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REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO PARA LA PRODUCCION ORGANICA

EN LAS ASOCIACIONES DE PEQUEOS PRODUCTORES ORGNICOS.

PRESENTACIN:
El desarrollo agrcola actual cada ves ms competitivo con altas exigencias de calidad y
aseguramiento de los productos ha hecho que los pequeos productores busquen desarrollar
e implementar estrategias que les permita mantenerse y mejorar su posicionamiento dentro
del mercado orgnico, para esto ven la necesidad de fortalecer su capacidad socio
organizativa como un medio para lograr mejorar su conocimiento, la adopcin y/o creacin
de nuevas tecnologas, un mayor poder de comercializacin, asumir nuevos eslabones
dentro de la cadena productiva, que en su conjunto les permita contar con un aporte mas a
la mejora de su calidad de vida.

Las organizaciones de pequeos productores agrcolas que libre y voluntariamente han


manifestado y formalizado su apoyo e integracin de NOMBRE DE LA
ORGANICACION , en vista de los retos y requerimientos de los procesos productivos
actuales, han procedido a delegar la responsabilidad del manejo y aseguramiento de la
calidad e integridad orgnica al Sistema de Control Interno presidido por NOMBRE DE
LA ORGANIZACION, quien a partir de la presente aprobacin del reglamento tendr la
facultad de implementar las normas, procedimientos, controles y dems acciones que creara
conveniente para cumplir con su cometido.

El presente reglamento actualizado, acopia, cohesiona y ha sido fortalecido por las


experiencias, conocimientos, requerimientos y capacidades de los distintos actores dentro
de la cadena productiva orgnica ( Exportadores, entes de control y certificacin,
organismos de apoyo al sector agrcola gubernamentales y no gubernamentales, gremios
involucrados y personas particulares), con la finalidad de fortalecer y garantizar los niveles
de cumplimiento requeridos por las principales normativas orgnicas ya sea nacional e
internacional, permitiendo de esta manera mayor accesibilidad al mercado orgnico.
RESOLUCIN.

Estando conscientes que el desarrollo del sector agrcola orgnico requiere que mediante un
proceso sean las organizaciones que vayan asumiendo nuevas responsabilidad, siendo una
ellas el manejo y aseguramiento del sistema de Control Interno, contribuyendo de esta
manera al desarrollo que toda persona o asociacin persigue.

Considerando que es necesario la implementacin de normas propias, procesos y controles


adecuados que permitan brindar la garanta y confianza a los miembros de las asociaciones
filiales, a los entes de control, comercializadores y consumidores, se ve la necesidad de
formalizar y desarrollar los sistemas de control interno.

Que las atribuciones y facultades que gozan como representantes legalmente elegido por
sus bases, resuelven aprobar el presente reglamento de Control Interno para la produccin
orgnica de las unidades productivas.
CAPITULO I
OBJETIVOS
Art. 1.- Objetivos.
a) Establecer las normas, procedimientos y controles bsicos para el aseguramiento de
la calidad e integridad orgnica de las unidades productivas propuesta dentro de un
proceso de certificacin orgnica.
b) Mejorar el nivel de credibilidad y confianza en los principales actores de los
procesos de control y/o certificacin, comercializadores y exportadores as como del
consumidor final.
c) Supervisar y controlar el sistema de produccin de manera transparente, imparcial,
no descriminatario y minimizando los conflictos de inters.

CAPITULO II
CAMPO DE APLICACIN
Art. 2.- mbito de aplicacin.
El presente reglamento ser obligatorio para todos y cada uno de los sistemas productivos
insertados en un proceso de certificacin orgnica que hayan libre y voluntariamente
solicitado ser parte del SCI de las organizaciones filiales a NOMBRE DE LA
ORGANIZACION, para todos los actores vinculados dentro de los procesos a nivel de
produccin, control, servicio de capacitacin y administrativo insertados dentro de los
procesos orgnicos.

