Instituto Politcnico de Tomar

Escola Superior de Gesto de Tomar

 Instituto Politcnico de Tomar

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Relatrio de Estgio apresentado ao Instituto Politcnico de Tomar para

cumprimento dos requisitos necessrios obteno do Grau de Mestre em

Gesto de Recursos de Sade

 RESUMO
A recente evoluo do Terceiro Setor desperta interesse dos investigadores e profissionais
do setor por este tema, nomeadamente no estudo dos factos relacionados com as pessoas
idosas e organizaes envolventes. Aliado a esse fator depara-se a necessidade de aplicar e
adquirir um conjunto de competncias no mundo laboral. este o fundamento que d
origem ao Estgio, refletido no presente documento.

O envelhecimento demogrfico o aumento da percentagem das pessoas idosas na

populao total, sendo esse fenmeno cada vez mais frequente na sociedade atual.
Numa perspectiva histrica sabemos que o Estado Portugus inicia as polticas para a
velhice a partir de 1969 com vista a completar falhas de uma poltica de reforma ineficaz,
escassa e setorial. Os idosos representam a populao reformada, subsistindo uma enorme
dificuldade para evitar que grande parte dessa populao seja arrastada para a pobreza e,
em consequncia, para a excluso social.

Com o objectivo de combater o problema do envelhecimento, as polticas pblicas devem

ser desenhadas com a viso de agrupar a tica e a responsabilidade a fim de possibilitar ao
idoso o exerccio da cidadania e cooperar de forma responsvel para a sustentabilidade do
sistema, prestando proteo futura aos novos idosos.

Atravs da experincia de Estgio, desenvolvida por ns na Associao de Apoio Social da

Freguesia de So Pedro de Tomar, Instituio Particular de Solidariedade Social, local da
realizao do estgio, foi possvel constatar que a passagem de Centro de Dia para uma
Estrutura Residencial para Pessoas Idosas se revelou acertado. Como se relatou, tratou-se
de um processo complexo e que envolveu muitos meios, tanto humanos como
administrativos. A presena de componentes de gesto nos processos de trabalho no
designado Terceiro Setor, melhoram a prestao dos profissionais que trabalham neste tipo
de atividade e ajudam ao desenvolvimento da economia local.

Palavras-chave: Envelhecimento, Polticas, Processos Administrativos, Terceiro Sector da

Economia.

v
 ABSTRACT
The recent evolution of the Third World awakens interest of the investigators and
professionals of the sector for these theme, namely in the study of facts related to the elders
and evolving organizations. Allied to that factor facing a necessity to apply and acquire a
number of skills in the employment world. This is the base that origins the internship,
reflected in the present document.

The demographic ageing is the percentage of the elders in the total population increase,
being that the phenomenon more and more frequent in the actual society. In a historic
perspective we know that the Portuguese State initializes the politics for the old-aged since
1969 with an objective of completing failures of a not efficient retirement policy. The
elders represent a retired population, remaining a huge difficulty to avoid a big part of that
population from being forced into poverty and in consequence to a social exclusion.

With an objective of fighting the aging problem, the public politics have to be designed
with the vision of grouping the ethic and the responsibility in order to allow the possibility
of the elderly population the exercise of citizenship and cooperate in a responsible way for
the sustainability of the system, providing future protection to the new elders.

Through the internship experience, developed by us the Associao de Apoio Social da

Freguesia de So Pedro de Tomar, Instituio Particular de Solidariedade Social , location
of the internship realization, was possible to verify the transition of Centro de Dia to
Estrutura Residencial para Pessoas Idosas was proven right. As above referred, it was
about a complex process that evolved many means, either human as administrative. The
presence of components of management in the processes of work in the named Third
Sector, improved the professionals performance which work in this kind of activity and
help the development of local economy.

Keywords: Aging, Politics, Administrative Processes, Third Sector of Economy.

vii
 AGRADECIMENTOS
Um enorme agradecimento a todos os membros da Direo da Associao por me terem
acolhido, pela confiana que depositaram em mim e no meu trabalho. Em especial ao Ex-
Presidente da Associao, Sr. Joaquim da Costa Santos, que infelizmente j no se
encontra entre ns, e ao atual Presidente, Sr. Antnio Martinho Lopes.

Um obrigado Diretora Tcnica, Dr. Edite Gameiro e ao administrativo, Sr. Jos

Marques, pelas suas disponibilidades, orientaes, partilha de informao e
companheirismo.

Um obrigado minha orientadora na Associao, Dr. Lurdes Ferromau Fernandes por

toda a ajuda.

Um agradecimento a todos os colaboradores e membros da Associao que contriburam

para a realizao do estgio.

Um obrigado Dr. Ana Rosa Santos pela sua cooperao na interpretao das leis e
decretos-lei, e ao Paulo na criao do site da Associao.

Um agradecimento ao meu orientador, Doutor Lus Mota Figueira, pela partilha dos seus
conhecimentos e orientao na realizao deste trabalho.

minha famlia, um muito obrigado pelo apoio incondicional em todos os momentos.

ix
 INDCE
INDICE GERAL

Introduo .............................................................................................................................. 1

Metodologia ........................................................................................................................... 3

1. Caracterizao da Instituio Hospedeira ...................................................................... 5

2. Tipo de Desempenho em Estgio ................................................................................... 9

2.1. Viso Crtica Sobre a Organizao das Tarefas ...................................................... 9

3. Prticas Profissionais.................................................................................................... 11

3.1. Marketing da Instituio: Construo do Site ....................................................... 11

3.2. Elaborao das Escalas de Servio ....................................................................... 16

3.3. Stocks e Manuteno ............................................................................................ 20

3.4. Medicamentos e Processos Inerentes: Procedimenos Tcnicos ........................... 33

3.5. Outros Processos Administrativos na Organizao .............................................. 40

4. Estgio: Da Proposta Sua Realizao ........................................................................ 43

4.1. Balano e Descrio Sobre os Aspetos Mais Relevantes do Estgio ................... 43

4.2. Proposta de Melhoria Organizacional................................................................... 46

5. Concluso ..................................................................................................................... 49

6. Bibliografia................................................................................................................... 53

7. Referncias electrnicas ............................................................................................... 55

8. Legislao e normas ..................................................................................................... 57

9. Programas operacionais................................................................................................ 59

xi
INDICE DE FIGURAS

Ilustrao 1 - Apresentao do site da AASFSP, pgina principal ..................................... 14

Ilustrao 2 - Apresentao das valncias da AASFSP ...................................................... 15
Ilustrao 3 - Apresentao do site da AASFSP, contactos e zona geogrfica ................... 15
Ilustrao 4 - Exemplo de um horrio de trabalho .............................................................. 20
Ilustrao 5 - Programas sector social ................................................................................. 21
Ilustrao 6 - Exemplo de criao da ficha de Fornecedor ................................................. 24
Ilustrao 7 - Mapa de fornecedores do artigo .................................................................... 24
Ilustrao 8 - Criao de Artigos......................................................................................... 25
Ilustrao 9 - Quantidades dos artigos ................................................................................ 26
Ilustrao 10 - Exemplo de entrada em armazm de um artigo .......................................... 27
Ilustrao 11 - Exemplo de sada de armazm de um artigo ............................................... 28
Ilustrao 12 - Documentos de Transporte ......................................................................... 29
Ilustrao 13 - Exemplo de documento de transporte ......................................................... 30
Ilustrao 14 - Exemplo de registo de refeies ................................................................. 31
Ilustrao 15 - Exemplo de uma estatstica das refeies servidas ..................................... 32
Ilustrao 16 - Cadeia do Medicamento .............................................................................. 33
Ilustrao 17 - Polticas e Incentivos no Mercado Farmacutico ........................................ 37
Ilustrao 18 - Criar/Associar Artigos ................................................................................ 39

xii
 LISTA DE ABREVIATURAS

AASFSP Associao de Apoio Social da Freguesia de So Pedro

CAE Classificao das Atividades Econmicas
CCT Cdigo Coletivo do Trabalho
DC Descanso Complementar
DO Descanso Obrigatrio
GPS Global Positioning System
INFARMED Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Sade, I.P.
INE Instituto Nacional de Estatstica
IPSS Instituio Particular de Solidariedade Social
IPT Instituto Politcnico de Tomar
IVA Imposto sobre o Valor Acrescentado
OCDE Organizao para a Cooperao e Desenvolvimento Econmico
OMS Organizao Mundial da Sade
PARES Programa de Alargamento da Rede de Equipamentos Sociais
PNS Plano Nacional de Sade
POPH Programa Operacional de Potencial Humano
QREN Quadro de Referncia Estratgia Nacional
SNS Sistema Nacional de Sade
SMS Short Message Service

xiii
INTRODUO

A Estrutura Residencial para Pessoas Idosas um investimento essencial para toda a

populao, visto que o envelhecimento populacional cada vez maior no nosso pas, sendo
que () o conceito de envelhecimento populacional um fenmeno cada vez mais
corrente, atendendo ao aumento global da populao idosa, mas cuja origem data de
1928, altura em que Alfred Sauvy utiliza pela primeira vez o conceito de envelhecimento
da populao, que tem vindo a ser aperfeioado e estudado com mais afinco na
sociedade actual. (Imaginrio, apud, Viana, 2008).1 A esta constatao contrapem-se
medidas de poltica orientadas para o setor social, com objetivo de minorar os seus efeitos.

Como conceito a utilizar neste Relatrio assumimos que o envelhecimento demogrfico o

aumento da percentagem das pessoas idosas na populao total. Estima-se que pessoas
idosas so homens e mulheres detentores de idade igual ou superior a 65 anos. (Faria,
Diana; Oliveira, Madalena; & Simes, Jos Augusto; 2012; p. 69)

Pelos dados do INE (2002), verificou-se um aumento contnuo do ndice de

envelhecimento nos ltimos 40 anos, aumentando de 27 indivduos idosos por cada 100
jovens, em 1960, para 103, em 2001. J no fenmeno do envelhecimento demogrfico
registou-se um decrscimo de cerca de 36% da populao jovem (0-14 anos) e um aumento
de 140% da populao idosa. Estando previstos para 2050 uma proporo de 39.6% da
populao com 65 anos ou mais para a NUTS III, Lezria do Tejo, e um aumento
substancial do ndice de envelhecimento de 209 indivduos idosos por cada 100 jovens.
(INE, 2005)

necessrio referir a inverso da pirmide demogrfica em Portugal devido s alteraes

estruturais que tem vindo a sofrer, nomeadamente o aumento da populao idosa traduzido
na maior longevidade e diminuio da populao jovem traduzido numa menor natalidade.

Os resultados dos Censos 20012 mostraram que o Norte do pas possua a mais baixa
percentagem de idosos, seguido do Centro, Algarve e o Alentejo com a percentagem mais

1
Citado em Dissertao de Mestrado: Qualidade de Vida do Idoso Institucionalizado, op. cit.
2
Os dados utilizados pelos autores so apenas referentes a 2001. Revista Portuguesa de Biotica (2012):
Polticas Pblicas de Defesa e Promoo dos Direitos dos Idosos.

1
elevada. Contudo, os menores nveis de envelhecimento pertencem s Regies Autnomas
dos Aores e da Madeira.

