GUIA PRACTICA PARA DIAGNOSTICO DE SISTEMAS PRODUCTIVOS

A continuacin se presentan una serie de preguntas que constituyen una herramienta para el
diagnstico de la situacin del sistema productivo de una empresa manufacturera con el
Objetivo de establecer o iniciar un proceso de mejora continua. El cuestionario es de tipo
cualitativo y se ha evitado la inclusin de preguntas complejas desde el punto de vista
tcnico. Adems, est previsto que pueda ser utilizado por cualquier tipo de empresa con
independencia de su tamao o sector de actividad.

Los factores objeto de estudio sern los siguientes:

Estilo de direccin, estrategia y polticas en el rea de produccin.
Sistema productivo.
Diseo del producto.
Gestin de la calidad.
Organizacin de la produccin y gestin de stocks.
Previsin, planificacin y control de la produccin.
Gestin de compras: relacin con los proveedores.
Productividad.
Inversin, mantenimiento y gestin del equipo productivo.
Organizacin, orden, limpieza estandarizada y disciplina.
Gestin de los recursos humanos y produccin.

Para las reas apuntadas se han preparado una serie de preguntas, cada una de las cuales
puede tener varias posibles respuestas. Debe advertirse que en algunas opciones la realidad
de la empresa no se ajustar de forma total y absoluta al enunciado que se expone. En
cualquier caso, se trata de escoger siempre aquella opcin que se considere ms adecuada a
la situacin de la empresa.

1.- Estilo de direccin, estrategia y polticas en el rea de produccin

Pregunta 1: En relacin al estilo de direccin, Cuntas de las siguientes afirmaciones

pueden ser aceptadas?

1. Implicacin al mximo del personal en la gestin y mejora de la empresa.

2. Promocin de la formacin para disponer de gente de calidad en la empresa.
3. Delegacin a los niveles operativos de las decisiones del da a da
4. Aumento de los niveles de calidad y productividad en toda la organizacin, mediante la
estructuracin por productos y procesos y la promocin del trabajo en equipo y la
eliminacin de las operaciones que no aadan valor al producto o servicio.
5. Actuacin con voluntad de avanzar en la mejora continua, con coherencia y ejemplo,
motivando, reforzando y dando apoyo donde convenga, informando y comunicando
convenientemente, eliminando cualquier clase de discriminacin en el trato y perseverando
siempre.

a) Se pueden aceptar slo una de las afirmaciones anteriores.

b) Se pueden aceptar dos o tres afirmaciones anteriores.
c) Se pueden aceptar al menos cuatro afirmaciones anteriores.

Mencione cuales pueden ser aceptadas y porque.

2. Tecnologas y tcnicas de diseo y produccin

2.1. Sistema productivo

Pregunta 2: Como definen su sistema productivo?

2.2. Diseo del producto

Pregunta 3: En relacin al marco de los esfuerzos en I+D+I, Se utilizan tecnologas o
tcnicas para el diseo, la mejora, la diversificacin o la estandarizacin de productos?

