Buku Informasi Menyampaikan Penjelasan - Ver April 2016 PDF

BUKU INFORMASI
MENYAMPAIKAN PENJELASAN DOKUMEN

PENGADAAN PENYEDIA BARANG/JASA
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------
BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------

A. Tujuan Umum ---------------------------------------------------------------------
B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------
BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN

BARANG/JASA -------------------------------------------------------------------------
BAB III MELAKSANAKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH --------------------------------------------------------------------------
BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM DOKUMEN

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH ---------------------------------------
DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------
Judul Modul: Menyampaikan Penjelasan Dokumen Pengadaan Penyedia B/J Halaman: 2 dari 31
Buku Informasi Versi: April 2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu menyampaikan
penjelasan dokumen penyedia barang/jasa.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi menyampaikan
penjelasan dokumen penyedia barang/jasa ini guna memfasilitasi peserta latih
sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Melakukan persiapan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa yang
meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan ruang lingkup penjelasan
dokumen pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan pengadaan
barang/jasa secara komprehesif merujuk kepada ketetntuan yang diberlakukan;
menyiapkan materi penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara cermat
dan lengkap sesuai ketentuan yang berlaku; Waktu, tempat dan undangan
kepada para pihak yang terkait dengan paket pekerjaan yang akan
dilaksanakan, ditetapkan sesuai jadwal pelaksanaan pemilihan penyedia
barang/jasa; menyampaikan undangan kepada peserta pemilihan penyedia
barang/jsa kepada yang bersangkutan secara tepat.
2. Melaksanakan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa yang meliputi
kegiatan melakukan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara jelas,
lengkap dan mudah dipahami, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku;
melakukan diskusi, klarifikasi dan tanya jawab dengan peserta secara terbuka
dan demokratis; mencatat hal-hal penting yang menjadi kesepakatan dari
diskusi, klarifikasi dan tanya jawab dalam penjelasan dokumen pengadaan,
secara cermat dan lengkap.
3. Membuat berita acara penjelasan dan adendum dokumen pengadaan
barang/jasa yang meliputi kegiatan menuangkan hasil penjelasan dokumen
pengadaan barang/jasa (termasuk kesepakatan-kesepakatan yang dicapai),
dalam berita acara penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa, dengan format
sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Melakukan dalam hal kesepakatan-

kesepakatan yang dicapai dalam diskusi berdampak pada perlunya perubahan
dokumen pengadaan, adendum dokumen pengadaan sebagai bagian tak
terpisahkan dari berita acara; penjelasan dokumen pengadaan; membuat berita
acara penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa beserta adendum yang
disampaikan kepada peserta pemilihan, baik yang hadir maupun yang tidak
hadir; mendokumentasikan penjelasan dokumen pengadaan barang/jasa secara
lengkap dengan menggunakan format dan prosedur yang diberlakukan.
BAB II
MELAKUKAN PERSIAPAN PENJELASAN
DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA
1.1 PENGERTIAN
Pemberian penjelasan dokumen pengadaan merupakan salah satu tahapan
penting dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa (PBJ). Penjelasan dokumen
pengadaan adalah kegiatan yang menjadi tugas pokok dan kewenangan pokja unit
layanan pengadaan (ULP) untuk memberikan dan menjelaskan segala informasi isi dari
dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan kepada para calon penyedia barang/
jasa.
Proses pemberian penjelasan dokumen pengadaan dilakukan di tempat dan
pada waktu yang ditentukan dan diikuti oleh peserta yang terdaftar dengan tujuan
menyamakan persepsi tentang proses pelaksanaan pengadaan dan tujuan pengadaan.
Pemberian penjelasan bukan proses untuk mencapai kesepakatan/negosiasi antara
pokja ULP dengan para calon penyedia. Hasil dari pemberian penjelasan dokumen
pengadaan adalah Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) dan dapat diikuti dengan
penyusunan Adendum dokumen pengadaan sesuai dengan kebutuhan perubahan
dokumen pengadaan yang dinyatakan di BAPP.
Pada sistem e-procurement, penjelasan dokumen pengadaan tidak dilakukan
tatap muka. Masing-masing pihak cukup berada di depan komputer. Penjelasan,
pertanyaan dan jawaban dilakukan secara online. Pokja ULP dan seluruh pendaftar pada
lelang tersebut bisa saling bertukar penjelasan, pertanyaan, dan jawaban. Dengan cara
seperti ini, tidak ada kontak fisik yang terjadi, dan tidak ada emosi yang tertumpah.
Tanya jawab dilakukan sampai batas waktu penjelasan dokumen pengadaan selesai.
BEST PRACTICE
Dalam Best Practice, tahapan penjelasan dokumen pengadaan ini dikenal dengan
istilah mengkomunikasikan undangan serta mengklarifikasi dokumen yang telah
diperoleh penyedia dari instansi (communicate the invitation and clarifiying the
invitation to tender).
Tahapan ini penting karena beberapa hal antara lain:
Untuk mengetahui apakah para penyedia yang diundang benar-benar telah
menerima undangan beserta dokumen pengadaan di dalamnya secara lengkap.
Untuk mengetahui seberapa besar para penyedia berminat untuk menyampaikan

penawaran maka perlu untuk dikomunikasikan dan diklarifikasi dokumen pengadaan
yang mereka terima sehingga bisa dideteksi dari awal bila ada persoalan di dalam
dokumen pengadaan yang membuat banyak penyedia tidak berminat untuk turut
serta dalam tender. Memperoleh barang/jasa sesuai waktu yang dibutuhkan
merupakan salah satu faktor penting tercapainya value for money dalam pengadaan
(ingat modul strategi pengadaan). Oleh sebab itu sangat penting untuk diketahui
secara dini apakah ada hal-hal yang perlu untuk diperbaiki dalam dokumen
pengadaan kita yang menyebabkan penyedia menjadi kurang berminat.
Penjelasan dokumen pengadaan juga diperlukan untuk penyedia yang memang
membutuhkan penjelasan lebih lanjut/detail karena ada beberapa hal penting yang
belum jelas didalam dokumen pengadaan.
Tahapan penjelasan dokumen pengadaan juga dibutuhkan untuk memungkinkan
adanya koreksi yang perlu dilakukan oleh instansi terkait dengan dokumen
pengadaan yang telah disusun yang mungkin saja baru disadari adanya kekeliruan
yang fatal yang dapat berdampak terhadap output barang/jasanya.
Penjelasan dokumen pengadaan ini dilakukan secara formal dan tercatat dalam
tahapan proses pemilihan. Untuk menyederhanakan proses dalam best practice
biasanya telah disediakan semacam form standar untuk tanya jawab yang ada di dalam
dokumen pengadaan.
Di bawah ini ada beberapa hal penting yang perlu dilakukan penjelasan didalam
dokumen pengadaan yang dilakukan pada best practice, hal-hal tersebut antara lain:
Penjelasan pada bagian Instruksi Kepada Penyedia (Instructions to Tenderers).
Dalam best practice bagian Instruksi Kepada Penyedia (IKP) disusun untuk:
Menyediakan informasi yang diperlukan bagi para penyedia untuk memahami
kebutuhan instansi atas barang/jasa yang akan ditenderkan dan membantu mereka
untuk mengoptimalkan penawaran yang akan disiapkan.
Memberikan petunjuk bagi para penyedia tentang kelengkapan persyaratan
penawaran dan bagaimana cara untuk menyampaikannya.
Memberikan gambaran kepada para penyedia terkait hal-hal substansial yang
menjadi pertimbangan spesifik bagi instansi.
Para penyedia yang tidak taat mengikuti instruksi-instruksi tersebut dapat
didiskualifikasi atau digugurkan pada saat proses tender, oleh sebab itu kesemua hal
tersebut harus dijelaskan dan dipahami oleh seluruh penyedia yang mengikuti tender.
Adapun beberapa point penting yang harus dijelaskan dalam IKP ini adalah:
Definisi
Klausul definisi penting untuk memberikan persepsi yang sama atas pemahaman
suatu hal yang spesifik. Misalnya istilah hari dalam kontrak maksudnya adalah hari
kalender dan bukan hari kerja.
Latar Belakang dan Tujuan Instansi

