Perencanaan Strategis Sistem Informasi

I. Peran Pengembangan SistemDan Teknologi InformasiDalam Organisasi : Perspektif

Strategis

Sekarang ini hampir semua organisasi di berbagaisektor industri, perdagangan, dan

pemerintahanyang telah atau sedang melakukan digitasibergantung kepada sistem
informasi atau aplikasiteknologi informasi. Aplikasi teknologi dipandangoleh organisasi tidak
hanya sebatas untukmedukung operasi bisnis tetapi juga untukmenciptakan peluang bisnis
baru.

SISTEM INFORMASI (SI) DAN TEKNOLOGIINFORMASI (TI)

TI berkaitan secara khusus dengan teknologi,perangkat keras, perangkat lunak dan

jaringantelekomunikasi, baik yang terukur (seperti server,router, dan lain sebagainya) dan
yang tidakterukur (seperti perangkat lunak dan yangsemisalnya). Sementara SI didefinisikan
oleh TheUK Academy of Information Sistem (UKAIS)sebagai orang atau organisasi
yangmemanfaatkan teknologi untuk mengumpulkan,memproses, menyimpan,
menggunakan, danmenyebarkan informasi. UKAIS mendefinisikandomain dari studi SI
mencakup studi tentang teoridan praktek yang berkaitan dengan penomenasosial dan
teknologi, yang menentukanpengembangan, penggunaan dan pengaruh darisistem
informasi bagi organisasi dan masyarakat.Beberapa SI diotomatisasi sepenuhnya dengan
TI.Contohnya Dell Computers, memiliki sistem yangtidak memerlukan campur tangan
manusia, mulaidari mengambil pesanan pelanggan, mengirimkomponen ke pabrik Dell
untuk dirakit, hinggamengirim pesanan kepada pelanggan. Perusahaandapat mengambil
pesanan Personal Computer(PC) secara langsung dari pelanggan melalui website-nya
(www.dell.com). Dell membangunelemen cerdas pada situsnya untuk membantupelanggan
dalam mengambil keputusan berkaitandengan konfirgurasi komponen, memastikan
tidakdipilihnya konfigurasi PC yang tidak optimal ataukonfigurasi yang secara teknikal tidak
mungkin.Pelanggan juga dapat memilih berbagai pilihanpengiriman. Tatkala pesanan
pelanggandikonfirmasi, pesanan pembelian untukkomponen secara otomatis dibuat
untukkemudian dikirimkan secara elektronik kepadapemasok. Hal ini memungkinkan Dell
untukmembangun PC persis seperti yang dikehendakioleh pelanggannya. Dengannya, Dell
berhasilmengirimkan data transaksi dalam hitunganmenit. Multi sistem informasi ini
dibangun olehberbagai teknologi yang berbeda, mulai dariserver, simpanan data, perangkat
lunak, jaringancomputer, dan lain sebagainya.Istilah yang sering digunakan bersama-
samadengan SI dan TI adalah aplikasi, yang merujukkepada penggunaan TI untuk kegiatan
bisnisproses. Terdapat dua tipe mendasar dari aplikasi:

1. Penggunaan secara umum perangkatkeras dan perangkat lunak TI untuk

tugastertentu seperti pemrosesan kata, suratelektronik atau menyiapkan
bahanpresentasi.
2. Penggunaan teknologi untuk melakukankegiatan bisnis spesifik atau proses,seperti
akunting umum, penjadwalanproduksi atau permintaan permosesan.

Aplikasi tersebut dapat dibuat dalam bentukprogram perangkat lunak pre-packaged

atau pre-written untuk suatu kegiatan bisnis tertentu ataudibangun untuk fungsionalitas
tertentu. Beberapapaket perangkat lunak aplikasi bisnis dapatdikhususkan atau diubah
sesuai dengankebutuhan spesifik organisasi, seperti contohnya:SAP, Baan, Oracle atau JD
Edward.

