VI.CONTABILIDAD.

1. NECESIDADDELACONTABILIDAD
2. ELBALANCEGENERAL
3. SISTEMASIMPLEDECUENTAS
4. ELESTADODEPERDIDASYGANANCIAS

_______________

1. NECESIDADDELACONTABILIDAD
Todopequeoempresarionecesitaconoceroportunamentecuntose
havendido,cuntoledebenlosclientes,cuntosedebe,cunto
sehaganadocuntovalenlosinventarios.Justamentedeellose
ocupalacontabilidad.Pordicharaznesmuynecesarioquetodo
pequeo empresario tenga conocimiento de los principios de la
contabilidadafinderealizarunaadecuadagestin.

Lacontabilidadeselregistroordenadodetodaslasoperaciones
comerciales que realiza una empresa, la misma que nos brinda
informacin necesaria para conocer su situacin econmica y
financiera.

Lacontabilidadesimportantedebidoaque:

a. Permite establecer si el negocio est dando prdidas o

ganancias.

b. Midelosgastospersonalesypermitecontrolarlos.

c. Permitepresupuestar,cotizaryfijarprecios.

d. Permitedeterminarcostosycontrolarinventarios.

e. Facilitalaobtencindecrditosbancarios.

2. ELBALANCEGENERAL
2.1. DEFINICION
ElBalanceGeneralesunresumendeloquetienelaempresa,delo
que debe y de lo que pertenece al propietario, en una fecha
determinada.

2.2. PARTESDELBALANCE

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El Balance General est conformado por los Activos, Pasivos y
Capital.

LosActivosconstituyentodoloquetienelaempresayqueposee
valor.

LosPasivosconstituyentodoloquedebelaempresa.

Elcapitaleselvalordeloquerealmentepertenecealempresario
alafechaderealizacindelBalanceGeneral.

BALANCEGENERALGENERAL

ESUNRESUMENCLAROYSENCILLOSOBRELASITUACIONFINANCIERA
DELAEMPRESAAUNAFECHADETERMINADA

QUENOSINFORMAELBALANCEGENERAL BALANCE

ACTIVO
CUANTOSRECURSOSTIENELAEMPRESAPARAEL
DESARROLLODESUSACTIVIDADES

PASIVO
CUANTOSEDEBEDEESOSRECURSOS

CAPITAL
CUANTOLECORRESPONDEALDUEODELA
EMPRESA

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ElBalanceGeneralsepresentaendoscolumnas;alaizquierda
losactivosyaladerechalospasivosyelcapital.

BALANCE
GENERALGENERAL

CUANTOBIENESTIENELAEMPRESA DEDONDESEHANOBTENIDOESOS
BIENES

ACTIVO PASIVO+

SONLOSBIENESYOBJETOSDE SONLASDEUDASQUETIENELA
VALORQUEPOSEEUNAEMPRESA EMPRESAYQUEDEBEPAGARENUN
PARAPODEROPERAROFUNCIONAR PLAZODETERMINADO

CAPITAL

ESELVALORQUEHAAPORTADOEL
EMPRESARIOOLOSSOCIOSDELA
EMPRESAMASLASGANANCIASO
MENOSLASPERDIDASQUEHAN
RESULTADODESUFUNCIONAMIENTO

ACTIVOS
Los activos se agrupan o clasifican de acuerdo a su grado de
disponibilidadparaconvertirseendineroenefectivo.

CIRCULANTE SONLOSVALORES DINEROENCAJA

QUETIENENUNA DINEROENBANCOS
CONVERSION CUENTASDECLIENTES
INMEDIATAEN INVENTARIOP.TERM.
DINEROEFECTIVO INV.MATERIAPRIMA

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 MIENTRASESTA
A FUNCIONANDOLA
C EMPRESA
T
I
V
O

FIJO SONBIENESQUE ELTERRENO

SEHANADQUIRIDO LOSEDIFICIOS
PARAUTILIZARLOS MAQUINARIA
DURANTEUN HERRAMIENTAS
PERIODODE EQUIPODEOFICINA
TIEMPOLARGOY MUEBLES
QUESON EQUIPODETRANSPORT
NECESARIOSPARA
PROCESAR,VENDER
YDISTRIBUIRLOS
PRODUCTOSDELA
EMPRESA

PASIVOS
Lospasivosseclasificandeacuerdoalgradodeexigibilidado
alplazoenquesedebanpagar.