Penjelasan singkat tentang instansi dan tujuan yang hendak dicapai oleh instansi
merupakan hal yang penting untuk diketahui oleh para penyedia terutama bagi yang
baru pertama kali mengikuti tender dalam instansi. Hal ini dapat menumbuhkan
persepsi dan motivasi yang positif dalam pandangan Penyedia.
Dasar harga penawaran dan cara pembayaran

Para penyedia perlu dijelaskan bagaimana harga penawaran yang disampaikan
akan dibayarkan. Misalnya apakah resiko terjadinya fluktuasi harga dalam periode
kontrak menjadi tanggung jawab instansi atau penyedia.
Deviasi dan Alternatif Penawaran

Instansi dapat mensyaratkan dalam dokumen pengadaan untuk ada atau
tidaknya deviasi dan alternatif penawaran yang disampaikan oleh para penyedia.
Klausul ini biasanya dapat diberikan bila memang barang/jasa yang dibutuhkan oleh
instansi bukan standar dan belum dapat dipastikan spesifikasinya secara detail. Hal ini
terjadi biasanya untuk barang-barang kompleks atau memiliki teknologi tinggi yang
belum dipahami mendalam oleh instansi.
Metode evaluasi penawaran

Dalam IKP harus sudah jelas metode yang akan digunakan dalam evaluasi
penawaran. Sehingga penyedia dapat meyakini bahwa penawarannya sudah optimal
sesuai dengan persyaratan yang diminta dalam dokumen pengadaan. Misalnya untuk
penggunaan metoda evaluasi penawaran terendah yang akan menjadi pemenang harus
dijelaskan juga bahwa penawaran terendah yang menjadi pemenang harus memenuhi
syarat terkait dengan aspek teknis yaitu misalnya jadwal waktu pengiriman barang,
performa teknis barang dan pelayanan purna jualnya.
Batas akhir pemasukan penawaran

Batas akhir pemasukan penawaran harus ditegaskan ulang dalam tahapan
penjelasan dokumen pengadaan. Hari, tanggal dan jam batas akhir harus jelas
disebutkan dalam dokumen untuk menghindari perbedaan persepsi diantara para
penyedia yang akan menawar. Bila ada permintaan perpanjangan waktu pemasukan
penawaran dari penyedia, maka harus dicermati dan dikaji terlebih dahulu oleh Pokja
ULP. Bila hal ini diperlukan karena memang waktu yang disediakan untuk penyusunan
dokumen penawaran terbatas dan barang/jasa yang ditenderkan merupakan
barang/jasa yang cukup kompleks, maka hal ini dapat diberikan perpanjangan waktu
pemasukan penawaran dan diakomodir dalam Adendum dokumen pengadaan.
Klarifikasi
Klarifikasi terhadap isi dokumen pengadaan dapat dilakukan oleh seluruh
penyedia. Permintaan klarifikasi biasanya tertulis dan ditujukan pada personil yang
sudah tercantum dalam dokumen pengadaan (person in charge). Semua permintaan
klarifikasi dan seluruh jawabannya akan tercatat dan disampaikan pada seluruh peserta
tender sebelum batas akhir pemasukan penawaran.
Peninjauan Lapangan
Dalam kasus-kasus tertentu seperti pengadaan pekerjaan konstruksi atau
penyediaan layanan jasa, maka dimungkinkan penyedia yang mengikuti tender untuk
melakukan peninjauan lapangan untuk mengoptimalkan penawarannya. Instruksi harus
diberikan kepada para peserta tender tentang bagaimana kegiatan tersebut akan
dilaksanakan.
Tahapan Jadwal Proses Tender

Perlu dijelaskan pula tahapan proses tender dan perkiraan waktu pelaksanaannya
sampai dengan pemberian kontrak kepada pemenang tender. Hal ini diperlukan agar
para penyedia mengetahui kapan evaluasi penawaran dilakukan, kapan pengumuman
hasil akan disampaikan dll.
Penyampaian Dokumen Penawaran

Hal penting lain terkait dengan dokumen pengadaan yang harus dijelaskan,
misalnya: penggunaan bahasa yang digunakan dalam dokumen penawaran, bagaimana
cara penyampaian penawarannya (satu sampul/ file, dua sampul/ file atau dua tahap),
alamat yang dituju dan dengan menggunakan apa penyampaiannya (pos, email, dll).
Masa berlaku surat penawaran

Masa laku surat penawaran merupakan hal substansial yang penting untuk
dijelaskan dalam tahapan penjelasan dokumen pengadaan. Karena surat penawaran
akan menjadi tidak valid bila tidak sesuai dengan masa berlaku surat penawaran yang
disyaratkan dalam dokumen pengadaan. Masa berlaku penawaran ini untuk

mengantisipasi periode waktu proses tender dari pemasukan penawaran sampai dengan
pemberian kontrak. Oleh sebab itu untuk pengadaan barang/jasa kompleks tentunya
proses tender akan memakan waktu lebih lama dibandingkan dengan pengadaan
barang/jasa standar, sehingga masa laku penawaran tentunya disesuaikan dengan
kompleksitas barang/jasa yang akan ditenderkan.
Kelengkapan Dokumen Penawaran

Dalam tahap penjelasan dokumen pengadaan, ketentuan tentang kelengkapan
Dokumen Penawaran juga harus dijelaskan pada para peserta tender. Penjelasan ini
terkait dengan hal-hal substansial apa saja yang harus ada sebagai kelengkapan
dokumen penawaran, sehingga para peserta tender wajib untuk mempersiapkan dan
mengecek ulang sebelum menyampaikan penawaran.
Persyaratan jaminan
Bila disyaratkan adanya jaminan dalam dokumen penawaran, maka hal ini harus
dicantumkan dalam klausul dokumen pengadaan dan dijelaskan secara detail pada saat
acara penjelasan dokumen pengadaan.
Biaya yang dikeluarkan dalam mengikuti proses tender

Harus dijelaskan pula dalam klausul dokumen pengadaan tercantum bahwa
seluruh biaya-biaya yang dikeluarkan dalam mengikuti proses tender ini menjadi
tanggung jawab penyedia dan instansi tidak bertanggung jawab untuk mengganti
biaya-biaya yang dikeluarkan oleh para peserta tender.
Rahasia
Dokumen Pengadaan yang disampaikan pada para peserta tender merupakan
dokumen rahasia dan hanya dapat dipergunakan oleh penyedia yang diundang. Tidak
diperkenankan menyerahkan dokumen pengadaan pada pihak lain tanpa persetujuan
instansi. Hal ini harus dijelaskan pada para peserta tender, bahkan untuk paket
pengadaan yang sensitif, para peserta tender dapat diwajibkan untuk menandatangani
kesepakatan untuk menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan.
Penjelasan pada bagian spesifikasi

