DOCUMENTO DE CONSTANCIA

ETIMOLOGA:
Constar deriva del latn constare; de cum (con) y stare (estar en pie). Significa ser cierta
y manifestar una cosa.

CONCEPTO:
Es un documento complementario del certificado en la cual como su nombre lo dice se
hace constar un hecho transitorio de menor importancia o que se encuentra en
actividades en plena realizacin, an no terminadas.
Tambin se hace constar por escrito cuando se recibe o entrega dinero, joyas y cualquier
especie de valor.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se est en laborando; constancia
de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios; constancia de matrcula,
luego que se ha efectuado este acto; constancia de vacante, cuando en un centro
educativo existe vacante para matricular a un alumno, etc.
La constancia se usa en las instituciones tanto pblicas como privadas. Se redacta en
papel A4 o en formulario preparado, a propsito, para cada caso. (Las constancias que
se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente).

EN QU CONSISTE?
La constancia es un registro escrito que se toma a los trabajadores y tambin a los
empleadores que consideran afectados sus derechos por incumplimiento a la normativa
laboral, sin que ello se traduzca en una visita de fiscalizacin o reclamo.

QU ES LO QUE PUEDO HACER?

El trabajador, dirigente sindical o empleador que estima afectado sus derechos, puede
dejar constancia escrita de dicha situacin.
Ejemplo: malos tratos (tratamiento grosero al trabajador, trato violento reiterado),
posible acoso sexual, despidos verbales etc.

Cabe advertir que el trmite de la constancia no permite dar por establecido los hechos
en que se funda, sino slo dar cuenta de la ocurrencia de los mismos. La constancia para
que tenga efecto legal debiera acompaarse de una denuncia posterior en aquellos
casos en que el trabajador o el afectado as lo estimara.

Los empleadores como se seal pueden dejar constancias escritas de incumplimiento

laboral por parte del trabajador, sin que esto se traduzca en una visita de fiscalizacin.

Ejemplo: atrasos reiterados, ausentismo laboral intermitente, negativa a firmar el

contrato de trabajo, etc.
 ACTA

ETIMOLOGA:
La palabra "acta" viene del latn y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es ms que
un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunin
de consorcio, una asamblea de miembros de una comisin directiva de cualquier
entidad, una certificacin del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se
asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.
CONCEPTO:
Un acta es una certificacin o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido,
tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la
reunin de un consorcio, la eleccin de una persona para un cargo que puede ser pblico
o privado, la reunin del directorio de una empresa u organizacin, la constancia de un
nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente
certificacin legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de
mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.
EN QU CONSISTE?
Se denomina acta al documento que durante una reunin es escrito por una persona
presente en la misma, y a travs de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como as tambin las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados
luego de dicha reunin.
CARACTERISTICAS
Para la realizacin de un acta no se conoce una forma estandarizada de realizacin.
Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para
ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores ms comunes que son: el exceso
de detalles o la omisin de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran
para constancias o reclamos.

PARTES

1. TTULO
2. INTRODUCCIN
3. TEXTO
4. CIERRE DEL ACTA
5. FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA
 INFORME
CONCEPTO:
Un informe es un documento escrito en prosa informativa (cientfica, tcnica o
comercial) con el propsito de comunicar informacin del nivel ms alto en una
organizacin. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor
(reconocimientos, investigaciones, estudios, o trabajos). Adems, aporta los datos
necesarios para una completa comprensin del caso, explica los mtodos empleados y
propone o recomienda la mejor solucin para el hecho tratado.

PARTES: Tanto el informe como otros medios de comunicacin tienen sus respectivas
partes como:
Portada: Datos del escritor o autor y el ttulo del informe. (no es estrictamente
necesario).
Ttulo: Debe dar una idea clara de lo que trata el texto.
"Objetivo": Que se va a llevar a cabo y como.
Introduccin: Es una breve resea de lo que trata el tema que vamos a estudiar.
Cuerpo: Es la informacin principal y completa del tema.
Conclusiones: Aqu se presentan los resultados ms importantes que permiten
responder las interrogantes planteadas.
Bibliografa: Es el ordenamiento alfabtico y por fecha de la literatura usada para
responder todas las inquietudes y plantear las ideas del trabajo.
TIPOS DE INFORME
Por la materia que abarcan los informes se clasifican en:
Cientficos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso;
pertenecen a la categora de memorias cientficas.
Tcnicos: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas
de sociologa, antropologa, psicologa social, etc.; su lenguaje es accesible, pero
mantiene el rigor de la investigacin cientfica.
De divulgacin: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una
persona de mediana cultura.
Mixtos: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje
se adapta al de ambos grupos de destinatarios.
Por las caractersticas textuales los informes se clasifican en:
Expositivos: contienen una informacin o una descripcin del tema o unas
instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretacin, o evaluacin;
a veces, reciben el nombre de dossier.
Analticos: tienen como objetivo justificar una decisin o accin ya realizada o,
al menos, proyectada. (Ibdem). Se denominan tambin propuesta o proyecto.
Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisin en
la lnea de lo que se expone en el informe. Proponen un plan de accin (es el
informe ms utilizado en consultora).
 OFICIO
CONCEPTO:
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,
informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de
colaboracin, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:
ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno,
entre otros.