CIRCULANTE SONLASDEUDAS PROVEEDORES

QUELAEMPRESA IMPUEST.PORPAGAR
TIENEQUEPAGAR PRESTAMOS
ENUNPERIODO
MENORDEUNAO

P
A
S
I
V
O

FIJOO SONLASDEUDAS PRESTAMOSMAYORDE

LARGO QUELAEMPRESA UNAO

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 PLAZO TIENEQUEPAGAR
ENUNPERIODO
MAYORDEUNAO

CAPITAL
El capital de acuerdo a su origen puede clasificarse segn se
presentaenlatablaadjunta:

INICIALO ESELAPORTEINICIAL EFECTIVO

SOCIAL HECHOPORELEMPRESARIO MATERIALES
C OSOCIOSEMPRESARIOSAL MAQUINARIA
A MOMENTODECREARLA ETC
P EMPRESA
I
T
A
L

RESULTADOS SUMADELASGANANCIASO GANANCIAO

ACUMULADOS PERDIDASQUEHATENIDO (PERDIDA)
LAEMPRESAENPERIODOS
ANTERIORESALACTUAL

RESULTADOS SUMADELASGANANCIASO GANANCIAO

DELPERIODO PERDIDASQUELAEMPRESA (PERDIDA)
HAOBTENIDOENEL
PERIODOACTUALDE
FUNCIONAMIENTO

2.3.GUIAPARAELABORARELBALANCEGENERAL
1 Secolocalosttulosdelosrubrosdeactivos,pasivosy
capitalysuscuentassegnelformatoadjunto.

BALANCEGENERALAL__DE__________DE199

ACTIVO PASIVO

Error: Reference source not found

ActivoCirculante
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
TotalA.Circulante_________
PasivoCirculante
___________________________
___________________________
___________________________
___________________________
TotalP.Circulante________
PasivoalargoPlazo

ActivoFijo ____________________________
___________________________ ____________________________
___________________________
___________________________ TotalP.LargoPlazo________

TotalA.Fijo______________ CAPITAL
____________________________
___________________________
Total del
Capital___________

2 Secolocanlosvaloresdecadacuenta,segncorresponda.
Para determinar los valores de cada cuenta de activo y
pasivodeberecogerlainformacindelaempresasobrecada
rubro.

Serecomiendarecogerlainformacindelasiguientemanera:

a. ParaCajasumetodoeldineroquetieneenefectivoenel
cajnyelquetengaenelbolsilloquepertencealnegocio.

b. ParaBancosconsidereelvaloractualquetengaenlacuenta
deahorrosmseldecuentacorriente,sitiene.

c. Para Cuentas por Cobrar sume todos los valores de las

cuentasquetengaporcobrarasusclientes.

d. Para Inventarios sume los valores de las materias primas,

produccinenprocesoyproductosterminados.Paramaterias
primasyproductosenprocesotomeelvalorquetienenenel
mercadoenlaactualidad.Paraproductosterminadostomeel
valordesucostodeproduccin(Notomeencuentaelprecio
deventa).

e. Para Activos Fijos sume el valor de sus maquinarias,

construcciones, local, muebles, vehculos, etc a precios
actuales. No use el precio del bien nuevo, sino que
determinecuntocostaradichobienenelmercadoascomo
estahora.
Error: Reference source not found
f. ParaObligacionesBancariassumetodaslasdeudasquetiene
con los Bancos. No se olvide que ello pertenece a los
pasivos.

g. ParaCuentasporPagaraProveedoressumetodaslasdeudas
quetieneporpagarasusproveedores.

h. ParaAnticipossumelosanticiposquerecibideclientesy
queannolesentregaeltrabajoobiensolicitado.Nose
olvidequeestacuentaperteneceapasivos.

i. ParaCuentasporPagarsumetodaslasdeudasquetienepor
pagaryquenocorrespondenaproveedores.

j. ParaPasivosaLargoPlazosumetodaslasdeudasquetienea
plazomayordeunao.

