Anda di halaman 1dari 53

BAB I

PENDAHULUAN

Prosedur adalah metode standar untuk menyelesaikan suatu tugas, biasanya terdiri
dari rangkaian dari langkah-langkah yang diikuti dalam urutan reguler yang pasti. Tipe
sebuah prosedur mampu mengidentifikasi suatu tujuan untuk dapat menyelesaikannya, serta
tanggung jawab dan tugas dari berbagai posisi pekerjaan dan bagaimana setiap tugas itu harus
diselesaikan.
Prosedur manual biasanya hanya berisi prosedur yang paling umum digunakan,
karena penyertaan setiap prosedur yang memungkinkan memerlukan banyak waktu dan
upaya. Sebuah alasan dari penundaan yang lama ini adalah sebagai tambahan untuk inisiatif,
memeriksa, menyetujui, mendistribusikan, menghitung, menyeimbangkan, dan untuk
kegiatan akuntansi lainnya, ada juga banyak formulir yang harus setiap orang selesaikan
secara reguler, yang mungkin memerlukan masukan dari beberapa departemen.
Mendokumentasikan semua ini merupakan tugas yang cukup berat. Akibatnya, tidak jarang
setiap orang menargetkan dokumentasi hanya untuk beberapa prosedur yang paling penting
dimasukkan ke dalam prosedur awal, dan kemudian menambahkan lebih banyak prosedur ke
prosedur selanjutnya.
Dalam makalah ini, kita akan meninjau format suatu prosedur, serta gaya atau
teknik penulisan dan mekanisme penulisan yang digunakan untuk membuat isinya. Makalah
ini juga mencakup pekerjaan dasar serta langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat
prosedur, dan daftar terperinci tentang kemungkinan prosedur yang layak dimasukkan ke
dalam prosedur manual.

1
BAB II
PEMBAHASAN

GAYA ATAU TEKNIK PENULISAN


Kejelasan dan keterbacaan jauh lebih penting dari pada gaya, tata bahasa yang sempurna, dan
sebuah kosa kata yang luas. Sehingga harus memastikan bahwa pembaca dapat dengan
mudah memahami isinya dari sebuah prosedur. Untuk tujuan ini, maka harus konsisten
menggunakan garis besar, kata kerja aktif, dan menhindari kesalahan tata bahasa yang
menganggu, maka akan memastikan keterbacaan keseluruhan.
Tipikal sebuah prosedur terdiri dari sejumlah langkah yang logis. Jika langkah-langkah ini
disajikan dalam format paragraf, pembaca bisa menjadi bingung tentang langkah mana yang
harus diselesaikan berikutnya. Untuk menghindari masalah ini, seseorang harus membagi
teks menjadi format garis besar, yang memungkinkan pembaca dapat mudah memahami
berbagai langkah proses dari suatu prosedur.

Standard Outline Roman Numeral Outline Arabic Numeral Outline


I. I. 1.
A. II. 10.
1. IV. 50.
2. V. 75.
a. VI. 100.
b. VII. 125.
B. VIII. 150.
II. XI. 175.

Gambar 2.1 menunjukkan tiga format garis besar

Format garis besar yang standar adalah pendekatan yang paling fleksibel bila ada banyak
sublayer kegiatan dalam suatu prosedur. Misalnya, langkah pemrosesan utama untuk akun
Fungsi hutang adalah "Buat Cek," yang bisa didaftarkan sebagai angka Romawi "I." Di dalam
Langkah pembuatan cek mungkin ada beberapa substep tambahan, seperti pencocokan
dokumen, mendapatkan persetujuan akhir, dan mencetak cek. Mungkin ada langkah
tambahan di dalamnya, contoh substeps Garis besar yang dihasilkan adalah:
I. Buat cek.

2
A. Cocokkan dokumen pendukung.
1. Dapatkan dokumen penerimaan.
2. Dapatkan pesanan pembelian.
3. Dapatkan faktur pemasok.
4. Bandingkan semua dokumen dengan variasi catatan.
a. Hubungi pemasok atas variasi kuantitas lebih.
b. Hubungi pembeli atas variasi harga lebih.
B. Mendapatkan persetujuan akhir.
1. Dapatkan persetujuan manajer departemen jika <$ 10.000.
2. Dapatkan persetujuan direktur jika <$ 100.000.
3. Dapatkan persetujuan presiden direktur jika $ 100.000 +.
C. Cetak cek.

Format garis besar membuat lebih mudah mengikuti prosedur yang panjang atau rumit. Jika
prosedurnya lebih pendek atau memiliki kompleksitas minimal, maka dapat digunakan angka
romawi maupun penomoran Arabic yang tercantum dalam gambar 2.1.

Sebuah prosedur harus menggunakan kata kerja aktif yang mrupakan cara terbaik bagi
pembaca untuk dapat memahami dari sebuah narasi yang menggambarkan suatu, berikut ini
contohnya:
Versi Tidak Aktif Versi Aktif
Disarankan untuk rutin memeriksanya Tinjau dokumen untuk melihat
dokumen untuk melihat kesalahan kesalahan.
Bukti penerima barang dibandingkan oleh Verifikasi semua bukti penerima barang
Petugas Account Payable dengan atas persedian
persediaan yang ada pada akhir bulan
Dengan menggeser kata kerja ke awal kalimat, seseorang bisa menciptakan kalimat yang jauh
lebih aktif dan bersemangat. Akuntan biasanya menggunakan kata kerja aktif dibawah ini:
Accrue Cancel Correct Extend
Accumulate Charge Credit File
Approve Check Decide Issue
Authorize Compare Enter Locate
Obtain Reconcile Review Total

3
Prepare Record Run Verify
Receive Request Send Write off

Beberapa aturan tata bahasa juga harus disebutkan di sini. Microsoft Word bisa melakukan
pemeriksaan kosa kata selama menulis, jadi orang tidak perlu memiliki tata bahasa dan buku
bergengsi di tangan setiap saat. Untuk mengaktifkan pemeriksa kosa kata di Word, masuk ke
Tools command pada menu Word, dan pilih perintah Options. Ini akan muncul kotak
komando. Pilih kotak Ejaan & Tata Bahasa. Pilih "Cek tata bahasa saat Anda mengetik ", dan
klik OK. Microsoft word kemudian akan meletakkan garis bergelombang di bawah kalimat
atau bagian dari kalimat yang tampaknya ada kosa kata yang salah. Kemudian dapat
memposisikan kursor di atas area yang ditunjukkan dan tekan tombol mouse sebelah kanan
untuk menentukan jenis permasalah. Untuk menghindari ketergantungan total pada pemeriksa
kosa kata, harus ingat aturan berikut ini:

Singkatan. Menguraikan singkatan lb., oz, ft, dan in sebagai pound, ounce, fpoot atau feet,
dan inci. Namun, beberapa singkatan umum diizinkan bila digunakan dengan angka, seperti
50 mph atau 1800 rpm.
Hampir, Hanya. Tempatkan pengubah ini segera sebelum kata-kata mereka memodifikasi.
Misalnya, ubah "sistem ini hampir berharga $ 10.000" menjadi "sistem ini harganya hampir $
10.000. "
Tidak menggunakannya dalam tanggal numerik (seperti tahun 1990an), namun gunakan saat
angka dihilangkan dari tanggal (90an).
Hindari penggunaan "dari" setelah kata-kata semua, di luar, di dalam, dan sebagainya.
Tanda kutip. Selalu menempatkan tanda petik di luar koma, periode, tanda seru, atau tanda
tanya.
Abaikan sebuah frase jika memulai sebuah kalimat. Contoh jadi, permasalahannya ada di
dalam entri jurnal ini menjadi Entri jurnal ini bermasalah.
Prosedur akuntansi penuh dengan angka. Kita harus sadar akan peraturannya termasuk angka
dalam kalimat, dan mengikutinya secara konsisten:
Jangan mulai kalimat dengan angka.
Eja nomor satu sampai sembilan, dan gunakan angka untuk sesuatu yang lebih besar.
Misalnya, "Delapan wakil presiden mengikuti 23 prosedur dalam manual ini." Ikuti Aturan

4
ini sampai Anda mencapai 1 juta, dan kemudian menggambarkan angka nol di nomor dengan
kata-kata-misalnya, $ 32 juta
Prediksi desimal kurang dari satu dengan nol, seperti 0,7%.
Masalah utama saat menulis prosedur adalah kemampuan seseorang menyimpan dokumen
yang dihasilkan untuk dapat mudah dibaca, mungkin Kejelasan tulisan dapat diukur sampai
batas tertentu dengan menggunakan sistem penilaian keterbacaan di Microsoft Word.
Sistem penilaian ini menjelaskan jumlah kata per kalimat, serta jumlah karakter per kata,
untuk diturunkan sebuah indeks keterbacaan yang disebut Flesch Reading Ease measure.
Skor 100 menunjukkan dokumen yang sangat mudah dibaca; Pengukuran mendekati nol
menunjukkan tingkat kenaikan kesulitan membaca. Skor 60 sampai 70 dianggap dapat
diterima untuk kebanyakan dokumen. Ini Pengukuran juga bisa dikonversi ke dalam Flesch-
Kincaid Grade Score, mengukur tingkat pendidikan sekolah yang sebanding diperlukan untuk
dapat membaca dokumen. Untuk mengkompilasi informasi keterbacaan dalam dokumen
Word, buka perintah Tools di menu, akses perintah Opsi, lalu pilih opsi Ejaan & Tata Bahasa.
Kemudian periksa kotak Show Readability Statistics dan klik tombol OK untuk menutupnya
kotak perintah Jalankan pemeriksa ejaan untuk dokumen; ketika pemeriksaan ejaan sudah
selesai, sebuah kotak statistik keterbacaan akan muncul.
Target yang masuk akal adalah nilai Tingkat Flesch-Kincaid Grade tidak lebih tinggi dari 12,
sebaiknya mendekati 8. Jika skornya terlalu tinggi, pertimbangkan untuk membagi kalimat
panjang menjadi lebih kecil; paragraf yang berisi hanya satu kalimat mungkin menunjukkan
masalah panjang kalimat. Juga, pertimbangkan untuk mengganti kata-kata yang melebihi dua
suku kata dengan sinonim yang lebih pendek. Langkah-langkah ini dapat sangat
meningkatkan kejelasan prosedur.

MEKANISME PENULISAN
Mekanisme penulisan meliputi kertas, jenis gaya, perangkat keras, metode reproduksi,
penggunaan logo, skema penomoran, indeks, dan judul yang terkait dengan penyelesaian
sebuah prosedur. Panduan ini memberikan beberapa aturan untuk masing-masing item ini.
Warna. Gunakan warna untuk menunjukkan tujuan akuntansi yang berbeda. Hindari
kekurangan kontras antara warna, seperti menggunakan tinta warna biru pada biru, coklat
pada coklat atau hitam pada abu-abu gelap.
Distribusi. Perhatikan judul pekerjaan atau departemen tempat prosedurnya didistribusikan.
Ini akan membantu dalam mendistribusikan prosedur.

5
Tanggal penerbitan. Cantumkan tanggal aktual prosedur yang dilepaskan. Ini dapat
menjelaskan kepada pembaca jika tanggal pada prosedur yang dia baca cocok dengan tanggal
rilis terbaru.
Logo. Sertakan logo perusahaan pada semua bentuk dan prosedur sesering mungkin. Logo
cenderung membuat pembaca menerima materi sebagai prosedur dan menandakan status
resmi untuk sebuah dokumen.
Margin. Gunakan margin satu inci di kedua sisi halaman manapun, dan juga di bawah. Jika
margin atas berisi logo atau informasi lainnya, maka gunakan bagian atas margin setengah
inci; Jika tidak, gunakan margin satu inci di bagian atas halaman.
Penomoran halaman Jumlah semua halaman dalam bentuk "Halaman 1 dari 2" sehingga
pembaca bisa lihat berapa banyak halaman yang seharusnya disertakan dalam sebuah
prosedur, dan dengan demikian dapat dilakukan lihat apakah ada yang hilang
Kertas. Jangan gunakan kertas yang begitu tipis sehingga teks di sisi belakang bisa dilihat
Tetapkan nomor pengambilan permanen ke dokumen saat pertama kali dibuat, (seperti
namanya) dapat digunakan untuk mengambilnya kembali penyimpanan dokumen. Nomor ini
juga bisa digunakan sebagai nama file pengenal dimana dokumen disimpan dalam sistem
komputer. Jika tidak banyak dokumen yang diharapkan untuk dimasukkan dalam prosedur
manual, maka nomor pengambilannya sekurang-kurangnya tiga digit.
Number Range Department to Which Numbers Are Assigned
000099 Accounting
100199 Purchasing
200299 Human Resources
300399 Treasurer
400499 Sales
500599 Engineering
600699 Production/Materials Handling
700799 Advertising/Public Relations
800999 Reserved for future use

Skema ini dapat dimodifikasi dalam organisasi yang lebih besar, dimana mungkin ada banyak
departemen dan banyak formulir dan prosedur. Dalam kasus ini, lebih baik menggunakan
penomoran untuk departemen dengan nomor dua digit, diikuti tanda hubung, diikuti dengan
nomor tiga atau empat digit yang mengidentifikasi dokumen. Contoh dibawah ini adalah

6
rentang jumlah yang dapat digunakan di dalam departemen akuntansi, dengan departemen
diberi kode keseluruhan 10:
Number Range Functions to Which Numbers Are Assigned
10000 thru 099 AccountingController
10100 thru 199 AccountingAccounts Payable
10200 thru 299 Accounts Receivable
10300 thru 399 AccountingBudget
10400 thru 499 AccountingCost Accounting
10500 thru 599 AccountingPayroll
10600 thru 699 AccountingPurchasing
Pergantian. Jika prosedur baru menggantikan yang sebelumnya, catatlah nomor
pengambilannya dan jumlah prosedur yang dieliminasi sehingga penerima bisa menghapus
dari prosedur manual yang ada
Jenis ukuran. Gunakan font Times New Roman standar.

