Anda di halaman 1dari 16

PERENCANAA DAN ANALISIS SISTEM

TINJAUAN UMUM
Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengganti sebagian atau semua
sistem informasi. Pengembangan sistem secara normal dilakukan oleh tim proyek yang terdiri
dari analis sistem, programmer, akuntan, dan orang lain dalam organisasi yang mempunyai
pengetahuan memadai serta mengetahui tentang proyek tersebut. Setiap proyek pengembangan
sistem akan melalui siklus hidup pengembangan sistem, yaitu perencanaan dan analisis,
perancangan dan implementasi.
1. GARIS BESAR PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM
Perencanaan sistem meliputi proses identifikasi subsistem yang ada pada sistem
informasi yang pengembangannya membutuhkan perhatian khusus. Tujuan perencanaan
sistem ialah untuk mengidentifikasi berbagai bidang permasalahan yang perlu segera
dipecahkan maupun yang nantinya akan diselesaikan. Analisis sistem dimulai setelah
perencanaan sistem telah mengidentifikasi subsistem yang dikembangkan. Tujuan utama
analisis sistem adalah untuk memahami sistem dan permasalahan yang ada, memberikan
gambaran informasi yang dibutuhkan dan untuk menetapkan prioritas untuk kerja sistem
berikutnya.

Tujuan
1. Memahami sistem yang ada (jika ada)
2. Mengidentifikasi dan memahami masalah
3. Masalah yang tela diidentifikasi dinyatakan ke dalam kebutuhan informasi dan
kebutuhan sistemh
4. Mengidentifikasi sistem dengan jelas untuk memperoleh prioritas utama

Fokus
Mengidentifikasi faktor sukses yang kritis
Memberikan perhatian khusus untuk faktor-faktor tersebut.

Gambar 1: Tujuan Analisi Sistem


9

5
BIAYA DALAM DOLLAR
4

0
ANALISI SISTEM DESAIN SISTEM IMPLEMENTASI SISTEM

Gambar 2: Pola Biaya dalam Berbagai Tahap Pengembangan

1
2. PERENCANAAN SISTEM DAN ANALISIS KELAYAKAN
Pendekatan sistem yang secara total berbasis atas-bawah, sangat penting digunakan ketika
mengembangkan sistem. Ketika mengembangkan sebuah rencana dan strategi sistem secara
keseluruhan, rencana tersebut harus mendapatkan dukungan dan persetujuan total dari
manajemen puncak. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan
berikut ini:
Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling mebutukan
sumber daya tersebut.
Proses duplikasi dan upaya yang siasia akan diminimalkan
Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruan rencana
strategis organisasi.
Perencanaan sistem dan analisis kelayakan meliputi beberapa tahap:
1) Mendiskusikan dan merencanakannya bersama-sama dengan manajemen puncak.
2) Menetapkan sebuah dewan penasehat (steering commitee) bagi perencanaan sistem.
3) Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala yang dihadapi.
4) Mengenbangkan sebuah rencana sistem informasi strategis.
5) Mengidentifikasi dan menetapkan prioritas bagi wilayah-wilayah tertentu dalam
organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem.
6) Membuat sebuah proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan analisis dan
desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan.
7) Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai inividu yang akan bekerja dalam proses
analisis dan desain awal.
2.1 Perencanaan Sistem dan Manajemen Puncak
Hal yang paling penting dalam seluruh upaya pengembangan sistem adalah mendapatkan
dukungan dari manajemen puncak. Tugas utama pengembang sistem adalah mengamati
dengan cermat rencana strategis, faktor kunci sukses, dan keseluruhan tujuan manajemen
puncak.
2.2 Dewan Penasihat
Dewan penasihat merupakan pendekatan yang berguna untuk memandu keseluruhan
upaya pengembangan sistem. Komite ini adalah perwakilan dari manajemen puncak dan
seluruh fungsi utama dalam organisasi. Tugas dari komite ini seluruhnya harus difokuskan
pada kebutuhan informasi saat ini dan masa yang akan datang. Dewan penasihat harus