E-BUSINESS DAN E-COMMERCE

Secara harfiah, e-commerce merujuk kepadaperilaku perdagangan atau bisnis

secaraelektronik menggunakan teknologi internet. E-commerce sudah ada sekitar tahun
1980-an,dengan terjadinya pertukaran dokumen bisnisdalam perdagangan antar
perusahaanmenggunakan electronic data interchange (EDI).EDI merupakan teknologi yang
susah, perlumenggunakan partai ketiga a value-addednetwork supplier atau VANS untuk
memfasilitasialiran informasi.

Dengan dibukanya internet untuk kegiatankomersial pada tahun 1991, maka medium
besar network of networks pun muncul denganstrandar terbuka, koneksi yang mudah,
tanpaperlu menggunakan VANS. Sementara itu WAP(Wireless Application Protocol)
memungkinkanperangkat bergerak (telepon, personal digitalassistant [PDA], dan
sebagainya) untuk menghubungkan ke internet dan melakukantransaksi bisnis padanya.

Apabila m-commerce merupakan istilah berkaitandengan perilaku transaksi bisnis

melalui perangkatbergerak, sebagaimana t-commerce merujukkepada perilaku transaksi
bisnis melalui televisi,maka e-business merujuk kepada otomatisasiproses bisnis internal
organisasi menggunakaninternet dan teknologi Browser.

MODEL TI/SI DALAM ORGANISASI

Model yang terkenal pada tahun 1970-an yangmenangkap evolusi SI/TI dalam
organisasi adalahyang dikembangkan oleh Gibson dan Nolan.Model ini menggunakan model
portfolio aplikasihierarkis yang dijelaskan oleh Anthony, orangyang mendefinisikan struktur
untuk sisteminformasi dalam organisasi berbasis stratifikasiaktivitas manajemen :

- Perencanaan Strategis
- endali Manajemen
- Kendali Operasi

Aplikasi berbeda dibuat untuk mendukung tingkataktivitas manajemen yang berbeda.

Gambar 1.1 Perencanaan tipikal, sistem kendalidan operasional

Berdasarkan hasil analisa terhadap penggunaanSI/TI di sejumlah organisasi di Amerika