CAPITULO III
CONCEPTOS
Art. 3.- Con el fin de contar con una definicin unificada y una correcta interpretacin, los
conceptos debern ser entendidos bajo las siguiente definiciones:
CAPITULO IV
TRANSICION A LA PRODUCCION ORGANICA
Art 4.- Transicin hacia la agricultura orgnica.- Las parcelas que integren un proceso de
certificacin, normalmente debern estar bajo la supervisin del S.C.I por un espacio de al
menos tres aos durante los cuales en base a un plan de manejo se aplicaran las practicas de
manejo orgnico contemplado en el presente reglamento.

Art. 5.- Tal como lo contempla los reglamento de produccin orgnica de los principales
mercados internacionales, el S.C.I propondr a la agencia de certificacin orgnica la
reduccin del periodo de transicin, cuando se trate de parcelas de origen natural o
agropecuarios que no hayan sido tratados con productos no incluidos dentro de las normas
bajo las cuales se este proponiendo la certificacin, dicha solicitud se realizara siempre y
cuando el productor haya presentado los soportes o pruebas suficientes que permitan
demostrar y verificar al S.C.I que las condiciones se cumplan durante al menos tres aos
atrs. En caso de ser necesario la parcela propuesta para la reduccin del periodo de
transicin ser puesta a consideracin de la agencia certificadora para que sea este ente el
que determine su estatus de certificacin.

Cuando se tratare de un producto ha ser comercializado como orgnico dentro del mercado
nacional prevalecer la normativa de produccin orgnica nacional, en la cual se contempla
que la reduccin del periodo de transicin para parcelas naturales o agropecuarias no ser
menor a los 12 meses.

CAPITULO V
PRODUCCION ORGANICA
Art. 6.- Se prohbe a un productor contar con produccin paralela (MISMO CULTIVO
COMO ORGANICO Y CONVENCIONAL) en su unidad productiva, todas las parcelas
cultivadas con la especie y variedad de cultivo a certificarse y/o certificados que estn bajo
su responsabilidad y manejo debern estar dentro de un proceso de produccin orgnica y
bajo la supervisin del S.C.I.
Art. 7.- La produccin mixta dentro de una unidad estar restringida a la presentacin
previa de un plan de separacin e identificacin tanto fsico como documentalmente que
garantice la no contaminacin de los equipos, herramientas, infra estructura y dems
aspectos relevantes que pongan en riesgo la integridad orgnica de la parcela o producto
orgnico.
Dentro del manejo de la parcela esta totalmente prohibido en uso de cualquier material que
contenga o provenga de Organismos Genticamente modificados (OGMs).

CAPITULO VI
REQUERIMIENTO PARA LAS PARCELAS
Art. 8.- La parcela tienen que estar claramente separadas e identificadas de cualquier otra
parcela que no cumpla con los requerimientos orgnicos.
Art. 9.- De existir riego de contaminacin por sustancias externas, se tiene que implementar
un una zona de amortiguamiento que controle o garanticen la no contaminacin de la parte
orgnica.
Art. 10.- Las parcelas con manejo orgnico debern contar y aplicar un plan de manejo del
cultivo. En el indicado plan de manejo deber constar:
a) La informacin general de la parcela.
b) La descripcin de las principales labores agrcolas ha realizarse
c) Detallar los tipos de insumos a utilizarse, indicndose si cuentan o no certificacin
de compatibilidad y/o la copia de las fichas tcnicas del insumo acompaado de la
autorizacin previa del S.C.I.
d) Una descripcin de los registros y archivos implementados para sustentar el manejo
y la capacidad productiva de la parcela.
e) Las practicas de administrativas o fsicas que se han implementado para evitar algn
riesgo de contaminacin.
CAPITULO VII
SISTEMA DE REGISTROS DE LAS PARCELAS
Art. 11.- Toda parcela certificada deber contar con un sistema de registros que permita
sustentar el manejo del cultivo, su capacidad de produccin y la comercializacin realizada.
En el caso de recertificacion la unidad deber archivar y mantener la informacin por lo
menos un ao mas despus de haber sido auditado.
CAPITULO VIII
MANEJO DE LA FERTILIDAD Y ACTIVIDAD BIOLGICA DEL SUELO
Art. 12.- Se deber realizar prcticas de que permitan mantener o mejorar la fertilidad del
suelo y minimicen la erosin.
a).- El productor deber mantener o compensar la biodiversidad existente a partir de haber
iniciado la produccin orgnica.
b).- Deber contar con sistema de reciclaje de los residuos vegetales producidos en la
parcela.
c).- Se aplicara compost compuesto por estircol o guano mezclado con residuos vegetales
para cumplir con una relacin de C:N entre 25:1 y 40:1 y manejado durante sus tres
primeros das entre una temperatura de 55C a 70C, con 5 giros como mnimo durante este
periodo.
d).- Fomentar la siembra de cultivos de cobertera, uso de leguminosas y otras alternativas
que sean validadas por parte del S.C.I.
e).- Queda prohibido la quema de material vegetal a exencin que sea para el control de una
plaga o enfermedad eminente, para lo cual se proceder a justificar y solicitar la
autorizacin de S.C.I
f).- En caso de requerirse la utilizacin de insumos externos a nivel de abonos o
fertilizantes, debern ser productos que consten dentro de la lista aprobada previamente por
el S.C.I. De requerirse se solicitara la autorizacin previa de la agencia de certificacin
orgnica, para lo cual se enviara la carta de solicitud y la ficha tcnica del producto.

