Manualexcelreitoria - Tiago Fernandes

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Tiago&Fernandes&
2012&
Manual Prtico Microsoft Excel 2007
2|Pgina
INDICE
APRESENTAO ............................................................................................................................... 6
AMBIENTE DE TRABALHO ................................................................................................................ 7
A folha de clculo ......................................................................................................................... 7
O ambiente de trabalho do Excel ................................................................................................. 8
Os frisos do Excel .......................................................................................................................... 9
- Separador Base....................................................................................................................... 9
- Separador Inserir .................................................................................................................... 9
- Separador Esquema de Pgina ............................................................................................. 10
- Separador Frmulas ............................................................................................................. 10
- Separador Dados .................................................................................................................. 10
- Separador Rever ................................................................................................................... 10
- Separador Ver....................................................................................................................... 10
- Separador Programador ....................................................................................................... 11
Usar as funcionalidades do friso................................................................................................. 11
O BOTO DO OFFICE ...................................................................................................................... 12
Comando Novo ........................................................................................................................... 13
Comando Abrir ........................................................................................................................... 13
Comando Guardar ...................................................................................................................... 13
Comando Guardar Como ............................................................................................................ 14
Comando Imprimir ..................................................................................................................... 14
Comando Preparar ..................................................................................................................... 15
Comando Enviar ......................................................................................................................... 15
Comando Publicar ...................................................................................................................... 16
Comando Fechar......................................................................................................................... 16
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido ................................................................................... 17
Barras de ferramentas flutuantes .............................................................................................. 17
OUTROS COMANDOS E OPES ................................................................................................... 18
Ajuda........................................................................................................................................... 18
Comando Zoom .......................................................................................................................... 19
Barra de Estado .......................................................................................................................... 20
PERSONALIZAO DO EXCEL ......................................................................................................... 20
Opes do Excel - Popular .......................................................................................................... 21
Pgina |3
Opes do Excel - Frmulas ....................................................................................................... 22

Opes do Excel - Guardar ......................................................................................................... 22
Opes do Excel - Personalizar .................................................................................................. 23
OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO ....................................................................................... 24
Criar um documento novo ......................................................................................................... 24
Abrir um documento preexistente ............................................................................................ 26
Abrir mltiplos documentos ...................................................................................................... 27
Guardar um documento ............................................................................................................ 28
Fechar o documento .................................................................................................................. 29
Visualizao de documento ....................................................................................................... 29
CONCEITOS BSICOS ..................................................................................................................... 31
Trabalhar com folhas ................................................................................................................. 31
- Alterar o nome ..................................................................................................................... 31
- Inserir folha .......................................................................................................................... 32
- Mover ou Copiar .................................................................................................................. 33
Colunas, linhas e clulas ............................................................................................................ 34
Movimentao com o rato ........................................................................................................ 35
Seleccionar, cortar, copiar e colar ............................................................................................. 37
Inserir e apagar linhas e colunas ................................................................................................ 39
INTRODUO DE DADOS .............................................................................................................. 41
Tipos de dados ........................................................................................................................... 41
- Numricos ............................................................................................................................ 41
- Texto .................................................................................................................................... 41
- Datas e horas ....................................................................................................................... 41
- Frmulas .............................................................................................................................. 41
Introduo de dados .................................................................................................................. 41
Introduo de dados num conjunto de clulas ......................................................................... 42
Introduo de sries de dados dados repetidos ..................................................................... 43
Introduo de sries de dados sequncias numricas ........................................................... 44
Introduo de sries de dados sequncias de datas .............................................................. 45
Edio de dados numa clula..................................................................................................... 46
Formatao de clulas Dimenses.......................................................................................... 47
Formatao de clulas Cores e Limites ................................................................................... 49
4|Pgina
Formatao de clulas Dados .................................................................................................. 50

CLCULOS ....................................................................................................................................... 53
Fazer contas ................................................................................................................................ 53
Frmulas com operadores bsicos ............................................................................................. 53
Frmulas com funes ............................................................................................................... 54
Funes mais usadas .................................................................................................................. 58
Mdia.......................................................................................................................................... 58
Mediana (Med) ........................................................................................................................... 58
Moda .......................................................................................................................................... 59
Contar, Contar.Val e Contar.Vazio.............................................................................................. 59
Mximo e Mnimo ...................................................................................................................... 60
Correco de erros ..................................................................................................................... 60
O EXCEL COMO BASE DE DADOS ................................................................................................... 61
GRFICOS ....................................................................................................................................... 63
Grficos de Barras ...................................................................................................................... 63
Grficos Circulares ...................................................................................................................... 64
Copiar um grfico ....................................................................................................................... 65
IMPRESSO .................................................................................................................................... 67
Imprimir ...................................................................................................................................... 67
Impresso rpida ........................................................................................................................ 68
Pr-visualizar .............................................................................................................................. 68
Definir rea de impresso .......................................................................................................... 69
NOTAS ............................................................................................................................................ 71
Pgina |5
APRESENTAO
O Excel 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft Office System de 2007,
que sucede ao Office 2003.
Relativamente verso anterior (Excel 203), o novo programa introduz inmeras altera-
es, a maioria das quais so ao nvel da facilidade de utilizao. O produto mais fcil
de usar, atravs de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus
por um friso (ribbon, em ingls) que agrupa os comandos principais que so necess-
rios de acordo com o que estejamos a fazer na altura.
Contudo, se esta nova interface mais fcil de usar, sobretudo para quem no conhece
o Excel, ela requer alguma habituao para os utilizadores que j estavam familiarizados
com as verses anteriores.
Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migra-

o dos utilizadores de verses anteriores do Office e neste caso concreto, do Excel
para a verso 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma.
Face ao manual da verso anterior do programa, so ainda abordadas novas facetas do

Excel, como o caso da criao de listas de contactos ordenveis. Alm disso, dedica-
da especial ateno criao de vrios tipos de grficos, bem como a diferentes aspec-
tos da impresso que, dadas as caractersticas especficas das folhas de clculo, requer
algum cuidado.
6|Pgina
AMBIENTE DE TRABALHO
A folha de clculo
O conceito original da folha de clculo para computadores pessoais foi popularizado nos
anos 80 do sculo XX com programas como o Visicalc (apresentado originalmente em
1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3.
Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilizao
que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mnimo de
conhecimentos informticos.
A metfora da folha de clculo electrnica do Excel ou de qualquer outro programa do

mesmo gnero a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial,
pois no s podemos nela introduzir valores como possvel, como veremos mais adian-
te, fazer automaticamente clculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou
impraticveis de realizar.
A quadrcula virtual da folha e clculo electrnica consiste numa srie de clulas que
so fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 at 1 048 576, e de colu-
nas verticais, com denominaes de A at XFD, num total de 17 179 869 184 clulas, que
podem conter nmeros, datas, texto e/ou frmulas e funes. Relativamente ao Excel
2003, estes valores representam um aumento de 1500% no nmero de linhas e de
6300% no nmero de colunas.
Alm da realizao de clculos, as folhas de Excel podem tambm ser usadas como
bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.
Um poderoso mdulo de gerao de grficos possibilita a apresentao e anlise de

dados de forma visual. Os grficos produzidos pelo Excel podem ser usados na prpria
folha de clculo, exportados para outras aplicaes (como o Word) ou at gravados
como imagens.
Pgina |7
O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de
clculo). A predefinio do programa a de criar automaticamente trs folhas em bran-
co por cada livro novo.
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1. Barra de ttulo 11. Separadores de folhas