a) La empresa destaca por unos esfuerzos dbiles en I+D+I y diseo de nuevos productos,
cuyos resultados son difcilmente cuantificables. No hay ninguna metodologa estructurada.
Se utilizan las ideas de los dems utilizando varias vas: se compran licencias o bien se
imitan o copian productos que ya existen en el mercado.
b) La empresa destaca por unos esfuerzos medios, sobre los productos existentes, la
intencin de crear nuevos productos o diversificar y estandarizar los existentes. Estos
esfuerzos se pueden cuantificar bsicamente por los gastos de I+D+I.?
Adems, se puede decir que, el esfuerzo en este aspecto es suficiente en relacin a los
objetivos comerciales y al esfuerzo realizado por la competencia.?
Para la creacin de nuevos productos o para la mejora de los existentes, no se utiliza
ninguna metodologa sistemtica o tcnica racionalmente estructurada.?
c) La empresa destaca por unos esfuerzos importantes, sobre los productos existentes, la
creacin de nuevos productos y tambin sobre el perfeccionamiento de los procesos de
fabricacin. Existe un servicio interno especializado en esta actividad que cuenta con el
soporte de la direccin tcnica.?
Estos esfuerzos pueden cuantificar por el nmero de nuevos productos y lgicamente por
los gastos de I+D+I.? Adems, se puede decir que, el esfuerzo en este aspecto es superior al
realizado por la competencia.? Se utiliza una tcnica de diseo del producto. Esto quiere
decir que es vlida alguna de las opciones siguientes:
Se trabaja en equipo, de manera que se comparte la informacin y se dispone de una base
de datos del producto de fcil acceso.?
Se ofrece una gama de productos al cliente a partir de un nmero limitado de
componentes o mdulos disponibles.?
Se identifican y explotan las coincidencias y semejanzas entre componentes y
operaciones en el diseo y la fabricacin.?
En el diseo del producto se maximiza el valor o relacin utilidad/coste, eliminando todo
despilfarro y todo aquello que no contribuya al valor ni a la funcin del producto. Esto es
propio del anlisis del valor.?
En el diseo del producto se pretenden aprovechar las expectativas del cliente.?

SELECCIONE UNA DE SUS RESPUESTAS

2.3. Gestin de la calidad

Pregunta 4: Al intentar visualizar la empresa, cul de las siguientes opciones se adapta
mejor a la gestin de la calidad que se desarrolla en ella?
a) Se generan las siguientes quejas: !Los defectos no disminuyen nunca! Estamos
cansados de las devoluciones de los clientes. No hay un plan y unos objetivos a corto y
medio plazo para mejorar la calidad. No hay un presupuesto asignado a la gestin de la
calidad. No se conoce el coste de la no calidad. La empresa no dispone de la certificacin
ISO 9000.
b) La gestin de la calidad es una obligacin o un deber de carcter suplementario, que
representa un coste ms. La idea bsica de la calidad es poder cumplir con las
especificaciones. Se conoce el coste de la no calidad (prdidas, desechos, devoluciones,
reclamaciones, etc.). Esto implica una delegacin de la responsabilidad a alguien
especializado en control de calidad. No hay una relacin directa entre la calidad de los
productos y las competencias del personal o la conciencia profesional.
Se piensa que an los mejores operarios producen defectos y esto es un hecho irremediable.
c) La gestin de la calidad es una verdadera oportunidad para la empresa. La idea bsica de
la calidad es satisfacer a los clientes porque son buenos perceptores de defectos.
Existe el propsito de instrumentar mecanismos capaces de evitar el trabajo defectuoso en
la lnea de produccin. Se conoce el coste de la no calidad (prdidas, desechos,
devoluciones, reclamaciones, etc.). Se intenta infundir un espritu de calidad a todos los
niveles y a todos los estudios de fabricacin desde la concepcin del producto hasta su
entrega. Se realizan acciones de formacin, promocin y sensibilizacin respecto a la
calidad.