2
bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan dan pengendalian upaya pengembangan
sistem dalam perusahaan.
2.3 Mengembangkan Tujuan dan Batasan Sistem
Keseluruhan perencanaan membutuhkan pengembangan tujuan umum perusahaan dan
tujuan khusus bagian subsistem tertentu dalam perusahaan agar menjadi lebih efektif. Tujuan
umum perusahaan harus memasukkan keseluruhan tujuan strategis yang berkaitan dengan
siklus perencanaan jangka panjang perusahaan. Selain tujuan strategis juga terdapat tujuan
taktis. Tujuan taktis ini sesuai dengan perencanaan taktis dan umumnya ditujukan untuk
rentang waktu satu hingga tiga tahun ke depan.
2.4 Mengembangkan Rencana Sistem Strategis
Output utama yang dihasilkan dewan penasihat atau individu yang bertanggung jawab
atas pengembangan sistem adalah sebuah rencana sistem strategis. Rencana ini berupa
dokumen tertulis yang menggabungkan tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang dari
upaya pengembangan sistem sebuah perusahaan. Elemen kunci dalam sebuah rencana
sistem strategis ialah:
1) Keseluruhan pernyataan yang terkait dengan faktor sukses kunci dari perusahaan dan
tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
2) Deskripsi sistem dalam perusahaam yang membutuhkan upaya pengembangan.
3) Pernyataan prioritas yang menunjukan bidang-bidang mana saja yang akan
mendapatkan prioritas paling tinggi.
4) Garis besar sumberdaya yang dibutuhkan termasuk didalamnya biaya, orang,dan
peralatan.
5) Rencana waktu pengembangan sistem tertentu.
2.5 Mengidentifikasi Proyek Tertentu yang Akan Diprioritaskan
Penetapan prioritas arus dilakukan halnya dalam anggaran modal. Manfaat tertentu yang
diinginkan harus ditentukan dalam setiap proyek, dan biaya yang dikeluarkan harus diestimasi
seakurat mungkin dan ditetapkan dalam anggaran keuangan. Anggaran keuangan ini pun
harus seakurat mungkin. Manfaat pengembangan sistem sering sulit untuk diukur, karena
itulah pertimbangan sisi keuangan mudah terabaikan pada saat memberikan prioritas pada
proyek-proyek pengembangan sistem.
2.6 Membentuk Komisi untuk Proyek Sistem
Dalam sebuah proyek pengembangan sistem membutuhkan berbagai individu dari
berbagai disiplin ilmu. Kebutuhan ini tergantung pada kekhususan proyek itu sendiri, namun

3
pada umumnya membutuhkan ahli manajemen, akuntan, pengguna sistem, programer
komputer, dan beragam individu teknisi pendukung.

3. TAHAP-TAHAP ANALISIS SISTEM

Tahap 1: Tahap 2: Tahap 3: Tahap 1:


Survei Mengidentifikasi Mengidentifikasi Laporan
terhadap kebutuhan persyaratan Analisis Sistem
sistem saat ini informasi sistem

Gambar 3: Tahap-Tahap Analisis Sistem

1. Tahap 1: Survei Terhadap Sistem Saat ini


a. Tujuan Survei
Ada empat tujuan survei sistem:
Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasional dari sistem
Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem
Mengumpulkan data-data penting yang berguna untuk pengembangan desain
sistem,
Mengindentifikasikan permasalahan- permasalahan khusus yang membutuhkan
lebih banyak perhatian dalam upaya desain subsekuen.
Dalam memodifikasi sistem yang ada, tim pengembang sistem perlu
memperhatikan hal hal berikut ini agar tercipta hubungan yang berkualitas antara
tim pengembang dengan individu yang bekerja dalam sistem tersebut sehingga
kesuksesan proyek pengembangan dapat dicapai.
b. Pertimbangan Perilaku
Pengembangan sistem meliputi perubahan sistem yang ada saat ini beserta
permasalahan yang ada di dalamnya, dan kebanyakan orang tidak menyukai
perubahan. Seperti misalnya seseorang akan merasa khawatir akan kehilangan
pekerjaannya, apabila dilakukan komputerisasi. Kesenjangan komunikasi antara analis
sistem dan pihak manajemen terkait dengan keamanan kerja, ketidakpastian, dan
penolakan untuk berubah. Untuk dapat mengatasi kesenjangan komunikasi ini
merupakan tanggung jawab analis sistem, bukan pihak manajemen. Tugas utama

