Anda di halaman 1dari 11
SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA No. Dokumen : PM-UDINUS-02 Revisi Ke / Tanggal : -

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen

: PM-UDINUS-02

Revisi Ke / Tanggal

:

- / -

Berlaku Tanggal

: 7 Mei 2008

1.

TUJUAN

:

Untuk memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem mutu diperiksa dan disahkan oleh pihak yang berwenang sebelum digunakan.

 

Untuk memastikan agar setiap dokumen dan data yang berkaitan dengan sistem mutu serta perubahannya tersedia pada pihak yang membutuhkannya.

Untuk menjamin bahwa dokumen dan data yang kadaluarsa tidak digunakan lagi.

Untuk menjamin bahwa penggandaan dan pengarsipan dokumen tersebut diatas dikendalikan oleh petugas yang telah ditentukan.

2.

RUANG LINGKUP

:

Seluruh

dokumen

yang

dipakai

sebagai

pedoman

kerja

di

Universitas

Dian

 

Nuswantoro

 

3.

TARGET MUTU

:

Tidak ada complaint dalam mekanisme distribusi dan pengendalian dokumen sistem mutu

4.

DEFINISI : Pengendalian adalah sistem yang dipakai untuk mengendalikan seluruh dokumen mutu, baik dalam bentuk data maupun catatan mutu semua dokumen di Universitas Dian Nuswantoro

5.

REFERENSI

:

Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01)

 

6.

DISTRIBUSI

:

Semua pemegang controlled copy atau unit yang berhak memiliki dokumen system mutu

7.

PROSEDUR

:

7.1

PERSETUJUAN DAN PENERBITAN DOKUMEN SISTEM MUTU

 

7.1.1.

PSM mencatat setiap jenis dokumen sistem mutu dalam formulir Daftar Koordinator Pengendali Dokumen

(FM-UDINUS-SM-02-01).

 

7.1.2.

PSM bertanggung jawab atas penomoran/pengkodean dokumen sistem mutu sesuai dengan Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01).

7.1.3.

Setiap Dokumen Sistem Mutu yang akan dikendalikan, harus ditandatangani oleh personil yang berwenang langsung pada halaman akhir dokumen sesuai dengan Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-

UDINUS-01).

7.1.4.

Setelah dokumen Sistem Mutu disahkan, PSM mencatat setiap jenis dan judul/nama Dokumen Sistem

Mutu dalam Daftar Induk Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-02)

 

7.1.5.

Setiap Dokumen Sistem Mutu akan didistribusikan oleh PSM kepada pemegang controlled copy melalui pengiriman langsung atau melalui aplikasi IT yang disediakan

7.1.6.

PSM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu asli yang tidak diberi cap apapun

 

7.1.7.

Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen

tersebut. Nomor salinannya dapat mengacu pada Daftar Pemegang Controlled Copy/Salinan Terkendali

(FM-UDINUS-SM-02-03)

 

7.2

PERUBAHAN DOKUMEN SISTEM MUTU

 

7.2.1.

Usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu harus disampaikan kepada PSM, usulan tersebut dapat ditulis

dalam formulir Usulan Perubahan Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04) atau menggunakan aplikasi IT

yang telah disediakan

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA No. Dokumen : PM-UDINUS-02 Revisi Ke / Tanggal : -

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen

: PM-UDINUS-02

Revisi Ke / Tanggal

:

- / -

Berlaku Tanggal

: 7 Mei 2008

7.2.2. PSM dan KPM beserta anggota Unit Penjaminan Mutu (UPM) sudah harus mendiskusikan usulan perubahan dokumen dalam waktu enam hari kerja sejak tanggal usulan perubahan diterima. KPM memutuskan usulan perubahan dokumen tersebut ditolak atau diterima.

7.2.3. Khusus untuk usulan perubahan prosedur (SOP, baik SOP standar maupun SOP fungsi lainnya), harus dibicarakan dalam rapat khusus para pimpinan universitas dan Unit Penjaminan Mutu (UPM). Hasilnya mengikat dan dilaksanakan oleh KPM untuk proses selanjutnya.

7.2.4. Bila KPM memutuskan perlu adanya Rapat Tinjauan Manajemen untuk membahas usulan perubahan dokumen, maka PSM bertanggung jawab mencatat usulan perubahan dokumen tersebut dalam formulir Agenda Rapat (FM-UDINUS-SM-04-05). Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan untuk membahas usulan perubahan dokumen tersebut dapat bersifat ad-hoc, tergantung tingkat kepentingannya.