Penjelasan lainnya selain dari Instruksi Kepada Peserta lelang yang perlu untuk
dijelaskan pada para peserta tentunya adalah Spesifikasi barang/jasa yang disyaratkan
oleh Instansi. Spesifikasi ini tentunya menyangkut tentang kualitas, kuantitas, waktu,
tempat barang/jasa dilaksanakan atau dikirimkan, pelayanan purna jual, dll.
Penjelasan pada bagian rancangan kontrak

Terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah penjelasan terkait dengan kondisi
kontrak. Hal penting yang perlu dijelaskan adalah terkait dengan metoda pembayaran,
apakah diberikan uang muka, pembayaran diberikan pada saat barang telah dikirim dan
diterima dengan baik sesuai kontrak, atau apakah pembayaran dibayarkan secara
termin atau bulanan.
Jadi sangat disarankan dalam best practice, rancangan kontrak sudah dimasukan
dari awal sebagai bagian dari dokumen pengadaan, dan sebaiknya instansi telah
mempersiapkan menyusun draft klausul kontrak standar untuk berbagai jenis
pengadaan sebelum dilaksanakannya proses tender. Meskipun secara best practice
negosiasi klausul-klausul pada kontrak dapat dilakukan setelah proses tender
dilaksanakan, namun dengan rancangan kontrak telah masuk dalam dokumen
pengadaan, maka hal ini akan membantu penyedia untuk menyusun penawaran secara
lebih baik dan memperhitungkan resiko dan kemampuan mereka untuk dapat
menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan klausul-klausul yang ada.
PERUBAHAN DALAM DOKUMEN

Bila ada hal-hal fundamental yang harus dirubah pada dokumen pengadaan,
misalnya perpanjangan batas akhir pemasukan penawaran, perubahan terkait dengan
spesifikasi, perubahan terkait dengan klausul dalam Instruksi Kepada Peserta Tender
dll, maka harus dibuat amandemen atau Adendum dokumen pengadaan. Dokumen
pengadaan yang telah berubah harus disampaikan pada seluruh peserta tender dan
harus dipastikan bahwa seluruh peserta tender memiliki waktu yang cukup untuk
merubah dokumen penawarannya disesuaikan dengan perubahan yang ada.
PEMBELAJARAN BEST PRACTICE

Pembelajaran yang dapat diambil dari best practice untuk diterapkan pada
pengadaan barang/jasa pemerintah antara lain:
Tahapan proses penjelasan dokumen pengadaan merupakan tahapan penting yang
wajib dilaksanakan secara cermat oleh Pokja ULP. Karena pada tahapan ini
merupakan tahap untuk penyamaan persepsi antara para peserta lelang dengan
pokja ULP menyangkut tata cara proses lelang, hal-hal substansial dalam dokumen
penawaran, penjelasan spesifikasi dan kondisi kontrak.
Tahapan penjelasan dokumen pengadaan juga merupakan tahapan koreksi bagi

pokja ULP bila ada isi dalam dokumen pengadaan yang masih perlu ada perbaikan
karena tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku, spesifikasi barang yang sudah
diskontinu, waktu pelaksanaan yang tidak masuk akal untuk dilakukan, harga
perkiraan sendiri yang terlalu rendah dll. Sehingga resiko terjadinya gagal lelang
dapat diminimalisir.
Prinsip adil (fairness) diberlakukan bagi seluruh peserta tender, dimana semua
peserta diperlakukan sama dan diberikan seluruh informasi serta waktu yang cukup
untuk mempersiapkan dokumen penawarannya.
IDENTIFIKASI ISI DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Sebelum memberikan penjelasan dokumen pengadaan, Pokja ULP
seyogyanya melakukan persiapan yang matang. Persiapan dilakukan dengan tujuan
agar proses pemberian penjelasan berjalan lancar dan proses pemilihan penyedia dapat
berjalan dengan waktu yang efisien. Persiapan dilakukan melalui beberapa kegiatan
yaitu; mengidentifikasi isi dokumen pengadaan yang akan dijelaskan pada sub bab ini,
dan menyusun materi penjelasan, menyusun acara penjelasan dan mengidentifikasi
kebutuhan tenaga ahli yang akan dijelaskan pada sub bab selanjutnya.
Dokumen pengadaan terdiri dari dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan.
ULP harus mereview isi tiap dokumen sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 Tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya dan mengidentifikasi
dokumen pendukung yang belum ada atau belum eksplisit dinyatakan Perpres No. 54
Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya tapi
secara best practice (kaidah praktik yang baik) diperlukan. Identifikasi tersebut perlu
mempertimbangkan hubungan antara isi dokumen dengan proses evaluasi dan tujuan
pengadaannya.
Jika bagian dari proses evaluasi membutuhkan kecermatan kerja pokja ULP dan
mempunyai risiko pelaksanaan pengadaan barang/ jasa yang berdampak tidak efektif
dan tidak efisien maka di bagian itulah isi dokumennya perlu diidentifikasi dan
dijelaskan, baik proyeksi bentuk dokumentasi proses sebagai wujud akuntabilitasnya
maupun seluk beluk kegiatan yang akan dilakukan oleh pokja ULP di bagian tersebut.
Dokumen Kualifikasi
Kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta
pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa. Dokumen
kualifikasi merupakan dokumen yang berisi tentang data yang terkait dengan proses
penilaian kompetensi dan kemampuan serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya
dari para penyedia barang/jasa. Bagi calon penyedia, dokumen kualifikasi berguna
sebagai panduan untuk menyusun formulir isian kualifikasi. Bagi Pokja ULP menjadi
panduan dalam melakukan evaluasi kualifikasi dan pembuktian kualifikasi seiring
dengan kebijakan umum, etika dan prinsip pengadaan. Isi Dokumen Kualifikasi sesuai
Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya meliputi:
a. Umum;
b. Pengumuman Prakualifikasi;
c. Instruksi Kepada Peserta (IKP);
d. Lembar Data Kualifikasi (LDK);
e. Pakta Integritas;
f. Formulir Isian Kualifikasi;
g. Petunjuk Pengisian Formulir Isian Kualifikasi;
h. Perjanjian Kemitraan/Kerja Sama Operasi (KSO);
i. Tata Cara Evaluasi Kualifikasi.
Yang perlu dijelaskan dari isi dokumen kualifikasi tersebut adalah Instruksi
Kepada Peserta; Lembar Data Kualifikasi; Formulir Isian Kualifikasi; Perjanjian dan Tata
Cara Evaluasi Kualifikasi.
a. Instruksi Kepada Peserta (IKP)
IKP mengungkapkan beberapa hal yaitu umum, dokumen kualifikasi, penyiapan
dokumen kualifikasi, penyampaian dokumen isian kualifikasi, evaluasi kualifikasi, hasil
kualifikasi. Dari beberapa hal tersebut, yang perlu dijelaskan oleh pokja ULP:
1) Dari Hal-hal yang sifatnya umum; seperti adanya beberapa larangan, antara lain
larangan pertentangan kepentingan. Pokja ULP juga perlu menjelaskan
kemungkinan beberapa larangan tersebut akan dibuktikan di pembuktian kualifikasi.
2) Menyangkut Dari dokumen kualifikasi; kemungkinan adanya perubahan dokumen
kualifikasi.
3) Menyangkut Dari penyiapan pengisian dokumen kualifikasi oleh calon penyedia
barang/jasa; pengisian dan penandatanganan formulir isian kualifikasi.
4) Menyangkut tata cara Penyampaian dokumen isian kualifikasi; jadwal penyampaian
dan kemungkinan perubahan dokumen kualifikasi yang dapat dilakukan oleh calon
penyedia barang/jasa.
5) Menyangkut Evaluasi kualifikasi; proses evaluasi kualifikasi yang akan dilakukan
oleh Pokja ULP dan pembuktian kualifikasi oleh calon penyedia barang/jasa yang
lulus evaluasi kualifikasi.
Pokja ULP perlu menjelaskan kriteria penilaian kualifikasi, pembuktian kualifikasi dan
kemungkinan dokumen pendukung yang akan berpengaruh pada proses penilaian
kualifikasi. Sedangkan terkait pembuktian kualifikasi, Pokja ULP perlu menjelaskan
bahwa semua dokumen yang dinyatakan dalam formulir isian kualifiasi harus dapat
disiapkan dokumen aslinya. Sebagai contoh, jika nilai pengadaannya di bawah Rp
2.500.000.000,00 (Dua miliar lima ratus juta rupiah) dan bersifat tidak kompleks, maka
penyedia harus masuk kategori pengusaha kecil. Jika diperlukan, maka calon penyedia
harus melengkapi dengan dokumen pendukung yang dapat meyakinkan secara
memadai kepada Pokja ULP bahwa kriteria pengusaha kecil telah dipenuhi oleh calon
penyedia dan kebijakan umum pengadaan ditaati berupa paket di bawah Rp
2.500.000.000,00 untuk pengusaha kecil (jika usaha kecil tersebut mampu).
Beberapa perbedaaan dalam penilaian kualifikasi baik dari metode maupun
kriteria/persyaratan harus diperhatikan oleh Pokja ULP dalam melakukan penjelasan
tata cara penilaian kualifikasi. Beberapa perbedaan itu ditampilkan dalam tabel di bawah
ini :
Tabel 1. Perbedaan Penilaian Kualifikasi
b. Lembar Data Kualifikasi (LDK)