TIPOS DE OFICIOS

Oficio mltiple: Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido
a ms de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el
nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo, para
especificarlo cuando el caso lo requiera.
Oficio de transcripcin: La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de
redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como
se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo
transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

PARTES DEL OFICIO

Membrete: Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy

importante para un oficio.
Nombre del Ao: Es la denominacin que se le da al ao actual.
Lugar y fecha: Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el
da, el mes y el ao en curso.
Numeracin: En esta parte se escriben los tres datos, la palabra oficio con maysculas,
seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua.
Destinatario: Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se
escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto: Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicar en el cuerpo.
Referencia: Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la
numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta.
Cuerpo o texto: Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje
de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
Despedida: En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.
Firma y posfirma
Iniciales: Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con
letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo: Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos,
revistas, tarjetas, programas, etc.
Distribucin: Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las
personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
 ROF

CONCEPTO:
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura
orgnica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin
y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones especficas
de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno han decidido que
debe formularse la organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-
administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de
las Unidades Orgnicas y sus relaciones, de acuerdo con la norma legal de creacin y
disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificndose la
capacidad de decisin y jerarqua, as como el mbito de supervisin en la institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara
a terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para
desarrollar el modelo de gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la
flexibilidad y la continuidad de la organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para
establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el
proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del rgano o
unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones
(MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.
 CONVOCATORIA

Una convocatoria es un anuncio o un escrito con el cual se convoca a un determinado

evento o acontecimiento que se producir; tambin se suele emplear como sinnimo
de la palabra citacin.
Aviso a travs del cual se le notifica a alguien de la realizacin de un evento

En tanto, la accin de convocar implica citar o llamar a una o ms personas para que
asistan a un determinado lugar o a un acto que se celebrar. Por ejemplo: La presidenta
electa convoc a sus seguidores para que la acompaen en el cierre de su campaa.
Maana no podr asistir a la convocatoria de asamblea, tengo otro compromiso
previsto.

Entonces, en el plano general, la convocatoria es una especie de llamado pblico que

alguien, un individuo, una organizacin, realizan con algn objetivo determinado, por
ejemplo, se enva un documento escrito a cada uno de los propietarios de un edificio
para que asistan a la asamblea ordinaria en la cual se tratarn temas inherentes al
funcionamiento del edificio.

El llamado puede estar dirigido a un individuo en particular, o en su defecto, a la

sociedad en su conjunto.

Ejemplo: Una maestra convoca a los padres de uno de sus alumnos para informarles
acerca del reiterado mal comportamiento del mismo, o por el contrario, convoca a los
padres de todos sus alumnos para organizar juntos el acto de fin de ao del grado.
 MEMORNDUM
Memorndum es una palabra latina que significa cosa que debe recordarse. El
concepto tiene varias definiciones y usos, segn admite la Real Academia Espaola
(RAE).

Un memorndum es, en su aceptacin bsica, un informe donde se expone algo que

debe ser tenido en cuenta para un determinado asunto o accin. Tambin puede ser un
cuaderno o anotador donde se apuntan las cosas que un individuo debe recordar.

En el mundo diplomtico, un memorndum es una comunicacin menos solemne que

la memoria y que la nota, donde se recapitulan hechos y razones que deben ser tenidas
en cuenta en los asuntos ms importantes. Generalmente, los memorndum
diplomticos no se encuentran firmados.

Por ltimo, la RAE tambin aclara que un memorndum puede referirse a una nota que
se enva por mano a una persona dentro de una misma institucin u oficina, o incluso a
un resguardo bancario.

Aunque la palabra correcta es memorndum, en la actualidad suele cambiarse por

memorando, una derivacin del plural del vocablo original (memoranda).

Por otra parte, el trmino memorndum es usado muchas veces como sinnimo de
oficio. Se trata de un documento o comunicacin escrita de carcter oficial o
protocolario que utilizan las autoridades. Su funcin es relacionar a los rganos
administrativos de mayor jerarqua.

Un oficio de este tipo se utiliza para comunicar disposiciones, consultas, rdenes e

informes. Tambin cumple funciones de invitacin, de felicitacin, de colaboracin y de
agradecimiento, entre otras. El oficio cuenta con varias partes ya estipuladas, como el
membrete, la numeracin, el asunto, la referencia y el cuerpo.
 DOCUMENTOS DE
TRANSMISIN
CONCEPTO:
Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas u rganos. Se pueden clasificar de la siguiente manera:

DOCUMENTOS DIRIGIDOS A LOS CIUDADANOS O A ENTIDADES

PRIVADAS:
Notificaciones: Las notificaciones son los documentos por los que la
Administracin comunica un interesado una resolucin o un acuerdo.
Publicaciones: Consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial,
tabln de anuncios o medio de comunicacin para su conocimiento por los
interesados.

DOCUMENTOS DIRIGIDOS A RGANOS O UNIDADES

ADMINISTRATIVAS:
Oficio: Es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos o
unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Pblicas, a diferentes
entidades o departamentos, y dentro de stos, a diferentes rganos superiores
Nota interior: Es el documento que se utiliza para la comunicacin entre rganos
o unidades que pertenecen a un mismo rgano o unidad.
 DOCUMENTOS DE JUICIO

Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano

administrativo, o de una persona fsica o jurdica pblica o privada,
sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un
procedimiento administrativo. Los documentos de juicio clsicos son los
informes, que a su vez pueden ser:

Por la obligacin de resolverlos: preceptivos

Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos

Por la vinculacin de su contenido: vinculantes

Por la libertad de vinculacin: no vinculantes