2. Friso (agrupa as antigas barras de 12. Boto de macros
menus e barra de ferramentas) 13. Modo de visualizao normal
3. Boto do Office 14. Modo de esquema de pgina
4. Barra de ferramentas de acesso rpido 15. Pr-visualizao de quebras de pgi-
5. Boto de acesso Ajuda nas
6. Ponto de insero 16. Cursor de ampliao/reduo da
7. Barra de frmulas pgina visvel
8. Caixa de nome 17. Pgina anterior
9. Ttulo de linhas (1, 2, 3, ) e colunas 18. Pgina seguinte
(A, B, C, ) 19. Comando de diviso do documento
10. Barra de deslocao vertical
8|Pgina
Os frisos do Excel
Nas principais aplicaes do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo
paradigma de interface grfica, reunindo numa s ferramenta, designada friso, o que
anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar,
etc.) e a barra de ferramentas (com cones de acesso rpido a funes).
Alm de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e cones de diferentes
tamanhos, de acordo com a sua importncia. O programa detecta automaticamente o
que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respec-
tivo.
Tal como o Word, h sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que
pode ser activado a partir das opes de personalizao e que se destina a pessoas que
criem macros (conjunto de instrues complexas) com o Excel. Sempre que possvel, os
frisos usados nas diversas aplicaes do Office retm os mesmos nomes e as mesmas
posies relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e
Esquema de Pgina so os trs primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever,
Ver e Programador so os trs ltimos.
As alteraes, necessrias para as funcionalidades especficas de cada programa, surgem
no friso Frmulas (que substitui Referncias no Word) e Dados (Mailings no Word).
A exibio de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre
o separador respectivo.
- Separador Base
Este o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a
introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatao bsica:
tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de nmeros (data, divisa, ), etc.
- Separador Inserir
Separador referente aos comandos de insero de tabelas, imagens, grficos, hiperliga-

es, etc.
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- Separador Esquema de Pgina
Contm comandos relacionados com a formatao do documento, incluindo margens,

dimenses da folha, espaamento, etc.
- Separador Frmulas
Este separador agrupa comandos e funes relativos s funes e s frmulas do Excel.
- Separador Dados
H um separador especfico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade mui-
to interessante do programa que frequentemente descurada.
- Separador Rever
Para quem usa funes de reviso de documentos no Excel, existe um separador espec-
fico, onde esto tambm agrupados os comandos de correco ortogrfica e gesto de
comentrios e alteraes.
- Separador Ver
O ltimo separador predefinido, chama-se Ver e agrupa as funcionalidades relativas

visualizao do documento.
10 | P g i n a
- Separador Programador
Um separador adicional, pode ser activado a partir do menu de configurao, e agrupa

funcionalidades relacionadas com a criao e gesto de macros.
Usar as funcionalidades do friso

O friso, qualquer que seja o separador que esteja activo, est dividido em seces que
agrupam funcionalidades semelhantes de forma lgica, para facilitar o seu acesso.
Cada uma destas seces tem um nome, inscrito numa barra, na sua base. Nalguns
casos, do lado direito dessa barra existe uma pequena rea que podes ser clicada de
forma a expandir a funcionalidade.
Se passar o cursor do rato por essa

rea (sem clicar), surgir um dilogo
que lhe mostra o que ir acontecer
ser caso clique.
Neste exemplo, se clicar na barra do
grupo Tipo de Letra, surgir o dilo-
go (semelhante ao do Excel 2003)
que lhe permite formatar o tipo de
letra.
P g i n a | 11
O BOTO DO OFFICE
Do lado esquerdo do friso do Excel, est um boto de forma circular com o smbolo do
Office.
neste que se agrupam muitas funcionalidades que antes sem encon-
travam no menu Ficheiro do Word 2003, tais como Abrir, Guardar,
Imprimir, etc. Experimente passar com o cursor do rato sobre o boto,
mas em clicar.
Agora, clique no
boto para aceder
funcionalidade.
As trs primeiras opes (Novo, Abrir e Guardar) e a ltima (Fechar) so directas; as

restantes, que tm uma pequena seta (tringulo) frente, tm subopes.
12 | P g i n a
Comando Novo
Comando Abrir
Comando Guardar
P g i n a | 13
Comando Guardar Como

O dilogo Guardar Como
exibe opes adicionais, do
lado direito. Pode clicar
directamente no boto
Guardar Como (ou a tecla
F12) para abrir o dilogo
standard de gravao.
Pode tambm escolher logo uma das opes do lado

direito, que so as mais usadas.
Comando Imprimir
O comando Imprimir pode
ser usado directamente ou
pressionando simultanea-
mente em Ctrl+P, o que far
surgir o dilogo standard de
impresso o formato varia
ligeiramente consoante a
sua impressora.
Pode tambm escolher, do lado direito, uma das opes relacionadas com a impresso,
nomeadamente impresso rpida (ou seja, directa para a impressora, sem nenhum di-
logo adicional) e pr-visualizao da pgina a imprimir.
14 | P g i n a
Comando Preparar
O comando Preparar rene
funcionalidades relaciona-
das com as propriedades
do documento (autor, ttu-
lo, etc.) e possibilidades de
proteco, entre outras.
Comando Enviar
O comando Enviar destina-
se a enviar o seu documen-
to para outra pessoa atra-
vs de correio electrnico
ou fax neste caso, atravs
de um servio de fax da
internet.
P g i n a | 15
Comando Publicar
Este comando especial-
mente til para utilizadores
empresariais que possuam
servidores ou outras reas
partilhadas onde os seus
documentos possam ser
usados por mais do que
uma pessoa.
Comando Fechar
O comando Fechar man-
tm o Excel aberto, mas
fecha o documento activo.
16 | P g i n a
Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Ao lado do boto do Office e
por cima do friso, existe uma
rea chamada Barra de Ferra-
mentas de Acesso Rpido, cuja
predefinio inclui trs cones
mas que pode ser personaliza-
da com mais alguns.
Os cones predefinidos (assinalados com
so trs (Guardar, Anular e Refazer).
Se clicarmos na pequena seta do lado direito
desta barra, temos uma lista de outros coman-
dos que podemos colocar nesse espao. Aqui
vamos colocar a opo Pr-visualizar, que ser
visualizada com o cone de um documento com
uma lupa.
Barras de ferramentas flutuantes

O Excel 2007 inclui um sistema de barras flutuantes, que surgem no texto sempre que
necessitamos realizar determinadas funes, nomeadamente no mbito da formatao.
Contudo, so pouco teis no Excel, pois esta no uma aplicao vocacionada para tex-
to, mas sim para nmeros.
Por exemplo, se fizer um duplo clique sobre
uma palavra numa clula, surgir imediata-
mente uma barra flutuante com comandos
bsicos de formatao.
Se alm disso, clicar na palavra com o boto

direito do rato, surgir um segundo menu
flutuante, com opes adicionais em contex-
to.
P g i n a | 17
OUTROS COMANDOS E OPES

