KELOMPOK 4 NIM/ABSEN TTD

KADEK DINA SABINA RINI 1515351090/06

NI MADE ANITA DEWI NATAMI 1515351092/08
CHANDRIKA HUTAMI PRARIADENA 1515351103/18
IDA AYU DEWI PRAYOGI MANUABA 1515351105/20
NI PUTU AYU INDIRA YUNI 1515351112/26

PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

7.1. PROSES BISNIS PENGELOLAAN PESANAN PELANGGAN

7.1.1. Tinjauan
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan meliputi aktivitas (1)
Permintaan Informasi (pilihan), (2) Pembuatan Kontrak (pilihan), (3) Penerimaan
Pesanan, (4) Pengiriman, (5) Penagihan.

7.1.1.1. Permintaan Informasi

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu
permintaan informasi dari pelanggan atau permintaan suatu quotation. Quotation
adalah sebuah dokumen yang disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial
guna memberikan informasi mengenai produk, harga, ketersediaan produk dan
informasi pengiriman.

7.1.1.2. Pembuatan Kontrak

Kontrak adalah suatu perjanjian untuk menyediakan barang atau jasa
kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas dan jadwal waktu
pengirimannya. Kontrak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu barang
pada periode tertentu disebut blanket order.

7.1.1.3. Memasukkan Pesanan

Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan
penjualan. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan pemeriksaan
ketersediaan barang. Penentuan harga suatu pesanan yaitu mengetahui harga
terkini dari produk atau jasa, biaya tambahan, diskon ataupun biaya pengiriman.

7.1.1.4. Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman
yang disebut delivery. Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman
barang ke pelanggan. Pesanan penjualan berisi banyak informasi yang diperlukan
dalam suatu delivery. ERP akan melakukan pemeriksaan tambahan untuk

1
memastikn kualitasnya. Bill of lading disiapkan sebagai dokumen untuk
pengangkutan ke kendaraan angkutan sampai ke pelanggan. Personel pengiriman
akan memposting goods issue notice ketika barang sudah dikirimkan.

7.1.1.5. Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan.
ERP membuat banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari
dokumen pesanan penjualan pelanggan atau dokumen delivery pelanggan. Faktur
untuk pengiriman disiapkan dan diberikan kepada pelanggan. Pembuatan faktu ini
adalah akhir dari proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan.

7.1.2. Standar Pemrosesan Pesanan pada SAP R/3

Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis
pengelolaan pesanan pelanggan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari
persediaan barang jadi.

7.1.2.1. Membuat Pesanan Penjualan

Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat.
R/3 dapat menyalin informasi dari record master ke dalam pesanan penjualan, jika
diperlukan.

Create Sales Order: Layar Awal. Layar ini digunakan untuk memasukkan
informasi untuk wilayah penjualan. Ada tiga field yang harus ada yaitu (1) Field
organisasi penjualan mengidentifikasi unit yang bertanggung jawab terhadap
penjualan, (2) Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan
langsung, eceran, atau penjualan besar, (3) Field kode divisi digunakan untuk
mengidentifikasi suatu subgroup dalam organisasi penjualan.

Layar Create Sales Order. Layar ini punya dua bagian yaitu header dokumen dan
wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk item yang
menjelaskan seluruh pesanan. Field sold-to-party mengumpulkan kode pelanggan.
Bagian data item berisi nomor produk dan jumlah pesanan. Bagian pencarian
membantu pemakai menemukan nomor produk.

7.1.2.2. Fitur Database

2
 Query adalah suatu permintaan informasi dalam database. Query ini dapat
menampilkan suatu pesanan dengan memasukkan nomor pesanan. Query dapat
menampilkan daftar dokumen menurut kriteria tertentu. SAP R/3 menyediakan
layar Standard Order: Overview. Layar ini dapat mendaftar dan menampilkan
semua dokumen yang berkaitan dengan suatu pesanan penjualan tertentu.

7.2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PEMROSESAN

PESANAN
7.2.1. Memasukkan Pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order-entry) memulai proses pesanan
pelanggan dengan menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan
berisi penjelasan mengenai produk yang dipesan, harganya, dan data deskriptif
mengenai pelanggan seperti nama, alamat pengiriman, dan jika diperlukan, alamat
penagihan. Faktor atau penagihan adalah dokumen terpisah yang biasanya
disiapkan setelah barang dikirimkan dan pemberitahuan pengiriman dilanjutkan
ke penagihan.