A situao social, de facto, tem mudado nos ltimos anos. Assim, () de acordo com o
referido anteriormente existem mais pessoas idosas que h alguns anos atrs, que podero
constituir um grupo potencial de dependncias e carncias. As famlias esto menos
disponveis para aceitarem o papel de cuidadores dadas as conjunturas sociais e
demogrficas (Wall cit. in Vaz, 2003), o que faz com que a prestao de cuidados e a
satisfao das necessidades deste grupo populacional seja do mbito das instituies e
organismos pblicos. (Faria, Diana; Oliveira, Madalena; & Simes, J. Augusto; 2012; p.
71) Como se observa existe uma falncia nas famlias quanto aos cuidados de sade,
importante ento referir que este aspeto abre espao para iniciativas que preencham essa
lacuna e se constituam como alternativas para os cuidados de sade em geral,
particularmente nos idosos.

A acrescer a esta questo e na realidade tomarense, segundo os dados estatsticos dos

Censos de 2011, a Freguesia de So Pedro de Tomar tem uma populao total de 3027
habitantes, dos quais 743 habitantes residentes tm 65 anos ou mais anos de idade.

O estgio foi realizado na Associao de Apoio Social da Freguesia de So Pedro de

Tomar, que uma Instituio Particular de Solidariedade Social, tem por objetivos fins de
solidariedade social comunidade, principalmente o apoio a idosos e o apoio a crianas e
jovens. Atualmente, o Centro de Dia est preparado para dar resposta a 60 pessoas e 100 de
Apoio Domicilirio. Posteriormente foi aprovado pelo QREN a candidatura a Lar. O
projeto visava remodelar o espao de forma a criar um lar de idosos na parte superior e
centro de dia no piso inferior.

O estgio incidiu na passagem da instituio de Centro de Dia a Estrutura Residencial para

Pessoas Idosas e em todos os meios envolventes, burocrticos e prticos necessrios para
tal.

2
METODOLOGIA

A metodologia utilizada foca-se na pesquisa bibliogrfica e de legislao sobre o tema em

estudo, reviso de textos legislativos e normativos fundamentais para as instituies. Esta
metodologia fundamenta a parte terica do estgio, servindo a viso da autora sobre como
observar, realizar e ultimar as tarefas definidas no programa de estgio.

Segundo Susman e Evered (citado em Baskerville, 1999), classificam-se cinco fases no

processo do estgio:
Diagnstico esta fase corresponde identificao dos principais problemas que
so as causas subjacentes do desejo da organizao de mudana. Fazer o
diagnstico envolve uma autointerpretao do problema organizacional. Assim
como Blum referiu, nesta fase so desenvolvidas teorias quanto ao domnio do
problema.
Planeamento da ao delinear as aes organizacionais que devem ser
desenvolvidas para a resoluo dos problemas identificados.
Implementao da ao colocao em prtica do plano de ao atravs da
interveno ativa na organizao, promovendo alteraes necessrias resoluo
do problema.
Avaliao depois de concludas as aes avaliam-se os resultados. A avaliao
inclui determinar se os efeitos da ao foram produzidos e se estes contriburam
para a resoluo do problema.
Conhecimento obtido apesar da fase de aprendizagem ser formalmente definida
como a ltima, normalmente, um processo contnuo.

Nesta lgica importa transcrever neste relatrio a matria substantiva que entendemos
como caracterizadora do mesmo Estgio.

3
1. CARACTERIZAO DA INSTITUIO HOSPEDEIRA

Como introduo ao conhecimento da instituio vemos que a Associao de Apoio

Social da Freguesia de S. Pedro de Tomar, uma instituio particular de solidariedade
social, com a sua sede na Freguesia de So Pedro de Tomar, Concelho de Tomar, tem por
objectivos fins de solidariedade social comunidade da Freguesia de So Pedro de
Tomar, nomeadamente o apoio a idosos e o apoio a crianas e jovens e o seu mbito de
aco abrange a Freguesia de So Pedro de Tomar, o concelho de Tomar e concelhos
limtrofes.3 Tentando suprir as necessidades populacionais.

As IPSS so regulamentadas pelo decreto-lei n. 119/83, de 25 de fevereiro, conforme o

qual () as IPSS apresentam uma finalidade no lucrativa, constituindo-se por
iniciativas de particulares com o propsito de dar expresso solidariedade e justia
entre os indivduos, no intuito da prestao de servios que vo do apoio a crianas e
jovens, famlia, integrao social e comunitria, proteo da sade, educao e
formao profissional do cidado e resoluo de problemas habitacionais dos
cidados. (Caeiro, 2008) As IPSS no sendo regidas pelo Estado ou por um corpo
autrquico, desfrutam de personalidade jurdica.

A Freguesia de So Pedro de Tomar uma das maiores freguesias rurais do concelho de

Tomar, possui uma das mais elevadas taxas de pessoas com mais de 65 anos de idade e que
no continha qualquer estabelecimento de apoio social.

A vontade de algumas pessoas da Freguesia, motivou, em 1990 a criao da Associao

de Apoio Social ao Lar da Freguesia de So Pedro de Tomar, tendo sido iniciados os
formalismos inerentes ao funcionamento da Associao. Em 1991, por determinao da
Segurana Social de Santarm, foi necessrio alterar a designao da Associao, retirando
a referncia a Lar e passando a designar-se de Associao de Apoio Social da Freguesia de
So Pedro de Tomar, cujos objetivos seriam alcanados com a construo de um Centro de
Dia.

A concretizao da escritura dos terrenos veio a acontecer em Janeiro de 1994.

3
Estatutos da Associao de Apoio Social da Freguesia de So Pedro de Tomar

5
Registou-se um perodo de inatividade at 2001, data a partir da qual, foi assumido a
concretizao desta obra, onde se assinalou o grande incentivo e mobilizao de esforos
do Presidente da Junta de Freguesia daquela altura. Tendo sido constituda Pessoa Coletiva
de Utilidade Pblica pelo Dirio da Repblica n 186/02-III srie de 13/08/2002.

Elaborou-se o projeto de arquitetura, e aps vrias reunies com o Presidente de Cmara

Municipal de Tomar e com responsveis dos servios do Centro Distrital de Segurana
Social de Santarm, foram ultrapassados problemas tendo sido obtido o licenciamento da
obra em 2004.

O lanamento da primeira pedra ocorreu em 28 de Maio de 2005, constitudo o marco de

partida para a concretizao do sonho das pessoas desta freguesia.

A Direo da Associao mobilizou amigos da freguesia, elementos da Direo, para,

numa primeira fase e at que no fosse possvel efetuar candidaturas, disponibilizassem os
fundos para a continuidade da obra.

No ano de 2007, foi apresentada uma candidatura ao Programa PARES, que foi indeferida.

A 27 de Maro de 2010 inaugurou-se o Centro de Dia, com uma rea total de 3.000 m2
(1500m2 em cave e 1500m2 em r/c), com um custo aproximado de 1.500.000. Atualmente
o Centro de Dia est preparado para dar resposta a 40 pessoas e 60 de Apoio Domicilirio.

Posteriormente foi aprovado pelo QREN a candidatura a Lar. O projeto visa remodelar o
espao de forma a criar um Lar de idosos na parte superior e Centro de Dia no piso
inferior, sendo o custo da obra de 779.415,50, e o apoio foi de cerca de 380.000, no
entanto a grande parte do investimento total foi suportado pela prpria associao.
Contudo foi necessrio recorrer ao apoio de membros dos rgos sociais, de scios e de
amigos da associao e a emprstimos bancrios que tero de ser liquidados.

No dia 29 de Junho do 2013 inaugurou-se finalmente o Lar, que se passou a designar por
Estrutura Residencial para Pessoas Idosas, com uma rea total de 800m2 e capacidade para
26 residentes.

No piso 0 (piso principal), esto localizadas vrias zonas distintas:

6
 O topo sul contempla uma zona destinada aos servios administrativos (hall, o trio
principal que incorpora uma zona de espera apoiada por instalao sanitria, uma
rea de controlo, secretaria e gabinete do diretor) e uma zona destinada aos utentes
(reas de arrumos, cabeleireiro, instalaes sanitrias, uma sala de espera, um
gabinete de enfermagem e outro mdico com instalaes sanitrias prprias, uma
sala de reunies e uma sala de estar);
No ncleo central esto localizadas diversas salas de estar, o refeitrio, reas de
arrumos e duas instalaes sanitrias com as devidas dimenses. Estas reas de
estar articulam-se com a zona exterior de convvio;
O topo norte constitudo por instalaes sanitrias/vesturios (masculino e
feminino), sala de pessoal, cozinha, lavandaria, rea de estendal e tratamento de
roupas. Esta zona tem comunicao direta com o exterior, permitindo cargas e
descargas, localizando-se um compartimento prprio para a deposio de lixo,
outra rea de armazenamento de produtos de higiene e limpeza, um armazm para
os produtos de mercearia, uma rea para os legumes/frutas e outra designada por
zona de frio onde esto instaladas cmaras frigorficas.

No piso superior, esto localizadas as reas residenciais, constitudas por 8 quartos

individuais e por 9 quartos duplos, ambos dotados de instalaes sanitrias adequadas,
uma instalao sanitria central para banhos com ajuda, reas de arrumos limpos e
sujos, instalaes sanitrias do pessoal e utentes, gabinete de vigia, sala de estar dotada
de uma pequena copa e reas de circulao.

Esta obra teve uma durao de execuo de 16 meses, onde a criao de infraestruturas
e meios humanos veio dar resposta a situaes de extrema importncia, atenuando a
problemtica identificada para o desenvolvimento social da freguesia.

7
2. TIPO DE DESEMPENHO EM ESTGIO

2.1. VISO CRTICA SOBRE A ORGANIZAO DAS

TAREFAS

A realizao do Estgio teve como objetivo a aprendizagem e a colocao em prtica da

matria terica anteriormente adquirida na Academia transferindo-a para uma situao real
no mundo laboral e concretamente num Lar de Idosos. Pretendia-se tambm obter novos
conhecimentos e solucionar problemas do quotidiano organizacional, atravs da partilha e
interao com todos os colaboradores da entidade hospedeira do Estgio.

Com o programa de estgio foram propostas as seguintes tarefas:

Inscrio dos utentes no programa informtico e sua manuteno;
Criao de uma linha de Marketing da Instituio (para divulgao e angariao de
novos utentes);
Interveno na ptica da Logstica (processos de controlo de stocks, necessidades e
medidas a tomar);
Contribuio da Estagiria no domnio da Contabilidade (gesto de despesas,
recebimentos e pagamentos);
Reformulao e elaborao dos processos administrativos de acordo com as normas
da Segurana Social;
Interveno nos Recursos Humanos da instituio (elaborao e implementao de
escalas de servio, elaborao de contratos de prestao de servios);
Implementao e controlo da componente de sade no sistema de funcionamento
dirio do Lar.

As tarefas propostas foram desafiantes, visto que a instituio estava a sofrer grandes
mudanas a todos os nveis, sendo uma novidade para todos os membros. Como tal teve de
existir confiana, companheirismo e muito dilogo na tomada de novas decises, para um
bom desempenho das tarefas dirias.

9
3. PRTICAS PROFISSIONAIS

So importantes para o desempenho do futuro profissional e seguem os procedimentos

tcnicos e jurdicos necessrios para um bom cumprimento e desenvolvimento das tarefas
propostas, atravs de um processo de aprendizagem contnuo no meio organizacional.