H mais botes de acesso directo a comandos espalhados pela interface principal.
Ajuda
Clique no boto de ajuda no canto superior
direito da janela do Excel (ou na tecla F1)
para activar a ajuda.
O sistema de ajuda surge atravs de

uma caixa de dilogo.
Esta caixa surge por cima do documento

(em primeiro plano) que est a escrever
mas, logo que clique numa rea qual-
quer do documento, ficar em segundo
plano, por baixo da janela do Excel.
Se quiser que fique sempre visvel, cli-

que no cone do alfinete verde.
Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de aju-

da que fazem parte do programa, como ir procurar informao adicional online, no site
da Microsoft.
Se no quiser
que o progra-
ma aceda
Internet para este efeito, dever clicar no
canto inferior direito do dilogo e configurar
a opo pretendida.
18 | P g i n a
O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto.
Algumas caixas de dilogo, como esta, tm mesmo uma hiperligao para ajuda espec-
fica da uno escolhida (SOMA, neste caso).
Caso clique simplesmente em F1 quando est a realizar uma funo qualquer ou quando
tem uma caixa de dilogo aberta, o texto exibido ser relacionado com o que est a
fazer no momento mas poder ser menos especfico do que quando existe uma hiper-
ligao como no exemplo anterior (surgir a ajuda relativa a Inserir funo, neste caso).
Comando Zoom
O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento

janela do Excel. Pode clicar e arrastar o cursor central para ajustar dinamicamente o
tamanho da pgina ou pode clicar nos sinais (+) e (-) de cada um dos lados, de forma a
aumentar ou diminuir o tamanho da pgina em incrementos de 10%. Isto pode ser til
quando tiver uma folha de clculo muito grande e necessitar de ter uma viso geral do
seu contedo.
P g i n a | 19
Barra de Estado
A barra inferior da moldura da janela do Excel conhecida como Barra de Estado, uma
vez que exibe algumas informaes sobre o estado do documento e do programa.
No Excel 2007, esta barra passou a ter mais funcionalidades. Alm disso, agora perso-
nalizvel, sendo possvel colocar ou retirar informao e/ou funcionalidades.
Se pretende alterar a Barra de Estado, clique nela com o boto direito do rato.
PERSONALIZAO DO EXCEL
Como no h duas pessoas que utilizem o Excel da mesma forma, dever personalizar o
programa de acordo com a sua forma de trabalhar.
Neste captulo vamos conhecer as opes de personalizao mais importantes.
1. Clique no Boto do
Office
2. Escolha Opes do
Excel.
20 | P g i n a
Opes do Excel - Popular
O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personaliza-

o mais usadas.
Algumas das opes

teis neste grupo
incluem a possibili-
dade de activar o
separador Progra-
mador do friso do
Excel.
Outra opo proporciona a possibilidade de alterar o esquema de cores do Excel, cuja

predefinio azul, mas que poder mudar para prateado ou preto.
P g i n a | 21
Opes do Excel - Frmulas

As opes de Frmulas so especialmente importantes porque afectam toda a forma
como o Excel realiza os clculos. Contudo, a menos que saiba exactamente o que est a
fazer ou tenha alguma necessidade especfica, dever evitar alterar os valores predefi-
nidos, os quais devero ser os mais adequados maioria das situaes.
Para aceder s opes

deste grupo, escolha
Frmulas do lado
esquerdo do dilogo
Opes do Excel - Guardar

Outro conjunto de opes importante Guardar. Isto porque o Excel 2007 usa como
predefinio um formato de ficheiro novo, com extenso .xlsx. Se pretende que o
Excel 2007 continue a usar o formato .xls antigo (usado pelas vrias verses at
2003), dever configurar essa opo neste grupo.
22 | P g i n a
Opes do Excel - Personalizar

Apesar do friso no poder ser personalizado, a barra de ferramentas de acesso rpido
pode. Escolha o grupo Personalizar nas opes do Excel.
Para adicionar comandos, basta clicar na opo pretendida do lado esquerdo e clicar em
Adicionar.
P g i n a | 23
OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO
Criar um documento novo

Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o programa, uma vez
que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento novo, vazio.
No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode conter uma
ou mais folhas de clculo.
A predefinio quando se cria um documento novo de um Livro com trs folhas de
clculo Folha1, Folha2 e Folha3.
Se j tem o Excel aberto e

pretende criar um novo
documento, quer j tenha
aberto um o no, clique
no boto do Office e
escolha Novo.
24 | P g i n a
Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o tipo de
documento a criar.
A predefinio um docu-
mento em branco, mas pode
escolher de entre dezenas
de modelos alguns fora
instalados juntamente com
o Excel.
Pode encontrar documentos

adicionais online, no site da
Microsoft.
P g i n a | 25
Abrir um documento preexistente

Para abrir um documento
que j tenha sido criado,
clique no boto do Office.
Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o mais certo
que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de Documentos Recentes.
Escolha o que pretende e

clique com o boto
esquerdo do rato.
Caso o documento que

pretende no se encontre
na lista, clique em Abrir e
procure-o atravs da caixa
de dilogo standard.
Procure o documento
pretendido e faa duplo
clique sobre o cone que
o representa.
26 | P g i n a
Abrir mltiplos documentos

Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos mais do que
um livro o total teoricamente limitado apenas pela capacidade de memoria e de
processamento do seu computador.
Se quiser ter mais do que um livro aberto, s tem de repetir o processo descrito ante-
riormente. Para facilitar a visualizao dos documentos abertos, deve seleccionar o
separador Ver do friso do Excel.
Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o

documento pretendido da lista de documentos abertos.
Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mes-

mo tempo.
Para isso clique em Dispor Todas.
Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que

lhe permite decidir como pretende visualizar os
diferentes documentos. Escolha a opo preten-
dida e clique em OK.
P g i n a | 27
Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser
gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento gerado um ficheiro que gravado
no disco para que possa recuper-lo mais tarde.
Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione

simultaneamente as teclas Ctrl+G.
O Comando Guardar limita-se a gravar o

seu documento no disco, no formato e
com o nome que j lhe atribuiu. Contudo,
se a primeira vez que vai gravar o fichei-
ro desde que o criou, surgir um dilogo
de gravao mais completo, igual ao que
surgiria caso escolhesse a opo Guardar
Como e que lhe permite escolher o for-
mato do ficheiro a gravar, bem como o
local no disco onde o pretende colocar.
Escolha a localizao.
Escolha o formato, (caso no queira guardar no formato
predefinido .xlsx).
Para finalizar, clique em OK.
28 | P g i n a
Fechar o documento
Se quiser fechar o documento activo, mas no o Excel, dever clicar no boto do Office e
seleccionar Fechar.
Caso no tenha realizado

uma operao de Guardar,
depois das ltimas altera-
es, ter a oportunidade de
o fazer antes de o documen-
to ser definitivamente
fechado.
Visualizao de documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais importante quanto
ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quan-
tidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o forma-
to de uma pgina A4.
Isto coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de os
imprimir, como veremos mais adiante.
Uma forma simples de visualizar o que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de
clulas e depois escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver.
Esta opo pode ser usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como
para reduzir um grande conjunto de clulas.
Comece por seleccionar o conjunto de clulas pretendido com o rato, clicando no vrti-
ce do quadrado ou rectngulo imaginrio que pretende visualizar e arrastando o rato,
sem o soltar, at ao ponto pretendido.
Assim:
As clulas seleccionadas ficam de uma

tonalidade diferente. Depois de largar
o boto esquerdo rato, pode aplicar
qualquer operao de formatao, ou
neste caso em especial de Zoom.
P g i n a | 29
Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleco.
O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do

