CONSTRUCCION DE FORMULAS

FORMULAS EN EXCEL

Frmulas
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una
frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3
y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y
constantes.

Partes de una frmula

1: Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142...
2: Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
3: Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por
ejemplo, 2.
4: Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el
operador * (asterisco) multiplica.

REFERENCIAS DE CELDA EN EXCEL

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a
Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una
frmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en
una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse
referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a
celdas de otros libros se denominan vnculos.

Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a
columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1
al 65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila y de columna. Para hacer
referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo,
B2 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a Utilice
La celda de la columna A y la fila 10 A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E. B15:E15
Todas las celdas de la fila 5 5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10. 5:10
Todas las celdas de la columna H H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20. A10:E20

Referencia a otra hoja de clculo En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo

PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada
Marketing del mismo libro.

Vnculo a otra hoja de clculo en el mismo libro

Observe que el nombre de la hoja de clculo y un signo de exclamacin (!) preceden a la
referencia de rango.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la
posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la
frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una
referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2.
Figura:
Frmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1,
siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la
celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las
nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias
absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3,
permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Figura:

Frmula copiada con referencia absoluta

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o
una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma
$A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la
posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia
absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia
relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se
copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Figura:

Frmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de
clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia
de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las
hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,
=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las
hojas de clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas
mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX,
MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR,
VARA, VARP y VARPA.

No pueden utilizarse referencias 3D en frmulas matriciales.

 No pueden utilizarse referencias 3D con el operador de interseccin (un solo espacio) o en frmulas que
utilicen una interseccin implcita.

Frmulas Matriciales: frmulas matriciales (frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios clculos en uno o
ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados. Las frmulas
matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYS+ENTRAR.).

Interseccin Implcita: interseccin implcita (interseccin implcita: referencia a un rango de

celdas en lugar de una celda que se calcula como una nica celda. Si la
celda C10 contiene la frmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la
celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 estn en la misma fila.).
Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas
de clculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o
eliminan hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza
la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta
la hoja 6.
Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las
extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valores en las
celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los
valores del clculo.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera
del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.
Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro,
Excel ajustar el clculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el
nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia L1C1

Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las
columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia L1C1 es til para calcular las posiciones
de fila y columna en macros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con
una "L" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna.
Referencia Significado
L[-2]C Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2 Referencia absoluta a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
L[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1.
Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar
una frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del
estilo L1C1 y no del estilo A1.

Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1

1. Elija Opciones en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha
General.
2. En Configuracin, active o desactive la casilla de verificacin Estilo de referencia
L1C1.

Nombres en las frmulas

Puede utilizar los rtulos de las columnas y filas de una hoja de clculo para hacer referencia a
las celdas de esas columnas o filas. Tambin puede crear nombres descriptivos para
representar las celdas, los rangos de celdas, las frmulas o los valores constantes. Es posible
utilizar rtulos en las frmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de clculo; si
desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.

Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o frmulas

Un nombre definido en una frmula puede facilitar la comprensin del objetivo de la frmula.
Por ejemplo, la frmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser ms sencilla de identificar
que =SUMA(C20:C30).
Los nombres estn disponibles en cualquier hoja de clculo. Por ejemplo, si el nombre
VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del clculo de un
libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para
hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de clculo.
Los nombres tambin pueden utilizarse para representar frmulas o valores que no cambien
(constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del
impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
Tambin puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga
referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la frmula =SUMA(Ventas.xls!
VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro
llamado Ventas.
Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda.
Directrices para los nombres
Caracteres permitidos El primer carcter de un nombre deber ser una letra o un carcter de
subrayado. Los dems caracteres del nombre pueden ser letras, nmeros, puntos y caracteres
de subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de
celda, como Z$100 o L1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden
utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo,
Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Nmero de caracteres permitido Un nombre puede contener 255 caracteres como mximo.
Nota Si un nombre definido para un rango contiene ms de 253 caracteres, no podr
seleccionarlo en el cuadro Nombre.
Distincin entre maysculas y minsculas Los nombres pueden contener letras maysculas
y minsculas. Microsoft Excel no distingue entre maysculas y minsculas en los nombres.
Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el
mismo libro, el segundo nombre reemplazar al primero.

