Administrativa Manual de Procesos y Procedimientos

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MANUAL DE PROCESOS Y FECHA DE VERSIN 04/07/13
PROCEDIMIENTOS PAGINA No. 1
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INTRODUCCIN
Los manuales de procesos y procedimientos constituyen una

herramienta gerencial que garantiza la organizacin y el desarrollo
eficiente de la gestin, por tal motivo la FEDERACIN NACIONAL DE
CACAOTEROS plantea los mecanismos necesarios para buscar el
autocontrol el cual define las principales actividades y tareas que se
encuentran en la institucin.
As mismo se estructura el mapa de procesos de la Federacin

estableciendo los procesos misionales, planeacin, evaluacin y apoyo.
Cada proceso esta bosquejado sobre diagramas de flujo, los cuales
describen el procedimiento de cada actividad.
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TABLA DE CONTENIDO
ITEM DESCIPCIN PGINA
1.0. Control del documento 5

1.1. Registro de Cambios 6
2.0. SECCIN I GENERALIDADES 8
2.1. Estructura interna 8

2.2. Misin 9
2.3. Visin 9
2.4. Poltica Institucional 9
2.5. Valores Corporativos 9
2.6. Objetivo del Manual 10
2.7. Justificacin del Manual 10
2.8. Metodologa 10
3.0. SECCIN II PROCESOS Y DEFINICIONES 13
3.1. Mapa de procesos 13

3.2. Definiciones claves 14
3.3. Como identificar un proceso? 15
3.4. Qu son los procedimientos? 15
3.5 Cmo se representan los procesos? 15
3.6. Clasificacin de los procesos 16
3.7. Simbologa para el diseo de proceso y 17
procedimientos a travs de diagramas de flujo
SECCIN III PROCESOS MISIONALES, 20

4.0. EVALUACIN, PLANEACIN, APOYO,
4.1. PROCESOS DE MISIONALES
4.1.1. GERENCIA TCNICA
4.2. PROCESOS DE EVALUACIN
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4.2.1. REVISORA FISCAL

4.2.2. AUDITORA INTERNA
4.2.3. COMIT DISCIPLINARIO
4.3. PROCESOS DE PLANEACIN
4.3.1. PLANEACIN
4.3.2. RECAUDO Y ESTADSTICA
4.3.3. INVESTIGACIONES ECONMICAS
4.4. PROCESOS DE APOYO
4.4.1. JURDICO
4.4.2. CONTABILIDAD
4.4.3. PRESUPUESTO
4.4.4. TESORERA
4.4.5. ING. SISTEMAS
4.4.6. TALENTO HUMANO
4.4.7. ALMACN
4.4.8. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
4.4.9. SERVICIOS GENERALES
4.4.10. PRENSA Y PUBLICACIONES
5.0. SECCIN IV MANEJO Y CONSERVACIN
5.1. Manejo y conservacin
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1.0. CONTROL DEL DOCUMENTO
Versin: 2
Elabor:
JANNETH PINZN MARTINEZ

Coordinadora Sistema de Gestin
Aprob:
JACOB ROJAS ARDILA

Presidente Ejecutivo (E)
5
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1.1. REGISTRO DE CAMBIOS
Las reformas, correcciones o actualizaciones a que haya lugar, se

registrarn en el Formato de Control de Actualizaciones. Ver cuadro 1,
El registro se llevar de manera cronolgica, incorporando al manual
las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han
perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas de flujo
o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.
Se debe reunir un comit cada seis (6) meses para revisin del manual
de procesos y procedimientos, en la reunin se genera un acta y se
diligencia el formato de control de actualizaciones.
VERSION 01
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FORMATO DE CONTROL DE FECHA DE 01/01/09
ACTUALIZACIONES VERSIN
PGINA No. 1
NUMERAL DEL CAMBIO CAUSA DEL FECHA
DOCUMENTO REALIZADO CAMBIO D M A
Parcial Actualizacin Mejoramiento
en su totalidad contino.
30 11 2012
Proceso
calidad.
parcial Inclusin visitas Mejoramiento 04 07 2013
compaas y del proceso
procesadoras
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2.0. SECCIN 1 - GENERALIDADES

2.1. ESTRUCTURA INTERNA
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2.2. MISIN
La Federacin Nacional de Cacaoteros es una organizacin de

carcter gremial dedicada a la investigacin, la transferencia de
tecnologa y la comercializacin para el fomento del cultivo del
cacao, mejorando las condiciones de vida del productor,
generando procesos tcnicos, eficientes, integrales y dinmicos
de desarrollo agroindustrial como una actividad rentable,
sostenible y competitiva a nivel nacional con la participacin de
personal competente.
2.3. VISIN
Para el ao 2013, la Federacin Nacional de Cacaoteros ser una

organizacin reconocida nacional e internacionalmente por su
desarrollo integral y el mejoramiento continuo de sus reas
tecnolgicas, comerciales, financieras y administrativas, con
calidad, competitividad y responsabilidad social.
2.4. POLTICA INSTIUCIONAL
La Federacin Nacional de Cacaoteros investigar, transferir,

comercializar en beneficio de los cacaocultores, generando y
consolidando procesos eficientes, integrales y dinmicos de
desarrollo agroindustrial del cacao; comprometindose con el
avance tecnolgico sostenible, la proteccin del medio
ambiente, el bienestar social de sus trabajadores, la sociedad y el
Estado colombiano, en bsqueda del mejoramiento continuo de
los procesos y los sistemas de gestin de calidad, ambiente,
seguridad industrial, salud ocupacional y seguridad electrnica.
2.5. VALORES CORPORATIVOS
Los valores fundamentales que orientan el comportamiento de los

asociados y de los funcionarios que pertenecen a la institucin
son; el respeto, la dignidad humana y honor de las personas, la
responsabilidad, la tolerancia, la honestidad, la lealtad y la
disciplina.
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2.6. OBJETIVO DEL MANUAL
Identificar estrategias corporativas para lograr la cultura del

autocontrol en cada uno de los procesos misionales, evaluacin,
planeacin y apoyo en la Federacin Nacional de Cacaoteros.
Igualmente establecer un documento de consulta, que
establezca mtodos estndares para agilizar tiempos y disminuir
recursos en busca de un sistema de gestin.
2.7. JUSTIFICACIN DEL MANUAL
Los manuales de procesos y procedimientos son la base de un

sistema de gestin de calidad y del mejoramiento continuo de
una compaa.
El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que

le permite a la Presidencia Ejecutiva integrar una serie de
acciones encaminadas a mejorar la calidad del servicio ofrecido
al cacaocultor comprometiendo al cliente interno y externo en
cada actividad que la Federacin lidera.
2.8. METODOLOGA
Para el diseo, implementacin y evaluacin del manual de

procesos y procedimientos se establecieron las siguientes fases:
Pre - Fase: Logstica
En esta fase se identificaron documentos tales como manuales

existentes, reglamento, informes de gestin y los diferentes cargos
existentes en la Federacin Nacional de Cacaoteros, al igual que
se estableci la metodologa a implementar.
Primera Fase: Retroalimentacin, Seguimiento y Control
En esta fase se reviso la misin, visin, poltica institucional y valores

corporativos como el modelo planeacin estratgica utilizada en
la Federacin Nacional de Cacaoteros.
Esta fase permite un reconocimiento de todos y cada uno de los

procesos y procedimientos en la Federacin Nacional de
Cacaoteros en la cual se aplicaron guas ocupacionales y
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formatos de procesos en los que define la actividad, frecuencia,

cual es la entrada para realizarla, cual es el resultado arrojado, a
quin se le presenta y que herramientas requiere para logra la
culminacin satisfactoria de la actividad.
Finalmente se identificaron los procesos misionales, planeacin,
evaluacin y apoyo.
Segunda Fase: Ajustes y Validacin
En esta fase se valido la informacin recogida en la fase anterior y

se crearon formatos, anlisis estadsticos, se revisaron los
indicadores de gestin que cada departamento media dentro de
su proceso.
Tercera Fase: Jornada de Socializacin
En esta ltima etapa se present la simbologa a utilizar en los

manuales de procesos y procedimientos, mediante la
socializacin de los diagramas de flujo y la identificacin de cada
pictograma; para esto, cada departamento expuso el proceso
ms importante que realiza utilizando las herramientas para poder
llevar a cabo correctamente la socializacin y la aplicacin de las
mismas.
Es importante resaltar que en cada etapa se llevaron a cabo

reuniones en las que se discutieron las conformidades y no
conformidades estableciendo estrategias para la continuacin y
buen desarrollo de los Manuales de Procesos y Procedimientos.
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3.0. SECCIN II PROCESOS Y DEFICINICIONES
3.1. MAPA DE PROCESOS
PLANEACIN
PLAN DE INVERSIONES Y RECAUDO SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

GASTOS Y MEDIO AMBIENTE
CENSO CACAOTERO BALANCES ECONMICOS ANLISIS ECONMICOS
MISIONALES
INVESTIGACIN TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA COMERCIALIZACIN

Y FOMENTO
FORMULACIN DE PROTOCOLO DE VISTAS COMERCIALIZACIN DEL CACAO
PROYECTOS DE
INVESTIGACIN PROTOCOLO DE EVENTOS DE
TRANSFERENCIA GRUPALES
PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE
SEMILLAS
SUPERVISIN APOYO AL COOPERATIVISMO
RECIBO Y CLASIFICACIN PROGRAMACIN, EJECUCIN Y BIENESTAR SOCIAL Y GESTIN

DE DOCUMENTOS CONTROL PRESUPUESTAL HUMANA
CAJA MENOR ORDENES DE PAGO, CUENTAS SEGURIDAD SOCIAL
POR COBRAR.
ACTAS DE DESTRUCCIN TABLAS DE RETENCIN INGRESO, ANLISIS DE
DE DOCUEMENTOS DOCUMENTAL INFORMACIN Y BALANCES
CONTABLES
COMIT DE COMPRAS NMINA INDUCCIN
MANTENIMIENTO A ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA CARNETIZACIN

EQUIPOS
APOYO
PLAN DE MEJORAMIENTO MATRIZ DE CONTROL INTERNO VERIFICACIN DE ESTADOS

FINANCIEROS
VERIFICACIN DEL PLAN CONTROL INTERNO FISCAL DICTAMEN FISCAL DE ESTADOS
DE INVERSIONES Y GASTOS FINANACIEROS
DICTAMEN FISCAL DE
PAGOS DE SEGURIDAD
SOCIAL
EVALUACIN Y CONTROL
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3.2. DEFINICIONES CLAVES
Proceso
Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos

(fsicos, humanos, financieros, tecnolgicos), buscan producir un
resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o
externo.
Procedimiento
Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y

responde a las siguientes preguntas:
Qu se hace?
Quien lo hace?
Cmo lo hace?
Para qu lo hace?
Donde se hace?
Anlisis de procesos
Analiza la contribucin de cada actividad al logro de los objetivos e

identifica el rea y el factor de xito como punto de aplicacin de los
controles.
Control
Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el

desempeo de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones
frente al resultado esperado para la adopcin de medidas preventivas.
Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad
razonable en el logro de los objetivos.
Eficiencia
Entendida como la maximizacin de los productos sobre los insumos, ya

sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores
resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten
menores recursos.
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Eficacia
Es el anlisis de la oportunidad para lograr los resultados, as como, la

relacin que stos guardan con sus objetivos y metas que sus
organismos de direccin les definen en un periodo determinado.
3.3. CMO SE IDENTIFICA UN PROCESO?
La Direccin tiene una visin macro, ya que debe identificar las

funciones ms importantes para la Federacin Nacional de Cacaoteros:
planeacin, contabilidad, presupuestos, etc.; mientras los empleados,
tienen una visin micro e identificarn procesos ms sencillos que
afecten su quehacer diario.
3.4. QU SON LOS PROCEDIMIENTOS?
Es el conjunto o sucesin de pasos, ampliamente vinculados y

cronolgicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma
de hacer algo, incluyendo el qu, cmo y a quin corresponde el
desarrollo de la tarea.
Un procedimiento es la manera especfica de efectuar una actividad,

unas acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la
secuencia que se debe seguir en la ejecucin.
3.5. CMO SE REPRESENTAN LOS PROCESOS?
La representacin grfica del proceso o procedimiento, se convierte en

un instrumento para guiar la ejecucin de forma ordenada; busca
mostrar dinmica y lgicamente la secuencia de un trabajo,
permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a travs
de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades
administrativas y cargo que intervienen en l.
El flujograma es una herramienta de representacin grfica importante

para el levantamiento, anlisis, diseo, mejoramiento y control de los
procesos, y enmarca las siguientes caractersticas:
Estandariza la representacin grfica de los procesos de trabajo

Identifica con facilidad los aspectos ms relevantes del trabajo
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Facilita el anlisis y mejoramiento de los procesos.

ilustra la dinmica del trabajo y los responsables del mismo
Facilita la ejecucin del trabajo
Impide las improvisaciones y sus consecuencias
Provee elementos que facilitan el control del trabajo
3.6. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS
Planeacin
Son los proceso que determinan las acciones a seguir en el corto,

mediano y largo plazo, as como los mecanismos a travs de los cuales
se realizan ajustes a los planes o se redirecciona el futuro de la
Federacin Nacional de cacaoteros. Son responsabilidad de la
Direccin y se ejecutan bajo sus disposiciones.
Misionales
Son los procesos ms relevantes que contribuyen directamente al

cumplimiento de la razn de ser de la Federacin. Son responsabilidad
de la Direccin y se ejecutan por el cuerpo de la Direccin Tcnica
bajo las disposiciones de la Direccin General.
Formulacin: Creacin y revisin de propuestas de investigacin,

transferencia de Tecnologa y Fomento y Comercializacin.
Ejecucin: Salidas de campo, toma de datos, anlisis de datos, y
elaboracin de informes.
Generacin y transferencia de conocimiento: Muestra de productos
(libros, revistas, cartillas, etc) a una comunidad o sociedad.
Apoyo
Son aquellos que tienen por objeto el presentar apoyo a los procesos
misionales o tomar decisiones sobre planificacin, control y mejoras en
las operaciones de la organizacin. Entre ellos estn:
Talento Humano: Seleccin, Bienestar Social y Capacitacin

Financieros: Contabilidad, y Costos, Presupuesto, Tesorera, Almacn
Servicios Generales: Apoyo logstico
Divulgacin de la informacin interna y externamente.
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3.7. SIMBOLOGA PARA EL DISEO DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS A

TRAVS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Para una mayor comprensin de los procedimientos, a continuacin se

representa grficamente la simbologa utilizada en el levantamiento de
los mismos:
SMBOLO DESCRIPCIN
Indicador de inicio de un
INICIO procedimiento.
Forma utilizada de un diagrama

de flujo para representar una
tarea o actividad
Forma utilizada en el diagrama de

flujo para representar una
actividad de decisin o de
conmutacin.
Representa el almacenamiento de
informacin en carpetas y
archivos de trabajo.
Representa cualquier tipo de

documento que se requiera para
el proceso o procedimiento y
aporta informacin para que este
se pueda desarrollar
Es el smbolo que facilita la
continuidad de las rutinas de
1 trabajo dentro de la misma pgina
o entre pginas. El smbolo lleva
inserta un nmero.
Representa un enlace en un paso
HAY FALENCIAS?
de final de pgina con otro paso
A en el inicio de la pgina siguiente,
donde contina el flujograma. El
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smbolo lleva inserta una letra

mayscula
Se refiere a la informacin
almacenada en el computador,
en base de datos o tablas de la
cual se extrae o actualiza la
informacin.
Cuando la manera de almacenar

informacin es en medio
magntico pero no se especifica
el tipo, se utiliza este smbolo.
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4.0. SECCIN III PROCESOS MISIONALES, EVALUACIN, PLANEACIN,

APOYO.
La presente seccin se encuentra dividida en procesos misionales,

procesos de evaluacin, procesos de planeacin y procesos de apoyo
los cuales se describen para la Federacin Nacional de Cacaoteros.
4.1. PROCESOS MISIONALES
ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS
4.1.1. DEPARTAMENTO Diagramas de

TCNICO flujo, Definicin
del proceso
INVESTIGACIN Diagramas de
flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Formulacin
de Proyectos
TRANSFERENCIA DE Diagramas de
TECNOLOGA Y flujo, Definicin
FOMENTO del proceso
Proceso de Protocolo
de Visitas Tcnicas y
Seguimiento
Proceso de Protocolo
de Eventos de
Transferencia
Proceso de Escuelas
Cacaoteras
Proceso de Realizacin
de Cursos en el Centro
de Capacitacin
Proceso de Produccin
y Distribucin de
Semillas
Proceso de Produccin
y Distribucin de
Varetas Portayemas
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Proceso de Supervisin
Proceso de Elaboracin
de Publicaciones, y
Atencin a los
Agricultores
COMERCIALIZACIN Diagramas de
flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Compras
Proceso de apoyo al
cooperativismo
4.1.1. DEPARTAMENTO TCNICO
INVESTIGACIN
El programa de investigacin identifica, evala y selecciona rboles de

cacao con caractersticas de produccin, adaptabilidad y calidad
sobresalientes buscando aprovechar la alta variabilidad gentica
existente en los diferentes regiones cacaoteros del pas para ampliar la
fuente de germoplasma con nuevas selecciones de tipos de alto
rendimiento y alta resistencia a enfermedades.
La finalidad del programa de investigacin es el aumento de los clones
para la cacaocultura y la disminucin de las enfermedades.
PROCESO DE FORMULACIN DE PROYECTOS
OBJETIVO
Planear, hacer, verificar y actuar aprovechando los recursos y

utilizndolos como elementos de gestin enfocados hacia la
formulacin y el beneficio del agricultor.
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ALCANCE
Establecer herramientas organizacionales para el desarrollo de la