3.1. MARKETING DA INSTITUIO: CONSTRUO DO

SITE

As organizaes cada vez mais reconhecem a importncia do marketing como sendo

fundamental e decisivo no processo de gesto.

O Marketing Institucional a gesto da imagem de uma entidade, neste caso da

Associao, onde se visa a utilizao de vrias ferramentas de comunicao, produzindo e
influenciando a Imagem de Marca perto dos diferentes pblicos, tanto internos como
externos, ou seja, desde os funcionrios sociedade global. Tornando-se til no processo
de valorizao e crescimento sustentvel. Segundo Biel (1993), foi David Ogilvy que nos
anos 50 enunciou a noo de imagem de marca, onde () todo o anncio publicitrio
deve ser considerado como a contribuio para o smbolo complexo que a imagem de
marca. Sendo essa imagem () um conjunto de associaes, normalmente organizadas
de forma significativa permitindo populao preserv-las na memria. (Aaker, 1991)

Como tal, () a primeira fora macro ambiental que os profissionais de marketing

monitorizam a populao porque os mercados so compostos por pessoas. (Kotler,
1998) No caso, o mercado onde se situam as necessidades das pessoas idosas muito
especfico e sensvel como facilmente constatamos.

Essa monitorizao passa, ainda que em termos empricos, por conhecer aspetos como a
dimenso e o crescimento populacional, o seu grau de instruo, a sua distribuio etria e
movimentao geogrfica.

Atualmente os nveis de instruo conhecem uma progresso acentuada na tecnologia,

tornando fcil o acesso da maioria das pessoas aos meios tecnolgicos. por isso
importante disponibilizar esse acesso porque () uma das foras mais intensas que

11
molda a vida das pessoas a tecnologia (Kotler, 1998) logo, fundamental que a
instituio acompanhe esse desenvolvimento.

As novas tecnologias, que inovam a um ritmo acelerado, proporcionam valor superior na

satisfao de necessidades e estimulam os investimentos e a atividade econmica. Por isso,
hoje em dia as tecnologias de informao e comunicao so fulcrais para quem procura
informao ou para quem necessita de visibilidade ou simplesmente de divulgar algo,
como por exemplo uma IPSS. Visto que, () a maioria dos programas sociais tem
dificuldades em definir seus produtos sociais (Fontes, 2008), ento essencial
disponibilizar toda a informao atravs destes meios para que esta chegue facilmente a
potenciais clientes.

No caso da Associao era pertinente a sua divulgao por outros meios, sem ser o j
utilizado atravs do jornal local A Cidade de Tomar e/ou o Templrio, ou atravs da
rdio local, Rdio Cidade de Tomar. Com a inaugurao da Estrutura Residencial para
Pessoas Idosas, era necessrio uma maior notoriedade de toda a instituio a fim de as
pessoas conhecerem o trabalho que ali desempenhado, a sua estrutura e valncias,
contribuindo para a divulgao de atividades e angariao de possveis clientes.

Contudo, no se deve descurar uma questo fulcral para a divulgao, a qualidade dos
servios. Quanto maior e mais diferenciada for a oferta, maior sero os seus nveis de
exigncia. Sendo assim, importante transmitir uma imagem de excelncia na prestao dos
servios que corresponda s expectativas de quem os procura.

Alm da divulgao, outro aspeto importante na utilizao dos meios tecnolgicos

possibilitar a obteno de feedback por parte dos seus utilizadores porque () este um
factor muito importante para os gestores, pois das opinies e referncias dos utentes,
que podero resultar solues e correes, de modo a melhorar esses mesmos cuidados e
imagem das instituies. (Ribeiro, n.d.)4 Proporcionando assim uma constante melhoria
na qualidade dos servios.

4
Ribeiro, Olivrio de Paiva (n.d.). Marketing e Inovao, Inovao Conceptual na Gesto de Servios de
Sade.

12
Para colmatar essa falta de visibilidade por parte da Associao, optou-se pelo
desenvolvimento de um site, facebook5 e participao nos Lares Online6, sendo atravs
destes meios que se poder expandir a divulgao desta Associao, podendo chegar a
pblicos mais distantes, captando assim o seu interesse, visto encontrar-se o Terceiro Setor
da Economia em fase de expanso.

Como a Associao em causa se trata de uma IPSS, com recursos financeiros reduzidos,
optou-se por utilizar um software open source, ou seja, com cdigo aberto e gratuito.

Para a construo do site da instituio foi necessrio realizar uma pesquisa na internet das
instituies que j possuem esses meios de divulgao, a fim de visualizar quais as
caratersticas usadas, tanto em cores como na disposio da sua informao. De entre os
muitos sites visualizados destacaram-se alguns, como o Centro Social Couto Mineiro
Pejo7 Castelo de Paiva, Centro Social de Sandim8 Vila Nova de Gaia, Centro Social
Paroquial de Santa Comba de Rossas9 Bragana, Casa de Repouso Quinta da Palmeira
Torres Vedras10, Clube Residencial Snior Fnix - Magoito11, Bela Vista Residncia
Snior Ourm12.

No logtipo da Associao no foi necessrio realizar alterao, porque tinha sido

anteriormente modificado aquando da construo da infraestrutura da Estrutura
Residencial para Pessoas Idosas.

O software utilizado para a construo do site da Associao foi o Wix13, para alm da rede
social do facebook, onde se usou os mesmos princpios e caratersticas do site. As cores
empregues foram muito sbrias a fim de se conjugarem na perfeio com as tonalidades do
logtipo. Na pgina inicial pode ver-se o slogan da Associao, bom viver aqui!; uma
galeria de fotos panormica, uma descrio e apresentao da instituio e dos vrios

5
https://www.facebook.com/pages/Associa%C3%A7%C3%A3o-de-Apoio-Social-da-Freguesia-de-S-Pedro-
de-Tomar/664955213531686
6
http://www.laresonline.pt/lista-de-lares-e-residencias/lares-e-residencias, acedido 21-05-2013.
7
http://www.cscmpejao.blogspot.com/, acedido em 14-05-2013.
8
http://centrosocialdesandim.blogspot.com/, acedido em 14-05-2013.
9
https://larderossas.wordpress.com/, acedido em 16-05-2013.
10
http://casaderepouso-quintadapalmeira.pt/pt, acedido em 14-05-2013.
11
http://www.clubefenix.com/, acedido em 16-05-2013.
12
http://www.belavistasenior.pt/, acedido em 17-05-2013.
13
http://pt.wix.com/, acedido em 24-05-2013.

13
servios que prestam. Na zona dos servios prestados realizou-se uma descrio dos
mesmos, sendo eles:
Estrutura Residencial para Pessoas Idosas;
Centro de Dia;
Apoio Mdico e de Enfermagem;
Cabeleireiro;
Biblioteca;
Sala de Atividades;
Refeitrio;
Lavandaria.

Ilustrao 1 - Apresentao do site da AASFSP, pgina principal

Fonte: (Elaborao Prpria)

Posteriormente nessa mesma parte, inseriu-se um link nas trs valncias da instituio
(Estrutura Residencial para Pessoas Idosas, Centro de Dia e Apoio Domicilirio) onde se
pode verificar um texto descritivo de cada uma e fotos das mesmas. As fotos so tipo
pelcula de filme com 90x45 pixels.

14
Ilustrao 2 - Apresentao das valncias da AASFSP
Fonte: (Elaborao Prpria)

Noutra zona encontra-se a galeria com todas as fotos de cada rea comum, descritas no
Regulamento Interno da Associao.

Existe ainda um espao reservado para o formulrio de contacto com todos os dados da
instituio e sua zona geogrfica com dados para o GPS.

Ilustrao 3 - Apresentao do site da AASFSP, contactos e zona geogrfica

Fonte: (Elaborao Prpria)

15
No facebook da Associao e Lares Online encontra-se as mesmas caratersticas do site,
mas com a formatao desses programas. No facebook encontra-se a informao mais
atualizada, desde passeios a convocatrias.

De relevar que de todos estes meios de comunicao o mais requisitado a nvel de

informao por parte de utentes ou de familiares de utentes mesmo a pgina da internet
dos Lares Online. L recebemos pedidos de ajuda, pedidos de contacto e de emprego. Os
pedidos de contacto so relativos a Centro de Dia, Apoio Domicilirio e de Estrutura
Residencial para Pessoas Idosas, contudo o mais solicitado mesmo o de lar, quase
diariamente existe e-mails para responder, tentando solucionar sempre as questes
colocadas.

3.2. ELABORAO DAS ESCALAS DE SERVIO

O horrio de trabalho o perodo de tempo durante o qual o trabalhador tem o dever de

colocar ao dispor da entidade patronal o seu desempenho fsico e/ou intelectual.

A entidade patronal quem estabelece o horrio de trabalho dos funcionrios ao seu

servio, dentro dos trmites legais deliberados pelo Cdigo do Trabalho. Isto ,
normalmente a entidade patronal pode mudar o horrio de trabalho sem o consentimento
do trabalhador, contudo o contrato de trabalho dever mencionar o incio e fim das horas
de trabalho, neste caso j indispensvel o acordo do trabalhador e realizar uma adenda ao
contrato de trabalho indicando o novo horrio.

O horrio de trabalho traduz-se na determinao das horas do incio e do trmino do

perodo normal de trabalho dirio, tal como dos seus intervalos de descanso.

A Direo da Associao optou por manter um horrio de trabalho normal (das 9horas s
18horas) para as funcionrias do centro de dia, bem como da parte administrativa e social,
e um horrio por turnos para as funcionrias da Estrutura Residencial para Pessoas Idosas.

O trabalho por turnos um modo especfico de desempenho da prestao de trabalho a fim

de fazer face a peculiaridades da prestao normal de trabalho, em regra associadas a
situaes de desempenho em condies mais penosas, em quantidade e esforo. esta

16
situao de penosidade que justifica as especiais prudncias que a lei confere ao
trabalhador que realiza trabalho por turnos.

A Direo deve de considerar os problemas diretamente relacionados com os interesses dos

funcionrios e pronunciar-se sobre tudo o que se refira ao estabelecimento e organizao
dos horrios de trabalho.

A elaborao dos horrios de trabalho foi baseada no Boletim do Trabalho e Emprego das
IPSS e pelo Cdigo do Trabalho em vigor.

A disposio dos horrios de trabalho deve ser efetuada nos seguintes termos:
Facilitar aos trabalhadores a frequncia de formao;
Adaptar os horrios de trabalho aos trabalhadores com capacidade limitada de
trabalho;
Proteo da segurana e sade dos trabalhadores;
No devem ser unilateralmente alterados os horrios acordados individualmente;
Qualquer alterao efetuada na organizao dos tempos de trabalho deve ser
divulgada e afixada no respetivo local de trabalho com uma semana de
antecedncia, nos termos previstos pela lei para os mapas de horrio de trabalho;
Existindo trabalhadores do mesmo agregado familiar, a disposio do tempo de
trabalho tornar sempre em conta esse facto.