PROSEDUR MANUAL FLOWCHART


Flowchart merupakan tambahan yang berharga untuk setiap prosedur manual yang
menggambarkan alur langkah dalam sebuah proses. Pada bagian berikut, kami meninjau
kapan diagram alur seharusnya (dan seharusnya tidak) ditambahkan ke prosedur manual,
serta komponen dasarnya dan layout yang benar. Flowchart mencakup arus proses yang lebih
mendasar untuk transaksi akuntansi utama.

7
Simbol Flowchart

Gambar 2.2 Simbol flowchart


Banyak simbol yang bisa digunakan untuk membuat flowchart. Sejauh ini simbol flowchart
yang paling umum adalah persegi panjang, yang menandakan sebuah langkah proses. Jika
ada sesuatu yang bisa dijelaskan dengan kata kerja, maka itu mungkin langkah proses.

8
Sebagai Simbol berikutnya dalam gambar adalah berlian, yang mewakili sebuah titik
keputusan. Sebuah keputusan harus dijawab dengan "ya" atau "tidak". Simbol terminator
cukup sederhana gunakan "start" jika simbol menandakan dimulainya sebuah proses, dan
"akhir" atau "berhenti" pada titik akhir.
Simbol dokumen adalah persegi panjang dengan dasar bergelombang, seperti yang tercantum
dalam gambar menandakan contoh ketika sebuah dokumen dibuat sebagai keluaran dari
sebuah proses. Mungkin juga digunakan untuk menandakan kapan dokumen utama
ditambahkan ke sebuah proses, seperti saat sebuah dokumen sedang diambil dari sebuah file
dan ditambahkan ke paket informasi (seperti diproses pencatatan hutang dagang). Dalam
kebanyakan kasus, yang terbaik hanya menambahkannya ke sebuah bagan bila ada dokumen
multipart yang digunakan, dan flowchartnya bisa memperjelas siapa mendapatkan salinan
dokumen itu Teks yang dimasukkan ke dalam simbol ini seharusnya hanya mengidentifikasi
nama dokumen, seperti "Faktur Pelanggan (salinan merah muda)."
Konektor off-page adalah simbol persegi dengan ujung yang runcing. Ini adalah referensi
silang Itu menandakan pergeseran dalam flowchart ke flowchart lain, mungkin karena
keduanya diagram alur yang ada terlalu besar, atau secara logis terhubung dengan diagram
alur lainnya. Simbol ini juga dapat digunakan untuk menandakan keterkaitan yang masuk ke
dalam diagram alur.
Simbol untuk input data manual adalah persegi panjang yang garis atasnya miring ke arah
kanan (seperti yang ditunjukkan di gambar). Ini menandakan bahwa langkah sebelumnya
(biasanya sebuah proses) telah mengakibatkan masuknya data secara manual, mungkin ke
dalam sistem komputer. Simbol ini Sering bisa diganti dengan simbol proses karena aksi
tersirat pada kasus keduanya.
Simbol untuk display adalah representasi dua dimensi dari tabung sinar katoda, digunakan
hanya dalam kasus di mana aliran proses harus menggambarkan penyebaran informasi
pengguna dari terminal komputer. Dari simbol yang digambarkan di sini, sejauh ini yang
paling umum digunakan adalah prosesnya, keputusan, terminator, dan konektor off-page.
Simbol dokumen akan muncul dari Waktu ke waktu, namun simbol input / output untuk input
manual dan simbol display tidak digunakan lagi aturan umum saat menggunakan salah satu
simbol ini adalah untuk menjaga jumlah tipe yang berbeda sampai minimum absolut sehingga
pembaca bisa menafsirkannya aliran proses yang mereka wakili, dari pada menebak-nebak.

9
Aliran/Arus Flowchart
Setelah membahas jenis simbol untuk disertakan dalam diagram alir, langkah selanjutnya
adalah pahami tata letak umum dan aliran/arus diagram alur. Aliran umum informasi harus
dari atas ke bawah atau dari kiri ke kanan Diagram alur idealnya harus dilampirkan pada
seperangkat dokumen yang dicetak dalam mode potret, jadi diagram alur juga harus dalam
mode potret; ini berarti bahwa jumlah terbesar ruang pada halaman adalah dari atas ke
bawah, ini merupakan arah arus yang umum.
Kapan pun diagram alur berisi titik keputusan, akan ada sebuah aliran kedua yang menonjol
keluar dari satu sisi simbol keputusan. Arus kontinjensi ini bisa dipetakan ke kedua sisi aliran
utama, tergantung pada pertimbangan ruang umum prraktik cenderung menggesernya ke sisi
kanan flowchart (jika membangun top-down flowchart) atau di bagian bawah (jika
membangun bagan alur kiri ke kanan). Bila menggunakan simbol keputusan, jawaban "ya"
yang mengalir keluar dari simbol seharusnya umumnya mengikuti arus utama proses,
sementara jawaban "tidak" dilontarkan ke dalam kontinjensi di kedua sisi arus proses utama.
Jenis standardisasi ini memungkinkan pengguna untuk mengikuti diagram lebih mudah
sehingga menjadi terbiasa untuk selalu memiliki hasil positif terkait dengan arus proses
utama-jika ada perpaduan antara "ya" dan "tidak" menjawab arus utama, maka butuh waktu
lebih lama untuk memahami informasi yang terkandung dalam flowchart. Namun, jika
konvensi ini digunakan, maka harus diikuti 100% dari waktu, untuk pembaca yang terbiasa
dengan itu mungkin dengan mudah melewati sebuah titik keputusan dengan aliran proses
yang berbeda, yang dapat mengakibatkan transaksi yang salah.
Poin terakhir adalah hanya menangani tindakan dan keputusan dalam diagram alur dengan
mengurangi atau menghilangkan adanya simbol yang terkait dengan input, output, keputusan
yang jelas, atau Langkah proses tanpa aktivitas yang jelas, produk yang sangat efisien yang
jelas dan mudah dimengerti. Satu-satunya kasus di mana peraturan ini dapat diabaikan adalah
kapan Bentuk multipart digunakan, karena format flowchart bisa sangat berguna untuk
mencatat bentuk kemana salinan itu pergi ke penggunanya.

Contoh Prosedur Flowchart


Bagian ini berisi sejumlah contoh bagan alur untuk transaksi akuntansi umum, seperti hutang
dagang, tagihan, dan penerimaan kas. Ini sangat disederhanakan
format, namun dapat digunakan sebagai dasar untuk membangun diagram alur yang lebih
rinci yang akan lebih khusus lagi berlaku untuk transaksi dalam sistem akuntansi seseorang.

10
Di manapun mungkin, diskusi untuk setiap flowchart mencatat area yang dapat diperluas
saat mengubahnya agar sesuai dengan sistem sebenarnya perusahaan.
Gambar 2.3 berisi bagan alur fungsi hutang dagang. Bagian atas dari flowchart berkaitan
dengan pencocokan dokumentasi yang terkait dengan pembelian, sementara bagian bawah
mencakup pencetakan, penandatanganan, dan distribusi cek ke pemasok. Diagram alur
komprehensif juga bisa mencakup konektor off-page yang menunjukkan di mana berbagai
dokumen berasal dari yang sedang dibandingkan selama proses pencocokan.
Diagram alur juga dapat diperluas untuk menunjukkan apa yang terjadi jika faktur diterima
namun tidak diizinkan oleh siapapun dan harus ditolak.
Selain itu, langkah-langkah dapat ditambahkan yang berhubungan dengan berbagai jenis
tingkat tanda tangan yang dibutuhkan untuk pemeriksaan dengan ukuran berbeda. Mungkin
juga begitu diperlukan untuk menggambarkan penanganan bentuk pembayaran alternatif dan
otorisasi mereka, seperti uang tunai, transfer, atau pembayaran kliring otomatis (ACH).
Semua penambahan ini akan menghasilkan diagram alur yang jauh lebih besar, jadi mungkin
berguna untuk membaginya banyak diagram alur yang lebih kecil yang dihubungkan dengan
konektor off-page.
Gambar 2.4 menjelaskan transaksi penagihan biasa. Bagian atasnya menggambarkan
prosesnya dari verifikasi informasi faktur, sedangkan bagian bawah menggambarkan
bagaimana informasi ini diubah menjadi faktur versi yang lebih rinci juga harus mencakup
beberapa diskusi dari proses persetujuan untuk harga yang tidak biasa yang telah diberikan
kepada pelanggan juga sebagai bentuk invoice alternatif, seperti electronic data interchange
(EDI) atau menciptakan faktur pada titik pengiriman.
Gambar 2.5 menjelaskan prosedur penerimaan kas yang disederhanakan yang
mengasumsikan semua uang tunai diterima baik berupa cek maupun transfer ACH. Pada
kenyataannya, ada beberapa jenis penerimaan kas lainnya, seperti uang tunai over-the-
counter, pembayaran kartu kredit, penerimaan, atau transfer yang juga harus dijelaskan.
Karena ini meupakan area di mana selalu ada kemungkinan pencurian, mungkin ada
kebutuhan beberapa langkah tambahan yang bisa dijelaskan titik kontrol ekstra.
Diagram alir berikutnya Gambar 2.6 ini unik, karena menunjukkan penerapan penggunaan
paralel kegiatan selama proses penutupan laporan keuangan. Perhatikan bagaimana banyak
langkah penutup dapat sangat dikompresi dengan membelahnya menjadi aliran aktivitas yang
terpisah dan memungkinkan mereka berlari berdampingan. Hanya dalam satu kasus, di mana
informasi hutang dibayarkan ke dalam aktivitas aset tetap, apakah ada ketergantungan antara

11
rangkaian kegiatan yang terpisah. Ini adalah kasus yang jelas dimana penggunaan flowchart
membuat keseluruhan pemahaman sebagai serangkaian proses lebih mudah dipahami.
Pembelian adalah proses panjang yang mencakup banyak langkah, beberapa di antaranya
dapat ditambahkan ke Gambar 2.7 sampai pada presentasi yang lebih komprehensif. Diagram
alur yang ada menunjukkan arus permintaan resmi kepada staf pembelian, yang
menempatkan barang-barang besar untuk ditawar dan kemudian memesan. Tugas lain yang
bisa ditambahkan termasuk proses persetujuan untuk permintaan ulang, penggunaan katalog
online untuk memotong banyak langkah pembelian, dan penggunaannya dari kartu
pengadaan, ditambah arus proses yang berbeda yang digunakan untuk pesanan pembelian
selimut, belum lagi pengiriman pesanan pembelian oleh EDI. Mengingat jumlah yang besar
dari penambahan diagram alir ini, umumnya disajikan dalam format berlapis-lapis, dengan
banyak simbol konektor off-page yang menghubungkan kumpulan secara bersamaan.

12
Gambar 2.3 Flowchart Hutang Dagang (Account Payable)

13
Gambar 2.4 Flowchart Penagihan (Billing)

14
Gambar 2.5 Flowchart Penerimaan Kas (Cash Receipts)

15
Gambar 2.6 Flowchart Penutupan Laporan Keuangan (Financial Statement Clossing)

16
Gambar 2.7 Flowchart Pembelian (Purchasing)

17
18
FORMAT DARI PROSEDUR
Sebuah prosedur harus mengikuti format standar semaksimal mungkin sehingga set
informasi tambahan yang sama, seperti nomor yang terambil dan tanggal penerbitan, dapat
disertakan secara merata dalam semua dokumen. Hal ini memudahkan untuk meng-update
prosedur. Format prosedur standar ditunjukkan pada Tampilan 3.14. Tata letak ini
menunjukkan blok logo tempat logo perusahaan harus disalin ke dalam dokumen, dan juga
blok header di sudut kanan atas yang berisi kumpulan informasi identifikasi standar. area teks
utama berisi header singkat yang menjelaskan subjek prosedur, serta prosedur terperinci dan
beberapa informasi tambahan.

