Anda di halaman 1dari 11

PAPER SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL PT. POS INDONESIA

Oleh:

Bagus Puji Handoyo (15/MPA-XXXIB/03)


Rarasatie Anisha P (15/MPA-XXXIC/31)
Ridho Verian (15/MPA-XXXIC/33)
Wahyu Dominggo Sinaga (15/MPA-XXXIC/43)

Pendidikan Profesi Akuntansi


Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta
2015
Struktur Pengendalian Internal Perusahaan PT POS Indonesia

Sejarah PT. POS Indonesia


Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari kegiatan surat
menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di bawah pimpinan CORNELIS DE
HOTMAN pada tahun 1756, dan telah diwujudkan oleh G.W BARON dengan mendirikan
kantor pos pertama kali di Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan
bergerak yang lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan, PN. POSTEL dipecah
menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN.POS dan GIRO berdasarkan PP. NO
29 tahun 1965 dan PN.Telekomunikasi berdasarkan PP.NO.9 tahun 1978.menghadapi
pertumbahan dunia yang semakin semarak dan penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status
badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang
lebih baik . PT Pos Indonesia (persero) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun 1995, tanggal
20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo untuk anda kami ada merupakan wujud
nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti dari pasar adalah prioritas utama dalam
memilih sikap dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini..

1. Pengendalian Preventif

Pemisahan fungsi dalam suatu entitas

Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam
organisasi dan mencegah terjadinya tugas ganda.PT. Pos Indonesia menggunakan sistem
organisasi berbentuk garis dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan
saja dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di atasnya sehingga
tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua
atasan.
Manual

1. Kepala Kantor:

a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan


kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan.
b. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka
meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
c. Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.
d. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan,
ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada
perusahaan.
e. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai
dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
f. Mengadakan penilaian prestasi kerja bawahannya berdasarkan laporana yang di terima
bawahannya.
g. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut
kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.
2. Bagian Pelayanan Pos Plus:
a. Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan
b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengaduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa
layanan pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan perbaikan.
f. bagian pelayanan ritel/ keagenan.
3. Bagian pelayanan ritel/ keagenan:
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan
kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber
yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian
pelayanan keagenan/ retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya,serta
menandatangani laporannya.
f. Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan Keluarga (TEKESRA) dan Kredit
Usaha Keluarga Sejahtera (KUKESRA) yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi,
memeriksa laporan surplus TAKESRA dan KUKESRA yang akan dikirim ke BNI 46,
serta menandatangani laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.
4. Bagian Filateli:
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
5. Bagian Pengolahan Komunikasi:
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke
bagian administrasi.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.
6. Bagian Logistik:
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.
d. Memberi petunjuk dan bimbingan bawahan bila dipandang perlu.
7. Bagian Verfikasi Barang:
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan
agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan
mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini
kebenarannya.
d. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada
dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
8. Bagian Bina Mutu dan Pelayanan:
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II
bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan sistem prosedur prosedur dan aturan yang
lebih efektif dari pandangan menajemen mutu.
d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan
system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).

Berbasis CBIS
1. Bagian Audit :
a. Memeriksa bagian bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM,
pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
b. Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai
(BPM) supervesior keuangan.
c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.
d. Menyusun laporan eksploitasi.
e. Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
f. Penyusunan laporan pemeriksaan.
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).
2. Manajer Oprasional:
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan
telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala
kantor pusat dalam melaksanakan tugas.

3. Bagian Keuangan:
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga,
menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan
menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta penata
usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai
termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system
pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta
melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan
dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas
maksimum saldo kas.
4. Bagian Akuntansi:
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan
pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register
pembantunya.
5. Bagian Teknik Sistem dan Informasi:
a. Mengawasi komputerisasi nasional.
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net
e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net.
6. Bagian RK ( Rekening Koran):
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam
rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang
terjadi, pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan
kepuasan pelanggan dan mitra kerja.
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.
7. Bagian PRK:
a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK
b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7
c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.
d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK
e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.

Pemisahan Tugas
Para individu diberikan tanggung jawab untuk hanya melakukan aspek-aspek terbatas dari
transaksi perusahaaan.Dalam siklus pendapatan: Memastikan tidak ada satu orang atau
departemen yang memproses secara keseluruhan.
Manual:
1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi
2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva
3. Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak memerlukan kolusi dua
Berbasis Komputer: Dalam sebuah lingkungan CBIS sebuah program komputer dapat melakukan
banyak tugas yang tidak dapat dilakukan dalam lingkungan manual.

