Anda di halaman 1dari 7

SIM: Managing the Digital Firm

CHAPTER 14

MANAGING PROJECT
(Ringkasan Materi Kuliah)

Disusun oleh :
Ridah Alawiah Rahman (A31114315)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS


UNIVERSITAS HASANUDDIN
MAKASSAR
2017

0
1. PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK
Proyek adalah sebuah wujud pemrosesan kerja dari sebuah perencanaan. Sebuah proyek
seharusnya dikerjakan secara cermat dan teliti sejak awal perancangan hingga penyelesaian akhir
proyek tersebut. Proyek dalam sistem informasi biasanya membutuhkan dana pembuatan dan
pembangunan yang tidak sedikit. Tidak sedikit pula proyek-proyek yang sudah direncanakan
sudah matang sejak awal pada akhirnya gagal total hanya karena sistem manajemen yang buruk
dalam pengerjaan proyek tersebut.

Sistem informasi proyek memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Pada hampir setiap
organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak untuk
diimplementasikan dari yang diantisipasi pada awalnya, atau sistem yang telah selesai tidak
berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi gagal berfungsi dengan baik atau memakan
biaya terlalu besar untuk dikembangkan, perusahaan mungkin tidak akan dapat memperoleh
manfaat dari investasi sistem informasi mereka, dan sistem tersebut mungkin tidak dapat
memecahkan masalah sebagaimana tujuan awalnya. Pengembangan suatu sistem baru harus
dikelola dan diarahkan dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek merupakan faktor
terpenting dalam memengaruhi hasilnya (Wallace dan Keil, 2004). Oleh karena itu, sangat
penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana mengelola proyek sistem informasi dan
mengetahui bagaimana dan mengapa proyek tersebut berhasil atau gagal.

Proyek Macet dan Kegagalan Sistem


Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang baik setidaknya akan
mengalami beberapa konsekuensi berikut:

Anggaran yang sangat berlebih.


Penguluran waktu yang tidak diharapkan.
Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan.
Kegagalan mendapatkan manfaat yang telah diantisipasi.

Sasaran Manajemen Proyek


Manajemen proyek (project management) mengacu pada penerapan pengetahuan,
keahlian, perangkat, dan teknik untuk mencapai sasaran tertentu dalam batasan anggaran dan

1
waktu yang ditentukan. Aktivitas manajemen proyek meliputi perencanaan pekerjaan,
penilaian risiko, estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan,
pengaturan pekerjaan, pengadaan sumber daya manusia dan bahan baku, penugasan,
pengarahan aktivitas, pengendalian eksekusi proyek, pelaporan kemajuan, dan analisis
hasilnya. Seperti pada bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus
menengani lima variabel utama: cakupan, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

2. MEMILIH PROYEK
Perusahaan biasanya menghadapi berbagai proyek yang berbeda untuk memecahkan
berbagai masalah dan meningkatkan kinerja. Terdapat jauh lebih banyak ide proyek sistem
daripada sumber datanya. Perusahaan harus untuk memilih dari kelompok ini proyek-proyek
yang menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnisnya. Jelas sekali bahwa strategi bisnis
keseluruhan perusahaan harus mengendalikan proses pemilihan proyeknya.

Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi

Tahapan pengendalian sistem manajemen pada suatu proyek.

Menghubungkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis.


Untuk mengidetifikasi proyek-proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai
bisnis paling tinggi, organisasi harus mengembangkan rencana sistem informasi
(information systems plan) yang mendukung rencana bisnis keseluruhannya dan di mana
sistem-sistem strategis dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat tertingginya. Rencana

2
tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang mengindikasikan arah pengembangan sistem
(tujuan rencananya), alasan-alasannya, sistem/situasi sekarang, pengembangan baru yang
perlu dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggarannya.
Analisis Perusahaan dan Faktor Kunci Keberhasilan
Analisis perusahaan (enterpise analysis), juga disebut perencanaan sistem bisnis,
menekankan bahwa kebutuhan informasi perusahaan dapat dipahami hanya dengan cara
memeriksa keseluruhan organisasi dari segi unit, fungsi, proses, dan elemen datanya.
Analisis perusahaan dapat membantu mengidentifikasi berbagai entitas dan atribut kunci
dari data organisasi.
Pendekatan analisis strategis, atau faktor kunci keberhasilan, menekankan bahwa
kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah faktor kunci keberhasilan (critical
success factorsCSF) dari manajer. Apabila sasaran ini dapat tercapai, maka keberhasilan
perusahaan atau organisasi dapat dipastikan (Rockart, 1979).
Analisis Portofolio.

Setelah analisis strategis menentukan arah secara keseluruhan dari pengembangan


sistem, analisis portofolio (portofolio analysis) dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek
sistem yang sifatnya alternatif. Analisis portofolio menginvestaris semua proyek dan aset
sistem informasi organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi.
Portofolio investasi sistem informasi ini memiliki profil risiko dan manfaat tertentu pada
perusahaan, mirip dengan portofolio keuangan. Setiap proyek sistem informasi membawa
sejumlah resiko dan manfaat tersendiri.