LDK berisi lingkup kualifikasi dan persyaratan kualifikasi. Yang perlu dijelaskan
oleh Pokja ULP antara lain; surat izin usaha, bidang pengalaman dan pemenuhan
tenaga ahli/teknis/alat/perlengkapan dan lain-lain yang dipersyaratkan bagi para calon
c. Formulir Isian Kualifikasi (FIK)

Yang perlu dijelaskan dari FIK adalah hak penyedia untuk mengisi seoptimal
mungkin semua bagian dari FIK dan hak pokja ULP untuk melakukan pembuktian
kualifikasi dengan teknik pembuktian sesuai kebutuhan.
d. Tata Cara Evaluasi Kualifikasi

Yang perlu dijelaskan dari tata cara evaluasi kualifikasi adalah persyaratan
dokumen kualifikasi dan proses pembandingan oleh Pokja ULP antara isi dokumen
kualifikasi (formulir isian kualifikasi) penyedia dengan persyaratan kualifikasi.
Dokumen Pemilihan
Dokumen pemilihan merupakan dokumen yang terkait dengan proses evaluasi
penawaran. Bagi calon penyedia, dokumen pemilihan merupakan panduan untuk
menyusun dokumen penawaran. Bagi Pokja ULP, sebagai panduan dalam melakukan
evaluasi penawaran. Dokumen Pemilihan sesuai Perpres No. 54 Tahun 2010 dan
perubahannya terdiri dari:
a. Umum
b. Undangan pengambilan dokumen pemilihan;
c. Instruksi kepada peserta;
d. Lembar data pemilihan;
e. Bentuk dokumen penawaran:
f. Bentuk surat perjanjian;
g. Syarat-syarat umum kontrak;
h. Syarat-syarat khusus kontrak;
i. Spesifikasi teknis, KAK dan/atau gambar;
j. Daftar kuantitas dan harga;
k. Bentuk dokumen lain.
Yang perlu dijelaskan oleh Pokja ULP dari isi dokumen pemilihan tersebut adalah
Instruksi Kepada Peserta; Lembar Data Pemilihan; Bentuk Dokumen Penawaran; Syarat-
Syarat Umum Kontrak; Syarat- Syarat Khusus Kontrak; Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau
Gambar; Daftar Kuantitas dan Harga.
a) Instruksi Kepada Peserta (IKP) dan Lembar Data Pemilihan (LDP)
IKP dan LDP mengungkapkan beberapa hal yaitu umum, dokumen pemilihan, penyiapan
dokumen penawaran, pemasukan dokumen penawaran, pembukaan dan evaluasi
penawaran, penetapan pemenang pelelangan, penunjukan pemenang, pelelangan
gagal, jaminan pelaksanaan dan penandatanganan kontrak. Dari beberapa hal tersebut
yang perlu dijelaskan oleh pokja ULP meliputi:
1) Hal-hal yang bersifat umum berupa lingkup pekerjaan, sumber dana,
larangan dan pendayagunaan produksi dalam negeri.
2) Penjelasan tentang dokumen pemilihan berupa isi dokumen pemilihan dan
kemungkinan perubahan dokumen serta perubahan waktu penyampaiannya.
3) Penjelasan tentang bagaimana calon penyedia menyiapkan dokumen penawaran
masa berlaku penawaran, jangka waktu pelaksanaan dan surat jaminan
penawaran.
4) Penjelasan tentang pemasukan dokumen penawaran berupa metode pemasukan
penawaran dan jangka waktu pemasukan penawaran.
5) Perihal pembukaan dan evaluasi penawaran berupa proses pembukaan
penawaran dan metode dan proses evaluasi penawaran.
6) Perihal pelelangan gagal berupa kemungkinan kondisi-kondisi yang akan
menyebabkan pelelangan dinilai gagal.
7) Perihal jaminan pelaksanaan berupa persyaratan jaminan pelaksanaan dan
kemungkinan penyitaannya karena adanya wanprestasi dari penyedia.
Selanjutnya, identifikasi dokumen pendukung yang terkait dengan kriteria evaluasi

penawaran dan atau yang akan berpengaruh pada proses evaluasi penawaran.
Dokumen tersebut antara lain:
1) Terkait pengadaan jasa lainnya berupa akomodasi hotel untuk kegiatan pelatihan.
Jika tertulis spesifikasi hotel bintang IV maka dokumen (aturan atau acuannya)
terkait uraian argumentasi dan rincian detail kategori hotel bintang IV harus ada.
2) Jika nilai pengadaan lebih dari Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah) dan bobot
TKDN penyedia di atas 25% maka pemberian preferensi harga dilakukan dalam
perhitungan Harga Evaluasi Akhir (HEA). Dokumen resmi terkait TKDN dari
Kementrian Perindustrian harus dapat ditunjukkan kepada ULP apabila data tersebut
belum dipublikasi di website Kementerian Perindustrian. Jika ada bobot TKDN
penyedia yang tidak benar maka penyedia yang bersangkutan harus dikenakan
sanksi finansial dan sanksi administrasi. Terkait hal ini, penyedia harus menyepakati
konsekuensi tersebut dengan dokumen resmi sesuai ketentuan yang berlaku terkait
penerimaan negara bukan pajak yang berasal dari pengenaan sanksi finansial.
3) Jika (misalnya) dalam jasa konsultansi, Pokja ULP melakukan;
i. Negosiasi teknis, maka penyedia harus merespon dengan dukungan dokumen

resmi terkait teknisnya.
ii. Negosiasi harga dari tenaga personilnya, maka penyedia harus menyediakan
daftar gaji setelah dipotong PPh dari tenaga personil tersebut.
b) Bentuk Dokumen Penawaran

Yang perlu dijelaskan dari bentuk dokumen penawaran adalah surat penawaran, surat
kuasa, dokumen penawaran teknis, formulir rekapitulasi perhitungan TKDN dan jaminan
penawaran.
c) Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)