2.4.- Organizacin de la produccin y gestin de stocks

Indique los medios con que cuenta una empresa (humanos, materiales, de produccin) que
son el resultado de las polticas desarrolladas en el mbito industrial y tcnico.
2.4.1. Previsin, planificacin y control de la produccin
El objetivo de este apartado es que presente su anlisis sobre cmo se planifica y controla la
produccin.
2.4.1.1. Auditoria de previsin y planificacin
Pregunta 5: Cmo calificara el sistema de previsin y planificacin de la empresa?
a) En general no hay un sistema definido de previsin ni de planificacin ya que la planta
funciona a nivel intuitivo. El sistema de informacin relativo a la gestin de produccin,
bsicamente para el control de movimientos del almacn, est integrado en los mdulos del
software contable de la empresa.
B) En la empresa se dan los tres niveles de planificacin a largo, medio y corto plazo con
un sistema de control de produccin tipo de empuje. Esta planificacin se basa en
previsiones de ventas (cuantitativas o cualitativas).
c) La empresa no confa en la produccin orientada por la planificacin. Se prefiere no
establecer programas detallados de produccin y no se utilizan las previsiones de ventas
para la elaboracin de los planes de produccin. Se adopta el concepto de produccin
orientada al mercado, compatible con la utilizacin de sistemas informticos para la
organizacin y gestin de la produccin.
2.4.1.2. Auditoria de mtodos y tiempos
La funcin de mtodos y tiempos se plantea como objetivo concebir y preparar unas
ptimas condiciones de fabricacin industrial de los productos (nuevos y ya existentes). Se
trata de efectuar un doble anlisis:
a) En el plano tcnico: fabricar productos en buenas condiciones de calidad y cantidad.
b) En el plano econmico: elaborar productos a buen precio.

Pregunta 6: En relacin a la auditoria de estudios y mtodos, indique si:

Por un lado existen, o est previsto que existan, documentos tcnicos detallados por
productos con la siguiente informacin: tiempos estndar de trabajo, nomenclaturas,
cdigos de los materiales y de las piezas, los planos de las estructuras de los productos, y la
definicin detallada de las rutas de los productos, las herramientas y los utillajes.?
Por otro lado, tambin existen estudios o se han contratado servicios de consultoras
sobre las condiciones de trabajo: layout o la distribucin en planta, adaptacin de los
medios de transporte o manutencin de mquinas, ergonoma.?
a) Las condiciones de trabajo tradicionalmente no se pueden mejorar ya que la gestin del
da a da lo impide. No se ha invertido ni tiempo ni recursos, en el estudio fsico de los
puestos de trabajo.?
b) Los mtodos de trabajo son de tipo estndar, la expresin siempre se ha hecho as se
repite a menudo. Una posible consecuencia de esto es que no existen rutas y materiales o
componentes alternativos. En general, no hay tiempo de analizar a fondo los problemas o
accidentes que se producen durante el proceso de produccin.?
c) Se pueden aceptar positivamente los argumentos del enunciado. Se considera importante
la bsqueda sistemtica de la tipificacin de los procesos de fabricacin (simplificacin,
reduccin de tiempos) as como la estandarizacin de materiales y piezas. Existen estudios
de productos y rutas alternativas. Se conoce la terminologa de clula de fabricacin
flexible o layout en forma de U. El layout permite la ayuda entre operarios y la
minimizacin de los transportes. Precisamente, la consideracin del transporte como una
fuente de despilfarro ha provocado cambios en la distribucin de la planta.

Pregunta 7: En relacin a la preparacin de las mquinas, las tareas productivas o el cambio

de tiles y herramientas.
a) No hay ninguna metodologa, para la reduccin del tiempo de preparacin de las
mquinas.? Las operaciones externas y las internas no estn diferenciadas.? No siempre los
utillajes, plantillas y herramientas se guardan de forma ordenada y en un lugar preciso.?
b) Se han estandarizado algunas operaciones y las operaciones de cambio estn
estandarizadas.? Generalmente, son fcilmente alcanzables las plantillas y herramientas
durante el cambio de utillajes. Los instrumentos de medicin generalmente se mantienen
ordenados.?
c) Las operaciones internas y externas estn separadas y las operaciones de cambio estn
organizadas, de manera que los operarios efectan cambios de acuerdo con los manuales.?
Las matrices y herramientas estn siempre cerca de las mquinas y en caso de traslado se
utilizan carros o carretillas con ruedas.? Los instrumentos de medicin siempre se
mantienen ordenados.? Algunas veces tambin se han introducido mejoras en la ingeniera
de las mquinas para reducir el tiempo de preparacin.? Por ejemplo, se procura que todos
los tiles tengan las mismas dimensiones exteriores aunque difieran internamente?