4
seorang analisis sistem adalah mengarahkan sebuah survei sistem yang mampu
membangun hubungan kerja yang baik antara tim proyek dan pihak manajemen.
c. Sumber-sumber untuk Mendapatkan Beragam Fakta
Teknik yang digunakan untuk mendapatkan data tentang subsistem informasi
yang akan diteliti, dapat berupa wawancara, kuesioner, observasi, dan kajian beragam
jenis dokumen seperti catatan rapat, catatan rekening perusahaan, struktur organisasi,
laporan keuangan, prosedur manual, kebijakan perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan
sebagainya. Dan sumber-sumber informasi di luar perusahaan seperti laporan dan
publikasi industri dan perdagangan maupun juga jurnal-jurnal profesional.
d. Menganalisis Hasil Survei
Berikut ini pertanyaan-pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
sistem yang dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem yang ada saat ini :
Apakah diperlukan suatu prosedur tertentu ?
Apakah prosedur yang selama ini ada menggunakan langkah-langkah yang tidak
perlu?
Apakah prosedur yang ada selama ini sudah mempertimbangkan efektivitas
biaya ?
Apakah laporan yang dihasilkan saat ini sudah jelas dan mudah dibaca ?
Apakah sumber-sumber dokumen yang ada selama ini sudah didesain dengan
baik?
Apakah laporan yang dihasilkan saat ini telah digunakan dengan baik?
Apa saja yang menyebabkan timbulnya permasalahan- permasalahan tertentu ?
Laporan tambahan seperti apa yang berguna bagi manajemen ?
Sudahkah sistem dokumentasi yang ada saat ini mencukupi ?
Dalam membuat evaluasi, standart-standart tertentu haruslah digunakan sebagai
pembanding. Standar tersebut berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi.
Efektivitas di dini berarti sistem mampu mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya dalam tahap perencanaan sistem. Efisiensi berhubungan dengan apakah
tujuan-tujuan tersebut dicapai pada biaya yang serendah mungkin.
Penilaian terhadap efektivitas kemampuan sistem untuk mencapai keseluruhan
tujuan yang telah direncanakan berfokus pada sumbatan (bottleneck). Sumbatan
mencerminkan kelemahan dalam sistem yang bila dilakukan perubahanh kecil akan
mampu memberikan peningkatan besar. Analisis yang dilakukan terhadap situasi ini
5
mungkin dapat mengungkapkan terjadinya ketidak-efektifan dalam sistem
penjadwalan pekerjaan dan adanya jam kerja karyawan yang mengganggu, bahkan
sekalipun adanya tunggakan pekerjaan dalam jadwal produksi.

2. Tahap 2 : Mengidentifikasi Kebutuhan Informasi


Tahap kedua dalam analisis sistem adalah proses mengidentifikasi informasi yang
dibutuhkan bagi pengambilan keputusan manajerial. Analisis, ketika mengidentifikasi
informaasi yang dibutuhkan, akan mempelajari keputusan-keputusan tertentu yang diambil
manajer dalam hal input informasi yang dibutuhkan dan digunakan. Proses ini disebut
analisis kebutuhan informasi dan hal ini merupakan dasar dilakukan analisis terhadap
pengambilan keputusan.
Tanggung jawab sebagai seorang pemegang sistem mungkin adalah bertanya secara
lebih detail tentang situasi alami manakala insinyur tersebut mengambil keputusan-
keputusannya. Beberapa teknik sistematis dapat digunakan untuk memahami pengambilan
keputusan dan informasi yang dibutuhkan.Pendekatan tersebut adalah :
Mengidentifikasikan tanggungjawab utama seorang manajer
Mengidentifikasi perangkat apa saja yang digunakan untuk menilai seorang manajer
Mengidentifikasi beberapa permasalahan utama yang dihadapi manajer
Mengidentifikasi perangkat apa saja yang dapat digunakan manajer untuk
mengevaluasi output personal.
Dua pendekatan yang pertama menyarankan kepada kita untuk memahami posisi
manajer dan tanggung jawab yang terkait dengannya dalam senuah perusahaan. Disisi lain,
pendekatan dengan mananyakan pada manajer tentang permasalahan mereka, juga sangat
membantu, dan tentunya kita tidak akan hanya mendekati seorang manajer.

3. Tahap 3 : Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem


Tahap ketiga dalam proyek analisis sistem meliputi proses menentukan kebutuhan
sistem. Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat ditentukan dalam dua hal, yaitu input dan
output. Kebutuhan input bagi sebuah subsistem tertentu menentukan kebutuhan khusus apa
saja yang harus dipenuhi agar subsistem tersebut mampu mencapai tujuannya.
Hal berikut ini dapat dipertimbangkan sebagai kebutuhan output:
Laporan kemajuan harian
Laporan keuangan harian
Laporan unit yang rusak
6
Laporan permasalahan bahan baku
Kebutuhan input bagi suatu subsistem, pada gilirannya, akan menentukan kebutuhan
output pada subsistem lainnya.