Model Penilaian.

Contoh grafik yang didasarkan pada model penilaian (scoring model).

3
Model penilaian (scoring model) berguna untuk memilih proyek yang perlu
memperhitungkan banyak kriteria. Model penilaian memberi bobot pada berbagai fitur
dalam sebuah sistem, kemudian menghitung total pembobotannya. Perusahaan harus
menentukan antara dua alternatif sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise
resource planningERP).

3. MENENTUKAN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI


Walaupun proyek sistem mendukung sasaran strategi perusahaan dan memenuhi
kebutuhan informasi pengguna, hal itu perlu untuk juga menjadi investasi yang baik bagi
perusahaan. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada intinya berkisar pada isu imbal hasil atas
modal yang telah diinvestasikan.

Biaya dan Manfaat Sistem Informasi


Manfaat berwujud (tangible benefit) dapat diukur dan diberikan nilai uang. Manfaat
tak berwujud (intangible benefit) tidak dapat diukur langsung tetapi dapat menghasilkan
keuntungan yang dalam jangka panjangnya dapat diukur. Sistem transaksi dan administratif
yang menggantikan tenaga kerja dan ruang penyimpanan selalu menghasilkan manfaat
tampak yang lebih terukur dibandingkan sistem informasi manajemen, DSS, dan sistem
kerja kolaborasi dengan dukungan komputer.

Model Penentuan Harga Opsi Nyata


Model penentuan harga opsi nyata (real options pricing modelsROPM)
menggunakan konsep dari penilaian opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Opsi pada
dasarnya adalah hak, bukan kewajiban, untuk melakukan tindakan di masa depan.

Batasan Berbagai Model Keuangan


Fokus yang sifatnya tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari suatu sistem
informasi cenderung melihat pada dimensi sosial dan organisasional dalam sistem informasi
tersebut yang dapat mempengaruhi biaya dan manfaat aktual dari investasi.

4
4. MENGELOLA RESIKO PROYEK
Dimensi Resiko Proyek
Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat
keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.

Ukuran proyek. Semakin besar proyeknya seperti yang diindikasikan oleh


pengeluaran uang, jumlah staf implementasi, waktu yang dialokasikan unruk
implementasi, dan jumlah unit organisasional yang terpengaruh semakin besar
risikonya.
Struktur proyek. Beberapa proyek jauh lebih terstruktur daripada yang lainnya.
Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat apabila tim proyek dan staf
sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan.

Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi


Sebagian besar proyek sistem informasi terhambat karena proses perubahan
organisasional di seputar pembuatan sistemnya tidak ditangani dengan baik. Pembuatan
sistem yang sukses membutuhkan adanya manajemen perubahan (change management)
yang cermat.

Konsep Implementasi
Implementasi (implemetation) adalah semua aktivitas organisasional yang
berhubungan dengan penggunaan, manajemen, dan rutinisasi dari sebuah inovasi,
misalnya sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah
seorang agen perubahan (change agent). Analis ini tidak hanya mengembangkan solusi
teknis, tetapi juga mendefinisikan ulang berbagai konfigurasi, interaksi, aktivitas
pekerjaan, dan hubungan kekuasaan dari berbagai kelompok organisasional.

Peran Pengguna Akhir


Partisipasi pengguna dalam perancangan dan operasi dari sistem informasi
membawa beberapa hasil positif. Pertama, apabila para pengguna terlibat secara
mendalam pada proses perancangan sistem, mereka mempunyai kesempatan lebih untuk
menciptakan sistem sesuai prioritas dan kebutuhan bisnis mereka, dan kesempatan lebih

5
untuk mengendalikan hasilnya. Kedua, mereka cenderung bereaksi positif pada sistem
yang telah jadi, karena mereka telah menjadi peserta aktif dalam proses perubahannya.

Dukungan dan Komitmen Manajemen


Apabila sebuah proyek sistem informasi mendapatkan dukungan dan komitmen
manajemen pada berbagi tingkatan, ini akan cenderung dipahami positif baik oleh
pengguna maupun oleh staf layanan informasi teknis. Dukungan manajemen juga
memastikan bahwa sebuah proyek sistem mendapatkan pendanaan dan sumber daya
yang cukup agar dapat berhasil.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis,


Aplikasi Perusahaan, serta Merger Akuisisi
Banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa ulang disepelekan dengan
implementasi yang buruk dan praktik manajemen perubahan yang gagal menjawab
perhatian karyawan terkait dengan perubahan.

Proyek-proyek yang berhubungan dengan merger dan akuisisi mempunyai


tingkat kegagalan yang juga tinggi. Merger dan akuisisi sangat dipengeruhi oleh
karakteristik organisasional dari perusahaan yang melalukannya, dan juga infrastruktur
TI-nya.