Proposal

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Berbasis Komputer

(Hospital Management Information System)

LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat mendorong segala aspek

kegiatan untuk menggunakan segala piranti baik software maupun hardware sebagai alat
bantu peningkatan efektifitas dan efesiensi. Situasi bisnis sekarang membuat tekanan yang
sangat tinggi pada konsentrasi persaingan. Peraturan-peraturan yang berubah, kompetisi
yang semakin tinggi, pasien (customers) yang semakin lihai dalam memilih layanan, strategi
pemasaran yang semakin baru, produk dan servis yang semakin menjanjikan, banyaknya
data dan informasi yang mudah dijangkau, serta situasi yang lainnya merupakan sebuah
tantangan buat kita untuk meningkatkan manajemen dibidang sistem informasi.
Sedangkan trend pelayanan rumah sakit menuju era global adalah perbaikan pada
visi dan misi, posisi bisnis, perencanaan dan strategi pelayanan, rencana kerja, implementasi
bisnis dan kontrol pada bisnis itu sendiri. Dukungan untuk trend bisnis itu sendiri adalah
kesempatan bisnis, kapital dan keuangan, kemampuan dan pengetahuan dari sumber daya
manusia, trend teknologi informasi dan telekomunikasi, serta dimana teknologi yang lain bisa
mendukung trend bisnis itu sendiri.
Rumah sakit yang memakai sistem konvensional rata-rata mempunyai kelemahan pada layanan
informasi, beberapa contohnya :
1. Manajemen penanganan pasien yang tidak memuaskan dikarenakan banyak
persyaratan yang harus dipenuhi pihak pasien sebelum menjalani perawatan,
padahal pasien itu sudah pernah berobat sebelumnya..
2. Pihak manajemen RS harus menunggu lama untuk melihat semua laporan
perkembangan rumah sakit dikarenakan harus direkap oleh semua bagian.
3. Pihak perawat maupun dokter kurang dapat melihat perkembangan laporan diagnosa
pasien (diagnosa reports) dikarenakan pasien yang ditangani tidak sedikit.
4. Penangangan dokumen-dokumen yang sangat tidak efektif dan efesien meskipun
terdapat banyak tenaga administrasi.
5. Produktivitas tenaga kerja yang rendah, tanggung jawab yang tidak jelas, waktu kerja
yang berlebihan, dan biaya operasional yang tinggi.
6. Pekerjaan Manajerial yang masih terlalu teknis
Dan masih banyak kelemahan dari sistem manajemen konvensional meskipun selama ini
sistem lama masih dianggap baik.

1
 Untuk itu diperlukan sebuah manajemen yang baik dalam penanganan informasi di
rumah sakit terutama di PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya yang tengah berkembang
yaitu salah satunya dengan sistem informasi manajemen rumah sakit.

TUJUAN

Sistem Informasi Manajemen (SIM) Rumah Sakit yang dikembangkan akan

menunjang dalam peningkatan efektifitas dan efesiensi baik terutama dari segi informasi
keuangan. Selain itu dapat juga berbentuk :
Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga
menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughtput dan response time.
Information, peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
Economy, peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau juga
penurunan biaya yang akan terjadi.
Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi
dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.
Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efesiensi operasi. Efesiensi berbeda
dengan ekonomis, bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang
digunakan sedangkan efesiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya
itu digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh
sistem.

MANFAAT SIM RUMAH SAKIT BAGI CLIENT DAN PENGGUNA TI

Manfaat yang dapat diberikan bagi client (pihak rumah sakit) maupun pengguna
teknologi informasi yaitu :
- Membuat keputusan yang benar dengan cepat baik bagi pihak manajemen
maupun bagi pihak dokter dalam menangani pasien.
- Mengidentifikasi pola dari pelayanan (diagnostik, perawatan, dll)
- Membuat rencana ke depan yang lebih baik
- Menjaga kepercayaan pelanggan terutama pasien.
- Pelaksanaan yang lebih efesien
- Mengurangi biaya (cost effectivity)

2
SASARAN

Sasaran dari pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit adalah

pengembangan manajemen pengolahan informasi rumah sakit yang ada di PT. Rumah Sakit
Pelabuhan Surabaya sebagai bahan analisa dalam mendukung pengambilan keputusan
dalam melakukan kegiatan investasi maupun peningkatan pelayanan terhadap pasien.

PANDANGAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

RUMAH SAKIT

Pengembangan sistem yang akan dikembangkan mencakup dua hal pokok yaitu
pengembangan manjemen sistem Rumah Sakit dan prosedur akuntasi.
Siklus yang kami lakukan adalah :
1. Studi Pendahuluan (preliminary study)
a. Penemuan Masalah
b. Studi Pendahuluan (preliminary study)
c. Laporan singkat Studi Pendahuluan (preliminary study brief)
2. Analisa sistem (systems analyasis)
a. Perencanaan proyek (project planning)
b. Penelitian sistem yang ada (survey existing systems)
c. Mendifinisikan masalah (define problems)
d. Analisa sistem (systems analysis)
e. Kebutuhan-kebutuhan sistem (systems requirements)
f. Laporan rancang bangun (design specification)
3. Desain sistem (design system)
a. Desain secara macro (macro design)
b. Desain secara terinci (detailed systems)
c. Rancang bangun desain (design specification)
4. Implementasi (Implementation)
a. Pembangunan sistem (system building)
b. Pelatihan (Training)
c. Penyeleksian program dan peralatan (selection programs & equipment)
d. Pemograman (programming)
e. Pengetesan (testing)
f. Instalasi/konversi data di PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya
g. Operasi (operation)
h. Kaji ulang setelah implementasi (post-implementation review)

3
 Kebijakan dan perencanaan sistem Awal Proyek Sistem

Analisa sistem

Desain (perancangan) sistem secara umum

Pengembangan Sist
Desain (perancangan) sistem secara terinci

Seleksi sistem

Implementasi (penerapan) sistem

Perawatan Sistem Manajemen Sistem

5. Perawatan (maintanance)
a. Perawatan dan peningkatan-peningkatan (maintanance dan enhancements)

PENGEMBANGAN APLIKASI DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH

SAKIT

Sistem Manajemen Rumah Sakit dari PT. Trisula Jaya Engineering merupakan
Sistem Manajemen yang didesain khusus untuk keperluan Rumah Sakit baik untuk tujuan
komersial PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabayaataupun yayasan. Sistem ini didesain
dengan pengoperasian semudah dan sejelas mungkin untuk mempermudah pihak
manajemen dan dokter untuk memonitor Registrasi Pasien, Pengaturan Sejarah Perawatan
Pasien, Pembayaran Rumah Sakit, Data Pasien, Laporan Diagnostik secara lengkap dan
terhadap proses Akuntansi.
Dengan mempunyai layanan untuk semua tipe Rumah sakit yang mempunyai
layanan Pasien rawat inap maupun rawat jalan, asrama perawat dan Lab Pathology. SIM
yang dikembangkan akan membuat manajemen lebih efektif, efisien dan menguntungkan
untuk perkembangan Rumah Sakit.
Hospital Manager Program mempunyai fitur-fitur yang berdaya guna tinggi baik
untuk Rumah Sakit kecil sampai besar dan melayani sepenuhnya sebagai Management

