FINANZAS DE CORTO PLAZO UNIDAD 2 AP1

UNIDAD 2

GESTIN DE ADQUISICIONES

AUTOR: Roberto Blaauboer Bahamonde. Ingeniero Comercial. Mtr. Administracin Empresarial. MBA (e) Finanzas y
Evaluacin de Proyectos. Diplomado en Finanzas Estratgicas.

Prohibida la reproduccin parcial o total, sin autorizacin escrita de la Vicerrectora de Innovacin y

Tecnologa. Universidad Tecnolgica de Chile Inacap. 2012

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3.2 Seleccin de Proveedores

Los proveedores son aquellos que proporcionan los insumos necesarios para la
produccin, en el caso de empresas manufactureras, y comercializacin, cuando
se trata de empresas distribuidoras (mayoristas o minoristas).

Existen diversas consideraciones a tener en cuenta para la seleccin de los

proveedores, las cuales atienden a diferentes aspectos estratgicos de la
empresa, los que le ayudarn a alcanzar sus propios objetivos y metas. Los ms
relevantes estn relacionados con la gestin financiera de la firma, tales como:

a) Precio. El valor de compra se incorpora directamente en los costos de

ventas, por lo que afecta a los resultados pretendidos. Dependiendo del
tipo de estrategia comercial de la empresa, por ejemplo: bajos precios o
de nicho, estas cifras sern ms o menos importantes. Adems, involucra al
capital de trabajo, es decir a los flujos de salida del efectivo, al efectuar el
pago de los insumos.
b) Oportunidad en la entrega. La disponibilidad de las materias primas o
productos adquiridos, afecta directamente en los niveles de inventario o
stock de seguridad de los mismos, para poder operar con tranquilidad.
c) Plazo de pago. La facilidad de cancelar los insumos en una fecha posterior
a su adquisicin, hacindola calzar con el cobro de los productos una vez
vendidos, con la finalidad de que se financie la deuda con el proveedor
con los fondos recaudados con la venta y no con recursos de la empresa,
que conllevan costos adicionales, disminuyendo la rentabilidad de la
gestin global.
d) Modalidad de Pago. La forma de pago, la cual est relacionada con el
plazo, tambin es una variable relevante, puesto que no es lo mismo
cancelar con documento (por ejemplo, cheque), que hacerlo contra la
presentacin de la factura, o con arreglo a una lnea de crdito entregada
por el proveedor, la que es cancelada en fechas especficas, permitiendo
ordenar y administrar los flujos de egreso del efectivo disponible.
e) Garantas. Las mercancas adquiridas deben contar con un compromiso
de parte del proveedor, en cuanto a que si no califican para fabricar un
producto estndar con ciertas caractersticas de durabilidad, como:
vigencia, solidez, higiene (o cualquier otra, segn el artculo), poder realizar
la devolucin o cambio sin costo. Asimismo, las reparaciones civiles y
comerciales a que den lugar los reclamos de los clientes de la empresa, en
el caso de vender productos defectuosos, contaminados, etc., por causa
del proveedor.

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3.3 Control de Calidad de los Productos

En el mundo contemporneo cada vez el pblico es ms exigente en cuanto a

los productos que adquiere. El concepto de calidad est incorporado en el
lenguaje del usuario y pasa a ser un derecho, por lo tanto, un deber del
proveedor de proporcionar una mercanca que posea este atributo.

La calidad, en forma muy general, se puede entender como lo que espera recibir
el comprador, sin defectos y con una mejora continua. Es decir, este concepto
tiene un componente que depender del consumidor (individuo o empresa), en
tanto conozca lo que est adquiriendo, tambin de su nivel de expectativas,
cultura, etc., que se resume en lo que espera o desea recibir. Adems, el
fabricante o suministrador, se compromete a producir sin defectos y en un
proceso de mejoramiento constante, ya sea en el artculo propiamente tal, como
en los servicios anexos generados por la compra.

De lo expuesto, se deduce que el departamento de adquisiciones es un agente

estratgico en toda empresa, puesto que de su gestin depender el xito o
aprobacin del pblico consumidor.

