Informe Administracin Documental.

Curso.

Administracin Documental

Cristian David Meza Mendoza

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA,

Regional: sucre
Octubre 2017
 Introduccin

Toda empresa, aparte de usar tcnicas de comunicacin, tiene personas o departamentos

que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Segn en tamao e importancia de la
empresa, esa persona o departamento se dedicar exclusivamente a ello o, por el
contrario, realizar adems otras funciones.

El artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia

sealaque las entidades deberan elaborar programad de gestin de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes en cuyas aplicaciones
debern observarse los principios y los procesos archivsticos.

Es por ello que se realiza este informe Administracin Documental para mostrar paso
a paso la recepcin o radicacin, registro, distribucin o embalaje de documentos de
diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localizacin;
los escritos pueden extraviarse en el envo de una seccin a otra; constituye un control
interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida - Correspondencia
interna (comunicacin interna).
 Actividades de Transferencia de Conocimiento
Informe Administracin Documental.

Tras la realizacin de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado

reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos ms representativos que permiten
reconocer y asimilar la definicin de administracin, los pasos para la administracin
documental, principios y normas archivsticas aplicados en los procesos tcnicos de
recepcin y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec
185, las comunicaciones internas y documentacin para recepcin y despacho de
documento y el embalaje de los mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante
haber revisado, ledo y comprendido el material de estudio presentando en esta gua.

EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA 3.
Informe Administracin Documental.
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje
Cada aprendiz entregar un informe del paso a paso para la recepcin o radicacin,
registro, distribucin o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Desarrollo

El proceso de recepcin de documentos es el conjunto de operaciones de verificacin y

control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurdica.

Al radicar se asigna un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o cdigo de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definicin de medios de recepcin

Recibo de documentos oficiales
Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignacin de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignacin consecutivo de envos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIN DE DOCUMENTOS:

Asignacin de consecutivo, fecha y hora

Impresin de rtulo de radicacin
Relacin entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicacin y control
Elaboracin de estadsticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarn y archivarn aquellas que guarden relacin con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Pblicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen informacin a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un nmero, el cual servir como referencia y ser
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

N orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Da Mes

Adems, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuacin:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicacin, hay que comprobar su correccin y prepararla
para su emisin.

Operacin: mnimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

el nmero de registro
la fecha
el destinatario
-Original: se enva al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envo de la correspondiente
comunicacin
Formato del registro de salida:
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha N Clase Anexos Destinatario Asunto

orden de
salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa adems de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Segn el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, ste puede ser:
nico
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
 Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIN, ENVO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepcin/envo de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administracin de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepcin

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

informacin, ser recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia est dirigida al Centro de Sistemas de

Informacin.
2. Verificar que el sello de recepcin est con la fecha del da.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen
no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin para su
conocimiento, registro y asignacin de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin registrar la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignar en el sistema el o los
responsable(s) de la ejecucin del requerimiento. El nmero correlativo de
correspondencia recibida ser anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboracin

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Informacin elabora sus propias cartas, hojas
de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una
secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envo de facturas o solicitud de permiso o vacacin, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Informacin. Las cartas deben seguir una
numeracin correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es tambin funcin y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinacin con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregar el documento original en el departamento de
destino y har sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

informacin registrar en el Sistema de Administracin de Correspondencia, el
documento enviado anotando el nmero correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolver la

copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.
 Conclusin

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se
reciban o enven entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a travs
de los Centros de recepcin y distribucin de Comunicaciones es el objetivo primordial
de este informe Administracin Documental