19
Dalam format yang ditunjukkan pada pameran 3.14, sebuah prosedur ditata sebagai
serangkaian tugas berurutan yang berurutan, menyelesaikan fungsi spesifik. sebuah prosedur
mendokumentasikan aliran data dan apa yang masing-masing menggambarkan area kerja
terhadap data tersebut untuk memprosesnya dan meneruskannya ke area kerja berikutnya. Ini
bukan deskripsi pekerjaan, garis besar pekerjaan, kebijakan, atau deskripsi formulir.
Bagian pertama dari prosedur ini adalah bagian header, yang mencakup kumpulan informasi
identifikasi standar.
Bagian narasi prosedur dimulai tepat di bawah blok header. Meskipun format
bagian ini dapat sangat bervariasi, pola narasi umum untuk prosedur adalah paragraf
pembuka di latar belakang subjek dan maksud prosedur. paragraf pertama dapat diberi label
latar belakang atau prosedur sekarang. paragraf ini diikuti dengan penjelasan rinci tentang
prosedur baru ini. Jika pengguna mungkin memerlukan informasi tambahan, buttom prosedur
dapat mencakup nama kontak atau nomor telepon yang akan dihubungi. Jika ada lampiran
pada prosedur, seperti diagram alir atau bentuk, maka akan dijelaskan pada akhir prosedur,
dan diidentifikasi menggunakan nama kepala tepat yang digunakan untuk lampiran. Kita juga
bisa memasukkan daftar distribusi yang mengidentifikasi departemen atau posisi dimana
prosedur harus dikirim.
empat contoh berikut menggambarkan bagaimana kebijakan dan prosedur umum
dikembangkan, dalam urutan informasi apa yang disajikan, dan kemungkinan distribusi dari
masing-masing, mereka juga menggambarkan fleksibilitas yang cukup besar dari sistem ini.

a) Contoh 1 : departemen penjualan reorganisasi


sebuah perusahaan menjual produk ke produsen peralatan asli (OEM), distributor grosir, dan
pengecer besar. Informasi ini dipaparkan sebagai background material pada awal proses
penulisan narasi.
Penjualan telah jatuh. Bagian selanjutnya dari prosedur ini menjelaskan tindakan apa yang
akan diambil untuk mengatasi masalah ini, dan bagaimana penerapannya. Ini termasuk
menyiapkan tim penjualan terpisah untuk setiap jenis pelanggan, yang memerlukan struktur
manajemen pendukung dan sistem kode akun yang berbeda untuk mencatat transaksi.
Prosedur ini juga dapat mencantumkan jenis laporan internal yang akan dihasilkan untuk
melacak sistem baru ini, dan kepada siapa laporan akan didistribusikan (mungkin pejabat
eksekutif, seluruh tenaga penjualan, dan manajer hutang).

20
b) Contoh 2 : Komite Perusahaan Baru
Format kebijakan dan prosedur digunakan untuk menggambarkan pembuatan anggaran baru
komite. Baris subjek akan membaca Komite Anggaran Baru. Paragraf pembuka menyatakan
tujuan panitia dan setiap manfaat yang diharapkan untuk memilikinya.
Badan dokumen akan menjelaskan bagaimana panitia terbentuk, posisi apa melayani di
atasnya, frekuensi dan lokasi pertemuan, dan output yang diharapkan. Distribusi ditujukan
kepada semua pejabat eksekutif dan manajer departemen. Pendekatan ini cukup berguna
dalam organisasi yang lebih besar dimana beberapa komite berfungsi secara reguler.

c) Contoh 3 : Pelepasan Informasi Keuangan


Organisasi mungkin menerima permintaan dari entitas luar, seperti agen pelaporan pers atau
kredit, untuk informasi keuangan. Terkadang orang yang menerima permintaan tersebut tidak
memenuhi syarat untuk memberikan informasi tersebut. Masalahnya dapat diatasi dengan
penggunaan pernyataan kebijakan yang mendefinisikan peraturan untuk melepaskan
informasi tersebut dan juga memberi nama posisi yang memenuhi syarat untuk melepaskan
informasi tersebut. Pelepasan Informasi Keuangan akan menentukan isi dari polis.
Paragraf pembuka akan menjelaskan masalahnya dan bagaimana hal itu dapat berdampak
negatif pada organisasi. Paragraf kedua, yang mungkin diberi label Kebijakan Pelepasan
Informasi Keuangan, akan menyiapkan prosedur di mana setiap karyawan yang menerima
permintaan informasi keuangan akan meneruskannya ke salah satu petugas yang berwenang
yang tercantum dalam prosedur tersebut. Mungkin ada informasi lebih lanjut mengenai
batasan spesifik pada jenis informasi tertentu, dan dalam keadaan seperti apa pengacara
hukum harus dilibatkan.
d) Contoh 4 : Laporan Penerimaan Baru
Masalah penerimaan potensial telah ditemukan, jadi prosedur penerimaan baru harus
dikeluarkan untuk mengatasi masalah tersebut. Perusahaan yang mengeluarkan prosedur ini
membeli sejumlah besar batang baja dan gulungan baja lembaran. Persediaan bahan baku
secara konsisten singkat, dan tinjauan terhadap prosedur yang ada menunjukkan bahwa
departemen penerima selalu mencatat bobot dari tag pabrik yang ditempelkan pemasok pada
setiap gulungan yang diterima. Solusinya adalah memasang timbangan di dermaga penerima,
timbangkan setiap item yang diterima, dan masukkan kedua bobot timbang dan hitung
bobotnya pada laporan penerimaan.
Paragraf latar belakang harus menjelaskan masalah mendasar kekurangan bahan baku dan
kemungkinan penyebabnya, dan bagian selanjutnya akan menjelaskan prosedur penimbangan

21
dan pelaporan yang direvisi, serta perubahan bentuk yang menciptakan ruang untuk
melaporkan bobot yang sebenarnya diterima. Distribusi untuk semua akuntan yang terlibat
dalam pengendalian persediaan, dan seluruh departemen penerima.
Begitu seperangkat prosedur telah dibuat, seseorang harus mengkategorikannya dalam master
prosedur indeks sehingga seseorang dapat dengan mudah menentukan prosedur apa yang
tersedia, kapan mereka diciptakan, di mana mereka dapat ditemukan, dan kepada siapa
mereka dikeluarkan.

LANGKAH-LANGKAH KERJA UNTUK MEMBELI PROSEDUR PROSEDUR


MANUAL
Membangun manual prosedur adalah proyek besar untuk semua tapi organisasi terkecil.
Langkah-langkah ini dirancang untuk memberikan struktur pada proses dan menciptakan
batasan mengenai jumlah prosedur yang dihasilkan, yang akan membuat organisasi tidak
terjebak dalam siklus pembuatan dan pembaruan prosedur tanpa henti.
1. Tentukan proyeknya. Masalah tunggal terbesar dengan konstruksi prosedur manual
adalah tidak ada yang tahu kapan harus berhenti. Sebagai gantinya, prosedur baru
terus mengalir dari semua bagian perusahaan untuk barang-barang yang paling biasa
dan tidak penting, menghasilkan sebuah manual besar yang tidak pernah benar-benar
selesai dan tidak pernah dikeluarkan. Untuk menghindari hal ini, sangat penting untuk
segera menentukan fungsi perusahaan yang prosedurnya akan (dan tidak akan)
dituliskan, dan juga membuat perkiraan kasar mengenai jumlah total prosedur yang
akan dihasilkan. Hal ini membuat proyek berada dalam batas-batas yang memberikan
harapan penyelesaian yang wajar.
2. Dapatkan sponsor proyek. Tidak ada proyek dengan ukuran apa pun yang pernah ada
kecuali ada seseorang di manajemen puncak yang cukup percaya dalam proyek untuk
mendukungnya melalui peperangan anggaran dan alokasi sumber daya perusahaan
langka lainnya. Posisi yang umumnya paling diminati dalam manual prosedur adalah
chief financial officer dan chief operating officer, sehingga orang-orang ini harus
didekati terlebih dahulu. Jika mereka tidak tertarik, pengendali juga dapat diterima,
walaupun orang ini cenderung kurang berpengaruh terhadap bagian lain perusahaan,
yang dapat menghasilkan sebuah manual yang hanya mencakup bidang akuntansi dan
keuangan.
3. Tentukan ukuran tim proyek. Satu-satunya barang lain yang dibutuhkan sebelum
mengajukan permintaan dana adalah menentukan ukuran tim proyek, karena biaya

22
utamanya adalah tenaga kerja. Untuk melakukannya, ambillah perkiraan jumlah
prosedur yang telah diperkirakan sebelumnya, kalikan dengan perkiraan jumlah jam
masing-masing, dan pertimbangkan persentase jumlah yang berlebihan, sehingga
menghasilkan perkiraan jumlah manhours untuk pekerjaan itu. Kemudian tentukan
rata-rata tingkat upah per orang, dan kalikan jumlah ini dengan jumlah taksiran jam
untuk menentukan jumlah biaya tenaga kerja. Mungkin juga perlu anggaran untuk
perjalanan ke lokasi perusahaan yang terpencil, juga ruang kantor untuk tim dan biaya
produksi dan distribusi manual.
4. Dapatkan anggaran yang disetujui. Hadirkan anggaran yang diusulkan melalui proses
anggaran yang biasa, dengan menggunakan sponsor proyek untuk mendapatkan
persetujuan bila diperlukan. Jika tingkat anggaran yang disetujui tidak mencukupi,
skalaikan kembali jumlah prosedur yang akan ditulis untuk mencerminkan jumlah jam
kerja yang tersedia. Jika pengurangan diperlukan, berikan umpan balik kepada
sponsor proyek mengenai ukuran manual yang dikupas agar tidak ada kejutan saat
akhirnya dikeluarkan.
5. Tentukan jumlah prosedur yang akan ditulis. Perkiraan umum dari jumlah
keseluruhan prosedur yang akan ditambahkan ke manual dilakukan pada awalnya,
namun sekarang saatnya untuk mengembangkan daftar prosedur utama. Untuk
melakukannya, setiap departemen harus dihubungi dan meminta daftar lengkap
prosedur yang mereka inginkan. Buat daftar semua prosedur ini bersama-sama dan
tentukan jumlah total dalam daftar. Hal ini hampir selalu jauh lebih banyak daripada
jumlah yang dianggarkan. Kemudian bekerja sama dengan manajer departemen untuk
membuang prosedur yang paling tidak penting. Ini bisa menjadi proses yang
memakan waktu; beberapa manajer akan berkeras untuk memiliki lebih dari pada
bagian prosedur mereka, jadi sponsor proyek harus turun tangan untuk memutuskan
departemen mana yang akan diberi lebih atau kurang dari pada prosedur yang adil.
Setelah selesai, harus ada daftar utama prosedur yang digunakan tim proyek sebagai
dasar untuk semua perencanaan masa depan.
6. Prioritaskan prosedurnya. Begitu daftar utama prosedur selesai, perlu untuk
menentukan mana yang paling penting. Meskipun semuanya bisa selesai, orang harus
selalu menyelesaikan serangkaian prosedur inti terlebih dahulu, jika dana terputus
sebelum proyek selesai atau ada kebutuhan untuk pelepasan prosedur sebelum
menyelesaikan semuanya. Kriteria untuk menetapkan kepentingan dapat sangat
bervariasi, seperti menentukan peringkat satu departemen di atas departemen lain jika