A elaborao do horrio de trabalho da instituio compreendeu os seguintes requisitos

mencionados na lei:
A durao de trabalho de cada turno no pode ultrapassar os limites mximos dos
perodos normais de trabalho, o que significa que cada turno no pode exceder oito
horas por dia nem quarenta horas por semana, semelhana dos trabalhadores que
desempenhem a sua atividade em horrio fixo, (inicio e fim do trabalho sempre
mesma hora). Segundo o Boletim do Trabalho e Emprego as horas de trabalho da
categoria das auxiliares de aco directa de 38 horas semanais e das ajudantes de
ao direta de 37 horas semanais. Contudo podero realizar mais horas por
semana desde que a mdia do ms d as 37horas semanais, Clusula 24 e Clusula
25 do Boletim do Trabalho e Emprego n 6, 15/2/2012.

17
 Os horrios tm de ser afixados sete dias antes de entrar em vigor e podero ser
feitos por um perodo de referncia de 4 meses, Clusula 25 do Boletim do
Trabalho e Emprego n 6, 15/2/2012.
O trabalho por turnos no impede o direito ao descanso semanal, pelo que o
trabalhador por turnos deve gozar o mesmo perodo de descanso reconhecido aos
restantes trabalhadores contudo, tal no significa que o perodo de descanso
coincida com o sbado e o domingo, devendo tal descanso semanal efetivar-se
noutros dias da semana. Isto , nos sete dias de trabalho semanal devem ter dois
dias de descanso; sendo que de sete em sete semanas um dos dias das folgas, o
descanso obrigatrio, tem de ser obrigatoriamente ao domingo e de sete em sete
semanas o dia de descanso obrigatrio e um dia ou meio-dia de descanso
complementar tm de ser consecutivos, Clusula 39 do Boletim do Trabalho e
Emprego n 6, 15/2/2012 e Artigo 232 do CCT.
obrigatrio onze horas de descanso entre cada turno, desde a hora de sada de um
dia at hora de entrada do outro dia, Artigo 214 do CCT e Clusula 34 n 5 do
Boletim do Trabalho e Emprego n 6, 15/2/2012.
Por outro lado, o trabalhador s pode mudar de turno aps o dia de descanso
semanal (DO). Assim por exemplo, se o trabalhador na segunda-feira, tera-feira e
quarta-feira, exercer a sua atividade no turno das 8h00m s 16h00m, e na quinta e
sexta-feira lhe for determinado o turno das 16h00m s 24h00m, obrigatoriamente
tem que ter o seu descanso semanal na quinta-feira, e s na sexta-feira retoma o
trabalho. Artigo 221 do CCT e Clusula 37 n 4 do Boletim do Trabalho e
Emprego n 6, 15/2/2012.
Aps cinco horas de trabalho consecutivo obrigatrio um intervalo de descanso
de 1hora ou 2horas, podendo ser inferior se for acordado entre a entidade e o
trabalhador, Artigo 213 do CCT e Clusula 33 do Boletim do Trabalho e Emprego
n 6, 15/2/2012. As interrupes para repouso ou refeio, desde que efetuadas
dentro da prpria instituio e quando no superiores a 30 minutos, consideram-se
includas no perodo de trabalho. Donde resulta que estes 30 minutos no podero
ser subtrados ao perodo normal de trabalho sob pena de, aqueles 30 minutos
serem considerados trabalho suplementar. Sendo obrigatrio a colocao do dedo

18
 no ponto digital antes da hora de almoo e depois da hora de almoo, Artigo 202
do CCT.
O trabalho por turno rotativo prev a atribuio de um subsdio de turno,
correspondente a um acrscimo de remunerao, no montante de 15% ou 25%,
consoante o trabalho seja prestado em regime de dois turnos em que apenas um seja
total ou parcialmente noturno ou em regime de trs turnos ou de dois turnos total ou
parcialmente noturnos, respetivamente. Clusula 63 do Boletim do Trabalho e
Emprego n 6, 15/2/2012.
A retribuio do perodo de frias e subsdio corresponde quela que o trabalhador
receberia se tivesse em servio (igual ao ordenado do ms de trabalho com os 25%
do trabalho por turnos), Artigo 264 do CCT e Clusula 65 do Boletim do Trabalho
e Emprego n 6, 15/2/2012.
A durao do perodo de frias de 22 dias teis e no ano de contratao o mximo
de 20 dias teis (dois dias teis de frias por cada ms de durao do contrato),
Artigos 237 e 238 do CCT e Clusulas 41 e 42 do Boletim do Trabalho e
Emprego n 6, 15/2/2012.
A retribuio do subsdio de natal ser igual ao da retribuio mensal, sem os 25%
da retribuio do trabalho por turnos, Artigo 263 do CCT e Clusula 66 do
Boletim do Trabalho e Emprego n 6, 15/2/2012.
Nas instituies que no so obrigadas a encerrar no dia de feriado, laborao
contnua, o funcionrio tem direito a um descanso compensatrio com durao de
metade do nmero de horas prestadas ou acrscimo remunerativo de 50%, cabendo
a escolha Instituio, Artigo 269 do CCT.

Exemplo de clculo das horas dirias das Ajudantes de Ao Direta, 37 horas por semana:
(37h) (5 dias) = 7,4
Isto d 7 horas e ..?.. minutos
0,5 30 minutos
0,4 X
X = (0.430) 0.5 = 24 minutos
R:. 7 horas e 24 minutos por dia

24minutos5dias = 120minutos = 2horas

19
7horas5dias = 35horas
35horas+2horas = 37horas/semana

Ilustrao 4 - Exemplo de um horrio de trabalho

Fonte: (Elaborao prpria)

3.3. STOCKS E MANUTENO

O software utilizado na instituio para a manuteno dos economatos o software da

F3M14 para o sector no lucrativo, mais precisamente WinSEC - Gesto de Stocks,
Economatos, Cozinhas e Lavandarias. Visto que () a F3M assume uma posio de
destacada liderana no mercado nacional de fornecimento de software para a rea da
Economia Social (Software para IPSS). Uma liderana assente em duas dcadas de
existncia com incontestvel sucesso, na confiana de mais de dois milhares de clientes e
na celebrao de acordos com a Confederao Nacional das Instituies de
Solidariedade, Unio das Mutualidades Portuguesas e Unio das Misericrdias
Portuguesas. (F3M) Deste modo parece haver uma garantia de que o uso desta ferramenta
informtica se adequa situao com que nos deparmos em Estgio.

Para este setor esto disponveis, uma vasta gama de programas a fim de suprir a cobertura
das necessidades ao nvel da gesto e organizao da instituio.

14
http://www.f3m.pt/ (acedido em 07/02/2014. o programa seguido pela IPSS.)

20
Ilustrao 5 - Programas sector social
Fonte: F3M

A WinSEC, aplicao para gesto de stocks, economatos (armazns), cozinhas e

lavandarias, foi desenvolvida especificamente para instituies ligadas Economia Social.
Pretende-se que seja simples de usar e de forma mais organizada a gesto de stocks,
economatos (armazns), cozinhas e lavandarias.

As principais funcionalidades deste programa so:

1. Gesto de stocks, desde a entrada de artigos de fornecedores at ao seu consumo;
2. Extratos de Movimentos Dirios;
3. Aviso de rupturas de stock;
4. Inventrios;
5. Emisso de Guias de Transporte;
6. Gesto de stock de lotes e temperatura de artigos;
7. Controlo de refeies servidas a utentes, funcionrios e visitantes (incluindo custo
mdio por refeio);

21
 8. Clculo das Necessidades de Gneros Alimentares;
9. Construo automtica do Pedido da Cozinha tendo como base o nmero de
refeies a servir;
10. Gesto da Cozinha em termos de refeies servidas por valncia e custos fixos
associados;
11. Gesto de Lavandarias em termos de quilogramas de roupa por valncias e custos
fixos associados;
12. Construo automtica do pedido de cozinha atravs do n. de refeies a servir;
13. Sada de stocks a partir do pedido de cozinha;
14. Balancete de Stock;
15. Mdulo de Controlo de Concursos de Fornecimentos;
16. Mdulo de Doadores;
17. Mdulo opcional ao WinSEC: Encomendas a Fornecedores.

Caratersticas comuns a toda a linha WINIPSS:

Gestor Inteligente de Alertas;
Execuo de tarefas atravs de comandos de voz;
Navegador: acessos rpidos a opes dos programas, documentos do Office,
Websites, etc.;
Filtros e ordenaes dinmicas nas principais grelhas;
Envio integrado de SMS e e-mail;
Integrao ativa com Word e Excel;
Exportao de mapas para pdf, etc.15

A aplicao WinSEC est dividida em dois mdulos diferentes, o mdulo Utilitrios e o

mdulo de Gesto de Stocks, Economatos (armazns), Cozinhas e Lavandarias.

O mdulo Utilitrios destina-se a fazer a gesto da aplicao e tem um acesso

condicionado ao administrador ou a quem este tiver dado permisso de acesso. Aqui feita
a gesto de utilizadores, a manuteno das bases de dados e a definio de alguns
utilitrios da aplicao.

15
Tal como indicado no documento da F3M.

22
O mdulo Gesto de Stocks, Economatos, Cozinhas e Lavandarias o mdulo principal da
aplicao e onde se encontram todas as funes inerentes ao normal funcionamento dos
stocks, economatos, cozinhas e lavandarias da instituio. Todos os utilizadores tero
permisso para fazer o acesso a este mdulo, exceto a algumas funes que o
administrador entenda necessrio impedir a permisso de acesso.

Ao criar a Instituio devemos ter em conta que o preenchimento na totalidade dos dados
associados no obrigatrio, mas existem uns essenciais, tais como: cdigo, nome, ano
inicial de dados, nmero de contribuinte e morada.

De seguida deve-se proceder ao preenchimento das Tabelas Auxiliares, podendo no

entanto ser feito medida que os dados vo sendo necessrios. No entanto, tabelas como:
Famlias, Subfamlias, Unidades de Medida, Economatos, entre outros, devem ser
preenchidas com alguma antecipao ao normal funcionamento da aplicao.

A criao das fichas de Artigos o passo seguinte, onde registada a informao relativa a
cada artigo movimentado na instituio, em termos de taxa de IVA, Unidades de Medida,
Stock Mnimo e Mximo e Preo. Aps o registo e preenchimento das fichas de Artigos
pode-se avanar para a movimentao de stock, ou seja, entradas e sadas dos economatos.
O mdulo de Estatsticas d indicao ao utilizador da situao dos Stocks em relao
Instituio em cada momento, tornando-se um importante auxlio na anlise de valores e
dados complementares.

A manuteno de fornecedores tem como objetivo efetuar o registo, alterar, consultar ou

eliminar as fichas dos fornecedores da instituio. As fichas dos fornecedores contm toda
a informao necessria sobre cada fornecedor. Para realizar o preenchimento de uma ficha
de fornecedor, comea-se por atribuir um nmero de identificao, uma abreviatura, o
nome do fornecedor, o contacto e o seu nmero de contribuinte. Poder classificar-se o
fornecedor como ativo ou inativo, consoante se realize ou no encomendas ao mesmo.
Poder ainda observar-se o valor total de compras a este fornecedor, assim como a data da
primeira compra e a data da ltima compra.

23
Ilustrao 6 - Exemplo de criao da ficha de Fornecedor
Fonte: F3M

possvel verificar quais foram os fornecedores de um determinado artigo utilizado na

instituio, atravs de uma listagem. Para emitir o mapa para um determinado artigo,
apenas necessrio indicar o cdigo do artigo para o qual pretende ver os fornecedores.