Federacin y el beneficio del agricultor fortaleciendo el desempeo
misional.
RESPONSABLES
Planeacin, Departamento Tcnico
ENTRADAS
Convocatorias, indicaciones de Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva,

recogidas de las necesidades de los agricultores y canalizadas a travs
de los comits municipales y departamentales.
ACTIVIDADES DEL PROCESO
Identificacin de necesidades por convocatorias

Anlisis previo de viabilidad y factibilidad de acuerdo a trminos de
referencia y polticas institucionales.
Elaboracin de perfiles con su aprobacin
Elaboracin del documento
Presentacin del mismo
SALIDAS
Proyecto para aprobacin
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DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TCNICA PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
FORMULACION DE PROYECTOS DE Vo. Bo. CON

INVESTIGACION CONCEPTO JURDICO
SE RECOGE LA INFORMACIN PARA

ANALIZARLA TENIENDO EN CUENTA LA
NECESIDAD Y LA FACTIBILIDAD CON SE PRESENTA LA PROPUESTA
RESPECTO A LOS TRMINOS DE REFERENCIA Y
LA POLTICA INSTTUCIONAL
PASOS:
SE ELABORAN LOS Vo. Bo.
PERFILES
CORRECIONES SE RECIBE EL BORRADOR DEL PROYECTO O

CONTRATO EN EL QUE LO REVISA Y
ANALIZA EL PRESIDENTE
SE ANALIZAN LOS TRMINOS DE REFERENCIA TCNICA

DEL CONTRATO
EL PRESIDENTE LO FIRMA
Vo. Bo.
SE ASIGNAN RESPONSABLES
SE INFORMA LA CONCECUSIN
DEL NUEVO PROYECTO O
CONTRATO A: CONTABILIDAD,
PRESUPUESTO, TCNICA,
TESORERA, TALENTO HUMANO
FIN
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TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA Y FOMENTO
El programa de transferencia busca promover, divulgar, orientar y

capacitar al cacaocultor en el propsito integral que ofrece la
Federacin para la modernizacin y tecnificacin del cultivo del cacao,
mediante la capacitacin a travs de la escuela cacaotera, la
prestacin del servicio de asistencia tcnica personalizada y la
organizacin de eventos de transferencia de tecnologa; de igual
forma, el personal tcnico adscrito al Fondo Nacional del Cacao, da a
conocer a los agricultores cacaoteros el paquete tecnolgico de
manejo de los clones de cacao de alto rendimiento disponibles en las
granjas, parcelas y lotes clnales que administra y supervisa la
Federacin Nacional del Cacao.
El paquete de tecnologa ofrece la calidad del material vegetal de los
clones de cacao que se recomiendan, los sistemas de propagacin, uso
y manejo de los suelos, nutricin y fertilizacin, control de malezas,
plagas y enfermedades, labores culturales, cosecha y manejo de
poscosecha.
PROCESO DE PROTOCOLO DE VISITAS TCNICAS
OBJETIVO
Brindar acompaamiento directo y especializado a los cacaocultores,

sobre el manejo tcnico del cultivo del cacao.
ALCANCE:
Asesorar y acompaar a los cacaocultores para que establezcan o

mejoren sus plantaciones de cacao.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico
ENTRADAS
Solicitud por parte del cacaocultor para que se visite su explotacin

cacaotera; sta la puede realizar en la oficina de la Federacin o de
manera directa al jefe de unidad o al tcnico de la zona.
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CDIGO
Programacin de visita, dentro del cronograma de actividades

mensual del tcnico de campo.
Visita a la finca del beneficiario.
Diagnostico de las labores a realizar en la finca, en compaa del
beneficiario.
Elaboracin de un proyecto individual de la finca, en coordinacin
con el beneficiario.
Elaboracin del formato control de visita, que incluye
recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a
verificar en la siguiente visita.
Programacin de una nueva visita al predio.
Visita a la finca y verificacin de la realizacin de las labores
encomendadas al cacaocultor, en anterior visita.
Nueva visita al predio
Verificacin de realizacin de las labores encomendadas en anterior
visita.
Visita al predio
Verificacin de las actividades encomendadas y si se realizaron,
finalizacin de labor de visitas al predio durante la vigencia del ao.
Firma de acta de recibido a satisfaccin por parte de el beneficiario
y del tcnico de campo.
Revisin y visto bueno, por parte del jefe de unidad tcnica del acta
de recibido.
Archivo en oficina del acta de finalizacin
Envo del informe a la oficina central de la Federacin, incluyendo el
acta de finalizacin de las actividades realizadas en la finca.
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VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
TCNICO JEFE DE UNIDAD TCNICA GERENCIA TCNICA
INICIO
SE PROGRAMA LA VISITA DENTRO
DEL CRONOGRAMA MENSUAL
DEL TCNICO DE CAMPO Y SE SE RECEPCIONA Y SE SE ESTABLECE UNAS METAS
REGISTRA EN EL SITCAO REPARTEN LAS POR CADA UNIDAD TECNICA,
ACTIVIDADES DE TENIENDO EN CUENTA LA
ACUERDO AL NECESIDAD Y EL PRESUPUESTO
NMERO DE TNICOS DISPONIBLE.
VISITA A LA FINCA DEL DE LA UNIDAD
BENEFICIARIO.
SE REALIZA DIAGNOSTICO DE LAS

LABORES A REALIZAR EN LA
FINCA, EN COMPAA DEL
BENEFICIARIO.
SE ELABORA UN PROYECTO
INDIVIDUAL DE LA FINCA, EN
COORDINACIN CON EL
BENEFICIARIO
SE ELABORA EL FORMATO
CONTROL DE VISITA, QUE
INCLUYE RECOMENDACIONES DE
TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR
EL CACAOCULTOR A VERIFICAR
EN LA SIGUIENTE VISITA.
SE PROGRAMA UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.
SE VISITA A LA FINCA
VERIFICANDO LA REALIZACIN
DE LAS LABORES
ENCOMENDADAS EN ANTERIOR
VISITA.
SE REGISTRA EN EL SITCAO LA
VISITA Y SE DEJAN LAS
RECOMENDACIONES DE
EN LA SIGUIENTE VISITA
PROGRAMACIN DE UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.
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VERSIN 02
CDIGO
TCNICO JEFE DE UNIDAD TCNICA GERENCIA TCNICA
SE REGISTRA Y
NUEVA VISITA AL PREDIO VERIFICA CON VISTO
BUENO, POR PARTE SE CONSOLIDA LA
DEL JEFE DE UNIDAD INFORMACION DEL SITCAO
TCNICA EL ACTA DE PARA HACER LOS INFORMES
VERIFICACIN DE REALIZACIN
RECIBIDO. PERTINENTES
DE LAS LABORES
ENCOMENDADAS EN ANTERIOR
VISITA.
SE REGISTRA LA VISITA, QUE INCLUYE

RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE FIN
DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A
VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA,
CUANTAS VECES SEA NECESARIO
SE REGISTRA LA VISITA, QUE

INCLUYE RECOMENDACIONES DE
EN LA SIGUIENTE VISITA, CUANTAS
VECES SEA NECESARIO
PROGRAMACIN DE UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.
VISITA AL PREDIO
VERIFICACIN DE LAS
ACTIVIDADES ENCOMENDADAS
Y SI SE REALIZARON,
FINALIZACIN DE LABOR DE
VISITAS AL PREDIO DURANTE LA
VIGENCIA DEL AO.
VISITA AL PREDIO FIRMA DE ACTA

DE RECIBIDO A SATISFACCIN
POR PARTE DE EL BENEFICIARIO Y
DEL TCNICO DE CAMPO.
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VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE PROTOCOLO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA GRUPALES
OBJETIVO
Dar a los cacaocultores colombianos, de manera grupal, el

conocimiento necesario para lograr una mayor adopcin del paquete
tecnolgico para el cultivo del cacao.
ALCANCE
Lograr una mayor cobertura, al incrementar el nmero de agricultores

capacitados en la aplicacin de la tecnologa recomendada para el
cultivo del cacao, para la modernizacin de los cultivos, con nfasis en
sistemas agroforestales productivos.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico.
ENTRADAS
Programacin de actividades de la unidad tcnica, en lo referente a

eventos grupales de transferencia de tecnologa
Determinacin de los eventos a realizar, por parte de la unidad

tcnica ( das de campo, demostraciones de mtodo, giras o cursos
tcnicos)
Aprobacin por parte de la Gerencia tcnica
Aprobacin por parte de la Presidencia Ejecutiva
Elaboracin de las memorias del evento a realizar, que debe incluir
informacin como: nmero de participantes, sitio de realizacin,
duracin del evento, contenidos a tratar, indicando intensidad
horaria de cada uno, materiales a emplear y costo detallado de
cada item.
El envo de las memorias a la ciudad de Bogot, deber realizarse
siempre de manera trimestral, durante la primera semana de dicho
periodo.
Aprobacin por parte del supervisor tcnico nacional.
Aprobacin por parte de los departamentos de presupuesto y de la
Presidencia ejecutiva.
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VERSIN 02
CDIGO
Realizacin del evento.

Recoleccin de firmas de los asistentes al mismo en el formato
destinado para tal fin.
Legalizacin del evento.
Realizacin del informe tcnico mensual.
Envi de documentacin a la Gerencia tcnica y al departamento
de Contabilidad.
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VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDAD TCNICA SUPERVISOR TCNICO GERENCIA TCNICA
INICIO SE ENVA A APROBACIN DE GERENCIA

TCNICA Y PRESIDENCIA EJECUTIVA
SE DETERMINACIN DE LOS EVENTOS A

REALIZAR, POR PARTE DE LA UNIDAD TCNICA
(DAS DE CAMPO, DEMOSTRACIONES DE
MTODO, GIRAS O CURSOS TCNICOS)
Vo. Bo.
CORRECCIONES
SE ENVA A APROBACIN DE
PRESUPUESTO Y PRESIDENCIA EJECUTIVA
ELABORACIN DE LAS MEMORIAS DEL EVENTO A
REALIZAR QUE DEBE INCLUIR INFORMACIN COMO:
NMERO DE PARTICIPANTES, SITIO DE REALIZACIN,
EL ENVO DE LAS MEMORIAS
DURACIN DEL EVENTO, CONTENIDOS TRATAR,
A LA CIUDAD DE BOGOT,
INDICANDO INTENSIDAD HORARIA DE CADA UNO,
DEBER REALIZARSE SIEMPRE
MATERIALES A EMPLEAR Y COSTO DETALLADO DE
DE MANERA TRIMESTRAL,
CADA ITEM.
DURANTE LA PRIMERA
SEMANA DE DICHO Vo. Bo.
PERIODO.
REALIZACIN DEL EVENTO APROBACIN POR PARTE DEL

SUPERVISOR TCNICO
NACIONAL
FIN
CORRECCIONES
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VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ESCUELA CACAOTERA
OBJETIVO
Capacitar a los agricultores mediante el concepto aprender

haciendo en lo relacionado con el proceso tcnico para la instalacin
y manejo de cultivos clonados con temas de organizacin de
productores, administracin de fincas y comercializacin del grano del
cacao.
ALCANCE
Sensibilizacin del subsector cacaotero.
RESPONSABLES
Los responsables de esta actividad son el ingeniero agrnomo y el

tcnico de campo.
ENTRADAS
Proyecto elaborado.
Plan de inversiones y Gastos.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico
Seleccin de sitios para la instalacin de la escuela cacaotera.

Inscripcin de los productores.
Conformacin de la Escuela Cacaotera.
Realizar cronograma de actividades y Jornadas.
Ejecucin de las jornadas de Escuelas Cacaoteras.
Clausura de la Escuela Cacaotera.
SALIDA
Productores con mayores conocimientos y capacidades para el manejo

del cultivo del cacao.
Cultivos establecidos y manejados bajo la tecnologa recomendada.
Presentacin de informes de gestin a gerencia tcnica.
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CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
AGRICULTORES GERENCIA UNIDAD TCNICO

TCNICA TCNICA
INICIO
De acuerdo al cronograma
de actividades se realiza la
invitacin a los agricultores
para participar a la jornada
de escuela cacaotera
En la unidad Tcnica. Se
realiz la logstica y
preparacin de la
actividad a desarrollar
en la jornada .
INICIO
El PIG determina el
nmero de escuelas En el desarrollo de la
cacaoteras a conformar actividad tiene el orden del
en cada unidad tcnica da as:
1. Saludo de
Bienvenida
Se convoca a los
2. Desarrollo del
agricultores a participar Se selecciona el sitio tema tcnico
en la escuela cacaotera (vereda) en donde se 3. Practica del
desarrollara la escuela tema tratado
4. Almuerzo
cacaotera. 5. Desarrollo del
tema Social
Se inscriben los (opcional)
agricultores. Se 6. Fin de la
conforman grupos de 10 actividad.
a 12 personas
Se hace el cronograma Al finalizar el mes el

de actividades, se tcnico de campo
establecen los temas registra en el SITCAO el
para la ejecucin de 8 cumplimiento de metas
jornadas durante todo el propuestas con respecto
ao a las escuelas
cacaoteras mediante el
formato existente para
ello.
Se inscribe la escuela
cacaotera mediante el
Formato inscripcin de
escuela cacaotera
El jefe de unidad
consolida la informacin
Inscripcin de escuela recibida por los tcnicos
cacaotera y la registra en el SITCAO
dentro de los 10 primeros
das de cada mes.
FIN
Informacin de las metas

cumplidas durante el mes.
FIN
32
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE REALIZACIN DE CURSOS EN EL CENTRO DE CAPACITACIN
OBJETIVO
Ofrecer a los interesados una alternativa de capacitacin en el

negocio del cultivo del cacao que les permita obtener el conocimiento
necesario en aras de aplicar un adecuado paquete tecnolgico para
la produccin del grano.
ALCANCE
Incrementar el grado de aplicacin tecnolgica de la cacaocultura

colombiana al ampliarse el nmero de agricultores capacitados.
ENTRADAS A LA ACTIVIDAD
-Solicitud formal a Fedecacao, dirigida por de un grupo de personas,

entidades o proyectos productivos, interesados en capacitacin sobre
el cultivo del cacao.
Comunicaciones de presidencia ejecutiva y gerencia tcnica

aprobando la solicitud y el presupuesto del evento.
Coordinacin logstica: alimentacin, alojamiento, saln, fincas a
visitar, herramientas, transporte, etc.
Categorizacin del contenido acadmico del curso.
Elaboracin y fotocopiado de las memorias para los participantes.
Desarrollo del curso.
Legalizacin y pago de los compromisos contrados.
Informe econmico y tcnico sobre el evento.
SALIDA
Grupo de agricultores conocedores del negocio del cacao. (Cliente

satisfecho)
33
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
AGRICULTORES GERENCIA CENTRO DE CAPACITACIN
TCNICA
INICIO
Solicitud formal a
Fedecacao, dirigida por
un grupo de personas,
entidades o proyectos
productivos, interesados
en capacitacin sobre el
cultivo del cacao.
Recepcin de la solicitud
en Fedecacao Bogot.
Revisin de la solicitud
Notificacin a
quien APROBACIN
corresponda
Notificacin al centro de
capacitacin
Se programa el evento
Se realiza el evento
Se legalizan los gastos
Se enva informe a
Fedecacao Bogot
INFORME DEL EVENTO
Notificacin al centro
APROBACIN de
capacitacin
FIN
34
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE SEMILLAS
OBJETIVO
Proveer material gentico de patronaje adecuado para cada zona

agroecolgica de acuerdo con la reglamentacin del Consejo
Nacional Cacaotero.
ALCANCE
Abastecer las siembras de patronaje para siembras nuevas de cacao a

nivel nacional.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico, Planeacin, presidencia ejecutiva, personas

naturales o jurdicas.
ENTRADAS
Solicitud de persona natural o jurdica para ejecutar proyectos

institucionales.
Realizar anlisis de cifras tentativas de produccin anual para el ao

siguiente desde las granjas.
Estimativos mensuales de produccin por bodega para despachos.
Toma de decisiones de acuerdo a los anlisis anteriores para realizar
los correspondientes despachos.
SALIDAS
Entrega del material al cliente
35
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANEACIN GERENCIA TCNICA GRANJAS
INICIO
SE RECEPCIONA INFORME
SE RECIBE INFORMACIN Y ANALIZA LA
INFORMACIN ANUALMENTE SE ESTIMA LA
PRODUCCIN PARA EL AO
SIGUIENTE Y SE CONSOLIDA
DENTRO DEL PLAN OPERATIVO
FIN
ANUAL.
CUANDO EXISTE UNA
SOLICITUD POR
PERSONA NATURAL O
JURDICA PARA
COMPRA DE SEMILLAS
PRESIDENCIA CUANDO LLEGA EL