CAPITULO IX
USO DE SEMILLA O MATERIAL VEGETATIVO.
Art. 13.- Semilla o material vegetativo
a).- El material vegetativo utilizado para siembras, reposicin o resiembras deber provenir
de parcelas ya certificadas como orgnica, seleccionadas y en lo posible sin la presencia de
virus.
CAPITULO X
MANEJO PREVENTIBO Y CONTROL DE PLAGAS Y ENFERMEDADES
Art.14.- La prevencin estar basada en el manejo adecuado y oportuno de las labores
agrcolas, as como un buen sistema de abonamiento y fertilizacin.
Art. 15.- En el caso de identificacin de enfermedades provocado por virus, se proceder a
seleccionar el material vegetativo, a eliminar las plantas que presenten signos y sntomas de
estar afectadas, cuyo material podr ser incinerado.
Art 16.- El control de plagas se realizara mediante la utilizacin de medios fsicos y
mecnicos como trampas, sebos, seuelos, repelentes, y de ser necesaria la eliminacin de
la fuente de propagacin.
Art 17.- El control de malezas se realiza por medio mecanismo y fsicos.

CAPITULO XI
COSECHA, TRANSPORTE Y COMERCIALIZACION DEL PRODUCTO.

18.- El productor deber contar con sistema de registros actualizado y accesible, que
permita o demuestre la capacidad productiva, en base a la cual se acordara el cupo de corte.
19.- Cada parcela contara con un cdigo el cual ser nico, intransferible y no sujeto a
cambio sin un previo aviso y autorizacin del S.C.I, quien a la vez comunicara al ente
certificador.
20.- Cada productor ser responsable de verificar y asegurar que la produccin empacada
sea codificada con su respectivo cdigo, evitando de esta manera un mal uso de su cdigo.
En caso de incurrir en el endose de produccin todo el producto de ese lote de corte ser
reciclado para la elaboracin de abonos orgnicos, sin tener derecho a reclamo alguno.
21.- El transporte de la fruta deber ser exclusivo para produccin orgnica y previamente
verificado su limpieza y ausencia de sustancias contaminantes.
22.- La documentacin que se genera en cada uno de los proceso de corte y
comercializacin deber ser archivada y estar ordenada y disponible para su control.
23.- No se podr comercializar ningn producto que no provenga de una finca con
certificado master vigente, siendo la agencia de certificadora la nica que puede certificar y
otorgar la certificacin correspondiente.
CAPITULO XII.
INDENTIFICACION Y/O ETIQUETAJE DEL PRODUCTO
24. Si perjuicio a las disposiciones de etiquetado del producto emitido por las normas, todo
empaque deber llevar el cdigo de la parcela; las siglas, nombre y/ cdigo de la
asociacin.