Otorisasi transaksi
Prosedur transaksi merupakan pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan
hanya memproses transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan. Dalam
siklus pendapatan: Tujuannya untuk memastikan transaksi yang valid yang akan diproses. Dalam
siklus pendapatan otorisasi diperlukan untuk:pemrosesan pesananpenjualan, kebijakan retur
barang.
Manual: Pihak manajemen dan auditor harus bisa memverifikasi transaksi penjualan apakah
sudah sesuai dengan otoritas yang ditetapkan oleh perusahaan.
Berbasis Komputer: Semua kebijakan otorisasi sudah terupdate dalam suatu sistem komputer
yang teritegrasi dan sesuai dengan pihak manajemen, jadi tidak perlu dilakukan pengawasan
secara langsung. Namun, apabila terjadi error pada sistem dibutuhkan pengendalian khusus.

Pengendalian Akses
Akses aktiva perusahaan harus dibatasi hanya pada personel yang memiliki otoritas.Akses-akses
yang tidak terkendali membuat aktiva perusahaan terekspos atau berada dalam posisi yang tidak
terlindungi dari penggelapan, penggunaan yang ilegal, pencurian dan perusakan.
Manual: Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang
mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Berbasis Komputer: karena semua catatan terdapat dalam satu sistem sehingga perlu ada
pengendalian dari ancaman penipuan komputer yang dilakukan oleh oknum yang memiliki
keahlian dan akses yang tidak terbatas dan pengendalian dari bencana alam.
Setiap jenis pekerjaan dikelompokkan dalam satu departemen.Agar kesatuan dalam pimpinan
dan perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga tugas dan tanggung
jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas dan tidak mudah terjadi penyimpangan
dalam perusahaan serta menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan
oleh satu orang.

2. Pengendalian Detektif

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi menjadi jejak audit untuk informasi-informasi penting yang dapat digunakan
untuk menelusuri transaksi dari saat dimulai sampai pada disposisi terakhir.
Manual: Dokumen, jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkin auditor
independen untuk menelusuri transaksi.
pre-numbered source documents
special journals
subsidiary ledgers
general ledger
files
Berbasis Komputer: karena dokumen disimpan secara magnetis, maka akuntan dan auditor harus
memahami prinsip-prinsip operasional dan manajemen data;harus menjalankan update buku
besar umum.

Pengawasan
Asumsi yang mendasari pengendalian pengawasan adalah bahwa perusahaan mempekerjakan
personel personel yang kompeten dan dapat dipercaya.Dalam hal ini, perusahaan biasanya
menggunakan supervisor untuk menjalani pengawasan.Dengan supervisi kepada karyawan yang
mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan dapat melakukan
antisipasi dalam sistemnya.
Manual: perusahaan bisa mengefisiensi pengawasan karena satu manajer dapat mengawasi
berbagai pengawasan. Hal ini ditunjang dengan adanya perekrutan karyawan yang kompeten dan
dapat dipercaya.Perusahaan juga bisa melakukan pengendalian secara langsung.
Berbasis Komputer: tingkat pengendalian pengawasan jauh lebih besar dibandingkan sistem
manual dikarenakan perkembangan teknologi yang pesat dibutuhkan karyawan yang memiliki
keahlian khusus dan dapat dipercaya disebabkan adanya pembatasan akses. Hanya orang-orang
tertentu yang bisa mengakses, dan teknologi bisa diakses kapanpun dan dimanapun sehingga bisa
luput dari pengawasan secara langsung.

3. Pengendalian Korektif

Verifikasi Independen
Adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan
dan salah tafsir. Tujuannya untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan
dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam sistem
Manual: Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan antara lain:
Dep.Pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah
benar dalam jenis dan jumlahnya.
Departemen penagihan mencocokan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk
memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan.
Dep. General Ledger mencocokan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Dep.
General Ledger dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses akuntansi.
Berbasis komputer: melakukan evaluasi pengendalian terhadap aktivitas pengembangan dan
pengendalian sistem.
DAFTAR PUSTAKA

Famelia,Resty. 2013. Struktur Pengendalian Internal Perusahaan PT Pos Indonesia.Jurnal.


Institut Manajemen Telkom (IM Telkom).