EJECUTIVA COMUNICADO LA
GRANJA REALIZA EL
ENVO
CORRESPONDIENTE Y
A FIN DE MES ENVIA
UNIDADES
EL ESTADO DE
TCNICAS
DESPACHOS
REALIZADOS
APROBACIN
SOLICITA
CONSIGNACIN A
CUENTA E INFORMA
A GERENCIA
TCNICA PARA EL
DESPACHO
FIN
SE ANALIZA LA PRODUCCION Y
DEMANDA MENSUAL PARA
REALIZAR LOS AJUSTES
CORRESPONDIENTES
SE RECEPCIONA Y SE
TOMA EN CUENTA
PARA NUEVOS
DESPACHOS
36
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE VARETAS PORTAYEMAS
OBJETIVO
Aumentar, abastecer y suministrar el material clonal de alto rendimiento

y desempeo a los sistemas adversos de plagas y enfermedades
adecuado para cada zona agroecolgica.
ALCANCE
Abastecer las siembras nuevas de clones de alto rendimiento y proveer

material gentico para rehabilitacin en cultivos viejos.
RESPONSABLES
Departamento tcnico, Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Solicitud de persona natural, jurdica o de la Federacin Nacional de

Cacaoteros mediante solicitud de los convenios que administra.
Coordinar con granjas y entregar las varetas portayemas en los sitios

acordados
SALIDAS
Entrega de varetas portayemas y envo de informacin a planeacin.
37
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANEACIN GERENCIA TCNICA GRANJAS
INICIO
SE RECEPCIONA INFORME
SE RECIBE INFORMACIN Y ANALIZA LA
INFORMACIN ANUALMENTE SE REALIZAN LOS
ESTIMATIVOS DE PRODUCCIN
PARA EL AO SIGUIENTE Y SE
REGISTRAN LAS METAS EN EL
FIN
SITCAO
CUANDO EXISTE UNA
SOLICITUD POR
PERSONA NATURAL O
JURDICA PARA
COMPRA DE SEMILLAS
PRESIDENCIA CUANDO LLEGA EL

EJECUTIVA COMUNICADO LA
GRANJA REALIZA EL
ENVO
CORRESPONDIENTE Y
A FIN DE MES ENVIA
UNIDADES
EL ESTADO DE
TCNICAS
DESPACHOS
REALIZADOS
APROBACIN
SOLICITA
CONSIGNACIN A
CUENTA E INFORMA
A GERENCIA
TCNICA PARA EL
DESPACHO
FIN
SE ANALIZA LA PRODUCCION Y
DEMANDA MENSUAL PARA
REALIZAR LOS AJUSTES
CORRESPONDIENTES
SE RECEPCIONA Y SE
TOMA EN CUENTA
PARA NUEVOS
DESPACHOS
38
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ELABORACIN Y ENVI DE INFORMES TCNICOS
OBJETIVO
Consolidar la informacin de las unidades tcnicas ilustrando la

ejecucin Vs. la programacin de acuerdo al plan de inversiones y
gastos.
ALCANCE
Recepcionar la informacin que se genere desde cualquier punto de

vista en cada una de las unidades tcnicas para ser depurada en la
sede principal y ejercer un mayor control sobre la misma teniendo en
cuenta la programacin inicial y la toma de decisiones.
RESPONSABLES
El departamento tcnico.
Planeacin.
Auditoria Interna.
ENTRADAS
Plan de inversiones y gastos.

Ejecucin de proyectos.
Recepcin de la informacin y canalizacin teniendo en cuenta los

siguientes aspectos:
INVESTIGACIN
rboles de alto rendimiento.

Jardines Clnales.
Parcelas Demostrativas.
ndice Grano.
ndice de Mazorca.
39
VERSIN 02
CDIGO
TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA
Nmero de visitas.
Nmero de hectreas renovadas, rehabilitadas, nuevas siembras y en
manejo o sostenimiento.
Nmero de Beneficiarios.
Nmero de escuelas cacaoteras.
Nmero de eventos de transferencia de tecnologa.
Distribucin de semillas y varetas portayemas.
Programacin de actividades mensual.
Actividades realizadas.
Resumen narrativo (Aspectos climticos, aspectos relevantes, municipios
atendidos, precio de compra del grano en la regin, participacin con
entidades de la regin y Aspectos fitosanitarios).
Las anteriores actividades se realizan para dar cumplimiento a lo que se

presupuesta y al plan de inversiones y gastos.
SALIDA
Los informes se transmiten desde el tcnico hacia la unidad Tcnica

mediante el jefe de la unidad, el cual consolida y lo enva a gerencia
tcnica y a su vez a planeacin.
40
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TCNICA UNIDAD TCNICA TCNICO
INICIO
PIG Y PRESUPUESTO,
CONSOLIDAN LAS
ACTIVIDADES A REALIZAR
PARA CADA VIGENCIA CON EL DOCUMENTO LA
UNIDAD TCNICA INICIA
LA EJECUCIN DE LAS
METAS PROGRAMADAS.
INVESTIGACIN
TRASFERENCIA
MENSUALMENTE MENSUALMENTE LOS

LOS TCNICOS TCNICOS REGISTRAN
REGISTRAN LOS EN EL SITCAO:
DATOS EN EL NMERO DE VISITAS
SITCAO PARA NMERO DE HECTREAS
HCER EL RENOVADAS,
RESPECTIVO REHABILITADAS,
SEGUIMIENTO, NUEVAS SIEMBRAS Y EN
CONTOL Y MANEJO O
EVALUACION . SOSTENIMIENTO
NMERO DE
BENEFICIARIOS
NMERO DE ESCUELAS
CACAOTERAS
NMERO DE EVENTOS
DE TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGA
DISTRIBUCIN DE
SEMILLAS Y VARETAS
PORTAYEMAS
PROGRAMACIN DE
ACTIVIDADES MENSUAL
ACTIVIDADES
REALIZADAS
Y POR OTRO LADO
INFORMAN EN EL
RESUMEN NARRATIVO
(ASPECTOS
CLIMTICOS, ASPECTOS
RELEVANTES,
MUNICIPIOS
ATENDIDOS, PRECIO DE
COMPRA DEL GRANO
SE PROGRAMA LA EN LA REGIN,
REUNIN TCNICA EN LA PARTICIPACIN CON
QUE CADA TCNICO ENTIDADES DE LA
INFORME FINAL REGIN Y ASPECTOS
EXPONE SU INFORME
FITOSANITARIOS
PARA QUE FINALMENTE EL
JEFE DE UNIDAD
VERIFIQUE, EVALUE Y INFORME
EJERZA EL SEGUIMIENTO
FIN RESPECTIVO A LAS
ACTIVIDADES
PROGRAMADAS.
QUEDANDO YA EN EL
SITCAO PARA CUALQUIER
CONSULTA
41
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ELABORACIN DE PUBLICACIONES
Se entienden como publicaciones o material de difusin o divulgacin

todos aquellos documentos tales como: libros cartillas, plegables,
manuales, afiches, pancartas y otros que se elaboren con recursos del
Fondo Nacional del Cacao y que sean elaborados por personal de la
entidad, los cuales por lo tanto presentan parte importante de la labor
y la imagen institucional de la entidad, de tal forma que se deben
elaborar de manera cuidadosa y responsable.
De la misma manera incluyen el material electrnico, los logos, el

material de audio y video, tal como cuas radiales, videos, etc. No
incluyen las presentaciones en power point las cuales deben elaborarse
en el formato establecido para ello, pero cuyo contenido no debe ser
revisado y aprobado previamente en la oficina de Bogot. Para el caso
de las memorias y el contenido de los eventos de capacitacin, este
material se debe enviar para su revisin a Bogot.
OBJETIVO
Elaborar los documentos, publicaciones y material de divulgacin de la

entidad de tal manera que se cumpla con los objetivos de dar a
conocer los resultados del trabajo que desarrolla el gremio cacaotero,
con eficiencia, objetividad y calidad.
ALCANCE
Dar a conocer a los cacaocultores, empleados, aliados y al pblico en

general los resultados de los proyectos, avances y resultados en temas
de inters para el gremio de tal manera que estos informen, eduquen,
concienticen y sensibilicen.
RESPONSABLES
Departamento tcnico y publicaciones
ENTRADAS
La necesidad o el proceso necesario para la elaboracin de la

publicacin o el material de divulgacin pueden surgir de diferentes
situaciones:
42
VERSIN 02
CDIGO
Actividades planeadas y presupuestadas de proyectos especficos

para presentar resultados del mismo.
Actividades o eventos que se realicen de manera peridica
(Congreso Nacional Cacaotero)
Campaas.
Cualquiera de las anteriores debe tener previa autorizacin de la

Presidencia Ejecutiva y de Gerencia Tcnica teniendo en cuenta el
presupuesto para su elaboracin, adems de seguir los procedimientos
de compra aplicables.
Justificacin o necesidad de la elaboracin de la publicacin o

material de divulgacin.
Verificacin del presupuesto necesario para la realizacin entre el
Departamento tcnico y Presupuesto.
Elaboracin del borrador del documento o material buscando que
cumpla con los objetivos especficos propuestos para cada caso en
particular.
El borrador es enviado para aprobacin y revisin por el jefe de
Unidad Tcnica o director del proyecto y posteriormente por el
Gerente Tcnico y el Presidente Ejecutivo.
Una vez el documento este con las correcciones respectivas se enva
como modelo para cotizacin para acondicionamiento tal de
diseo e impresin.
Cuando el proveedor esta establecido por el comit de compras, se
le enva todo el material (logos, autores, fotos, etc.), que se requiera
para su posterior impresin.
Al estar el material publicado se entrega al almacn para que se
realice la respectiva divulgacin.
En el recibido de la informacin se elaboran las actas de recibido en
la que expone el objetivo, alcance e importancia de la publicacin.
Finalmente se solicita a la editorial copia en medio magntico del
documento final, la cual reposa en la biblioteca de la Federacin
junto con el ejemplar en fsico correspondiente.
SALIDAS
Divulgacin del documento.
43
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO. TCNICO ALMACN IMPRESORES
INICIO
SE DEFINEN LOS DISEOS Y

SOLICITUD O NECESIDAD DE PUBLICACIN SE TOMA EL MODELO Y SE ESTILOS PARA LAS
DE MATERIAL SOLICITAN TRES PUBLICACIONES, SE IMPRIMEN Y
COTIZACIONES A EMPRESAS SE DEJAN 2 COPIAS
PARA LA EDICION DEL (MAGNTICO Y FSICO)
DOCUMENTO
Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO SE LLEVAN LAS TRES

Y PRESUPUESTO COTIZACIONES AL COMIT
DE COMPRAS EN DONDE SE
ELIGE A UNA EMPRESA Y SE
REALIZA LA CONTRATACIN
Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO SE ENTREGA EL MODELO

O JEFE DE UNIDAD TCNICA
SE ENTREGA EL DOCUMENTO
Vo. Bo. GERENTE TCNICO Y
PRESIDENCIA EJECUTIVA
CORRECCIONES
SE ENVA DOCUMENTO
MODELO A ALMACEN
SE PUBLICA EL DOCUMENTO
SE ARCHIVA EN LA BIBLIOTECA DE LA
FEDERACIN PARA DOCUMENTO DE
CONSULTA
FIN
44
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE SUPERVISIN
OBJETIVO
Buscar que el mximo cumplimiento tcnico y presupuestal de los

proyectos que adelante la Federacin en las diferentes unidades
tcnicas, en beneficio de los cacaocultores colombianos.
ALCANCE
Acompaar, asesorar y coordinar a jefes de unidad, administradores de

oficina y tcnicos de campo, para que los programas y proyectos
plasmados, se ejecuten en las condiciones acordadas y dentro de los
parmetros establecidos.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico
ENTRADAS
Elaboracin de cronograma de visitas a las unidades tcnicas con vistos

buenos de la Gerencia Tcnica y la Presidencia Ejecutiva
Aprobacin del plan operativo para los proyectos a ejecutar.

Memorando de aprobacin de salida de supervisin
Reunin en oficina con todos los funcionarios
Verificacin en oficina de documentos de trabajo
Visitas en campo de verificacin de actividades
Reunin con funcionarios en evaluacin de la supervisin realizada
Elaboracin de acta de visita, resultados y compromisos a cumplir,
en la unidad tcnica.
Elaboracin de informe de visita.
45
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
GERENCIA TCNICA SUPERVISORES UNIDADES TCNICAS
TCNICOS
INICIO
RECEPCIN DEL ACTA PARA

SE RECEPCIONA EL PLAN OPERATIVO PRXIMAS VISITAS E INFORMES DE
APROBADO EL QUE MENCIONA LOS AVANCES
PROYECTOS A EJECUTAR EN CADA ZONA
SE VERIFICAN EN OFICINA LOS FIN

SE ENVIA UN MEMORANDO DE DOCUMENTOS DE TRABAJO
APROBACIN PARA LAS SALIDAS DE LOS
SUPERVISORES
SE LLEVA A CABO UNA REUNIN EN VISITAS EN CAMPO DE VERIFICACIN

OFICINA CON TODOS LOS DE ACTIVIDADES
FUNCIONARIOS
REUNIN CON FUNCIONARIOS EN

EVALUACIN DE LA SUPERVISIN
REALIZADA
RECEPCION Y ANALISIS DE
ACTA E INFORMES DE VISITAS ELABORACIN DE ACTA DE VISITA,
RESULTADOS Y COMPROMISOS A
CUMPLIR, EN LA UNIDAD TCNICA.
FIN
ELABORACIN DE ACTA DE VISITA,

RESULTADOS Y COMPROMISOS A
CUMPLIR, EN LA UNIDAD TCNICA.
46
VERSIN 02
CDIGO
COMERCIALIZACIN
El programa de comercializacin est orientado a la promocin de

actividades tendientes a lograr un desarrollo socioempresarial de cada
una de las organizaciones; a fortalecer los vnculos entre los productores
cacaoteros asociados y los transformadores industriales y a que los
cacaocultores realicen un buen manejo de poscosecha del grano para
obtener un mejor precio por sus productos y acceder a los mercados
nacionales e internacionales.
Por tal motivo, los Directores Regionales y Jefes de Unidad cumplen con
el seguimiento y control de la Factura nica e informan sobre la gestin
desarrollada remitiendo un consolidado mensual a la oficia de
recaudos.
PROCESO DE COMERCIALIZACIN DEL CACAO
OBJETIVO
Conformar y fortalecer las asociaciones de productores y apoyar a los

agricultores en general para que participen activamente asumiendo
desafos tcnicos, econmicos, sociales y polticos con el apoyo de la
Federacin Nacional de Cacaoteros en la comercializacin del grano
del cacao cumpliendo los estndares de los mercados.
ALCANCE
Integrar todos los eslabones de la cadena productiva cacao chocolate

en beneficio del productor logrando el cumplimiento de los objetivos de
la comercializacin
RESPONSABLES
Unidades Tcnicas, Supervisores Tcnicos Nacionales y el Departamento

Tcnico en su totalidad.
ENTRADAS
Partir de un proyecto elaborado relacionado con el proceso de

comercializacin.
47
VERSIN 02
CDIGO
Apoyar a las organizaciones de productores y a los productores en

general, efectuando anlisis de mercadeo para que efecten las
diferentes actividades tales como:
Establecer alianzas o negocios con las compaas procesadoras

del cacao
Realizar la compra venta del grano
SALIDAS
Apoyo al cacaocultor
Desembolsos de dinero a las unidades tcnicas
48
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPTO TCNICO COOPERATIVAS COMPAA

(UNIDAD TCNICA) PROCESADORA
INICIO
MEDIANTE EL PLAN DE INVERSIONES Y

GASTOS SE PROGRAMA UN PRESUPUESTO
PARA COMERCIALIZACIN
DANDO CUMPLIMIENTO AL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

EJECUTADO, TESORERA ENVA CADA AO UNA PARTIDA
PARA EL FONDO DE COMERCIALIZACIN PARA GASTOS DE
INFRAESTUCTURA, CAPITAL DE TRABAJO Y AYUDAS
ADMINISTRATIVAS
LAS COOPERATIVAS REALIZAN SE RECIBE EL GRANO DE

UN ANLISIS DE MERCADEO Y CACAO Y RECAUDA EL 3% DE
DE COSTOS LA CUOTA DE FOMENTO
CADA COOPERATIVA
ANUNCIA LA OFERTA, LA
DEMANDA Y LOS COSTOS AL
DEPTO DE COMERCIALIZACIN CANCELA EL VALOR
DE ACUERDO AL INFORME CORRESPONDIENTE DE LA
EMITIDO POR LA FACTURA
COOPERTAIVA, EL DEPTO DE
COMERCIALIZACIN REALIZA
DESEMBOLSOS DE ACUERDO A
LAS SIGUIENTES VARIABLES:
DINERO DISPONIBLE POR
PARTE DE LA COOPERATIVA
EXISTENCIAS DE CACAO EN
BODEGA
CARTERA
ESTADSTICA DE LA SEMANA LA COOPERATIVA COMPRA EL
ANTERIOR GRANO DE CACAO Y LO
VENDE REALIZANDO EL
CORRESPONDIENTE DESPACHO
Y SE REALIZA LA FACTURA
NICA
LO RECAUDADO SE
EL FONDO DE TRANSFIERE A LA FEDERCIN
COMERCIALIZACION PROCEDE NACIONAL DE CACAOTEROS
A DESEMBOSAR EL DINERO A Y SE ENVA LA FACTURA
LA COOPERATIVA CON SU RESPECTIVO
CORRESPONDIENTE RECIBE EL VALOR SOPORTE AL DEPARTAMENTO
CORRESPONDIENTE DE LA DE RECAUDO Y ESTADSTICA
FACTURA Y ENVA EL DINERO AL
FONDO DE COMERCIALIZACION
SE CONSIGNA EL DINERO EN FIN