3 Sesumanlosvaloresysecolocanlostotalesdeactivosy
pasivos.

4 Se calcula el capital mediante la resta de activos menos

pasivos.

CAPITAL=ACTIVOPASIVO

EJEMPLO:
DonJuanJosPerezdueodelaEmpresa"LaEconoma"dedicadaa
la fabricacin de diferentes tipos de muebles, cuenta con los
siguientes datos para la elaboracin de su balance al 31 de
agostodesteao.PodraayudarleaDonJuanJosaelaborarel
BalanceGeneral?

CUENTAS VALOR
Saldoencaja 10
Proveedores 1426
Dineroenbanco 239

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 Maquinaria 2050
Cuentasporcobraraclientes 860
Materiaprima 638
Capitalsocial 6000
Impuestoporpagar 226
Productosenproceso 243
Edificio 6361
Cuentasporpagarlargoplazo 1936
Utilidadesacumuladas 5126
Vehculo 4800
ProductosTerminados 415
Prstamoporpagaracorto 902
plazo

SOLUCION:

LAECONOMIA

BALANCEGENERALAL31DEAGOSTODE1993

ACTIVO PASIVO

ActivoCirculante PasivoCirculante

Saldoencaja 10 Proveedores 1426

Dineroenbanco 239 Impuestoporpagar
226
Cuentasp.cclientes 860 Prstamop.c.plazo 902
ProductosTerminados 415
Productosenproceso 243
Materiaprima 638 TotalP.Circulante
2554

Error: Reference source not found

TotalA.Circulante 2405 PasivoalargoPlazo

ActivoFijo Cuentaspagarl.plazo 1936

Edificio 6361 TotalP.LargoPlazo

1936
Maquinaria 2050
Vehculo 4800

TotalA.Fijo13211 CAPITAL
Capitalsocial 6000
Utilidadesacumuladas 5126
TotaldelCapital 11126

TOTALDELACTIVO 15616 TOTALPASIVO+CAPITAL15616

===== =====

3. EL SISTEMA SIMPLE DE CUENTAS -

REGISTRO DE OPERACIONES
3.1. DEFINICION

El Sistema Simple de Cuentas es un conjunto de siete registros,

relacionados entre s y en los cuales se puede anotar la
informacin contable sobre el movimiento del negocio.

EVENTOS REGISTRO DE BALANCE

ECONOMICOS ----> OPERACIONES -------> ESTADO DE PERDIDAS
Y GANANCIAS

Los registros o cuentas son:

a.Cuenta de caja o efectivo

b.Cuenta en bancos
c.Cuenta de ventas
d.Cuenta de anticipos recibidos
e.Cuenta de compras
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f.Cuenta de gastos de fabricacin
g.Cuenta de gastos de generales

DINERO CAJA CLIENTES VENTAS

INVENTARIOS SUELDOS GASTOS

MAQUINARIA BANCOS OTROS

Se recomienda realizar un Balance General antes de comenzar a

llevar las cuentas a fin de poner el saldo que aparece en el
Balance a la fecha de inicio.

3.2. GUIA PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS

a.Cuenta de caja o efectivo

Es un formato donde se anotan los movimientos de entradas y

salidas de dinero en efectivo y cheques al da.

Al abrir la cuenta se debe colocar el saldo inicial, o sea el

efectivo que se tiene en el momento de realizar el balance de
iniciacin de las cuentas.

Cualquier operacin que implique entrada o salida de efectivo

deber registrarse primero aqu, y posteriormente pasar el dato a
la contra cuenta correspondiente.

FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO

Mes-da Detalle el tipo Importe Importe Saldo inicial

y ao de movimiento y del movi- del movi- de acuerdo al
del los datos miento miento balance. Luego
movi- adicionales que el saldo
miento se requieran anterior ms

Error: Reference source not found

 entrada o
menos salida

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO ENTRADA SALIDA SALDO

Set 1-93 Saldo inicial 5000

segn Balance

Set 2-93 Pago salarios 2000 3000

Set 3-93 Compra tela. 1000 2000

fact 15

Set 7-93 Venta contado a 2000 4000

Tienda El Cisne.
fact 32

b.Cuenta en bancos

En el caso de que la empresa tenga cuenta bancaria se utliza el

formato que se presenta a continuacin. All se registran las
consignaciones y cheques girados por la empresa en el curso de sus
operaciones.

Al abrir la cuenta se coloca el saldo conciliado que se tiene en

el momento de realizar el Balance General de inicio de cuentas.

FECHA CONCEPTO CONSIGNA- CHEQUES SALDO

CIONES GIRADOS

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 AL DIA

Mes-da Detalle el tipo Valor de Valor de Saldo inicial

y ao de movimiento. los los de acuerdo al
del Anote el nombre cheques cheques balance.
movi- del cliente, consigna- girados Luego saldo
miento proveedor, etc. dos al da anterior ms
el N de factura, consigna-
mombre del Banco ciones o
y nmero de menos cheques
cheque utilizado girados

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO CONSIGNA- CHEQUES SALDO

CIONES GIRADOS AL
DIA

Set 1-93 Saldo inicial 8000

Set 3-93 Pago de agua. 500 7500

Cheque N 2120

Set 7-93 Por venta a 10000 17500

Pedro Solis.

c.Cuenta de ventas

Es un formato donde se registran los ingresos que por concepto de

ventas al contado o a crdito se han realizado.

El saldo inicial que debe anotarse es el que reporte el Balance,

en el rengln de: cuentas por cobrar.

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 FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE FECHA DE
VENTAS POR COBRAR VENCIMIEN-TO

Mes,da Cliente, Diferencia Fecha en la

ao factura adeudada que el
forma de pago, por el cliente debe
etc cliente cubrir la
suma adeudada

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE FECHA DE

VENTAS POR VENCIMIEN-TO
COBRAR

Set 1-93 Saldo por cobrar 25000 Oct.25

anterior

Set 3-93 Venta contado, 1500 -

Jos Ros,fact 28

Venta crdito,
Set 7-93 Tienda Ya.fact 2500 1500 Oct.31
122

Tenga presente que slo puede registrar una venta hasta el momento
en que entrega la mercancia, independientemente de cul sea la
forma de pago.

Cuando se cobre un saldo por cobrar, conviene subrayar la fecha de

vencimiento respectiva para indicar que dicho adeudo ya ha sido

Error: Reference source not found

liquidado.

d.Cuenta de anticipos recibidos

En diversas empresas como: talleres de costura, carpintera,

herrera, etc., es frecuente encontrar que los clientes anticipen
una suma de dinero al momento de formular su pedido. Para
registrar estas sumas y controlar los programas de entrega
acordados con los clientes, se recomienda el uso del formato
siguiente:

FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE SALDO

TRABAJO ANTICIPO ADEUDOS

Mes,da, Detalle del Valor del Abonos Saldo que

ao pedido- pedido recibidos queda
artculo, fecha hasta la debiendo
entrega, entrega del el cliente
cliente, etc. trabajo

Es conveniente anotar las fechas de recepcin de anticipos y la

fecha en que se entrega el pedido, momento en que debe registrarse
la venta respectiva.

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE SALDO

TRABAJO ANTICIPO ADEUDOS

Set 1-93 Anticipo 50%, 2000 1200 800

pedido 28,Ros,
20 blusas

Set 3-93 Cancela saldo y 800 - -

entrega pedido 28

Anticipo 25%,
Set 5-93 pedido 31,Meza, 1000 250 750
10 blusas, pedido
entregado

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 Ago 25

2 anticipo 25%
pedido 31
Set 7-93 250 500

Debe tener presente que al recibirse los anticipos y constituir

una entrada de dinero debe afectarse tambin la cuenta de "caja".