7.2.5. Hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu dalam rapat Tinjauan Manajemen dicatat oleh PSM dalam Notulen rapat (FM-UDINUS-SM-04-07), dan digunakan sebagai dasar tindak lanjut usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu. Ringkasan hasil pembahasan usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu

juga dicatat oleh PSM dalam formulir Usulan Perubahan Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04 yang

terkait.

7.2.6. KPM juga memutuskan perlu tidaknya penerapan uji coba terlebih dahulu atas usulan perubahan dokumen. Masa uji coba ditentukan oleh KPM. Perlu atau tidaknya perubahan dokumen diputuskan oleh KPM dari hasil penerapan uji coba tersebut.

7.2.7. PSM harus mencatat ringkasan setiap perubahan yang terjadi pada masing-masing prosedur dalam formulir Sejarah Revisi (FM-UDINUS-SM-02-05) dan dilampirkan pada setiap dokumen Induk Sistem Mutu.

7.2.8. Setiap Dokumen Sistem Mutu baru hasil revisi, harus ditandatangani kembali oleh personil yang berwenang sesuai Prosedur Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu (PM-UDINUS-01). Setelah disahkan Dokumen Sistem Mutu didistribusikan kembali oleh PSM seperti prosedur semula.

7.2.9. Khusus untuk Manual Mutu, karena sifatnya yang spesifik, maka publikasi, distribusi dan revisinya diatur tersendiri dalam Manual Mutu itu sendiri.

7.2.10.Dokumen lama yang sudah tidak berlaku, dipindahkan ke directory salinan kadaluarsa. PSM bertugas mengarsipkan Dokumen Induk Sistem Mutu yang telah mengalami perubahan dan diberi cap ‘OBSOLETE COPY/ SALINAN KADALUARSA’.

7.3 PENGENDALIAN STANDAR EKSTERNAL

7.3.1. Standar eksternal yang diterbitkan oleh pemerintah, badan standar nasional maupun internasional yang dipergunakan sebagai pedoman kerja diarsip dan dicatat Bagian Ketatausahaan dalam Registrasi

Standar Eksternal (FM-UDINUS-SM-02-06).

7.3.2.

Setiap terbit standar edisi terbaru atau peraturan baru harus dicatat oleh Bagian Ketatausahaan dalam

formulir Registrasi Standar Eksternal (FM-UDINUS-SM-02-06). Dokumen lama yang sudah tidak

berlaku, harus ditarik kembali untuk dimusnahkan.

7.3.3.

Bagian Ketatausahaan bertugas mengarsipkan formulir Registrasi Standar Eksternal (FM-UDINUS- SM-02-06) yang telah mengalami perubahan dan diberi cap ‘OBSOLETE COPY/SALINAN KADALUARSA’.

7.3.4.

Untuk keperluan penggandaan Bagian Ketatausahaan harus menyimpan satu salinan master Registrasi Standar Eksternal yang tidak diberi stempel salinan terkendali, salinan Standar Eksternal didistribusikan kepada Jajaran Manajemen Universitas.

7.3.5.

Distribusi dokumen standard eksternal dapat menggunakan fasilitas aplikasi IT yang disediakan

7.4

LAIN-LAIN

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA No. Dokumen : PM-UDINUS-02 Revisi Ke / Tanggal : -

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen

: PM-UDINUS-02

Revisi Ke / Tanggal

:

- / -

Berlaku Tanggal

: 7 Mei 2008

7.4.1. Dokumen /data standar teknis lain yang muncul dari kegiatan masing - masing unit yang akan dikendalikan diatur oleh masing-masing unit dan dilaporkan kepada PSM untuk dimasukkan dalam Daftar

Koordinator Pengendali Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-01).

7.4.2. Pengendalian masing-masing dokumen/data tersebut dapat mengacu pada salah satu bagian prosedur ini atau dalam instruksi kerja tersendiri.

cap

7.4.3. Setelah

digandakan,

setiap

Dokumen

yang

akan

didistribusikan

oleh

PSM,

harus

diberi

CONTROLLED

COPY/

SALINAN

TERKENDALI’

pada

semua

halamannya

(tidak

termasuk

lampirannya).

7.4.4. Dalam hal digunakan aplikasi IT, setiap dokumen didistribusikan kepada yang berhak, sesuai dengan

Daftar Pemegang Controlled Copy (FM-UDINUS-SM-02-03)

7.4.5. Untuk keperluan penggandaan tambahan, PSM harus menyimpan Dokumen Induk Sistem Mutu yang tidak diberi cap ‘CONTROLLED COPY/ SALINAN TERKENDALI’.