Ilustrao 7 - Mapa de fornecedores do artigo

Fonte: F3M

24
Os artigos para serem adicionados, tem que se comear por atribuir um cdigo
identificativo e uma designao para o artigo, por exemplo, AL Alimentao. De
seguida, deve-se indicar a taxa de IVA aplicvel, se o artigo est ativo ou inativo e se
feito o controlo de validade do artigo. A unidade de compra refere-se unidade de medida
de compra do artigo, enquanto a unidade de consumo refere-se unidade de medida do
consumo dos artigos, ou seja, os ovos podem ser comprados dzia mas consumidos
unidade.

No separador dos movimentos do artigo, preconiza-se a indicao de um stock mnimo e

um stock mximo para o mesmo. Aqui poder ainda ver dados relacionados com os
movimentos, com os valores e quantidades das entradas, com os valores e quantidades de
sadas, assim como o stock atual do artigo. Por fim, ainda d para ver a quantidade
existente do artigo em cada um dos economatos, o ltimo custo e preo mdio do artigo.
Estes valores tm origem nos movimentos e podem ser alterados.

Ilustrao 8 - Criao de Artigos

Fonte: F3M

Neste mdulo pode-se ainda verificar o histrico dos preos de compra de um determinado
artigo, no perodo de tempo estabelecido, os movimentos do artigo, com indicao do
fornecedor, a quantidade, preo e a data da compra.

25
As quantidades de stock de cada um dos artigos, assim como a data da ltima sada dos
mesmos, podero ser visualizadas para todos os artigos, ativos ou inativos.

Ilustrao 9 - Quantidades dos artigos

Fonte: F3M
O mapa de inventrio data apresenta uma lista com a descrio dos artigos em stock, com
a indicao das quantidades de cada um deles, do preo unitrio e do preo total em stock,
numa determinada data indicada pelo utilizador.

O mapa de rutura de stocks apresenta uma lista dos artigos cujo stock atual se encontra
abaixo do stock mnimo indicado na ficha do artigo. No mapa so apresentados os artigos
em rutura, o stock atual, o stock mnimo e a data da ltima sada.

No balancete de stocks mostra uma listagem com a informao, para cada artigo, das
quantidades de entradas e sadas de artigos acumuladas at ao ms escolhido, as
quantidades do ms escolhido e o stock no final do ms indicado.

A movimentao dos stocks feita pelas entradas e sadas dos mesmos. A entrada permite
fazer o registo de chegadas de artigos na instituio. Uma entrada de artigos acontece
quando os artigos entram nos armazns da instituio provenientes dos fornecedores,

26
externos instituio. No formulrio deve indicar-se o cdigo do artigo, a quantidade a
entrar e qual o armazm (produtos alimentares ou produtos de higiene e limpeza) que far
a receo dos artigos. Se a entrega for efetuada diretamente para uma cozinha, lavandaria
ou valncia, sem passar pelos armazns, ser criado um movimento de entrada num
armazm e simultaneamente um movimento de sada para o local escolhido, uma vez que
s os armazns podem ter stock. Por fim, se existir, coloca-se o desconto que incidiu sobre
os artigos, o lote e a validade dos mesmos.

Ilustrao 10 - Exemplo de entrada em armazm de um artigo

Fonte: F3M

A sada de artigos verifica-se quando os artigos saem dos armazns da instituio para as
cozinhas, lavandarias, valncias. Inicialmente indica-se qual o armazm que far a entrega
dos artigos e o local da entrega (cozinha, lavandaria, valncia).

27
Ilustrao 11 - Exemplo de sada de armazm de um artigo
Fonte: F3M

A anlise de compras permite observar os valores comprados aos fornecedores, com a

possibilidade de realizar uma anlise dos valores das compras por fornecedor e armazm,
por fornecedor e ms e por armazm e ms. Na primeira situao ter um quadro com a
indicao dos valores adquiridos para o armazm de cada um dos fornecedores, no perodo
de tempo estipulado. Nas duas ltimas situaes, ter um mapa com o fornecedor ou
armazm e os meses do ano selecionado, com os valores comprados para cada um dos
meses.

Com as alteraes efetuadas ao Regime de Circulao de Bens, passou-se a emitir as Guias

de Transporte dos bens alimentares que saiam da instituio, para a distribuio pelos
utentes da valncia de apoio domicilirio, este procedimento foi realizado de forma
temporria para o setor social.

Neste caso era necessrio que todos os dados da ficha da instituio estivessem
preenchidos tal como o motivo da iseno (IVA - Regime de Iseno), passando assim a
estar pr-preenchidos em todos os documentos de transporte emitidos.

28
Inicialmente era necessrio passar uma guia de transporte para cada utente, para tal teve de
se abrir fichas com todos os utentes de apoio domicilirio e os seus respetivos dados, visto
este mdulo no estar ligado ao mdulo WinUTE. Passado algum tempo a Unio das
Misericrdias Portuguesas informou que s era necessria uma guia de transporte por cada
carrinha acompanhada de uma tabela com o nome e morada completa de cada utente,
tabela essa que tinha validade de um ms, sendo atualizada conforme as alteraes
efetuadas ao percurso de cada carinha de transporte.

Nos documentos de transporte podia-se escolher vrias opes:

Ilustrao 12 - Documentos de Transporte

Fonte: F3M

Os documentos de transporte que o programa permite emitir so:

Guia de Movimentao de Ativos Prprios;
Guia de Consignao;
Guia de Devoluo;
Guia de Remessa;
Guia de Transporte.

29
A Associao apenas utilizava diariamente a emisso das guias de transporte, todas as
outras opes no eram empregues. Os documentos emitidos ou com estado de fechado
tm um nmero de srie sequencial, no podendo ser apagados, s anulados em caso de
erro e guardados como documentos anulados.

Nos dados da expedio, era obrigatrio mencionar a data e hora do incio do transporte tal
como a hora de descarga da mesma.

Ilustrao 13 - Exemplo de documento de transporte

Fonte: F3M

No caso da instituio, os documentos no eram comunicados Autoridade Tributria,

visto que no setor social esses parmetros ainda no estavam bem definidos.
Posteriormente a Unio das Misericrdias Portuguesas veio comunicar a dispensa da
emisso de guias de transporte da alimentao, visto que o utente paga uma
comparticipao mensal pelo servio prestado, e no a refeio que lhe entregue, assim
como, no existe qualquer transmisso mensal de IVA para os utentes.

O programa informtico tem uma rea especfica para a cozinha. Para criar no programa
uma cozinha, atribui-se um cdigo identificativo e uma descrio mesma, indicando a

30
morada e cdigo postal, o nmero de telefone, nmero de contribuinte e endereo de e-
mail.

O registo de refeies, realizado na opo de cozinha tem como objetivo marcar as

efetivamente servidas. Para adicionar o registo de uma nova refeio, comea-se por
indicar qual a cozinha que serviu as refeies, qual a data das mesmas e qual o tipo de
refeio servida. De seguida, insere-se a distribuio do nmero de refeies a servir,
sendo que cada linha dever representar um tipo de consumidor. No final diz-nos o nmero
de refeies servidas e o valor total das mesmas. Na grelha por tipo de consumidor,
consegue-se colocar o nmero de refeies de um determinado tipo de consumidor a uma
valncia. Por exemplo, so servidas 100 refeies aos utentes, mas 60 utentes so do Lar e
40 utentes so do Centro de Dia.

Ilustrao 14 - Exemplo de registo de refeies

Fonte: F3M

O mapa mensal de refeies apresenta a distribuio dos custos das refeies servidas
pelas cozinhas da instituio, distribudos por consumidores, tipos de valncia, tipos de
refeio e dias do ms selecionados. No mapa poder ainda consultar os custos e refeies
servidas para o ms selecionado, com uma distribuio diria e por tipo de consumidor.

31
A opo da estatstica permite pesquisar a estatstica mensal das refeies servidas por tipo
de refeio, por refeio ou por registo em quantidade.

Ilustrao 15 - Exemplo de uma estatstica das refeies servidas

Fonte: F3M

Neste mapa poder escolher um dos cinco tipos de grficos (barras, linhas, queijo, rea e
colunas).

O local do programa referente cozinha ainda no foi desenvolvido pela instituio,

porque estava em fase inicial de desenvolvimento. Contudo o controlo das quantidades de
refeies servidas, por valncia e funcionrios, j realizado mas de forma manual, a fim
de se contabilizar o custo dirio de uma refeio.

32
 3.4. MEDICAMENTOS E PROCESSOS INERENTES:
PROCEDIMENOS TCNICOS

A Organizao Mundial de Sade (OMS, 1948) formulou um conceito sobre a sade e

doena, referindo-se a () um estado de completo bem-estar fsico social e mental e no
apenas ausncia de doena ou enfermidade. Assim como o () melhor estado e sade
que se capaz de alcanar, constitui um dos direitos fundamentais para todo o ser
humano, qualquer que seja a sua raa, religio, opinies polticas, condio econmica ou
social. (OMS, 1948) este o conceito que seguimos.

O Plano Nacional de Sade 2011-2016 aborda a poltica do medicamento e dispositivos

mdicos, outra das reas relevantes que constam na Associao. Segue-se um quadro
explicativo sobre a cadeia do medicamento a fim de se alcanar todos os meios e etapas
envolvidas nesse processo, o que tem implicaes para a Estrutura Residencial para
Pessoas Idosas de So Pedro.

Ilustrao 16 - Cadeia do Medicamento

Fonte: Plano Nacional de Sade 2011-2016

33
A cadeia do medicamento menciona um conjunto de comportamentos a que o uso e
manipulao de medicamentos e outros produtos de sade esto sujeitos desde o seu
registo at ao benefcio dos doentes, tendo-se que cada um desses mtodos um
determinante dos efeitos derradeiros das tecnologias de sade sobre a sade do cidado e
da sociedade. As tecnologias de sade para poderem ser utilizadas tm de ter um registo,
sendo necessria uma autorizao de comercializao que cumpra um conjunto de
obrigaes de qualidade, eficcia e segurana recomendados pelas normas e leis europeias.
Assim as () tecnologias de sade so todos os meios (materiais ou no) e
procedimentos destinados preveno, diagnstico, tratamento e reabilitao das
doenas e suas consequncias. (PNS 2011-2016) Aprimorando as condies gerais de
sade dos seres humanos.

Ao se escolher uma determinada tecnologia necessrio ter em conta o seu custo efetivo
para cada indicao teraputica, isto , maximizar a sade dado o oramento disponvel,
normalmente esta no a mais barata mas sim a mais eficiente, ou seja, melhores
resultados por unidade de custo. Para uma boa implementao das tecnologias de sade
fundamental que exista uma maior transparncia das decises com envolvimento dos
agentes afetados na discusso das solues e, elaborao e publicao de uma tabela de
custos unitrios de cuidados.

Em temos de regulamentao () os medicamentos so hoje autorizados na Unio

Europeia e, consequentemente, em Portugal, atravs do procedimento de autorizao
centralizado ou atravs de procedimentos de autorizao nacionais. (PNS 2011-2016)
Em Portugal a autoridade nacional responsvel o INFARMED, I.P.