Utilizar rtulos de filas y columnas existentes como nombres

Cuando se crea una frmula que hace referencia a datos en una hoja de clculo, se pueden
utilizar los rtulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo,
para calcular el valor total de la columna Producto, utilice la frmula =SUMA(Producto).

Utilizar un rtulo
Si tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la divisin Este (es
decir, al valor 110,00), puede utilizar la frmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la
frmula "Producto 3" y "Este" es el operador de interseccin. Este operador designa que
Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la interseccin de la fila que
tiene el rtulo Este y la columna que tiene el rtulo Producto 3.
Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rtulos de las frmulas. Para utilizar
rtulos en las frmulas, haga clic en el comando Opciones del men Herramientas y, a
continuacin, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificacin
Aceptar rtulos en las frmulas.
Rtulos apilados Si utiliza rtulos para las columnas y filas en la hoja de clculo, pueden
utilizarlos para crear frmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de clculo. Si la hoja
de clculo contiene rtulos de columna apilados (un rtulo en una celda va seguido de uno o
ms rtulos por debajo de l), pueden utilizarse en las frmulas para hacer referencia a los
datos de la hoja de clculo. Por ejemplo, si el rtulo Oeste est en la celda E5 y el rtulo
Previstas est en la celda E6, la frmula =SUMA(Oeste Previstas) devolver el valor total de
la columna Oeste Previstas.
Orden de los rtulos apilados Si se hace referencia a la informacin mediante el uso de
rtulos apilados, la referencia se har en el orden en que aparezcan los rtulos, de arriba a
abajo. Si el rtulo Oeste est en la celda F5 y el rtulo Real est en la celda F6, puede hacer
referencia a los nmeros reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una frmula. Por
ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la frmula
=PROMEDIO(Oeste Real).
Utilizar fechas como rtulos Si se asigna un rtulo a un rango mediante el cuadro de
dilogo Rango de rtulos y el rango contiene un ao o una fecha como un rtulo, Excel
definir la fecha como un rtulo encerrndolo entre comillas sencillas cuando se escriba en
una frmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de clculo contiene los rtulos 2007 y
2008 y que stos se han especificado mediante el cuadro de dilogo Rango de rtulos.
Cuando escriba la frmula =SUMA(2008), Excel actualizar automticamente la frmula a
=SUMA('2008').

Operadores de clculo en las frmulas

Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una
frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico,
comparacin, texto y referencia.

Tipos de operadores
Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta
o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes
operadores aritmticos.
Operador aritmtico Significado (Ejemplo)
+ (signo ms) Suma (3+3)
- (signo menos) Resta (3-1)
Negacin (-1)
* (asterisco) Multiplicacin (3*3)
/ (barra oblicua) Divisin (3/3)
% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo) Exponenciacin (3^2)
Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes
operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un
valor lgico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin Significado (Ejemplo)
= (signo igual) Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que) Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1<B1)
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1)
<>(signo distinto de) Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o
varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los siguientes
operadores.
Operador de Significado (Ejemplo)
referencia
: (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas
incluidas (B5:B15)
, (coma) Operador de unin que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio) Operador de interseccin que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias
(B7:D7 C6:C8)

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre
comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los
operandos), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a
derecha, segn el orden especfico de cada operador de la frmula.
Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuacin. Si una frmula contiene operadores con la
misma precedencia (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin y otro
de divisin), Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.
Operador Descripcin
: (dos puntos) Operadores de referencia
 (un solo espacio)
, (coma)
- Negacin (como en -1)
% Porcentaje
^ Exponenciacin
*y/ Multiplicacin y divisin
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)
= < > <= >= <> Comparacin

Uso de parntesis
Para cambiar el orden de evaluacin, escriba entre parntesis la parte de la frmula que se
calcular en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque
Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a
continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a
Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado por la suma de los valores de
las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Constantes en las frmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y
el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como
resultado de una expresin, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la frmula en
vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia slo si modifica la
frmula.