23
pekerjaan departemen dianggap lebih penting. Cara lain adalah menyelesaikan semua
prosedur yang berkaitan dengan siklus proses tertentu, seperti pemenuhan pesanan
atau pembelian, sehingga kegiatan tersebut benar-benar didokumentasikan.
Pendekatan yang umum adalah pendekatan politik, dimana setiap departemen
menerima alokasi prosedur; Meskipun belum tentu cara terbaik untuk
memprioritaskan prosedur, metode ini memungkinkan semua departemen untuk
berpartisipasi dalam proses pada waktu yang hampir bersamaan, yang meningkatkan
tingkat pembelian pengguna ke proyek dan memberikan kesempatan sukses yang
lebih baik secara keseluruhan.
7. Tetapkan garis waktu. Satu set tanggal jatuh tempo dan tonggak harus ditugaskan ke
proyek, untuk menetapkan batasan kapan pekerjaan diharapkan selesai. Misalnya,
harus ada jadwal tinjauan berkala untuk memastikan bahwa kemajuan prosedur dapat
diterima. Juga harus ada tonggak untuk menyelesaikan kelompok prosedur tertentu
(biasanya untuk kelompok yang mudah dikelompokkan, seperti oleh departemen atau
siklus proses).
8. Isu permintaan untuk prosedur yang ada. Berdasarkan daftar utama prosedur yang
diprioritaskan, kirimkan permintaan ke semua manajer departemen, mintalah yang
ada dokumentasi prosedur yang ditargetkan Informasi yang dikembalikan dapat
mencakup format prosedur berbasis kertas atau elektronik, dan mungkin dalam mode
teks atau grafis. Apapun formatnya, sebaiknya mengumpulkan sebanyak mungkin
informasi prosedural yang ada, karena ini merupakan landasan bagi wawancara
berikutnya dan, dalam banyak kasus, juga memberikan informasi lengkap bahwa
hanya ada sedikit pekerjaan tambahan, kecuali untuk memformat ulang materi ke tata
letak prosedur standar.
9. Lakukan wawancara awal. Dengan menggunakan dokumentasi yang telah
dikumpulkan sebelumnya, pergilah ke departemen yang memerlukan prosedur dan
dapatkan informasi tambahan melalui wawancara. Ini harus mencakup beberapa
wawancara bila memungkinkan sehingga seseorang tidak dapat hanya memverifikasi
informasi dengan orang yang berbeda, namun juga mewawancarai pewawancara
dengan benar untuk mencatat catatan tertulis pewawancara. Sebagai aturan umum,
wawancara pertama akan menghasilkan informasi prosedural yang salah, jadi
wawancara lanjutan diperlukan untuk meningkatkan tingkat akurasi informasi.
10. Kirimkan prosedur pendahuluan untuk ditinjau. Setelah prosedur selesai, kirimkan ke
manajer departemen untuk diperiksa. Orang-orang ini mungkin akan menyerahkan

24
dokumen tersebut kepada para ahli di dalam organisasinya yang paling dapat
menentukan apakah ada ketidakakuratan informasi. Akan sangat membantu untuk
menentukan terlebih dahulu jika karyawan lain juga harus meninjau prosedur
pendahuluan. Ini adalah titik kunci untuk prosedur yang digunakan oleh banyak
departemen - namun hanya ada satu pengguna yang mengulasnya tidak mencakup
keseluruhan pengguna yang mungkin. Selain itu, saat mengirim prosedur untuk
diperiksa, ada baiknya melampirkan formulir tinjauan kepada mereka, menjelaskan
bagaimana cara meninjau prosedur, dan juga bagaimana cara mencatat perubahan
pada dokumen. Juga harus ada dokumen kontrol untuk pelacakan saat prosedur
dikirim untuk diperiksa, dan juga saat diterima kembali dan siapa yang
memeriksanya. Dokumen ini sangat berguna untuk menentukan peninjau yang belum
mengembalikan dokumen sehingga tindak lanjut yang tepat untuk menyelesaikan
proses peninjauan dapat dilakukan.
11. Perbarui prosedur awal. Begitu prosedur telah ditinjau dan dikembalikan, masukan
perubahan ke dalam database prosedur. Langkah ini harus mencakup tinjauan
independen atas dokumen yang diperbarui oleh editor berpengalaman yang dapat
memverifikasi bahwa semua perubahan yang diperlukan telah dilakukan, serta
memastikan bahwa dokumen gunakan konvensi gramatikal yang benar. Juga harus
ada dokumen kontrol untuk tahap kerja ini, karena pembaruan prosedur dapat
dilakukan dalam jangka waktu yang lama (tergantung pada berapa lama waktu yang
diperlukan untuk memulihkan dokumen yang sedang dalam proses pemeriksaan), dan
beberapa pembaruan mungkin tidak terjawab. Dengan memeriksa secara teratur
dokumen kontrol, yang mencatat prosedur yang telah diperbarui, adalah hal yang
mudah untuk melacak dan memperbaruinya yang masih memerlukan pekerjaan ini.
12. Menyetujui prosedur Persetujuan harus dijaga seminimal mungkin. Kalau hanya
informasi akuntansi dilepaskan, persiapan tiga tahap dan sistem persetujuan umumnya
bekerja paling baik. Sistem terdiri dari originasi, editing untuk akurasi dan
konsistensi, dan persetujuan petugas. Originasi dilakukan paling baik di tingkat unit,
seperti oleh manajer penggajian, hutang, penganggaran, dan sebagainya. Pengontrol
kemudian harus meninjau rilis yang diusulkan untuk konsistensi dan akurasi.
Akhirnya, staf kepala keuangan harus meninjau kembali usulan pembebasan untuk
kemungkinan konflik hukum, serta konflik dengan prosedur segmen perusahaan
lainnya. Jika disetujui, prosedur dilepaskan untuk distribusi umum.

25
13. Merakit manual prosedur. Setelah prosedur disetujui, mereka harus diformat dengan
benar. Format yang khas mencakup logo perusahaan, tanggal prosedur, nomor
halaman, nomor versi, dan nomor indeks. Setelah prosedur diformat, penerbit harus
diberitahu berapa banyak salinan yang akan dicetak, yang didasarkan pada daftar
distribusi (lihat item berikutnya). Juga, jenis pengikat harus ditentukan, yang mungkin
termasuk sisipan pada tulang belakang dan penutup yang mencantumkan isinya.
Akhirnya, tergantung pada ukuran volume, mungkin berguna untuk menyertakan tab
indeks yang menggambarkan prosedur masing-masing departemen. Ada berbagai
macam harga, tergantung pada layout, jenis pengikat, sisipan, dan penggunaan warna,
jadi usahakan mencocokkan budget dengan pilihan yang dipilih.
14. Tentukan daftar distribusi prosedur. Setelah prosedur penulisan selesai, sekarang
saatnya untuk menentukan siapa yang harus menerima manual yang dihasilkan. Ini
bisa sesederhana mengeluarkan sejumlah manual untuk masing-masing kepala
departemen dan memberi mereka tanggung jawab untuk membagikan buku-buku
tersebut. Namun, hal ini cenderung menghasilkan distribusi dokumen berharga yang
tidak merata, jadi biasanya paling baik untuk menentukan, dengan bantuan dari
manajer departemen dan koordinator sumber daya manusia, apa judul pekerjaan harus
menerima manual prosedur. Pendekatan ini menjadikannya masalah sederhana untuk
mendistribusikan manual berdasarkan uraian tugas yang tercantum dalam database
sumber daya manusia. Hal ini juga diperlukan untuk menentukan bagian mana dari
manual yang masuk ke masing-masing penerima. Untuk manual yang sangat besar,
mungkin mencakup banyak pengikat, sangat mahal untuk mendistribusikan semua itu
kepada semua orang, terutama mereka yang tidak membutuhkannya. Dengan
demikian, daftar judul jabatan yang harus diikuti oleh manual juga harus mencakup
deskripsi tentang bagian dari manual mana yang akan dikirim.
15. Bagikan manual prosedur. Begitu prosedur pengikat tiba dari printer, menjadi
masalah sederhana untuk menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan manual
prosedur ke penerima, baik melalui surat antar kantor (jika ada satu lokasi) atau
layanan pos (jika ada banyak lokasi). Jika ada beberapa lokasi, mungkin perlu
memperbarui daftar distribusi (lihat langkah sebelumnya) dengan alamat surat untuk
setiap penerima. Semua surat harus menyertakan catatan yang meminta organisasi
penerima untuk mengembalikan pengikat jika penerima tidak lagi bekerja untuk
perusahaan sehingga dokumen mahal ini dapat digunakan di tempat lain.

26
16. Tentukan frekuensi review. Setelah prosedur awal pekerjaan dokumentasi selesai,
sekarang saatnya untuk menentukan seberapa sering proses tersebut harus diulang.
Integral terhadap pertanyaan frekuensi adalah dana yang tersedia, kemungkinan
kebutuhan akan prosedur baru tambahan (terutama jika bisnis ditambahkan yang tidak
terkait dengan hubungan yang ada), dan kebutuhan akan pembaruan yang cepat.
Faktor terakhir ini adalah yang paling penting jika sebuah perusahaan menggunakan
manual prosedurnya sebagai alat pelatihan bagi karyawan-jika prosedur sebenarnya
tidak lagi tercermin dengan benar dalam prosedur tertulis, pengikat tidak digunakan
lagi sebagai alat pelatihan. Siklus peninjauan yang khas setahun sekali, dengan
pembaruan yang lebih sering hanya jika departemen yang memerlukan pembaharuan
menunjuknya sebagai basis terburu-buru (yang dapat dibatasi dengan mengisi ulang
kerja terburu-buru kembali ke departemen peminta!).
17. Dapatkan persetujuan kelanjutan anggaran. Begitu frekuensi update prosedur telah
ditentukan, seseorang harus membuat perkiraan waktu dan biaya pendistribusian staf
yang akan dibutuhkan. Karena ini adalah dua driver biaya utama untuk proses ini,
maka merupakan masalah sederhana untuk menyusun permintaan anggaran untuk
tahun yang akan datang yang harus mencakup persyaratan proyek. Variabel utama
yang mungkin memerlukan peningkatan dana adalah permintaan untuk sejumlah
prosedur baru, lebih banyak penerima pengikat prosedur yang mahal, atau
penambahan anak perusahaan baru yang juga memerlukan prosedur baru untuk
menulis.
18. Tulis review proyek. Setelah proyek selesai dan permintaan anggaran dimilikinya
telah diajukan untuk tahun yang akan datang, ada satu langkah tersisa - untuk
meninjau keseluruhan proses dengan peserta untuk melihat apakah ada masalah
dengan proses yang terjadi yang dapat diperbaiki pada kesempatan berikutnya. Ini
adalah langkah yang sering diabaikan, karena setiap orang yang terlibat ingin beralih
ke pekerjaan lain. Namun, ini adalah langkah penting untuk mengurangi pekerjaan
yang dibutuhkan untuk menghasilkan prosedur berkualitas bila waktu staf yang
berharga dapat digunakan di tempat lain, dan biaya dapat diturunkan di masa depan.
Singkatnya, tinjauan proyek yang ditinjau dan didokumentasikan dengan teliti
merupakan cara terbaik untuk memberikan rekomendasi kepada tim proyek
berikutnya yang ditugaskan untuk memperbarui prosedur, sehingga prosesnya
menjadi lebih mudah dan lebih murah di masa depan.

27
SUGGESTED LIST PROCEDURES (DAFTAR PROSEDUR YANG DI SARANKAN)
Prosedur yang tepat dipilih akan tergantung pada hal kritis dalam bisnis tertentu, serta
seberapa hal yang dibutuhkan sebagai titik kontrol. Jumlah sumber daya yang terdapat dalam
suatu perusahaan menjadi penting karena proporsi total waktu yang diambil oleh seorang
karyawan untuk menyelesaikannya. Dengan demikian prosedur yang dipilih untuk
dimasukkan dalam manual prosedur akan sangat dirasakan oleh perusahaan.
Siklus akuntansi menunjukkan prosedurakuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses
pencatatan/pengolahan akuntansinya. Siklus akuntansi dibagi menjadi:
1) Siklus pendapatan
2) Siklus pengeluaran kas
3) Siklus konversi
4) Siklus manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)
5) Siklus buku besar dan laporan keuangan

Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualan otorisasi
kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas.
Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas mulai dari proses pembelian
sampai ke proses pembayaran. Siklus konversi merupakan siklus produksi mulai dari bahan
mentah sampai ke barang jadi. Siklus manajemen Sumber Daya Manusia melibatkan
prosedur penggajian. Siklus buku besar danpelaporan keuangan berupa prosedur pencatatan
dan perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan yang
datanya diambil dari bukubesar.
Daftar singkat dari prosedur yang lebih umum dapat digunakan sebagai dasar manual
prosedur, yaitu:
A. Kas
Dalam aktivitas yang berkaitan secara garis besar dapat dibagi menjadi, yaitu penerimaan dan
pengeluaran kas. Penerimaan kas adalah kas yang diperoleh baik berupa uang tunai maupun
surat berharga yang berasal dari transaksi. Penerimaan kas dari penjualan tunai harus segera
menyetor ke bank dan dapat melalui transaksi kartu kredit. Transaksi penerimaan kas
mengakibatkan asset yang dimiliki oleh perusahaan berupa kas bertambah.
Sedangkan, Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Menurut Baridwan (2009:187) yang
dimaksud dengan prosedur pengeluaran kas adalahprosedur pengeluaran cek untuk melunasi
utang yang disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut.Sistem akuntansi pokok yang
digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas menurut Mulyadi (2010:509) adalah sistem