Si al momento de registrarse la venta el cliente queda adeudando

una suma, debe anotar tambin la cuenta por cobrar
correspondiente.

e.Cuenta de compras

Es un formato donde deben anotarse todas las adquisiciones de

materia prima que se realicen, independientemente de que se paguen
al contado o a crdito.

El registro de la compra debe efectuarse hasta el momento en que

el proveedor surte efectivamente el pedido.

En esta cuenta deben registrarse como saldo inicial los adeudos

que se tengan con proveedores.

FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE FECHA

COMPRA ADEUDADO VENCIMIEN-TO

Mes,da, Proveedor, Importe Diferencia Fecha en la

ao factura, total que se que hay que
forma de compra adeuda al liquidar el
pago proveedor adeudo al
proveedor

Error: Reference source not found

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO IMPORTE IMPORTE FECHA

COMPRA ADEUDADO VENCIMIEN-TO

Set 1-93 Saldo anterior 3000 Nov.5-93

por pagar

Set 3-93 Compra tela 1500 1000 Oct.31-93

"Len".Fact.97

Set 7-93 Compra botones 600 600 Set.25-93

Fact.105

Set 9-93 Compra encaje. 800 - -

Fact.251

Cuando se liquide un adeudo a un proveedor, conviene subrayar la

fecha de vencimiento, para indicar que dicho saldo ha sido
cubierto.

El saldo por pagar a proveedores se puede obtener sumando las

cifras de la columna importe adeudado, cuya fecha de vencimiento
no est subrayada.

f.Cuenta de gastos de fabricacin

En este formato se registran los pagos que se efectan por 3

conceptos:

1 Mano de obra.- Sueldos al personal de produccin.

2 Gastos generales de fabricacin.- Gastos distintos a materia

prima o mano de obra, que se incurren para poder producir
como: alquiler local, energa, agua, depreciaciones, etc.

3 Otros gastos de fabricacin.- Se consideran los materiales de

consumo que utiliza la empresa en sus operaciones, como:
Error: Reference source not found
 lubricantes, combustibles, etc.

FECHA CONCEPTO MANO DE GASTOS OTROS

OBRA GENERALES DE MATERIALES
FABRICACION

Mes,da, Detalle Pagos a Servicios Materiales de

ao del movi- personal de pblicos, consumo
miento produccin alquiler,
incluye deprecia-cin
prestacio-
nes
sociales

Ejemplo:

FECHA CONCEPTO MANO DE GASTOS OTROS

OBRA GENERALES DE MATERIALES
FABRICACION

Set 1-93 Pago

Error: Reference source not found

 3500
personal
Set 3-93 500
Pago luz
Set 7-93 1000
Pago
alquiler
Set 9-93 1000
Pago
combusti-
ble

g.Cuenta de gastos generales

Este formato se compone de tres subcuentas: gastos personales,

sueldos y otros gastos.

En Gastos Personales se deben registrar los retiros que hace el

empresario para cubrir sus gastos familiares.

En Sueldos se deben anotar los pagos realizados al personal de

administracin tales como secretaria y contador.

En Otros Gastos se deben anotar gastos como: papelera, comisiones

sobre ventas, intereses, etc.

FECHA DETALLE GASTOS SUELDOS OTROS

PERSONALES

Mes, Descripcin general Retiros del Pagos al Comisio-

da, del gasto empresario personal nes,
ao de admi- intere-ses
nistra-
cin

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Ejemplo:

FECHA DETALLE GASTOS SUELDOS OTROS

PERSONALES

Set 1-93 Pago alquiler casa 500

empresario

Set 3-93 Adelanto para 700

gastos del
empresario

Set 7-93 Pago quincena 350

secretaria

Set 9-93 Pago de formatos de 400

facturas

4. EL ESTADO DE PERDIDAS Y
GANANCIAS
4.1. DEFINICION

Es el Estado Financiero que le dice al empresario cmo le fu

durante un perodo determinado. Le permite conocer si tuvo
prdidas o ganancias.

