hp mfp digital sending

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PERSONAL o INTERNO del producto de
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guía.
Edition 3, 12/2007
 Contenido

Introducción al envío digital

Acerca de esta guía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Acerca del envío digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Métodos del panel de control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Pasos para realizar un envío

Mediante Digital Sending Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Más información
Tipos de documentos creados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Autenticación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Configuración para la descripción del original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Configuración de exploración . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Resolución de problemas de envío digital

Sistema de ayuda en línea del MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Posibles problemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

ESWW Contenido iii

iv Contenido ESWW
Introducción al envío digital

Acerca de esta guía

Esta guía le servirá para utilizar HP MFP Digital Sending Software 4 (DSS 4 que amplía las
posibilidades del envío digital de un periférico multifunción (MFP) HP.
Consulte la guía del usuario suministrada con el MFP para obtener instrucciones acerca de las
siguientes tareas:
● Uso del panel de control, del cristal del escáner y del alimentador automático de
documentos (ADF)
● Carga del papel
● Resolución de problemas mecánicos (por ejemplo, atascos de papel) y otros problemas no
relacionados con el envío digital

ESWW Acerca de esta guía 1

Acerca del envío digital

El envío digital es un proceso simple que permite explorar un documento en copia impresa en
un MFP y enviarlo directamente a distintos tipos de destino.

● Correo electrónico
Envíe el documento como archivo adjunto a una o más direcciones de correo electrónico de
Internet. Los destinatarios pueden imprimir, guardar y reenviar los documentos que reciban
de este modo. También pueden abrir y modificar los documentos en distintos programas
según sea necesario.
● Fax
Envíe el documento a uno o más equipos de fax. Los destinatarios reciben el documento
como cualquier otro fax.
● Carpeta
Envíe el documento a una o más carpetas de red compartidas. Los usuarios pueden
seleccionar un elemento de la lista de carpetas predefinidas o, si se han autenticado,
pueden especificar un destino en el panel de control.
● Correo electrónico secundario
El administrador de DSS define el nombre de la tecla del panel de control en el MFP. Esta
característica es idéntica a la función de correo electrónico y utiliza los mismos campos y
libretas de direcciones.
● Flujo de trabajo
Con los flujos de trabajo, los usuarios de MFP pueden enviar información adicional junto con
el documento explorado a una ubicación especificada en la red.
El MFP puede explorar tanto originales en color como en blanco y negro. Los originales se
pueden colocar en el cristal o en el ADF. El cristal puede alojar distintos tamaños y tipos de
papel, según las posibilidades del MFP de que disponga.

2 Introducción al envío digital ESWW

Métodos del panel de control

En los distintos modelos de MFP se utilizan métodos diferentes de uso del panel de control: de
teclado o de pantalla táctil.

Similitudes entre ambos métodos

● Botones INICIAR, DETENER y RESTABLECER para controlar el
funcionamiento
● Luces Preparado, Datos y Atención para indicar el estado
● Teclado numérico para escribir números

Método de teclado
Características exclusivas:
● Teclado para introducir información,
parecido a un teclado estándar de PC
● Botones de flecha para navegar por
los elementos de la pantalla
● Botón para seleccionar elementos y
abrir menús
Ejemplo:
● HP LaserJet 4100mfp

Método de pantalla táctil

Características exclusivas:
● Pantalla táctil para seleccionar opciones
y navegar por los elementos de la
pantalla
● Teclado en la pantalla táctil que se
muestra cuando es necesario para
escribir caracteres alfabéticos
Ejemplo:
● HP LaserJet serie 9000mfp

Ejemplo:
● HP LaserJet serie 9500mfp

ESWW Métodos del panel de control 3

Pasos para realizar un envío

Mediante Digital Sending Software

1 Coloque el documento en el cristal o en el ADF.
2 Seleccione el tipo de destino:
Correo electrónico
Fax
Carpeta
Correo electrónico secundario
Flujo de trabajo

Nota El administrador puede cambiar el nombre de correo electrónico secundario del panel de control.

3 Escriba su nombre de usuario y contraseña si se solicita esta información.

Para obtener más información, consulte:
T “Autenticación” en la página 6.
4 Escriba la información necesaria para enviar el archivo al destino específico.

Correo Rellene los campos De:, Para:, CC:, CCO:, Asunto: y Mensaje:. Su nombre de
electrónico usuario o dirección de correo electrónico quizá se muestren en el campo De:.
Si es así, no será posible modificar esta información.
Fax Rellene el campo Números de fax:.

Carpeta Si se ha autenticado, seleccione un destino de carpeta de la lista o escriba la

ruta de la carpeta.
Correo Rellene los campos De:, Para:, CC:, CCO:, Asunto:, y Mensaje:. Su nombre de
electrónico usuario o dirección de correo electrónico quizá se muestren en el campo De:.
secundario Si es así, no será posible modificar esta información.

Flujo de Seleccione un destino de flujo de trabajo.

trabajo Escriba la información solicitada para el documento.