Excel.
Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto de clulas,
de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de trabalho.
30 | P g i n a
CONCEITOS BSICOS
Trabalhar com folhas

Como j vimos anteriormente, cada ficheiro um Livro e cada Livro tem vrias
Folhas. Estas Folhas so a rea de trabalho do Excel propriamente dita.
Na barra inferior da rea de trabalho do Excel poder verificar quais as folhas que se
encontram no seu livro. A predefinio de trs folhas com os nomes Folha1, Folha2 e
Folha3.
Pode clicar no separador referente a cada uma delas, de forma a coloc-las em primeiro
plano. Pode igualmente alterar a ordem da sua exibio, bastando para tal clicar num
dos separadores e, sem largar o boto esquerdo do rato, arrast-la para outra posio.
- Alterar o nome
Outras operaes possveis incluem alterar o nome de cada folha, de forma a tornar
imediatamente perceptvel o seu contedo.
Para isso basta clicar com o

boto direito do rato sobre o
separador que quer alterar o
nome e escolher a opo
Mudar o nome.
P g i n a | 31
- Inserir folha
Pode tambm inserir uma folha nova num livro preexistente
Para isso, clique com o boto direito do rato sobre os separadores das folhas (qualquer
separador) e escolha a opo Inserir
Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.
Para inserir a nova folha, clique em OK.
32 | P g i n a
- Mover ou Copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite, por exemplo,
copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para um livro preexistente.
Assim, da mesma forma, clique com o boto direito do rato sobre a folha que pretende
mover ou copiar e escolha a opo Mover ou copiar
Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe per-

mite decidir onde colocar a folha pretendida.
Se pretende copiar em vez de mover,

basta seleccionar a opo Criar uma
cpia.
Se pretender copiar ou mover a folha

para um novo ficheiro (ou seja, um novo
livro), dever seleccionar essa opo no
menu deslizante e escolher a opo
(novo livro).
Clique em OK para terminar.
P g i n a | 33
Colunas, linhas e clulas

Como j vimos, a rea de trabalho de uma folha de clculo (do Excel ou qualquer outra)
uma quadrcula formada pela intercepo de linhas com designaes numricas (do
lado esquerdo) e de colunas designadas por letras (no topo da folha).
A intercepo de uma coluna com uma clula chama-se clula. As clulas so designa-
das pela conjugao do nome da coluna com o nome da clula.
Numa folha com milhares de clulas poder ser

difcil encontrar aquela que pretende. Para isso o
Excel possui uma caixa de nome, onde pode digitar
directamente a clula para onde pretende ir (segui-
do de Enter)
Por exemplo, a clula fruto da intercepo da colu-

na B com a linha 3 ser chamada B3.
34 | P g i n a
Movimentao com o rato

Se usar o rato, o ideal um dos que t uma rodinha no topo, que tanto
pode ser rodada como clicada (equivalente ao terceiro boto do rato).
Note que o deslocamento com o rato aplica-se normalmente rea de

trabalho e no ao ponto de insero, que fica onde estava.
Todos os programas que fazem parte do Office suportam ratos de trs

botes e com rodas. A roda pode ser usada para fazer correr o texto para cima e para
baixo na janela do documento.
Pode tambm ser usada da seguinte forma: clique na roda; espere que surja no ecr o
smbolo de deslocamento e, sem voltar a clicar, limite-se a movimentar o rato na
vertical sobre a superfcie em que est assente, o que far deslocar o texto a uma velo-
cidade maior ou menor.
Este mtodo funciona quer no deslocamento vertical, quer no deslocamento horizontal.
P g i n a | 35
O rato pode tambm ser usado para se deslocar dentro do docu-

mento usando a Barra de Deslocamento lateral direita.
Clique e arraste para cima e para baixo o marcador de posio para fazer
deslocar o texto na janela do ecr de forma directamente proporcional ao
seu movimento.
Pode clicar tambm no espao imediatamente acima

ou abaixo do marcador de posio, para deslocar o
texto para cima ou para baixo uma pgina de cada vez.
Pode escolher o avano directo

para outras posies se clicar no
marcador com o boto direito do
rato e escolher uma das opes.
Depois de se deslocar para o ponto da folha de clculo que pretende, basta clicar sobre
uma clula para que o ponto de insero de dados passe a ser essa clula.
Note como ao introduzir dados

numa clula, eles surgem tam-
bm na Caixa de frmulas (uma
rea situada entre o friso do
Excel e as colunas.
36 | P g i n a
Seleccionar, cortar, copiar e colar

No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so bastante mais
flexveis do que no Word, por exemplo.
Quando pretende copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse
que foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula, precisamos
saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a frmula? E, como as clu-
las podem ter comentrios anexados, pretendemos tambm copi-los? Ou, melhor ain-
da, pretendemos copiar uma linha inteira, essa linha, ao ficar numa outra posio da
folha, deve empurrar a linha de destino para cima ou para baixo?
Apesar de tudo isto parecer complicado, o Excel inclui opes que nos permitem fazer
as melhores escolhas a cada momento.
A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de uma folha de clculo
funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros elementos num documento de
texto, por exemplo.
Isto , tudo o que aprendeu sobre clicar, arrastar o

rato e soltar, para seleccionar uma rea num texto,
aplica-se igualmente numa folha de clculo: clique
numa clula e, sem largar o rato, arraste-o na hori-
zontal e na vertical, de forma a seleccionar a rea
que pretende.
E o mesmo acontece quando pretendemos selec-

cionar clulas que no so contguas basta, ao
realizarmos as seleces com o rato, clicar simulta-
neamente na tecla Ctrl do teclado.
Neste exemplo, seleccionmos apenas as clulas de
B5 at D5 e de B8 at D8. Note como nas rguas de
designao das linhas e colunas h uma mudana
de cor para ajudar a visualizar as clulas selecciona-
das.
Depois de seleccionadas as clulas pretendidas,
podemos copi-las para qualquer outra zona da
mesma folha de clculo ou at para outra folha do
mesmo livro ou noutro qualquer.
Pode usar as teclas convencionais para copiar
(Ctrl+C), cortar (Ctrl+X) e colar (Ctrl+V) ou recorrer
ao menu de contexto com o boto direito do rato.
Este ltimo prefervel no caso de pretender o
comando Colar especial
P g i n a | 37
Ao seleccionar um conjunto de clulas, e depois

de escolher a opo Copiar, surge de imediato
um rebordo tracejado em movimento que indica
claramente qual a rea a copiar.
Para inserir os
dados copiados,
clique com o
boto direito do
rato, na clula de
destino e escolha
a opo Colar.
Uma vez que as clulas podem conter mais do que ape-

nas dados simples, o comando Colar Especial permite-nos
escolher exactamente o que pretendemos colar.
Neste caso, vamos copiar uma clula que

contm uma frmula. Isto , o valor que
est exibido no foi colocado manualmen-
te, mas sim atravs de uma frmula (neste
caso uma simples soma dos valores das
clulas imediatamente acima.
Clicando com o boto direito do rato na

clula de destino, e escolhendo a opo
Colar Especial surge uma caixa de dilogo
que nos permite escolher o que queremos
colar.
38 | P g i n a
Inserir e apagar linhas e colunas

Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j tenhamos introdu-
zido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge sobretudo para a introduo de
linhas e/ou colunas suplementares no meio de outras j existentes algo que no fcil
num papel quadriculado, mas que muito simples no Excel.
1. Para introduzir uma linha no meio

de valores j introduzidos, comece
por clicar no nmero da linha, do
lado esquerdo da folha. A nova
linha ser inserida acima da linha
seleccionada. Ou seja, a nova linha
vai assumir a mesma numerao da
linha seleccionada e todos os valo-
res descem uma posio
2. Depois, clique com o boto direito do rato,

e escolha a opo Inserir.
O resultado uma linha nova que, contu-

do, no altera os resultados anteriores,
como pode verificar pelos valores totais.
Muito embora estas clulas de totais
tenham frmulas com referncias a deter-
minadas clulas, e estas tenham mudado
de posio, o Excel muda as frmulas
automaticamente, evitando assim uma
alterao dos resultados.
P g i n a | 39
O mesmo processo vlido para as colunas:
1. Clique na letra correspondente coluna,

seleccionando assim toda a coluna. A nova
coluna vai aparecer esquerda da coluna
seleccionada.
2. Clique com o boto direito do rato e escolha

a opo Inserir.
Uma vez mais temos a

nova coluna entre duas,
sem que os valores pr-
existentes se tenham
alterado.
Para apagar linhas ou colunas o processo

semelhante, apenas ter de escolher a
opo Eliminar.
40 | P g i n a
INTRODUO DE DADOS
Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas. H quatro
tipos de dados numa folha de Excel:
- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos directamente
pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de frmulas.
- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o Excel os
trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no reconhea e trate
como dados numricos assumido como texto.
- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que so reco-
nhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser formatados de forma a
serem automaticamente actualizados de acordo com a data real.
- Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas que realizamos
clculos.
Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com o rato ou
teclado e tecle os valores pretendidos.
Os valores introduzidos na clula

surgem tambm na Barra de frmu-
las e vice-versa, o que permite
introduzir os valores a partir de
qualquer destes pontos.
Uma vez introduzido o valor pre-

tendido, basta mudar o cursor para
outro local, clicando noutra clula
ou saltar de clula usando as
teclas direccionais do seu teclado.
P g i n a | 41
Introduo de dados num conjunto de clulas

Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de clulas,
sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as clulas pretendidas,
introduzir o valor numa delas e concluir pressionando em Ctrl+Enter.
Comece por seleccionar as clulas com o rato,

tendo em ateno que a clula onde o valor ir
ser introduzido a que fica no canto superior
esquerdo da seleco.
Sem clicar em mais lado nenhum (casos contr-

rio a seleco deixa de estar activa) introduza
os valores numricos pretendidos.
Uma vez introduzidos os valores, carregue

simultaneamente nas teclas Ctrl+Enter.
42 | P g i n a
Introduo de sries de dados dados repetidos

Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula contgua clula
de partida isto , clulas que se estendem para cima, para baixo ou para cada um dos
lados da clula seleccionada
O Excel facilita esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.
Introduza o valor pretendido numa clula sua

escolha.
Posicione o cursor no
canto inferior direito da
clula, de modo a que o
cursor se transforme
numa cruz.
Arraste o cursor para os lados, para cima ou

para baixo de forma preencher as clulas com o
mesmo valor.
Note como surge um filete cinzento em torno

das clulas afectadas pela sua seleco ou
mesmo tempo que uma pequena caixa indica
qual o valor que vai ser introduzido.
P g i n a | 43
Introduo de sries de dados sequncias numricas

O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher sequncias. Neste
caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a determinar qual o intervalo numri-
co entre as duas clulas e aplicar essa sequncia.
Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas contguas (neste caso, 123
e 124).
Clique no canto inferior direito do limite das clulas selec-

cionadas e arraste at posio pretendida.
Note como a pequena caixa indica

automaticamente o valor que vai ser
preenchido medida que movimenta o
cursor (130 neste caso, visto que arras-
tou 6 clulas para um valor de origem
de 124).
Pode fazer variar o intervalo numrico entre as

duas primeiras clulas, deforma a que a
sequncia a criar reflicta esses valores.
Por exemplo, se
houver um inter-
valo de dois valores entre a primeira e a segunda clula, a
sequncia a criar ser de dois em dois.
Note como a caixa indica que o valor final a introduzir ser

de 137, em resultado de um arrastamento de 6 clulas
numa sequncia de dois em dois.
44 | P g i n a
Introduo de sries de dados sequncias de datas

Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro tipo de
dados, como o caso de datas.
Comece por introduzir uma data qualquer (10-12-2000, neste exemplo)
As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das vantagens que
pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do ano (2000), e o Excel ir fazer
variar apenas esse valor na sequncia.
No caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar tambm o

ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos:
Houve uma variao do

ms que foi obrigar a
uma mudana de ano
Aqui s houve uma varia-

o do ano
P g i n a | 45
Edio de dados numa clula

Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os alterar.
Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta seleccionar a clula
com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-os como se a clula se encon-
trasse vazia.
Carregar na Barra de espaos, na tecla
Backspace ou na tecla Delete tem o mesmo
efeito.
Antes de introduzir o novo valor, pode car-
regar na tecla Esc para voltar ao valor ante-
rior.
De qualquer forma, possvel usar os comandos Anular/Refazer para voltar ao ponto de

partida.
Se o que pretende apenas alterar um valor j introduzido, mas em apagar o que l se

encontra, dever clicar duas vezes sobre a clula que quer alterar ou, em alternativa,
pressionar a tecla F2 depois de seleccionada a clula,
46 | P g i n a
Formatao de clulas Dimenses

Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no espao
predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se tratava de um valor
numrico, o facto era indicado atravs da exibio de sinais de cardinal #.
No Excel 2007 isto s acontece quando fora-

mos uma formatao muito estreita de uma
coluna, afectando assim a clula correspon-
dente.
Ao contrrio, o Excel altera automaticamente

a largura da coluna, de forma a poder exibir
correctamente os valores.
Pode alterar manualmente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha simples-
mente com o rato.
(1) Posicione o rato entre colunas at surgir o smbolo ;
(2) Clique e arraste at largura pretendida;
(3) Largue o boto do rato
P g i n a | 47
O mesmo processo pode ser feito para as linhas. Neste caso, ao posicionar o cursor na
base da linha 6, estamos a mudar a medida de altura dessa linha.
Clique na linha que separa as

duas linhas de Excel e deslo-
que o rato para cima ou para
baixo at obter o tamanho
desejado.
Se quiser, pode fazer os mesmos ajustes mas introduzindo valores numricos exactos.
Nas colunas: Nas Linhas:
Clique com o boto direito na coluna e Clique com o boto direito na linha e
escolha a opo Largura da Coluna escolha a opo Altura da Linha
Insira os valores pretendidos e clique em OK.
48 | P g i n a
Formatao de clulas Cores e Limites

Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser interessante
formatar clulas ou conjuntos de clulas.
A forma mais simples de realizar isto

recorrer ao grupo de comandos Tipo de
Letra do friso Base.
A atribuio de formatos sempre feita aps a seleco de clulas ou de grupo de clu-

las a formatar.
Pode fazer vrias formataes bsicas de
forma rpida apenas com o rato.
Pode atribuir limites a grupos de clulas
ou colorir algumas clulas para dar melhor aspecto aos seus documentos
P g i n a | 49
Formatao de clulas Dados

Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual o tipo de
dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas clulas (ou colunas, ou
linhas) para que os resultados exibidos sejam automaticamente assumidos numa deter-
minada divisa, como o caso do Euro.
Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas um determinado
nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer arredondamentos automti-
cos (neste caso, apenas a visualizao ser apresentada de forma arredondada, pois os
clculos so sempre efectuados com valores reais).
A formatao do contedo das clulas feita, como sempre, depois de seleccionar as
clulas respectivas. Pode seleccionar clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colu-
nas ou at toda a folha.
Aceda ao comando Formatar clulas

a partir do menu de contexto com o
boto direito do rato ou atravs do
comando respectivo no friso Base.
50 | P g i n a
A caixa de dilogo referente formatao das clulas d-nos imensas possibilidades de

definio do contedo.
A predefinio do formato do conte-

do das clulas Geral algarismos se
qualquer formatao numrica em
especial.
H vantagens em escolher a formata-

o Nmero, pois aqui temos a possibi-
lidade de definir o nmero de casas
decimais, a forma de apresentao de
nmeros negativos e at a separao
dos milhares, para facilitar a leitura.
Aumentar ou diminuir o nmero de

casas decimais (mximo de 30 casas
decimais).
Utilizar o separador de milhares (.)
Interessantes, so tambm as opes

Moeda e Contabilidade, pois podem
ser usadas para formatar os resultados
com smbolos de determinada divisa
o Euro, mas tambm qualquer outra
que pretenda.
A diferena entra ambas que a opo Contabilidade alinha os smbolos monetrios e

virgulas decimais numa coluna.
P g i n a | 51
Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones Nmero no

friso Base do Excel.
Neste exemplo, escolhemos formatar uma clula com atributo Moeda.
Note como a clula C9 pas-

sou a exibir o smbolo do
Euro e, ao mesmo tempo, a
apresenta o resultado com
separao de milhares.
Dica: Qualquer clula, mesmo que tenha introduzido um nmero ou uma data pode ser
formatado como texto. Pode formatar o contedo da clula como texto recorrendo ao
mtodo anteriormente descrito, mas pode tambm, simplesmente, anteceder qualquer
valor com o apstrofo o sinal que est por baixo do smbolo ? no seu teclado.
52 | P g i n a
CLCULOS
Fazer contas
Depois de introduzidos os valores necessrios na folha de clculo, podemos realizar todo
o tipo de clculos atravs de operadores aritmticos (soma, subtraco, multiplicao,
diviso) e, sobretudo, de frmulas.
Frmulas com operadores bsicos

Para indicarmos que determinada clula vai servir para realizar um clculo, devemos
sempre por comear por introduzir o sinal de igual =.
No caso de pretendermos apenas realizar clculos simples, com poucas clulas, poss-
vel realizar operaes bsicas indicando simplesmente o nome das clulas e a operao
a realizar.
Por exemplo, ao introduzir =E5+E6, est efectivamente a somar os valores das clulas E5
e E6; quando alterar os valores nalgumas destas clulas, o resultado altera-se automati-
camente.
Pode introduzir o nome das clulas pre-

tendido manualmente, atravs do tecla-
do, ou clicando nelas com o rato.
Note como o Excel indica atravs de
cores diferentes, quais as clulas selec-
cionadas (aqui apenas duas, a titulo de
exemplo, apesar de ser lgico somar
todas mas j l iremos).
Depois de terminar a introduo

da operao, basta pressionar
Enter para terminar.
Nesse momento, o resultado do
clculo ser imediatamente exi-
bido.
P g i n a | 53
tambm possvel realizar operaes com clulas que contenham j frmulas.

Por exemplo, neste caso vamos somar os resultados de dois anos, expressos nas clulas
C9 e E9, nas quais contm j operadores aritmticos para obter a soma das clulas ime-
diatamente acima.
Dica: Pode criar frmulas com operaes mais complexas, como, por exemplo
=(E5-E6)*10 um exemplo que significa que haver uma subtraco entre os valores
das clulas E5 e E6, seguido de uma multiplicao do resultado por 10. Note que os sm-
bolos para a soma (+) e subtraco (-) so evidentes, j os smbolos para a multiplicao
(*) e diviso (/) so menos bvios.
Lembre-se que o sinal de : (dois pontos) no serve para indicar diviso!
Frmulas com funes

Alm dos operadores aritmticos simples, o Excel suporta frmulas mais avanadas
atravs de funes. O Excel possui centenas de funes, mas iremos apenas usar uma
como exemplo, a funo SOMA (se est habituado a usar o Excel em ingls, lembre-se
que todos os nomes das funes foram tambm trocados para portugus por exem-
plo, a funo SUM passa a SOMA em portugus).
A funo SOMA permite somar o contedo de duas ou mais clulas e especialmente

til para sries de clulas.
Usa-se da seguinte forma:

=SOMA()
em que podemos colocar entre
os parntesis clulas ou series
de clulas.
54 | P g i n a
Para introduzir uma funo, o mais prtico, enquanto no se familiariza com esta fun-
cionalidade, seleccionar o friso Frmulas.
Seleccione a clula onde pretende inserir

a frmula e depois escolha o comando
Inserir Funo.
Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo
pretendida.
1. Primeiro introduza o(s) ter-

mo(s) que representa o que
1
pretende realizar neste 2
caso, adicionar
2. Clique em Ir
3. Surgir de imediato a lista de 4
funes disponveis relativa-
mente ao critrio de busca
introduzido.
4. Escolha SOMA.
5. Clique em OK.
5
P g i n a | 55
Em seguida, surgir um novo dilogo que ajuda a preencher os restantes atributos,

nomeadamente o grupo de clulas que pretende somar.
O Excel sugere que os valores a somar esto compreendidos entre as clulas E4 e E8,
mas na verdade pretendemos apenas somar os valores entre E5 e E8, pois a clula E4
tem o nmero que representa o ano.
Neste caso basta editarmos o valor sugerido.
Clique com o cursor do

rato sobre a linha com os
valores das clulas e altere
para E5.
Note que a sintaxe usada