4. Tahap 4: Mengembangkan Laporan Analisis Sistem


Hasil akhir dari proyek analisis sistem adalah sebuah laporan. Beberapa elemen kunci
dalam laporan analisis sistem adalah:
Ringkasan lingkup dan tujuan proyek analisis
Penegasan kembali hubungan antara proyek dengan rencana keseluruhan sistem
informasi strategis.
Deskripsi keseluruhan permasalahan dalam subsistem tertentu yang sedang dianalisis.
Ringkasan keputusan-keputusan yang dibuat dan informasi tertentu yang dibutuhkan
untuk mendukung keputusan tersebut.
Spesifiksi kinerja sistem yang dibutuhkan.
Keseluruhan anggaran biaya dan rencana waktu pelaksanaan proyek.
Rekomendasi bagi peningkatan sistem yang ada saat ini atau bagi perancangan sistem
baru.
Rekomendasi yang terkait dengan perubahan tujuan bagi subsistem yang sedang
dipelajari.
Laporan analisis sistem, saat sudah selesai akan diserahkan kepada debitur sistem
informasi, dewan penasihat sistem informasi, atau langsung kepada manajemen puncak.

4. TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN FAKTA


Mengumpulkan dan mengorganisasikan fakta-fakta yang ada merupakan pekerjaan
seorang analis system. Terdapat beberapa teknik yang biasa digunakan oleh seorang analis
untuk mengatasi kesulitan yang dialami dalam mengerjakan kegiatan tersebut. Adapun
beberapa metode yang dapat digunakan seorang analis untuk mengumpulkan fakta ialah :
Teknik Tujuan

Wawancara mendalam Mendapat pemahaman mendasar tentang sistem

tidak lanjut yang sistematis berdasarkan


Wawancara terstrutur
wawancara yang mendalam
kuesiner pertanyaan terbuka sama seperti wawancara mendalam
kuesiner pertanyaan tertutup sama seperti wawancara terstruktur

7
kajian dokumen Mendapat pemahaman mendasar tentang sistem
flowchart yang ada saat ini (terkadang sistem yang ada
Diagram Organisasi tidak beroperasi seperti yang
Prosedur Manual didokumentasikan). Adalah berguna untuk
Operasi Manual mengkaji ulang dokumen sistem sebelum
Referensi Manual melakukan wawancara dan menyebarkan
Data Historis kuesioner.

Observasi Mengenal sistem lebih dalam

4.1 Teknik Pengorganisasian Fakta


Metodologi Warnier-Orr didasarkan pada proses analisis output sebuah aplikasi dan
proses pemfaktoran aplikasi tersebut ke dalam struktur hierarkis modul yang ada untuk
mencapai pemrosesan yang diinginkan. Metodologi ini menggunakan diagram segi empat
pemrograman untuk menunjukkan hierarki. Tingkatan tertinggi adalah pada sisi kiri dari
gambar, dan tingkatan terendah pada sisi kanan gambar. Diagram ini dibentuk hanya dengan
menggunakan tiga basis konstruksi: sekuen, seleksi, dan repetisi. Proses ini meliputi sebuah
sekuen yang berada dalam sebuah diagram segi empat pemrograman dan dieksekusi dari
atas hingga bawah.
Untuk menghitung total tak tertagih dalam sejumlah tagihan, berikut ini sekuen yang
digunakan : pertama menentukan diskon untuk tiap tagihan, kemudian menentukan julah
tertagih kotor setelah dikurangi diskon, dan kemudian mengakumulasikan total jumlah tak
tertagih.pada tahap seleksi terdapat dua atau lebih alterative. Alternative yang berbda dalam
sebuah diagram segi empat pemrograman dan terpisah dengan symbol plus dalam lingkaran.
Diskon akan diberikan jika tanggal jatuh tempo lebih besar datau sama dengan hari ini.
Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk meirngkas dan mengorganisasikan fakta:
Teknik Tujuan
meringkas sumber daaya yang dibutuhkan
Pengukuran kerja
untuk beragam tugas
meringkas penggunaan waktu karyawan untuk
ditribusi kerja
melaksanakan tugas
membuat diagram alur
Umum