Serikat,Nolan dan Gibson mengajukan model evolusi,yang menggambarkan 6 tahapan yang
ditempuholeh organisasi dalam mencapai kematangannyadalam menerapkan SI/TI.
Analisanya berdasarkanpenelitian atas enam aspek benchmark SI/TI dantentang
pengelolaannya di dalam organisasi, yangmeliputi: (i) tingkat pembelanjaan SI/TI, (ii)
bentukwujud teknologi, (iii) portfolio aplikasi (sepertimodel Anthony), (iv) organisasi TI /
pemrosesandata (PD), (v) perencanaan PD/TI dan pendekatankendali, dan (vi) karakteristik
kesadaran penggunaan.
 Gambar 1.2 Langkah MeningkatkanKesempurnaan dan Kematangan
1. Initiation : Pemrosesan batch untukmengotomatisasikan operasi klerek untukmencapai
pengurangan biaya, fokuskepada sistem operasional murni,kekuarang dari minat manajemen.
2. Contagion : Lebih banyak aplikasi denganekspektasi manfaat yang tinggi, beranjakke sistem
online, tingginya biaya karenaunit Pemroses Data berusaha untukmemenuhi semua
permintaan pemakai,kendali yang sedikit
3. Control : Sebagai respon atas perhatianmanajemen terhadap biaya; Proyeksistem diharapkan
dapat menampilkanpengembalian modal, rencana dibuat danmetodologi / standar dikuatkan.
Seringkalimenyebabkan pekerjaan dari aplikasitertunda dan ketidakpuasan pengguna.
4. Integration : Pertimbangan pembiayaanuntuk mengintegrasikan sistem melalubasis
data, ditetapkannya tanggung jawabpengguna terhadap sistem, danDepartemen
Pemrosesan Datamemberikan layanan kepada parapengguna tidak hanya sebatas solusi
bagipersoalan.
5. Data administration : Informasi dibagibersama di dalam organisasi. Kemampuanbasis
data dieksploitasi oleh penggunayang faham akan nilai informasi.
6. Maturity : Rencana dan pengembanganSI/TI dalam organisasi dikordinasikandengan
pengembangan bisnis.Berikut ini adalah model tiga tahap hasilpenelitian Hirschheim dan para
kolega atasperkembangan isu seputar pengelolaan SI/TIdalam organisasi:
1.Delivery : Fokus isu SI di dalamDepartemen Pemrosesan Data, yakni tentang bagaimana
meningkatkankemampuan dalam mengirim danmendukung sistem dan teknologi.
2.Reorientation : Fokus isu meluas hingga keluar Departemen Pemrosesan Data, yaknitentang
bagaimana memberikan layanankepada seluruh manajemen fungsi bisnis.
 3.Reorganization: Yakni tentang bagaimanamemenuhi setiap kebutuhan bisnis yangberbeda
melalui kesatuan tanggung jawabpengelolaan informasi dan sistem.
JAMAN PEMROSESAN DATA (PD) DANSISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Penggunaannya SI/TI dalam organisasimeliputi dua jaman, yakni: Jaman PemrosesanData dari
tahun 1960-an, dan jaman SistemInformasi Manajemen dari tahun 1970-an.Tahun 1980-an
merupakan awal dari jamanketiga yang disebut Sistem InformasiStrategis.
Perbedaan utama antara jenis aplikasipemrosesan data (PD) dan sistem informasimanajemen (SIM)
adalah sebagai berikut:
o Tujuan. PD: Penanganan transaksi efiesiendan kendali sumber daya efektif. SIM:Resolusi
masalah efektif dan dukunganuntuk pengambilan keputusan.
o Daur hidup. PD: 3-12 tahun, tergantungkepada tingkat perubahan. SIM: Dari jamke bulan
dan ada kalanya berulang.
o Batasan waktu informasi. PD: Sekarangdan jangka pendek masa depan. SIM:Sekarang dan
jangka panjang.
o Sumber Informasi. PD: Transaksi internaldan eksternal. SIM: Penelitian datainternal dan
eksternal.
o Proses Logis. PD: Strictly algoritmic. SIM:Probabilistic dan Fuzzy
o Pengguna. PD: Operator, staf kerikal, danmandor lini pertama. SIM: Profesional
danmanajer pertengahan dan senior.
o Teknologi. PD: Mainframe / minikomputeryang prosesnya dikendalikan diworkstation.
SIM: Pemrosesan lokalterhubung ke sumber daya informasi.Pelajaran yang diperoleh dari
jaman PD:
o Tidak hanya program untuk memprosesdata saja, tetapi juga diperlukanpemahaman
terhadap prosespengembangan sistem informasi yanglengkap.
o Persyaratan yang lebih seksama dananalisa data untuk meningkatkanhubungan antar
sistem serta pendekatanyang lebih elips untuk merancangkomponen sistem.
o Justifikasi investasi yang lebih sesuai,dengan mengkaji ekonomi darikeuntungan efisien dan
mengubahnyamenjadi rasio laba modal.
Organisasi memerlukan perencanaansistem yang saling berhubungan.Perencanaan yang baik
menyebabkanpeningkatan pada semua sistem yangterkait dan peningkatan produktivitas.Pelajaran yang
diperoleh dari jaman SIM:
o Justifikasi dari inverstasi SI tidaksemuanya merupakan materi analisisinvestasi/finansial.
o Tidak kreatif, terlalu banyakpemrograman dengan pendekatanterstruktur, serta uji coba
dandokumentasi untuk mengurangi masalahamandemen di masa depan. Telahdiperkenalkan
banyak disiplin denganmengubah semua prosedur kendali sertamenghentikan spesifikasi dan tes.
o Mengenali kebutuhan akan koordinasi diantara pengguna dan fungsi PD sertakebutuhan untuk
menetapkan peranpenting manajemen pengguna dalampengembangan sistem.
o Diperlukan proyek restrukturisasi yangbesar untuk basis data.
o Sumber daya SI diperlukan untuk beranjakdari orientasi produksi ke layanan yangmemungkinkan
pengguna mendapatkaninformasi yang dibutuhkannya darisumber daya data konsep
pusatinformasi.
o Tidak hanya memerlukan metodologi DP,tetapi juga kebijakan-kebijakan organisasi.
o Komputer pribadi (Personal Computer/PC)dan system kantor memungkinkandibangunnya SIM
yang baik, denganketentuan pengguna dan spesialis SI fokusterhadap kebutuhan informasi dari
padateknologi.Tiga hal yang menyebabkan sistem informasimenjadi lebih baik dan sering
dikembangkan:
1.Perangkat keras Penurunan harga danukuran, peningkatan reliabilitas dankonektifitas.
2.Perangkat lunak Perangkat lunakoperasi yang lebih fleksibel danmenyeluruh, bahasa
pemrograman yangsemakin baik, memungkinkan aplikasibisnis di-instal dengan cepat,
denganakurasi yang luar biasa dan dapatdioperasikan oleh staf yang memilikisedikit pengalaman.
3.Metodologi. Cara yang efisien untukmengimplementasikan sistem yangkompleks, dan proyek
yang besar dapatdikelola dengan baik.
JAMAN SISTEM INFORMASI STRATEGIS (SIS)
Selama tahun 1970-an, sejumlah organisasi mulaimenggunakan SI/TI, mengubah cara
bisnismereka, mengubah perimbangan kekuatan dalamindustri berkaitan dengan pesaing,
pelanggan,dan/atau pemasok. SI/TI menjadi senjata baruyang meningkatkan kedudukan
persaingan bisnismereka.Perbedaan utama penggunaan SI/TI disetiap jaman adalah sebagai
berikut:
 o Pada jaman PD, SI/TI digunakan untukmeningkatkan efisiensi dengan mengotomatisasi proses
berbasisinformasi.