Muestra cunto se vendi, cunto fu el costo de la metrias prima,

la cuanta de los gastos y la utilidad o prida de la empresa.

El registro adecuado de la informacin en los Registros Contables

permite elaborar el Estado de Prdidas y Ganancias.

4.2. GUIA PARA ELABORAR EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

1 Se elabora el formato del Estado de Prdidas y Ganancias. A

continuacin se presenta un modelo:

EMPRESA ____________________________
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 ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
PERIODO ___________________

VENTAS_____________________________________________XXXXXX

MENOS COSTO DE VENTAS:

INVENTARIO INICIAL DE:

Materias Primas.................xxxx
Productos en Proceso............xxxx
Productos Terminados............xxxx
1* Total Inventario Inicial.............xxxx

MAS COMPRAS Y GASTOS DE FABRICACION:

Compras Materias Primas.........xxxx
Mano de Obra....................xxxx
Gastos Generales Fabricacin....xxxx
2* Total Compras y Gastos de Fabricacin.xxxx

MENOS INVENTARIO FINAL:

Materias Primas.................xxxx
Productos en Proceso............xxxx
Productos Terminados............xxxx
3* Total Inventarios Finales.............xxxx

COSTO DE VENTAS (1 + 2 - 3)...................XXXXXX

UTILIDAD BRUTA (VENTAS - COSTO DE VENTAS).....XXXXXX

MENOS GASTOS GENERALES:

Gastos Personales......................xxxx
Sueldos................................xxxx
Otros..................................xxxx
Total Gastos Generales........................XXXXXX

UTILIDAD NETA (UTILIDAD BRUTA - G. GENERALES).XXXXXX

2 Se llena el formato siguiendo las siguientes instrucciones:

a. Encabezado

Se pone el nombre de la empresa y el perodo que se analiza.

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b. Llenado

Al frente de cada cuenta y en el espacio sealado se colocan

los valores respectivos siguiendo los siguientes criterios:

- Ventas.- Suma de los valores registrados en la columna

"Valor de Ventas" para el perodo analizado.

-Costo de Ventas.- Para el clculo del costo de lo vendido se

suman los inventarios iniciales de materias primas, productos
en proceso y terminados se les suman las compras de materia
prima, gastos en mano de obra y gastos generales de
fabricacin del perodo.
Al resultado obtenido se le resta los inventarios finales de
materias primas, productos en proceso y terminados.

-Utilidad Bruta.- Es igual a las Ventas menos el Costo de

Ventas.

-Gastos Generales.- Es la suma de los valores registrados en

las columnas de Gastos Personales, Sueldos y Otros de la
cuenta de Gastos Generales.

-Utilidad Neta.- Es igual a la Utilidad Bruta menos los

Gastos Generales.

Ejemplo:

EMPRESA: EL CISNE
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
PERIODO: DEL 1 JULIO AL 30 DE SETIEMBRE DE 1993

VENTAS_____________________________________________30000

MENOS COSTO DE VENTAS:

INVENTARIO INICIAL DE:

Materias Primas.................9000
Productos en Proceso............1000
Productos Terminados............5000
1* Total Inventario Inicial.............15000

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 MAS COMPRAS Y GASTOS DE FABRICACION:
Compras Materias Primas.........7000
Mano de Obra....................8000
Gastos Generales Fabricacin....5000
2* Total Compras y Gastos de Fabricacin.20000

MENOS INVENTARIO FINAL:

Materias Primas.................10000
Productos en Proceso............ 2000
Productos Terminados.............5000
3* Total Inventarios Finales.............17000

COSTO DE VENTAS (1 + 2 - 3)...................18000

UTILIDAD BRUTA (VENTAS - COSTO DE VENTAS).....12000

MENOS GASTOS GENERALES:

Gastos Personales......................6000
Sueldos................................1800
Otros.................................. 200
Total Gastos Generales........................ 8000

UTILIDAD NETA (UTILIDAD BRUTA - G. GENERALES). 4000

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