RANCANG BANGUN SISTEM PENDAFTARAN WISUDA

PADA UNIVERSITAS XYZ JAMBI

Mulyadi, S.Kom., M.S.I

STIKOM Dinamika Bangsa, Jambi
mulyadi@stikom-db.ac.id

ABSTRAK

Proses pendaftaran wisuda di Universitas XYZ Jambi diawali dengan pengisian

formulir pendaftaran wisuda dan melengkapi berbagai persyaratan yang telah
ditentukan. Hal ini mengakibatkan proses pendaftaran berlangsung cukup lama
akibat banyaknya persyaratan administratif yang melibatkan berbagai unit
didalam kampus dan mengakibatkan berbagai pekerjaan untuk persiapan
pelaksanaan wisuda menjadi kurang optimal. Penelitian ini dilakukan dengan
tujuan untuk menganalisis kebutuhan sistem dan membuat rancang bangun sistem
pendaftaran wisuda dengan pendekatan berorientasi objek. Hasil dari penelitian
ini dapat dijadikan sebagai rekomendasi bagi pihak akademik untuk membangun
sebuah Sistem Pendaftaran Wisuda di Universitas XYZ Jambi.

Kata Kunci : Rancang Bangun Perangkat Lunak, Software Engineering, Sistem

Pendaftaran Wisuda.

ABSTRACT

Graduation registration process in Universitas XYZ Jambi begins with the

registration form and complete the graduation requirements. Its impact the
registration process takes a long time due to the many administrative
requirements involving various units within the campus, finally a variety of work
in preparation for the graduation ceremony to be less than optimal. This research
was conducted to analyze the needs of the system and design graduation
registration system with object-oriented approach. The results of this research
can be used as a recommendation for the academic authorities to establish a
Graduation Registration System in Universitas XYZ Jambi.

Keywords : Software Engineering, Graduation Registration System.