Yang perlu dijelaskan dari SSUK dan SSKK yaitu jadwal pelaksanaan, bagian yang
disubkontrakkan, kemitraan/KSO, standar spesifikasi teknis, pengawasan pelaksanaan
pekerjaan, inspeksi pabrikan, asuransi, risiko, pemeriksaan dan pengujian, penyelesaian
kontrak serta perubahan pekerjaan, hak dan kewajiban kedua belah pihak, penyesuaian
harga, keadaan kahar, dan pemutusan kontrak.
d) Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar;

Yang perlu dijelaskan dari spesifikasi teknis antara lain: persyaratan standar material,
alat, personil dan metode pelaksanaan. Sedangkan untuk KAK adalah unsur dari KAK
yang terkait dengan proses pencapaian mutu output. Sedang untuk gambar adalah
bagian yang merupakan utama dari sebuah rancangan baik bangunan maupun fisik
lainnya.
e) Daftar Kuantitas dan Harga;

Yang perlu dijelaskan dari daftar kuantitas dan harga adalah konsekuensi jika untuk
jenis kontrak yang akan digunakan dengan kuantitas dan harga, baik pada item harga
satuan maupun pada total nilai penawaran.
PENYUSUNAN MATERI PENJELASAN (AANWIZJING) DALAM PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH
Materi penjelasan merupakan bahan/dokumen yang akan dijelaskan oleh Pokja

ULP. Materi penjelasan sebaiknya mengakomodir bahan penjelasan yang terkait dengan
isi dokumen pengadaan (baik yang tersurat di Perpres No.54 Tahun 2010 dan
perubahannya maupun yang belum tersurat) yang akan dijelaskan. Materi penjelasan
dokumen pengadaan meliputi namun tidak terbatas pada:
Tabel 2. Materi Penjelasan Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pemilihan
joint operation
Untuk materi lingkup pekerjaan, Pokja ULP harus menjelaskan berbagai potensial
risiko terkait ketersediaan anggaran, kompleksitas pekerjaan dan kemungkinan variasi
proses pelelangan. Anggaran harus dijelaskan terutama jika proses lelang berjalan pada
posisi pagu sementara di Rencana Kerja Pemerintah Daerah (RKPD) atau di Rencana
Kerja Anggaran (RKA) Kementerian/Lembaga (K/L).
Kompleksitas pekerjaan perlu dijelaskan terkait dengan kerumitan teknis, risiko
dan nilai pengadaan. Hal ini perlu ditegaskan untuk memberikan gambaran
mutu/kualitas sehingga calon penyedia dapat mengukur kapabilitas teknisnya.
Disamping itu, Pokja ULP dapat mengoptimalkan pencapaian/perwujudan salah satu
kebijakan umum pengadaan yaitu paket 2,5 miliar ke bawah untuk pengusaha kecil.
Sedangkan variasi proses pelelangan dapat dijelaskan jika menggunakan lelang
itemized, pengadaan bersama, proses pelelangan untuk mendapatkan kontrak, satu
paket pengadaan dari beberapa kode rekening anggaran dan lain-lain.
PENYUSUNAN ACARA PENJELASAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH
1. Susunan Acara
Urutan proses penjelasan perlu dirancang dengan baik agar penjelasan dokumen
pengadaan berjalan dengan tertib (sesuai dengan etika pengadaan). Secara garis besar,
susunan acara penjelasan dapat dirancang sebagai berikut:
a. Pembukaan yang diisi dengan latar belakang dan tujuan penjelasan dokumen
pengadaan.
b. Penjelasan proses kualifikasi.
c. Tanya jawab dengan peserta.
d. Penjelasan proses evaluasi penawaran.
e. Tanya jawab dengan peserta.
f. Pembacaan hasil penjelasan.
2. Kebutuhan Sarana Prasarana

Untuk kelancaran acara penjelasan, pokja ULP perlu mengidentifikasi kebutuhan
pendukungnya. Salah satunya adalah kebutuhan sarana dan prasarana. Diantaranya
adalah:
a. Tempat yang akan digunakan
b. Sound System
c. In-focus
d. Meja dan kursi
e. Layout Ruangan
f. Jaringan jika pengadaan melalui e-procurement
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA AHLI SEBAGAI AANWIZJER DALAM

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Tenaga ahli yang akan mendukung pokja ULP dalam melakukan penjelasan
merupakan tenaga ahli yang mempunyai kapabilitas dan kompetensi sesuai/terkait
dengan spesifikasi/ mutu barang/ jasa yang akan diadakan. Kebutuhannya menjadi
penting jika seluruh anggota Pokja ULP tidak memiliki pengetahuan atau ketrampilan
dan atau kewenangan terkait dengan penjelasan seluk beluk spesifikasi dan rancangan
kontrak, sebagai contoh jika ULP merupakan unit yang terpisah dan hanya ada satu di
kabupaten/kota/provinsi/kementerian/ lembaga. Pengetahuan terkait spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tiap jenis tugas pokok dan fungsi
pemerintahan kemungkinan belum/tidak dimiliki oleh Pokja ULP. Semakin rumit dan
kompleks barang/jasa yang diadakan maka semakin tinggi kebutuhan tenaga ahli yang
berperan penting dalam proses penjelasan pengadaan.
Untuk mengidentifikasi kebutuhan tenaga ahli yang akan mendukung
pelaksanaan pemberian penjelasan ada 2 (dua) kemungkinan langkahnya, yaitu:
1. Pokja ULP pasif, hanya menerima informasi dari PPK yang menetapkan dan
menugaskan tim ahli yang harus menjelaskan spesifikasi teknis barang/jasa yang
akan diadakan.
2. Pokja ULP aktif, dengan melakukan kajian atas spesifikasi teknis barang/jasa yang
akan diadakan. Diantara bahan kajian itu adalah apakah barang/jasa tersebut
bersifat kompleks. Jika kompleks maka pokja ULP mengusulkan PPK untuk
menunjuk atau menugaskan tenaga ahli atau mengusulkan dan atau menugaskan
tenaga ahli yang ada di ULP.
BAB III
MELAKSANAKAN PENJELASAN
Pelaksanaan penjelasan dokumen pengadaan dilakukan minimal satu kali dalam satu
proses pemilihan penyedia barang/jasa. Jika ada kebutuhan mendesak atau situasi diluar
kendali Pokja ULP, maka penjelasan dokumen pengadaan bisa dilakukan lebih dari satu kali
dengan cut off-nya sebelum pemasukan penawaran.
Pemberian penjelasan dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan, serta dihadiri
para peserta yang terdaftar. Ketidakhadiran peserta pada saat pemberian penjelasan tidak
dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran. Perwakilan peserta yang
hadir pada saat pemberian penjelasan menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas
kepada Pokja ULP. Jika dipandang perlu, Pokja ULP dapat memberikan penjelasan
lanjutan dengan cara melakukan peninjauan lapangan.
Kondisi lapangan akan berpengaruh terhadap harga yang akan ditawarkan. Dalam rangka
mendapatkan harga yang kompetitif, pokja ULP harus mempelajari dengan cermat
faktor-faktor lapangan yang berpengaruh terhadap harga penawaran seperti lokasi
bahan baku, kondisi jalan masuk, topografi lapangan. Selain faktor jarak lokasi bahan
baku ke lokasi pekerjaan, faktor kondisi jalan masuk juga akan berpengaruh terhadap
harga penawaran, Apabila terdapat lebih dari satu jalan masuk, maka pokja ULP harus
menunjukkan jalan masuk yang menyebabkan harga penawaran, khususnya harga
satuan biaya angkut, yang termurah. Pada pelelangan secara elektronik, faktor-faktor
ini pun harus dapat tersampaikan kepada para calon penyedia barang/jasa. Jika ada
jalan masuk yang menghubungkan lokasi bahan baku ke lokasi pekerjaan yang jaraknya
lebih pendek, namun memerlukan perbaikan, hal ini pun harus disampaikan untuk
menjadi bahan pertimbangan bagi para calon penyedia barang/jasa. Dengan kata lain,
pokja ULP harus melakukan upaya maksimal agar harga penawaran yang diajukan oleh
para calon penyedia barang/ jasa menjadi serendah mungkin.
3.1. PENJELASAN DOKUMEN KUALIFIKASI
Setelah memahami materi penjelasan dan acara penjelasan,Pokja ULP