Desde el punto de vista financiero, aporta con su actividad en la mejora de los

flujos de entrada (ventas) y de los egresos (pago a proveedores).

3.4 Entrada, Almacenamiento y Salidas de Productos

El proceso de entrada, almacenamiento y salidas de productos corresponden

fsicamente al rea de Operaciones de una empresa, sin embargo, estas
actividades estn afectas a costos y gastos, producindose un flujo de salida
asociado, por lo tanto, involucra a las decisiones financieras en cuanto a las
inversiones requeridas, su financiamiento y su rentabilidad esperada.

Esta actividad est relacionada con el manejo, el almacenamiento, empaque o

envasado y la salida de los productos elaborados por la empresa. Los requisitos
de la entrada o recepcin de las materias primas dicen relacin con el
cumplimiento de los requerimientos especficos para la produccin, como
tambin su cuidado en la manipulacin. El almacenamiento establece pautas
para el cuidado y preservacin en ptimas condiciones de los materiales
adquiridos. Asimismo, el envasado o empaque est directamente vinculado con
las estrategias comerciales, ya sean ventas al detalle, por mayor, segn tipo de
clientes, transporte, etc.

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Los aspectos ms relevantes a considerar en esta etapa son:

a) Manejo. Considera lo siguiente:

La proteccin del producto por medio de estaciones de trabajo,
contenedores especiales y pallets.
Sistemas de transferencia del producto en sus diversas etapas del proceso,
como por ejemplo, cintas trasportadoras, vehculos especiales, etc.
Entrenamiento o capacitacin de los operarios acerca de las necesidades
de proteccin del producto.
La operacin adecuada mediante el uso de cargadores, gras,
montacargas y cualquier otro tipo de vehculos.
b) Almacenamiento. Este punto tiene que ver con las facilidades y espacios
adecuados, la limpieza, la seguridad, la proteccin ambiental (como
temperatura, humedad, aireacin, etc.), mtodos de entrada y salidas de
productos.
c) Empaque. Esta etapa esta afecta a las decisiones provenientes de los estudios
de marketing, acerca de los gustos y preferencias de los consumidores y los
estudios de mercado pertinentes. No obstante, hay aspectos bsicos de
operacin, tales como: proteccin, identificacin y trazabilidad1 en envases
individuales y en cajas.
d) Entrega o salida. Corresponde a esta actividad la proteccin del producto,
desde el despacho hasta el punto de entrega preestablecido o acordado en
la venta.

3.5 Niveles de Inventario

Las existencias o inventarios en las empresas son un factor muy importante que
determinan en forma indirecta la liquidez, el rendimiento o eficiencia, el
endeudamiento y la rentabilidad. Por lo tanto, en la administracin financiera es
una partida contable que debe ser definida previamente a efectuar las
operaciones normales, ya que mostrar ex post cmo fue la decisin tomada al
respecto, es decir, una vez que los hechos ocurrieron y donde ya no hay
posibilidad de modificar lo realizado, sino que solamente corregir las desviaciones
que hayan sucedido, para alcanzar los resultados esperados en el futuro.

Es por esto que los inventarios deben ser optimizados, pero existen diversos puntos
de vista acerca de los niveles adecuados, que a lo menos son los

1
Trazabilidad: Est compuesta por procedimientos preestablecidos que permiten conocer la trayectoria de un
producto, desde su nacimiento hasta su ubicacin actual en la cadena de suministros. (International
Organization of Standardization (ISO)).

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correspondientes a las reas de: operaciones, compras, ventas y finanzas. En el

rea de Operaciones est la responsabilidad de la produccin, por lo que
intentar mantener niveles altos de existencias para poder cumplir sin
contratiempos su objetivo: producir. Mientras en Compras, su finalidad es adquirir
las materias primas al ms bajo precio, con un mayor volumen, mantener stock
para perodos de escasez, etc. La gerencia de Ventas preferir tener la mayor
cantidad de productos terminados, para alcanzar las metas comerciales. Pero el
Administrador Financiero querr conservar niveles bajos de inventarios para no
incurrir en inversin ociosa.