CAPITULO XIII
USO Y MANEJO DEL CERTIFICADO ORGANICO.
Art 25.- La produccin de una finca certificada bajo la responsabilidad del S.C.I y cuyo
dueo y propietario sea la organizacin, podr ser comercializada, etiquetada o identificada
su producto como orgnico siempre y cuando sea por medio de la organizacin, cuya
certificacin estar bajo la responsabilidad de los representantes legales vigentes. A
excepcin que cuente con una autorizacin aprobada y escrita por parte del comit de
aprobacin y se haya comunicado de manera oportuna a la agencia de certificacin.
CAPITULO XIV
COMUNICACIN
Art. 26 Es obligacin del productor informar al S.C.I cualquier cambio relevante que se
produjera en su unidad productiva (contaminacin lateral o indirecta del predio, incremento
o decremento de la superficie, fluctuaciones fuertes de su capacidad productiva, separacin
del programa de certificacin, cambio de responsabilidad del manejo de la unidad
certificada, otros). El S.C.I proceder a evaluar y comunicar al ente certificador para su
actualizacin de datos.

CAPITULO XV
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema Interno de Control, es un conjunto de normas y procedimientos implementados
tcnicamente con la finalidad de garantizar la calidad e integridad orgnica de los procesos
productivos orgnicos de la organizacin.
Art. 27 Componentes del S.C.I
El Sistema Interno de Control estar conformado por los siguientes:

- Reglamento de Control Interno.


- Comit aprobacin.
- Cuerpo de inspectores internos.
- Servicio de capacitacin bsico.

a) El Comit de Aprobacin Interno.


Es componente tcnico operativo, conformado por un grupo de personas con conocimiento
tcnico y alto nivel de independencia, encargadas de implementar los procedimientos y
acciones respectivas para garantizar el buen funcionamiento del Sistema Interno de control,
evaluar y tomar decisiones que permitan garantizar los procesos orgnicos.

Los miembros de comit de aprobacin interno sern elegidos por su inmediato superior
tcnico, evaluando el perfil definido para estos casos. Su duracin estar determinada por
su desempeo profesional, tico y moral que permita un adecuado cumplimiento de sus
actividades.
- Perfil de los miembros del comit de aprobacin interna:
- Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de produccin orgnica a
certificarse las unidades productivas.
- Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
- Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse
- Conocer la realidad socio productiva.
- Contar con formacin profesional (En el rea Agrcola o afines: Promotor, tcnico,
Ingeniero, otro).
- No tener conflicto de inters.
- Tener valores ticos y morales.

- Funciones del Comit de aprobacin interna.


- Implementar los procesos de control y aseguramiento de la calidad orgnica.
- Actualizar y difundir los alcances o modificaciones de las normativas orgnicas y
del reglamento interno.
- Evaluar y tomar decisiones respecto a los status de certificacin y dems
informacin de las parcelas a ser propuestos a la agencia de certificacin.
- Aplicar el catalogo de sanciones en los que los casos ameriten.
- Evaluar y aprobar a los inspectores internos por lo menos una ves al ao.
- Registrar y archivar los proceso de control.
- Coordinar los procesos de certificacin o recertificacion orgnica con las agencias
de certificacin.
- Verificar que los flujos de volumen y sistema de trazabilidad sean coherentes.
- Tomar decisiones respecto al ingreso de nuevas unidades productivas.
- Mantener actualizada, completa y accesible la informacin bsica del S.C.I
- Llevar el libro de actas de funcionamiento del S.C.I.
- Gestionar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del S.C.I.
- Elaborar el cronograma de actividades anuales del S.C.I.
- Elaborar y presentar le presupuesto anual de funcionamiento del S.C.I
- Mantener informado peridicamente a su inmediato superior.
- Informar sobre los resultados de los procesos de certificacin o recertificacin a los
productores.

