Anda di halaman 1dari 16

PERALATAN KANTOR

A. PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu


pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.

Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak
bergerak.

1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :


a. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa
meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya.
Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb.

b. Barang tidak habis pakai


Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya.
Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.

2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.

B. JENIS-JENIS dan ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTOR

1. Bekal Kantor (Office Supplies)


Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya :
kertas, tinta, karbon, dll.

2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)


Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-
bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan
magnetik.
Macam-macam mesin kantor antara lain :
Mesin tik (type writer)
Mesin dikte (dictating machine)
Mesin hitung (calculating machine)
Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)
Mesin komunikasi (communication equipment)
Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan
komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon,
handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.
Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head
projector (OHP), projector LCD, white board, dll.

3. Peralatan Kantor (Office Appliances)


Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.
Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :
Bak Surat (desk tray)
Kalender Meja (desk calendar)
Penggaris (ruler)
Pena (pens)
Tempat Pena (pens holder)
Pensil (pencil)
Penghapus pensil (eraser)
Kertas isap (blotter)
Gunting
Stapler
Bak untuk jepitan kertas
Bak untuk jarum
Bak untuk karet gelang
Jepitan kertas (binder)
Cap tanggalan (band dater)
Bantalan cap (stamp pad)

4. Perabot Kantor (Office Furniture)


Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan
untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam perabot kantor yang utama :
Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer
Kursi
Lemari yang dapat dikunci
Rak buku/arsip
Box
Meja kantor dapat dibedakan berdasarkan ukuran dan
fungsinya sbb :

a. Meja besar atau meja biro, yaitu


meja yang mempunyai ukuran sbb :
- Panjang 121,5 cm- 130 cm
- Lebar 70 80 cm
- Tinggi 74 cm
Meja ini biasa digunakan oleh direktur.

b. Meja sedang atau meja setengah biro


- Panjang 96,5 cm
- Lebar 71 cm
- Tinggi 71 cm
Meja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.

c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh


pegawai biasa, dengan ukuran :
- Panjang 120 cm
- Lebar 70-72 cm
- Tinggi 75 cm

d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu,
misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out.
Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.

e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat,


pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.

Persyaratan kursi yang baik :


a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.
b. Kursi dibuat secara kokoh
c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung
pemakainya.

Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi


rendahnya termasuk kursi yang baik dan
paling enak dipakai untuk berbagai
pekerjaan kantor.
Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak
membaca, sebaiknya kursi kerjanya
berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.

5. Perabot Kantor Tempelan (Office Fixture)


Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam
kantor. Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan Kantor (Office Ornament)


Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan
dalam kantor. Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll.
PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-masing
kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur yang
paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali dengan
perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan inventaris
pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi rencana
tahunan.
d. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
e. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
f. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
g. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
tahunan.

2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang


b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan
menyesuaikan dana yang tersedia.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan
e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan buku
penerimaan barang
h. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.

3. Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai


Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja
sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara
yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:

a. Buku induk barang inventaris


Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor
dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang
diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama : ..
Alamat : ..

Kelengkapan
Ket.Barang
dokumen
No. Tanggal Kode Nama (merk, Nama Tahun Asal Keadaan
Jumlah dan tanggal Harga Ket.
Urut Pembukuan Barang Barang ukuran Satuan Pembuatan Barang Barang
penyerahan
dsb)
barang

b. Buku golongan barang inventaris


Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan
yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di
dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai)

BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama : ..
Alamat : ..
Golongan Barang : ..
Kode Barang : ..

Ket.
No.
Barang
No. Urut Kode Nama Nama Tahun Keadaan
(Merk, Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Buku Barang Barang Satuan Pembuatan Barang
Nomor,
Induk
Ukuran)
c. Buku catatan barang non inventaris
adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor.
(barang-barang habis pakai).
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ..
Alamat : ..

Ket. Kelengkapan Ket.


No. Barang dokumen Harga
No. Nama Nama Tahun Asal Keadaan
Kartu (Merk, Jumlah dan tanggal
Urut Barang Satuan Pembuatan Barang barang
Stock Nomor, penyerahan
Satuan Jumlah
Ukuran) dokumen

C) Menggunakan Peralatan Kantor


1. Stop map (folder)
Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan
surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam
proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan
ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.

2. Sneelhecter map
Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat
atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan
di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan
alat pelubang kertas yaitu perforator.

3. Ordner
Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah
diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map
dengan daya tampung yang lebih banyak.
4. Letter Opener
Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar
surat yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang
menerima surat 1000 buah setiap harinya.

5. Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)


Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada
buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.
6. Paper clip (jepitan kertas)
Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun,
mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer
sehingga tidak hilang.
7. Staples remover (pengungkit staples)
Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat
sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.

8. Nietjes atau staples


Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada
stapler atau hecht machine.
9. Stapler (Hect machine)
adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapid
an tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.
10. Spindle file (tancapan warkat)
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat
tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga
dapat berdiri dan diletakan di atas meja.
11. Cap tanggal (stamping date)
Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu
hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
12. NCR paper (No Carbon Required paper)
Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila
terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.
13. Perforator (pelubang kertas)
Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi
kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.
Cara menggunakan perforator:
a. Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah
dan rapikan kertas.
b. Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis
tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.
c. Tekan perforator sampai berlubang.