Existen diversos modelos de administracin de inventarios, siendo el denominado

Cantidad Econmica de Pedido (CEP, o EOQ, en ingls) uno de los ms
comunes, ya que permite conocer mediante el uso de frmulas matemticas los
niveles mximo, mnimo, de seguridad. Existen otros autores que la denominan
Lote Econmico de Compra (LEC) (Wilson, 1934).

Lawrence Gitman (2007) seala que modelo CEP toma en cuenta diversos
costos de inventario y despus determina qu tamao del pedido disminuye al
mnimo el costo total del inventario. Asimismo, aclara que los costos relevantes
son dos: de pedido y de mantenimiento (excluyendo el costo real del artculo); los
que estn conformados por elementos relevantes, tales como:

Costo de pedido. Se compone de: costos administrativos fijos de la solicitud o

pedido, costos de redactar una orden de compra, proceso del trmite
resultante, recibir un pedido y verificacin con la factura. Estn expresados en
dinero.
Costo de mantenimiento. Est comprendido por los costos variables por
unidad de un artculo conservado en inventario durante un perodo
especfico. Incluye a los costos de: almacenamiento, seguro, deterioro y
obsolescencia, oportunidad o financiero (por tener fondos invertidos en
inventario). Se enuncian en dinero.

El grfico 1 muestra las relaciones entre tamao de pedido y dinero:

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Se observa grficamente que a medida que el tamao del pedido aumenta sus
costos disminuyen, mientras que el costo de mantenimiento aumenta. Lo anterior
ocurre, por las economas de escala que se aplican en el costo de pedido, es
decir, a mayor volumen los costos fijos por unidad de producto disminuyen; siendo
lo contrario en el costo variable de mantenimiento.

Por lo tanto, el modelo CEP analiza el equilibrio entre los costos de pedido y los
costos de mantenimiento para determinar la cantidad de pedido que disminuye
al mnimo el costo total del inventario (Gitman, 2007).

Gitman, en Principios de Administracin Financiera (11 Ed. Cap.13. 2007),

expone que el desarrollo de la frmula matemtica comprende los siguientes
elementos para determinar la CEP para un artculo especfico en inventario:

S= Usos en unidades por perodo.

O= Costo de pedido por pedido.

C= Costo de mantenimiento por unidad por perodo.

Q= Cantidad de pedido en unidades.

En primer lugar, las funciones de costos para el costo de pedido y el costo de

mantenimiento seran:

a) El costo de pedido es el producto del costo de pedido por el nmero de

pedidos y este ltimo es igual al uso durante el perodo dividido por la
cantidad de pedidos (S/Q), la frmula sera:

b) El costo de mantenimiento se determina por el costo de mantener un artculo

en inventario por perodo multiplicado por el inventario promedio de la
empresa, es decir, Q/2. Por lo tanto, la frmula quedara:

=
2

c) El costo total del inventario sera la suma de las funciones de costo de pedido
y costo de mantenimiento:

= [ ] + [ ]
2

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d) Ya que la CEP se define como la cantidad de pedido que disminuye al mnimo

la funcin de costo total de inventario, la frmula sera:

2
=

Como lo indica Gitman (2007), este modelo tiene ciertas debilidades y se

encuentra fuera del control del administrador financiero, no obstante, s puede
aportar algunas recomendaciones, especialmente en los costos de
mantenimiento del inventario.