melakukan penjelasan. Metode kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan
sifat dan kompleksitas barang/jasa akan diadakan. Metode dan kriteria
penilaian kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan proses penilaian
penyedia dan analisa pemenuhan unsur yang mencerminkan kompetensi
Hakekat dilakukannya evaluasi kualifikasi adalah mengetahui kompetensi dan

kemampuan usaha para penyedia barang/jasa. Kedua faktor ini dapat diketahui
melalui formulir-formulir yang terdapat dalam dokumen kualifikasi yang telah diisi
oleh para calon penyedia barang/jasa. Apabila calon penyedia barang/jasa tidak
mengisinya secara lengkap dan benar, padahal penyedia barang/jasa tersebut
adalah instansi kredibel, maka penyedia barang/jasa yang bersangkutan akan
dinyatakan gugur dalam evaluasi kualifikasi. Hal ini tentu saja merupakan
kerugian bagi penyedia barang/ jasa tersebut dan juga bagi institusi yang sedang
melaksanakan karena kehilangan calon penyedia barang/jasa yang potensial,
yang barangkali akan menyampaikan penawaran yang baik dengan harga
terendah. Karena itu pokja ULP harus meyakinkan para calon penyedia
barang/jasa untuk mengisi formulir kualifikasi tersebut dengan lengkap dan
benar.
Ada dua metode kualifikasi yaitu pra dan pasca kualifikasi. Kedua metode itu
mempunyai dampak pada seluk beluk penilaian kualifikasinya.
a. Dalam pra kualifikasi, ULP dapat menjelaskannya dengan contoh

penjelasan sebagai berikut:
Ada beberapa proses penilaian atas data yang ada di formulir isian
kualifikasi bukan merupakan ajang penilaian yang bisa langsung
menggugurkan. Sebagai contoh persyaratan pemenuhan kewajiban
perpajakan, jika di antara penyedia menyatakan masih mencantumkan
dalam proses di formulir isian kualifikasinya maka Pokja ULP akan menilainya
sebagai ada atau memenuhi kriteria penilaian kualifikasi. Dan jika hal ini
terjadi maka batas maksimal penyampaian dokumennya adalah tanggal
terakhir pada pembuktian kualifikasi.
b. Dalam pasca kualifikasi, ULP dapat menjelaskannya (di penjelasan
pelelangan) dengan contoh penjelasan sebagai berikut:
Semua unsur penilaian sudah harus selesai/terpenuhi pada saat pemasukan
penawaran. Penilaian kualifikasi merupakan bagian yang bisa
menggugurkan. Tidak boleh ada data yang masih dalam proses.
Ada beberapa materi yang sering menjadi bahan pertanyaan atau sanggahan
dari para calon penyedia, antara lain; surat izin usaha, bidang dan sub bidang
pekerjaan, pertentangan kepentingan, dan proses pembuktian kualifikasi.
Proses Pembuktian Kualifikasi

Pembuktian kualifikasi perlu dijelaskan karena terkait dengan pencapaian
substansi kompetensi dan kesungguhan penyedia barang/jasa. Pembuktian
kualifikasi adalah proses untuk meyakini substansi kemampuan dan kapabilitas
penyedia sesuai kebutuhan spesifikasi/kualitas barang yang akan diadakan oleh
penyedia tersebut. Pokja ULP harus menjelaskan bahwa proses pembuktian
akan dilakukan dengan memenuhi kebijakan umum, etika dan prinsip
pengadaan. Secara umum ada minimal dua teknik yang digunakan dalam proses
pembuktian kualifikasi, yaitu:
a. Membandingkan data di formulir isian kualifikasi dengan dokumen
asli/legalisirnya
b. Klarifikasi dan konfirmasi kepada penerbit dokumen atau yang
mengesahkan (legalisir) dokumen.
Jika persyaratan penyedia barang/jasa berbeda-beda sesuai dengan jenis

pengadaan, nilai pengadaan, kompleksitas pengadaan dan keadaan tertentu
maka tata cara penilaian kualifikasi akan berbeda dan tingkat kedalaman proses
pembuktian kualifikasinya pun berbeda, dan pokja ULP harus menjelaskanmya ke
para calon penyedia.Sebagai contoh, pengadaan konstruksi sederhana dengan
nilai pengadaan di bawah Rp. 2.500.000.000,00 (Dua miliar lima ratus juta
rupiah). Sesuai kebijakan umum pengadaan, maka paket pengadaan itu hanya
boleh diikuti oleh pengusaha kecil.
Di antara proses penilaian kualifikasinya tidak perlu menghitung Kemampuan

Dasar (KD), namun Pokja ULP harus mampu membuktikan bahwa calon
penyedia yang menjadi pemenang kualifikasi memenuhi syarat/kriteria sebagai
pengusaha kecil sebagaimana diungkap dalam pasal 1 Perpres No.54 Tahun
2010 dan perubahannya serta pasal 1 dan 6 Undang-Undang No. 20 Tahun 2008
tentang UKM.
Pembuktian kualifikasinya tidak sekedar teknik pembandingan dan

klarifikasi/konfirmasi tapi memverifikasi seluruh data calon penyedia untuk
meyakini bahwa calon penyedia telah memenuhi kriteria pengusaha kecil.
Proyeksi proses pembuktian kualifikasi seperti itu harus dijelaskan kepada para
calon penyedia termasuk kemungkinan konsekuensi beberapa sanksi jika ada
data yang tidak benar atau berbeda antara data di formulir isian kualifikasi
dengan data asli/legalisirnya. Jika penyedia tidak bisa datang pada jadwal
pembuktian kualifikasi yang ditetapkan, penyedia perlu diberikan kesempatan
untuk datang dan melengkapi pembuktian dengan catatan tidak merubah jadwal
secara keseluruhan.
3.2. PENJELASAN DOKUMEN PEMILIHAN
Dengan berbekal isi dokumen pemilihan, memahami materi penjelasan dan acara
penjelasan, pokja ULP melakukan penjelasan. Pada prinsipnya pokja ULP harus
menjelaskan setiap bagian dan klausul yang ada dalam Dokumen Pengadaan
yaitu pada bagian Instruksi Kepada Peserta (IKP) Lelang, bagian Lembar Data
Pemilihan dan Kualifikasi, bagian Spesifikasi dan terakhir bagian Rancangan
Kontrak. Dari keseluruhan bagian dalam Dokumen Pengadaan, ada empat hal
penting yang harus dijelaskan, yaitu; cara penyampaian dokumen penawaran
(termasuk kelengkapan yang harus dilampirkan bersama dokumen penawaran),
evaluasi penawaran (termasuk metode, hal-hal yang menggugurkan penawaran
dan preferensi harga), kontrak yang akan digunakan (termasuk jenis kontrak,
penyesuaian harga, sub-kontrak dan resiko K3), serta jaminan.
1. Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