Pregunta 8: El proceso productivo puede calificarse de flexible?

a) Los operarios de la lnea de produccin generalmente exclaman: Vaya, Otro pedido
urgente! Ya tenemos suficientes pedidos urgentes As es imposible trabajar!
b) Frecuentemente los cambios en la programacin del trabajo (pedido urgente o retraso en
el aprovisionamiento) obliga a un completo ajuste del programa de produccin. No puede
decirse que exista una facilidad para modificar los sistemas, los productos, las capacidades,
las instalaciones, etc.
c) Se producen gran variedad de piezas o a numerosas variantes de modelos, productos o
servicios que pueden producirse en cualquier secuencia sin interrupciones y con ciclos de
tiempo cortos. En ocasiones, tambin existen rutas alternativas para la fabricacin,
aprovechando que el personal tiene conocimientos para adaptarse a variaciones de
produccin o a la versatilidad de la maquinaria de la planta.

Pregunta 9: En relacin a la sincronizacin de la produccin y al equilibrado de la lnea

a) No hay conciencia de la sincronizacin y del equilibrado de la lnea de montaje.
b) La lnea de produccin trabaja con cantidades o intervalos de tiempo irregulares, ya sea
debido a las inestabilidades de la demanda o a cualquier otra causa. Por esto los procesos
precedentes, que le suministran material, necesitan mantener stocks de seguridad, o
personal o capacidad extra para compensar dichas irregularidades.
c) El proceso productivo presenta una sincronizacin, es decir los recursos empleados se
distribuyen de la forma ms uniforme posible a lo largo del tiempo. Se minimiza el tiempo
inactivo de cada estacin de trabajo cambiando trabajo entre estaciones de forma que los
requerimientos en cada una de ellas sean aproximadamente los mismos e iguales al ciclo de
montaje.

2.4.2. Gestin de stocks

La gestin de stocks es una funcin destinada a la preparacin de programas de produccin
en el tiempo, cuyos objetivos son el respeto de los plazos de fabricacin y entrega.
Obviamente, la gestin de stocks depende de la poltica de fabricacin elegida por la
empresa (contra stock, sobre pedido, programa peridico o fabricacin de elementos
estndar), e implica la coordinacin con las funciones comerciales, de recursos humanos y
de aprovisionamiento.

Pregunta 10: En relacin a la gestin de stocks, qu opcin define mejor la situacin?

a) Se ha establecido un sistema de gestin nicamente basado en conocer los artculos de
mayor valor para la empresa. El control seguido permite conocer el valor del inventario y
cumplir con los requerimientos contables (valoracin de inventarios) y esto se considera
suficiente. Por otro lado, el lanzamiento de pedidos de fabricacin se encuentra influido
directamente por la funcin comercial.
b) Se calculan lotes econmicos de compra ya que se conocen los costes de lanzamiento y
mantenimiento del stock. En general, se dispone de stocks de seguridad de casi todos los
artculos de la empresa. Cuando se producen retrasos en la fabricacin, generalmente no
pueden determinarse las causas.
c) Los stocks se consideran una fuente de despilfarro. Los cuellos de botella est
identificados de manera que los stocks se concentran slo en ellos. Consecuentemente, se
ha podido determinar el exceso de existencias en toda la planta (por nmero de piezas o de
das). Al disponer de poco volumen de stocks, los retrasos en el proceso productivo, pueden
atribuirse a uno o varios de los factores siguientes: absentismo laboral, averas en
maquinaria, retrasos en las entregas de los proveedores, tiempos incorrectos o modificacin
de pedidos.

Pregunta 11: En relacin a los costes propios de la gestin de stocks, qu opcin define
mejor su situacin?
a) No es posible establecer con exactitud los costes la gestin de los stocks.
b) Se miran los costes de posesin o mantenimiento del stock. Hay consideraciones sobre
los costes de hacer un pedido. No se contemplan los costes de rotura de stock. El tamao de
los lotes de compra son grandes con entregas poco frecuentes.
c) Adems de los costes propios de la gestin de stocks, tambin se consideran los costes de
la no calidad. El tamao de los lotes de compra son pequeos con entregas frecuentes.