UNA CUENTA BANCARIA
49
VERSIN 02
CDIGO
50
VERSIN 02
CDIGO
4.2. PROCESOS DE EVALUACIN
4.2.1. REVISORA FISCAL Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Dictamen de
Estados
Proceso de Control Interno
Proceso de Pagos de
Seguridad Social
4.2.2. AUDITORIA INTERNA Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de revisin del Plan

de Inversiones y Gastos
Programado y Ejecutado
Proceso de Matriz de Control
Interno
Proceso de verificacin de los
estados financieros
Procesos del plan de
mejoramiento
4.2.3. COMIT DISCIPLINARIO Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso disciplinario
51
VERSIN 02
CDIGO
4.2.1. REVISORA FISCAL
La Revisora Fiscal es el rgano de control establecido por los estatutos

de la Junta Directiva de los cacaocultores.
PROCESO DE DICTAMEN DE ESTADOS
OBJETIVO
Verificar, inspeccionar y comunicar todos los hallazgos encontrados en

los estados financieros de la Federacin Nacional de Cacaoteros
ALCANCE
Involucrar todos los proyectos que administra la Federacin Nacional de

Cacaoteros
RESPONSABLES
Contabilidad, Revisora Fiscal, Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Mensualmente se realizan los balances, y con el ingreso de la

informacin al sistema se organiza para pagos de impuestos
Verificar que los datos contenidos en los libros contables contengan

informacin veraz y cada dato contable ingresado est bien
codificado.
SALIDAS
Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia

Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.
52
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
CONTABILIDAD REVISORA FISCAL PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
ANTES DE REALIZAR LOS
PAGOS SE RECEPCIONA
LA INFORMACIN PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y
CORRESPONDIENTE QUE LLEVA A CABO LAS ACCIONES
MENSUAL Y BIMENSUALMENTE A LUGAR
HA SIDO INGRESADA A
SE REALIZAN LOS PAGOS LOS LBROS Y SE VERIFICAN
RESPECTIVOS DE RETENCIN EN
LA FUENTE, IVA, PAGOS DE
SEGURIDAD SOCIAL Y
ANUALMENTE LA
DECLARACIN DE RENTA
Vo. Bo.
SE ELABORAN LOS
COMUNICADOS DE ACUERDO
A LAS NO CONFORMIDADES
SE ENVA COMUNICADO A
TESORERA PARA LOS PAGOS
CORRESPONDIENTES
FIN
53
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO
Controlar los procesos y procedimientos de cada departamento
ALCANCE
Cumplimiento de metas programadas Vs. las ejecutadas con

estndares de calidad.
RESPONSABLES
Todos los departamentos de la Federacin, control interno y Presidencia

Ejecutiva
ENTRADAS
Informes de gestin
Se reciben los documentos y se analiza que correspondan los soportes,

que se ingresen los rubros contables de forma adecuada, se valora en
que se invierten los dineros y si corresponde al presupuesto, si se
cumplen las metas programadas.
SALIDAS

54
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
TODOS LOS CONTROL INTERNO PRESIDENCIA
DEPARTAMENTOS EJECUTIVA
INICIO
SE RECIBEN LOS DOCUMENTOS
Y SE ANALIZAN QUE
CORRESPONDAN LOS PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y
SOPORTES, QUE SE INGRESEN LLEVA A CABO LAS ACCIONES
SE ANALIZAN MENSUALMENTE A LUGAR
LOS RUBROS CONTABLES DE
LOS BALANCES FINANCIEROS
FORMA ADECUADA, SE
CON SUS RESPECTIVOS
VALORA EN QUE SE INVIERTEN
SOPORTES, SE CONCILIA ENTRE
LOS DINEROS Y SI
PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
CORRESPONDE AL
Y SE REVISAN LOS CONTRATOS
PRESUPUESTO
DE LOS DIFERENTES PROYECTOS
DE LA FEDERACIN
Vo. Bo.
SE ELABORAN LOS
COMUNICADOS DE ACUERDO
A LAS NO CONFORMIDADES
SE ENVA COMUNICADO AL LE INFORMAN LOS

DEPARTAMENTO QUE TIENE LA PROCEDIMIENTOS A SEGUIR
INCONFORMIDAD Y LES HACE SEGUIMIENTIO
REALIZA INFORMES DE GESTIN Y

LOS PRESENTA ANTE LA CONGRESO
CACAOTERO E INFORMA A LA
FIN JUNTA DIRECTIVA
55
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL
OBJETIVO
Verificar las planillas nicas para pagos de aportes y seguridad social

que corresponda al nmero de personas que labora en la Federacin
teniendo en cuenta las observaciones de cada uno.
ALCANCE
Agilizar y controlar los pagos
RESPONSABLES
Talento Humano, Revisora Fiscal y Contabilidad
ENTRADAS
La nmina y las observaciones de cada trabajador
Verificar las planillas de nmina para pagos de acuerdo a las

observaciones de cada trabajador tales como vacaciones, sanciones,
permisos, horas extras, etc.
SALIDAS

56
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
RECURSOS HUMANOS AREA FINANCIERA PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
SE ENTREGA EL REPORTE
DEL VALOR TOTAL A
PAGAR PARA LA
ELABORACION DE LA
MENSUAL SE REALIZAN LA
CUENTA, CONTABILIDAD
RECOPILACION DE Vo. Bo.
VERIFICA LAS CUENTAS
NOVEDADES DE CADA
CONTABLES, CONTROL
OFICINA Y SE ELABORA LA
INTERNO VERIFICA EL
HOJA DE TRABAJO PARA PROCESO,
LIQUIDAR LA SEGURIDAD
SE FIRMA POR EL ORDENADOR
SOCIAL
DEL GASTO APROBANDO EL
PAGO
TESORERIA EFECTUA LA
TRANSACCION
CORRESPONDIENTE
FIN
57
VERSIN 02
CDIGO
4.2.2. CONTROL INTERNO
El rea de Control Interno est encaminada a la revisin de operaciones

contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a
la presidencia Ejecutiva.
Se ocupa fundamentalmente del sistema de control interno, es decir,

del conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en la
Federacin para proteger el activo, minimizar las posibilidades de
fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la
informacin econmico-financiera. Se centra en el terreno
administrativo, contable y financiero.
La necesidad del Control interno se pone de manifiesto en la

Federacin para realizar evaluacin a las diferentes actividades del
recaudo del Fondo Nacional del Cacao a medida que sta aumenta
en volumen, extensin geogrfica y complejidad y hace imposible el
control directo de las operaciones por parte de la direccin de la
entidad.
PROCESO DE REVISIN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
OBJETIVO
Verificar la forma como se utilizan los recursos humanos, fsicos y

financieros involucrados en los programas proyectados y ejecutados
para la vigencia, la forma como distribuyen los costos aplicados en las
operaciones y los beneficios en la distribucin de la prestacin del
servicio, el logro de las metas y objetivos planeados y el impacto de las
actividades en la comunidad beneficiaria por el fondo en las regiones,
en los recursos naturales y el medio ambiente o en los aspectos
econmicos del pas
ALCANCE
El control de la cuota de fomento cacaotero y la reinversin del mismo.
RESPONSABLES
58
VERSIN 02
CDIGO
Auditoria Interna, Planeacin, Presupuesto, Gerencia Tcnica,

Presidencia Ejecutiva.
ENTRADAS
El plan de inversiones y gastos se programa cada 6 meses en los cuales

se renen las dependencias de Planeacin, Presupuesto y Gerencia
Tcnica y elaboran el documento el cual es aprobado por la
Cuando se aprueba el documento, la dependencia de Planeacin

enva el documento a la dependencia de Auditora Interna.
Evaluacin y control del documento desde su programacin hasta la

ejecucin del mismo, teniendo en cuenta aspectos como presupuestos
programados Vs. ejecutados, No. de Hectreas sembradas, No. de
cacaocultores beneficiados, nuevos proyectos, etc.
SALIDAS
Informes de gestin sobre las reinversiones que se realizan de los

recaudos de la cuota de Fomento a la Comisin de Fomento
Cacaotero.
59
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
PRESUPUESTO GERENCIA PLANEACIN CONTROL INTERNO

TCNICA
INICIO
EL PIG SE REALIZA CADA AO Y SE REUNEN

LAS DEPENDENCIAS PARA ELABORAR EL
DOCUMENTO
CORRECCIONES
Vo. Bo.
Presidencia Ejecutiva
SE RECIBE EL PLAN DE INVERSIONES

SE ENTREGA EL Y GASTOS PROGRAMADA
DOCUMENTO
APROBADO
SE CLASIFICA EL PROGRAMA
GENERAL DE ACUERDO A LAS
REAS MISIONALES
INVESTIGACIN
TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGA Y
FOMENTO
COMERCIALIZACIN
60
VERSIN 02
CDIGO
PRESUPUESTO GERENCIA PLANEACIN CONTROL INTERNO

TCNICA
SE REVISAN LOS INDICADORES Y

GENERA INFORME COMPROMISOS
EN DONDE
ESPECIFICA EL
PRESUPUESTO
APROBADO Y EL
PRESUPUESTADO
SE REVISA EL PRESUPUESTO DE CADA
PROYECTO
SE COMPARA CON LOS INFORMES

QUE GENERA PRESUPUESTO
GENERA TRIMESTRALMENTE
INFORME EN
DONDE SE
ENTREGAN
SOPORTES DE
LOS TCNICOS SE COMPARA CON LOS INFORMES
CONSOLIDADOS EL CUAL TIENE EL
SOPORTE DE LOS TCNICOS
SE SELECCIONA LA UNIDAD TCNICA

MS PRODUCTIVA Y SE REVISAN LAS
METAS: HECTREAS PROGRAMADAS,
No. DE CACAOCULTORES
BENEFICIADOS, No DE FINCAS POR
VISITAR, No. DE HECTREAS
PODADAS, RENVACIN, DONACIN,
REHABILITACIN, MANEJO DE
SOSTENIMIENTO, CAPACITACIN
(DAS DE CAMPO), No. DE
DEMOSTRACIONES, No. DE GIRAS
TCNICAS, CURSOS TCNICSO, ECAS.
EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS SE

CRUZA CON LA INFORMACIN QUE
ENVAN LOS TCNICOS
FIN
61
VERSIN 02
CDIGO
PRESUPUESTO GERENCIA PLANEACIN AUDITORA INTERNA

TCNICA
INICIO
ENTREGA EL PLAN DE SE ELABORA UN CUADRO

INVERSIONES Y COMPARATIVO ENTRE EL PLAN DE
GASTOS EJECUTADO INVERSIONES Y GASTOS
PROGRAMADO Y EL EJECUTADO
SE REVISAN LOS PROGRAMAS Y

PROYECTOS CON SU RESPECTIVA
CLASIFICACIN
INVESTIGACIN
TRANSFERENCIA DE
TECNOLOGA Y FOMENTO
COMERCIALIZACIN
EVALUA LAS METAS PROGRAMADAS

DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
SE ENVA UN INFORME PRELIMINAR A

PRESIDENCIA EJECUTIVA
SE MIDEN LAS METAS A TRAVS DE

INDICADOR DE GESTIN
Vo. Bo.
CORRECCIONES
SE GENERA UN INFORME
SEMESTRAL
62
VERSIN 02
CDIGO
PRESUPUESTO GERENCIA PLANEACIN AUDITORA INTERNA

TCNICA
A
SE ENVA EL INFORME EL CUAL

CONTIENE INFORMACIN
PRESUPUESTAL, FINANCIERA Y DE
CONTROL INTERNO AL MINISTERIO DE
AGRICULRURA TRIMESTRALMENTE
FIN
63
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE MATRIZ DE CONTROL INTERNO
OBJETIVO
Establecer una planificacin de controles en perodos de tiempo, con

recursos y cuestionarios para identificar bajo indicadores de eficacia los
ndices de vulnerabilidad frente a riesgos para priorizar ajustar y corregir
a travs de anlisis, la mitigacin del mismo
ALCANCE
Involucrar en conjunto a la Federacin Nacional de Cacaoteros, al

gremio cacaocultor y a todas las personas que se relacionan con el
Fondo Nacional del Cacao
RESPONSABLES
Auditoria Interna
ENTRADAS
La matriz de Control Interno es un documento pre-establecido por la

Contralora, en el que Auditora Interna bajo los lineamientos descritos le
brinda continuidad con el fin de disminuir significativamente la multitud
de riesgos que afectan significativamente a la Federacin Nacional de
Cacaoteros, especialmente la Cuota de Fomento Cacaotero
Evaluacin, control e identificacin del riesgo a travs de encuestas,

cuestionarios en donde se mide el ambiente de control, se realizan
monitoreos y valoracin del riesgo, posteriormente se establecen
mecanismos para mitigacin del mismo y finalmente se emite un
informe a los entes gubernamentales.
SALIDAS
Mitigacin del riesgo en cada departamento y especialmente en las

actividades de la Cuota de Fomento Cacaotero.
64
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
CGR AUDITORIA TESORERA CONTABILIDAD GERENCIA TALENTO
INTERNA TCNICA HUMANO
INICIO
FORMATO PRE RECEPCIN

- ESTABLECIDO DEL
DOCUMENTO
IDENTIFICACIN
DEL AMBIENTE DE
CONTROL,
VALORACIN DE
LOS RIESGOS,
ACTIVIDADES DE
CONTROL
ADECUACIN
DE
METODOLOGA: RECEPCIN DEL DOCUMENTO
ENCUESTAS,
CUESTIONARIOS,
ENTREVISTAS Y
FORMATOS
1 2 3 4
RECEPCIN DE
DOCUMENTOS
DE CADA
DEPENDENCIA
SE ANALIZA LA
INFORMACIN Y DE
ACUERDO A LA
FORMULACIN DEL
DOCUMENTO
ORIGINAL SE VALORA
EL RIESGO EN BAJO,
MEDIO Y ALTO
SE CLASIFICA EL
RIESGO
65
VERSIN 02
CDIGO
CGR AUDITORIA TESORERA CONTABILIDAD GERENCIA TALENTO

INTERNA TCNICA HUMANO
BAJO
MEDIO
ALTO
SE ESTABLECEN
MECANISMOS
DE MITIGACIN
AL IMPACTO RECEPCIN DEL DOCUMENTO, PARA TOMAR MEDIDAS
QUE LO GENERA PREVENTIVAS
5 6 7 8
SE ELABORA UN INFORME
PRELIMINAR CON LAS
MEJORAS Y LOS DATOS
ARROJADOS EN LA MATIZ
Vo. Bo. PRESIDENCIA

EJECUTIVA
RECEPCIN DE
INFORME MODIFICACIONES
FIN
66
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE VERIFICACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
OBJETIVO
Verificar la autenticidad y veracidad de los registros contables de lo

generado por la cuota de fomento cacaotero y la reinversin del
mismo.
ALCANCE
Informar a la Comisin de Fomento Cacaotero y a la Federacin

Nacional de Cacaoteros sobre el correcto funcionamiento del Fondo
Nacional del Cacao.
RESPONSABLES
Auditoria Interna, Contabilidad, Recaudo y Estadstica, Presupuesto y

Tesorera.
ENTRADAS
Los estados contables los entrega contabilidad mediante balances de

prueba mensuales con sus respectivos soportes.
Anlisis del balance de prueba y las conciliaciones entre dependencias

tales como presupuesto, contabilidad, recaudo y estadstica y tesorera.
Se retoman todos los soportes y se verifican los anticipos a trabajadores,
cuentas y sub cuentas, se inspecciona las cuentas ms representativas
del balance y se verifica que estn con las respectivas legalizaciones,
de igual forma que este ingresado bajo los cdigos correspondientes.
Por tal motivo la auditora interna efectuar el seguimiento de los

recursos verificando la correcta liquidacin de las contribuciones
parafiscales, su debido pago, recaudo y consignacin, as como su
administracin, inversin y contabilizacin.
SALIDAS
Presentacin de informe de gestin a Presidencia Ejecutiva.
67
VERSIN 02
CDIGO
CONTABILIAD RECAUDO Y TESORERA PRESUPUESTO AUDITORIA COMISION DE