Pokja ULP harus menjelaskan metode penyampaian dokumen penawaran,
kemungkinan cara pengiriman dokumen penawaran oleh calon penyedia
barang/jasa dan dokumen-dokumen yang harus dilampirkan. Sebagai
contoh, ULP menjelaskan:
a. Kejelasan tulisan dalam sampul luar tentang alamat lengkap ULP dan
nama alamat pengirimnya, termasuk di tiap sampul dalam metode 2
(dua) sampul.
b. Cara pengiriman, jika dilakukan manual maka harus minta tanda
terima dari ULP. Jika dilakukan melalui surat (pos) maka harus
disimpan bukti kirimnya dan jika perlu penyedia menulis di sampul
rencana sampai ke ULP (dengan minta keterangan ke petugas pengirim
terlebih dahulu) dan bukti kirim melalui fax atau email ke pokja ULP.
c. Dokumen dukungan pabrikan, sertifikat garansi dan lainnya yang harus
dilampirkan di dokumen penawaran.
Catatan : jelaskan yang penting-penting dari dokumen pemilihan : SSUK,
SSKK, yang sering terjadi : tata cara pembayaran, perubahan kontrak, tata
cara evaluasi juga harus clear, mengacu LDP dan IKP. Harus dijelaskan jika PK
sistem skor : bagaimana skor didapatkan.
2. Evaluasi Penawaran
Pokja ULP harus menjelaskan seluk beluk penerapan metode penawaran.
Sebagai contoh metode evaluasi penawaran pengadaan barang sistem
nilai, Pokja ULP harus menerangkan pemenuhan aspek teknis yang akan
dibobot dan yang akan dianggap tidak sesuai serta argumentasi penetapan
angka bobotnya.
Hal-hal yang menggugurkan penawaran merupakan poin yang krusial untuk
diketahui oleh para calon penyedia barang/jasa. Kaitannya dengan
optimalisasi pemilihan pemenang yang akan mampu mengadakan
barang/jasa sesuai spesifikasi yang diharapkan harus dijelaskan. Sebagai

contoh surat dukungan pabrikan bagian dari persyaratan mutlak. Hal ini
harus dijelaskan termasuk kemungkinan format pengesahan/legalisasi dari
pabrikannya.
Preferensi harga merupakan wujud pembelaan negara pada penyedia
yang menggunakan produk dalam negeri dengan tingkat kandungan dalam
negeri (TKDN) lebih dari 25%. Penerapannya ada saat perhitungan harga
evaluasi akhir. Pencantuman angka TKDN di dokumen penawaran bersifat
self assesment dari penyedia. Pokja ULP harus membuktikan kebenaran
angka TKDN dan langkah ini harus menjadi bagian dari evaluasi
penawaran. Harus dijelaskan pula konsekuensi jika terdapat angka TKDN
yang tidak benar, penyedia akan dikenakan sanksi administrasi (batal jadi
pemenang dan di-blacklist) dan sanksi finansial yang berupa penyetoran ke
kas negara sesuai hasil perhitungannya. Bahkan pengawalan TKDN pada
pelaksanaan kontrak juga harus dijelaskan oleh Pokja ULP.
1. Kontrak yang akan digunakan

Termasuk jenis kontrak, penyesuaian harga, sub-kontrak dan risiko K3.
Sebagai contoh; jika sebagian barang yang diadakan diperbolehkan sub
kontrak maksimal 10% untuk item yang bukan inti dari barang tersebut,
maka harus dijelaskan dengan memadai.
2. Jaminan
Pokja ULP menjelaskan besaran jaminan dan jenis jaminan yang harus
dipenuhi oleh penyedia. Berikut adalah contoh gambar dari jaminan
pelaksanaan yang harus dijelaskan pada dokumen pemilihan.
Gambar 1. Contoh Penjelasan Isi Jaminan Pelaksanaan
3.3. PENJELASAN OLEH TENAGA AHLI

Dalam hal penjelasan dokumen pengadaan dalam rapat penjelasan
dibutuh bantuan tenaga ahli maka hal-hal yang dijelaskan oleh tenaga ahli terkait
dengan isi dokumen pengadaan, contoh : spesifikasi, gambar-gambar, rancangan
kontrak dan HPS jika perlu.
3.4. PENJELASAN DALAM SISTEM PENGADAAN ELEKTRONIK

Pokja ULP dapat menjawab setiap pertanyaan yang masuk, namun pokja ULP
dilarang menjawab pertanyaan dengan cara mengumpulkan pertanyaan
terlebih dahulu dan menjawab pertanyaan tersebut di akhir jadwal. Pada tahap
penjelasan ini ULP dapat menambah waktu beberapa menit sebelum tahapan
penjelasan berakhir (10 menit berakhir). Dengan penambahan waktu, penyedia

barang/ jasa diperkenankan untuk memberikan pertanyaan kembali.
Apabila jadwalnya telah selesai, maka secara otomatis penyedia tidak bisa
mengirimkan pertanyaan lagi, namun pokja ULP masih punya waktu minimal
3 jam untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan pada akhir
waktu. Jika ada perubahan dokumen pengadaan tugas berikutnya bagi Pokja ULP
pokja ULP adalah menyusun adendum dokumen pengadaan yang selanjutnya
diunggah pada SPSE.
Yang akan secara otomatis terinformasi kepada seluruh peserta yang mendaftar.
Perubahan (adendum) dapat dilaksanakan secara berulang dengan batas akhir
dua hari sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran berakhir.
Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke

dalam dokumen pemilihan, pokja ULP dapat melaksanakan penjelasan lanjutan
dengan peninjauan lapangan lokasi pekerjaan. Pelaksanaan penjelasan lanjutan
dilakukan oleh orang lain selain pokja ULP. Misalnya pokja ULP menunjuk seorang
atau beberapa tenaga ahli memberi penjelasan teknis yang telah ditetapkan oleh
PPK dan penjelasan lanjutan dibuktikan dengan berita acara penjelasan lanjutan.
Berita Acara Penjelasan Lanjutan (BAPL), menjadi bagian dari adendum , jika
tidak ada adendum, maka BAPL menjadi bagian dari Berita Acara Hasil Pelelangan
(BAHP). Bagi peserta yang tidak mengikuti penjelasan pekerjaan tidak dapat
digugurkan.
BAB IV
MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM
4.1. PENYUSUNAN BERITA ACARA PENJELASAN SESUAI JADWAL
Pemberian penjelasan mengenai isi dokumen pengadaan, perubahan substansi

dokumen, hasil peninjauan lapangan, serta keterangan lainnya harus dituangkan dalam
Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP) yang ditandatangani oleh anggota Pokja ULP
dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.
Apabila tidak ada satu pun peserta yang hadir atau yang bersedia menandatangani
BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota Pokja ULP yang hadir. Apabila
dalam BAPP sebagaimana dimaksud pada angka 6 terdapat hal-hal/ketentuan baru
atau perubahan penting yang perlu ditampung, maka Pokja ULP menuangkan ke
dalam Adendum Dokumen Pengadaan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari
Dokumen Pengadaan.
4.2. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN PERUBAHAN DOKUMEN PENGADAAN
1. Identifikasi Kebutuhan Adendum
Pasal 77 Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya menjelaskan bahwa perubahan-
perubahan yang terjadi selama acara penjelasan dokumen harus dituangkan ke dalam
adendum dokumen pengadaan agar dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Pokja ULP harus menuangkan semua perubahan yang terjadi selama acara penjelasan
dukumen pengadaan.
Perubahan dokumen pengadaan dapat terjadi karena telah terjadi perubahan