I. PENDAHULUAN pada suatu perguruan tinggi.

1.1. Latar Belakang Masalah Mahasiswa dinyatakan lulus dalam
suatu program pendidikan jika
Wisuda merupakan proses dalam waktu yang ditentukan telah
pelantikan kelulusan mahasiswa menyelesaikan sejumlah kredit
yang telah menempuh masa belajar semester yang dipersyaratkan
termasuk tugas akhir. Umumnya Kondisi ini tentu saja sangat
pelaksanaan wisuda dilakukan pada membebani bagi akademik dan calon
setiap akhir dari tahun akademik di wisudawan sehingga penulis
perguruan tinggi tersebut, baik pada berinisiatif untuk melakukan
semester genap maupun ganjil. penelitian terkait dengan proses
pendaftaran wisuda di Universitas
Universitas XYZ telah melaksanakan XYZ Jambi.
wisuda sebanyak 7 (tujuh) kali,
terhitung sejak tahun 2006 hingga 1.2. Rumusan Masalah
2012. Untuk mendukung kelancaran
proses wisuda tersebut, setiap tahun Berdasarkan latar belakang diatas,
dibentuk panitia wisuda yang permasahan dalam penelitian ini
ditetapkan oleh Pimpinan Universitas adalah bagaimana membangun suatu
XYZ. Panitia wisuda bekerja sama sistem pendaftaran wisuda yang
dengan pihak akademik dan efektif dan efisien yang mampu
manajemen kampus untuk bekerja mendukung kelancaran persiapan
mempersiapkan segala kebutuhan wisuda di Universitas XYZ?
mulai dari persiapan pelaksanaan
wisuda hingga wisuda selesai 1.3. Batasan Masalah
dilaksanakan.
Ruang lingkup penelitian ini adalah
Mahasiswa yang telah dinyatakan sebagai berikut :
lulus wajib melakukan pendaftaran 1. Penelitian ini menghasilkan
wisuda melalui prosedur yang telah rancang bangun sistem
ditetapkan akademik. Pendaftaran pendaftaran wisuda dengan
dilakukan melalui program studi menggunakan pendekatan
masing-masing dengan melengkapi berorientasi objek
persyaratan administratif. Proses 2. Sistem yang dirancang meliputi
yang panjang harus dilalui calon proses pendataan informasi
wisudawan, mulai dari pengecekan akademik lulusan dan pendataan
data calon wisudawan, serta persyaratan administratif calon
pengecekan kelengkapan syarat wisudawan.
administratif lainnya. Berdasarkan 3. Sistem yang dirancang
pengamatan penulis, banyak melibatkan calon wisudawan,
mahasiswa yang tidak melewati BAAK, Staf Administrasi (Front
prosedur ini secara benar, akibatnya Office), Staf Keuangan, Staf
sering terjadi keterlambatan Perpustakaan, Ketua Program
penyiapan dokumen kelengkapan Studi dan Panitia Wisuda.
wisuda, kesalahan informasi yang
tercantum di ijazah atau transkrip 1.4. Tujuan dan Manfaat
nilai akademik serta antrian yang Penelitian
panjang di lokasi pendaftaran
sehingga kenyamanan kerja menjadi Penelitian ini bertujuan untuk
terganggu. menganalisis proses pendaftaran
wisuda guna mengidentifikasi
kelemahan yang ada dan menyiapkan
rancang bangun sistem pendaftaran
wisuda Universitas XYZ Jambi
Hasil dari penelitian ini dapat
digunakan sebagai rekomendasi
untuk pengembangan sistem
pendaftaran wisuda di Universitas
XYZ Jambi.
1.5. Rancang Bangun Perangkat
Lunak
Rancang bangun perangkat Lunak
(Software Engineering) merupakan
proses pengembangan perangkat
lunak yang merupakan sub sistem
dari pengembangan sistem informasi.
Menurut Pressman (2001 : 20)
Rancang bangun perangkat lunak
adalah : The establishment and use
of sound engineering principles in
order to obtain economically
software that is reliable and works
efficiently on real machines.
Menurut Marsic (2012 : 2) Software
engineering is the creative activity of
understanding the business problem,
coming up with an idea for solution,
and designing the blueprints of the
solution. Programming is the craft of
implementing the given blueprints.
Software engineers focus is on
understanding the interaction
between the system-to-be and its
users and the environment, and
designing the software-to-be based
on this understanding.
Dapat disimpulkan bahwa Rancang
bangun perangkat lunak merupakan
aktifitas untuk memahami
permasalahan bisnis, menuangkan
ide dan merancang cetak biru
sebagai solusi untuk menghasilkan
software yang ekonomis yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi.
1.6. Desain Berorientasi Objek
Desain berorientasi objek
menggambarkan arsitektur perangkat
lunak, spesifikasi fungsi yang
dibutuhkan, deskripsi objek dan
mekanisme komunikasi data.
Pressman (2001 ; 603) menjelaskan
The design of object oriented