28
pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem
dana kas kecil.Dari dua pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa
sistempengeluaran kas dalah sistem pengeluaran uang dengan cek atau dengan tunai untuk
melunasi utang perusahan.
Berikut beberapa aktvitas kas yang disarankan :
a) Memproses penerimaan kas
b) Memproses pembayaran menggunakan kartu kredit
c) Rekonsilias bank statement dengan saldo buku perusahaan
d) Rekonsiliasi petty cash

B. Laporan Keuangan
Pada dasarnya tujuan laporan keuangan adalah untuk menyediakan informasi yang
menyangkut posisi keuangan, kinerja, serta perubahan posisi keuangan suatu perusahaan
yang digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan oleh pemakainya.
Berikut beberapa aktvitas laporan keuangan yang disarankan:
a. Menutup hutang pajak penghasilan
b. Menutup untuk gaji yang belum dibayarkan
c. Menutup untuk biaya garansi
d. Menghitung earning per share
e. Menghitung biaya overhead
f. Menjurnal transaksi
g. Membuat anggaran
h. Menghitung accruals
i. Memasukan anggaran ke laporan keuangan

C. Financing (Pendanaan)
Siklus pendanaan adalah siklus transaksi yang berhubungan dengan kegiatan pendanaan, baik
dalam bentuk utang jangka pajang maupun dalam bentuk penerbitan saham.
i. Mengeluarkan saham
ii. Membayar dividen
iii. Membayar tagihan hutang
iv. Menyiapkan rencana anggaran
v. Memproses letter of credit

29
vi. Transaksi utang jangka panjang ke bank atau lembaga keuangan lain, serta
penggunaan aset tetap sebagai jaminan utang.
vii. Transaksi angsuran periodik dan pembayaran bunga utang jangka panjang.
viii. Transaksi penyesuaian beban/utang bunga pada akhir periode akuntansi.
ix. Transaksi utang leasing.
x. Transaksi penyesuaian beban/utang bunga atas utang leasing pada akhir periode
akuntansi.
xi. Transaksi utang obligasi, dijual dengan premium atau dengan diskonto.
xii. Transaksi pembayaran bunga obligasi dan amortisasi premium atau diskonto obligasi.
xiii. Transaksi penyesuaian beban/utang bunga obligasi pada akhir periode akuntansi.
xiv. Transaksi pelunasan utang obligasi.

D. Fixed asset :
Aktiitas dalam aset tetap adalah perolehan aset tetap, penjualan aset tetap, cara menghitung
depresiasi dan nilai buku daro aset tetap tersebut, sehingga inilah beberapa prosedur yang
disarankan dalam aset tetap :
1) Menghitung depresiasi aset tetap
2) Menghitung persediaan aset tetap
3) Memasukan pembayaran aset tetap
4) Mengevaluasi pembelian modal
5) Mencatat kerugian atau keuntungan dari penjualan aset tetap

E. Persediaan dan Pembelian


Siklus Persediaan dan Pergudangan merupakan siklus yang unik karena berhubungan dengan
siklus transaksi lainnya. Untuk perusahaan manufaktur, bahan baku masuk ke siklus
persediaan dan pergudangan melalui siklus akuisisi dan pembayaran, sedangkan tenaga kerja
langsung masuk melalui siklus pengajian dan personalia, dan siklus berakhir saat barang
dijual pada siklus penjualan dan penagihan. Berikut prosedur yang disarankan dalam
persediaan dan pembelian :
a) Menghitung Siklus inventaris
b) Menghitung Persediaan fisik
c) Pembelian di bawah perhitungan kuantitas pesanan ekonomi.
d) pembelian alat dan perlengkapan kecil.
e) Menerima pengiriman dari pemasok yang tidak memenuhi syarat.

30
f) Menerima pengiriman dari pemasok yang memenuhi syarat.
g) Melacak transaksi memo.

F. Payroll
Siklus Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang
terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.
a. Menghitung pajak gaji.
b. Proses transaksi penggajian.
c. Perbarui File Induk Penggajian
d. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
e. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
f. Mempersiapkan Penggajian
g. Membayar Gaji
h. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
i. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
j. Ringkaskan timesheets.

G. Pembayaran
Siklus pembelian dan pembayaran menyangkut pengambilan keputusan dan proses untuk
mendapatkan barang dan jasa untuk menyelenggarakan suatu bisnis. Siklus biasanya di awali
dengan pembuatan permintaan pembelian untuk mengajukan permintaan pembelian, dan
diakhiri dengan pembayaran utang susaha yang timbul dari pembelian tersebut.
1) Pembelian Tunai
2) Pembelian Kredit
3) Pembayaran Uang Muka Pembelian
4) Potongan Pembelian
5) Retur Pembelian
6) Pelunasan Utang
7) Menghitung komisi
8) Menghitung royalty
9) Menghitung pajak penjualan
10) Mencocokan penerimaan, pembelian dan dokumen di supplier
11) Dapatkan otorisasi untuk akuisisi pesanan non-pembelian.

31
12) Proses cek cek manual.
13) Tinjau penggantian biaya.
14) Cek kosong

H. Penjualan
Siklus penjualan dan penagihan melibatkan keputusan dan proses yang dibutuhkan untuk
transfer kepemilikan dari barang dan jasa kepada pelanggan setelah barang-barang tersebut
tersedia untuk dijual.

Hal ini diawali dengan permintaan permintaan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan
konversi bahan atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya menjadi kas .
1. Otorisasi piutang penjuala tak tertagih.
2. Billings untuk karyawan.
3. Perhitungan penyisihan cadangan piutang tak tertagih.
4. jatuh tempo.
5. Membuat faktur pelanggan
6. memberikan kredit kepada pelanggan.
7. mencatat hasil penjualan.
8. mencatatat penjualan skrap.

I. Lainnya :
Melakukan review terhadap proses akuisisi
Daftar sebelumnya hanya untuk departemen akuntansi, tapi juga akuntan mungkin juga
diminta untuk menyiapkan prosedur untuk departemen lain. Tetapi akan mencakup begitu
banyak bidang fungsional sehingga sulit untuk menentukan di mana untuk memulai.
Berikut ini adalah daftar contoh, diurutkan berdasarkan area fungsional, dari prosedur yang
paling umumyang mungkin diperlukan dalam manual prosedur untuk kebanyakan
perusahaan. Ini hanya intiProsedur; Prosedur tambahan akan dibutuhkan berdasarkan
persyaratan khususmasing perusahaan, yang ditentukan terutama oleh struktur organisasi dan
industri di mana ia berada.
J. Administrasi
i. Perbaikan fotokopi dan faks
ii. Memesan perlengkapan kantor
iii. Manajemen penerimaan

32
iv. Sistem komputer
v. Pengolahan batch harian
vi. Pemeliharaan database
vii. Pembersihan database
viii. Penyiapan e-mail
ix. Pemeliharaan kata sandi
x. Pemrograman permintaan pengolahan
xi. Pulihkan dari cadangan
xii. Sistem cadangan
xiii. Pemeliharaan sistem keamanan

K. Engineering (Teknik)
Siklus dalam engineering dari mengidentifkasi kebutuhan, dilanjutkan dengan desain dan
pengembangan, mengoprasikan pengembangan dan evaluasi.
a. Pembuatan dan pemrosesan Bill of Material
b. Mengubah biaya standar
c. Perubahan tanggal efektifitas
d. Pemberitahuan perubahan teknik
e. Penomoran dokumen teknik
f. Penyimpanan dokumen teknik
g. Prioritas proyek
h. Pelacakan proyek
i. Urutan kerja order

L. Sumber daya manusia


Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan,
pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi
setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus
dengan modus batch.
1) Database karyawan
2) Pembuatan jadwal training
3) Pemberitahuan kenaikan / pemberitahuan gaji terakhir
4) Proses penggantian asuransi jiwa

33
5) Penggantian asuransi kesehatan

M. Logistik
Manajemen Logistik adalah kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan
pengawasan terhadap pengelolaan (siklus) logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi
dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Adapun yang dimaksud dengan Siklus Logistik yaitu suatu perputaran dari segala kegiatan
yang meliputi proses perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan distribusi,
pemeliharaan, penghapusan serta pengendalian terkait logistik dalam perusahaan agar
persediaan (inventory) selalu tersedia dan terkelola dengan efektif dan efisien.
1. Perencanaan kapasitas
2. Penghitungan siklus
3. Pemeliharaan lokasi stok lantai
4. Master jadwal pemeliharaan
5. Penjadwalan master
6. Bahan kembali ke pemasok
7. Membuka, meninjau, dan menutup perintah
8. Pesanan masuk
9. Jumlah persediaan fisik
10. Penerimaan penerimaan produk
11. Penjadwalan produksi
12. Order pembelian
13. Pembelian untuk prototype
14. Menyelesaikan konflik penjadwalan
15. Kembali ke pemasok
16. Menjalankan laporan kebutuhan material
17. Scrap reporting
18. Pengiriman barang
19. Catatan master pemasok, menambahkan
20. Pertemuan perencanaan mingguan

N. Produksi
Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang
terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

34
a. Permintaan pemeliharaan mesin
b. Perawatan pencegahan mesin
c. Daftar check-out mesin mati
d. Daftar checkout mesin startup
e. Pemeliharaan prosedur on-call
f. Scrap reporting
g. Penjadwalan produksi

O. Quality Assurance
Quality Assurance (QA) bertanggung jawab untuk memastikan produk atau jasa memenuhi
standar yang ditetapkan termasuk keandalan, kegunaan, kinerja dan standar kualitas umum
yang ditetapkan oleh perusahaan.
a) Laporan tindakan korektif
b) Inspeksi pertama dan terakhir
c) Kalibrasi peralatan inspeksi
d) Kontrol peralatan inspeksi
e) Kontrol material tidak sesuai
f) Menempatkan produksi pada status hold
g) Pemeliharaan catatan kualitas
h) Menerima barang yang dikembalikan
i) Retensi sampel
j) Penyimpangan sementara

P. Penjualan
Siklus penjualan dan penagihan melibatkan keputusan dan proses yang dibutuhkan untuk
transfer kepemilikan dari barang dan jasa kepada pelanggan setelah barang-barang tersebut
tersedia untuk dijual.
Hal ini diawali dengan permintaan permintaan oleh seorang pelanggan dan diakhiri dengan
konversi bahan atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya menjadi kas .
a) Manajemen perkiraan
b) Pemeliharaan harga buku
c) Perubahan harga
d) Ingat pemberitahuan
e) Peramalan penjualan

35
PENGGUNAAN LAINNYA UNTUK PROSEDUR MANUAL
Bagian akuntansi bukan satu-satunya fungsi perusahaan yang dapat memperoleh
keuntungan dari penggunaan manual prosedur yang dibuat dengan benar dan dipelihara. Hal
ini juga berguna dalam situasi dimana operasi departemen bisa mendapatkan keuntungan dari
serangkaian prosedur yang dilakukan secara konsisten. Contoh dari area tersebut adalah
departemen Sistem Informasi Manajemen (yang memerlukan panduan pengolahan data untuk
mencakup masalah seperti backup sistem, perencanaan pemulihan bencana, dan pembuatan
laporan terjadwal yang tepat waktu) dan departemen Sumber Daya Manusia (yang
memerlukan panduan manual untuk menangani semua manfaat terkait karyawan, masalah
keamanan, dan masalah disipliner).

AKUNTANSI UNTUK IMBALAN PASCA KERJA


Cakupan
Kebijakan ini menetapkan perlakuan akuntansi untuk manfaat yang diantisipasi bagi
karyawan lama atau tidak aktif, penerima manfaat mereka, dan tanggungan yang tercakup.
pasca kerja mengacu pada periode setelah masa kerja namun sebelum pensiun. manfaat dapat
dibayarkan sebagai akibat dari PHK, kecelakaan kerja, kematian, atau kejadian lainnya dan
dapat segera dibayarkan saat penghentian pemberian pinjaman aktif atau selama jangka
waktu tertentu.
Manfaat tersebut termasuk namun tidak terbatas pada kelanjutan gaji, tambahan tunjangan
pengangguran, tunjangan pesangon, tunjangan terkait cacat (termasuk kompensasi pekerja),
pelatihan kerja dan konseling, dan kelanjutan tunjangan seperti perawatan helind dan asuransi
jiwa.

