nuevo proyecto de nueva
gestin de proceso, llegamos a la conclusin que es importante dar un paso al futuro y no
quedarnos en el tiempo con tantos documentos sin archivar y digitalizar, nos ahorraremos
tiempo y gastos innecesarios, los cuales con este nuevo sistema de gestin tendremos
mejor rendimiento y ahorro en papel, y horas de trabajo, tendremos orden y
garantizaremos un mejor manejo en nuestras cuentas y departamentos.
Conclusin:

Al realizar este diagnstico a la empresa que nunca haba tenido un cambio tan
significativo es importante ,saber los beneficios que cuentas cuando tienes un buen
sistema en tu empresa ,es importante tener un orden en tus departamentos y llevar a
cabo un gran organizacin de todo aquello que se pueda ,realizar dentro el entorno
empresarial.

Los beneficios de este sistema nos llev a conocer que son necesarios, que hay
elementos que deben ser potenciados y poner en prctica estas nuevas herramientas que
nos entrega las digitalizacin y nuevos gestiones.

Recomendamos a todas las empresas as como la decisin de la empresa EL SOL, de

cambiar su sistema a mano a un sistema de gestin con proceso favorable para ellos, que
cambien y se decidan a entrar a esta nueva eta de organizacin
Bibliografa

http://www.dimacofi.cl/Blog/que-son-los-sistemas-erp-como-elegir-el-adecuado-
para-tu-empresa/
www.labelgrup.com/wp-content/uploads/2017/06/AHORA-Elegir-software-
gestion.pdf
https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning#Process_preparation