Uma das realidades que este instituto monitoriza a metodologia utilizada ao nvel das
comparticipaes dos medicamentos, atravs do Valor Teraputico Acrescentado. Por isso
() a incluso de medicamentos na lista de medicamentos comparticipados pelo Servio
Nacional de Sade e a respetiva excluso dependem do grau de qualidade da
demonstrao da evidncia cientfica de eficcia e de efetividade para as indicaes
teraputicas reclamadas, associada verificao de uma favorvel relao benefcio

34
risco, bem como do seu valor teraputico acrescido.16 (PNS 2011-2016) Esta precauo
faz toda a diferena no sistema.

Conforme o PNS 2011-2016, a despesa em medicamentos elevada em Portugal,

comprova-se que se gasta imenso considerando a capacidade econmica do pas e que a
despesa em sade no bem a real, uma vez que o peso dos medicamentos excessivo;
apesar disso o nosso pas encontra-se na mdia europeia, dado as necessidades de consumo
da populao (representada pela despesa per capita).

Segundo o INFARMED, entre 2000 e 2008, verificou-se uma diminuio na prescrio de

medicamentos, passando de 2,7 para 2,3, mas no custo mdio por receita passou-se
exatamente o contrrio, houve um aumento de 37,27 para 38,44, logo os medicamentos
prescritos foram de valor monetrio superior em vez de valor monetrio inferior.

O Ministrio da Sade decretou em 2005 (Portaria 618-A/2005 de 27 de Junho) e 2007

(Portaria 30-B/2007 de 5 de Janeiro) uma reduo administrativa de todos os
medicamentos. Feita a devida reviso da literatura ficamos a saber que () como
mostram Barros e Nunes, 2005 e 2007 foram os nicos anos em que a evoluo da despesa
em medicamentos teve uma quebra que no foi recuperada nos anos seguintes uma vez que
a taxa de crescimento permaneceu a mesma. (PNS 2011-2016). Nos ltimos anos e com a
desoramentao de investimento pblico certamente que a situao tambm no
melhorou.

Segundo Barros (2009), o preo do medicamento afeta o seu nvel de utilizao, um preo
inferior poder aumentar o seu consumo, com uma maior prescrio mdica e/ou o utente
deixa de suspender o tratamento mdico, nomeadamente crnico, visto despender menos
dinheiro com os medicamentos.

Outro fator importante tem sido a evoluo dos medicamentos genricos, que teve incio
em 1990, devendo estes ser inferiores em 20% no preo dos medicamentos de referncia,
mais tarde foi introduzida uma comparticipao de 10% pelo SNS. No final de 2002 foi
criado o sistema de preos de referncia, segundo o qual a comparticipao dos
medicamentos de marca determinada pela diferena de preos entre o genrico que tenha

16
Despacho n 22651/2000, de 28 de Setembro

35
o preo mais elevado dentro do mesmo grupo homogneo. Posteriormente, verificou-se
uma reduo administrativa nos preos dos genricos em 30% (Portaria 1016-A/2008).

A insero dos genricos no mercado do medicamento possui um conjunto de trs tipos de

efeitos, um direto e dois indiretos. O efeito direto a substituio da substncia ativa de
um produto por outro mais barato (substituio do medicamento de marca pelo genrico).
Os efeitos indiretos so: alterao no preo de outros medicamentos, aumentando a
concorrncia; e o segundo o resultado da deciso de consumo, visto que existe ()
maior disponibilidade de uma substncia ativa a um preo mais baixo, o seu consumo
poder aumentar quer porque os doentes interrompem menos os tratamentos, no caso de
condies crnicas, quer porque os mdicos se predispem a prescrever mais dado o
menor encargo para o doente. (Barros, 2009) A poltica de uso dos medicamentos
genricos significa que h uma maior alternativa do consumidor na escolha no ato de
compra. Mas a questo colocada por Barros relevante.

Muitas vezes deparmo-nos com essa dificuldade, porque os utentes tm patologias

diversas, maioritariamente vrias num nico utente, potenciando um desmedido consumo
de frmacos mensais e por consequente a um gasto mensal extra. Praticamente todos os
utentes de lar encontravam-se nessa situao, consumindo sobretudo medicamentos de
marca, poucos eram os que continham prescrio de medicamentos genricos.

36
Seguidamente, veremos o contexto Medicamento/Mercado:

Ilustrao 17 - Polticas e Incentivos no Mercado Farmacutico

Fonte: Plano Nacional de Sade 2011-2016

Como se poder referir () as estratgias de interveno pblica nos pases da OCDE

foram muito diversas. Do lado da procura, encontramos medidas direcionadas aos
doentes e medidas direcionadas aos profissionais. Exemplos de medidas dirigidas a
alterar o comportamento dos doentes so o papel dado aos co-pagamentos e os programas
de educao. () No que se refere aos profissionais, encontram-se medidas como
alterao de sistemas de remunerao, oramentos clnicos e a procura de uma prescrio
mais efetiva (). Do lado da oferta encontramos igualmente um leque muito vasto de
intervenes: controles de preos, controle de lucros da indstria, controle da entrada no
mercado, limites promoo junto dos mdicos, estmulo da concorrncia via preos.
(Barros, 2009) Este enquadramento serve-nos para compreendermos melhor as medidas de
poltica para a sade e suas implicaes sociais e econmicas.

37
Os incentivos financeiros so uma boa estratgia para alterar o modo da prescrio,
contudo pode acarretar corrupes do sistema, levando a um estrago na sade da populao
e a um aumento dos custos globais dos sistemas de sade devido poupana na hora da
prescrio.

A fim de se poder controlar os custos mensais dos utentes, conversamos com o Mdico
responsvel do lar, Dr. Antnio Horta Marques, que prontamente se disponibilizou, se
possvel, a alterar a medicao que os utentes j utilizavam por outros com a mesma
substncia ativa mas de valor comercial inferior. Quando iniciou o sistema de verificao
de cada processo clnico individual, constatou que grande parte dos utentes consumia
medicao em excesso, prejudicando outras reas do corpo, nomeadamente fgado e rins.
Essa medicao excedente foi retirada e grande parte substituda por medicamentos
genricos. Como j foi anteriormente referido, de entre a gama dos genricos existem
preos superiores e inferiores, os prescritos pelo mdico rondavam o valor mdio.

Posterior prescrio das receitas mdicas, foi-se farmcia de referncia levantar os

novos medicamentos, reportando s mesmas a alterao efetuada pelo Mdico, a fim de as
mesmas passarem a conter na farmcia os medicamentos pretendidos.

Por consequente procedeu-se elaborao de mapas mensais individuais para se poder

contabilizar e controlar melhor esta nova alterao. No final do ms efetuou-se a
verificao dos mesmos e sua comparao com o ms anterior. Surpreendentemente o
valor total dos gastos dos utentes com os medicamentos decresceu em 40%, traduzindo-se
numa medida positiva e num ganho financeiro por parte dos utentes, j do lado da
farmcia, o seu lucro com a compra dos medicamentos reduziu significativamente.

Esse controlo mencionado tambm era realizado pelo programa informtico da F3M no
mdulo WinSEC, onde primeiramente foram importados ficheiros do INFARMED com o
nmero de registo da embalagem do medicamento de forma a permitir um melhor critrio
na seleo dos artigos a importar, onde mostrada na grelha do programa a informao
relativa ao estado do medicamento na base de dados do INFARMED (No Renovado;
Revogado; Suspenso; Autorizado; Suspenso por deciso judicial; Caducado).

38
Ilustrao 18 - Criar/Associar Artigos
Fonte: F3M

A partir daqui era possvel consultar os medicamentos da instituio, o que nos permitia ter
uma viso global das quantidades dos medicamentos por codificao, por artigo e por lote.
A grelha onde estava essa informao apresentada, permitia tambm observar a data de
validade, princpio ativo, dosagem, via de administrao e local de armazenamento.

Segundo o INFARMED (2014), a quota dos medicamentos genricos evoluiu

positivamente em termos de unidades, de 31,4% em 2010 para 44,7% em 2013, ou seja,
uma evoluo de 13,3% em 3 anos. Contudo, esta evoluo no significou um aumento dos
encargos para o SNS nem para os utentes, houve um decrscimo de 29,3% para o SNS e de
6,3% para os utentes.

Com esta mudana permitiu-se monitorizar melhor os stocks dos medicamentos, alguns
deles do stock de medicamentos do lar, que no eram mais do que doaes dos familiares
de utentes falecidos ou que tinham deixado de ser necessrios a sua toma. Sendo
empregues nos utentes que utilizam essas mesmas substncias ativas e dosagens,
prevalecendo a ordem hierrquica dos rendimentos dos utentes, ou seja, o medicamento
A ir ser entregue ao utente que tiver rendimento financeiro (penso) inferior. A lista dos
medicamentos em stock feita por ordem alfabtica do princpio ativo, quantidade
(comprimidos, ampolas, saquetas) e data de validade.

39
Para alm da alterao verificada ao nvel dos medicamentos, tambm foi necessrio
alertar e modificar a alimentao, principalmente a dos doentes com Diabetes Mellitus tipo
II e Diabetes Mellitus tipo I (dependentes de insulina), procedendo a um melhor controlo
dos mesmos.

Tudo isto foi possvel devido a um lema utilizado pelo Mdico17: os utentes sempre em
primeiro lugar.

3.5. OUTROS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS NA

ORGANIZAO

A instituio tem outros processos inerentes ao seu bom funcionamento, passando

maioritariamente pela receo e servios administrativos. De entre eles constam o
atendimento aos clientes e familiares, fornecedores de ambos os setores, alimentar e
produtos de higiene e limpeza, pagamentos, entre outros.

No atendimento aos clientes eram prestadas as devidas informaes, normalmente para a

inscrio e condies do lar, posteriormente inscrio e admisso do utente era o stio
onde mensalmente se realizava os pagamentos das mensalidades com os devidos
esclarecimentos e onde obtinham informao sobre o estado do familiar. Para a
contabilizao da mensalidade era necessrio recolher todos os gastos do utente que esto
descritos no regulamento interno do lar, facultado aos familiares na altura da assinatura do
contrato, nomeadamente o valor pr-definido da mensalidade mais os gastos com os
medicamentos, exames mdicos, taxas moderadoras e algum bem consumvel que os
familiares pedissem.

Esse pagamento tinha de ser lanado no programa informtico da F3M, na aplicao

WinUTE (Utentes) e posteriormente na aplicao WinGTE (Gesto de Tesouraria). O
funcionamento destas aplicaes muito idntico ao j mencionado WinSEC,
primeiramente tm de ser preenchidos todos os dados do utente (morada completa, nmero
de contribuinte, segurana social, carto de sade e/ou subsistema de sade, bilhete de
identidade ou carto de cidado, data de nascimento, estado civil, grau de dependncia,

17
Dr. Antnio Horta Marques

40
data de entrada e valncia), a partir da j se poderiam gerar os documentos (fatura/recibo)
para a respetiva liquidao.

Inerente a este processo est tambm o pagamento das quotas. Para se poder ser cliente da
Associao e usufruir dos seus servios necessrio inscrever-se como scio e ter
atualizados os pagamentos (mensal ou semestral ou anual) atravs da aplicao WinSOC
(Scios).