Kebijakan
IDEAl LLPs menerapkan kebijakan untuk mengakui imbalan pasca kerja sesuai dengan
GAAP. Imbalan pasca kerja pegawai dan kewajiban perusahaan harus diakui pada kondisi
tertentu terpenuhi agar karyawan menerima kompensasi untuk ketiadaan di masa depan.
SFAS no 43 yang mengatur tentang akuntansi untuk kehilangan kompensasi
menginstruksikan pemberi kerja harus mengakui kewajiban karyawan untuk kompensasi
masa depan yang tiada. Jika semua kondisi dibawah ini terpenuhi:
1. Kewajiban pemberi kerja yang berkaitan dengan hak karyawan untuk menerima
kompensasi atas ketidakhadiran di masa depan disebabkan oleh layanan purna jual
yang telah diberikan

36
2. Kewajiban berkaitan dengan hak memberi (pemberi kerja memiliki kewajiban untuk
membuat pembayaran) atau mengakumulasikan.
3. Pembayaran kompensasi memungkinkan
4. Jumlah tersebut dapat diperkirakan secara wajar
Jika pemberi kerja menemukan kondisi a,b,c dan tidak mengakui kewajiban karena
kondisi d tidak terpenuhi maka faktanya harus diungkapkan. Jika kondisi diatas tidak
terpenuhi , diperkirakan kerugian kontinjensi harus diakui sebagai biaya dan kewajiban jika
kedua kondisi dibawah ini terpenuhi:
1. Adanya informasi sebelum penerbitan laporan keuangan yang menunjukkan bahwa
besar kemungkinan aset telah mengalami gangguan atau kewajiban telah terjadi.
2. Jumlah kerugian bisa terukur dengan wajar. Jika jumlahnya tidak wajar maka harus
diungkapkan dalam catatan atas laporna keuangan.
Imbalan pekerja untuk pekerja yang hadir atau tidak hadir atau cuti tidak termasuk dalam
imbalan pasca kerja.
Prosedur
Perwakilan dari sdm, hokum dan keuangan harus menyetujui semua rencana imbalan pasca
kerja dan penawarannya. Dampak keuangan harus dipertimbangkan dalam rencana anggaran
area bisnis. Tidak ada yang harus dikomunikasikan kepada karyawan tanpa sdm, hokum, dan
kebijakan keungan.
Begitu manfaat pasca kerja diketahui, rinciannya harus dievaluasi sesuai dengan kriteria yang
tercantum diatas. Jika diperlukan akrual untuk imbalan pasca kerja maka harus dihitung dan
diposkan untuk periode di mana biaya dikeluarkan dan kewajiban tersebut direalisasikan.
Akrual harus disiapkan sesuai dengan kebijakan akrual.
Dokumentasi umtuk mendukung perhitungan dan entri jurnal akrual harus dijaga sesuai
dengan kebijakan dan prosedur jurnal entry. Dokumentasi harus mencakup tetapi tidak
terbatas pada:
1. Nama setiap karyawan dan kontak terkait atau informasi identifikasi
2. Deksripsi jenis imbalan pasca kerja dan persyaratan dan ketentuan.
3. Persetujuan dari sdm, hokum, dan departemen keuangan
4. Durasi dari program imbalan, termasuk antisipasi tanggal dimulai dan berakhirnya
5. Nilai perkiraan untuk imbalan pasca kerja, termasuk asumsi dengan kemungkinan
bahwa kondisinya akan dipenuhi.
6. Nilai sekarang dari perkiraan nilai imbalan pasca kerja.

37
SDM harus meneruskan atau menyediakan daftar karyawan imbalan pasca kerja yang
disetujui untuk digaji. Imbalan pasca kerja akan jatuh tempo dan dilunasi untuk pembayaran,
bagian penggajian harus memastikan bahwa karyawan telah disetujui untuk menerima
manfaatnya
Akuntansi untuk imbalan pascakerja harus termasuk jurnal entry untuk penggajian/ beban
gaji dan cadangan imbalan pasca kerja. Cadangan harus direduksi saat karyawan mulai
mengupulkan imbalan pasca kerja.

Kontrol/area tanggung jawab


Penggajian harus diinformasikan ketika ada perubahan status kompensasi aktif.
Termasuk perubahan kompesasi dan status. Area bisnis sdm, hokum, dan keungan harus
meninjau dan setiap pos unutk mendapatkan imbalan sebelum mengajukan proposal ke sdm
dan keungan untuk mendapatkan otorisaasi dan persetujuan. Akun harus direkonsiliasi sesuai
dengan kebijakan rekonsiliasi rekening.

AKUNTANSI UNTUK RESTRUKTURISASI DAN REORGANISASI

Cakupan
Kebijakan ini berlaku untuk semua unit bisnis dan anak perusahaan di seluruh dunia,
dan berkaitan dengan aktivitas restrukturisasi dan reorganisasi.biaya yang terkait dengan
aktivitas keluar, termasuk biaya pemutusan hubungan kerja, biaya yang dikeluarkan untuk
menghentikan kerjasama sewa dan biaya untuk mengkonsolidasikan sewa, fasilitas atau
relokasi pegawai diatur dalam kebijakan ini.
Kegiatan ini dimulai bersamaan dengan entitas yang baru diakuisisi dalam kombinasi
bisnis atau terkait dengan pelepasan properti, pabrik dan peralatan diatur oleh standar
akuntansi yang berbeda termasuk dalam kebijakan tersendiri (mengacu pada kebijakan dan
prosedur penggabungan usaha, konsolidasi dan aktiva tetap).

Kebijakan
IDEAl LLPs menerapkan kebijakan untuk mengatur tentang restrukturisasi dan
kewajiban reorganisasi sesuai dengan akuntansi yang berlaku umum (GAAP). Menurut
GAAP. sebuah panitera kelayakan untuk mengakui kewajiban restrukturisasi dan reorganisasi
timbul saat ada kewajiban saat ini. Kewajiban saat ini dianggap sebagai transaksi atau
kejadian transfer terjadi yang membuat entitas sedikit atau tanpa keleluasaan untuk

38
menghindari masa depan atau penggunaan aset untuk menyelesaikan kewajiban. Akuntansi
Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan semua aktivitas restrukturisasi dan
reorganisasi diakui dan dicatat sesuai dengan GAAP.

Latar Belakang/Literatur Akuntansi


Sesuai SFAS No. 146, "Akuntansi Biaya yang Terkait dengan Kegiatan pelepasan berlaku
untuk biaya yang terkait dengan aktivitas pelepasan. Hal ini mensyaratkan bahwa kewajiban
untuk biaya yang terkait dengan aktivitas pelepasan harus diakui pada saat kewajiban tersebut
terjadi. Statement ini juga menetapkan nilai wajar sebagai tujuan untuk mengukur tingkat
awal biaya tipikal yang terkait dengan rencana keluar termasuk namun tidak terbatas pada:
1. Biaya pelepasan kontrak
2. Biaya pelepasan lainnya
3. Manfaat Pemberhentian Sehari-hari

Manfaat penghentian waktu


Manfaat pelepasan adalah tunjangan yang diberikan kepada, karyawan saat ini yang tidak
sadar periode yang ditentukan di masa depan. penghentian yang berlaku untuk tanggal yang
ditentukan pada tanggal penghentian Manfaat satu kali ada dan kewajiban harus diakui saat
karyawan merencanakan semua kriteria berikut dan telah dikomunikasikan ke (yang mungkin
juga disebut sebagai tanggal): Sesuai dengan Otorisasi:
Delegasi Otorita tingkat manajemen yang tepat menyetujui dan berkomitmen untuk
melakukan restrukturisasi dan rencana reorganisasi serta dampak penghentian yang
terkait.
Rencananya secara khusus mengidentifikasi jumlah karyawan yang akan diakhiri.
klasifikasi pekerjaan atau fungsi, lokasi mereka, dan tanggal penyelesaian yang
diharapkan. Catatan: individu tertentu tidak perlu diidentifikasi,
Rencana menetapkan persyaratan pengaturan manfaat secara memadai sehingga
memungkinkan karyawan menentukan jenis dan jumlah manfaat yang akan mereka
terima jika dihentikan sementara
Tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana menunjukkan bahwa tidak
ada perubahan signifikan terhadap rencana yang mungkin terjadi atau rencana akan

39
ditarik. Hubungi bagian keuangan perusahaan jika Anda tidak yakin apakah Anda
memiliki perubahan signifikan

Pengakuan dan Pengukuran Kewajiban Imbalan Satu Waktu


Waktu dan pengukuran kewajiban untuk penghentian satu kali imbalan kerja apakah
karyawan diwajibkan untuk memberikan layanan sampai mereka terininasi untuk menerima
tunjangan bangsa tertmi dan. jika begitu. apakah karyawan akan dipertahankan untuk
memberikan layanan di luar periode retensi mini, yang tidak akan melebihi periode
pemberitahuan hukum atau 60 hari tanpa pemberitahuan hukum.
Jika karyawan berhak menerima pesangon pemutusan kontrak kerja terlepas dari
kapan mereka memilikinya, kewajiban atas pesangon pemutusan kontrak kerja harus
diakui dan diukur pada nilai wajar pada tanggal komunikasi.
Jika karyawan diminta untuk memberikan layanan sampai diakhiri untuk menerima
pesangon pemutusan kontrak kerja dan akan dipertahankan untuk memberikan
layanan kepada periode retensi minimum, kewajiban atas pesangon pemutusan
kontrak kerja harus diukur pada tanggal komunikasi berdasarkan nilai wajar
kewajiban pada tanggal terminasi. Tanggung jawabnya harus diimbangi secara merata
atas oeriod layanan masa depan.

Perubahan yang dihasilkan dari revisi terhadap waktu atau jumlah taksiran arus kas selama
masa kerja yang akan datang harus diukur dengan menggunakan tingkat bebas risiko eredit
yang semula digunakan untuk mengukur pertanggungjawaban yang dimulai. Perlakuan
kumulatif dari perubahan tersebut harus dilakukan kembali.

Biaya Pemutusan Kontrak


Biaya penghentian kontrak dalam (1) biaya untuk mengakhiri kontrak sewa) jangka akhir
atau (2) akan terus terjadi berdasarkan kontrak untuk sisa biaya yang dikeluarkan tanpa
manfaat ekonomis bagi entitas.
Sesuai dengan persyaratan kewajiban kontrak untuk biaya untuk mengakhiri kontrak sebelum
akhir masa jabatannya diakui dan diukur pada nilai wajarnya pada saat entitas mengakhiri
kontrak.
kewajiban atas biaya yang akan terus dikenakan berdasarkan kontrak untuk sisa jangka waktu
dengan manfaat ekonomi dari entitas harus diakui dan diukur pada nilai wajarnya jika entitas

40
tersebut berhenti menggunakan hak yang disampaikan kepadanya oleh kontrak (yaitu,
berhenti menggunakan "tanggal)

Biaya Terkait Lainnya


Biaya lain yang terkait dengan kegiatan keluar atau pembuangan meliputi, namun tidak
terbatas pada, biaya untuk fasilitas penukaran dan relokasi pegawai. Kewajiban atas biaya
lain yang terkait dengan kegiatan pemadanan keluar atau penutupan atau pembuangan harus
diakui dan diukur pada nilai wajarnya dimana kewajiban tersebut timbul pada umumnya pada
saat barang dan jasa yang terkait dengan kegiatan tersebut diterima.

Prosedur
Restrukturisasi organisasi peluang dapat menjadi bagian dari inisiatif perusahaan atau lokal
bila diketahui, dampak dan manfaat bisnis dapat disusun dan disiapkan kemungkinan
kegiatan restrukturisasi sebagai bagian dari proses peramalan perencanaan keuangan.
Rencana keluar harus dikembangkan dan disetujui oleh unit bisnis bersamaan. dengan dan
menyetujui hal - hal sebagai berikut:
Sumber Daya Manusia, yang menghitung pesangon pemutusan hubungan kerja untuk
karyawan yang terputus.
Layanan Korporat (misalnya Fasilitas Korporat Real Estat dan fixed yang menentukan
biaya pemutusan kontrak dan, jika ada, biaya untuk menutup fasilitas dan / atau
merelokasi karyawan. Perbaikan prasarana yang ada sehubungan dengan fasilitas
sewa yang dihentikan diperlakukan sebagai aset bermasalah dan harus termasuk
dalam ketentuan
Legal, yang memberikan nasehat dan nasihat mengenai dampak lokal dan korporasi
serta risiko
Komunikasi, yang memberikan panduan bagaimana berkomunikasi dengan karyawan
dan Pajak Perusahaan publik diberitahukan secara inorder untuk mengidentifikasi
implikasi pajak dan jika diperlukan.
Menangani peraturan pajak daerah. Transaksi Perusahaan dan Transaksi antar
perusahaan harus diberitahu tentang pembayaran kepada / dari Perusahaan atas nama
unit bisnis internasional.
Corporate Treasury harus diberitahukan ke rekening dan otorisasi tanda tangan untuk
memperbarui bank Tinjauan Akuntansi

41
Perusahaan adalah menghitung dan mengklasifikasikan rencana keluar untuk
menentukan apakah biaya penghentian sesuai dengan Pelaporan Perusahaan GAAP
AS
Laporan perusahaan yang sesuai dengan pengungkapan akuntansi yang sesuai Sesuai
dengan jadwal Otoritas dan otorisasi.