8
Alur Keputusan
mengambarkan secara grafis alur dan hubungan
Alur Logika Data
dan proses yang dibutuhkan dengan fokus
Sistem
modulasi
Terperinci
meringkas keputusan dan informasi yang
Analisis Keputusan
dibutuhkan
Analisis Fungsional meringkas fungsi dan informasi terkait
Fungsi Hierarkis
Analisis Matriks meringkas input/output data terkait
Naratif Ringkasan tertulis
Ringkasan file/Laporan

4.2 Analisis Sistem Terstruktur


Analisis Sistem Terstruktur adalah sebuah pendekatan untuk menganalisis sistem yang
dimulai dengan deskripsi umum sebuah sistem dan kemudian diproses melalui seperangkat
langkah yang tersusun secara logis yang didalamnya tiap sistem dikembangkan secara lebih
mendetail dan diakhiri dengan kode pemrograman kmputer. Sistem ini mencakup beberapa
tingkat dokumentasi dimana setiap tingkat adalah pengembangan dari tingkatan sebelumnya.
A. Diagram Alur Logika versus Flowchart
Perbedaan utama kedua pendekatan ini adalah flowchart analitik memberikan
deskripsi fisik sebuah system, sementara diagram alur data logika memberikan deskripsi
logis sebuah system. Khusunya, flowchart analitik menjelaskan dengan gambling sarana
input/output yang digunakan seperti terminal data atau primer. Flowchart analitik juga
menjelaskan dengan rinci sarana penyimpanan, seperti disket atau pita magnetic.
Diagram alur data logika menggabungkan semua elemen tersebut, nemun membiarkan
deskripsi fisiknya tetap terbuka.
B. Desain Sistem versus Analisis Sistem
Analisis system terstruktur dan desain system terstruktur keduanya adalah proses
yang sama. Tegasnya, desain merujuk pada penciptaan sebuah model baru atau
modifikasi system, sementara analisis melibatkan evaluasi penting sebuah permasalahan
tertentu atau system yang sudah ada. Kesimpulannya, analisis system terstruktur harus
dipelajari secara simultan dengan desain system terstruktur. Proses dokumentasi dan
langkah-langkah pengerjaan dua permasalahan tersebut melibatkan seluruh komponen.
9
C. Langkah-Langkah Dalam Analisis Sistem Terstruktur
1) Mengembangkan Diagram Alur Data Logika
Gambar 4 memberikan sebuag diagram konteks untuk sebuah system
pembelian. Diagram ini tidak menunjukkan detail-detail proses lagis atau kondisi
error yang terjadi. Detail dari hal tersebut akan diberikan dalam diagram
pendukung. Sebagai contoh, Gambar 5 memberikan detail tambahan, yaitu
pengembangan proses system pembelian pada Gambar 4 ke dalam dua subproses,
Permintaan Validasi dan Persiapan Pesanan Pembelian. Proses ini harus
memungkinkan untuk memberikan detail lebuh lengkap guna mendukung diagram
konteks system pembelian sebelumnya dengan cara mengembangkan subproses
yang ada di Gambar 5 ke dalam subproses-subproses yang lebih rendah
tingkatannya.
Toko
Daftar permintaan

Rincian pembelian
Sistem
File Pembelian
pembelian

Pesanan Pembelian

Pemasok

Gambar 4: Diagram Konteks Sistem Pembelian

Toko
Daftar permintaan
Rincian daftar permintaan
Validasi daftar
File Pembelian
permintaan

