AUDITORIA DE PERSONAL

LA IDEA:
Provienen indiscutiblemente de la disciplina contable del mismo nombre.
Etimolgicamente, auditor es la persona que oye. Pero dentro de la disciplina,
mencionada, la auditoria implica una investigacin minuciosa de las diversas
cuentas de una empresa, no solo para determinar si corresponden a la realidad,
sino, inclusive, si se justifican como medios aptos para realizar los objetivos y
polticas de una negociacin, a fin de hacer las recomendaciones pertinentes.
Se puede considerar a la auditoria de personal como un procedimiento que tiene
por objeto revisar y comprobar, bajo un mtodo especial, todas las funciones y
actividades que en esta materia de personal se realizan en los distintos
departamentos, para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y
evaluar si se cumplen los objetivos y polticas fijados en la materia, sugiriendo, en
su caso, los cambios y mejoras que deban hacerse para el mejor cumplimiento de
los fines de la administracin de personal.
Hay que recordad que la auditoria de personal no puede realizarse exclusivamente
en los registros y elementos del control que posee el departamento de personal, si
no que tendr que llevarse a cabo, adems de estos, en muchos otros de la
empresa, ya que la funcin del personal la realizan en sentido propio los jefes de
lnea, y solo en sentido staff o funcional del departamento de personal.

TIPOS DE AUDITORIA
La auditoria puede ser externa, interna o mixta, coincidiendo con los tipos de
observacin de participantes, no participantes y semi-participantes. Cada uno
de estos tipos de auditoria tiene las ventajas o inconveniencias.
En realidad parece que, siempre que econmicamente sea posible, o a menos que
lo impidan otras circunstancias particulares, la ultima forma de auditoria, la mixta
es la mas recomendable, por que rene las ventajas y elimina en gran parte los
inconvenientes de las otras dos.

ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL

Obtencin de los datos e informes:
Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son
El diseo de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan mas fcil la
investigacin, la recoleccin y la precisin de los datos
El adiestramiento de las personas que habrn de recoger estos datos.
Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas
veces a toda medicin, en ocasiones tendremos que contentarnos con una
determinacin de tipo descriptivo o cualitativo.
Para ese efecto me permito sugerir dos formulas:
La cuantificacin indirecta -ver nuestra obra sobre administracin por resultados.
La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:
Consideran las gerencias que la informacin que han recibido en materia de
personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias?
Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en
general en todos los aspectos necesarios?
 Se estima que la actitud de personal es, en la mayora de los casos, de
adhesin y satisfaccin para con la empresa?
Estas preguntas son intiles, para usar en una empresa, Lo aclaro, por que para
unas empresas las preguntas pueden ser bsicas, y para otras innecesarias, o sea
que se deben hacer adecuadas a cada empresa.

Anlisis de los datos recabados:

La parte mas importante de la auditoria, se centra en el anlisis de los datos
recabados; el sealamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los
programas y presupuestos en materia de personal; la investigacin de sus causas
la determinacin de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea
para obtencin de las polticas fijadas, ya para la modificacin supresin, adicin o
cambio de otros objetivos y polticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas,
las nuevas tcnicas que vayan apareciendo, etc. Tambin es importante
mencionar la discusin con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista,
aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relacin
con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoria:
El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa,
tcnica y concisa.
La indicacin de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan
encontrado, con la indicacin de los daos que se estima ha causado o pudieron
causar.
La adecuacin o inadecuacin de los programas, en relacin con los objetivos y
polticas sealados en materia de personal.
La recomendacin de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir,
modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y polticas, por considerarse
inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razn y demostraciones
objetivas en que se funde lo anterior.
La informacin de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