Os fornecedores so protagonistas de um campo com os quais fundamental usar de

alguma habilidade negocial. Inicialmente existiam vrios fornecedores para ambos os
setores, mas com o volume de encomendas a aumentar e os gastos tambm, foi essencial
tomar outro tipo de medidas, passando pela seleo de um fornecedor para o peixe, dois
fornecedores para a carne, um fornecedor para os produtos de higiene e limpeza, um
fornecedor para produtos hortcolas e frutcolas e outros dois fornecedores para os restantes
produtos. Para a seleo dos fornecedores usou-se o parmetro da qualidade dos produtos e
o preo, o que continha a maior percentagem de ambos era o escolhido. Contudo, iam
sempre aparecendo novos fornecedores a apresentarem as suas propostas, analisvamos e
caso fossem inferiores, em termos de valor, aos j existentes contactvamos os
fornecedores habituais. indispensvel que exista um jogo de manobras com os
fornecedores para se poder reduzir ou equilibrar os gastos mensais e anuais na Associao.

Com a nova valncia a funcionar foi necessrio a realizao de contratos, tanto o dos
utentes e respetivos familiares com a Associao, como os contratos de prestao de
servios e protocolo de cedncia de espao. Os contratos de prestao de servios dos
utentes estavam j previamente formulados. Contudo foi necessrio proceder alterao de
algumas clusulas a fim de salvaguardar a instituio e o utente, nomeadamente no
pagamento da mensalidade e no depsito de bens do cliente guarda da instituio.

Nos contratos de prestao de servios, designadamente o do Mdico, Enfermeira e

Fisioterapeuta, foram realizados com o auxlio da Dr. Ana Rosa18 para cumprirem todos
os trmites legais previstos na Lei, regido pelo Cdigo Civil. Em casos especficos foram
modificados os contedos relacionados com os perfis profissionais dos visados em sede de
contrato.

18
Dr. Ana Rosa Santos, Advogada.

41
O protocolo de cedncia de espao foi elaborado para a atividade de cabeleireira e para a
atividade de podologista, sendo a sua estrutura muito semelhante ao contrato de prestao
de servios anteriormente referido, regido este pelo Cdigo do Procedimento
Administrativo, no sendo referido qualquer tipo de remunerao pelo usufruto do espao
onde iro exercer a sua atividade.

42
4. ESTGIO: DA PROPOSTA SUA REALIZAO

4.1. BALANO E DESCRIO SOBRE OS ASPETOS MAIS

RELEVANTES DO ESTGIO

A proposta de Estgio era bastante diversificada e abrangente em todas as reas

fundamentais ao funcionamento da instituio. Inicialmente existiu apreenso na
conjugao do tempo necessrio a cada um dos itens da proposta de estgio. Apesar de ter
a durao de onze meses, importa frisar que foi a transformao de um centro de dia em
lar, onde existiam prazos para cumprir.

Inicialmente para adquirir conhecimento de todos os processos administrativos e

reorganiz-los segundo as normas da Segurana Social, foi necessrio perder algum tempo
a ler os Manuais da Qualidade estipulados pelo Instituto da Segurana Social para ambas
as valncias (centro de dia e lar), a fim de verificar primeiro se estavam corretos os
processos j elaborados e posteriormente quais os que se mantinham iguais para a valncia
de lar ou que sofriam alteraes. As alteraes efetuadas aos documentos foram mnimas,
apenas foi necessrio realizar de origem alguns processos de acordo com os Manuais da
Qualidade, para aquando das fiscalizaes estar tudo dentro das conformidades exigidas no
setor.

Posteriormente, e o mais desafiante, foi a elaborao das escalas de servio segundo os

Decretos-lei em vigor, tanto do Cdigo Coletivo do Trabalho como do Boletim do
Emprego e do Trabalho para as IPSS. Uma ajuda fundamental foi a da advogada, Dr. Ana
Rosa, para melhor interpretao dos artigos, sua conjugao e transformao na prtica,
contemplando todos os trmites legais previstos. A sua implementao e aceitao de todas
as normas por parte dos funcionrios tambm no foram tarefas fceis.

Outro item que fez parte integrante de todo o Estgio foi a rea da logstica, desde o
controlo de stocks implementao de medidas para a reduo de custos e desperdcios.
Primeiramente efetuou-se o treinamento com o programa informtico utilizado pela
instituio, onde o mdulo especfico dos stocks nunca tinha sido usado pela mesma.
Atravs das compras realizadas foram-se criando as fichas de cada produto, dando a sua
entrada e sada sempre que isso se verificasse diariamente, sendo que no final de cada ms

43
era feita uma anlise do inventrio, tanto em termos de quantidades como de preos,
comparando com o stock constatado nos respetivos armazns (stock real). As diferenas
verificadas eram substanciais nos primeiros meses, contudo com algumas alteraes foi-se
notando melhorias nos meses seguintes. Porm estas no foram as necessrias para uma
correo eficaz de todas essas falhas.

As alteraes passaram pela elaborao de uma lista detalhada de todos os produtos e

quantidades necessrias para o ms seguinte, adaptados s novas exigncias (lar), deixando
de lado produtos suprfluos. Assim como a seleo dos fornecedores, passando por
escolher o que oferecia os melhores preos aliados qualidade dos mesmos, atravs de
anlises das propostas de cada um. Diminuio das idas diria aos armazns para a sada de
produtos, sendo estes anotados manualmente no local e posteriormente em suporte
informtico. Tentou-se que existisse um responsvel de cada rea a informar das faltas dos
produtos alimentares e de higiene e limpeza, sem grande sucesso.

Tal como da emisso das guias de transporte at data que se verificou sendo
desnecessrias para o setor social, as guias de transporte relativamente ao almoo a ser
distribudo estavam sempre prontas, agora para os outros produtos alimentares (leite,
acar e cevada) raramente existia comunicao da necessidade de transportar esses
mesmos artigos at casa dos utentes.

Para alm do programa informtico dos stocks, eram utilizados outros dois mdulos, o da
gesto de utentes e o da gesto de scios. Nesses mdulos era feia a inscrio dos utentes
nas fichas prprias, tal como a valncia a que pertenciam, para que no final de cada ms,
isto no mdulo de gesto de utentes, fosse emitido a fatura/recibo da despesa mensal do
utente na instituio, sendo cobrado aos mesmos no incio do ms. Aps a liquidao, era
lanado no mesmo programa essa informao e posteriormente no mdulo do programa de
gesto de tesouraria. S assim a informao ficaria vlida para a contabilidade. Caso
surgisse alguma alterao situao do utente, como por exemplo a mudana de valncia,
ausncia ou falecimento, era necessrio regist-lo no mdulo de gesto de utentes.

O Marketing da instituio para a divulgao e angariao de utentes, era maioritariamente

feito atravs de meios informticos, como o e-mail, site da instituio, plataforma dos lares
online e facebook. O mais usual, para alm do e-mail, era a plataforma dos lares online e

44
praticamente todos os dias surgiam pedidos de ajuda ou informao acerca da instituio.
De todos estes meios o nico j existente era o e-mail, os outros foram criados com a ajuda
de um tcnico de informtica, principalmente para o site da instituio, a fim de estarem
todos operacionais antes da inaugurao da Estrutura Residencial para Pessoas Idosas. A
divulgao da informao mais atualizada, tal como de atividades, era feita na pgina de
facebook da instituio.

A partir da inaugurao do Lar surgiu uma nova situao que no existia em Centro de Dia
(para alm das consultas externas e tratamentos de fisioterapia), o setor da sade dentro da
prpria instituio. Foi imprescindvel proceder contratao do responsvel clnico e de
um(a) enfermeiro(a), tal como a elaborao dos seus contratos de prestao de servios.
Contudo, era necessrio organizar e implementar regras, algumas implementadas s aps o
seu funcionamento e verificao das falhas existentes.

O primeiro passo foi organizar dossiers individuais de cada utente com toda a informao
de sade fornecida pelos familiares, sendo posteriormente atualizada pela enfermeira e
pelo mdico.
O segundo passo foi os medicamentos, indicando nas caixas o nome a quem pertenciam,
colocando os necessrios para uso dirio num armrio prprio utilizado pela enfermeira, os
medicamentos excedentes eram colocados numa caixa de reserva devidamente catalogada
com o nome do utente dentro de um armrio prprio para o efeito. A instituio tambm
tinha a sua caixa de reserva de medicamentos, que no era mais do que os doados pelos
familiares dos falecidos, existindo uma lista dos mesmos atualizada com as datas de
validade.

O terceiro passo foi coordenar a agenda de cada utente relativamente a consultas (externas
e de especialidades) e exames.

Aps isto estar operacional foi necessrio organizar com a farmcia o fornecimento dos
medicamentos necessrios e prescritos pelos mdicos, tal como a forma e pagamento, esta
era feita no final de cada ms, pela listagem completa com o nome de cada utente e valor
total mensal. Inicialmente a conjugao dos valores da instituio no eram os mesmos da
farmcia, por isso foi imprescindvel tomar medidas para a sua correo, verificando-se
mais tarde os objetivos alcanados com sucesso.

45
 4.2. PROPOSTA DE MELHORIA ORGANIZACIONAL

A instituio est a funcionar em pleno h relativamente pouco tempo e como tal

perfeitamente normal que se devam verificar alguns ajustes.

So eles:
Adendas aos contratos: no foi realizado adenda aos contratos de trabalho das
funcionrias que passaram a ter horrios por turno (deve ser revisto);
Controlo de presenas: no era realizada a colocao do dedo no ponto digital,
antes e depois do intervalo de descanso, contudo, a partir do dia 7 de Maro de
2014 verificou-se a alterao dessa situao atravs de uma notificao por parte
da Direo da Associao. Contudo dever ser monitorizado esse registo todos os
meses a fim de se detetar alguma falha (melhorar o procedimento);
Contabilidade e CAE: a alterao do CAE da instituio ainda no foi realizada. O
CAE existente o 88101 atividades de apoio social para pessoas idosas, sem
alojamento, que dever passar a 87301 atividades de apoio social para pessoas
idosas, com alojamento, segundo a nova converso dos cdigos (concluir o
processo);
Horrios de trabalho: informar atempadamente as alteraes efetuadas ao horrio
de trabalho (melhorar a comunicao interna);
Certificao: mais tarde podero proceder certificao e acreditao da
instituio, prezando pela qualidade e reconhecimento dos seus servios perante a
sociedade (criao de condies para monitorizar a qualidade);
Insero em plataforma dedicada: apesar de a instituio estar inscrita nos Lares
Online, a partir de um certo momento deixmos de pode responder a quem nos
solcita, para tal necessrio aderir plataforma monetariamente, visto ser o local
onde se recebe mais pedidos (qualificar a IPSS na sua rede a que aderiu);
Promoo e marketing: promover o desenvolvimento de aes de marketing para
captar novos associados e apelar aos colaboradores para divulgarem a Associao
(divulgar a promoo da IPSS);
Formao: os recursos usados no permitem atingir o resultado final desejado.
Promover a formao de todos os colaboradores, principalmente na rea da cozinha
relacionada com a diabetes (incentivar a formao);