b) Inspectores Internos.
El inspector interno es una persona preparada tcnicamente, que ha sido evaluado y
aprobado por parte del comit de aprobacin interno, para realizar proceso de control a
nivel de campo y dems procesos productivos.
- Perfil del Inspector Interno.
- Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de produccin orgnica a
certificarse las unidades productivas.
- Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
- Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse
- Conocer la realidad socio productiva.
- Contar con formacin profesional (En el rea Agrcola o afines: Promotor, tcnico,
Ingeniero, otro).
- No tener conflicto de inters.
- Tener valores ticos y morales.
- Funciones del Inspector Interno
- Realizar inspecciones de los proceso productivos, ya sea de manera programada o
sin previo aviso al productor, coordinando con el comit de aprobacin.
- Elaborar y presentar los reportes de inspeccin de manera oportuna de acuerdo
procedimiento establecido en los proceso de inspeccin.
- Sistematizar la informacin en los registros previstos.
- Informar a los productores de las obligaciones o acciones correctivas emitidas por el
S.C.I y/o por la agencia de certificacin.
- Verificar el avance de cumplimiento de medidas correctivas impuestas a las
parcelas.
- Mantener la carpeta de informacin bsica del productor completa actualizada y
disponible para la evaluacin de comit de aprobacin interna o de los inspectores
externos.
Cdigo de tica del inspector interno
- Comunicar al comit aprobacin cualquier conflicto de inters que tuviera o pudiera
presentar durante los proceso de control.
- No aceptar favores, regalos o sobornos.
- Reportar lo actos de la manera clara, puntual y profesional, con los soporte y/o
sustentos que permita una adecuada decisin al comit.
- Cumplir con los procedimientos de inspeccin establecidos.
- No confraternizar con personal del sexo opuesto en las reas de responsabilidad
asignado.
- Estar dispuesto a realizar los proceso en los momentos que la situacin amerite.

c) Servicio de capacitacin bsico.


El servicio bsico de capacitacin ser coordinado por el comit de aprobacin, quienes en
base a las prioridades o deficiencias respecto al incumplimiento de los requerimientos y
principios de las normativas orgnicas identificadas en los procesos procedern a
programar los actos que crea relevante realizar.

CAPITULO XV
DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL PRODUCTOR

Los productores responsables del manejo de las parcelas orgnicas una ves que libre y
voluntariamente solicitan el ingreso dentro del programa de certificacin orgnica
adquieren obligaciones y derechos que debern se cumplidos y evaluados por parte del
S.C.I
a) Obligaciones del productor.
- Cumplir con los requerimientos de las normas de produccin orgnica, de la agencia
certificadora y del reglamento interno
- Conocer los principios bsicos de las normas de produccin orgnica y del
reglamento interno.
- Permitir el control por parte de los inspectores interno y externos de su sistema de
produccin
- Facilitar y poner a disposicin la documentacin requerida por los inspectores
internos y externos.
- No aplicar productos o insumos externos que no hayan sido aprobados por el comit
de aprobacin interna.
- Implementar las acciones fsicas y documentalmente que controle cualquier riesgo
de contaminacin
- Registrar sus labores agrcolas, de cosecha y comercializacin, en sistemas de
archivos actualizados, completos y accesibles para su supervisin, sustentando de
esta manera su manejo orgnico.
- Implementar el plan de manejo de la finca acordado con el comit de aprobacin
interna.
- Reportar oportunamente al inspector los cambio relevantes que se produjeran en su
sistema de produccin.
- Participara activamente en los procesos de capacitacin organizados por la
asociacin.
- Cumplir con los acuerdos comerciales acordados con la organizacin.

a) Derechos del productor


- Comercializar su fruta de acuerdo a los trminos de calidad solicitados y de manera
equitativa de acuerdo a la disponibilidad de cupo de comercializacin de la
organizacin.
- Participara en los eventos de capacitacin y concienciacin que realice la
organizacin.
- Que la organizacin respete su cdigo de parcela asignado.
- Participar y ser considerado dentro de los proceso de control y seguimiento del
S.C.I
- Reclamar por medios pertinentes acciones que considere discriminatorio o
parcializado.
- Denunciar actos que comprometan la calidad e integridad orgnica ya sea por parte
de compaeros y/o inspectores internos.