kondisi lapangan sejak desain awal selesai sampai dengan waktu dilaksanakannya
penjelasan tentang dokumen pengadaan. Selain itu mungkin juga terdapat informasi
tentang tidak diproduksinya lagi barang dengan spesifikasi teknis yang tercantum dalam
dokumen pengadaan awal, yang disampaikan oleh para penyedia barang/jasa yang
hadir dalam pertemuan tersebut.
Berdasarkan hasil rapat penjelasan maka dapat di idenfikasi hal-hal apa saja yang
dibutuhkan dalam melakukan adendum dokumen pengadaan.
2. Identifikasi Kebutuhan Perubahan Dokumen yang harus Disetujui oleh PPK
Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar dan/atau nilai total HPS,
harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum
Dokumen Pengadaan. Apabila PPK tidak sependapat dengan usulan perubahan, maka
ULP menyampaikan keberatan PPK kepada PA/KPA untuk diputuskan dan:
a. Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
b. Apabila KPA sependapat dengan Pokja ULP, PA/ KPA memutuskan perubahan
dan bersifat final, serta memerintahkan Pokja ULP untuk membuat dan mengesahkan
adendum dokumen pengadaan.
4.3. TATA CARA ADENDUM / PROSES KEABSAHAN ADENDUM
Keabsahan adendum harus memenuhi kriteria bahwa adendum dokumen pengadaan

disepakati oleh semua pihak dan dituangkan dalam berita acara pemberian penjelasan.
Kriteria tersebut diantaranya :
1) Pemenuhan keabsahan hasil adendum
2) Penguatan komitmen,
3) Bahwa perubahan harus ada batas waktu, jika sudah ditutup tidak bisa
mengajukan perubahan lagi, terutama untuk pekerjaan kompleks).
Apabila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak dituangkan dalam
adendum dokumen pengadaan, maka ketentuan baru atau perubahan tersebut dianggap
tidak ada dan ketentuan yang berlaku adalah dokumen pengadaan awal.
4.4. PENYUSUNAN BERITA ACARA ADENDUM

Dalam hal adendum dokumen pengadaan memuat perubahan-perubahan yang cukup
signifikan dibandingkan dengan dokumen pengadaan awal, yang diperkirakan akan
memerlukan waktu yang lebih lama bagi para penyedia barang/ jasa untuk
mempelajarinya dan menyiapkan penawaran yang komprehensif, maka dalam adendum
dokumen pengadaan, Pokja ULP dapat memberikan tambahan waktu pemasukan
dokumen penawaran.
Pokja ULP memberitahukan kepada semua peserta untuk mengambil salinan adendum
dokumen pengadaan. Pokja ULP diwajibkan untuk menyediakan salinan BAPP dan
adendum dokumen pengadaan (apabila ada) dan dapat mengunggah (upload) dokumen
tersebut melalui website K/L/D/I yang dapat diunduh (download) oleh peserta.
Perubahan dokumen pengadaan apabila terkait dengan kewenangan PPK maka harus
mendapatkan persetujuan PPK terlebih dahulu. sebagai contoh: spesifikasi, HPS,
rancangan kontrak, dan lain-lain perlu mendapatkan berdasarkan pertimbangana
lapangan penyedia boleh mengusulkan namun, keputusan tetap adendum dokumen
pengadaan tetap pada kelompok kerja ULP .

Buku Informasi Menyampaikan Penjelasan - Ver April 2016 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Informasi Menyampaikan Penjelasan - Ver April 2016 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

MENYAMPAIKAN PENJELASAN DOKUMEN

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------

BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------

BAB II MELAKUKAN PERSIAPAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN

BAB III MELAKSANAKAN PENJELASAN DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA

BAB IV MEMBUAT BERITA ACARA PENJELASAN DAN ADENDUM DOKUMEN

DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Melakukan dalam hal kesepakatan-

Untuk mengetahui seberapa besar para penyedia berminat untuk menyampaikan

Latar Belakang dan Tujuan Instansi

Dasar harga penawaran dan cara pembayaran

Deviasi dan Alternatif Penawaran

Metode evaluasi penawaran

Batas akhir pemasukan penawaran

Tahapan Jadwal Proses Tender

Penyampaian Dokumen Penawaran

Masa berlaku surat penawaran

disyaratkan dalam dokumen pengadaan. Masa berlaku penawaran ini untuk

Kelengkapan Dokumen Penawaran

Biaya yang dikeluarkan dalam mengikuti proses tender

Penjelasan pada bagian spesifikasi

Penjelasan pada bagian rancangan kontrak

PERUBAHAN DALAM DOKUMEN

PEMBELAJARAN BEST PRACTICE

Tahapan penjelasan dokumen pengadaan juga merupakan tahapan koreksi bagi

IDENTIFIKASI ISI DOKUMEN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Tabel 1. Perbedaan Penilaian Kualifikasi

b. Lembar Data Kualifikasi (LDK)

c. Formulir Isian Kualifikasi (FIK)

d. Tata Cara Evaluasi Kualifikasi

Selanjutnya, identifikasi dokumen pendukung yang terkait dengan kriteria evaluasi

i. Negosiasi teknis, maka penyedia harus merespon dengan dukungan dokumen

b) Bentuk Dokumen Penawaran

c) Syarat-Syarat Umum Kontrak (SSUK) dan Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)

d) Spesifikasi Teknis, KAK dan/atau Gambar;

e) Daftar Kuantitas dan Harga;

PENYUSUNAN MATERI PENJELASAN (AANWIZJING) DALAM PENGADAAN

Materi penjelasan merupakan bahan/dokumen yang akan dijelaskan oleh Pokja

Tabel 2. Materi Penjelasan Dokumen Kualifikasi dan Dokumen Pemilihan

PENYUSUNAN ACARA PENJELASAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA

2. Kebutuhan Sarana Prasarana

IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA AHLI SEBAGAI AANWIZJER DALAM

3.1. PENJELASAN DOKUMEN KUALIFIKASI

Setelah memahami materi penjelasan dan acara penjelasan,Pokja ULP

Hakekat dilakukannya evaluasi kualifikasi adalah mengetahui kompetensi dan

a. Dalam pra kualifikasi, ULP dapat menjelaskannya dengan contoh

Proses Pembuktian Kualifikasi

Jika persyaratan penyedia barang/jasa berbeda-beda sesuai dengan jenis

Di antara proses penilaian kualifikasinya tidak perlu menghitung Kemampuan

Pembuktian kualifikasinya tidak sekedar teknik pembandingan dan

3.2. PENJELASAN DOKUMEN PEMILIHAN

1. Cara Penyampaian Dokumen Penawaran

barang/jasa sesuai spesifikasi yang diharapkan harus dijelaskan. Sebagai

1. Kontrak yang akan digunakan

Gambar 1. Contoh Penjelasan Isi Jaminan Pelaksanaan

3.3. PENJELASAN OLEH TENAGA AHLI

3.4. PENJELASAN DALAM SISTEM PENGADAAN ELEKTRONIK

penjelasan berakhir (10 menit berakhir). Dengan penambahan waktu, penyedia

Jika dianggap perlu dan tidak dimungkinkan memberikan informasi lapangan ke

4.1. PENYUSUNAN BERITA ACARA PENJELASAN SESUAI JADWAL

Pemberian penjelasan mengenai isi dokumen pengadaan, perubahan substansi