5 Opcional. Utilice el botón Configuración para modificar la configuración predeterminada del

documento explorado que desea crear (puede por ejemplo cambiar el tipo de formato de
archivo).
Para obtener más información, consulte:
T “Configuración de exploración” en la página 8.
6 Opcional. Utilice el botón Describir original para modificar la configuración predeterminada
(por ejemplo, el tamaño) del documento que desea enviar. Si envía un documento impreso a
doble cara, debe describirlo como tal.
Para obtener más información, consulte:
T “Configuración para la descripción del original” en la página 7.
7 Pulse INICIAR para que comience el proceso de envío.
8 Una vez terminada la exploración, quite el documento del cristal o del ADF.

4 Pasos para realizar un envío ESWW

Más información

Tipos de documentos creados

El tipo de documento que cree depende de la opción de envío utilizada (consulte la tabla
siguiente). Cada una de las opciones de envío tiene una configuración predeterminada definida
por el administrador. Por ejemplo, el formato de archivo predeterminado de los documentos de
correo electrónico puede ser .PDF. Puede cambiar la configuración de las opciones de correo
electrónico mediante el botón Valores.

Opción Tipo de documento

de envío
Correo El documento explorado creado se convierte en un archivo adjunto a un mensaje de
electrónico correo electrónico. Puede seleccionar el tipo de archivo para el archivo adjunto.

Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las
páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de
correo electrónico para cada página explorada.
Fax El documento explorado que se crea se convierte en fax.

Las portadas de fax se administran de una de las formas siguientes. Pregunte al

administrador cuál es el método que se aplica.

● Se genera una portada de fax automática. El tipo de servicio de fax que se utiliza
en la red determina la información incluida en la portada. Normalmente la
información identifica el remitente, la fecha y la hora.
● No se genera ninguna portada de fax automática. Para adjuntar una portada al fax,
cree una para el documento explorado y colóquela en primer lugar en el
documento.
Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las
páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de
correo electrónico para cada página explorada.
Carpeta El documento se coloca en una carpeta de la red.
Correo El documento explorado creado se convierte en un archivo adjunto a un
electrónico mensaje de correo electrónico. Puede seleccionar el tipo de archivo para el archivo
secundario adjunto.

Los archivos de tipo .PDF y .MTIFF crean un solo archivo adjunto para todas las
páginas exploradas. Los archivos de tipo .TIFF y .JPEG crean un archivo adjunto de
correo electrónico para cada página explorada.
Flujo de trabajo El usuario no selecciona el formato del archivo, sino que lo determina el administrador
de la configuración del flujo de trabajo.

ESWW Tipos de documentos creados 5

Autenticación

La autenticación es una característica de seguridad. Cuando el administrador ha activado la

autenticación, debe escribir las credenciales de red para utilizar las características de envío
digital del MFP.
Si desea autenticarse para sistemas de red Windows, debe proporcionar la siguiente
información:
● Nombre de usuario
● Contraseña
● Dominio
Si desea autenticarse para sistemas de directorios de Novell, debe proporcionar la siguiente
información:
● Nombre de usuario
● Contraseña
● Del modo requerido
• Árbol
• Servidor
• Internet
Algunas características de envío digital (correo electrónico y fax) o destinos dentro de una
característica (carpetas de red y flujos de trabajo) pueden solicitar la autenticación del usuario.
Una vez que el usuario se haya autenticado, no tendrá que volver a hacerlo durante la sesión.
El usuario tendrá que volver a autenticarse en tres situaciones: al seleccionar Cerrar sesión en
el panel de control; cuando aparezca un mensaje para seleccionar Continuar o cerrar sesión o
al hacer clic en la tecla Restablecer.

6 Más información ESWW

Configuración para la descripción del original

Utilice el botón Describir original del panel de control para cambiar la configuración del
documento que desea enviar. Seleccione las opciones que describan más fielmente el
documento (por ejemplo, el tamaño del documento).

Configuración Opciones Descripción

Tamaño Carta A4 Las opciones de tamaño disponibles dependen del MFP de que
Legal A5 disponga.
Ledger B4
Ejec. B5
A3
Orientación Vertical Esta opción se utiliza cuando el original es un documento con
de página orientación vertical.
Horizontal Esta opción se utiliza cuando el original es un documento con
orientación horizontal.
Caras 1 caras Esta opción se utiliza cuando el original sólo contiene información
en una cara.
2 caras Esta opción se utiliza cuando el original contiene información en
ambas caras.
Página Texto Esta opción se utiliza cuando el original sólo contiene texto en
Contenido blanco y negro.
Foto Esta opción se utiliza cuando el original es una fotografía o
ilustración.
Mezcla Esta opción se utiliza cuando el original contiene sombras de gris,
texto e ilustraciones, o combina zonas en color y en blanco y
negro.

ESWW Configuración para la descripción del original 7

Configuración de exploración

Utilice Configuración en el panel de control para modificar la configuración del documento

explorado que desea crear (por ejemplo, el tipo de archivo).
La configuración de exploración no se aplica a las opciones de envío de fax.