Punto de Pedido. Una vez que se determinado la CEP, hay que definir el punto de
pedido, que consiste en el momento para solicitar un pedido. El punto de pedido
refleja el uso diario que hace la empresa del artculo en inventario y el nmero
de das necesarios para solicitar y recibir un pedido (Gitman, 2007). Si el
inventario se asume a una tasa constante, la frmula sera:

Esto significa que si una empresa tiene una demora de 2 das de parte del
proveedor para recibir un pedido y usa 20 artculos de inventario diariamente,
entonces el punto de pedido sera cuando la cantidad de artculos en inventario
llegue a 40. Sin embargo, si existe cierta variabilidad en las recepciones, es
conveniente mantener un stock de seguridad adicional a la cantidad
determinada por el punto de pedido. Cabe mencionar que el stock de seguridad
est relacionado directamente con el nivel de servicio a los clientes deseado por
la empresa, por lo que enlaza, entre otras variables, el pronstico de demanda y
la correlacin2 existente entre la precisin del pronstico y el nivel de satisfaccin
de servicio o cumplimiento con el cliente de la empresa. De lo anterior se deduce
que es preciso llevar un registro de cumplimiento de satisfaccin de las demandas
de los clientes, mediante un sistema donde se verifique las veces que hubo
ruptura en los niveles de inventario, es decir, que la demanda no pudo ser
cubierta por falta de ste. En la Pymes (Pequea y Mediana Empresa), la
experiencia les indica cul es el nivel adecuado de stock de seguridad necesario,
para no tener fondos invertidos en inventarios superiores con un costo adicional
para la empresa.

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Correlacin lineal de Pearson: Es el cociente entre la covarianza de dos factores y el producto de las
desviaciones estndares de ambas variables.

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3.6 Ventajas del Proceso de Compras Eficiente

Un proceso de compras de inventarios eficiente genera diversas ventajas para la

empresa, puesto que logra compras adecuadas a las necesidades de calidad en
funcin de los objetivos de produccin-venta, revisar sustitutos de los productos
utilizados, conocer precios discriminados por calidades3. Esto significa comprar
bajo el concepto econmico de eficiencia tcnica: mejores beneficios o
rentabilidades con costos minimizados.

Otra caracterstica es la reduccin de costos, puesto que disminuye el volumen

de existencias, donde no se incurre en fondos ociosos invertidos en inventarios,
dado que se adquiere segn las necesidades, el monto de las operaciones,
atendiendo a descuentos, las necesidades de los consumidores. Es decir, se
compra en forma racional.

Al reducir la cantidad de inventarios y a su vez disminuye las obligaciones con

proveedores, al adquirir segn las necesidades de produccin o demanda de los
consumidores, implica requerir una menor cantidad de capital de trabajo, el cual
es siempre financiado por fuentes de largo plazo, ya sean internas (utilidades no
distribuidas) o externas (prstamos).

Otra ventaja es que genera alianzas estratgicas con proveedores, debido a una
demanda de aprovisionamiento racional y previamente establecida,
provocando mejoras en ambos procesos productivos, comerciales y financieros, o
sea, en la empresa compradora y en la vendedora.

Por ltimo, las ventajas anteriores llevan a adquirir existencias de mejor calidad y a
precios menores, creando de este modo un apoyo a la generacin de valor para
la empresa.

3.7 Proceso de Gestin de Adquisiciones

En todo proceso de compras existen tres factores fundamentales a considerar, los

que se aprecian en el diagrama 1:

3
Funciones de la Administracin. Teora y Prctica. Lucrecia Boland (et. al.)1 Ed.-EDIUNS.2007. Pag.128.

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En el diagrama 2 se puede apreciar el circuito general de un proceso de compra,

con las decisiones ms recurrentes, siendo el punto de partida la planificacin de
ellas.

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La planificacin de las ventas debe considerar:

Los requerimientos de insumos o productos necesarios para la produccin.

Listado de proveedores, donde se debe saber quines son, su ubicacin, si
poseen certificacin de calidad, etc.

El anlisis de necesidades debe comprender las especificaciones, los atributos del

producto, las frecuencias de uso, la calidad, la cantidad, los plazos de recepcin
y entrega, entre otras variables.

La solicitud de las ofertas se realiza segn las estrategias definidas, que pueden ser
a travs de publicaciones en pginas en el internet, en sitios especializados, en
peridicos, revistas. Adems se debe tener presente el momento en que ser
requerido y si los proveedores actuales satisfacen o no las necesidades de
material actual. A continuacin se evalan las cotizaciones recibidas segn las
polticas de adquisiciones, seleccionando a aquel proveedor que cumpla con
todos los requisitos, tales como: precio, calidad, oportunidad en la entrega, y
otras.