7.4.6. Dokumen sistem mutu lainnya didistribusikan hanya kepada bagian yang terkait dengan dokumen

tersebut. Nomor salinannya dapat mengacu pada Daftar Pemegang Controlled Copy/Salinan Terkendali

(FM-UDINUS-SM-02-03.

7.4.7. Distribusi Dokumen Sistem Mutu harus menggunakan Formulir Distribusi Dokumen (FM-UDINUS-SM- 02-07) sesuai dengan Instruksi Kerja Distribusi Dokumen, atau menggunakan aplikasi IT yang telah disediakan

7.4.8. Penerima salinan terkendali wajib memeriksa kelengkapan dokumen yang diterima, membubuhkan tanggal terima dan tanda tangannya pada kolom yang tersedia dalam Formulir Distribusi Dokumen (FM- UDINUS-SM-02-07). Dalam hal penggunaan aplikasi IT, penerima dokumen wajib menggunakan aplikasi tersebut dan mempelajari semua dokumen yang telah didistribusikan melalui aplikasi IT

7.4.9. Pengendali Dokumen juga harus mengarsipkan Daftar Distribusi Dokumen yang sudah ditandatangani oleh semua penerima dokumen, atau jika distribusi menggunakan aplikasi IT maka pengendali dokumen wajib mencatat tanggal upload dokumen dalam aplikasi

8. Lampiran :

a.

Daftar Koordinator Pengendali Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-01)

b.

Daftar Induk Dokumen (FM-UDINUS-SM-02-02)

c.

Daftar Pemegang Controlled Copy (FM-UDINUS-SM-02-03)

d.

Usulan perubahan dokumen (FM-UDINUS-SM-02-04)

e.

Sejarah revisi (FM-UDINUS-SM-02-05)

f.

Regristrasi standard eskternal (FM-UDINUS-SM-02-06)

g.

Daftar Distribusi dokumen (FM-UDINUS-SM-02-07)

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Pengendali Sistem Mutu

Kepala Kantor Penjaminan Mutu

Rektor

Agus Prayitno, Drs, MM

Aris Marjuni, S.Si, M.Kom

Dr. Ir. Edi Noersasongko, M. Kom

FM-UDINUS-SM-02-06 Registrasi Standar Eksternal No. Nama Dokumen / Standard Penjelasan Singkat Isi Dokumen Asal

FM-UDINUS-SM-02-06

Registrasi Standar Eksternal

No. Nama Dokumen / Standard Penjelasan Singkat Isi Dokumen Asal Instansi Tgl Terima
No.
Nama Dokumen / Standard
Penjelasan Singkat Isi Dokumen
Asal Instansi
Tgl Terima

Keterangan : Standard eksternal adalah dokumen yang diterima UDINUS yang dipakai sebagai pedoman untuk aktifitas organisasi yang mempengaruhi mutu dan dokumen tersebut menjadi dokumen terkendali

Disiapkan oleh :

Pengendali Sistem Mutu

FM-UDINUS-SM-02-01 Daftar Koordinator Pengendali Dokumen Tanggal Mulai Berlaku …………………. NO. Nama Dokumen

FM-UDINUS-SM-02-01

Daftar Koordinator Pengendali Dokumen Tanggal Mulai Berlaku ………………….

NO.

Nama Dokumen

Unit Pengendali

1

   

2

   

3

   

4

   

5

   

6

   

7

   

8

   

9

   

10

   

11

   

12

   

13

   

14

   

15

   

16

   

17

   

18

   

19

   

Disiapkan oleh, Pengendali Sistem Mutu

Nama Lengkap

------------------------

Diperiksa oleh, Kepala Kantor Penjaminan Mutu

Nama Lengkap

Disahkan oleh,

Rektor

Nama lengkap

------------------------------------- -----------------------------

FM-UDINUS-SM-02-02 DAFTAR INDUK DOKUMEN √ Kebijakan Mutu Sasaran mutu Manual Mutu √ Prosedur

FM-UDINUS-SM-02-02

DAFTAR INDUK DOKUMEN

√

Kebijakan Mutu

Sasaran mutu√ Kebijakan Mutu Manual Mutu

√ Kebijakan Mutu Sasaran mutu Manual Mutu

Manual Mutu

√

Prosedur

Instruksi Kerja√ Prosedur √ Rencana Mutu

√

Rencana Mutu

√

Formulir

Wewenang & Tg. Jawab√ Formulir

√ Formulir Wewenang & Tg. Jawab
       

Tanggal

No

Judul

Kode

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

Revisi

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1.

Kebijakan Mutu

                   

2.

Sasaran mutu

                   

3.

Rencana Mutu Universitas

                   

4.

Rencana Mutu Fakultas ………

                   

5.