Configura- Opciones Descripción

ción
Color Blanco y negro Esta opción se utiliza cuando el original está en blanco y negro, o cuando
se desea enviar un original más complejo en blanco y negro para reducir
el tamaño del archivo y el tiempo de transmisión.
Color Esta opción se utiliza cuando el original contiene sombras de gris, texto e
ilustraciones, o combina zonas en color y en blanco y negro. Esta opción
aumenta el tamaño del archivo y el tiempo de transmisión.
Tipo .PDF Configuración predeterminada que ofrece la mayor calidad en textos y
de archivo gráficos. Los destinatarios deben tener instalado Adobe® Acrobat®
Reader en el sistema para poder leer los archivos de este tipo.
Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo
adjunto que contiene todas las páginas incluidas en la exploración.
.TIFF Tipo de archivo estándar que se puede abrir con distintos programas de
software y que el destinatario puede modificar. Cuando se utiliza para
Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto para cada una
de las páginas incluidas en la exploración.
.MTIFF Archivo .TIFF de más de una página que guarda varias páginas
exploradas como un único archivo. Los archivos se pueden abrir con
distintos programas de software y el destinatario los puede modificar.
Cuando se utiliza para Correo electrónico, esta opción crea un archivo
adjunto que contiene todas las páginas incluidas en la exploración.
.JPEG Tipo de archivo que se puede visualizar mediante un navegador de
Internet. Los archivos se pueden abrir con distintos programas de
software y el destinatario los puede modificar. Cuando se utiliza para
Correo electrónico, esta opción crea un archivo adjunto para cada una
de las páginas incluidas en la exploración.
Resolución Las siguientes opciones están disponibles:
● 75 PPP
● 150 PPP
● 200 PPP
● 300 PPP

Tamaño del Las siguientes opciones están disponibles:

archivo ● Pequeño
● Estándar
● Grande

Mejora Las siguientes opciones están disponibles:

● Nitidez
● Quitar fondo

8 Más información ESWW

Resolución de problemas de
envío digital

Esta sección contiene información para ayudarle a solucionar problemas que surjan al utilizar la
opción de envío digital del MFP.
Póngase en contacto con el administrador si necesita más ayuda.

Sistema de ayuda en línea del MFP

El MFP contiene un sistema de ayuda en línea con instrucciones para solucionar los problemas
habituales. Para tener acceso a la ayuda, pulse ? en el panel de control.

ESWW Sistema de ayuda en línea del MFP 9

Posibles problemas

Problema Acción que se debe llevar a cabo

El envío digital no funciona. ● Compruebe que el MFP esté encendido.
El MFP no acepta ● Compruebe que la contraseña sea correcta.
la contraseña. ● Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Compruebe
que esté escribiendo la contraseña con la combinación correcta de
mayúsculas y minúsculas.
La calidad de imagen ● Si las páginas exploradas salen en blanco, o contienen patrones
es mala. repetidos, compruebe que no haya otra página en el cristal.
● Compruebe que la posición del documento que desea enviar sea correcta
en el ADF o en el cristal.
● Asegúrese de que el cristal esté limpio. Si el cristal está sucio, límpielo
con un paño suave y seco.
Cuando se utiliza el ADF, el ● Consulte la guía de asistencia del MFP para tomar las medidas correctas.
MFP carga varias hojas a la
vez, inclina los papeles o
se atasca con frecuencia.
Una transmisión de correo ● Si ha escrito la dirección de correo electrónico en el panel de control,
electrónico no ha llegado a reenvíe el mensaje tras comprobar que ha escrito la dirección
la dirección de destino. correctamente y con el formato adecuado (sin espacios, con el signo @ y
con los puntos necesarios).
● Reenvíe el mensaje. Compruebe que el nombre en el campo De: tenga el
formato correcto para que el mensaje no sea rechazado y para que reciba
un mensaje si hay un error en la transmisión.
● Si el problema persiste, póngase en contacto con el administrador.

Una transmisión de fax no ● Si ha escrito el número de fax en el panel de control, reenvíe el

ha llegado al equipo de fax documento, pero no sin antes comprobar que haya escrito el número
de destino. correctamente.
● El equipo de fax receptor quizá esté desconectado o tenga algún
problema (por ejemplo, falta de papel o tóner). Póngase en contacto con
el destinatario.
● El sistema quizá esté ocupado enviando otros faxes o esperando para
volver a marcar otros números de fax. También es posible que el sistema
haya llegado al límite máximo de transmisiones de fax pendientes.
Espere e inténtelo de nuevo.
● Para obtener información acerca de la transmisión, compruebe las
notificaciones de fax que se hayan devuelto (por ejemplo, notificaciones
por correo electrónico en la bandeja de entrada o informes de transacción
impresos, si están disponibles con el servicio de fax).
● Vuelva a enviar el fax.
● Si el problema no se soluciona, póngase en contacto con el administrador
para que compruebe el registro del transporte de fax que se utiliza. Con
frecuencia, los registros contienen información acerca de las causas de
una transmisión de fax incorrecta.
La parte inferior de una ● Si se ha enviado desde el cristal, la página del documento quizá sea
página enviada está demasiado larga. Consulte la guía de asistencia del MFP para obtener
cortada. información acerca de la longitud máxima.

10 Resolución de problemas de envío digital ESWW

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