14. Komputer
Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat
sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a. Hardware (perangkat keras)
CPU
Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk, VGA
card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.
Monitor
Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.
Keyboard (papan tuts)
Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang
berfungsi untuk in put data ke CPU.
Mouse
Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam memindahkan
kursor dan meilih obyek.
Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:
CD/DVD ROM Drive
Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan melihat pada
monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan kabel yang
terhubung dengan komputer.
CD/DVD
Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada walnya
dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya dapat dibaca dan
tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan CD/DVD dapat ditulisi
berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-RW.
USB Flash Drive
Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat penyimpan
data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih banyak menyimpan
data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya karena
ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh, hilang atau tercecer.
b. Software (perangkat lunak)
Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang biasanya
digunakan computer dengan system windows:
Microsoft word (pengolah kata)
Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah,
membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk
administrasi.
Microsoft Excel (pengolah angka)
Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau
berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.
Microsoft Access (pengolah data)
Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.
Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD Projector.
c. Brainware
Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.

15. Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:
a. Dot matriks printer
Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga
bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih
banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact hasil
ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu dot matriks
juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas khusus yang
memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks menghasilkan suara
yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak grafik, maupun foto serta
lambat dalam mencetak.
b. Ink Jet Printer
System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige tinta ke
media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer ink jet dapat
diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge. Kekurangannya adalah
adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu sebelum digunakan. Hasil
cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.
c. Laser printer
Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro magnetic
seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah cartridge toner bisa
menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai ratusan halaman per menit,
dan hasilnya amat tajam.

16. Mesin Tik Manual


Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:
a. Mesin tik standar
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27.
b. Mesin tik semi standar
Mesi tik berukuran gandaran 13 dilengkapi tabulator penuh.
c. Mesin tik portable
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5 hingga 10. Mesin ini praktis karena
dapat di bawa kemana-mana.

17. Mesin Tik Elektrik


Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama
dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu dalam
memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.

18. Mesin fotokopi


Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil ukuran
dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya tetapi
berwarna hitam dan putih.

19. Mesin penghancur dokumen/kertas


Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga
rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain
Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples
yang ada pada kertas
b. Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.
c. Masukan kertas yang akan dihancurkan.
d. Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.
20. Mesin stensil
Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.

21. Overhead Projector (OHP)


Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar
pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang
lebih jelas dan besar.
Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak diproyeksikan
dengan OHP, berbentuk plastik

22. LCD Projector


Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke layar
atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus berbentuk digital
oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera, computer, laptop.
Cara pengoperasian LCD Projector:
a. Pasang layar putih di depan LCD
b. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu hubungkan
ujung lainnya dengan konektor VGA computer.
c. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya dengan
sumber listrik.
d. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.
e. Sesuaikan posisi fokus dan zoom.

23. Mesin scanner


Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti
dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data digital.
Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner dapat
digunakan. Cara penggunaan scanner:
a. Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.
b. Buka aplikasi scanner yang ada di computer
c. Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan
menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer
secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.

24. Mesin Binding


Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat
penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding dapat
dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm,
tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.

25. Mesin absensi


Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk melakukan
pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan dapat dilakukan
dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger
scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:
a. Yang menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada saat
itu.
b. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu
dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di samping atau di atas
mesin)
c. Dan yang menggunakan pengenal sidik jari
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu
dan tempat untuk men-scan sidik jari.
26. Facsimile
Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai dengan
aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat telepon karena
peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.

Cara penggunaan facsimile:


Mengirim facsimile:
a. Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.
b. Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau
memasukan secara manual.
c. Setelah itu tekan tombol start.
Menerima facsimile:
a. Angkat gagang telepon
b. Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)
c. Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.

30. Multi Function Device (MFD)


Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi administrasi
perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta telepon. Sebagian
MFD bahkan berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.

PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan
secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan
terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan
kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh
hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu
cepat pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada
salahnya dibuat jadwal perawatan rutin.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian


barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi
b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.
c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.
d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang
e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.
f. Pemakaian yang kasar
g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan
h. Kehilangan atas alat-alat kecil
i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya
j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator
k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin
l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian
m. Penghapusan barang sebelum waktunya.
TATA RUANG KANTOR

Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958


office layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in ordet to
improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the execution of the
officework within reasonable cost. (tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan-kebutuhan
ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut untuk menyiapkan secara
praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).
Dari penjelasan diatas secara sederhana dapat kita ambil kesimpulan tata ruang kantor merupakan
penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Tata ruang kantor
yang baik selain akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu
kantor, hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut
adalah tujuan tata ruang kantor.

Tujuan tata ruang kantor

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang kerja yang
baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat dan lancar, tata ruang kantor yang baik
membuat setiap bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara
cepat. Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan. Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik
membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut, maka jika
tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien. Bayangkan jika pengaturan kantor
semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para
pegawainya, sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan
ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
4. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja disusun secara rapi,
lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur sedemikian
rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala perubahan tata ruang
kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan
bagi para pekerja yang ada didalamnya.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Azas tata ruang kantor


Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya
harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas
tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.


Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak
antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar
meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja


Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih
cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan


Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang
kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat
ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja


Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata
ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Jenis-jenis tata ruang kantor


Ada 4 macam tata ruang kantor yang sering digunakan di kantor yaitu:

Tata ruang kantor berkamar (cubicle type office)


cubycal type office

Tata ruang kantor terbuka (open plan office)

open plan office

Tata ruang kantor berpanorama (landscape office)

Landscape Office

Tata ruang kantor gabungan.