REFERENCIAS DE CELDA A OTRAS HOJAS DE CLCULO DENTRO DEL MISMO

LIBRO DE TRABAJO
Muchas veces es necesario trabajar con mltiples hojas de trabajo dentro del mismo libro, con
el fin de realizar cuadros de resumen de datos, y otro tipo de tablas. Para esto la sintaxis
general para hacer referencia a celdas de otra hoja de clculo es la siguiente:

=NombreDeHoja!CeldaDeReferencia

Donde:

NombreDeHoja: Es el nombre de la hoja que contiene la referencia.

CeldaDeReferencia: Es la celda a la que se hace referencia.
! : Operador para este tipo de referencias.

Por ejm. Si en la Hoja1, celda C2, se tiene el promedio de prcticos. A la Hoja2, se podra
pasar este resultado construyendo una frmula en la celda A2, de la siguiente manera:

=Hoja1!C2

Por supuesto, cuando la hoja a la que se hace referencia tiene nombre, por ejemplo el nombre
de la Hoja1 es Practicos, la frmula debe cambiarse por la siguiente:

=Practicos!C2

Introduciendo referencias con el ratn:

Para dejar que Excel introduzca las referencias que necesitamos se realiza lo siguiente
(Siguiendo el ejemplo anterior):

1. Se selecciona la hoja y la celda donde se construir la formula.

2. Se escribe el signo = .
3. Se selecciona la hoja que contiene las celdas de referencia.
4. Se selecciona la celda o celdas a las que se har referencia.
5. Se presiona la tecla Enter o Intro, para aceptar la frmula.

Al finalizar estos pasos, Excel insertar en la frmula todas las referencias que haya
seleccionado.

REFERENCIA DE CELDAS A HOJAS DE OTROS LIBROS DE TRABAJO

A este tipo de referencia de referencias se las denomina REFERENCIAS EXTERNAS, o

vinculacin de datos entre libro de trabajos.

En forma general la sintaxis para crear referencias entre libros de trabajo (Vincular datos) es la
siguiente:

=[NombreDelLibro]NombreDeHoja!CeldaDeReferenciaAbsoluta

Donde:
NombreDelLibro: Es el nombre del libro al que se hace referencia.
NombreDe_Hoja: Nombre de la hoja, del libro al que se hace referencia.
CeldaDeReferenciaAbsoluta: Celda o rango de celdas a las que se hace referencia. Por
defecto, Excel inserta este tipo de referencias como
absolutas.

Por ejemplo, la siguiente frmula en el libro dependiente:

=[VENTAS.xls]Febrero!$A$2

Nos indica que se est haciendo referencia al libro de apoyo VENTAS, y a la celda A2 de la
hoja Febrero de este libro.

Se tiene que tener presente que si se cierra el libro de trabajo al que se hace referencia (libro
referenciado, Excel aade automticamente la va de acceso completo al documento
referenciado, por lo cual la frmula podr aparecer, por ejm. De la siguiente manera:

==C:\EXCEL\[VENTAS.xls]Febrero!$A$2

Nota Importante: Para evitarse problemas al momento de crear referencias, es conveniente

tener abiertos los libros referenciados.

Vinculacin de datos entre libros de trabajo (Vnculos dinmicos)

Crear vnculos dinmicos entre libros de trabajo con frmulas de referencias externas ofrece
varias ventajas. En primer lugar, podemos dividir grandes y complejos modelos, por ejemplo
como el caso de los datos del presupuesto, en partes ms manejables, ahorrando tiempo de
trabajo y memoria. Para este caso se puede crear un libro maestro o principal (Libro
dependiente) y libros ms pequeos (libros de apoyo).