ambar 1.3 Trends in the evolution of business IS/IT (source: adapted from R.D. Galliers and E. Somogyi,From
data processing to strategic information systems: A historical perspective, in R.D. Galliers and E.Somogyi, eds,
Towards Strategic Information Systems, Abacus Press, 1987)
o Pada jaman SIM, SI/TI digunakan untukmeningkatkan efektivitas manajemendengan memenuhi
kebutuhan informasiuntuk pengambilan keputusan.
o Pada jaman SIS, SI/TI digunakan untukmeningkatkan daya saing denganperubahan alami atau
perilaku bisnis.
STRATEGI PENGGUNAAN SI/TI: KLASIFIKASI,FAKTOR SUKSES DAN IMPLIKASI MANAJEMEN
Empat jenis klasifikasi utama sistem strategis:
1.Informasi dibagi dengan pelanggan /konsumen dan / atau pemasok melaluisystem berbasis
teknologi dan mengubahsifat alami hubungan.
2.Integrasi penggunaan informasi yang lebihefektif di dalam organisasi.
3.Memungkinkan organisasi untukmengembangkan, menghasilkan,memasarkan, dan
mengirimkan produkbaru atau meningkatkan produk ataulayanan berdasarkan informasi.
4.Menyediakan informasi bagi manajemeneksekutif untuk mendukungpengembangan dan
implementasistrategi.Notowidigdo membagi SIS ke dalam:
o System internal yang memberikankeuntungan bagi perusahaan.
 o System eksternal yang memberikankeuntungan bagi pelanggan perusahaan.Tiga jenis penggunaan
TI secara revolusionermenurut Venkatraman:
1.Perancangan ulang proses bisnis
2.Perancangan ulang jaringan bisnis antaraorganisasi dengan rekanan dagang.
3.Pendefinisian ulang lingkup bisnisPerbedaan cara pandang system informasistrategis dapat dilihat
pada gambar berikut:

Gambar 1.4 Lingkungan Manajemen SistemInformasi

Dimensi dari gambar tersebut menunjukanperubahan peran SI/TI dan perubahan fokusinvestasi
dari internal ke eksternal.
FAKTOR SUKSES DALAM SYSTEM INFORMASISTRATEGIS
Berikut ini adalah faktor sukses dari SIS yangselalu bersebrangan dengan pendekatan SI/TItradisional dan
lebih banyak digunakan sebagaiinovasi bisnis:
1.Fokus eksternal dan bukan internal, yaknimelihat kepada pelanggan, pesaing,pemasok, industri lainnya,
hubunganbisnis, atau dunia bisnis luar. Sementarasecara tradisional, SI/TI hanya terfokus keproses internal
saja.
2.Menambahkan nilai dan tidak perlumengurangi biaya. Pengurangan biayabukan merupakan satu-satunya
jalanuntuk mencapai kesuksesan.
3.Berbagi keuntungan antara organisasidengan pemasok, pelanggan, dankompetitor.
4.Memahami pelanggan, apa yang merekalakukan terhadap produk atau layanan.
5.Tidak sekedar mengikuti perkembanganteknologi tetapi juga mengembangkaninovasi bisnis. Keen
mengatakan,Majorfailures using IT are often based on muchbetter technology and bad business
vision.Successed come from good enoughtechnology and a clear understanding of the customer.
6.Pengembangan yang berkelanjutan, yaknitidak berhenti begitu eksperimenpengembangan aplikasi sukses
dilakukantetapi kembali bertanya apa yang harusdilakukan berikutnya.
7.Menggunakan informasi dari systemuntuk mengembangkan bisnis.
IMPLIKASI MANAJEMEN
Dengan melihat evolusi SI/TI, tergambar implikasimanajemen naik dari lapisan bisnis
terbawahhingga ke lapisan tertinggi eksekutif, tempatdimana visi strategis muncul.

Gambar 1.5 Hubungan antara bisnis, SystemInformasi Strategis, System Informasi Manajemen,dan
Pemrosesan Data