ESTADSTICA INTERNA FOMENTO
INICIO
SE HACE UNA CONCILIACIN

ENTRE DEPENDENCIAS
GENERA UN
BALANCE DE RECEPCIN DEL
PRELIMINAR Y BALANCE PRILIMINAR
ENTEGA A MENSUAL CON SUS
AUDITORIA RESPECTIVOS
INTERNA SOPORTES
SE ANALIZAN NOTAS,
ESTADOS CONTBLES,
LIBROS AUXILIARES Y
LAS PRINCIPALES
CONCILIACIONES
ENTRE DEPENDENCIAS
Y LAS
OCNCILIACIONES
BANCARIAS
SE IDENTIFICAN LOS
DEUDORES Y SE
ANALIZAN LOS
ANTICIPOS A
TRABAJADORES
CUENTAS Y SUB
CUENTAS,
EL AUDITOR RETOMA
LAS CUENAS MS
SIGNIFICATIVAS DEL
BALANCE
SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS

PARA REVISAR COMO NOTAS DEBITO,
AJUSTES Y EGRESOS CON SUS
RESPECTIVOS SOPORTES Y
VERIFICACIN DE LOS CDIGOS
CONTABLES, TENIENDO EN CUENTA
QUE TENGAN LAS RESPECTIVAS
LEGALIZACIONES
68
VERSIN 02
CDIGO
CONTABILIAD RECAUDO Y TESORERA PRESUPUESTO AUDITORIA COMISION DE

ESTADSTICA INTERNA FOMENTO
SE ELABORA UN
INFORME DE
GESTIN
PRELIMINAR
Vo. Bo.
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
CORRECCINES
ENTREGA DE INFORME
FINAL
FIN
69
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
OBJETIVO
Verificar que los hallazgos de orden administrativo que hallan sido

identificados como producto de una Auditora Gubernamental se
subsanen satisfactoriamente y bajo los tiempos establecidos.
ALCANCE
Disminuir los hallazgos de orden administrativo del Fondo Nacional del

Cacao.
RESPONSABLES
Auditoria Interna y la Federacin en conjunto
ENTRADAS
La Contralora General de la Repblica realiza una auditora anual al

Fondo Nacional del Cacao en donde identifica hallazgos en cada una
de las dependencias y deja un documento para que mediante el plan
de mejoramiento se subsanen.
Analizar y verificar los hallazgos dejados por la CGR y realizarles

seguimiento a las diferentes dependencias que se realicen las acciones
necesarias de acuerdo al requerimiento.
SALIDAS
Presentacin de informe de gestin a Presidencia Ejecutiva y a la CGR.
70
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
CGR AUDITORIA INTERNA FEDERACIN
INICIO
REALIZA AUDITORIA DE
ORDEN RECEPCIN DEL
ADMINISTRATIVO AL DOCUMENTO POR
FONO NACIONAL DEL PARTE DE LA
CACAO ADMINISTRACIN DE
LA FEDERACIN , LA
CUAL LE ENTREGA EL
IDENTIFICA LOS DOCUMENTO A LA
HALLAZGOS Y GENERA AUDITORIA INTERNA
UN INFORME DE
CONTROL Y
SEGUIMIENTO SE IDENTIFICAN LOS
HALLAZGOS, LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS Y LOS
TIEMPOS ESTABLECIDOS
SE EMITE UNA CIRCULAR

INFORMANDO A CADA
DEPENDECIA EL
HALLAZGO QUE LE RECEPCIN DE LA
PERTENECE PARA QUE CIRCULAR
GENERE LA ACCIN
CORRECTIVA,
INDICANDO LOS
TIEMPOS
1
REEPCIN DE INFORME
EN LA PRXIMA
AUDITORA SE REVISA SE REALIZA UN INFORME
LOS AVANCES Y DE ACUERDO A LAS
CUMPLIMIENTO DE LOS ACCIONES
HALLAZGOS CORRECTIVAS PARA
ENCONTRADOS EN EL PRESENTAR EL ESTADO
PERODO ANTERIOR DE AVANCE
FIN
71
VERSIN 02
CDIGO
COMIT DISCIPLINARIO
PROCESO DISCIPLINARIO
OBJETIVO
Garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de la

Federacin Nacional de Cacaoteros.
ALCANCE
Obtener el autocontrol de todos los funcionarios de la Federacin
RESPONSABLES
Todos los departamentos, el Comit Disciplinario, Presidencia Ejecutiva
ENTRADA
Comunicado por escrito por algn suceso presentado
ACTIVIDAD DEL PROCESO
Disear, elaborar y hacer cumplir el reglamento disciplinario

Realizar reuniones mensuales para exponer casos de incumplimiento
a procesos y procedimientos.
Investigacin preliminar de acontecimientos
verificar la existencia de la falta y elaborar un informe evaluativo
Establecer las sanciones correspondientes a cada caso
Realizar las actas de cada reunin
Cuando la falta se considere de gravedad informar a las autoridades
competentes.
SALIDA
La sancin correspondiente a la falta cometida e informe de gestin a

72
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
INFRACTOR COORDINADOR DE COMIT DISCIPLINARIO
REA
INICIO
RECIBE Y RADICA LA FALTA
DISCIPLINARIA
SE INCUMPLE UN ELABORA
PROCEDIMIENTO CAUSANDO COMUNICADO AL EVALA EL CONTENIDO DE LA
INCONVENIENTES A LA COMIT EXPONIENDO COMUNICACIN SI ES DE
GESTIN DE LA FEDERACIN EL ACONTECIMIENTO DE GRAVEDAD SE LLAMA A
NACIONAL DE CACAOTEROS LA FALTA REUNIN EXTRAORDINARIA, SI
ES UNA FALTA LEVE SE LLEVA A
COMIT PARA EXPONER EL
CASO
SE DETERMIANA CAUSAL
RECIBE NOTIFICACIN, SI ES DISCIPLINARIA
DESFAVORABLE TIENE 5 DAS
PARA PASAR UN RECURSO DE
REPOSICIN
SE DISCUTE LA ACCIN
CORRECTIVA TENIENDO EN CUENTA
EL REGLAMETO DISCIPLINARIO
SE REALIZA LA INDAGACIN
PRELIMINAR
SE VERIFICA LA EXISTENCIA DE LA
FALTA Y ELABORA INFORME
EVALUATIVO
SE PRESENTA INFORME
EVALUANDO LOS CARGOS Y SE
APRUEBA POR EL COMIT
DISCIPLINARIO
SE NOTIFICA AL TRABAJADOR
SE EJECUTA ACCIN
INICIO
73
VERSIN 02
CDIGO
74
VERSIN 02
CDIGO
4.3. PROCESOS DE PLANEACIN
4.3.1. PLANEACIN Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Plan de
Inversiones y Gastos
4.3.2. RECAUDO Y ESTADSTICA Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Recaudo
4.3.3. INVESTIGACIONES Diagramas de

ECONMICAS flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Balances
Econmicos
Proceso de Censo
Cacaotero
Proceso de Anlisis
Econmico
4.3.4 CALIDAD Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de
Conservacin Manuales
4.3.5. GESTIN AMBIENTAL Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de Polticas
Ambientales
75
VERSIN 02
CDIGO
4.3.1. PLANEACIN
El departamento de planeacin dentro de la Federacin Nacional de

Cacaoteros desarrolla el curso concreto de las acciones prximas a
seguir estableciendo los principios, la secuencia y la determinacin de
tiempos y nmeros necesarios para su realizacin.
El objetivo primordial dentro del marco de su competencia es difundir

las ms avanzadas tecnologas para el cultivo del cacao. Adoptar y
coordinar las polticas generales en materia de planes, programas y
proyectos que desarrolla la empresa, sobre la gestin institucional en
prestacin de bienes y servicios, de investigacin, transferencia de
tecnologa y en comercializacin, relacionados con la competitividad,
integracin y desarrollo de los diferentes departamentos de la
Federacin Nacional de Cacaoteros.
PROCESO DE ELABORACIN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS
OBJETIVO
Consolidar las necesidades de todos los departamentos de la

Federacin Nacional de Cacaoteros desde el punto de vista Fondo
Nacional del Cacao para dar continuidad satisfactoriamente a las
reas misionales enfocadas a investigacin, transferencia de tecnologa
y fomento y comercializacin.
ALCANCE
Analizar y priorizar las necesidades de los proyectos de la Federacin

Nacional de Cacaoteros.
RESPONSABLES
Unidades Tcnicas, Presupuesto, Auditoria Interna.
ENTRADAS
Cada ao se elabora el documento en donde se rene el Comit

Tcnico Administrativo para generar el cronograma de actividades.
76
VERSIN 02
CDIGO
Planeacin hace parte del Comit Tcnico Administrativo quienes

elaboran el cronograma de actividades para la elaboracin del plan
de Inversiones y Gastos, otorgando las directrices para la formulacin de
propuestas a los programas y proyectos por parte de las unidades
tcnicas y directores de investigacin y comercializacin canalizado y
revisado a travs de la gerencia tcnica. Este comunicado se lleva a
cabo mediante un oficio el cual se despliega a las unidades tcnicas
para su posterior divulgacin. Cuando se recibe respuesta del
comunicado anterior, se establece un anlisis de metas y se consolida
con presupuesto, posteriormente se realiza una reunin en base a los
informes que arrojan los pronsticos de produccin, precios y la cuota
proyectada para cada vigencia para ajustar las metas del documento
estableciendo responsabilidades y tiempos.
Finalmente se elabora los primeros borradores con sus correspondientes
cifras presupuestales y se enva para aprobacin.
SALIDAS
El borrador se enva a Presidencia Ejecutiva para aprobacin y despus

se realiza la divulgacin a las unidades tcnicas.
77
VERSIN 02
CDIGO
PLANEACIN DEPARTAMENTO PRESIDENCIA COMISIN DE

TCNICO EJECUTIVA FOMENTO
INICIO
RECEPCIN DE
SE REUNE EL COMIT DOCUMENTO Y
TCNICO ADMINISTRATIVO ENVIO A LAS
PARA ELABORAR EL UNIDADES Vo. Bo.
CRONOGRAMA DE TCNICAS
ACTIVIDADES PARA
DESARROLLO DEL PLAN DE
INVERSIONES Y GASTOS
OTORGANDO LAS SE REALIZA
DIRECTRICES PARA LA PROPUESTA DE
PRESENTACIN DE METAS PARA
PROPUESTAS PLASMAR
PROYECTOS EN EL
PLAN DE
INVERSIONES Y
RECEPCIN DE
GASTOS, DOCUEMENTO
SE RECEPCIONA CUMPLIENDO LAS
DOCUMENTO Y EL FECHAS
COMIT POR FECHAS ESTABLECIDAS POR
PRE ESTABLECIDAS EL DOCUMENTO
REALIZA LA REUNIN INICIAL FIN
CORRESPONDIENTE
PARA LA REVISIN DE
METAS PROPUESTAS
PARA LA VIGENCIA
SIGUIENTE
Vo. Bo. SE REALIZAN LAS

CORRECCIONES
CORRESPONDIENTES
SE PROYECTA LOS
PRONSTICOS DE
PRODUCCIN, PRECIOS,
RECAUDOS DE CUOTA DE
FOMENTO Y LS METAS
TCNICAS PROPUESTAS
REALIANDO UN
CONSOLIDADO ENTRE LO
PREUPUESTADO Y EL
PRESUPUESTO EXISTENTE.
SE ELABORA EL PRIMER
BORRADOR PARA
APROBACIN
SE REALIZAN LAS
CORRECCIONES
CORRESPONDIENTE
S
78
VERSIN 02
CDIGO
RECAUDO Y ESTADSTICA
El Departamento de Recaudo y Estadstica es el encargado del anlisis

e interpretacin de datos obtenidos del recaudo de la cuota de
fomento cacaotero, entendindose por esta una contribucin
obligatoria de carcter parafiscal que debe ser utilizada en la ejecucin
o financiamiento de programas de investigacin, transferencia de
tecnologa y comercializacin; para dar cumplimiento a la Ley 67 de
1983 la que expone la cuota de fomento cacaotero por el 3% sobre el
precio de venta de cada kilogramo de cacao de produccin nacional.
PROCESO DE RECAUDO
OBJETIVO
Analizar e interpretar los datos obtenidos del recaudo de la cuota de

fomento mediante las compaas procesadoras y verificar los ndices de
productividad en los diferentes sectores del pas.
ALCANCE
Cuantificar y analizar el recaudo nacional y verificar los estndares

internacionales mediante la ICCO.
RESPONSABLES
Tesorera, Compaas procesadoras, Recaudo y Estadstica
ENTRADAS
Antes de los 10 primeros das de cada mes las compaas procesadoras

de cacao que trabajan en San Vicente (Chucureo, el Agrario); Bogot
(Casa luker, Compaa Nacional de Chocolates, Chocolate el Triunfo,
Italo, Cacao Pacfico, Comestibles Lilimar, Colombina, Chocolate
Andino y Chocolate Amor); Bucaramanga (Girones, Cordavila,
Chocolate Corosal, Tostadora de Caf Bon Ami, Chocolate Carmeleo,
entre otros); Neiva (Tolimax, Choco Sport Ltda, Compaa Occidental
de Chocolates, Chocolate Superior) y Landazuri (CH y V); envan la
factura nica y los soportes para ingresarlos al sistema.
79
VERSIN 02
CDIGO
Recolectar la factura nica con sus respectivos soportes, verificar el

recaudo de la cuota de fomento cacaotero, analizar los sectores ms
productivos para la siembra de cacao de acuerdo a ndices de
productividad mediante cuadros de demanda nacional de cacao en
grano, cuadros de produccin por departamento, cuadros de
acumulado de produccin del ao, cuadro de cuota de fomento
acumulado del ao y finalmente enviar informes de gestin.
SALIDAS
Presentacin de informe de gestin a Presidencia Ejecutiva, Ministerio

de Agricultura y el DANE.
80
VERSIN 02
CDIGO
COMPAIAS TESORERA RECAUDO Y MINISTERIO DE

PROCESADORAS ESTADSTICA AGRICULTURA
INICIO
LAS COMPAIAS
PROCESADORAS DE CACAO
CUANDO COMPRAN EL
GRANO RETIENEN EL 3% DE LA
CUOTA DE FOMENTO
CACAOTERO
SE RECEPCIONA DE
TESORERA LOS DIFERENTES
RECEPCIONA EL DEPARTAMENTOS
EL 3% DE RECAUDO LO PAGO CON SUS COMO SON:
CONSIGNAN A LA SOPORTES BOGOT,
FEDERACIN NACIONAL DE RESPECTIVOS LANDAZURI, SAN
CACAOTEROS VICENTE, NEIVA Y
BUCARAMANGA,
SOBRE EL RECUDO
DE LAS DIFERENTES
COMPAAS
PROCESADORAS
SE COMPARA TODOS LOS

PAGOS CON SUS RESPECTIVOS
SOPORTES
HAY FALENCIAS?
EN ENVA REPORTE A
CONTABILIDAD PARA
REALIZAR LA CONCILIACION
RESPECTIVA ENTRE LAS AREAS
Y TENER CLARIDAD EN EL
INGRESO
81
VERSIN 02
CDIGO
COMPAIAS TESORERA RECAUDO Y MINISTERIO DE

PROCESADORAS ESTADSTICA AGRICULTURA
SE REALIZA UN CUADRO DE DEMANDA

NACIONAL DE CACAO (KILOS,
CUENTA FOMENTO, PROMEDIO,
PESOS/KILO, COMPROBANTE DE
INGRESO Y MES), PARA SABER
CUANTO COMPRA CADA COMPAA
EN GRANO
SE REALIZA UN CUADRO PARA

PRODUCCIN POR DEPARTAMENTO
SE REALIZA UN CUADRO
ACUMULADO PRODUCCIN DEL
AO
SE REALIZA UN CUADRO DE CUENTA

DE FOMENTO ACUMULADO DEL
AO, SE VISITA ALAS COMPAAS
PROCESADORAS
Vo. Bo. PRESIDENCIA

EJECUTIVA
CORRECCIONES Y
MODIFICACIONES
SE ENVA INFORME A
MINISTERIO DE RECEPCIN DE
AGRICULTURA INFORME
FIN
82
VERSIN 02
CDIGO
VISITAS DE AUDITORIA A LAS PROCESADORAS VERIFICACION PAGO

CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO
OBJETIVO
Buscar la mayor eficiencia en el recaudo de las procesadoras y

exportadoras de cacao por concepto de pago de cuota de fomento
cacaotero en beneficio de la reinversin del dinero hacia los
agricultores en las diferentes zonas del pas.
ALCANCE
Verificar el correcto pago de la cuota de fomento cacaotero e

intereses de mora por pago extemporneo, cuantificar y analizar el
recaudo nacional y evaluar el comportamiento del mercado nacional.
RESPONSABLES
Coordinacin de Recaudos y Estadstica y Asesor Contra evasin.
ENTRADAS
Realizar cronograma de visitas a las exportadoras y procesadoras

responsables del recaudo y pago de la cuota de fomento cacaotera.
Elaboracin del cronograma de visitas para compaas dentro y

fuera de Bogot.
Aprobacin del cronograma por parte de la Presidencia Ejecutiva
Fedecacao.
Desplazamiento a las instalaciones de las compaas.
Inspeccin de las instalaciones de las procesadoras.
Revisin libros de compras.
Revisin auxiliares contables compras de cacao.
Revisin inventarios de cacao en grano.
Control de los consecutivos de los talonarios de facturas nicas de
compra de cacao.
Documentacin hallazgos.
Documentacin compromisos acordados.
Elaboracin acta de visita.
83
VERSIN 02
CDIGO
SALIDAS
Se realizan seguimiento a los compromisos y acuerdos realizados en

cada una de las visitas y se minimiza el riesgo en la evasin del pago de
la cuota de fomento cacaotero.
84
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
ASESOR PRESIDENCIA
RECAUDOS Y ESTADISTICA
CONTRAEVASION EJECUTIVA
INICIO
APROBACION POR
ELABORACION CRONOGRAMA PARTE DE LA
DE VISITAS A LAS PRESIDENCIA
PROCESADORAS DENTRO Y EJECUTIVA DEL
FUERA DE BOGOTA. CRONOGRAMA DE
VISITAS.
DESPLAZAMIENTO
INSTALACIONES
PROCESADORAS.
INSPECCION DE LAS
INSTALACIONES DE LAS
PROCESADORAS.
REVISION INVENTARIOS DE CACAO