Para establecer vnculos entre libros de trabajo, creamos una frmula de referencia externa
introduciendola apuntando con el ratn o utilizando pegar vnculos de la barra de men.

a) Libro principal (Dependiente)

Libro principal es el libro que recibir la informacin de todos los libros de apoyo. Es
decir, si se actualiza la informacin en los libros de apoyo, de forma automtica se
actualizar la informacin del libro dependiente.

El libro dependiente generalmente contendr frmulas que harn referencia a los libros
de apoyo.

b) Libros de apoyo

Los libros de apoyo son los libros que contendrn la informacin usada por el libro
principal. Son los libros donde se introducir la informacin primaria.
Libro de
apoyo1
Libro
Vnculos dependiente
Libro de (principal)
apoyo2
Para el ejemplo para el modelo del presupuesto, el libro de apoyo es el archivo POA2004.xls y
el libro dependiente es el archivo PRESUPUESTO2004.xls, los cuales estarn vinculados de
la siguiente manera:
Vnculos
POA2004 PRESUPUESTO2004
Informacin

Los vnculos entre el libro PRESUPUESTO2004.xls y el libro de apoyo POA2004.xls son

frmulas con referencias. Aunque la informacin vinculada puede ser grfica, tipo texto, etc.

En este caso el libro PRESUPUESTO2004.xls puede contener la siguiente frmula que hace
referencia a algunas celdas de alguna hoja del libro POA2004.xls, de la siguiente manera:

=SUMAR.SI([POA2004.xls]SERV_PERS!$D$9:$D$25;"12100";[POA2004.xls]SERV_PERS!$F$9:$F$25)

CONSIDERACIONES PARA EL USO DE LIBROS VINCULADOS

1) Apertura de libros vinculados

Para usar libros vinculados, es conveniente primero abrir el libro de apoyo, en este caso
POA2004.xls, luego el libro dependiente, en este caso PRESUPUESTO2004.xls.

Cuando se quiere realizar actualizaciones, es conveniente abrir todos los libros vinculados, y
en el orden establecido para evitar recibir algunos mensajes.

Por ejemplo, si solamente se abre el libro P0A2004 (apoyo) y actualiza la informacin de este
libro, al guardar este libro los datos no se actualizarn en el libro PRESUPUESTO2004.xls
(Dependiente), por que el libro dependiente est cerrado y contiene informacin antigua. En
este caso, si luego abre el libro PRESUPUESTO2004.xls se mostrar el siguiente mensaje:

Este libro contiene vnculos a otro libro, desea actualizarlo?

Si coloca SI, el libro dependiente buscar los datos en el libro de apoyo (Sin abrirlo, si este no
est abierto), buscar la informacin necesaria y actualizar la informacin.

Nota importante: Muchas veces al abrir primero un libro dependiente, por ejemplo
PRESUPUESTO2004.xls, saldr el siguiente mensaje.
Si presiona SI, el libro tratar de actualizar la informacin buscando en el libro de apoyo
POA2004; pero en las celdas del libro PRESUPUESTO2004 que contienen las frmulas
vinculadas, se ver el siguiente mensaje:

#VALOR!

Esto puede deberse a que se hace referencia a funciones lgicas o a funciones anidadas y
Excel no puede tomar directamente los valores. Esto se soluciona inmediatamente abriendo el
libro de apoyo, con lo cual este mensaje desaparece y aparecen los valores.

2) Guardado de los libros vinculados

Para guardar libros vinculados, es conveniente primero guardar los libros de apoyo, y luego el
libro dependiente. En este caso primero se debe guardar el libro POA2004.xls y luego el libro
PRESUPUESTO2004.xls, por que puede suceder que se guarde el libro dependiente y luego se
sigan modificando los datos en el libro de apoyo, estos datos no se actualizarn en el libro
dependiente por que ya est cerrado.