PRINCIPALES TEMAS QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORIA

OBJETIVOS Y POLTICAS DE PERSONAL
Las escritas.
Las principales de apelacin
Posicin y funciones del departamento de personal
o Su jerarqua.
o Su estructura.
o Numero de personas que ocupa.
o Funciones que se desempean y su distribucin.
Datos numricos de los trabajadores de la empresa
Cuantos?
o Obreros
o Empleados de oficina
o Vendedores
o Tcnicos
o Supervisores de primera lnea
o Altos Ejecutivos
o Otras categoras especiales?
Datos sobre la sindicalizacin
o Sindicatos a los que pertenecen los trabajadores
o Cuantos de cada uno?
o De que categoras?
Central a la que pertenecen el, o los sindicatos.
Situacin general de las relaciones con el, o los sindicatos.
Admisin y empleo
o Fuentes de abastecimiento, por categoras de personal
o Pasos usados en el procedimiento de la seleccin.
o Correlacin entre los resultados de la seleccin, y los obtenidos en el trabajo y
conducta de los empleados.
Adiestramiento, capacitacin y desarrollo
o Sistemas de adiestramiento, para los diversos niveles
o Capacitacin que haya podido darse
o Capacitacin de los empleados u obreros ascendidos a jefes
o Mtodos de desarrollo de altos ejecutivos
o Evaluacin, por los propios adiestrados, sobre el adiestramiento, capacitacin
recibidos.
o Correlaciones entre el adiestramiento, capacitacin y desarrollo dados, y los
resultados obtenidos en el trabajo y en la conducta.
Sueldos y salarios
o Polticas fijadas al respecto
o Sistemas de valuacin empleados
o Encuestas de salarios en la regin, y sus repercusiones en la fijacin de los de la
empresa
o Clasificacin de los salarios
o Sistemas de calificacin de meritos y/o apreciacin de resultados
o Cmo ha influido la antigedad en los salarios.
o Sistemas de incentivos; categoras que los tienen, y las que carecen de ellos
o Prestaciones legales y extra legales
Movilidad del personal
Moral del personal
o Ausentismos y sus causas
o Retardos y sus causas

Tipos de encuestas de actitud:

Ante todo, a la manera de la Auditoria de personal, puede ser realizada por
empleados de la empresa, o bien por tcnicos, bufetes, universidades, etc. De
fuera de ella. Pueden aplicarse, al efecto, todas las consideraciones sealadas
anteriormente.
A mi juicio, la encuesta de actitud por entrevista, no obstante el hecho de ser muy
usada en otros pases, tiene una gran limitacin que siempre dar lugar a las
suspicacias: dudar de un verdadero anonimato, aun suponiendo que se realice por
tcnicos de fuera de la empresa, ya que siempre podr considerarse que siendo
 esta la que cubre su importe, esta en posibilidades de conocer las opciones
expresadas por un trabajador y puede tomar represaras.
El sistema de encuesta por cuestionario:
Independientmete de las normas dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario
puede hacerse en tres formas distintas:
o Por preguntas cerradas -que exigen una respuesta de si o no
o Por preguntas abiertas -que permiten una explicacin mas amplia, o al menos,
dejan espacio para adicciones y explicaciones de la respuesta
o Respuesta de seleccin mltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas.

Procedimiento de la encuesta:
Ante todo debe determinarse si es oportuna; su periodicidad -suele hacerse cada
ao; la poca mas conveniente para realizarla es: cuando no es cercana a la
discusin de contrato colectivo de trabajo; hacia los fines de ao, o principios del
siguiente -la forma de realizarla, su costo, se va a hacer llevada por el mtodo de
cuestionario.
Opinan muchos autores que es muy conveniente para poder valorar las
respuestas, que el trabajador seale elementos tales como su sexo, su
antigedad, su salario, etc. Al menos colocando este ultimo por rangos.

Respuesta del cuestionario:

El primer problema que se plantea, es el de determinar si debe llenarse el
cuestionario en tiempo de trabajo -o sea, pagado por la empresa- o, por el
contrario, debe dejarse a los trabajadores que los lleven a su casa y lo contesten
en tiempo fuera del trabajo. Lo primero nos da la rapidez el 100% de respuesta,
pero al mismo tiempo limita la capacidad de responder con calma lo que ha de
contestarse, y puede dar lugar a ciertas suspicacias sobre la identificacin de
quien contesta, pensando que a travs de marcas u observaciones pueden ser
reconocidas si contestacin, se recomienda que se elija entre los trabajadores un
trabajador para repartir las encuestas, para evitar sospechas de que los van,
tambin que se recomiende que la contestacin se haga con letra de imprenta,
tanto para sugerir la mayor dificultad de identificacin, como para evitar que algn
tipo de letras resulten ilegibles.
Tambin por el nivel cultural del personal y el costo, se recomienda, que sea
hecha por un bufete, tcnico o institucin fuera de la empresa, que se realice bajo
un sistema de cuestionario, Que se permita al trabajador llenar el cuestionario en
su casa, y depositarlo en un buzn especia, pues de esa manera se puede estar
seguro de no ser identificad.

