Pengertian

Mailing pada aplikasi Ms Word biasa disebut dengan mail merge. Yakni sebuah fungsi yang
digunakan untuk membuat surat massal dengan format dan isi yang sama dengan tujuan yang
berbeda. Selain itu mail merge juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan
dengan format sama akan tetapi dengan isi yang berbeda.

Seperti dengan pengertiannya, fungsi mailing adalah membuat surat massal dengan tujuan
yang berbeda.

Dalam mailing terdapat bagian-bagian yang mempunyai fungsi masing-masing:

1. Create

- Envelopes : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk amplop.

- Labels : Berfungsi untuk membuat atau mencetak bentuk label.

2. Start Mail Merge

- Start Mail Merge : Berfungsi membuat surat formulir yang ingin mencetak atau mengirim
lewat E-mail beberapa kali. Yakni mengirim salinan kepada penerima yang berbeda.

- Select Recipient : Berfungsi memilih daftar kontak yang ingin dijadikan penerima.

3. Write & Insert Field

- Highlight : Untuk memberikan warna pada dokumen.

- Addres Block : Untuk menambahkan alamat yang akan dikirimi e-mail.

- Greeting Line : Memberikan garis bawah pada nama pada dokumen.

- Insert Merge Field : Menambahkan kolom dari sumber data yang ada.

- Rules : Menambah dan menggabungkan keputusan yang dibuat.

- Match Fields : Untuk mengartikan arti yang berbeda pada penerima.

4. Preview Results

- Find Recipient : Untuk mencari penerima e-mail.

- Auto Check for Errors : Untuk menangani kesalahan saat selesai menggabungkan surat.

5. Finish
Fungsi mailings pada ms word berbeda dengan fungsi dari hiperlinks. Jika hiperlink
berfungsi untuk memberikan jalan pintas kepada kata atau kalimat yang dituju melalui
hiperlinks, akan tetapi fungsi dari mailings pada ms word adalah untuk membuat link yang
akan terhubung ke dalam database yang sudah dibuat. database bisa dari microsoft office
access atau dari microsoft office excel. Fungsi mailings biasanya digunakan untuk membuat
surat masal dengan format tulisan yang sama tetapi mempunyai data yang berbeda dari setiap
surat. Misalnya kita akan membuat undangan dengan jumlah 100 undangan dengan format
undangan yang sama, akan tetapi kita harus memasukkan nama dari penerima surat berbeda-
beda.

Dengan fungsi ini kita bisa langsung membuat surat secara otomatis yang sudah terhubung
dengan database yang sudah dibuat dan kita juga bisa mencetak surat sesuai dengan urutan
database yang sudah kita buat.

Membuat dan mencetak anplop

1. Sediakan amplop putih seperti biasanya, Klik envelope pada

2. Ketik delivery adress untuk nama pengirim dan return addres alamat pengirim
Membuat label
Membuat mail marge