Bases de datos sobre el patrimonio
documental andaluz en internet
DE LA CONCEPCIN IN-
TEGRADORA de gestin docu-
mental, como proceso nico, to-
tal y continuado, que va desde
las reas de produccin de los
documentos hasta despus de de-
cidida su conservacin perma-
nente, ha trascendido una am-
pliacin del servicio de los archi-
vos con una mayor gama de
usuarios que est exigiendo una
informacin ms diversificada.
Para ello es preciso instrumenta-
lizar una difusin ms agresiva,
ms all de las tradicionales co-
lecciones editoriales con las que,
sin embargo, puede mantenerse
una compatibilidad razonable.
Partimos de que los archivos
como instituciones, as como los
fondos y colecciones documenta-
les, son los bienes culturales que
integran el patrimonio documental.
En Andaluca, desde la Direccin
General de Instituciones del Patri-
monio Histrico, se viene trabajan-
do en proyectos que tienen como
fin su difusin y en los que ha teni-
do un papel decisivo el Archivo
General de Andaluca. Para seguir
estableciendo antecedentes convie-
ne apuntar que hasta junio de 1998
dicho centro no contaba con sitio
web propio, aunque haba iniciado
en 1996 la recopilacin sistemtica
Los contenidos de
El profesional de la
informacin estn
protegidos por copy-
right. Pueden ser re-
producidos hasta un
mximo de dos por n-
mero (total o parcial-
mente), siempre que se
cite la procedencia.
Por Antonia Heredia
y actualizada de informacin sobre
los archivos del sistema andaluz
mediante un censo que ve la luz en
una edicin en papel de 1997.
Con ocasin del XIV Congreso
internacional de archivos en sep-
tiembre de 2000 la informacin re-
cogida y actualizada del censo se
ofrece por primera vez en dicho si-
tio a partir de la bdd Cnsara
que parte del censo de archivos del
sistema andaluz, iniciado en 1996
y actualizado desde entonces
anualmente, completada con
otra denominada Bbara que, en un
futuro inmediato, se relacionar
con una tercera, Cenfocoa. Las
tres, disponibles conjuntamente en
red permitirn una informacin
permanentemente actualizada so-
bre el patrimonio documental an-
daluz.
Censo del sistema
andaluz de archivos
Cnsara hace posible la clasifi-
cacin de cada archivo dentro del
sistema, obtener sus direcciones y
horario al pblico (que a su vez
permite la alimentacin del directo-
rio de archivos, tambin disponible
en la web), facilita informacin so-
bre las instalaciones y equipamien-
to (incluido el informtico), perso-
nal y su cualificacin, fondos y co-
lecciones documentales con indica-
cin de fechas extremas, volme-
nes y aproximacin al tratamiento
archivstico recibido. Tambin in-
forma de todo lo relacionado con
los instrumentos de descripcin
editados o no, as como sobre estu-
dios de identificacin y valoracin
de series para la seleccin.
Los contenidos documentales
que no van ms all de una infor-
macin general, como acabamos
de ver, se desarrollarn en la terce-
El profesional de la informacin, vol. 11, n 4, julio-agosto 2002
Antonia Heredia, Directora del Archivo Gral.
de Andaluca.
ra bdd a la que nos referiremos ms
adelante.
A partir de los datos ofertados
no slo puede hacerse una radio-
grafa anual de los 953 archivos
censados, sino obtener un diagns-
tico bastante fiable de la salud del
propio sistema. Los centros inte-
grados contienen un total de 1.680
fondos y colecciones, que suponen
228.601 metros lineales de docu-
mentos. En este momento se est
procesando la informacin de la l-
tima actualizacin, al 31 de di-
ciembre del 2001, que pronto esta-
r en la Red.
Esta bdd es hoy por hoy un me-
didor de cada una de estas institu-
ciones al permitirnos, con la se-
cuencia disponible ao tras ao,
conocer su desarrollo o su estanca-
miento, eficacia o inoperancia, lo-
gros y fallos. Para algunos, en de-
finitiva, es una carta de calidad
permanentemente actualizada.
Tambin habra que decir dos
comentarios que no restan bonda-
des a esta bdd:
Desgraciadamente, a pesar
de planificar todos los aos el re-
querimiento de actualizacin las
respuestas no son generalizadas,
siendo ms de uno los archivos que
no contestan. En estos casos los
datos son los de la ltima informa-
273
Antonia Heredia
cin recibida que, a veces, se iden-
tifican con los de la primera ver-
sin del censo. La fecha de actuali-
zacin siempre nos permite detec-
tar esta realidad que en nada favo-
rece la fotografa del archivo en
cuestin.
El segundo comentario trata
de adelantarse a la insatisfaccin
que puede suponer la ausencia de
informacin sobre otros tantos
centros que, al no estar integrados
en el sistema andaluz, no figuran.