4
Information system (MIS) yang baik. Data dari tiap-tiap Modul akan selalu terekam menjadi
satu kesatuan, untuk segala kepentingan dapat mencetak Laporan hanya dengan menekan
satu tombol.
Modul-modul yang terdapat di Hospital Manager adalah sebagai berikut:
Modul Konfigurasi Umum
Modul Manajemen Pasien
Modul Laporan Diagnosis
Modul Karyawan
Modul Keuangan
Utilitas lainnya
Dengan pembagian Program menjadi beberapa Modul untuk mempertahankan
kejelasan dari tiap data tentang Tarif yang berbeda, Kategori Kamar, Kategori Pasien, yang
melaporkan kepada karyawan-karyawan anda dan accounting anda.
Program ini dilengkapi dengan database untuk obat-obat yang dijual umum. Dan data
ini terintegrasi dengan Modul Laporan Diagnosis dimana ada lebih dari 20 laporan diagnosis
Pathology, yang merupakan bagian dari PT. Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya mencetak
nota pembayaran dari pasien jalan; Hospital Manager menjaga departemen Keuangan
Rumah Sakit akan selalu dapat melihat transaksi yang baru saja dijalankan tanpa adanya
kesalahan. Beberapa laporan tersedia yang dapat di tampilkan maupun dicetak sehingga
pihak manajemen dapat mengetahui hal-hal vital yang menjadi indikator keberhasilan sebuah
manajemen Rumah Sakit. Beberapa laporan seperti Pendaftaran Pasien, Riwayat
Pengobatan, Daftar Pasien, Riwayat Pengobatan Pasien, Pembayaran Pasien dan beberapa
laporan untuk departemen keuangan seperti Ledger, Cash Book, Bank Book, Journal,
Working dan Untung Rugi dan Balance Sheet. Untuk meng-Audit keuangan akan menjadi
sangat mudah. Dari Ledger, Cash Book, Trial Balance anda dapat menampilkan voucher atau
pembayaran yang yang sudah dibuat hanya dengan menekan satu tombol.
Database dapat secara mudah untuk di-edit maupun dihapus. Testing dan Back-up
data dilakukan secara periodik dan otomatis untuk menghilangkan kemungkinan kehilangan
data karena kecelakaan ataupun kerusakan baik sengaja maupun tidak. Multitasking
(menjalankan 2 atau lebih apliakasi dalam satu waktu); seperti : mencetak dengan printer dan
menampilkan laporan keuangan harian dan juga membuat nota pemasukan. Dengan
menggunakan tampilan Grid untuk mempermudah pembacaan dan pengeditan data. Untuk
memasukan Billing dan voucher sangatlah cepat dan mudah serta langsung masuk ke
database dan tentunya bagian keuangan langsung mengetahuinya. Semua laporan dapat
ditampilkan dan dicetak tanpa kesalahan dan anda dapat mengganti jenis huruf dan
ukurannya huruf. Ke-flexibilitas dari database ini membuat dapat meng-audit sebuah
transaksi baik itu mengeditnya maupun menghapusnya. Bahkan semua Ledger dapat
disusun kembali untuk memperbaiki kesalahan yang dibuat sebelumnya oleh operator.

5
 Tiga Level User Access dikontrol dengan dilengkapi encryption untuk User name dan
Password membuat hanya orang-orang yang berhak untuk melakukan operasi dalam aplikasi
ini, seperti contoh bagian receptionis bisa menampilkan daftar kamar kosong, daftar pasien
tapi tidak boleh menampilkan daftar gaji pegawai. Untuk dapat melakukan semua yang
disebut diatas harus mempunyai level acces tertinggi seperti direktur dan untuk menambah
user yang baru katakanlah operator harus dibuatkan dulu oleh level access tertinggi untuk
menambah sekuritas system. Program aplikasi ini dapat pula diatur ulang untuk dapat
tersambung dengan Internet.

Registrasi, perawatan,dll Proses Pelaporan

Pasien Rumah Sakit Manajemen RS

Detil dari modul yang bisa dikembangkan adalah :

Modul Konfigurasi Umum

Setting up / Pembukaan Manajerial Rumah Sakit

Konfigurasi Umum
Data Ruang/kamar
Pengaturan Tarif
Data penunjukan Dokter
Pengaturan Penganjuran Obat

Modul Manajemen Pasien

Pendaftaran pasien
Pendaftaran Pengunjung Pasien
Daftar pasien terkini
Penganjuran Obat
Penanganan yang diberikan kepada Pasien
Pembuatan pembayaran untuk pasien
Kartu Pengeluaran Keseharian
Permintaan darah

Modul Laporan Diagnosa

Master Health Check Up
Hematology Report
Blood Biochemistry Report

6
 Blood Grouping and Crossmatching
Urine Analysis Report
X - Ray Report
Injury Report
Abdominal USG Report (Normal)
Abdominal USG Report (Customized)
Pre Anaesthetic Report
Aneasthesia Record
Dan Diagnosa Lab lainnya yang sesuai dan tersedia di RSPS.