Rincian

Menyiapkan pesanan
pembelian
Pesanan Pembelian

Pemasok

Gambar 5: Perluasan Diagram Konteks Sistem Pembelian

10
2) Menentukan Kamus Data
Langkah selanjutnya adalah menentukan kamus data (data dictionaries) yang
berhubungan dengan penyimpanan data yang telah direferensikan dalam diagram
alur data logika. Hal ini melibatkan deskripsi struktur data dan elemen data yang
ada di dalamnya.
3) Menentukan Metode Akses
Adalah penting pula untuk menentukan bagaimana penyimpanan data akan
diakse. Proses ini biasanya akan melibatkan penentuan kunci akses primer dan
sekunder.
4) Menentukan Logika Proses
Bahasa inggris terstruktur adalah bahasa khusus untuk menggamabarkan
logika proses yang menggunakan beberapa kata kunci, seperti IF, THEN, ELSE IF
dan S. Aspek lain yang berguna dari bahasa inggris terstruktur adalah pendekatan
ini sangat mirip dengan sumber kode dalam bahasa pemrograman terstruktur
lainnya seperti COBOL dan FORTRAN V. Oleh karena itu, bahasa inggris
terstruktur dapat banyak mengurangi tugas pemrograman.
5. GARIS BESAR DESAIN SISTEM
Sebuah desain sistem sangat mirip dengan layout arsitek sebuah rumah. Dalam tahap
perencanaan, sang arsitek akan menentukan fungsi-fungsi dasar yang harus dimiliki oleh rumah
tersebut dan merumuskan rencana umum yang berhubungan dengan layout keseluruhan. Dalam
tahap desain sang arsitek akan menyiapkan sebuah cetak biru dari rumah tersebut yang akan
digunakan oleh ahli listrik, tukang ledeng, dan tukang kayu. Kesalahan kecil yang dibuat dalam
tahap ini akan berakibat besar terhadap sejumlah uang dan pengeluaran ditahap berikutnya. Hal
yang sama juga sering terjadi ketika mendesain sistem informasi akuntansi. Implementasi
sistem dapat tidak populer dan pada akhirnya ditolak oleh para individu yang menjadi target di
mana sistem tersebut didesain.

6. LANGKAH-LANGKAH DESAIN SISTEM


Desain sistem dapat didefinisikan sebagai perumusan cetak biru untuk sebuah sistem yang
lengkap. Langkah langkah pokok dalam desain sistem ialah, pertama dilakukan adalah
melakukan evaluasi terhadap berbagai alternatif desain, kedua persiapan spesifikasi desain,
ketiga persiapan spesifikasi desain sistem.

11
Analisis Sistem

Desain Sistem

Alternatif Desain Menyiapkan Spesifikasi Spesifikasi Desain

Implementasi Sistem

Control dan Evaluasi


Sistem

Gambar 6: Desain Sistem


1. Mengevaluasi berbagai alternatif desain.
Dalam setiap kasus yang ditemui, proyek desain sistem berkembang dari munculnya
sebuah kebutuhan tertentu, seperti yang telah ditentukan oleh tahap perencanaan dan
analisis sistem dalam siklus pengembangan. Desain sistem harus menyediakan solusi
untuk sebuah masalah khusus.
a. Enumerasi alternatif desain
b. Menggambarkan berbagai alternatif
c. Mengevaluasi alternatif
2. Menyiapkan spesifikasi desain
Peraturan penting yang mengembangkan spesifikasi desain adalah ahli desain harus
bekerja secara terbalik yaitu, dari output ke input. Perancang sistem manakala bekerja
dengan tujuan sistem, harus mendesain seluruh laporan manajemen dan dokumen output
operasional sebagai langkah pertama dalam proses. Desain laporan dan output lainnya
harus memperhatikan beberapa faktor seperti frekuensi pelaporan, media output dan format
laporan aktual. Ketika mengembangkan sebuah database, desain harus memperhatikan
pengorganisasian file, layout record, media penyimpanan, dan volume penggunaan yang
harus dibuat. Pada tahap pemrosesan, perhitungan harus dilakukan dengan cermat dan
sekuens operasi yang sesuai harus pula ditentukan. Dan terakhir format input yang tepat,
media input, dan volume transaksi harus pula dipertimbangkan ketika menentukan input.

12
3. Mempersiapkan dan menyerahkan spesifikasi desain sistem
Spesifikasi desain yang telah selesai harus dibuat dalam bentuk sebuah proposal. Jika
proyek berskala besar proposalnya harus dikaji terlebih dahulu oleh manajemen puncak
sebelum disetujui. Namun demikian, proposal-proposal bersekala kecil dan tidak mahal
dapat disetujui oleh manajer devisi atau departemen. Rincian proposal desain harus
memasukkan semua yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan desain proyek. Secara
umum proposal akan terdiri dari jadwal waktu khusus penyelesaian proyek, anggaran, dan
deskripsi tenaga kerja yang dibutuhkan, juga flowchart dan diagram yang menggambarkan
bagaimana sistem tersebut akan diimplementasikan.
4. Cetak biru proses bisnis
Saat ini menjadi populer untuk menggunakan seperangkat prapaket cetak biru untuk
seluruh proses bisnis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan-perusahaan yang
menggunakan SAP Enterprise Resource Planing System memulai upaya desain mereka
dengan menggunakan seperangkat lengkap cetak biru yang disediakan SAP untuk seluruh
proses bisnis perusahaan yang ada. Tim desain kemudian tinggal fokus pada penyesuaian
seperangkat awal cetak biru ini dengan kebutuhannya sendiri, yakni dengan fokus pada
proses-proses yang penting dan unik bagi tujuan dan strategi perusahaan.

7. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN UMUM PADA TAHAP DESAIN


Bagian ini akan focus pada tujuan-tujuan yang terkait dengan setiap tahap dalam proses
desain. Pertimbangan-pertimbangan untuk elemen tersebut :
Elemen Sistem Pertimbangan Desain

Output (laporan atau Efektifitas biaya, Relevansi, Kejelasan, Timeliness


dokumen)

Database Efektivitas biaya, Integrasi, Standarisasi, Fleksibelitas,


Keamanan, Akurasi, Efisiensi, Organisasi

Pemrosesan Data Efektivitas biaya, Keseragaman, Integrasi, Akurasi,

Input Data Efektivitas biaya, AKurasi, Keseragaman, Integrasi

Pengendalian dan Ukuran Efektivitas biaya, Komprehensif, Kesesuaian


Keamanan

13
7.1 Desain Output
Pertimbangan pertama dan utama dalam desain output adalah efektivitas biaya. Prinsip
evektifitas harus diaplikasikan pada seluruh elemen dalam sistem karena sebuah investasi
dalam sistem informasi adalah sebuah pengeluaran anggaran modal yaitu harus dievaluasi
berdasarkan biaya manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya
dengan tetap mencapai tujuan sistem. Adapun relevansi, kejelasan dan tepat waktu adalah
beberapa pertimbangan yang penting juga dalam desain output. Laporan harus memasukkan
informasi yang relevan bagi pengambilan keputusan. Karena masuknya informasi-informasi
yang tidak relevan dapat menimbulkan membengkaknya biaya informasi dalam sebuah
laporan. Selain itu, kesesuaian judul dan tulisan dalam sebuah laporan harus jelas dan
pelaporannya dilakukan tepat waktu.
7.2 Desain Database
Beberapa prinsip penting berlaku ketika mendesain database. Salah satunya adalah
database perusahaan harus terintegrasi. Integrasi berarti adanya upaya untuk menghindari
pengumpulan dan penyimpanan item data yang sama lebih dari satu tempat dalam
perusahaan. Pertimbangan penting lainnya adalah standarisasi, yang berarti semua item data
yang dimasukkan berada dalam bentuk yang standar dan memiliki nama yang sama ketika
digunakan di lebih dari satu tempat. Selain itu, fleksibilitas dan keamanan adalah prinsip
penting lainnya dalam desain database.
7.3 Pemrosesan Data
Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah terkait dengan
keseragaman dan integrasi. Hal ini menjadi penting ketika seluruh sistem pemrosesan data
sebuah perusahaan berkembang sesuai dengan rencana yang telah disusun.
7.4 Input Data
Pertimbangan sulit lainnya yang sering muncul ketika mendesain sistem input data
adalah akurasi. Penggunaan sumber-sumber dokumen yang tersusun dengan baik akan
mendorong karyawan untuk merekam data akurat dengan sesedikit mungkin kesalahan.
7.5 Pengendalian dan Ukuran Keamanan
Mengimplementasikan kendali yang memadai seringkali terabaikan. Pengendalian yang
bersifat komprehensif dan memadai harus dibangun setiap tahap proses desain sistem. Ini
merupakan suatu wilayah yang di dalamnya akuntan memainkan peranan penting ketika
bekerja dengan sebuah tim desain.