En el caso de que se quiera guardar primero el libro dependiente, antes de haberle asignado un
nombre y cerrar el libro de apoyo (Cuando se est en etapa de diseo de los libros), se
mostrar la siguiente advertencia:

Desea Guardar PRESUPUESTO2004.xls>> con referencia a documentos no

guardados?

Si se pulsa Aceptar, Excel cierra y guarda PRESUPUESTO2004.xls, sin actualizar la

informacin contenida en el documento de apoyo. Es decir no se actualizan los vnculos y
referencias de celda del libro dependiente.

En caso de que no haya guardado el libro de apoyo y abra el libro dependiente que tiene
vnculos hacia el libro de apoyo, Excel le mostrar el siguiente mensaje:

Este libro contiene vnculos a otro libro, quiere actualizar la informacin?

Si pulsa SI, Excel no encontrar el libro de apoyo al que se hace referencia, por que este no se
guard, o se guard con otro nombre, por lo tanto nos mostrar el siguiente mensaje:
 No se encontr archivo similar

Luego mostrar un cuadro de dilogo similar al del men Abrir, para buscar el archivo al que
se hace referencia. Si no se encuentra en la lista el archivo al que se hace referencia (por que
quiz el archivo tiene otro nombre, por que le cambi posteriormente), en el cuadro de dilogo
se tendr que cambiar el nombre del archivo al que se hace referencia por el nombre actual y
pulsar aceptar para que las referencias cambien.

Si guarda el libro de apoyo y le asigna un nombre nuevo mientras el libro dependiente est an
abierto, todas las referencias externas del libro dependiente cambian automticamente. Por
ejm. Si la referencia inicial que se hizo en el libro dependiente era:

=[Libro1.xls]Hoja1!$A$1

Y luego se asigna un nombre al libro de apoyo, por ejemplo POA2004 y a la Hoja1 como
SERV_PERS, al guardar este libro, la referencia del libro dependiente cambiar a:

=[POA2004.xls]SERV_PERS!$A$1

En lo posible los libros vinculados deben encontrarse en el mismo directorio, caso contrario en
las referencias debe indicarse la direccin de los mismos.

ACTUALIZACIN DE VNCULOS

Redireccin de vnculos

La redireccin de vnculos se realiza cuando el libro dependiente no encuentra los datos en el

libro de apoyo por los siguientes motivos:

Se renombr el libro de apoyo.

Cambi de direccin el libro de apoyo.
Cambi de unidad de disco el libro de apoyo.

ESTILO DE REFERENCIA F1C1

Generalmente, las frmulas de una hoja de clculo hacen referencia a las celdas mediante una
combinacin de letras de columna y nmeros de fila, como por ejemplo A1. Sin embargo
Excel tambin puede utilizar el estilo de referencia F1C1, donde F1 representa el nmero de
fila y C1 representa el nmero de columna (Para este caso: Fila1, Columna1). Para utilizar este
tipo de referencias se debe ir al men Herramientas, luego a Opciones, pulsamos la ficha

F3C5 = E3
General y seleccionamos la opcin Estilo de Referencia F1C1. En este caso la planilla de
Excel cambiar a este estilo y presentar la siguiente forma:

Como se puede observar, las posiciones relativas de los datos a los que se hace referencia se
encuentran entre parntesis (Referencias relativas). En el ejemplo anterior, para el primer dato
a sumar, se tiene:

F(-2): Significa que el primer dato se encuentra 2 filas por encima de la frmula.
C(-2): Significa que el primer dato se encuentra 2 columnas a la izquierda de la frm.

Si se quitan los parntesis de las referencias, como por ejemplo:

=F-2C-2+F-2C-1
Significa que estas referencias son absolutas.

Este tipo de referencias son muy utilizadas cuando se construyen Macros, donde es muy
importante visualizar la referencia relativa de la celda en trminos de su relacin con la celda
que contiene dicha frmula, en vez de que con sus coordenadas absolutas actuales.