2.5.- Gestin de compras: relacin con los proveedores

Pregunta 12: En relacin a la gestin de compras o aprovisionamientos, se puede afirmar
que:
a) No hay establecido una estrategia para la gestin de compras o aprovisionamientos. Se
acta segn un sistema informal de planificacin y control.
b) Las relaciones con el proveedor son a corto plazo y el nfasis de la negociacin se centra
bsicamente en el precio. El proveedor realiza el programa de entregas con camiones o
furgonetas monoproducto. Las especificaciones del producto son rgidas y se basan en el
diseo del comprador.
c) Las relaciones con el proveedor son a largo plazo, con un firme compromiso de
colaboracin. El nfasis se sita en la calidad, servicio y coste equitativo. Se utilizan
contenedores estndar con cantidades exactas especificadas de materiales o componentes.

Pregunta 13: En relacin a la gestin de compras, existe una definicin de normas

rigurosas de calidad para las materias primas y otras provisiones y su imposicin a los
proveedores?
a) No existe una definicin de normas rigurosas de calidad para las materias primas y su
imposicin a los proveedores.
b) Se establecen controles (recuento e inspeccin) de recepcin de materiales a partir de
estndares o normas. Se dispone de estadsticas detalladas por productos de las principales
categoras de defectos.
c) El control a la entrada del material ha sido substituido por el control del proceso del
proveedor.

2.6.- Productividad
Pregunta 14: En relacin al concepto de productividad Qu puede decirse de la empresa?
a) No hay ninguna medida cuantitativa de la productividad o de la rentabilidad econmica
de la empresa.
b) La productividad de la empresa permanece estable. No se consigue incrementar la
productividad de una manera efectiva, incluso habiendo realizado algn tipo de inversin.
c) El grado de aprovechamiento de los recursos presenta una tendencia positiva, lo cual
indica una mayor eficiencia productiva. Todos los activos de la empresa son utilizados y no
se dispone de recursos (activos inmovilizados o circulantes) ociosos.

2.7.- Inversin, mantenimiento y gestin del equipo productivo

En este punto la atencin se centra en la auditoria de la gestin de equipos (materiales,
instalaciones e inversiones).

3.7.1. La inversin

Pregunta 15: Es posible definir las grandes lneas de la poltica de inversin a lo largo de
los tres ltimos aos?
a) No ha habido inversin en los ltimos tres aos.
b) Se ha seguido una poltica de sustitucin y refuerzo potencial, de manera la renovacin
de las instalaciones satisface los objetivos de la produccin, en cuanto a volumen de
produccin y reduccin de costes.
c) En relacin a las inversiones realizadas es posible precisar y cuantificar los diferentes
tipos de objetivos en trminos de mejora de la calidad, reduccin de plazos de entrega y
cuellos de botella.
2.7.2. Mantenimiento y gestin del equipo productivo
Pregunta 16: En relacin a la gestin de equipos qu opcin define mejor su situacin?

a) No existe una poltica de mantenimiento de las instalaciones y las inversiones, aunque

quizs sera interesante.
b) Existe un mantenimiento preventivo por mquina. Las tareas de mantenimiento se
realizan por personal especializado (interno o subcontratado).
c) El mantenimiento de las mquinas es esencial. Existen estadsticas de averas por
mquinas o por categoras de causas, anotando en una ficha las intervenciones (naturaleza y
fecha). Hay un plan de formacin de los operarios para que puedan realizar operaciones de
mantenimiento bsico. Slo las grandes reparaciones se realizan por especialistas o
empresas subcontratadas.
2.8.- Organizacin, orden, limpieza estandarizada y disciplina