46
 Calendarizao de contactos internos: dever realizar-se uma reunio com todos os
funcionrios, de quinze em quinze dias ou uma vez por ms para se perceber onde
existem falhas ou dificuldades laborais, tentando corrigir esses mesmos
(calendarizar aces);
Reorganizao do sistema funcional dos economatos: dever restringir-se o acesso
aos mesmos de todos os funcionrios, nomeando um responsvel de cada rea para
tal, realizando uma lista de produtos necessrios que dever ser entregue a quem
tiver autorizao para levantar os produtos do economato. A ida aos economatos
dever ser feita uma vez por dia ou no mximo duas vezes. Quem estiver a
trabalhar por turnos dever deixar o material necessrio para as colegas do turno
seguinte (poltica do uso do espao da IPSS);
Contabilidade e monitorizao: a contabilizao dos produtos dos economatos no
final de cada ms dever ser feita com maior rigor (rigor contabilstico);
Prticas de atos mdicos: Inexistncia de instrumentos de regulao relativa a boas
prticas de utilizao de medicamentos e dispositivos mdicos, determinar um
responsvel, para alm do mdico e da enfermeira, vedando o acesso a outras
pessoas (controlo dos medicamentos);
Procedimentos em funo da qualidade de vida dos utentes: todos os utentes
institucionalizados na valncia de lar devem ser sempre acompanhados por um
funcionrio e respetivo processo clnico (dossier), tanto nas consultas externas ao
hospital ou privadas como nos episdios de urgncia (acompanhamento
individualizado);
Adendas contratuais: realizao de uma adenda ao contrato de prestao de
servios de lar a fim de inserir na clusula do prerio das mensalidades na alnea
b) servios de podologia (novos servios);
Acolhimento e receo: nos fins-de-semana dever estar algum na receo para
acompanhar as visitas dos familiares, torna-se complicado para as funcionrias que
esto a fazer esse turno (melhorar o atendimento pblico);
Comunicao interna e para o exterior: divulgar melhor os protocolos que a instituio
tem populao, nomeadamente o de cabeleireira, podologista e de anlises clnicas,
podendo a populao geral usufruir destes mesmos servios (focar melhor a
divulgao).

47
5. CONCLUSO

Como introduo s questes conclusivas podemos observar o seguinte:

O ndice de envelhecimento em Portugal tende a aumentar, tal como a esperana
mdia de vida, surgindo paralelamente um aumento do terceiro setor da economia,
exigindo assim mais e melhores solues para potenciar o bem-estar das pessoas
idosas.
As prticas da qualidade deveriam ser mais rigidamente seguidas pelas instituies,
sendo a promoo da qualidade diferente de instituio para instituio.
Normalmente h falta de qualidade que gera maiores custos, devendo-se optar pelo
aprimoramento da qualidade interna gerando assim maior qualidade externa e
poupana de recursos.
Ao longo do tempo foi-se verificando, no trabalho dirio de estgio, que existiam
algumas falhas, visto ser um processo novo para todos, pelo menos em termos de
dimenses. No fim de analisadas essas falhas tentou-se encontrar a melhor forma
de as corrigir, melhorando a qualidade interna da Associao, tanto na parte
administrativa quanto nas restantes.
Essa qualidade tambm foi aprimorada pela criao do site e restantes programas
informticos, permitindo uma boa visibilidade da instituio, sendo averiguada pela
quantidade de pedidos recebidos, incluindo do estrangeiro. Assim pode-se constatar
os benefcios que o terceiro setor tem em divulgar as instituies, alcanando estas,
maior notoriedade e reconhecimento pelo trabalho que desenvolvem, com o
possvel aumento da sua sustentabilidade econmica e financeira.
As doenas crnicas e a sua incapacidade so, sem dvida, um dos maiores
enigmas da sade mundial, resultado de uma globalizao de agentes de riscos
confrontados com estilos de vida conjuntamente com o envelhecimento da
populao.
As medidas que foram tomadas pelo Governo tornaram os medicamentos genricos
mais acessveis, eliminando as barreiras sua entrada no mercado e,
consequentemente, baixar os encargos para o Estado e para o utente. Em 2013,
Portugal tinha como meta atingir 45% de quota por unidade de medicamentos

49
 genricos no mercado do SNS, segundo o INFARMEND (2014) essa meta foi
atingida.

O Estgio permitiu-nos colocar em prtica parte da matria terica assimilada nas aulas,
modificada e adaptada para cada tipo de circunstncias. Tambm a aquisio de prtica
laboral, foi importante porque , atualmente, fator relevante.

Deste modo, com o estgio foi possvel articular as vrias reas (administrativa, financeira
e de sade) tentando perceber sempre a melhor forma de cumprir com lei e respetivos
manuais em prol de um bom funcionamento da instituio, permitindo tambm o
desenvolvimento das competncias de anlise e de resoluo de problemas, ultrapassando
as dificuldades encontradas.

Aps a concluso do estgio e o desenvolvimento do relatrio, podemos concluir:

A imagem transmitida da instituio muito importante para o seu reconhecimento
na sociedade e terceiro setor econmico, assim como para a angariao de novos
clientes. ainda essencial ter em ponderao o papel fulcral dos funcionrios,
atravs dos seus comportamentos e da forma como se comunicam e relacionam
com os idosos e seus familiares. Tal como a formao que lhes facultada,
permitindo um melhor desempenho e tambm o conhecimento organizacional do
local e instituio onde trabalham o .
Nos horrios por turnos importante a conjugao das leis existentes com o tipo de
instituio, neste caso uma IPSS. Proceder de forma correta implementao dos
mesmos, divulgando e esclarecendo todos os funcionrios sobre as novas regras
condio obrigatria de gesto.
No que respeita aos stocks, deve existir rigor sobre o controlo. Desde a compra at
sua sada de armazm, incluindo o produto final no caso da cozinha, estipulando
as quantidades necessrias, adaptando-as sempre s novas circunstncias.
Permitindo assim um maior controlo das despesas sobre os gastos mensais e
posteriormente anuais.
Na sade fundamental a organizao e atualizao dos processos individuais dos
utentes, assim como dos seus gastos, evitando desperdcios. Uma boa forma de
organizar as consultas e exames complementares de diagnstico facilita muito a

50
 tarefa, poupando tempo. Dever ter-se em considerao todo o trabalho
implementado, seguindo-o da melhor forma possvel, respeitando as consideraes
feitas pelo Mdico.
essencial uma definio dos objetivos (processos e qualidade) concretizveis e
sua divulgao aos membros, a fim de se obter um bom modelo de gesto de
processos.

Os membros da Associao evidenciaram grande satisfao pelos planos implementados,

referindo que foram alcanadas as suas expetativas.

Como limitaes ao ponto Relatrio de Estgio podem assinalar-se as limitaes de ordem

financeira, dado que o Estgio no foi remunerado (contudo a IPSS ofereceu o almoo
dirio Estagiria), de anlise bibliogrfica (pouca bibliografia focada neste tema) e de
matrias de estudo de caso (poucos casos idnticos), no impediu que se tivesse
alcanado os objetivos propostos.

51
6. BIBLIOGRAFIA

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INE. Populao residente por freguesia, Censos 2011. Obtido em 24 de Novembro de
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20 de Maro de 2014, de www.observaport.org/sites/observaport.org/files/PM1.pdf.

56
8. LEGISLAO E NORMAS

Decreto-Lei n. 19/2014, de 5 de fevereiro. Dirio da Repblica, 1. srie N. 25 5 de

fevereiro de 2014. Alterao do preo de venda dos medicamentos ao pblico.
Ministrio da Sade.
Decreto-lei n. 119/83, de 25 de Fevereiro. Dirio da Repblica, 1. srie N. 46 25 de
fevereiro de 1983. Estatutos das IPSS. Ministrio dos Assuntos Sociais. Secretaria de
Estado da Segurana Social.
Decreto-Lei n. 198/2012, de 24 de Agosto. Dirio da Repblica, 1. srie N. 164 24
de agosto de 2012. Regime dos Bens em Circulao, Autoridade Tributria.
Decreto-Lei n. 324/2007, de 28 de Setembro. Cdigo Civil. Editora Almedina. 7 Edio.
Decreto-Lei n. 6/96, de 31 de janeiro. Cdigo do Procedimento Administrativo (2007).
Editora Almedina.
Despacho n 22651/2000, de 28 de Setembro. Dirio da Repblica, 2. srie N. 259, de 9
de Novembro de 2000. Demonstrao da evidncia cientfica de eficcia e de
efetividade para as indicaes teraputicas reclamadas. INFARMED. Ministrio da
Sade. Gabinete do Secretrio de Estado da Sade
Lei n. 23/2012 de 25 de junho. Dirio da Repblica, 1. srie N. 121 25 de junho de
2012. Alterao ao Cdigo do Trabalho. Assembleia da Repblica.
Lei n. 30/2013 de 8 de maio. Dirio da Repblica, 1. srie N. 88 8 de maio de 2013.
Lei de Bases da Economia Social. Assembleia da Repblica.
Lei n. 69/2013 de 30 de agosto. Dirio da Repblica, 1. srie N. 167 30 de agosto de
2013. Alterao ao Cdigo do Trabalho. Assembleia da Repblica.
Lei n. 7/2009 de 12 de fevereiro. Dirio da Repblica, 1. srie N. 30 12 de fevereiro
de 2009. Cdigo do Trabalho. Assembleia da Repblica.
Portaria n. 161/2013, de 3 de Abril. Dirio da Repblica, 1. srie N. 79 23 de abril de
2013. Regulamenta o modo de cumprimento das obrigaes de comunicao dos
elementos dos documentos de transporte, previstas no regime de bens em circulao.
Ministrio das Finanas.
Portaria n. 67/2012 de 21 Maro. Dirio da Repblica, 1. srie N. 58 21 de maro de
2012. Normas reguladoras das condies de instalao e funcionamento dos lares para
idosos. Ministrio da Solidariedade e da Segurana Social.

57
Portaria n.1016-A/2008, de 8 de Setembro. Dirio da Repblica, 1. srie N. 173 8 de
Setembro de 2008. Reduz os preos mximos de venda ao pblico dos medicamentos
genricos. Ministrio da Economia e da Inovao e da Sade.
Unio Distrital das IPSS, Boletim do Trabalho e Emprego n 6 de 15/02/2012. Obtido em
15 de Maio e 2013, de http://santarem.udipss.org/v1/documentos/ipss/bte6_02012.pdf

58
9. PROGRAMAS OPERACIONAIS

F3M Information Systems, S.A. Disponvel em http://www.f3m.pt/, acedido a 15-04-2014.

INFARMED, I.P. Disponvel em http://www.infarmed.pt, acedido a 23-04-2014.
Lares Online. Disponvel em http://www.laresonline.pt/lista-de-lares-e-residencias/lares-e-
residencias, acedido a 21-05-2014.
OMS. Disponvel em http://www.who.int/en/, acedido a 11-04-2014.
PARES. Disponvel em http://www4.seg-social.pt/programa-de-alargamento-da-rede-de-
equipamentos-sociais-pares, acedido a 16-01-2014.
Programa Nacional de Preveno e Controlo da Diabetes (2007). Direco - Geral da
Sade. Obtido em 9 de Abril de 2014. Disponvel em
http://www.portaldasaude.pt/NR/rdonlyres/76A05A86-3F06-4B93-B681-
493BFDF5C9AE/0/programa_nacional_diabetes.pdf.
QREN. Disponvel em http://www.qren.pt/np4/home, acedido em 27-03-2014.
Wix. Disponvel em http://pt.wix.com/, acedido em 24-05-2014.

59