EN GRANO
REVISION DEL LIBRO DE

COMPRAS
REVISION AUXILIARES
CONTABLES
85
VERSIN 02
CDIGO
RECAUDOS Y ASESOR PRESIDENCIA

ESTADISTICA CONTRAEVASION EJECUTIVA
CONTROL DE LOS
CONSECUTIVOS DE LOS
TALONARIOS DE FACTURAS
UNICAS
DOCUMENTACION
HALAZGOS
DOCUMENTACION
COMPROMISOS
ACORDADOS.
ELABORACION ACTA DE
VISITA
ELABORACION ACTA DE
VISITA
FIN
86
VERSIN 02
CDIGO
4.3.2. INVESTIGACIONES ECONMICAS
El departamento de investigaciones econmicas dentro de la

Federacin Nacional de Cacaoteros se encarga de evaluar y revisar
aspectos de produccin, intercambio, distribucin, consumo de bienes
(comercializacin de semillas) y servicios (capacitaciones, ECAS,
programas de transferencia e investigacin) para determinar el enfoque
de las necesidades desde un punto de vista econmico.
PROCESO DE BALANCES ECONMICOS
OBJETIVO
Brindar herramientas a Planeacin y Presidencia Ejecutiva en la toma de

decisiones de los futuros proyectos de la Federacin Nacional de
Cacaoteros.
ALCANCE
Evaluar las posibilidades de mercado nacional e internacional existentes

para apoyar los tres procesos misionales de la Federacin
RESPONSABLES
Planeacin, Recaudo y Estadstica y Asesor de Estudios Econmicos
ENTRADAS
Fuentes de informacin como peridicos, Internet, estadsticas de

recudo a nivel nacional e internacional.
Valoracin y anlisis de las tasas de inters, precios del mercado

fluctuante, tasas tributarias, bolsas de dinero, condiciones climatolgica.
SALIDAS
Informes de gestin a Planeacin y Presidencia Ejecutiva
87
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
RECAUDO Y ESTADSTICA ASESOR ECONMICO PRESIDENCIA EJECUTIVA
INICIO
ELBORA ANLISIS ESTADTICOS DEL
RECUDO DE LAS CUOTA DE
FOMENTO EN TODAS LAS REGIONES MEDIANTE LA INFOMACIN DE
DEL PAS PERIDICOS A NIVEL NACIONAL E
INTERNACIONAL Y BALANCES DE OTROS
PAISES SE ANALIZA LA INFORMACIN EN
LO REFERENTE A LA AGRICULTURA Y TODO Vo. Bo.
LO QUE LA INVOLUCRA Y SE CLASIFICA
NACIONAL
SE ENVA A
PLANEACIN PARA
QUE SEA TENIDO EN
CUENTA PARA
PRXIMOS
PROYECTOS Y
PRESUPUESTOS.
INTERNACIONAL
SE ANALIZA LA INFORMACIN
REALIZANDO ESTADSTICAS,
REVISANDO PRECIOS, PRODUCCIN ,
REAS, IMPORTACIONES, RECAUDO
DE LA CUOTA DE FOMENTO. FIN
SE ANALIZA LA INFORMACIN DE
SE REALIZA EL ANLISIS ECONMICO ACUERDO A LAS IMPORTACIONES Y
DE ACUERDO A LAS TASAS DE LAS EXPORTACIONES.
CRECIMIENTO, VALORES ABSOLUTOS,
RELATIVOS Y PORCENTUAL
SE CLASIFICA POR TRIMESTRE PARA SE VALORA LOS COSTOS Y SE

REALIZAR LOS COMPARATIVOS ENTRE REALIZAN ANLISIS DIARIOS DEL
AOS GRANO Y DE LO QUE LO INVOLUCRE
SE VALORA LA PRODUCTIVIDAD DEL

SUBSECTOR CACAOTERO TENIENDO
EN CUENTA NUEVAS SIEMBRAS,
CANTIDAD DE MAZORCAS ENTRE
OTROS
REVISANDO LAS TASAS DE CRECIMIENTO SE

VALORAN LAS POLTICAS MONETARIAS
(DETERMINA LO QUE SUCEDE CON LA
INFLACIN Y LAS TASAS DE INTERES DE
ACUERDO A LO PACTADO POR EL BANCO DE LA
REPBLICA) Y LAS FISCALES (MINISTERIO DE
HACIENDA EMITE A NIVEL TRIBUTARIO BOLETINES
SOBRE POLTICAS FISCALES).
SE REALIZA EL INFORME DE
GESTIN
CORRECCIONES
88
VERSIN 02
CDIGO
PROCESOS DE CENSO CACAOTERO A NIVEL NACIONAL
OBJETIVO
Registrar datos estadsticos del subsector cacaotero a nivel nacional
ALCANCE
Identificar el nmero de beneficiarios de los programas que adelanta la

Federacin Nacional de Cacaoteros bajo sus reas misionales.
RESPONSABLES
Departamento Tcnico, Asesor de Estudios Econmicos
ENTRADAS
Solicitud de proyectos que lidera la Federacin, Planeacin,

Presidencia Ejecutiva o Entes Gubernamentales.
Realizar pruebas piloto en determinadas zonas del pas

Realizar anlisis estadsticos con la informacin recolectada
presentar informes a quien solicita la informacin
SALIDAS
Censo Nacional Cacaotero anual
89
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
DEPARTAMENTO TCNICO ASESOR ECONMICO PRESIDENCIA
EJECUTIVA
INICIO
RECIBE SOLICITUD Y ESTABLECE
CRONOGRAMA DE
SE REALIZAN LAS PRUEBAS ACTIVIDADES PARA REALIZAR LA SOLICITUD PARA REALIZAR CENSO
PILOTOS ENCUESTANDO LAS ACTIVIDAD EN DONDE CACAOTERO
FINCAS IDENTIFICA PRUEBAS PILOTO,
TIEMPOS DE EJECUCN,
METODOLOGAS Y DEMS
Vo. Bo.
CORRECCIONES
SE COMIENZA CON LA PRUEBA

PILOTO Y PARA ESTO SE ENVA
UN COMUNICADO A LAS
UNIDADES TCNICAS
Vo. Bo. PRESIDENCIA Y GERENCIA

TCNICA
SE RECIBE LA INFORMACIN
ORGANIZANDOLA Y REVISANDO LAS
INCONSICTENCIAS PARA REALIZAR
LAS CRRECIONES NECESARIAS
SE PROCEDE A VISITAR LAS FINCAS Y
ENCUESTARLAS TOMANDO DATOS
COMO: No. DE AGRICULTORES, No. DE
MUNICIPIOS, REAS DE PRODUCCIN,
NIVEL DE TECNOLOGA, MATERIAL DE SE CAPACITA AL
ALTO RENDIMIENTO, PRCTICAS ENCUESTADOR IMPRESIN DEL
AGRCOLAS, NIVEL ACADMICO DOCUMENTO
FIN
SE ENVA LA NECESIDAD A ALMACEN
PARA LA CONTRATACIN DE
EMPRESAS QUE REALICEN EL INGRESO
DE DATOS A SOFTWARE PARA
ESTADSTICA
SE REALIZA LA ESTADSTICA
CORRESPONDIENTE Y SE
PLASMA LA INFORMACIN
ORGANIZADA Y CODIFICACA
EN EL DOCUMENTO
CORRECCIONES
90
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ANLISIS ECONMICO
OBJETIVO
Brinda estrategias de gestin
ALCANCE
Apoyar en la toma de decisiones a Planeacin y Presidencia Ejecutiva
RESPONSABLES
Asesor de Estudios Econmicos, Recaudo y Estadstica
ENTRADAS
Fuentes de informacin o solicitudes
Revisin de los documentos (peridicos, Internet, boletines

informativos, etc.)
Analizar la informacin teniendo en cuenta las polticas monetarias,
fiscales, la crisis mundiales, la oferta y la demanda, las necesidades
por los entes gubernamentales
SALIDAS
Informes de gestin
91
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
PLANEACIN ASESOR DE ESTUDIOS PRESIDENCIA EJECUTIVA
ECONMICOS
INICIO
SOLICITUD POR ALGN PROYECTO SOLICITA HERAMIENTA PARA

ESPECFICO PLANEACIN ESTRATGICA
SE RECIBE SOLICITUD Y
SE EMPEZA A REVISAR EL
OBJETIVO Y ALCANCE
SE PRESENTA INFORME DE LA MISMA SE PRESENTA INFORME
SE ANALZAN
PERIDICOS, INTERNET,
BOLETINES
Vo. Bo. ECONMICOS Vo. Bo.
INFOMATIVOS A NIVEL
NACIONAL E
INTERNACIONAL
FIN FIN
SE ANALIZA INFORMES, POLTICAS

MONETARIAS, POLTICAS FISCALES,
CRISIS MUNCIAL, COMPARATIVVOS
ECONMICOS, BOLSA DE VALORES,
ANLISIS DE DEMANDA Y OFERTA,
ANLISIS DE PRESUPUESTO, ANLISIS
DE TIEMPOS PARA CONTRATACIN
DE PERSONAL, ANLSIS DE EMPLEO,
TLC, ARANCELES, GRUPOS
ECONMICOS, NIVEL ECONMICO
DE LOS PAISES PARA INVERSIN
SE ELABORA INFORME
PRESIDENCIIA
SE REALIZAN LAS
CORRECCIONES
PLANEACIN
92
VERSIN 02
CDIGO
4.3.3. CALIDAD
PROCESO DE CONSERVACIN DE MANUALES
El departamento de Calidad especifica las polticas de calidad de la

empresa y la organizacin necesaria para conseguir los objetivos de
aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.
En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional y la misin de todo elemento involucrado en el logro de
la misma.
OBJETIVO
Actualizar y conservar los manuales existentes en la Federacin

realizando jornadas se sensibilizacin del personal que labora en cada
una de las dependencias.
ALCANCE
Involucrar a la Federacin Nacional de Cacaoteros y todos los

proyectos que lidera para agilizar tiempos.
RESPONSABLES
Departamento de Calidad, Planeacin y Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Asignacin de Manuales
Realizar los procedimientos correspondientes para la actualizacin de

los manuales.
Velar por la conservacin de los mismos
Ser partcipe en los comits de archivo
SALIDAS
Mejoramiento de los procesos
93
VERSIN 02
CDIGO
4.3.4. GESTIN AMBIENTAL
El departamento de Gestin Ambiental tiene como objetivo orientar,

resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carcter ambiental, con
el propsito de lograr un desarrollo sostenible, entendido ste como
aquel que le permite al hombre el desenvolvimiento de sus
potencialidades y su patrimonio biofsico y cultural garantizando su
permanencia en el tiempo y en el espacio. Para lo que tiene en cuenta
la poltica ambiental, la evaluacin del impacto ambiental, la
contaminacin, la educacin ambiental, estudios de paisaje.
PROCESO DE POLTICAS AMBIENTALES
OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de la poltica institucional en la que involucra

aspectos ambientales.
ALCANCE
Establecer el cumplimiento de las polticas ambientales en todos los

proyectos que lidera la Federacin Nacional de Cacaoteros.
RESPONSABLES
Departamento de Gestin Ambiental, Planeacin y Presidencia

Ejecutiva
ENTRADAS
Valoracin de Proyectos
Inspeccin de poltica ambiental

Estudio de impacto ambiental
Planes de mitigacin
Planes de manejo ambiental
Educacin y sensibilizacin
SALIDAS
Fortalecimiento a proyectos y reconocimiento institucional
94
VERSIN 02
CDIGO
95
VERSIN 02
CDIGO
4.4. PROCESOS DE APOYO
4.4.1. JURIDICO Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
4.4.2 CONTABILIDAD
Proceso de ingreso de la
informacin
Proceso de anlisis de la
informacin
Proceso de balances
4.4.3. PRESUPUESTO Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de
programacin de
presupuesto
Proceso de ejecucin
Proceso de control
4.4.4. TESORERA Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de bancos
Proceso de caja menor
Proceso de pagos
4.4.5. INGENIERA DE SISTEMAS Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de
Mantenimiento de
Equipos
Proceso de
Actualizacin de Hoja
de Vida de Equipos
96
VERSIN 02
CDIGO
4.4.6. TALENTO HUMANO Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Proceso de nmina
Proceso de seguridad
social
Proceso de programas
de
Bienestar Social
Proceso de Induccin
4.4.7. ALMACEN Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
Comit de Compras
ARCHIVO Y Diagramas de
4.4.8. CORRESPONDENCIA flujo, Definicin
del proceso
Proceso de recibo y
clasificacin de
documentos
Proceso de actas de
destruccin de
documentos
Proceso de
actualizacin de tablas
de retencin
documental
4.4.9. SERVICIOS GENERALES Diagramas de

flujo, Definicin
del proceso
4.4.10. PRENSA Y Diagramas de

PUBLICACIONES flujo, Definicin
del proceso
Proceso de
Comunicaciones y
Prensa
97
VERSIN 02
CDIGO
4.4.1. JURDICO
El departamento jurdico de la Federacin Nacional de Cacaoteros

rene estructuras y modalidades de funcionamiento en la aplicacin de
las reglas de derecho comprendiendo medios, materiales o bienes
econmicos para brindar herramientas que emplee frente a
problemticas por demandas, tutelas y dems procesos jurdicos que
emprendan en contra de la Federacin.
4.4.2. CONTABILIDAD
El departamento de contabilidad en la Federacin Nacional de

Cacaoteros se establece como una disciplina que proporciona
informacin til en la toma de decisiones mediante la informacin
contenida en los estados contables, los cuales resumen la situacin
financiera de la compaa, al igual que registran la informacin al
Estado mediante los impuestos como IVA, Retencin en la Fuente,
Declaracin de Renta, entre otros.
PROCESO DE INGRESO DE LA INFORMACIN
OBJETIVO
Ingresar y clasificar los datos contables en el sistema SIIGO de una forma

gil y veraz para entregar los estados financieros en los tiempos
establecidos.
ALCANCE
Ingreso de la totalidad de los datos contenidos en la Federacin en

conjunto tales como los datos arrojados por el Fondo Nacional del
Cacao y los diferentes convenios existentes
RESPONSABLES
Contabilidad, Tesorera, Unidades Tcnicas.
ENTRADAS
Los registros contables tales como comprobantes de egreso, cuentas

por pagar, conciliaciones bancarias de todas las regionales se envan a
Bogot para ser recepcionado por el departamento de contabilidad.
98
VERSIN 02
CDIGO
Seleccin de la informacin y clasificacin de la misma para ingresarla

al sistema SIIGO de acuerdo a la numeracin correspondiente.
SALIDAS
Borradores en el sistema SIIGO e impresos para anlisis.
99
VERSIN 02
CDIGO
UNIDADES TCNICAS AREA FINANCIERA CONTABILIDAD

(AUXILIARES CONTABLES)
INICIO
LAS SECRETARIAS DE LAS TODAS LAS CUENTAS

UNIDADES TCNICA ENVIAN LA SE CAUSAN EN
INFORMACIN CON SUS PRESUPUESTO CONTABILIDAD RECEPCIONA
RESPECTIVOS SOPORTES PARA AFECTANDO LAS LOS DOCUMENTOS
EL PAGO DESDE LA SEDE CUENTAS CORRESPONDIENTES
PRINCIPAL BOGOT CORRESPONDIENTES
EN CADA
PROGRAMA Y
PROYECTO
CONVENIOS
SE PASAN A
TODA LA CONTABILIDAD PARA
DOCUMENTACION VERIFICAR LA CORRECTA
RECIBIDA SE AFECTACION CONTABLE
REGISTRA EN EL
FONDO
APLICATIVO SITCAO
PARA EJERCER
SEGUIMIENTO Y LA CUENTA SE REMITE A
CONTROL DE LA CONTROL INTERNO PARA
MISMA
VERIFICAR QUE TENGA
TODOS LOS SOPORTES DE LEY
FEDERACIN
V.B. ORDENADOR
DEL GASTO
TESORERIA SE ENCARGA DE SE ANALIZA LA INFORMACION REGISTRADA

REALIZAR LOS PAGOS Y EN SIIGO TENIENDO EN CUENTA A QUE
ENVIAR TODOS LOS CORRESPONDE CADA RUBRO QUE SE
SOPORTES A CONTABILIDAD REGISTRA CONTABLEMENTE
PARA SU ARCHIVO Y
POSTERIOR ANALISIS
SE LLEVA A CABO EL PRIMER FILTRO DEL