software requires the definition of a
multilayered software architecture,
the specication of subsystems that
perform required functions and
provide infrastructure support, a
description of objects (classes) that
form the building blocks of the
system, and a description of the
communication mechanism that
allow data to flow between layers,
subsystems, and objects. Object-
oriented design accomplishes all of
these things.
Dapat disimpulkan bahwa rancangan
berorientasi objek mencakup
pendefenisian fungsi yang
dibutuhkan, class-class yang
membangun sistem dan komunikasi
yang dibangun diantaranys.
1.7. Prototype fitur-fitur terpilih
Menurut Kendal dan Kendal (2010 :
268) bahwa prototype fitur-fitur
terpilih merupakan pembangunan
suatu model operasional yang
mencakup beberapa, tetapi tidak
semua fitur-fitur yang dimiliki sistem
final.
Bila melakukan prototyping Sistem
Informasi dengan cara ini, fitur
intinya harus dimasukkan. Sistem
akan bisa tercapai sesuai model
sehingga bila fitur-fitur yang dibuat
prototypenya dianggap berhasil,
maka akan dipadukan kedalam
sistem final yang besar tanpa
melakukan pekerjaan yang besar
dalam desain interface.
2. METODE PENELITIAN
Dalam melaksanakan penelitian ini
penulis melaksanakan tahapan
kegiatan penelitian sebagai berikut :
1. Studi Literatur
Studi literatur penulis lakukan
untuk Pada tahap ini penulis
mempelajari dan memahami
teori-teori dan konsep-konsep
yang relevan dengan masalah
yang diteliti dan menjadi dasar
teori pada penelitian ini.
2. Pengumpulan Data
Kegiatan pengumpulan data
dilaksanakan melalui
pengamatan proses pendaftaran
wisuda di unit-unit terkait dan
pengumpulan dokumen yang
digunakan dalam aktifitas
pendaftaran tersebut.
3. Melakukan analisis kebutuhan
sistem.
Pada tahap ini penulis melakukan
analisis terhadap kebutuhan
sistem dengan diawali analisis
terhadap dokumen dan proses
yang berlangsung, nanalisis
terhadap kebutuhan sistem
berdasarkan hasil analisis
terhadap hasil pengumpulan data.
4. Membuat rancang bangun
perangkat lunak.
Rancang bangun yang dihasilkan
menggunakan diagram use case
dan clas diagram serta prototype
perangkat lunak.
3. PEMBAHASAN DAN HASIL
PENELITIAN
3.1. Analisis Proses Pendaftaran
Wisuda
Proses pendaftaran wisuda di
Universitas XYZ dilakukan dengan
mengumpulkan persyaratan-
persyaratan melalui staf program
studi. Adapun persyaratan yang
dibutuhkan antara lain :
1. Surat Keterangan Lulus yang
dikeluarkan oleh BAAK
2. formulir pendaftaran wisuda
3. Bukti penyerahan sumbangan
buku dan bukti bebas pinjaman
buku yang dikeluarkan oleh
Perpustakaan
4. Bukti bebas biaya administrasi
perkuliahan yang dikeluarkan
Puket II
5. Bukti telah menyerahkan laporan
Tugas akhir dan artikel jurnal
ilmiah
6. Pas Foto untuk kebutuhan ijazah
dan transkrip nilai
7. Fotokopi ijazah terakhir sebagai
dokumen yang digunakan untuk
pengecekan data calon
wisudawan.
Berbagai kendala yang ditemukan
antara lain :
1. Proses administratif yang terlalu
banyak menyebabkan
pemborosan sumber daya
2. Proses pendaftaran dapat
berlangsung lama dikarenakan
banyaknya berkas yang harus
dilengkapi, sehingga terjadi
penumpukan (antrian) pendaftar
di ruang daftar.
3. Pendaftar seringkali kecewa bila
berkas yang dibutuhkan tidak
bisa diperoleh dengan segera
dikarenakan petugas di unit
terkait sedang tidak ditempat.
4. Beberapa pendaftar tidak
melakukan pengecekan informasi
dengan benar, sehingga berimbas
pada ijazah dan transkrip nilai
yang mencantumkan identitas
yang masih mengandung
kesalahan.
5. Dalam penyiapan buku alumni
Panitia wisuda terpaksa bekerja Gambar 1. Fungsionalitas Sistem
tergesa-gesa akibat banyaknya Pendaftaran Wisuda
peserta wisuda tidak melengkapi
informasi yang dibutuhkan, Berdasarkan gambar diatas dapat
sehingga hasil yang didapat dijelaskan bahwa BAAK akan
kurang optimal. mengupdate data akademik calon
wisudawan. Mahasiswa yang telah
dinyatakan lulus dapat mendaftar
3.2. Analisis kebutuhan Fungsional secara online. Status pendaftaran
menjadi lengkap apabila telah
Untuk menggambarkan kebutuhan diverifikasi oleh unit-unit terkait
fungsional sistem yang akan seperti Staf Administrasi, Staf
dibangun, penulis menggunakan Use Perpustakaan dan Staf Keuangan.
Case Diagram seperti berikut ini : Kaprodi dapat Panitia wisuda dapat
mengambil informasi yang
dibutuhkan terkait dengan persiapan
pelaksanaan wisuda.