Sesuai dengan pendelegasian autoritasdan jadwal kebijakan dan persetujuan dari


bidang bisnis Perusahaan yang tercantum di atas, unit bisnis menyajikan rencana termasuk
justifikasi bisnis dan analisis manfaat biaya untuk Eksekutif dan Kepemimpinan Senior
Direksi. Ketika disetujui, Akuntansi perusahaan menetapkan restrukturisasi dan reorganisasi
yang disetujui, Korporasi dalam catatan Akuntansi Perusahaan. Unit bisnis mengumpulkan
biaya restrukturisasi dan reorganisasi yang berlaku dalam akun pengeluaran yang ditentukan.
Akuntansi Perusahaan meninjau akun pengeluaran bulanan dan reklasifikasi tagihan yang
sesuai sebagai rekening cadangan.
Akuntansi Perusahaan juga bertanggung jawab untuk mendamaikan cadangan setiap bulan
untuk mendapatkan dan memelihara dokumentasi untuk semua biaya yang masuk ke dalam
cadangan. Pada penyelesaian reorganisasi dan restrukturisasi, cadangan ditutup

Kontrol/Area Tanggung Jawab


Unit Bisnis bertanggung jawab untuk menyiapkan analisis dampak bisnis,
merestrukturisasi biaya reorganisasi dan mendapatkan persetujuan manajemen yang
diperlukan. Akuntansi Perusahaan mendamaikan cadangan setiap bulan sesuai dengan
kebijakan dan prosedur Rekonsiliasi.

SALES COMPENSATION : EXPENSE, ACCRUAL, RECONCILIATION


Memilih rencana kompensasi penjualan merupakan keputusan penting untuk dibuat
bagi organisasi manapun. Rencana yang tepat akan cukup memotivasi orang-orang pada
bagian penjualan untuk membantu manager mencapai keseluruhan tujuan bisnis perusahaan
tanpa membahayakan profitabilitas perusahaan.
Semua insentif Pendapatan dan non pendapatan akan dibayarkan sesuai dengan
rencana kompensasi individu dari perwakilan penjualan. Insentif berbasis pendapatan akan
dibayarkan atas pendapatan yang diakui sesuai dengan U.S Prinsip Akuntansi yang Berlaku
Umum (GAAP).

42
Karyawan yang memenuhi syarat harus menyetujui dan menandatangani rencana kompensasi
penjualan mereka dan mengembalikannya ke Administrasi Komisi Penjualan sumber daya
manusia (SDM) paling lambat pada akhir kuartal pertama atau dalam 30 hari kerja. Jika
rencana yang ditandatangani dan disetujui tidak diterima, komisi mungkin tidak dianggap
diterima dan oleh karena itu dapat dibatalkan.
Namun, tidak ada satu pun rencana kompensasi yang sesuai dengan selera. Setiap pemilik
bisnis perlu mempertimbangkan berbagai faktor saat menentukan bagaimana
mengkompensasi karyawan penjualan, termasuk industri, ukuran perusahaan, siklus
penjualan, dan banyak lagi.
Untuk membantu memastikan bahwa perusahaan merancang rencana kompensasi yang
terbaik untuk perusahaan dan khususnya departemen penjualan, Berikut cara pilihan yang
berbeda untuk menjadi pertimbangan.
1. Straight Salary
Rencana kompensasi penjualan straight salary ini tidak terlalu umum, tapi memang ada
tempat di beberapa organisasi yang menerepakannya. Dengan jenis struktur ini, Anda akan
membayar orang-orang di bagian penjualan dengan gaji yang cenderung tetap meskipun
kompetitif seperti semua karyawan perusahaan lainnya, dan tidak ada yang lain. Tidak ada
bonus, tidak ada komisi, dan sedikit, jika ada, insentif penjualan.
Jenis rencana kompensasi ini paling sering digunakan saat industri yang dioperasikan
melarang penjualan langsung, saat orang-orang di bagian penjualan bekerja sebagai bagian
dari kelompok kecil atau tim dan semua kontribusi sama, ketika tim penjualan perusahaan
relatif kecil, atau saat orang penjualan Anda berada diharapkan menghabiskan sebagian besar
waktunya untuk tanggung jawab lain selain menjual.
Namun, rencana ini tidak cenderung menawarkan motivasi kepada orang-orang pada bagian
penjualan, karena tidak ada insentif bagi mereka untuk bekerja lebih keras.

2. Salary Plus Commission


Rencana kompensasi Salary Plus Commission ini mungkin merupakan rencana yang paling
umum digunakan saat ini. Mereka disusun sedemikian rupa sehingga orang-orang di bagian
penjualan menerima gaji pokok yang lebih rendah bersamaan dengan pembayaran komisi
yang membentuk mayoritas dari total kompensasi.

43
Organisasi menggunakan rencana kompensasi penjualan gaji ditambah komisi bila ada
kesempatan untuk mendukung semua orang di bagian penjualan mengenai struktur ini dan
bila ada metrik yang tepat untuk melacak penjualan agar pemilahannya adil dan akurat.
Jenis rencana ini seringkali merupakan pilihan yang lebih baik dibandingkan dengan gaji
yang cenderung tetap karena menawarkan motivasi untuk meningkatkan produktivitas dan
mencapai tujuan. Ini juga menawarkan lebih banyak penjualan stabilitas orang masih akan
mendapatkan beberapa jenis pembayaran bahkan jika mereka mengikuti pelatihan, saat
penjualan rendah selama bulan-bulan tertentu, atau jika kondisi pasar menjadi tidak stabil.
Namun, bisa lebih kompleks untuk dikelola.
3. Commission only
Rencana kompensasi penjualan pada commission only persis seperti apa yang di bagian
penjualan dapat peroleh. Perusahaan membayar tenaga penjualan untuk penjualan yang
mereka bawa dan tidak ada yang lain. Tidak ada jaminan pendapatan.
Jenis rencana ini lebih mudah dilakukan daripada gaji ditambah komisi dan memberikan nilai
lebih baik untuk keuangan perusahaan yang dibayarkan karena hanya didasarkan pada
penjualan yang dicapai. Perusahaan juga cenderung menarik lebih sedikit kandidat, namun
menarik para profesional penjualan paling berprestasi dan paling sulit yang tahu bahwa
mereka dapat menghasilkan pendapatan yang baik karena mereka tahu cara menjualnya. Di
sisi lain, mereka dapat menciptakan agresi dalam tim penjualan dan keamanan
berpenghasilan rendah, yang dapat menyebabkan tingkat perputaran yang tinggi.
4. Teritory Volume
Rencana kompensasi penjualan volume terapan paling sering digunakan dalam budaya
perusahaan berbasis tim. Mereka bekerja melalui perhitungan volume wilayah pada akhir
periode kompensasi. Total penjualan untuk wilayah tersebut kemudian dibagi rata di antara
semua tenaga penjualan yang bekerja di wilayah tersebut. Rencana ini bekerja paling baik
bila wilayah penjualan Anda jelas diuraikan, saat tim penjualan Anda saling mendukung
untuk mencapai tujuan bersama, dan bila wilayah Anda cukup kaya untuk mendukung upah
kompetitif.

5. Profit Margin
Yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, perusahaan memiliki rencana kompensasi
penjualan profit margin. Rencana ini mengimbangi penjualan orang berdasarkan seberapa
baik kinerja perusahaan. Rencana margin keuntungan paling sering digunakan oleh startups

44
yang memiliki kekurangan likuiditas. Sebaiknya gunakan rencana margin keuntungan jika
perusahaan tahu bahwa bagian penjualan perusahaan dapat mendukung diri mereka sendiri
melalui masa ramping perusahaan, saat perusahaan juga dapat memasukkan insentif jangka
panjang seperti saham, dan bila Anda memiliki insentif dan manfaat pekerjaan lainnya untuk
menarik orang penjualan, seperti flex time.

Kontrol / Area Tanggung Jawab


Administrasi SDM yang bertanggung jawab atas kompensasi penjualan mempertahankan
data master untuk semua manajer penjualan dan perwakilan yang berhak menerima
keputusan penjualan.
Perencanaan dan analisis keuangan bertanggung jawab untuk menyetujui dan memantau:
Rencana kompensasi insentif penjualan
Kuota penjualan negara dan geografi
Target biaya kompensasi
Administrasisi penjualan bertanggung jawab untuk:
Memberikan persetujuan dan pemrosesan pembayaran komisi secara tepat waktu dan akurat
Monitoring dan pelacakan perubahan ke wilayah dan perpecahan akun
Melakukan audit atas perhitungan pembayaran komisi
Manajemen penjualan dan pengendali area bertanggung jawab atas persetujuan rencana
kompensasi penjualan, perubahan kuota, dan perubahan akun atau akun tengah tahun dan
biaya kompensasi penjualan. Kompensasi penjualan diproses melalui departemen
penggajian.
Karyawan tersebut bertanggung jawab untuk membawa perbedaan, positif atau negatif,
secara tertulis kepada perhatian administrasi penjualan dalam waktu 30 hari sejak
dikeluarkannya pernyataan tersebut.
Dalam situasi apapun, perjanjian di luar lingkup kebijakan ini harus dihormati. Setiap dan
semua penyesuaian harus didokumentasikan dan disetujui oleh eksekutif penjualan dan yang
sesuai adalah pengendali.

ACCOUNTS PAYABLE: REQUEST FOR PAYMENT TO THIRD PARTY VENDORS


Pengadaan untuk keperluan memenuhi bahan baku untuk produksi atau diolah Perusahaan
dan untuk keperluan trading dimana bahan baku yang dibeli langsung dijual ke pelanggan.
Dan untuk pembeliannya dapat diperoleh dipasaran lokal atau dengan Import dan
pembayarannya dapat secara Cash atau dengan tempo.

45
Secara kuantitatif barang yang dibeli mencapai beberapa item, dan untuk menentukan
pemasok baik untuk barang-barang yang mempuyai masa (lifetime) panjang maupun untuk
barang-barang cepat rusak (perishable) maka hal-hal pokok yang perlu diperhatikan :
Pemasok mempunyai fasilitas penunjang yang memadai
Produknya sesuai dengan spesifikasi kita dan pemakai barang.
Kondisi finansial pemasok yang cukup baik.
Harga yang kompetitif dan realistis
Pemasok mengutamakan layanan yang terbaik
Pemasok jujur & adil kepada konsumen, pekerja dan perusahaannya sendiri.
Policy of Account Payable
Nilai yang tertera dalam invoice harus sesuai dengan nilai pada Surat Tanda Terima
Barang/GR, jika nilai invoice lebih besar atau item barang yang diterima tidak sesuai dengan
nilai Surat Tanda Terima Barang/GR maka harus dibuat invoice baru yang telah direvisi dari
supplier.
Untuk invoice Non PO, Invoice harus mendapat persetujuan dan ditandatangani terlebih
dahulu oleh masing-masing Dept. Head sebelum diserahkan ke Finance Departement.
Sebelum memproses invoice Non PO tersebut, Finance Controller telah menyetujui invoice
Non PO tersebut dan memastikan bahwa biaya-biaya tersebut telah sesuai dengan budget
yang telah disetujui.
Jika Invoice Non PO tidak masuk dalam budget atau nilai invoice diatas budget, maka
diperlukan persetujuan atas biaya-biaya tersebut melalui Dept.Head masing-masing dan
Finance Controller dan CFO.
Term of Payment (TOP) atau jangka waktu pembayaran hutang kepada supplier adalah sesuai
kontrak dan sejak tanggal diterimanya invoice/ tanda terima faktur oleh Finance
Departement.
Hutang Usaha Perusahaan dikategorikan menjadi 2 (dua):
o Nota pembelian (PO)/Kontrak (Contract)/ Tagihan atas jasa (Service Order Invoice). Jenis
Tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor berdasarkan penerbitan Nota
pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order). Jenis-jenis tagihan
ini umumnya berasal dari perolehan barang dan atau jasa seperti: pembelian bahan baku, jasa
konsultan dll.
o Non PO Invoice, Jenis tagihan ini adalah tagihan yang ditagihkan oleh Vendor tanpa
menerbitkan Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).