REFERENCIAS CIRCULARES
Frmulas que hacen referencia a sus propias celdas

Cuando una frmula hace referencia a su propia celda, directa o indirectamente, se denomina
referencia circular. Para calcular esta frmula, Microsoft Excel deber calcular cada celda
implicada en la referencia circular utilizando los resultados de la iteracin anterior. Si no se
cambia el valor predeterminado de la iteracin, Microsoft Excel detendr los clculos tras 100
iteraciones o despus de que todos los valores en la referencia circular cambien menos de
0,001 entre iteraciones, independientemente de cul sea la primera.

Microsoft Excel no puede resolver frmulas con referencias circulares mediante el clculo
normal. Cuando se haga una referencia circular, aparecer un mensaje indicando que existe
una referencia circular. Si la referencia circular se produjo accidentalmente, haga clic en
Aceptar. La barra de herramientas Referencia circular muestra y, las flechas de rastreo
apuntan, a cada celda a la que se le hace referencia circular. Puede utilizar la barra de
herramientas Referencia circular para desplazarse a travs de cada celda en la referencia de
manera que se pueda redisear las frmulas o la lgica para romper la referencia circular
(algunas frmulas cientficas y tcnicas requieren referencias circulares).

Debido a que algunas frmulas requieren una referencia circular, podr ser necesario cambiar
el nmero de iteraciones. Para cambiar el nmero de iteraciones, elija Opciones en el men
Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Calcular. Active la casilla de verificacin
Iteracin e indique el nmero mximo de iteraciones y el grado de cambio que desea que
Microsoft Excel utilice.

Mostrar u ocultar frmulas

Alternar entre la visualizacin de frmulas y sus valores en una hoja de clculo

Presione CTRL + ` (acento grave).

Evitar que se muestre una frmula en la barra de frmulas

Precaucin Este procedimiento tambin evita que las celdas que contienen la frmula se puedan editar.
1. Seleccione el rango de celdas cuyas frmulas desee ocultar. Puede seleccionar rangos no adyacentes o
toda la hoja.

2. En el men Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha Proteger.

3. Active la casilla de verificacin Oculta.

4. Haga clic en Aceptar.

5. En el men Herramientas, elija Proteger y, a continuacin, haga clic en Proteger hoja.

6. Compruebe que la casilla de verificacin Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas est
activada.

Mostrar frmulas ocultas anteriormente quitando la proteccin

1. Si se trata de un libro compartido, deje de compartirlo.

Cmo?
Nota Al dejar de compartir el libro se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de
esta informacin, imprima la hoja de clculo Historial o cpiela en otro libro.

Cmo?
1. En el men Herramientas, elija Control de cambios y, a continuacin, haga
clic en Resaltar cambios.
2. En el cuadro Cundo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas de verificacin Quin y Dnde.
4. Active la casilla de verificacin Mostrar cambios en una hoja nueva y haga
clic en Aceptar.
 5. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para imprimir la hoja de clculo Historial, haga clic en Imprimir .

Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desee

copiar, haga clic en Copiar , cambie a otro libro, haga clic donde

desee insertar la copia y haga clic en Pegar

Nota Puede que tambin desee guardar o imprimir la versin actual del libro, puesto
que este historial tal vez no aplique a versiones posteriores. Por ejemplo, las
ubicaciones de las celdas, incluidos los nmeros de las filas, del historial copiado
podran dejar de estar actualizadas.
6. En el men Herramientas, elija Compartir libro y, a continuacin, haga clic
en la ficha Modificacin.
7. Asegrese de que es el nico usuario que aparece en la lista del cuadro Los siguientes usuarios
tienen abierto este libro.

8. Desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.

9. Si se pregunta acerca de si afectar a otros usuarios, haga clic en S.

2. En el men Herramientas, elija Proteger y, a continuacin, haga clic en Desproteger

hoja.
3. Seleccione el rango de celdas cuyas frmulas desee mostrar.

4. En el men Formato, elija Celdas y luego haga clic en la ficha Proteger.

5. Desactive la casilla de verificacin Oculta.