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Enfoque Cuantitativo

Manejo de Microsoft Excel 2010

Guillermo Jopen S.
Ismael Muoz G.

Direccin de Investigacin y Documentacin Educativa


Programa de Fortalecimiento de Capacidades en Investigacin
Versin Descentralizada
Julio 2013
Contenido
1. Objetivos

2. Bsqueda en ESCALE

3. Uso de Excel
Frmulas bsicas: suma, resta, multiplicacin, divisin
Funciones simples: valor absoluto, mnimo, mximo
Grficos: barras, lneas

4. Ejercicios de aplicacin en Excel


Manejo de Microsoft Excel 2010

OBJETIVOS
Objetivos

General
Fortalecer capacidades para el uso y presentacin de datos.

Especfico
Revisar conceptos claves de empleo habitual
Facilitar la bsqueda y lectura de la informacin disponible en
ESCALE (http://escale.minedu.gob.pe/)
Repasar de manera aplicada funciones tiles del software Excel
Manejo de Microsoft Excel 2010

BSQUEDAS EN ESCALE
Bsqueda en ESCALE
En ESCALE hallar las siguientes alternativas:

Escuelas: Listado de centros educativos con algunos datos de


ubicacin y estadsticas.
Magnitudes: Cifras consolidadas del Censo Escolar.
Indicadores: Series histricas de indicadores de fuente externa e
interna.
Mapas: Ubicacin espacial de centros educativos.
Archivos de datos: Bases de datos en formato dbf (Fox Pro) para
emplear en diversos programas (excel, stata, spss, etc.)
Bsqueda en ESCALE

En todos ellos se puede encontrar informacin para atender


requerimientos. Lo importante es navegar y distinguir cules son
pertinentes de acuerdo a las diversas solicitudes.
Para el caso de esta clase, nos vamos a centrar en el contenido de
Indicadores.
Bsqueda en ESCALE
El entorno Indicadores contiene dos grandes partes: Tendencias y
2011-2012.
Bsqueda en ESCALE

Dentro de Tendencias hay


seis (A - F) secciones y
contiene una lista de
alrededor de 30 indicadores
a su vez diferenciados por
rangos de edades, niveles
educativos u otras
caractersticas.

Estos indicadores se
presentan para una serie
larga de aos y para diversos
cortes de segmentacin.
Bsqueda en ESCALE

En el acpite 2011-
2012 se encuentra
dividido en 7 secciones
(A - G) y presenta un
listado de ms de 100
indicadores con diversos
cortes de desagregacin.
Bsqueda en ESCALE
Regresamos a Indicadores 2011-2012 F. Contexto.
Una vez ah, seleccionamos el indicador tasa de desnutricin crnica
infantil (% de poblacin con edades 0-5)
Bsqueda en ESCALE
Para descargar seleccionamos la opcin excel (lado superior derecho)
Manejo de Microsoft Excel 2010

USO DE EXCEL: FRMULAS BSICAS,


FUNCIONES SIMPLES Y GRFICOS
Uso de Microsoft Excel

Abrimos el archivo
excel y revisamos
los datos antes de
proceder a trabajar
Uso de Microsoft Excel
Por ejemplo, en el
caso de la regin
Callao no contamos
con observaciones
para ninguno de los
dos aos, por lo que
procedemos a
eliminar este caso.

Sombreamos la fila de
la regin Callao,
damos click derecho y
seleccionamos la
opcin eliminar
Frmulas bsicas en Microsoft Excel

Para poder hacer clculos que faciliten la atencin de los


requerimientos de informacin, existen algunas frmulas bsicas y
de uso frecuente en Excel

Para efectuar operaciones matemticas, se procede a apretar


simultneamente las teclas Shift e =, o slo la tecla + y hacer
clic en cada valor a ser incluido en la frmula alternando con el
signo de la operacin.
Frmulas bsicas en Microsoft Excel
Por ejemplo, para realizar una resta (brecha entre la tasa rural y la
urbana):

Para obtener el
resultado, apretar
la tecla Enter (o
tambin llamada
Intro).
Frmulas bsicas en Microsoft Excel

Aqu se combinan:
Suma (+)
Divisin (/)
Aplicacin de
parntesis ( )

Calculamos el
promedio entre
los dos aos

Dependiendo de la frmula, podra necesitarse emplear parntesis.