46
Jenis-jenis tagihan ini umumnya berasal dari Accrued Expenses/Biaya-biaya Akrual
(misalnya : gaji dan tunjangan, bunga bank, telepon, listrik, air, pajak dsb), Biaya Perjalanan
Dinas (misalnya: tiket pesawat, rental mobil, hotel, dsb), Prepaid Expenses/Biaya dibayar
dimuka (misalnya: bon sementara karyawan, asuransi, sewa gedung,dsb) dan biaya-biaya
lainnya tanpa Nota Pembelian (PO) / Kontrak (Contract) / Permintaan Jasa (Service Order).

Kebijakan Pembayaran Hutang


Perencanaan pembayaran harus dilakukan setiap bulan, berdasarkan tanggal Jatuh tempo dan
dapat dikontrol dengan melihat daftar hutang yang jatuh tempo.
Perencanaan pembayaran telah dibuat pada setiap akhir bulan untuk digunakan oleh AP Staff
dalam pembuatan prakiraan Cash flow/arus kas Bulanan.
AP Staff harus membuat proposal pembayaran secara rutin untuk direview oleh Finance
Controller dan disetujui oleh Finance Director. Proposal pembayaran dibuat berdasarkan AP
Aging/Umur Hutang.
Pemilihan dan prioritas pembayaran merupakan tanggung jawab Finance Controller dan
disetujui oleh Finance Director berdasarkan proposal pembayaran yang diserahkan oleh AP
Staff dan ketersediaan dana, proposal pembayaran yang pasti atau telah ditentukan akan
dibuat berdasarkan proses ini. Hal ini mengacu kepada Payment List/Daftar Pembayaran.
Daftar pembayaran dibuat oleh AP Staff dan diinformasikan kepada Finance Controller. AP
Staff membuat voucher pembayaran dan cek berdasarkan daftar pembayaran.
Pembayaran untuk transaksi operasional perusahaan dilakukan melalui bank transfer, giro,
transfer dana elektronik, namun pembayaran tunai dapat dilakukan kepada Supplier tertentu.
Pembayaran dengan cek dibatasi dan harus mendapat persetujuan dari BOD.
Pembayaran dengan cek juga dibatasi untuk transaksi biaya perjalanan dinas karyawan. Jika
melebihi jumlah yang ditentukan harus didiskusikan dan disetujui oleh Head of Dept. dan
Finance Controller.
Otorisasi batas pembayaran atau penandatanganan cek/giro atau transfer diatur dalam
manual of Authority (sesuai otorisasi dari masing-masing bank dengan perusahaan). Oleh 2
BOD.
Voucher pembayaran bank atau tunai dibuat oleh AP Staff dan dicetak.
Voucher pembayaran bank atau tunai harus disertai dengan dokumen pendukung.
Voucher pembayaran bank atau tunai harus direview dan disetujui oleh Head of Finance.

47
Pembukuan transaksi pembayaran hanya bisa dilakukan setelah transaksi disetujui dan
transfer bank telah dilakukan.
AP Staff harus mencatat transaksi atas pembayaran hutang Dagang secara harian.
Payment on Purchasing (PO & Non PO)
Dengan PO (3 way matching):
a. Account Payable Staff menerima invoice, faktur pajak PPn, GR (Surat Tanda Terima
Barang), DO (Surat Jalan) dari Supplier. PO diterima dari Bagian Purchasing.
b. Account Payable Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya,
sebagai berikut:
o Invoice mencerminkan kuantitas dan spesifikasi dari barang yang tercatat dalam GR (Surat
Tanda Terima Barang) dan sesuai dengan yang diorder dalam PO.
o Memeriksa bahwa GR/STTB telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang, termasuk
quality checker jika diperlukan
o Memeriksa apakah keterangan, nama supplier dan alamat supllier di invoice dan faktur pajak
pertambahan nilai sama dengan yang tercantum di invoice supplier.
o Memeriksa jika ada catatan dalam GR/STTB yang mempunyai implikasi terhadap proses
pembayaran.
o Harga per unit yang tercatat di invoice sama dengan yang tercatat di PO.
o Memeriksa jika ada potongan harga yang telah disetujui.
o Memeriksa jangka waktu pembayaran konsisten antara invoice dengan PO
o Memeriksa jika pembayaran dimuka telah dilakukan untuk invoice tersebut.
o Memeriksa rekening bank pada supplier master, jika tidak ada maka konfirmasi tertulis
dibutuhkan dari supplier tersebut.
c. AP Staff kemudian melakukan entry atas invoice tersebut ke dalam sistem dan membuat
Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada vendor sebagai dasar untuk menagih
pembayaran kepada Perusahaan.
d. Jatuh tempo pembayaran kepada Supplier diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice
beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.
e. Account Payable Staff melakukan journal entry atas invoice dari supplier beserta dokumen
pendukungnya kedalam sistem.
Jurnal untuk transaksi 3 way matching adalah:
Dr. Accrue Purchase
Dr. Vat in

48
Cr. Tax Payable PPh 23
Cr. Account Payable

Jurnal sebelumnya pada saat GR adalah:


Dr. COGS
Cr. Accrue Purchase

f. Seminggu sekali AP Staff membuat laporan aging hutang supplier dari sistem. Laporan harus
menginformasikan jatuh tempo pembayaran invoice supplier dan mengelompokkan invoice
yang belum dibayar tersebut kedalam kategori berikut:
o Invoice yang lewat jatuh tempo
o Invoice yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) minggu

g. Laporan umur hutang harus direview oleh Accounting Manager untuk memilih invoice-
invoice yang akan diproses pembayarannya. Accounting Manager memilih invoice-invoice
yang akan dibayarkan dengan mempertimbangkan rencana Cash flow, supplier-supplier
utama dan supplier-supplieryang harus didahulukan. Hal ini akan didiskusikan dan disetujui
oleh Financial Controller.
h. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff
untuk memulai proses pembayarannya.
Non PO (2 way matching):
a. AP Staff menerima invoice, faktur pajak PPn dari User.
b. AP Staff melakukan verifikasi atas invoice beserta dokumen pendukungnya, sebagai berikut:
o Nilai tagihan
o Jenis transaksi
o Vendor atau user kode dan nama
o Kelengkapan otorisasi
Account Payable Staff kemudian melakukan entry atas invoice supplier tersebut ke dalam
sistem dan membuat Tanda Terima Faktur untuk diserahkan kepada Supplier sebagai dasar
untuk menagih pembayaran kepada Perusahaan.
c. Jatuh tempo pembayaran kepada vendor diakui terhitung sejak tanggal diterimanya invoice
beserta dokumen pendukungnya sesuai dengan Tanda Terima Faktur.
d. AP Staff melakukan journal entry atas invoice dari vendor beserta dokumen pendukungnya
kedalam sistem.

49
Jurnal untuk transaksi 2 way matching adalah:
Dr. Expense
Dr. Vat in
Cr. Tax Payable PPh 23/4(2)
Cr. Account Payable

e. AP Staff mengirimkan daftar invoice yang akan dibayarkan kepada AP & Payment Staff
untuk memulai proses pembayarannya.

50
BAB III

KESIMPULAN

Kejelasan dan keterbacaan jauh lebih penting dari pada gaya, tata bahasa yang
sempurna, dan sebuah kosa kata yang luas. Sehingga harus memastikan bahwa pembaca
dapat dengan mudah memahami isinya dari sebuah prosedur. Untuk tujuan ini, maka harus
konsisten menggunakan garis besar, kata kerja aktif, dan menhindari kesalahan tata bahasa
yang menganggu, maka akan memastikan keterbacaan keseluruhan.
Tipikal sebuah prosedur terdiri dari sejumlah langkah yang logis. Jika langkah-
langkah ini disajikan dalam format paragraf, pembaca bisa menjadi bingung tentang langkah
mana yang harus diselesaikan berikutnya. Untuk menghindari masalah ini, seseorang harus
membagi teks menjadi format garis besar, yang memungkinkan pembaca dapat mudah
memahami berbagai langkah proses dari suatu prosedur.
Mekanisme penulisan meliputi kertas, jenis gaya, perangkat keras, metode reproduksi,
penggunaan logo, skema penomoran, indeks, dan judul yang terkait dengan penyelesaian
sebuah prosedur.
Flowchart merupakan tambahan yang berharga untuk setiap prosedur manual yang
menggambarkan alur langkah dalam sebuah proses. Pada bagian berikut, kami meninjau
kapan diagram alur seharusnya (dan seharusnya tidak) ditambahkan ke prosedur manual,
serta komponen dasarnya dan layout yang benar. Flowchart mencakup arus proses yang lebih
mendasar untuk transaksi akuntansi utama.
Sebuah prosedur harus mengikuti format standar semaksimal mungkin sehingga set
informasi tambahan yang sama, seperti nomor yang terambil dan tanggal penerbitan, dapat
disertakan secara merata dalam semua dokumen.
Tata letak ini menunjukkan blok logo tempat logo perusahaan harus disalin ke
dalam dokumen, dan juga blok header di sudut kanan atas yang berisi kumpulan informasi
identifikasi standar. area teks utama berisi header singkat yang menjelaskan subjek prosedur,
serta prosedur terperinci dan beberapa informasi tambahan.
Bagian narasi prosedur dimulai tepat di bawah blok header. Meskipun format
bagian ini dapat sangat bervariasi, pola narasi umum untuk prosedur adalah paragraf
pembuka di latar belakang subjek dan maksud prosedur. paragraf pertama dapat diberi label
latar belakang atau prosedur sekarang. paragraf ini diikuti dengan penjelasan rinci tentang
prosedur baru ini. Jika pengguna mungkin memerlukan informasi tambahan, buttom prosedur

51
dapat mencakup nama kontak atau nomor telepon yang akan dihubungi. Jika ada lampiran
pada prosedur, seperti diagram alir atau bentuk, maka akan dijelaskan pada akhir prosedur,
dan diidentifikasi menggunakan nama kepala tepat yang digunakan untuk lampiran. Kita juga
bisa memasukkan daftar distribusi yang mengidentifikasi departemen atau posisi dimana
prosedur harus dikirim.
Membangun manual prosedur adalah proyek besar untuk semua tapi organisasi
terkecil. Langkah-langkah ini dirancang untuk memberikan struktur pada proses dan
menciptakan batasan mengenai jumlah prosedur yang dihasilkan, yang akan membuat
organisasi tidak terjebak dalam siklus pembuatan dan pembaruan prosedur tanpa henti.
Prosedur yang tepat dipilih akan tergantung pada hal kritis dalam bisnis tertentu, serta
seberapa hal yang dibutuhkan sebagai titik kontrol. Jumlah sumber daya yang terdapat dalam
suatu perusahaan menjadi penting karena proporsi total waktu yang diambil oleh seorang
karyawan untuk menyelesaikannya. Dengan demikian prosedur yang dipilih untuk
dimasukkan dalam manual prosedur akan sangat dirasakan oleh perusahaan. Siklus akuntansi
menunjukkan prosedurakuntansi mulai dari sumber data sampai ke proses
pencatatan/pengolahan akuntansinya.
Bagian akuntansi bukan satu-satunya fungsi perusahaan yang dapat memperoleh
keuntungan dari penggunaan manual prosedur yang dibuat dengan benar dan dipelihara. Hal
ini juga berguna dalam situasi dimana operasi departemen bisa mendapatkan keuntungan dari
serangkaian prosedur yang dilakukan secara konsisten.
Memilih rencana kompensasi penjualan merupakan keputusan penting untuk dibuat
bagi organisasi manapun. Rencana yang tepat akan cukup memotivasi orang-orang pada
bagian penjualan untuk membantu manager mencapai keseluruhan tujuan bisnis perusahaan
tanpa membahayakan profitabilitas perusahaan.
Semua insentif Pendapatan dan non pendapatan akan dibayarkan sesuai dengan
rencana kompensasi individu dari perwakilan penjualan. Insentif berbasis pendapatan akan
dibayarkan atas pendapatan yang diakui sesuai dengan U.S Prinsip Akuntansi yang Berlaku
Umum (GAAP).
Pengadaan untuk keperluan memenuhi bahan baku untuk produksi atau diolah
Perusahaan dan untuk keperluan trading dimana bahan baku yang dibeli langsung dijual ke
pelanggan. Dan untuk pembeliannya dapat diperoleh dipasaran lokal atau dengan Import dan
pembayarannya dapat secara Cash atau dengan tempo.

52
Secara kuantitatif barang yang dibeli mencapai beberapa item, dan untuk menentukan
pemasok baik untuk barang-barang yang mempuyai masa (lifetime) panjang maupun untuk
barang-barang cepat rusak (perishable)

53