Modul Karyawan

Data Pekerja
Daftar Absen
Daftar Kerja Lembur
Catatan Cuti
Pinjaman dan Pengembalian uang
Pembayaran gaji

Modul Akuntansi
Pengaturan Kepala Accounting
Diagram dari akuntansi
Pengaturan perhitungan keuangan
Cash Book
Day Account Balances
Current Balances
Account Receivable and Payables
Ledger
Trial balance
Analysis of Accounts
Account Tools
Fixed Assets
Final Accounts
Keuangan akhir tahun

Modul Utilitas Lainnya

7
 Set Up/Edit Rumah Sakit
Sistem penempatan data
Sistem Administrasi
Export Active Report To Excel

SPESIFIKASI TEKNIS

Desain awal aplikasi sebagai berikut:

- Sistem operasi : Microsoft Windows 2000.
- Bahasa pemrograman : Visual Basic 6.0.
- Database Manajemen System : Microsoft SQL Server 2000.

- Aplikasi pendukung:
Help System : RoboHelp
Presentasi : PowerPoint2000

TEAM PENGEMBANG

Dalam pengerjaan sistem dan aplikasi untuk Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, kami
menyediakan team yang terdiri dari :
A. Manager analis sistem
Manager analisis sistem (manager of systems of analysis) ini disebut juga sebagai
koordinator proyek.
B. Ketua Analis Sistem
Ketua analisis sistem (lead system analyst) biasanya menjabat sebagai wakil dari
manajer analisis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas manajer analisis sistem
dan mewakilinya bila manajer analisis sistem berhalangan.
C. Analis Sistem Senior
Analisis sistem senior (senior system analyst) merupakan analis sistem yang
berpengalaman.
D. Analis Sistem
Analis sistem (system analyst) merupakan analis sistem yang berpengalaman dan
dapat bekerja sendiri tanpa bimbingan dari analis sistem senior.
E. Analis Sistem Junior

8
 Analis sistem junior (junior system analyst) merupakan analis sistem yang belum
berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem
yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering disebut dengan analis sistem yang
masih dilatih (system analyst trainee).
F. Pemrogram Aplikasi Senior
Pemrogram aplikasi senior (senior applications programmer) merupakan pemrogram
komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari
program aplikasi dan mengkoordianasi kerja dari pemrogram yang lainnya.
Pemrogram aplikasi senior ini kadang-kadang juga disebut dengan
pemrogram/analis.
G. Pemrogram Aplikasi
Pemrogram aplikasi (applications programmer) merupakan pemrogram komputer
yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnya tanpa bimbingan secara
langsung lagi.
H. Pemrogram Aplikasi Yunior
Pemrogram aplikasi yunior (junior applications programmer) merupakan pemrogram
komputer yang masih belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung
dari pemrogram yang lebih senior. Pemrogram aplikasi yunior biasanya hanya
dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya
pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut
dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).

TAHAPAN PELAKSANAAN DAN JADWAL PENGEMBANGAN

Pelaksanaan pekerjaan ini disulkan dalam 2 kegiatan utama, yaitu :

a. Kegiatan Instalasi Infrastruktur dan Persiapan SDM
b. Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Alokasi waktu proyek adalah 6 (enam) bulan. Dalam pelaksanaan proyek dibagi dalam 3
fase, dengan rincian pekerjaan sebagai berikut:
A. Kegiatan Instalasi Infrastruktur dan Persiapan SDM
- Fase I:
1. Survey Lokasi
2. Desain arsitektur jaringan komputer (LAN)
3. Pemasangan jaringan komputer dan pemasangan komputer
4. Pelatihan komputer bagi administrator sistem jaringan dan operator
B. Kegiatan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
- Fase II :
1. Desain arsitektur aplikasi