pelo Excel para indicar uma
srie de clulas contnuas
a separao de dois nomes
de clulas (primeira e lti-
ma) por : (dois pontos). Assim, para somar todas as clulas entre E5 e E8, inclusive, a
sintaxe =SOMA(E5:E8).
Dica: Outra forma de introduzir uma funo numa clula consiste em comear a escre-
ver o nome da funo e esperar que o Excel sugira de imediato frmulas comeadas por
essa letra o nmero de sugestes ir sendo reduzido medida que introduzimos mais
caracteres.
56 | P g i n a
Como a funo SOMA a mais usada no Excel, existem atalhos directos que permitem
automatizar ainda mais o processo de realizao de somatrios.
1. Comece por seleccionar o friso Frmulas.
2. Depois seleccione o grupo de clu- 3. Agora clique em Soma Automtica

las que pretende somar.
4. O valor da soma apresentado na

clula imediatamente abaixo do grupo
seleccionado.
O mesmo boto Soma Automtica
pode ser usado para introduzir, da
mesma forma, outras funes mais
usadas, designadamente Mdia,
Contar, Mximo e Mnimo.
Dica: Quando estiver mais vonta-

de com estes procedimentos, pode-
r digitar os valores directamente
na clula. Este mtodo atravs do
assistente sobretudo til ao pro-
curarmos uma funo que no
conhecemos ainda e no a sabemos
usar.
P g i n a | 57
Funes mais usadas

Alm da SOMA, cuja utilizao a mais frequente no Excel, h outras funes muito
usadas e que passamos a descrever sucintamente:
Mdia
Note que esta funo escrita com acento no e (e, tal como todas as outras funes,
pode ser escrita com caracteres maisculos ou minsculos). Esta funo faz exactamen-
te o que o seu nome sugere, ou seja, uma mdia aritmtica simples dos valores constan-
tes nas clulas indicadas como argumento (soma dos valores das clulas dividido pelo
nmero de clulas com valores).
Mediana (Med)
Nem sempre a mdia o que realmente pretendemos obter de um conjunto de nme-
ros. Por vezes, mais til saber a mediana (o nmero do centro de um conjunto num-
rico). A funo mediana tem a sintaxe MED.
Tenha em ateno que esta funo poder no

apresentar qualquer valor no caso em que o
intervalo de valores seja muito pequeno.
Por outro lado se houver um nmero par de

nmeros no conjunto, a funo MED calcula a
mdia dos dois nmeros do meio.
58 | P g i n a
Moda
A moda o valor que ocorre ou que
se repete com ais frequncia numa
matriz ou intervalo de dados. A sua
sintaxe no Excel MODA.
A funo MODA mede a tendncia

central, que corresponde localiza-
o do centro de um grupo de nme-
ros numa distribuio estatstica. Se o
conjunto de dados no contiver pon-
tos de dados duplicados, MODA
devolve o valor de erro #N/D.
Note que, numa distribuio simtri-

ca de um grupo de nmeros, a
mdia, mediana e moda tm o mes-
mo valor. Contudo, numa distribuio assimtrica de um grupo de nmeros, os valores
podem ser diferentes.
Contar, Contar.Val e Contar.Vazio

A funo CONTAR espe-
cialmente til quando se usa
o Excel para criar listas, pois
limita-se a contar o nmero
de clulas no intervalo indi-
cado no argumento mas
apenas clulas com nme-
ros.
Se pretende contar clulas

com quaisquer valores
(numricos ou no), dever
usar a funo CONTAR.VAL;
se pretender contar clulas
vazias, dever usar a funo
CONTAR.VAZIO.
P g i n a | 59
Mximo e Mnimo
A funo MXIMO (com acento no a)
devolve o valor mais alto de um grupo de
clulas seleccionado; a funo MNIMO
(com acento no primeiro i) devolve o
valor mais baixo de um grupo de clulas
seleccionado.
Correco de erros
O Excel possui um sistema de correco de erros que nos avisa quando algo poder
estar incorrecto.
Neste caso, o programa detectou que um valor de uma clula adjacente ao grupo a
somar ficou de fora (a clula com o nmero que designa o ano)
A chamada de ateno para um problema potencial feita com um pequeno tringulo
verde no canto superior esquerdo da clula.
Clique no tringulo para fazer aparecer o dilogo de con-
trolo de erros.
Depois clique no sinal amarelo e verifique qual o erro.

Neste caso no propriamente um erro, mas sim a adver-
tncia para o facto de que a frmula omite clulas adja-
centes, o que poder ter sido causado por uma distrac-
o. Mas como vimos anteriormente, no foi, pelo que
podemos escolher a opo Ignorar erro, para que o Excel
no nos volte a chamar a ateno para este facto.
60 | P g i n a
O EXCEL COMO BASE DE DADOS

O Excel pode ser usado exclusivamente para dados no numricos. Uma das possveis
utilizaes para esta capacidade a criao de bases de dados simples, que facilitam a
listagem e ordenao dos dados introduzidos e que podem at ser depois usadas para
criar mailings atravs da importao de dados do Word.
Neste caso crimos o que poderia ser uma listagem de nomes e endereos para realizar
um mailing mais tarde.
No necessria qualquer preparao especial para criar uma listagem deste tipo.
Limitmo-nos a usar uma linha para colocar os campos pretendidos (Nome, Morada1,
Morada2, Cdigo Postal e Localidade, neste exemplo mas podem ser quaisquer
outros) e por baixo, os elementos respectivos.
Em seguida escolha o friso Dados.
As funcionalidades possveis so imensas, mas h pelo menos uma utilidade imediata e

muito fcil de obter apenas com um clique do rato que a ordenao alfabtica.
Seleccione o conjunto de clulas e clique no cone da ordenao crescente, de A a Z.
P g i n a | 61
Experimente fazer o mesmo clicando no cone de Z a A, para inverter a ordenao.
Note como no s
a ordenao dos
nomes foi altera-
da, como os dados
correspondentes
foram correcta-
mente alterados
em funo do campo NOME. Ou seja, a ordenao dos restantes campos acompanhou a
do primeiro.
Contudo, dependendo do tipo de base de dados a criar, poder pretender alterar mes-
mo s um campo, deixando os restantes intocados (o que neste caso iria fazer com que
os nomes deixassem de corresponder s moradas correctas!).
Note como no caso de tentar

alterar a ordenao de apenas
uma coluna, o Excel adverte
para o facto e sugere expandir
a seleco de forma ordenar
todos os dados em funo da
primeira coluna.
Se de facto pretender apenas

ordenar os dados da primeira
coluna, escolha Continuar com
a seleco actual.
Caso contrrio, pode clicar em
Expandir a seleco para que o
Excel faa automaticamente aqui-
lo que no fez por lapso.
Dica: A ordenao alfabtica tambm funciona no caso de uma das colunas ter nme-
ros. Neste caso, a ordenao de A a Z significa, em termos numricos, uma ordenao
crescente; de Z a A significa uma ordenao decrescente.
62 | P g i n a
GRFICOS
Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses a capacidade
de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha de clculo. A versatilidade
do programa to grande que o software especfico para criao de grficos uma
categoria muito popular at ao inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente
desapareceu.
Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo, basta selec-
cionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone referente ao tipo de grfi-
co pretendido.
Comece por seleccionar o friso Inserir.
Depois, seleccione os valores que Escolha a variao pretendida e