7.2.2. Kredit
Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya diverifikasi terlebih dahulu ke
bagian pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi
menentukan jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari
manajemen secara umum atau khusus. Untuk pelanggan baru, pemeriksaan kredit
diperlukan untuk menentukan jangka waktu penjualan kepada pelanggan.

7.2.3. Barang Jadi

Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list
disiapkan dari dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan
untuk memproses pesanan yang telah disetujui. Informasi pengambilan
dimasukkan untuk memperbarui infornasi pengiriman pada database pesanan.

7.2.4. Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan
pesanan yang ada pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti
yang ada pada daftar pengepakan barang. Dokumentasi pengiriman disiapkan dan

3
database pesanan diperbarui untuk pengiriman. Bagian pengiriman secara khusus
menyiapkan bill of lading untuk pengiriman. Bill of lading merupakan pertukaran
dokumentasi antara pengirim dan pengangkut. Bill of lading berisi biaya angkut
dan transfer barang dari perusahaan pengirim ke perusahaan transportasi.

7.2.5. Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan
menyiapkan faktur untuk pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian
penagihan melakukan verifikasi pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur
berisi total pembayaran untuk jumlah kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut dan
pajak. Faktur dikirim kepada pelanggan.

7.2.6. Piutang Dagang dan Buku Besar

Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk
mempertahankan pemisahan fungsi. Bagian penagihan bertanggung jawab untuk
membuat faktur pesanan secara individual dan piutang dagang menangani
informasi rekening pelanggan dan secara periodic mengirimkan laporan piutang
dagang ke pelanggan. Bagian penagihan tidak mempunyai akses ke record
keuangan dan record keuangan independei dari proses pembuatan faktur.

7.3. PROSES BISNIS MANAJEMEN AKUN PELANGGAN

7.3.1. Piutang Dagang
Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang
atau jasa yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening.Ada dua pendekatan
dasar pada aplikasi piutang dagang, yaitu Proses open item dan proses balance
forward. Pada pemrosesan open-item, pencatatan terpisah dikelola pada sistem
piutang dagang untuk setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan. Jika
pembayaran pelanggan diterima, akan dibandingkan dengan faktur yang belum
dibayarkan. Pada pemrosesan balance forward, pembayaran dari pelanggan
dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih ada dan bukan
dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu.

7.4. PENGENDALIAN TRANSAKSI PADA PROSES BISNIS PIUTANG

DAGANG

4
7.4.1. Penerimaan Kas
Slip pembayaran pelanggan dilanjutkan ke piutang dagang untuk diposting
dari penerimaan kas. Piutang dagang tidak punya akses ke kas atau memeriksa
pembayaran pelanggan.

7.4.2. Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur yang lainnya dirutekan ke
piutang dagang untuk diposting ke rekening pelanggan.

7.4.3. Piutang Dagang

Piutang dagang bertanggung jawab untuk mengelola buku pembantu
piutang dagang. Rekening dikontrol dikelola oleh departemen buku besar. Debit
dan kredit diposting ke rekening pelanggan dari bukti pembayaran, faktur, dan
dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas.

7.4.4. Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui retur dan potongan
penjualan dan penyesuaian lainnya untuk rekening pelanggan, menilai dan
menyetujui neraca saldo umur piutang untuk menentukan sisa kredit dari
pelanggan, dan memulai memo (dokumen) penghapusan untuk membebani
rekening dengan kerugian piutang. Fungsi ini didiskusikan pada pembahasan
berikutnya.

7.4.5. Buku Besar

Buku besar mengelola rekening pengendalian piutang dagang. Debit dan
kredit diposting ke rekening pengendali piutang dagang dari jurnal dan hasil
pencocokan dengan total pengendalian yang diterima dari penagihan dan
penerimaan kas. Jumlah ini direkonsiliasi ke control total dan dikirimkan ke buku
besar langsung dari piutang dagang.