Aplikasi pada keseluruhan aplikasi PD, SIM, danSIS perlu direncanakan dan dikelola
menurutkontribusi nya kepada bisnis sekarang dan masadepan. Portfolio tradisional
mempertimbangkanhubungan system yang satu dengan lainnya dantugas yang sedang dilakukan,
dari pada dengankesuksesan bisnis. Model portfolio yangdikembangkan oleh McFarlan
mempertimbangkankontribusi SI/TI terhadap bisnis sekarang dan dimasa depan berdasarkan
dampak industrinya.Model McFarlan seperti yang tampak padagambar 1.6 mengusulkan kepada
kita agar analisaterhadap semua yang ada, dan aplikasi yangpotensial dan direncanakan
dikategorikan ke dalam empat kategori berdasarkan kajianterhadap kepentingan bisnis dari aplikasi
masakini dan masa mendatang. Aplikasi didefinisikansebagai strategis, potensial tinggi, kunci
operasi,dan dukungan, berdasarkan arus dan kontribusiyang diharapkan untuk mencapai bisnis
yang sukses.
Gambar 1.6 Portfolio Aplikasi
APAKAH STRATEGI SI/TI ITU?
Strategi SI/TI terdiri dari dua bagian, yaknikomponen SI dan komponen TI. Strategi SImendefinisikan
kebutuhan organisasi ataupermintaan informasi dan system untukmendukung keseluruhan
strategi bisnis. StrategiTI memperhatikan visi tentang bagaimanateknologi mendukung permintaan
organisasi akaninformasi dan system.
12 komponen keselarasan strategis:
I.Stratgi bisnis
1.Lingkup bisnis, termasuk pasar,produk, layanan, kelompokpelanggan/klien dan lokasi
dimanaperusahaan bersaing sama, dan parapesaing potensial yangmempengaruhi lingkungan
bisnis
2.Kemampuan berbeda, meliputimerek, penelitian, pengembanganmanufaktur dan
produk, struktur pembiayaan dan harga, dan salurandistribus dan penjualan.
3.Tata kelola bisnis. Bagaimanaperusahaan menetapkan hubunganantara manajemen,
pemegang sahamdan dewan komisaris. Juga tentangbagiamana pengaruh kebijakanpemerintah
terhadap perusahaan danbagaimana perusahaan mengelolahubungan tersebut dan
bersekutudengan mitra strategis.
II.Proses dan infrastruktur organisasi
1.Struktur administratif
. Caraperusahaan mengorganisir bisnisnya.Termasuk di dalamny sentralisasi,desentralisasi,
matriks, horisontal,vertikal, geografis, federal danfungsional.
 2.Proses
. Bagaimana aktivitas operasidan aliran bisnis perusahaan. Isuutama meliputi aktivitas
penambahannilai dan peningkatan proses.
3.Keahlian, tentang bagaimanamemberi motivasi, melatih/mendidik.
III.Strategi TI
1.Lingkup teknologi. Teknologi danaplikasi informasi penting.
2.Kompetensi sistemik. Kemampuan(misalnya mengakses informasipenting untuk
membuat strategiperusahaan) membedakan layanan TI.
3.Tata kelola TI. Bagaimana tentangotoritas sumber daya, resiko, resolusikonflik dan
tanggung jawab TI dibagidi antara rekanan bisnis, manajemenTI dan penyedia layanan.
Termasukdidalamnya isu tentang pemilihanproyek dan prioritas.
IV.Proses dan infrastruktur SI
1.Arsitektur
Prioritas teknologi,kebijakan dan pilihan yangmemungkinkan aplikasi, perangkatlunak,
jaringan, perangkat keras danmanajemen terintegrasi ke dalamplatform kohesif.
2.Proses
Parktek dan aktivitas yangdilakukan untuk mengembangkan danmemelihara aplikasi dan
mengelolainfrastruktur TI.
3.Keahlian, tentang bagaimanamemberi motivasi, melatih/medidik.

Gambar 1.7 Model Keselarasan Strategis

KONTEKS STRATEGI SI/TI

Sullivan mengusulkan model matrik sederhanauntuk menjelaskan bagaimana lingkungan
SI/TIstrategis dipengaruhi oleh kekuatan diluar kendalidari siapapun di dalam organisasi.
Diamenjelaskan dua axes yang organisasi dapatmempertimbangkan implikasi kekuatannya:
 1.Infusi Sebutan saat organisasi menjadibergantung kepada SI/TI untukmelaksanakan
operasi intinya danmengelola bisnis.
2.Difusi Sebutan saat TI menjadi tersebardi dalam perusahaan dan
dikeluarkannyakeputusan yang memperhatikanpenggunaannya.

Gambar 1.8 Lingkungan Strategis SI/TI

o Difusi rendah / infusi rendah Kendalisumber daya TI yang benar-benarterpusat, dan SI
tidak dianggap pentingbagi bisnis. Ini adalah tipikal lingkungantradisional dari perusahaan
yangmenggunakan TI semata-mata hanyauntuk meningkatkan efisiensi systemdengan basis
system.
o Difusi rendah / infusi tinggi Kendali yangbenar-benar terpusat, dan SI mengalamikerugian
yang serius jika systemmengalami kegagalan. System menjaditulang punggu organisasi.
o Difusi tinggi / infusi rendah Sebagianbesar kendali didesentralisasi,memberikan
kemampuan kepadamanajer bisnis untuk memuaskanprioritas lokal mereka.
o Difusi tinggi / infusi tinggi Sebagianbesar kendali didesentralisasi, tetapikesuksesan bisnis
bergantung kepadasystem. Ini adalah lingkungan kompleksyang susah untuk dikelola.