Esta situacin queda por el mo-
mento compensada con la segunda
bdd que s afecta a todos los archi-
vos andaluces y quedar plena-
mente satisfecha a partir de la ter-
cera que acaba de configurarse.
http://www.aga.junta-andalucia.es
/censara/menucensara.asp
Bibliografa archivstica
andaluza
En cuanto a Bbara, tambin
disponible en la Red a travs de la
web del Archivo General de Anda-
luca, naci con vocacin de ser un
atlas archivstico de la comunidad
andaluza a partir de una recopila-
cin bibliogrfica. Se han tenido
en cuenta la dispersin y la dimen-
sin del territorio cubierto, y se
acot temporalmente: su inicio
coincide con el ao de la procla-
macin constitucional.
A partir de los datos
ofertados puede ha-
cerse una radiografa
anual de cada uno de
los casi 1.000 archi-
vos censados y obte-
ner un diagnstico
bastante fiable de la
salud del propio sis-
tema
Los autores pueden incorporar
cualquier publicacin archivstica
en esta bdd a la vez que se les per-
mite recuperar su bibliografa per-
sonal. Despus de su primera edi-
cin en papel, Bbara se convierte
274 El profesional de la informacin, vol. 11, n 4, julio-agosto 2002
en una obra conjunta de todos los
archiveros andaluces.
Se encuentra estructurada en
dos partes: una bibliografa institu-
cional en la que todos los archivos
(pblicos y privados, seculares y
religiosos) pueden estar represen-
tados a partir de cualquier publica-
cin sobre ellos o sobre sus conte-
nidos documentales, y otra con una
bibliografa temtica que testimo-
nia la produccin archivstica de
Andaluca. En la primera parte so-
breabundan los instrumentos de
descripcin (trpticos, guas, cua-
dros de clasificacin, inventarios,
catlogos) y los de informacin
(censos, memorias) referidos a ca-
da uno de los archivos de las ocho
provincias andaluzas. Sus autores
son en la mayora de los casos ar-
chiveros. En la segunda parte la bi-
bliografa se adscribe a los epgra-
fes que representan las funciones y
temas reclamados hoy por la teora
y prctica archivstica, testimo-
niando la contribucin andaluza al
desarrollo tanto de los archivos co-
mo de la archivstica.
Cuenta con unos 1.500 regis-
tros bibliogrficos. El formulario
de bsqueda permite realizar con-
sultas por cualquiera de los datos
de la publicacin (autor, ttulo, lu-
gar, ao), descriptor del archivo o
tipo de archivo y por ltimo por
texto libre con la opcin de utilizar
operadores booleanos.
http://www.aga.junta-andalucia.es
/Bibara/FiltroBibara.asp
Fondos y colecciones
Queda por ltimo una tercera
bdd an en proceso de elabora-
cin y para la que es probable el
nombre de Cenfocoa, que permi-
tir recoger y ofrecer la informa-
cin suficiente y ms general sobre
cada uno de los fondos o de las co-
lecciones que constituyen el patri-
monio documental andaluz, que
suelen estar en los archivos recono-
cidos en Cnsara, no descartando
su presencia en otras instituciones.
Para la recogida de informa-
cin (iniciada en marzo de este
ao) se utiliza el formato de la nor-
ma internacional de descripcin ar-
chivstica, Isad(G), con alguna
modificacin que no afecta a su es-
tructura. Se han elaborado unas
instrucciones precisas para reducir
las posibilidades de interpretacin
y de aplicacin que hasta ahora su
texto permite. El nivel de descrip-
cin es el de fondo, o el asimilado,
de coleccin. La coordinacin co-
mo en el caso de Cnsara, est en-
comendada al Archivo General de
Andaluca.
Ser una bdd abierta como las
anteriores pero cuya actualizacin,
frente a Cnsara que ser anual (a
31 de diciembre) y a Bbara que es
mensual, no exigir unos plazos
prefijados de actualizacin y, se-
gn los casos, la previsin de ac-
tualizacin ser improbable si el
tratamiento archivstico ha queda-
do concluso para el fondo o la co-
leccin referidos.
Actualmente se pretende am-
pliar informacin ofrecida por
Cnsara a todos los archivos anda-
luces e interconectar esas tres fuen-
tes para que as el conocimiento
del patrimonio documental anda-
luz a partir de los propios centros,
de los documentos y la bibliografa
sobre unos y otros est asegurado.
Bibliografa
Heredia Herrera, A.; Ravina Martn, M. B-
bara, bibliografa archivstica andaluza (1978-
2000). Consejera de Cultura, 2000.
Heredia Herrera, A. El patrimonio documen-
tal andaluz ms cerca. En: Boletn del Iaph, n.
32, 2000, pp. 210-214.
Heredia Herrera, A. Bases de datos y fuen-
tes de documentales para la historia de Andalu-
ca. En: Actas del III Congreso de historia de
Andaluca, 2001, (en prensa).
Heredia Herrera, A. La difusin del patrimo-
nio documental andaluz. En: Actas de las VI
Jornadas andaluzas de difusin del patrimonio
histrico, 2001, (en prensa).
Antonia Heredia Herrera, Directora
del Archivo Gral. de Andaluca.
aga@ccul.junta-andalucia.es