Anda di halaman 1dari 3

PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN DAN PESAN-


PESAN POSITIF
Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada pelanggan,
pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang
loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang
berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan rutin


Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau lazim dalam
kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan
rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam menyampaikan pesan-pesan
bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapat perhatian.

2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif


Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan goodwill,
seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal itu dilakukan
karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan
komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

a. Ide-ide pokok yang jelas : kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan pesan-pesan
positif
b. Penjelasan rinci : bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk
mendukung ide pokok
c. Penutup surat : bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang
diharapkan.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWIL


Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh
kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan
yang disampaikan dengan baik.

1. Good will tentang pekerjaan


Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat untuk
pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu
organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi
dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki.

2. Good news tentang produk


Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya
dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode
promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak,
seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesa
secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan bisnis.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF


Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan
maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan
informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan
pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau
penghargaan pada orang lain.

1. Surat konfirmasi pesan


Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation
letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

2. Menjawab permintaan informasi


Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain
terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh
bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi
setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial


b. menjawab permintaan tanpa penjualan

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN


Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan dari dana
pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti IMF, World Bank,
ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan pembangunan di berbagai bidang.
Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga
keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.

1. Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain.
Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan
pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit


Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa
secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal
komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki.

E. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN


Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang baru,
apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi dilakukan oleh
mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan
orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat
isi surat rekomendasi tersebut.