Diagram Class dari Sistem

Pendaftaran Wisuda ini dapat
dinyatakan sebagai berikut :
 prototype fitur-fitur terpilih dari
sistem tersebut :

Day, DD-MM-YYYY User : BAAK

DATA MAHASISWA
PESERTA WISUDA

Tentukan Lokasi File

Browse..

IMPORT

Penting :
1. Pastikan file yang akan diimport dalam format .xls
2. Pastikan didalam file tersebut terdiri dari kolom NIM, Nama, Tempat Lahir,
Tanggal Lahir, Program Studi, Total SKS, IPK, Yudisium, Lama Studi, Status, tanggal
terdaftar, Nama Ayah dan Nama Ibu, Judul Tugas Akhir Indonesia, Judul Tugas Akhir
Inggris

Gambar 3. Prototype Import Data

Akademik

Prototype diatas merupakan

rancangan import data yang
diperoleh dari Sistem Informasi
Akademik yang diimport ke Sistem
Pendaftaran Wisuda.

Gambar 2. Class Diagram Sistem

3.3. Prototype Perangkat Lunak

Untuk pengembangan sistem

pendaftaran wisuda ini, berikut
 Gambar 5. Prototype pembayaran
biaya Wisuda

Prototype diatas merupakan

rancangan imput pembayaran wisuda
yang diakses oleh Staf Administrasi.

Gambar 4. Prototype Pendaftaran Gambar 6. Prototype konfirmasi

Wisuda biaya administrasi
Prototype diatas merupakan Prototype diatas merupakan
rancangan untuk pendaftaran wisuda rancangan konfirmasi atas status
yang diisi oleh peserta wisuda secara biaya administrasi perkuliahan calon
online. Jika terdapat informasi yang wisudawan.
tidak sesuai maka calon wisudawan
dapat langsung menyampaikannya ke
BAAK.
 Gambar 7. Prototype Konfirmasi
Pinjaman dan Sumbangan Buku
Gambar 9. Prototype Laporan
Prototype diatas merupakan Alumni
rancangan konfirmasi status
pinjaman buku dan sumbangan buku Prototype diatas diakses dan
yang diakses oleh petugas digunakan oleh Panitia Wisuda
perpustakaan. sebagai dokumen untuk pembuatan
buku kenang-kenangan Alumni.

4. KESIMPULAN

Kesimpulan dari penelitian ini adalah

sebagai berikut :
1. Prosedur pendaftaran wisuda
yang berlangsung saat ini
membutuhkan waktu dan
proses administrasi yang
cukup panjang, sehingga
perlu dibuat sebuat sistem
pendaftaran wisuda yang
lebih efisien.
Gambar 8. Prototype Cek Status 2. Penelitian ini menghasilkan
Pendaftaran suatu rancang bangun sistem
pendaftaran wisuda sebagai
bentuk rekomendasi untuk
Prototype diatas merupakan perbaikan sistem pendaftaran
rancangan yang digunakan oleh wisuda yang saat ini masih
Kaprodi untuk mengecek status berjalan.
pendaftaran wisuda.
DAFTAR PUSTAKA
Kendall, Kenneth E. & Kendal, Julie
E. 2010. Analisis dan Desain
Sistem. Jakarta. PT. Indeks.
Marsic, Ivan. 2012. Software
Engineering . The State
University Of New Jersey
Pressman, Roger S. 2001. Software
Engineering : A Practitioners
Approach. Fifth Edition. New
York. McGraw-Hill.
Visual Paradigm International, Ltd.
2011. VP-UML Quick Start.
Ward, J., Peppard, J., 2002. Strategic
Planning for Information
System. 3rd Edition, John Wiley
& Sons.