Pregunta 17: Despus de intentar visualizar la planta de produccin qu opcin escoge?

a) Porqu limpiar si todo se ensucia de nuevo? En la planta se acepta la suciedad como
condicin inevitable de las distintas estaciones de trabajo.
b) Los trabajadores de produccin asumen que su trabajo es hacer cosas, no organizarlas o
limpiarlas. En algunas reas de trabajo, la organizacin, el orden y la limpieza son las
primeras cosas que se dejan de lado cuando hay mucho trabajo de produccin. La
explicacin es que estamos demasiado atareados para ocuparnos de eso.
c) La organizacin, el orden, la limpieza, la limpieza estandarizada y la disciplina han sido
el punto de partida para las actividades de mejora que aseguran la competitividad y la
supervivencia futura de la empresa. Se considera que las rutinas que mantienen la
organizacin, el orden y la limpieza son esenciales para un flujo de actividades eficiente y
fluido. Los beneficios obtenidos incluyen lugares de trabajo ms gratos, mayor satisfaccin
en el trabajo, la posibilidad de un control visual y una oportunidad para aportar ideas
creativas sobre el modo de hacer las cosas.

El primer paso en la produccin debe ser la seguridad, porque si se ignora sta, la

produccin pasa a ser ineficiente. El rol de la seguridad es la prevencin de accidentes
fijando reglas de cumplimiento riguroso, estandarizando operaciones y manteniendo
apropiadamente las instalaciones. La seguridad afecta tanto a la proteccin de bienes como
de personas contra los diferentes tipos de riesgos colectivos o individuales que existen
(incendio, contaminacin, rotura de mquina, accidentes de trabajo).
La naturaleza de la actividad implica, segn el caso, mayores o menores riesgos y
reglamentaciones diferentes. Una idea importante es construir la seguridad en la misma
fbrica, en cada proceso, mquina y actividad, de forma que no puedan ocurrir accidentes.

Pregunta 18: Existen consignas conocidas por los empleados de higiene y seguridad
propias de la empresa?
a) No todos los operarios conocen las consignas de higiene y seguridad propias de la
empresa, porque los estndares de seguridad son poco seguidos.
b) Las medidas de higiene y seguridad estn poco desarrolladas. Por ejemplo, no existe un
plan de evacuacin en caso de siniestro, ni un control de los niveles de ruido, aunque
paneles de sealizacin y un plan de localizacin de los elementos de seguridad (como por
ejemplo, los extintores).
c) Existe un control de utilizacin de materiales y equipos individuales de seguridad y
proteccin contra accidentes de trabajo (ropa, guantes, cascos, gafas, calzados, etc.). Hay
un plan desarrollado de evacuacin.

2.9.- Gestin de los recursos humanos y produccin

Pregunta 19: Cul es el posicionamiento en relacin a las tcnicas de motivacin del
personal?
a) El personal evita la responsabilidad y en general tiene poca ambicin y por tanto ha de
ser obligado, controlado e incentivado econmicamente. Es por todo esto que existe un
programa de primas o alguna vez se ha pensado en implantarlo. No se ha pensado en la
formacin de los empleados.
b) Existe la conviccin de que el personal no tiene una aversin natural al trabajo, sino que
son personas responsables y creativas, la cual cosa comporta un estilo de direccin
eminentemente participativo. Sin embargo, no se ha implantado ninguna metodologa para
materializar esta idea, que haya tenido xito a largo plazo (ms de dos aos). Se realizan
acciones de formacin puntuales.
c) Existe implantado alguno de los elementos siguientes: un cierto grado de polivalencia del
personal, un programa de sugerencias o mejoras (con participacin del personal) o la
implantacin de grupos de mejoras. Existen planes de formacin continua, para todos los
empleados, personalizados y orientados a las carreras profesionales, a los grupos de gestin
y de mejora y a los requerimientos cambiantes del entorno. Visin de la empresa como un
conjunto de gente de calidad.