La negociacin de las condiciones, son relevantes puesto que afectan a la

situacin financiera, comercial y de operaciones. Hay que tener presente a lo
menos, las siguientes:

a) Condiciones econmicas: precio unitario y por volumen, descuentos, gastos

de embalaje y transporte, seguros adicionales, formas de pago, etc.
b) Condiciones tcnicas: caractersticas del producto, calidad, tipo de
envasado, garantas, postventa.
c) Servicios de postventa: plazo de entrega, servicios anexos, devoluciones y
reemplazos.
d) Otras: Catlogos, memorias tcnicas, publicidad.

La solicitud del pedido debe realizarse acorde a las condiciones pactadas y en el

momento oportuno, ya que en caso contrario, afectara a los flujos financieros por
demoras y costos adicionales.

El seguimiento del pedido corresponde a la etapa de verificacin del

cumplimiento de la orden de compra, en cuanto a precio, calidad, cantidad,
momento de entrega, calidad y estado de entrega, segn la planificacin de la
compra realizada.

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SNTESIS

La gestin de adquisiciones es un rea de la administracin y, especialmente de

las finanzas, que deben ser estudiadas con mucha atencin, puesto que afecta
en forma directa a los flujos de fondos que participan en el capital de trabajo,
que por lo dems, el activo subyacente (existencias) forma parte de todos los
indicadores de liquidez, adems de los de eficiencia, endeudamiento y
rentabilidad.

Asimismo, los proveedores son parte del pasivo corriente, por lo que igual que los
inventarios, forman parte de los mismos indicadores, por lo que su seleccin y
homologacin o calificacin como tales, es una de las actividades principales de
la gestin de compras.

El proceso de gestin de adquisiciones inicia con la planificacin de las compras,

sujetas a las estrategias de comercializacin de la empresa, atendiendo a la
demanda actual y/o potencial, por lo que se deben considerar variables
exgenas que pudieran afectar a los niveles de inventarios, como por ejemplo, un
crecimiento sostenido de la economa de un pas provoca un mayor ingreso en
las economas domsticas, por lo que acrecienta su disposicin a consumir.
Obviamente que los factores que inciden en las decisiones de comprar los
insumos pertinentes a la produccin, estn vinculados con tres variables: costos,
frecuencia de compras y calidad. Es por ello que se habla de gestin y no de
administracin, ya que segn las teoras contemporneas sta ltima no
incorpora las competencias laborales que los participantes deben poseer para
realizar la actividad, es decir, que tengan la estrategia siempre presente y decidir
en base a la bsqueda de las rentabilidad, maximizando el valor de la empresa.

Por lo anterior, debe existir sinergia entre las reas involucradas: comercial,
compras, operaciones y finanzas; ya que los flujos de fondos generados tienen
costos asociados, que afectan a las rentabilidades esperadas. Siendo as, el nivel
de inventarios es relevante a la hora de tomar decisiones, ya que debe ser
determinado acorde a las necesidades de aprovisionamiento para la produccin
y las ventas, por lo que aplicar tcnicas apropiadas es la solucin para acotar la
incertidumbre de la cantidad apropiada.

Es importante la seleccin de los proveedores, ya que las compras deben ser

racionales y no caer en la tentacin recurrente de adquirir sujeta a promociones
o descuentos importantes, si estos no estn de acuerdo con las necesidades
reales de la empresa, por lo tanto, las adquisiciones de inventarios para la
operacin deben ser acordes a un sistema o proceso definido, segn las polticas
de crecimiento de la empresa, de desarrollo de mercado, de servicio a sus

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clientes, donde la calidad y las garantas juegan un rol importante en la relacin

vendedor-cliente.

BIBLIOGRAFA

Administracin Financiera. James Van Horne. Cap.14. 10 Ed.

Principios de Administracin Financiera. Lawrence Gitman. 2007.11 Ed. Cap. 13.

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