Para ello se procede a apretar las teclas Shift y aquellas donde se
hallan los parntesis de apertura o cierre.
Funciones en Microsoft Excel

Ejemplo: Para identificar


rpidamente el mayor o
menor valor de un listado,
puede usarse la funcin MAX o
MIN, respectivamente.

Primero, colocar el signo = y


escribir la funcin, poniendo
entre parntesis el rango de
los valores a incluir (escrito
manualmente o sombreando
mediante el ratn).
Funciones en Microsoft Excel
Para hallar el mayor o menor valor de una lista que incluye tanto
nmeros positivos como negativos, puede ser de utilidad la funcin de
valor absoluto, a fin de eliminar el signo del nmero

Por ejemplo, si queremos hallar la mayor variacin producida entre


dos perodos y tenemos los siguientes valores:
-32.3 -25.9 -7.4

El mximo valor a obtener sera -7.4. Sin embargo, la mayor variacin


aunque negativa es 32.3.

Para obtener como valor mximo el nmero 32.3, hay que proceder
primero a eliminar el signo mediante la funcin ABS, la cual debe ser
aplicada a cada valor independientemente (hacemos el ejercicio).
Funciones en Microsoft Excel
Paso 1: Calculamos la variacin
porcentual entre dos aos
nicamente para las tres primeras
regiones. Construir la frmula
para un caso y luego expandir
para las dos regiones restantes.

100

Como expandir una frmula?:


1. Seleccionamos el lado inferior
derecho de la celda que
queremos expandir.
2. Arrastramos la seleccin hacia
las celdas que queremos sean
expandidas.
Funciones en Microsoft Excel
Paso 2: Encontramos el valor
absoluto para cada regin
mediante la funcin ABS.
Aplicamos la frmula para el
primer caso y expandimos
para las dos regiones
restantes.

Paso 3: Identificamos
el mayor valor usando
la funcin MAX.
Resulta aun ms til
cuando trabajamos
con muchos valores.
Funciones en Microsoft Excel

Existen otras muchas funciones en Excel a las que se puede acceder


haciendo clic en el icono fx, ubicado en el entorno Frmulas
Grficos en Microsoft Excel
Adems de las funciones, las cuales sirven para hacer clculos, un
requerimiento bien atendido puede verse mejor ilustrado o explicado
mediante la insercin de grficos.
En Excel hay muchos tipos, pero los ms empleados son los grficos de
columnas, lneas, circulares y barras.
Para acceder a los diversos tipos se debe entrar primero al entorno
Insertar y luego proceder a elegir el tipo de grfico que mejor pudiera
ilustrar la informacin pedida.
Grficos en Microsoft Excel

Ejercicio 1: Elaborar un grfico de lneas donde se presente


el la tasa de desnutricin crnica para cada una de las
regiones en los dos aos de estudio (2007 y 2010).
Grficos en Microsoft Excel

Paso 1: En la misma tabla:


Sombreamos la tabla sobre
regiones junto al encabezado ( con
los aos 2007 y 2010).
Paso 2: Para obtener un grfico:

Sombreamos el rea donde se


encuentran los datos a
representar
En el entorno Insertar
seleccionamos el tipo de grfico
a elegir Lnea y seleccionar uno
especfico de la lista desplegable
(por ejemplo, lneas).
Grficos en Microsoft Excel