9
 2. Survai ke lapangan/ diskusi dengan tim pendamping untuk menyamakan
semesta pemikiran tim pengembang, tim pendamping, dan keinginan klien
sebagai pengguna akhir mengenai aplikasi yang akan dibangun.
3. Desain user interface aplikasi
4. Desain database
5. Desain modul yang akan digunakan dan flow process aplikasi
6. Inventarisasi dan eksplorasi komponen pendukung
7. Pembuatan prototipe/ presentasi aplikasi
8. Koding user interface
9. Implementasi database
10. Koding modul aplikasi
11. Testing prototipe aplikasi
- Fase III:
1. Testing dan bug fixing
2. Transfer knowledge sistem dan aplikasi
3. Penyusunan dokumentasi aplikasi
4. Pembuatan Help System
5. Implementasi Aplikasi

PENAWARAN HARGA

Perhitungan Biaya
No Uraian
Bln Jml Satuan Harga Satuan Jml
1 BIAYA PERSONIL
1,
1 Biaya Tenaga Ahli
1 Ahli System Analyst 3 1 Orang Rp 5.000.000 Rp 15.000.000
2 Ahli Database Analyst 3 1 Orang Rp 5.000.000 Rp 15.000.000
3 Ahli Manajemen Proyek 3 1 Orang Rp 5.000.000 Rp 15.000.000
1,
2 Biaya Tenaga Pendukung
1 Programmer 3 4 Orang Rp 1.400.000 Rp 16.800.000
2 Implementator 3 2 Orang Rp 1.300.000 Rp 7.800.000
3 Entri Data 3 4 Orang Rp 1.200.000 Rp 14.400.000
4 Administrasi 3 1 Orang Rp 1.000.000 Rp 3.000.000
5 Tentor Pelatihan 3 1 Orang Rp 1.100.000 Rp 3.300.000
Total Biaya Personil Rp 90.300.000

2 BIAYA NON PERSONIL

2.
1 Akomodasi
1 Biaya Komputer 3 6 Unit Rp 1.875.000 Rp 33.750.000
2 Sewa Base Camp 3 3 Ruang Rp 600.000 Rp 5.400.000
2.
2 Alat Penunjang
1 Alat Tulis Kantor 1 6 Unit Rp 3.750.000 Rp 22.500.000
2 Komunikasi 3 6 Unit Rp 600.000 Rp 10.800.000
3 Sewa kendaraan 1 3 Unit Rp 3.000.000 Rp 9.000.000
2.
3 Pelaporan

10
 1 Laporan Pendahuluan 1 3 Expl Rp 250.000 Rp 750.000
2 Laporan Antara 1 3 Expl Rp 275.000 Rp 825.000
3 Laporan Akhir 1 5 Expl Rp 325.000 Rp 1.625.000
4 Modul Pelatihan 1 3 Expl Rp 250.000 Rp 750.000
2.
4 Penggandaan CD Installer 1 5 Unit Rp 100.000 Rp 500.000
2.
5 Manual Penggunaan Program 1 5 Unit Rp 300.000 Rp 1.500.000
Total Non Personil Rp 87.400.000
Grand Total Rp 177.700.000

Terbilang : Seratus Tujuh Puluh Tujuh JutaTujuh Ratus Ribu Rupiah

PENUTUP

Dengan semakin berkembangnya teknologi informasi, menuntut kita untuk lebih inovatif
membuat terobosan pengembangan sistem yang lebih efesien dan efektif.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dengan karakteristik yang lengkap dan handal
serta kemungkinan pengembangan seiring perkembangan teknologi informasi merupakan
satu pilihan yang paling tepat untuk sistem manajemen rumah sakit saat ini.

Demikian proposal yang dapat kami sampaikan, apabila ada informasi yang belum jelas
dengan senang hati kami akan melakukan presentasi di Rumah Sakit Pelabuhan Surabaya.
Pada lampiran akan kami berikan hasil analisis awal kami tentang Sistem Informasi Rumah
Sakit . Semoga kerjasama yang baik dapat terjalin di masa-masa mendatang.

11