Tabulacin e interpretacin de resultados:

Sin necesidad de ninguna complicacin estadstica, es deseable, sin embargo,
que la tabulacin de los resultados pueda ser realizada del mejor modo posible.
El resultado debe contener los siguientes aspectos:
o Los resultados deben ser francamente expuestos aunque sean en contra de la
empresa.
o La interpretacin de los mismos
o El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para responder a las
inquietitudes reveladas en la encuesta.
o La explicacin, lo mas objetiva que sea posible, en los que la empresa a su juicio
piensan que estn mal.
o La promocin de juntas, mesas redondas y entrevistas, para discutir y tratar de
llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos en que la empresa no coincide con
los puntos de vista de la mayora de su personal, o bien cuando existen criterios
centrados en este.

La auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona calificada o

grupo de personas independientes del sistema auditado, que puede ser una
persona, organizacin, sistema, proyecto o producto, con el objeto de emitir una
opinin independiente y competente.

Aunque hay muchos tipos de auditora, la expresin se utiliza generalmente para

designar a la auditora externa de estados financieros, que es una auditora
realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros
contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la informacin
contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables.

La auditoria de personal por otra parte

Una auditora de recursos humanos evala las actividades realizadas por el

personal con el objetivo de mejorarlas.

La auditoria es un sistema de revisin y control para informar a la administracin

sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo.

El objetivo de una auditoria no es slo sealar las fallas y los problemas,

sino tambin presentar sugerencias y soluciones. En este sentido, el
papel de la auditoria de recursos humanos es fundamentalmente
educativo. Inclusive cuando la auditoria esta bien realizada permite el
desarrollo de la sensibilidad de los administradores para
diagnosticar problemas.
Evala actividades realizadas en una organizacin.
 Finalidad: asegurar que los gerentes operacionales o especialistas cumplan las
normas y mantengan una fuerza laboral eficaz.

Alcance: incluye a especialistas de personal, gerentes operacionales, empleados y

ambiente exterior, buscando datos de estos.

Satisface deseos de expertos, necesidades de los empleados y de gerentes de

operacionales.

Utiliza diversos mtodos de investigacin e instrumentos para evaluar actividades

de personal.

Rene datos mediante: entrevistas, encuestas, registros internos, fuente externas

o experimentacin,

Tcnicas de la auditora de personal

Las tcnicas que ofrecen mayor confiabilidad en la recoleccin de

informacin vlida para la auditora son:

Revisin Documental: Es el anlisis de la informacin existente sobre el

personal.
Encuestas: Cuestionarios bien diseados que permitan recoger opiniones
confiables del personal.
Entrevistas: Permite verificar la veracidad de la informacin por medio de
la expresin corporal que se puede dar, sin embargo, no es un mtodo
muy utilizado por el tiempo requerido aunque siempre es bueno
realizarlas pero a personas claves de la empresa.
Observacin directa: Es un mtodo til para revisar la informacin
recolectada por otro mtodos y verificar su veracidad.
 Preguntas para auditoria RRHH

1. Cmo se realiza el proceso de reclutamiento, seleccin y reclutamiento de

personal?

4.2.1 C procedimientos documentados.

2. Cmo determina la competencia del personal que realiza tareas que

afectan directamente la calidad del producto? 6.2.2 a

3. Cules son los criterios que se utilizan en la entrevista que hace el jefe
inmediato al candidato a la plaza vacante? 8.2.3 seguimiento y medicin de los
procesos

4. Verificar el perfil de puesto, el descriptor de puesto y el expediente de un

colaborador (se sugiere un supervisor de produccin) 6.2.2. e

5. Me podra describir el proceso que se realiza para la induccin del

personal de nuevo ingreso? 6.2.2 d

6. Qu medios utiliza para dar a conocer al personal el o los objetivos o

poltica de calidad? 5.3 d

7. Quin o quines son los encargados de realizar el proceso de induccin y

bajo qu criterios se realiza? 6.2.2 c

8. Me podra mostrar el formato PEORH-005? 6.2.2 e registros

9. Cul es el procedimiento para la dotacin de capacitacin al personal?

Segn documentacin interna.

10. Cmo determina las necesidades de capacitacin para el personal?

6.2.2 a

11. Cmo evala la efectividad de la capacitacin?

6.2.2 c

12. Cules son los registros que utiliza para el control de las capacitaciones
realizadas?

Control de registros 4.2.4

13. Nos podra mostrar el programa de capacitacin?

Esta podra ser opcional

14. Cul es procedimiento para la seleccin de los proveedores de

capacitacin externa?

7.4.1 proceso de compras