14
8. TEKNIK-TEKNIK DESAIN SISTEM
Mendesain sebuah sistem merupakan suatu aktivitas yang kreatif. Hal tersebut tidaklah
sama dengan anggapan bahwa dua tim desain akan menghasilkan solusi yang sama untuk suatu
permasalahan. Oleh karena itu desain sistem dapat dipandang sebagai sesuatu yang punya nilai
seni walaupun banyak teknik telah dikembangkan.
8.1 Desain Formulir
Proses mendesain formulir khusus disebut desain formulir. Bagian ini harus mendapat
perhatian penuh oleh tim desain sistem karena merupakan perantara antara pengguna dan
sistem itu sendiri. Oleh karena itu desain formulir harus berfokus pada proses produksi
dokumen-dokumen yang menyediakan perantara yang efektif antara manajer dan sistem
informasi.
8.2 Desain Database
Sejumlah teknik yang berguna dapat dimanfaatkan untuk mendesain database yaitu
diagram struktur data, layout record, lembar analisis file, dan matriks yang terkait dengan
file. Diagram struktur data menunjukan hubungan antara beragam jenis record. Diagram
layout record akan menunjukan beragam tempat (field) data dalam sebuah record. Lembar
analisis file menyediakan bagi perancang system sejumlah poin penting yang berkaitan
dengan isi dari sebuah file tertentu. Informasi tersebut akan berisi layout record, tujuan file,
perkiraan jumlah record, dan lain sebagainya.
8.3 Paket Desain Sistem
Sejumlah metodelogi prapaket desain tersedia untuk membantu siklus pengembangan
sistem. Tujuan dari paket-paket ini adalah untuk membantu perancang sistem melakukan
pendekatan secara sistematis terhadap suatu permasalahan. Paket-paket ini membantu
perancang untuk menyusun struktur permasalahan desain dan menghasilkannya dalam
waktu singkat.
8.4 Memilih Perangkat Lunak dan Perangkat Keras
Perusahaan dapat memutuskan apakah sebuah perangkat lunak komputer akan dibangun
dari awal atau dibeli dari luar. Namun, akan lebih ekonomis dan layak bagi banyak bisnis
terutama usaha kecil untuk membeli daripada membuat sebuah perangkat lunak. Adapun
beberapa keunggulan dari membeli perangkat lunak adalah sebagai berikut:
a) Paket perangkat lunak tersebut lebih murah. Biaya pengembangan lebih bayak akan
ditanggung oleh pembeli daripada si pembuat.

15
b) Paket-paket peragkat lunak telah siap digunakan. Jika beberapa organisasi telah
menggunakan paket tersebut selama beberapa bulan, maka dapat diasumsikan aman
dan segala gangguan yang muncul akibat kesalahan telah dihilangkan.
c) Perusahaan dapat mencoba produk tersebut sebelum menginvestasikan sejumlah
uang. Dengan menggunakan perangkat lunak in-house dimungkinkan untuk
menempatkan lama waktu pengembangan ke dalam program, hanya untuk
menemukan apakah program tersebut tidak mampu memberikan hasil yang
diinginkan bila sistem tersebut dijalankan.
Kelemahan utama canned software package adalah jarangnya perangkat lunak tersebut
sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Paket perangkat lunak tersebut biasanya
perlu dimodifikasi (biasanya menelan biaya yang cukup besar) atau sebaliknya perusahaan
memodifikasi prosedur yang dimilikinya sesuai dengan paket tersebut. Dedicated software
package ditujukan pada pelanggan tertentu seperti toko eceran atau kantor akuntan publik.
Untuk menemukan sebuah dedicated software package perlu menanyakannya pada orang-
orang yang bekerja di perusahaan lain dalam industri yang sama.
Suatu catatan penting yang harus diperhatikan ketika membeli paket perangkat lunak
ataupun perangkat keras adalah: suatu kesalahan untuk menganggap bahwa harga akan turun
dengan cepat atau sebuah versi baru akan segera tersedia. Dalam banyak kasus turunya harga
adalah sesuatu yang tidak dapat dibandingkan dengan ketidaknyamanan akibat tidak
memiliki komputer pada saat tersebut. Dan metode yang canggih dari versi yang lebih baru
tidaklah selalu perlu karena kesesuaianlah yang menjadi tolok ukurnya. Akan lebih baik bila
membeli sebuah sistem sekarang ketika benar-benar dibutuhkan daripada mencoba menebak
pasar komputer yang demikian tidak terdeteksi, yang tidak seorang pun mampu
meramalkannya dengan tepat.
9. KEBIJAKAN UMUM DAN PENGEMBANGAN SISTEM
Mengembangkan sebuah sistem informasi adalah tugas yang kreatif dan menuntut upaya
keras yang dapat memberikan manfaat ekonomis bagi sebuah organisasi. Di lain sisi, proses
pengembangan sistem dapat memunculkan bencana. Dalam praktiknya, proses pengembangan
sistem sering menghasilkan kedua kondisi tersebut. Namun sejarah perkembangan sistem
menunjukkan lebih banyak hasil yang positif bila proses pengembangan sistem tersebut
terstruktur secara formal, terdokumentasi dan dapat dipantau melalui teknik-teknik
pengendalian manajemen. Salah satu teknik pengendalian yang penting adalah secara aktif
melibatkan pengguna utama dalam pengembangan sistem informasi.

16