pretende exibir num grfico e cli- clique na figura que a representa
que no tipo de grfico escolhido.
O grfico surge de imediato,

dentro da prpria folha de cl-
culo que contm os valores que
lhe deram origem.
P g i n a | 63
O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e aos anos,
colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos colunas separadas,
cada uma com uma cor diferente.
Note que o friso se alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao
dos grficos.
Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do grfico, de forma a
exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma pequena tabela com os dados
especficos que deram origem ao grfico.
Aqui seleccionmos um esquema que exibe

um ttulo. Depois s clicar no ttulo e edit-
lo vontade.
Outros esquemas permitem, por exemplo, exibir os elementos numricos que deram
origem ao grfico e que foram automaticamente retirados da prpria folha de clculo.
Grficos Circulares
Os grficos devem ser escolhidos de acordo com o tipo de valores que pretendemos
visualizar. Por exemplo, se o que temos apenas uma srie de nmeros que contribuem
para um valor total, o grfico mais adequado do tipo circular.
O resultado, tal como no grfico de

barras, dado na mesma folha de cl-
culo.
64 | P g i n a
Como todas os elementos grficos so

editveis, pode clicar numa das
fatias e afast-la do centro, de forma
a soltar cada uma delas e tornar o
resultado mais atractivo.
Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma folha de cl-
culo separada ou at copiar o resultado para a rea de transferncia, o que permite us-
lo em programas de edio de imagem ou no Word, por exemplo.
Para isso, clique no grfico com

o boto direito do rato e esco-
lha a opo pretendida.
Neste caso vamos copiar o

grfico como imagem para a
rea de transferncia
(clipboard) do Windows.
Isto permite copiar depois a

imagem para qualquer aplica-
o que possa importar fichei-
ros de imagens.
Neste caso, copimos a imagem

do grfico para um programa
de edio de imagem
P g i n a | 65
Mas podemos tambm transferir o grfico para a folha de clculo separada, que pode
ou no estar dentro do mesmo livro que j temos aberto.
Escolha a opo Mover Grfico

a partir do menu de contexto
que obtm clicando com o
boto direito do rato sobre o
grfico.
Se escolher Nova Folha, o grfico ficar numa

folha separada.
Dica: Os grficos (excepto no caso em que sejam exportados como uma imagem) man-
tm a sua ligao aos dados que os geraram. Isso significa que pode alterar os dados na
folha de Excel e ver o grfico reflectir de imediato essas alteraes.
66 | P g i n a
IMPRESSO
Imprimir uma folha de clculo um pouco diferente do que imprimir qualquer outro
tipo de documento, especialmente devido s dimenses que um documento de Excel
pode vir a ter.
Todas as opes de impresso encontram-se localizadas a partir do boto do Office,
designadamente Imprimir, Impresso Rpida e Pr-visualizar.
Imprimir
A opo Imprimir a predefinida se clicar em Imprimir a partir do Menu do Office.
Esta opo faz surgir um

segundo dilogo, cujo aspec-
to depende do tipo de
impressora que estiver a
usar, e onde pode seleccio-
nar quais as pginas a
imprimir, o nmero de pgi-
nas a imprimir, a ordem de
impresso, a qualidade, etc.
P g i n a | 67
Impresso rpida
A funo de Impresso Rpida
do Excel imprime directamente o
seu documento para a impresso-
ra predefinida sem perguntar
mais nada.
Evite usar esta opo, excepto
para documentos simples.
Pr-visualizar
A opo Pr-visualizar a prefervel para um controlo mximo da impresso.
Antes de clicar nesta opo,

tenha a certeza que no deixou
o grfico seleccionado, se assim
foi, na pr-visualizao apenas
ir ver o grfico e no todos os
outros dados da mesma folha.
68 | P g i n a
Definir rea de impresso

Um comando essencial para imprimir no Excel o que permite definir qual a rea a
imprimir.
Antes de imprimir,
dever escolher o friso
Esquema de Pgina.
Note como h um risco tracejado

vertical na sua folha de clculo.
este risco que indica a diviso da

pgina e como que ela vai ser
impressa. O que significa que esta
folha vai ser impressa em duas
pginas, ficando na segunda nada
mais do que uma parte do grfico.
Pode verificar isso, pr-visualizando o documento.
P g i n a | 69
Isto permite-lhe alterar a posio do grfico mais para a esquerda de forma a caber tudo
na pgina.
Ou, atravs do comando rea de Impresso, poder definir exactamente qual a rea
que pretende imprimir e depois alterar a orientao da pgina.
1. Comece por seleccionar a rea a imprimir.
2. Clique no boto rea de Impresso e

seleccione a opo Definir rea de
impresso.
3. Clique no boto Orientao e escolha

a opo Horizontal.
4. Verifique novamente antes de imprimir atravs do comando de pr-visualizao.
5. Imprima clican-
do no boto de
impresso.
70 | P g i n a
NOTAS
P g i n a | 71
72 | P g i n a

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Usar as funcionalidades do friso

Se passar o cursor do rato por essa

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Comando Guardar Como

Pode tambm escolher logo uma das opes do lado

Barra de Ferramentas de Acesso Rpido

Barras de ferramentas flutuantes

Se alm disso, clicar na palavra com o boto

OUTROS COMANDOS E OPES

O sistema de ajuda surge atravs de

Esta caixa surge por cima do documento

Se quiser que fique sempre visvel, cli-

Se possuir acesso Internet, o sistema de ajuda no apenas ir exibir os tpicos de aju-

O sistema de ajuda est tambm dependente do contexto.

O comando Zoom, no extremo direito da Barra de estado, permite ajustar o documento

Opes do Excel - Popular

O primeiro grupo de opes chama-se Popular e rene as opes de personaliza-

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OPERAES COM FOLHAS DE CLCULO

Criar um documento novo

Se j tem o Excel aberto e

Pode encontrar documentos

Abrir um documento preexistente

Escolha o que pretende e

Caso o documento que

Abrir mltiplos documentos

Depois, clique em Mudar de janela e seleccione o

Em vez de comutar o documento aberto, pode visualizar todos os documentos ao mes-

Surgir ento uma pequena caixa de dilogo que

Para guardar um documento, clique no boto do Office e escolha Guardar ou pressione

O Comando Guardar limita-se a gravar o

Caso no tenha realizado

As clulas seleccionadas ficam de uma

Depois de largar o boto esquerdo do rato, clique em Zoom para Seleco.

O grupo de clulas seleccionado ser ampliado a toda a largura da rea de trabalho do

Trabalhar com folhas

Para isso basta clicar com o

Uma caixa de dilogo permite seleccionar o que pretende inserir.

Para inserir a nova folha, clique em OK.

Ir surgir uma caixa de dilogo que lhe per-

Se pretende copiar em vez de mover,

Se pretender copiar ou mover a folha

Clique em OK para terminar.

Colunas, linhas e clulas