INGRESO DE LA INFORMACIN AL
SISTEMA POR MEDIO DE LAS AUXILIARES
CONTABLES
SE ENVA INFORMACIN AL ASISTENTE

DE CONTABILIDAD
FIN
100
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ANLISIS DE LA INFORMACIN
OBJETIVO
Analizar y verificar el origen de la informacin con los datos registrados

en el sistema SIIGO
ALCANCE
La Federacin Nacional de Cacaoteros, con todos sus proyectos
RESPONSABLES
Auxiliares contables, Asistente de Contabilidad
ENTRADAS
Informacin ingresada al sistema SIIGO e impresa por las auxiliares

contables.
Analizar y verificar los registros contables ingresados a cada cuenta

detectando la clasificacin que se realiz para el ingreso de cada rubro
gastado, teniendo en cuenta cada inconveniente tal como:
El nmero de cdula no corresponde, ni es coherente al

comprobante o a la base de datos
El nmero de cuenta no corresponde o no existe
El origen de la informacin no corresponde al dato registrado en el
sistema SIIGO
El comprobante o recibo de caja no tiene nombre de la persona o su
respectiva firma
Los soportes no concuerdan con lo que se gira
Las oficinas no envan las conciliaciones bancarias.
Lo anterior para registra informacin veraz para los estados financieros

de la compaa
SALIDAS
Se enva para aprobacin del Coordinador de Contabilidad.
101
VERSIN 02
CDIGO
CONTABILIDAD CONTABILIDAD (ASISTENTE CONTABILIDAD

(AUXILIARES CONTABLES) DE CONTABILIDAD) (COORDINADOR CONTABLE)
INICIO
CON LA INFORMACIN YA RETOMA CUENTA POR SE RECEPCIONAN LOS

REGISTRADA EN EL SISTEMA CUENTA VERIFICANDO Y BORRADORES
SIIGO ANALIZANDO:
EL NMERO DE CDULA
NO CORRESPONDE, NI
IMPUESTOS
ES COHERENTE AL
COMPROBANTE O A LA
BASE DE DATOS
EL NMERO DE CUENTA
NO CORRESPONDE O
NO EXISTE
EL ORIGEN DE LA
INFORMACIN NO Vo. Bo. BALANCES
CORRESPONDE AL
DATO REGISTRADO EN
EL SISTEMA SIIGO
EL COMPROBANTE O
RECIBO DE CAJA NO
TIENE NOMBRE DE LA
PERSONA O SU
RESPECTIVA FIRMA Vo. Bo.
LOS SOPORTES NO
CONCUERDAN CON LO
QUE SE GIRA
LAS OFICINAS NO
ENVAN LAS
CONCILIACIONES
BANCARIAS. SE ENVA DOCUMENTO PARA
PRESUPUESTO PARA QUE REALICE LA
CUENTA POR PAGAR
SE REALIZAN BORRADORES PARA SE ENVA A TESORERA PARA QUE

RETEFUENTE (15 PRIMEROS DAS DE CADA REALICE EL PAGO CORRESPONDIENTE
MES), IVA
FIN
SE REALIZAN LAS
CORRECIONES
CORRESPONDIENTES Vo. Bo.
SE PRESENTA BALANCE
SE REALIZAN LAS FIN

CORRECIONES
CORRESPONDIENTES
102
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE BALANCES
OBJETIVO
Registrar e informar a la Junta Directiva y a los entes que los soliciten la

informacin contable de la Federacin Nacional de Cacaoteros.
ALCANCE
La Federacin Nacional de Cacaoteros, Revisor Fiscal y la Junta

Directiva.
RESPONSABLES
Coordinador de Contabilidad, Asistente de Contabilidad, Presidencia

Ejecutiva.
ENTRADAS
El borrador del balance que lo entrega el asistente de Contabilidad

aprobado por el Coordinador de Contabilidad.
Se enva el documento revisado por el coordinador de contabilidad a

Presidencia Ejecutiva para visto bueno y aprobacin del mismo.
Cuando el documento ha sido revisado por el Presidente Ejecutivo se
realizan los estados financieros y se le envan a la Junta Directiva; si es fin
de ao, se analiza todo el balance para emitir los estados bsicos y
posteriormente la declaracin de renta con un informe a la Direccin
de Impuestos Nacionales los primeros meses de cada ao.
SALIDAS
Se remiten los estados financieros a la Junta Directiva y se plasman en

los libros oficiales (Libro Mayor, Balances, Diario y el anexo en medio
magntico).
103
VERSIN 02
CDIGO
CONTABILIDAD JUNTA DIRECTIVA COMISIN DE FOMENTO

(COORDINADOR CONTABLE)
INICIO
ENVA BALANCE AL PRESIDENTE SE ENTREGAN LOS 20

EJECUTIVO PRIMEROS DAS DE SE PRESENTAN LOS
CADA MES O CUANDO ESTADOS FIANACIEROS
EXISTA REUNIN DE
JUNTA DIRECTIVA
SE PRESENTAN EN
PRESIDENCIA EJECUTIVA FEBRERO Y JUNIO A LA
Vo. Bo. CONTRALORA
SE IMPRIMEN EN
LOS LIBROS SE LE PRESENTAN AL
OFICIALES CONTRALOR GENERAL
SE REALIZAN LOS ESTADOS FINANCIEROS (MAYOR, DE LA NACIN
BALANCES, DIARIO,
Y ANEXOS EN
SE REALIZAN LAS
MDIO FIN
CORRECIONES
MAGNTICO)
CORRESPONDIENTES
SE CLASIFICA
FEDERACIN
FIN
FONDO NACIONAL
DEL CACAO.
FIN DE AO
SE ANALIZA A FONDO EL BALANCE PARA

EMITIR LOS ESTADOS BSICOS
SE PRESENTA DECLARACIN DE RENTA
SE ENVA INFORME A LA
DIAN LOS 3 PRIMEROS MESES
Vo. Bo. DIAN SE REALIZAN LAS

CORRECCIONES
FIN
104
VERSIN 02
CDIGO
4.4.3. PRESUPUESTO
Actualmente, la Federacin Nacional de Cacaoteros involucra al

departamento de presupuesto como una herramienta de planificacin
y control expresndolo en trminos econmicos y financieros dentro de
un plan estratgico para la organizacin de cada uno de los proyectos
que administra y lidera la Federacin, mostrndolos con una
proyeccin que permite visualizar el destino de cada rubro de acuerdo
a un nmero de necesidades.
PROCESO DE EJECUCIN
OBJETIVO
Registrar y verificar la ejecucin del programa presupuestal para cada

vigencia
ALCANCE
Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para todos los

proyectos y programas que administra la Federacin Nacional de
Cacaoteros.
RESPONSABLES
Gerencia Tcnica, Unidades Tcnicas, Tesorera, Presupuesto,

Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
Teniendo en cuenta el acuerdo de gastos trimestral se verifican los giros

a las oficinas.
Verificar datos mediante soportes como comprobantes de egresos y

recibos, los cuales se digitan en el sistema (base de datos Excel) y se
realizan las conciliaciones entre contabilidad y presupuesto.
SALIDAS
Presentacin de informe a Presidencia Ejecutiva, Junta Directiva y

Auditora Interna.
105
VERSIN 02
CDIGO
GERENCIA TCNICA PRESUPUESTO PRESIDENCIA EJECUTIVA

(UNIDADES TCNICAS)
INICIO
CADA OFICINA EST
AUTORIZADA POR MEDIO DEL MEDIANTE EL ACUERDO DE
ACUERDO DE GASTOS A GASTOS TRIMESTRAL SE REVISA LA
REALIZAR LOS PAGOS EJECUCIN Vo. Bo.
CORRESPONDIENTES DE CADA
MES
SE ESTABLECEN LA PROVISION DE
GASTOS A CADA OFICINA FEDERACIN
SE ENVA UN INFORME TENIENDO EN CUENTA LO
MENSUAL LOS 5 PRIMEROS RECAUDA CADA UNA (RECAUDA
DAS DE CADA MES NEIVA Y BUCARAMANGA Y EN SE ENVA INFORME A LA
MENOR MONTO LA OFICINA DE JUNTA DIRECTIVA
SAN VICENTE).
FIN
SE VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS CON EL ACUERDO
CORRESPONDIENTE
FONDO
SE INFORMA A LA UNIDAD PARA

QUE SEPAN EL RECURSO Y RUBOR SE ENVA INFORME A LA
DISPONIBLE AUDITOR INTERNA
FIN SE ENVA INFORME A LA

COMISIN DE FOMENTO
SE RECEPCIONA LA INFORMACIN
Y SE VERIFICAN LO COMPROBANTES FIN
Y SUS RESPECTIVOS RECIBOS DE
SOPORTE
SE DIGITAN LOS DATOS EN LA BASE

DE DATOS EXCEL DE PRESUPUSTO
SE REALIZAN LAS Vo. Bo.

CORRECCIONES
CADA 3 MES SE REALIZA L

CONCILIACIN CORRESPONDIENTE
ENTRE CONTABILIDAD Y
PRESUPUESTO
SE REALIZAN LAS NOVEDADES

CORRECCIONES
SE REALIZA INFORME
TRIMESTRAL
106
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE CONTROL
OBJETIVO
Revisar que el presupuesto acordado sea igual que el ejecutado
ALCANCE
Revisin en todos los proyectos que administra la Federacin Nacional

de Cacaoteros
RESPONSABLES
Presupuesto, Contabilidad, Gerencia Tcnica.
ENTRADAS
Se recepciona los soportes contables, los informes de las unidades

tcnicas.
Se verifican los soportes teniendo en cuenta la programacin como

capacitaciones, informes de gestin donde se explica la programacin,
ejecucin y control teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Se verifica que no se sobrepasen los aspectos que establece el

acuerdo de gastos
Se verifica que cumplan los requisitos exigidos para compras, pagos,
revisin del presupuesto, aprobacin previa del presupuesto antes de
la ejecucin de cualquier gasto.
Se verifica que se acojan a las resoluciones emitidas para ejecucin
presupuestal
Se verifica que los gastos que se generen se carguen al proyecto y
programa correspondiente.
SALIDAS
Se envan informes de gestin a Presidencia Ejecutiva.
107
VERSIN 02
CDIGO
GERENCIA TCNICA PRESUPUESTO PRESIDENCIA

(UNIDADES TCNICAS) EJECUTIVA
INICIO
SE REVISA EL PRESUPUESTO Vo. Bo.

ACORDADO TRIMESTRAL
RECEPCIN DEL OFICIO

Y RESPUESTA AL MISMO SE REVISAN LOS PROGRAMAS, EJECUCIONES
Y CONTROL TENIENDO EN CUENTA: DE ACUERDO AL
COMIT DISCIPLINARIO
SE VERIFICA QUE NO SE SOBREPASEN SIGUE LA SANCIN
FIN LOS ASPECTOS QUE ESTABLECE EL CORRESPONDIENTE
ACUERDO DE GASTOS
SE VERIFICA QUE CUMPLAN LOS
REQUISITOS EXIGIDOS PARA COMPRAS,
PAGOS, REVISIN DEL PRESUPUESTO,
APROBACIN PREVIA DEL PRESUPUESTO
ANTES DE LA EJECUCIN DE CUALQUIER
GASTO.
SE VERIFICA QUE SE ACOJAN A LAS
RESOLUCIONES EMITIDAS PARA
EJECUCIN PRESUPUESTAL
SE VERIFICA QUE LOS GASTOS QUE SE
GENEREN SE CARGUEN AL PROYECTO Y
PROGRAMA CORRESPONDIENTE.
REQUISITOS: LAS COMPRAS QUE SE
REALICEN DEBEN CUMPLIR CON LAS TRES
COTIZACIONES, QUE SE ENVEN A LOS
COMITS DE COMPRAS TANTO PARA
ADQUISIN DE SERVICIOS COMO PARA
ADQUISIN DE INSUMOS, TODO
PROVEEDOR DEBE DE ESTAR INSCRITO A
LA BASE DE DAOS DE LA EDERACIN
NACIONAL DE CACAOTEROS.
SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO Ss.

PRSUPUESTO ACORDADO
Vo. Bo.
SE ANALIZA INDICADORES DE GESTIN
FIN
SE REALIZA EL BORRADOR
CORRESPONDIENTE DEL OFICIO
108
VERSIN 02
CDIGO
4.4.4. TESORERA
En la Federacin Nacional de Cacaoteros, el departamento de

Tesorera gestiona las acciones relacionadas con las operaciones de los
flujos monetarios, incluyendo bsicamente, la ejecucin de pagos y
cobros, la gestin de la caja y las diversas gestiones bancarias.
El departamento de Tesorera tiene como objeto principal planear,

dirigir, gestionar, controlar y supervisar los asuntos relacionados con los
movimientos econmicos o flujos monetarios, garantizando la
cancelacin oportuna de los compromisos de la Entidad y de asesorar a
la presidencia ejecutiva en la toma de decisiones relacionada con el
manejo de los recursos financieros.
PROCESO DE PAGOS
OBJETIVO
Efectuar el pago oportuno de las obligaciones de la institucin.
ALCANCE
Mantener al da todas las obligaciones de los pagos generados por la
actividad de la Federacin.
RESPONSABLES
Tesorera
ENTRADAS
Cuenta por pagar elaborada por presupuesto

Anlisis de las cuentas con sus respectivos soportes para proceder a
efectuar el pago correspondiente.
Elaboracin del comprobante de egreso, afectando la causacin
contable.
Se verifica la correcta elaboracin del documento fsico.
Se firma, se coloca el sello de pagado
Se clasifica y se archiva la copia correspondiente
SALIDAS
Se entrega al departamento de contabilidad el original del
comprobante de egreso con sus respectivos soportes.
109
VERSIN 02
CDIGO
TESORERA CONTABILIDAD PRESUPUESTO
INICIO
INTERVIENEN:
AUDITORIA
REVISOR FISCAL
FONDO NACIONAL
DE CACAOTEROS
FEDERACIN
NACIONAL DE
CACAOTEROS
TESORERIA RECIBE LA
CUENTA POR PAGAR
SOPORTADA Y FIRMADA POR
PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD, AUDITORIA Y
EL ORDENADOR DEL GASTO.
SE ANALIZA LA CUENTA QUE TENGA

LOS SOPORTES Y EXISTAN FONDOS EN
LA CUENTA.
EFECTUA EL PAGO SEA

TRANSFERENCIA ELECTRONICA O
CHEQUE Y LUEGO ELABORA EL
COMPROBANTE DE EGRESO
CUANDO SE EFECTUA MEDIANTE

CHEQUE SE PONE PROTECTOR DE
SEGURIDAD DEL CHEQUE, Y
FIRMAN: EL ORDENADOR DEL
GASTO Y EL TESORERO.
SE COLOCA EL SELLO DE
CANCELADO.
SE CLASIFICA.
EL COMPROBANTE DE EGRESO ORIGINAL

CON SOPORTE
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
COPIA COMPROBANTE DE COPIA ORDEN DE PAGO

EGRESO
FIN
110
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE INGRESO DE RECURSOS
OBJETIVO
Recibir los recursos econmicos de la Federacin con el fin de tener

disponible para el cubrimiento de los compromisos de pago.
ALCANCE
Garantizar la disponibilidad de recursos econmicos.
RESPONSABLE
Tesorera
ENTRADAS
Consignacin bancaria, transferencia electrnica y efectivo
Se recibe el recurso
Se verifica la procedencia del ingreso, teniendo en cuenta el NIT y

nombre de quien deposita
Luego se procede a elaborar el comprobante de ingreso, afectando las

cuentas contables y se verifica el documento fsico
Se firma por quien lo elabora y la tesorera
SALIDAS
El original del comprobante de ingreso con sus soportes se entrega al

departamento de Contabilidad.
111
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ELABORACIN DE RECIBO DE CAJA

TESORERA CONTABILIDAD CLIENTE
INICIO
RECAUDO DE LA CUENTA
DE FOMENTO,
LEGALIZACIN DE
SOBRANTE, TODOS LOS
DINEROS SE RECIBEN EN
TESORERA (CHEQUE O
EFECTIVO).
SE HACE RECIBO DE
CAJA YA SEA PARA EL
FONDO, LA FEDERACIN
O EL CONVENIO.
CADA UNO TIENE UNA

CUENTA DIFERENTE Y SE
ENVIA A LA CUENTA QUE
CORRESPONDA MEDIANTE
CONSIGNACIN.
EL RECIBO ORIGINAL DEL

INGRESO Y LA
CONSIGNACIN SE
ENTREGA A
CONTABILIDAD.
RECIBO DE INGRESO
ORIGINAL CON LA
CONSIGNACIN.
COPIA DEL RECIBO DE

INGRESO Y DE LA
COPIA DEL RECIBO DE CONSIGNACIN.
INGRESO Y DE LA
CONSIGNACIN.
FIN
112
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE COBRO
OBJETIVO
Elaborar documentos de control para los dineros que le adeudan a la