7.4.6. Retur dan Potongan Penjualan

Retur penjualan terjadi ketika pelanggan mengembalikan barang yang
sudah dikirim. Prosedur retur penjualan dimulai dari departemen penerimaan.
Setelah barang diterima dari pelanggan dan dikembalikan sebagai persediaan,
untuk pengendalian yang baik, bagian penerimaan akan melanjutkan memo retur

5
penjualan atau dokumen yang sejenis ke departemen kredit. Departemen kredit
menyetujui memo retur penjualan dan melanjutkan ke bagian penagihan. Memo
retur penjualan yang telah disetujui diotorisasi oleh bagian penagihan untuk
menerbitkan memo kredit untuk retur ini.

7.4.7. Penghapusan Piutang Dagang

Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisis rekening yang telah
jatuh tempo sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan
saldo umur piutang. Departemen kredit memulai proses penghapusan dengan
menyiapkan memo penghapusan yang disetujui oleh treasurer atau fungsi
independen lainnya. Bagian piutang dagang melakukan otorisasi untuk rekening
yang dihapus setelah menerima memo peghapusan yang telah disetujui. Tembusan
memo penghapusan yang telah disetujui juga dikirimkan ke pihak ketiga yang
independen (internal audit) untuk tujuan pencatatan.

7.5 PROSES BISNIS KAS YANG DITERIMA PADA REKENING

7.5.1. Tinjauan
Proses bisnis kas yang diterima pada rekening (cash-received-on-account)
digunakan ketika pelanggan masih memiliki saldo. Penerimaan kas pada rekening
biasanya berasal dari pengiriman surat atau dibayarkan oleh seseorang ke kasir
pusat atau cash window. Pada kejadian di mana pembayaran pelanggan tidak
diakui pada laporan berikutnya, maka pelanggan akan memberikan catatan
khusus. Pemisahan fungsi-fungsi sebagai berikut:

7.5.1. Mailroom
Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka
dan cek serta bukti pembayaran akan dipisahkan. Tembusan daftar pembayaran
dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan control total
diberikan ke penerimaan kas sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan
control total disimpan urut tanggal.

7.5.2. Penerimaan Kas

6
 Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari
penjualan tunai (jika ada) dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan
control total diterima dari mailroom dicocokkan dengan slip setoran dan
perjanjian tentang jumlah yang telah disetujui. Daftar pembayaran kemudian
digunakan untuk memposting jumlah pembayaran yang diterima dari mailroom ke
jurnal penerimaan kas.

7.5.3. Piutang Dagang

Piutang dagang diposting ke rekening piutang dagang. Yang diposting ke
buku besar adalah totalnya.

7.5.4. Buku Besar

Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang
dagang untuk dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke buku besar.
Sumber posting ke buku besar adalah jurnal dari kasir sejumlah pembayaran yang
diterima untuk didepositkan.

7.5.5. Bank
Bank menerima setoran dan melakukan validasi tembusan slip setoran.
Tembusan slip setoran yang telah divalidasi dikembalikan ke audit internal.

7.5.6. Audit Internal

Audit internal menerima laporan bank secara periodic. Rekonsiliasi bank
secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis
penerimaan kas.

7.5.7. System Pengumpulan Lock-Box

Dalam pengumpulan piutang dagang, waktu adalah uang. System lock-box
deposit untuk mengurangi float-waktu antara penandatanganan pembayaran cek
oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut. System lock-
box mengurangi float yang biasanya terjadi karena bank tidak mengizinkan
perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan urusan dengan
bank pelanggan.

7.6. Proses Bisnis Penjualan Tunai

7
 Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk
menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk
pelanggan. Beberapa teknik dan alat dapat digunakan untuk membuat pencatatan
awal.

1. Audit pelanggan (customer audit) merupakan istilah umum yang digunakan

untuk menjelaskan prosedur dimana tindakan pelanggan sebagai
pengendalian pada dokumentasi awal transaksi.

2. Teknik supervisi mencakup penggunaan professional shopper, yaitu orang

yang disewa untuk membeli barang pada perusahaan eceran dengan tujuan
mengobservasi pencatatan transaksi.

3. Teknik imperest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan

cara yang sama (tetapi biasanya kurang akurat) yang digunakan dalam
pengendalian pengeluaran kas kecil.

8
 REFERENSI

Bodnar, George H, dan Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi,

Edisi 9. Yogyakarta : ANDI.