Paso 3: Hacer clic en el


grfico obtenido para
proceder a su edicin.
En la parte superior del
Excel aparecer una
serie de opciones que
facilitarn la edicin,
como por ejemplo,
colocar ttulos, valores,
tablas, modificar los
tamaos de textos, etc.
0.0
10.0
20.0
30.0
40.0
60.0
70.0

50.0
Amazonas
Ancash
Apurmac
Arequipa
Ayacucho
Cajamarca
Cusco
Huancavelica
Hunuco
Ica
Junn

2007
La Libertad
Lambayeque
Lima

2010
Loreto
Madre de Dios
Moquegua
Tasa de desnutricin crnica infantil

Pasco
Piura
Puno
San Martn
Tacna
Tumbes
Ucayali
Grficos en Microsoft Excel

Ejercicio 2: Elaborar un grfico de barras donde se presente


el la tasa de desnutricin crnica para cada una de las
regiones. (El grfico debe presentar las regiones en orden
descendente segn la tasa de desnutricin).
Grficos en Microsoft Excel

Paso 1: En la misma tabla, ordenamos


a las regiones de mayor a menor
(descendente)

Sombreamos la tabla sobre


regiones y en el entorno Datos
seleccionamos la opcin ordenar
Definimos la variable de
ordenacin y los criterios por los
cuales se va a ordenar.
Damos aceptar
Grficos en Microsoft Excel

Paso 2: Para obtener un grfico:

Sombreamos el rea donde se


encuentran los datos a
representar
En el entorno Insertar
seleccionamos el tipo de grfico
a elegir (por ejemplo, columnas)
y seleccionar uno especfico de la
lista desplegable (por ejemplo,
columna agrupada).
Grficos en Microsoft Excel

Paso 3: Hacer clic en el


grfico obtenido para
proceder a su edicin.
En la parte superior del
Excel aparecer una
serie de opciones que
facilitarn la edicin,
como por ejemplo,
colocar ttulos, valores,
tablas, modificar los
tamaos de textos, etc.
Grficos en Microsoft Excel
Tambin se puede hacer cambios especficos manualmente haciendo clic en la
parte del grfico a modificar. Por ejemplo, si se desea variar los valores del eje
de la ordenada, se hace clic izquierdo en dichos valores y luego clic derecho,
obteniendo una lista desplegable, debiendo seleccionar Dar formato a eje,
apareciendo una ventana adicional.
Grficos en Microsoft Excel

Ventana adicional
Grficos en Microsoft Excel

Paso 4: En el entorno
presentacin
podemos editar los
textos del grfico
(ttulos, leyendas,
etiquetas, etc.)

Paso 5: Finalmente es
imprescindible que
todo grfico incluya al
pie del mismo la fuente
de donde se obtuvo los
datos, as como el ao
de referencia.
Manejo de Microsoft Excel 2010

APLICACIONES
Aplicaciones
Habiendo repasado los conceptos anteriores, as como el uso de
Excel y recordado el contenido del ESCALE, proceder al desarrollo de
la prctica.

Se dar un tiempo para el desarrollo individual de la primera


pregunta para luego verificar las respuestas conjuntamente con el
resto de participantes y proceder al desarrollo de la segunda.

Para hacer los ejercicios se usar la informacin proveniente de


ESCALE sobre la evolucin de la tasa de conclusin de educacin
secundaria (poblacin de 17 a 18 aos de edad)
Aplicaciones: Caso 1
Elaborar un grfico de lneas para la tasa de conclusin de educacin
secundaria donde se observe la brecha entre los grupos urbano y
rural (evolucin 2001 2011). Interpretar el grfico.

En que ao se observa la mayor brecha del indicador?


Aplicaciones: Caso 2
Elaborar un grfico de barras donde se muestre la tasa de
conclusin de educacin secundaria para cada regin y donde se
muestre la evolucin 2010 2011 (El grfico debe presentar las
regiones en orden descendente segn el indicador en el ao 2010).
Interpretar el grfico.

En qu regiones se observa un incremento de la tasa de conclusin de


educacin secundaria?

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