CAPITULO XVI

CATALOGO DE INFRACIONES Y SANCIONES


Los incumplimientos a las normativas orgnicas, de la agencia de certificacin, al
reglamento de control interno o al procedimiento interno de la organizacin sern
tipificadas de la siguiente manera:
FALTA SANCIONES
Aplicacin de insumos prohibidos en algn Reinicio del periodo de transicin pasa a T1,
sector de la parcela todo producto que este procesado o en
camino a ser comercializado como orgnico
deber ser rechazado o comercializado como
convencional.
Entrega de producto no certificada o en Retiro inmediato de la fruta sin derecho a
periodo de transicin. reclamo alguno, en caso de aplicar el
infractor deber cancelar a la asociacin los
costos de operacin y suspensin de la
comercializacin de la fruta por espacio de
dos meses
Falsear a la verdad en la informacin Un ao de transicin
relevante ( extensiones, capacidad
productiva, numero de fincas bajo su
responsabilidad) brindada a los entes de
control
No cumplimiento de las sanciones, Suspensin hasta la verificacin a nivel de
obligaciones impuestas. campo y de registros por parte del S.C.I
Almacenamiento de insumos prohibidos sin Un ao de transicin
autorizacin del S.C.I
No utilizacin de semilla o material Un ao de transicin.
vegetativo procedente de parcelas
certificadas
Falta de colaboracin o mala conducta Un ao de transicin.
durante el proceso de control interno o
externo.
Toda sancin ser aplicada inmediatamente por el comit de aprobacin y comunicada de
igual manera a la agencia de certificacin. No podr ser levantada sin la previa autorizacin
del comit de aprobacin interna y de la agencia de certificacin. El comunicado de las
sanciones en caso de ser necesario se dar a conocer a las otras agencias de certificacin,
grupo de productores y comercializadores, informando: Nombre del responsable del
manejo, numero de catastro, superficie, puntos de referencia, causa, periodo de transicin.
Todo caso de reincidencia provocara el periodo de transicin de tres aos.
FALTA OBLIGACION
Sistema de registros incompletos, Suspensin temporal hasta que demuestre
desactualizados y no coherentes que ha cumplido a cabalidad la obligacin.
Quema de residuos vegetales o animales de Suspensin de la comercializacin por dos
manera injustificada meses.
Decremento de la biodiversidad Suspensin temporal hasta que se verifique
su compensacin mediante la siembra de
otras especies equivalente al dao causado
Falta de implementacin adecuada y/o mal Suspensin temporal hasta que demuestre
manejo de reas de amortiguamiento ( no que ha cumplido a cabalidad la obligacin.
identifica, no separa la fruta proveniente de
esta rea)
Aplicaciones de estircol fresco o mal Suspensin temporal hasta que demuestre
compostado que ha cumplido a cabalidad la obligacin.
Falta de comunicacin de cambios Suspensin de la comercializacin por dos
relevantes que distorsiones o dificulten el meses.
control.
Mal manejo de los residuos slidos al Suspensin temporal hasta que demuestre
interior o el permetro de su finca que ha cumplido a cabalidad la obligacin.
Falta de cumplimiento de las obligaciones Suspensin temporal hasta que demuestre
emitidas por parte de la agencia de que ha cumplido a cabalidad la obligacin.
certificacin.
Las medidas correctivas ser emitido por el comit de aprobacin interno, contemplando un
plazo limite para su cumplimiento en caso de reincidencia se proceder a emitir la sancin
de un ao de transicin e inmediatamente se comunicara a la certificadora.
FALTA OBSERVACION
Inasistencia injustificada a ms del 30% del Suspensin de la comercializacin hasta que
evento de capacitacin y concienciacin. cumpla con el porcentaje mnimo requerido
de capacitacin.

PROCEDIMIENTOS:

1. Evaluacin y aprobacin de ingreso y salida de productores del programa de


certificacin orgnica
2. Evaluacin y aprobacin de usos de insumos externos.
3. Manejo de franjas de amortiguamiento o riesgos de contaminacin.
4. Propuesta de reduccin de periodo de transicin

XII POLITICAS
- INGRESO Y SALIDA DE UNIDADES PRODUCTIVAS
- PERIODOS DE TRANSICION.
- USO DE INSUMOS EXTERNOS
- USO DE SEMILLAS Y/O MATERIALES VEGETATIVOS
- RIESGOS DE CONTAMINACION DIRECTA E INDIRECTA
ANEXOS
Enumerar los registros bsicos que se maneja.

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