Rencana Mutu Fakultas ………

                   

6.

Rencana Mutu Fakultas …………

                   

7.

Rencana Mutu Fakultas …………

                   

8.

Sistem Dokumentasi Jaminan Mutu

                   

9.

Formulir Rencana Mutu

                   

10.

Pengelolaan Jaminan Mutu

                   

11.

Daftar Koordinator Pengendali Dokumen

                   

12.

Daftar Induk Dokumen

                   

13.

Daftar Pemegang Controlled Copy

                   

14.

Usulan perubahan dokumen

                   
FM-UDINUS-SM-02-02 DAFTAR INDUK DOKUMEN 15. Sejarah revisi 16. Regristrasi standard eskternal 17. Daftar Distribusi

FM-UDINUS-SM-02-02

DAFTAR INDUK DOKUMEN

15. Sejarah revisi 16. Regristrasi standard eskternal 17. Daftar Distribusi dokumen 18. Pengelolaan Catatan Mutu
15.
Sejarah revisi
16.
Regristrasi standard eskternal
17.
Daftar Distribusi dokumen
18.
Pengelolaan Catatan Mutu
19.
Daftar catatan mutu
20.
Daftar catatan mutu yg dimusnahkan
21.
Peminjaman dokumen/arsip
22.
Kegiatan RTM
23.
Undangan rapat
24.
Daftar Peserta Rapat
25.
Tanda Terima
26.
Penundaan/Pembatalan Rapat
27.
Agenda Rapat
28.
Daftar Hadir
29.
Notulen Rapat
30.
Pelatihan
31.
Formulir Matriks Kebutuhan Pelatihan
32.
Rencana Pelatihan Tahunan
33.
Jadwal Pelatihan Tahunan

Disiapkan oleh :

Pngendali Sistem Mutu

FM-UDINUS-SM-02-03 DAFTAR PEMEGANG CONTROLLED COPY/SALINAN TERKENDALI Revisi Tanggal Berlaku : ………………… : R0

FM-UDINUS-SM-02-03

DAFTAR PEMEGANG CONTROLLED COPY/SALINAN TERKENDALI

Revisi

Tanggal Berlaku : …………………

: R0

No. Unit kerja Nomor Identifikasi Salinan Terkendali
No.
Unit kerja
Nomor Identifikasi
Salinan Terkendali

Disiapkan oleh :

Pengendali Sistem Mutu

FM-UDINUS-SM-02-04 Usulan Perubahan Dokumen Nomor : Nama & Paraf Pengusul : Kode Dokumen : Nama

FM-UDINUS-SM-02-04

Usulan Perubahan Dokumen

Nomor

:

Nama & Paraf Pengusul :

Kode Dokumen

:

Nama Dokumen

:

 

Tgl :

Alasan

:

Usulan Revisi

Halaman

Item

Revisi

Persetujuan Perubahan

Keterangan :

Halaman Item Revisi Persetujuan Perubahan Keterangan : Segera direvisi Ditolak Diujicoba Dibahas di RTM Hasil :

Halaman Item Revisi Persetujuan Perubahan Keterangan : Segera direvisi Ditolak Diujicoba Dibahas di RTM Hasil :

Segera direvisi

Ditolak

Persetujuan Perubahan Keterangan : Segera direvisi Ditolak Diujicoba Dibahas di RTM Hasil : Tanggal berlaku :

Persetujuan Perubahan Keterangan : Segera direvisi Ditolak Diujicoba Dibahas di RTM Hasil : Tanggal berlaku :

Diujicoba

Dibahas di RTM

Hasil :

Tanggal berlaku :

Paraf KKPM :

FM-UDINUS-SM-02-05 SEJARAH REVISI N AMA D OKUMEN : K ODE D OKUMEN : REVISI KE

FM-UDINUS-SM-02-05

SEJARAH REVISI

NAMA DOKUMEN

:

KODE DOKUMEN

:

REVISI

KE

TANGGAL

REVISI

URAIAN REVISI

Disiapkan oleh :

Pengendali Sistem Mutu

FM-UDINUS-SM-02-07 DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN Judul Dokumen Kode Dokumen Versi Revisi Tanggal berlaku - - COPY

FM-UDINUS-SM-02-07

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

Judul Dokumen Kode Dokumen Versi Revisi Tanggal berlaku - - COPY NAMA PENERIMA DOKUMEN TANGGAL
Judul Dokumen
Kode Dokumen
Versi
Revisi
Tanggal berlaku
-
-
COPY
NAMA PENERIMA
DOKUMEN
TANGGAL
TANDA TANGAN
NO.
TERIMA

Semarang, Didistribusi oleh,