Federacin
ALCANCE
Recopilar todos los dineros desde la sede principal o mediante

transferencias bancarias
RESPONSABLES
Tesorera
ENTRADAS
Facturas
Se analiza el concepto de la operacin: recaudo de cuota de fomento,

intereses moratorios, convenios,
SALIDAS
Se procede a elaborar el documento de cobro
113
VERSIN 02
CDIGO
TESORERA CONVENIO O CONTABILIDAD CLIENTE

INSTITUCIN
INICIO
SE ANALIZA CADA CASO SEA

CONTRATO O RECAUDO
PENDIENTE CON FECHAS Y
CLAUSULAS.
DE ACUERDO A REQUISITOS SE
ANALIZA EL PROCEDIMIENTO A
SEGUIR Y SE CONSULTA CON EL
ASESOR JURIDICO
SE ELABORA LA CUENTA DE COBRO

Y SE ENVIA A QUIEN CORRESPONDA
SE PROCEDE HA
REALIZAR EL PAGO
RESPECTIVO EN LAS
CUENTAS DE LA
FEDERACIN
NACIONAL DE
CACAOTEROS O EN
SU DEFECTO EN EL
FONDO NACIONAL
DEL CACAO.
ENTRA A LA CUENTA DEL BANCO Y

SE REALIZA EL COMPROBANTE DE
INGRESO (RECIBO DE CAJA)
ORIGINAL CON CONSIGNACIN O

TRANSFERENCIA Y COPIA DE
RECIBO.
COPIA
COPIA COPIA
FIN
114
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE CAJA MENOR

TESORERA CONTROL INTERNO PROFESIONAL DE
APOYO TCNICO
INICIO
POR RESOLUCIN TIENE

UN TOPE ESPECFICO.
DICE PARTIDAS Y PAGOS
QUE SE PUEDEN REALIZAR.
FONDO NACIONAL
DEL CACAO
FEDERACIN
EL EMPLEADO LLEVA EL RECIBO

DE SOPORTE, Y SE ANALIZA
QUE EST DENTRO DEL % PARA
REALIZAR EL PAGO POR CAJA
MENOR, TENIENDO EN CUENTA
EL VISTO BUENO POR EL
PRESIDENTE O POR EL
TESORERO.
SE CANCELA.
FACTURA CON
VISTO BUENO DEL
PRESIDENTE PARA
PODER PAGAR
CUANDO TENGO EL
70% DEL DINERO
GASTADO, SE PIDE
REEMBOLSO, SE LLENA
FORMATO DE
SOLICITUD.
Vo. Bo.
Vo. Bo.
FIRMA DEL PRESIDENTE EJECUTIVO
SE ENVIA A TESORERA
GIRA CHEQUE TESORERA
FIN
115
VERSIN 02
CDIGO
4.4.5. INGENIERA DE SISTEMAS
El departamento de Ingeniera de Sistemas aplica esfuerzos cientficos y

de ingeniera para transformar las necesidades de operacin de cada
departamento en una descripcin de parmetros de rendimiento del
sistema y una configuracin del sistema a travs del uso de un proceso
iterativo de definicin, sntesis, anlisis, diseo, prueba y evaluacin de
las necesidades de cada usuario para el desempeo de sus actividades
diarias; al igual integra parmetros tcnicos relacionados para asegurar
la compatibilidad de todos los interfaces de programa y funcionales de
manera que optimice la definicin y diseo del sistema total teniendo
en cuenta el manejo de las bases de datos, el manejo de la planilla
unificada y el sistema SIIGO; teniendo factores de fiabilidad,
mantenibilidad y seguridad del sistema, equipo y los datos contenidos
en el mismo.
4.4.6. RECURSOS HUMANOS
El departamento de Recursos Humanos est orientado al trabajo en

conjunto que realizan los trabajadores dentro de la Federacin
Nacional de Cacaoteros, cumpliendo las funciones de seleccin,
contratacin, formacin, emplear y retener a los colaboradores de la
organizacin.
PROCESO DE NMINA
OBJETIVO
Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa

existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos
aportes.
ALCANCE
Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federacin

Nacional de Cacaoteros desde un departamento
RESPONSABLES
Unidades Tcnicas, Tesorera, Contabilidad, Presupuesto y Talento

Humano
116
VERSIN 02
CDIGO
ENTRADAS
Recepcionar las novedades de cada departamento tales como

incapacidades, vacaciones, nuevo personal, etc.
Ingresar los datos al sistema a travs del sistema SIIGO, realizar los pagos
y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la
nmina contablemente afectando las diferentes cuentas de las
provisiones.
SALIDAS
Enviar a tesorera para que se realicen los giros correspondientes.
117
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
UNIDADES TCNICAS RECURSOS HUMANOS TESORERA
INICIO
ENVIO DE NOVEDADES DEL RECEPCIN DE

PERSONAL QUE LABORA NOVEDADES
TALES COMO GENERA LOS
INCAPACIDADES, ETC. GIROS A TRAVS
DE TRANSFERENCIA
ELECTRNICA A LA
INGRESO DATOS AL
CUENTA DE
SISTEMA SIIGO PARA
NOMINA DE CADA
NMINA QUINCENAL Y
TRABAJADOR
MENSUAL.
FIN
Vo. Bo.
REALIZA LAS
MODIFICACIONES
CORRESPONDIENTES
118
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE SEGURIDAD SOCIAL
OBJETIVO
Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa

existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos
aportes.
ALCANCE

RESPONSABLES
Unidades Tcnicas, Tesorera, Contabilidad, Presupuesto y Talento

Humano
ENTRADAS
Recepcionar las novedades de cada departamento tales como

incapacidades, lesiones, vacaciones, nuevo personal etc.
Ingresar los datos al sistema a travs del sistema SIIGO, realizar los pagos
y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la
nmina contablemente afectando las diferentes cuentas de las
provisiones.
SALIDAS
Enviar copias a presupuesto, tesorera para que se realicen los giros

correspondientes.
119
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE BIENESTAR SOCIAL
OBJETIVO
Otorgar el bienestar a los trabajadores y a la Federacin mediante

capacitaciones, disminucin de accidentes laborales, y problemticas
que lesionen la misin de la compaa.
ALCANCE

RESPONSABLES
Talento Humano, Auditora Interna y Presidencia Ejecutiva
ENTRADAS
El proceso comienza con encuestas y diagnstico inicial el cual

involucra a todo el personal
Elaborar el diagnstico inicial para poder determinar el cronograma de

actividades en donde se incluyen recreativas, culturales y
ocupacionales.
SALIDAS
Informe de gestin para auditora interna, presidencia ejecutiva y

elaboracin del plan de mejoramiento
120
VERSIN 02
CDIGO
DIAGRAMA DE FLUJO
TALENTO HUMANO CONTROL INTERNO PLAN DE
MEJORAMIENTO
INICIO
SE REALIZA UN DIAGNSTICO
MEDIANTE EL USO DE INDICADORES
DE ACUERDO A CAPACITACIONES, SE REALIZA INFORME FINAL
NDICES DE ACCIDENTALIDAD,
AUSENTISMO, ETC.
DE ACUERDO A LO ANTERIOR SE
ELABORA UN CRONOGRAMA DE COMPLEMENTO DEL PLAN DE
ACTIVIDADES PARA CADA VIGENCIA MEJORAMIENTO
FISCAL EL CUAL SE REALIZA CON EL
APOYO DE PRESUPUESTO
SE TIENEN EN CUENTA ACTIVIDADES FIN

DE TIPO: RECREATIVO, CULTURAL,
OCUPACIONAL, PROGRAMAS DE
CAPACITACIN, PROGRAMA DE
SALUD OCUPACIONAL Y DE BIENESTAR
SOCIAL.
SE EJECUTA EL CRONOGRAMA
SE REALIZA UN INFORME DE ACUERDO

AL CUMPLIMIENTO DE INDICADORES
PROPUESTOS
SE ENVIA A CONTROL INTERNO
121
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE SELECCIN E INDUCCIN DEL PERSONAL

DIAGRAMA DE FLUJO
PRESIDENCIA EJECUTIVA TALENTO HUMANO

INICIO
SOLICITUD DE NUEVO PERFIL
SELECCIN DE PERSONAL
VINCULACIN
SE REVISA EL CARGO QUE VA

HA DESEMPEAR
UNA SEMANA DE
CAPACITACIN TCNICO Y
ADMINISTRATIVO
MATERIAL DE CAPACITACIN
INFORMACIN ( MISIN,
VISIN, POLITICAS,
REGLAMENTO, PIG)
EVALUACIN
ENTREGA DE MEMORIAS
APROBACIN Y FIRMA DE LA
CONSTANCIA DE ASISTENCIA
A LA CAPACITACIN.
ENTREGA DEL DOCUMENTO,

CARGO Y BIENVENIDA.
APROBADAENTREGA DE
MEMORIAS
FIN
122
VERSIN 02
CDIGO
ALMACN - PROCESO DE COMPRAS

DEPARATAMENTOS ALMACN COMIT DE COMPRAS
INICIO
SE REUNE EL COMIT DE
COMPRAS TENIENDO EN
SOLICITUD DE BIEN O SERVICIO CUENTA:
APROBADO POR PRESIDENCIA COSTOS,
EJECUTIVA. REPRESENTACIN,
SERVICIOS ASOCIADOS,
CONDICIONES
COMERCIALES , PARA QUE
FINALMENTE SE ELIJA EL
REQUISICIN DE LA SOLICITUD. PROVEEDOR.
REVISIN DE BASE DE DATOS

DE PROVEEDORES.
SOLICITUD DE COTIZACIN A
PROVEEDORES QUE REALIZAN
LA COTIZACIN POR MEDIO
DEL FORMATO
PREESTABLECIDO INDICANDO
UNIDAD DE COTIZACIN.
RECEPCIN DE COTIZACIONES
Y ANLISIS DE COSTOS,
SERVICIOS ASOCIADOS Y
CONDICIONES COMERCIALES.
ESCOGE TRES COTIZACIONES Y

CONVOCA AL COMIT DE
COMPRAS
SE SOLICITAN LOS
DOCUMENTOS Y SE REALIZA LA
ORDEN DE COMPRA O
SERVICIO.
SE RECIBE Y REVISA DE
ACUERDO AL TIPO DE ORDEN
(COMPRA O SERVICIO)
FIN
123
VERSIN 02
CDIGO
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA -PROCESO DE RECIBO Y CLASIFICACIN

DE DOCUMENTOS
OFICINA PRODUCTORA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
INICIO
ENVIO DE DOCUMENTOS A
ARCHIVO
RECIBO DE DOCUMENTOS POR

MEDIO DE INVENTARIO PARA
CUSTODIAR.
SE CLASIFICANLOS
DOCUMENTOS DE ACUERDO A
LA TABLA DE RETENCIN.
HISTORICOS
DESTRUCCIN
SE REALIZA
PROCESO DE COMIT DE
DIGITALIZACION. ARCHIVO
AUTORIZA LA
DESTRUCCIN DEL
DOCUMENTO.
SE ENVIA ARCHIVO.
ELABORACIN DEL
ACTA.
FIN
DESTRUCCIN
MANUAL.
FIN
124
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ACTAS DE DESTRUCCIN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA COMIT DE ARCHIVO
INICIO
ARCHIVO ENVIA PETICIN

PARA REUNIN DEL COMIT.
EL COMIT DE ARCHIVO EST

CONFORMADO POR:
PRESIDENCIA EJECUTIVA,
PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,
ARCHIVO, GERENCIA TCNICA, Y
PLANEACIN.
SE REUNE EL COMIT, SE LEE LA

ORDEN DEL DA.
SE ELABORA EL ACTA PARA

DESTRUCCIN.
SE REALIZA LA DESTRUCCIN DEL

DOCUMENTO.
FIN
125
VERSIN 02
CDIGO
PROCESO DE ACTUALIACIN DE TABLAS DE RETENCIN
COMIT DE ARCHIVO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

INICIO
RECEPCIN DE DOCUMENTOS
QUE SE VAN HA CUSTODIAR.
SE REVISAN LAS SERIES Y SUB-

SERIES, ACTUALIZANDO LAS
NUEVAS SERIES Y SUB-SERIES.
CORRECCIONES.
Vo. Bo.
SE INGRESA A LA TABLA DE
RETENCIN COMENZANDO EL
PROCESO DE ARCHIVO
CENTRAL Y DE GESTIN.
FIN
126
VERSIN 02
CDIGO
PRENSA Y PUBLICACIONES - PROCESO DE BOLETN COLOMBIA

CACAOTERA
GERENCIA TCNICA PRENSA Y PUBLICACIONES DISEADOR
INICIO SE REVISAN TEMAS DE

GERENCIA TCNICA,
AGRICULTORES, ENTRE OTROS
ENVIA TEMAS PARA

PUBLICACIN.
CLASIFICACIN DE
INFORMACIN.
Vo. Bo. REDACCIN Y

EDICIN DE
ARTCULOS EN
BORRADOR.
GENERACIN DE UN
BORRADOR.
SE PROGRAMA UNA REUNIN

CORRECCIONES
CON EL PRESIDENTE EJECUTIVO .
Y LA GERENCIA TCNICA.
SE DEFINEN TEMAS Y AUTORES.
Vo. Bo. ANULACIN.
SE CONTACTA AUTORES PARA

ESTABLECER COMO VA EL
ARTCULO.
Vo. Bo.
IMPRESIN FINAL.
ENTREGA A ALMACN.
FIN
127
VERSIN 02
CDIGO
128
VERSIN 02
CDIGO
5. SECCIN IV - MANEJO Y CONSERVACIN
El manual debe ser objeto de manipulacin cuidadosa con el fin de

garantizar un buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.
Debe conservarse en un lugar libre de contaminacin por agentes

fsicos, qumicos o biolgicos.
Para facilitar la identificacin de cada uno de los procesos y los

procedimientos se asignaron cdigos alfanumricos a cada uno de
ellos.
129

Administrativa Manual de Procesos y Procedimientos

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Administrativa Manual de Procesos y Procedimientos

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VERSIN 02

Los manuales de procesos y procedimientos constituyen una

As mismo se estructura el mapa de procesos de la Federacin

ITEM DESCIPCIN PGINA

1.0. Control del documento 5

2.0. SECCIN I GENERALIDADES 8

2.1. Estructura interna 8

3.0. SECCIN II PROCESOS Y DEFINICIONES 13

3.1. Mapa de procesos 13

SECCIN III PROCESOS MISIONALES, 20

4.1. PROCESOS DE MISIONALES

4.1.1. GERENCIA TCNICA

4.2. PROCESOS DE EVALUACIN

4.2.1. REVISORA FISCAL

4.3. PROCESOS DE PLANEACIN

4.4. PROCESOS DE APOYO

5.0. SECCIN IV MANEJO Y CONSERVACIN

5.1. Manejo y conservacin

1.0. CONTROL DEL DOCUMENTO

JANNETH PINZN MARTINEZ

JACOB ROJAS ARDILA

1.1. REGISTRO DE CAMBIOS

Las reformas, correcciones o actualizaciones a que haya lugar, se

2.0. SECCIN 1 - GENERALIDADES

La Federacin Nacional de Cacaoteros es una organizacin de

Para el ao 2013, la Federacin Nacional de Cacaoteros ser una

2.4. POLTICA INSTIUCIONAL

La Federacin Nacional de Cacaoteros investigar, transferir,

2.5. VALORES CORPORATIVOS

Los valores fundamentales que orientan el comportamiento de los

2.6. OBJETIVO DEL MANUAL

Identificar estrategias corporativas para lograr la cultura del

2.7. JUSTIFICACIN DEL MANUAL

Los manuales de procesos y procedimientos son la base de un

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que

Para el diseo, implementacin y evaluacin del manual de

Pre - Fase: Logstica

En esta fase se identificaron documentos tales como manuales

Primera Fase: Retroalimentacin, Seguimiento y Control

En esta fase se reviso la misin, visin, poltica institucional y valores

Esta fase permite un reconocimiento de todos y cada uno de los

formatos de procesos en los que define la actividad, frecuencia,

Segunda Fase: Ajustes y Validacin

En esta fase se valido la informacin recogida en la fase anterior y

Tercera Fase: Jornada de Socializacin

En esta ltima etapa se present la simbologa a utilizar en los

Es importante resaltar que en cada etapa se llevaron a cabo

3.0. SECCIN II PROCESOS Y DEFICINICIONES

3.1. MAPA DE PROCESOS

PLAN DE INVERSIONES Y RECAUDO SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

INVESTIGACIN TRANSFERENCIA DE TECNOLOGA COMERCIALIZACIN

RECIBO Y CLASIFICACIN PROGRAMACIN, EJECUCIN Y BIENESTAR SOCIAL Y GESTIN

MANTENIMIENTO A ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA CARNETIZACIN

PLAN DE MEJORAMIENTO MATRIZ DE CONTROL INTERNO VERIFICACIN DE ESTADOS

3.2. DEFINICIONES CLAVES

Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos

Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y

Analiza la contribucin de cada actividad al logro de los objetivos e

Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el

Entendida como la maximizacin de los productos sobre los insumos, ya

Es el anlisis de la oportunidad para lograr los resultados, as como, la

3.3. CMO SE IDENTIFICA UN PROCESO?

La Direccin tiene una visin macro, ya que debe identificar las

3.4. QU SON LOS PROCEDIMIENTOS?