Gestin de Inventario

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del

inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya
que a travs de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de una
manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.

Importancia

Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.

En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.

Que artculos del inventario merecen una atencin especial.

Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario.

Objetivos de los inventarios:

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos

de los diferentes productos.

2. Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora

adecuada.

3. Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.

4. Mantener un nivel adecuado de inventario.

5. Satisfacer rpidamente la demanda.

6. Recurrir a la informtica.

Tcnicas de Inventarios

Los mtodos comnmente empleados en el manejo de inventarios son:

El sistema ABC.

El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP.

El Sistema ABC

Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B,
C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" est
formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin.
Al grupo "C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo
requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en productos A, B y C
permite a una empresa determinar el nivel y tipos de procedimientos de control de
inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el ms cuidadoso dada
la magnitud de la inversin comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estaran
sujetos a procedimientos de control menos estrictos.

Modelo Bsico de Cantidad Econmica de Pedidos

Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido ptimo

de un artculo de inventario es el modelo bsico de cantidad econmica de pedido CEP.
Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma
en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la cantidad de
pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1)
los costos bsicos, 2) Un mtodo grafico, 3) un mtodo analtico.

Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el
inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de
mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos
elementos y caractersticas claves.

Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un
pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites
resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se
formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido.

Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad
resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico.
En estos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por
periodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje,
costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms importante el costo de
oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario.

Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario.
En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar
el monto pedido que lo minimice.

Operaciones bsicas matemtica para la gestin de inventarios

Consumo promedio (CP): es el registro de las cantidades despachadas en un periodo

de tiempo (en mes, semana o das). Este promedio se hace teniendo en cuenta la
informacin de un periodo (ltimos 3, 6 o 12 meses) y se actualiza peridicamente
(mensualmente o semanalmente)

CP (consumo promedio) = Consumo / das facturados.

Nivel mnimo de existencia NmE: Representa la cantidad de reserva para evitar rupturas
en el inventario o agotamientos totales

NmE= CP da x Das mnimos de inventario

NME= NmE + (CP da x periodo de cubrimiento)

Tiempo de reposicin: Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades

propias de la compra y varan en funcin de la modalidad de compra seleccionada y de
los proveedores seleccionados.

TR= nmero de das que tarda el proceso de adquisicin.

Punto de reposicin: La cantidad en existencias que realmente da comienzo al proceso
de compras, es decir es la relacin entre la existencia de seguridad y la demanda o
consumo promedio

PR= Nme + (CP da X TR)

Cantidad necesaria o a comprar: Revisados y actualizados los parmetros de control

para el inventario (CP, NmE, PR, NME) se procede a calcular la cantidad a comprar

CN (cantidad necesaria) = (NME-NmE) + (PR- E)

Indicadores de Gestin

IR (ndice de rotacin) = Costo productos vendidos (CPV)

Valor inventario promedio

EI (edad del inventario) = Nmero das inventario segn poltica (NDI)

ndice de rotacin (IR)

Control de Inventario

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos

departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos,
a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un
sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos
de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,
las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Planeamiento

La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto a inventarios,

la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el
departamento de ventas.

Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia

prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto
de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna
variacin con los resultados reales, sin embargo, ellos facilitan un control global de las
actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la
efectividad de las operaciones actuales.

Compra u Obtencin

En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos responsabilidades

separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los tipos y cantidades de
materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y
mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

Recepcin

Es el proceso por medio del cual la institucin realiza una comparacin entre lo pactado
con el proveedor y lo que el enva, y lo establecido por la legislacin vigente y lo que el
producto presenta.

Actividades del procedimiento de recepcin.

Verificacin de las especificaciones administrativas: Permiten constatar si el insumo

cumple o no con las condiciones pactadas de adjudicacin (nombre del producto,
concentracin, cantidad, precio, formas farmacuticas, fechas de entrega vs
despachadas) entre la institucin y el proveedor
Verificacin de las especificaciones tcnicas: Permite constatar el grado de
acercamiento de las caractersticas tcnicas del producto a las que estn establecidas
como referencia (normatividad vigente).

Las especificaciones tcnicas objeto de verificacin son:

Fecha de vencimiento

Nmero de lote de fabricacin.

Registro sanitario.

Caractersticas fsicas y organolpticas

Caractersticas relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje, y forma

farmacutica, condiciones de almacenamiento y nombre del fabricante.

Verificacin de especificaciones organolptica:

Lquidos estriles: ausencia de turbidez y partculas extraas.

Lquidos no estriles: no desprendimiento de gases, homogeneidad

Slidos estriles: Uniformidad en el color, sin partculas extraas

Slidos no estriles: Color uniforme, sin manchas ni moteados.

Cremas y ungentos: llenos, sin deformaciones en el envase y hermeticidad en el cierre

Inspeccin:

Inspeccin de entrada o recepcin: donde se detectan aquellos materiales que van a

ingresar a la produccin y no cumplen con las especificaciones, evitndose
inconvenientes por retraso en la produccin o elaboracin de productos de baja calidad.

Inspeccin del proceso: Permite tomar decisiones para continuar o detener un proceso,
o si se acepta o rechaza un producto.

Inspeccin final: Evita la comercializacin de productos defectuoso (Gestin de calidad).

Medicin: control de pasa no pasa segn el resultado arrojado de las caractersticas
objeto de verificacin de manera numrica; es decir si est por encima o por debajo de
los lmites establecidos por la institucin.

Inspeccin visual: Verifica caractersticas como uniformidad en el color, acabado etc.

DEVOLUCIONES

En materia de comercio, una devolucin de un producto es el acto por el cual

devolvemos a un comerciante el producto previamente comprado por debido a
inconformidades del mismo

DEVOLUCIONES DE COMPRAS

Las devoluciones de remesas a los proveedores, bien sea por incumplimiento de las
condiciones de pedidos, o por mal estado de las mercancas, y s que se refleja en
contabilidad del siguiente modo:

Se genera una salida del inventario

Se genera una nota crdito con el proveedor, es decir un saldo a favor

Los reportes de devolucin debern contener toda la informacin bsica de los

productos objeto de la misma, adems de los motivos que conducen esta accin.

DEVOLUCIONES DE VENTAS

Son remesas devueltas por clientes por estimar stos que la empresa suministradora
no se ha ajustado a las condiciones del pedido o por mal estado de las mercancas que
se les han vendido.

La devolucin activa las siguientes funciones:

Entrega (entrada al inventario por devoluciones)

Facturacin (disminucin en las ventas)

Se genera una nota crdito con el cliente, es decir un saldo a favor

El formato de la devolucin de medicamentos e insumos para la salud

deben ser tramitados en las 72 horas siguientes a su despacho

Incluye nombre de los medicamentos, insumos para la salud que se devuelve, nmero
de lote, nmero de piezas a devolver, fecha proveedor y nmero de la factura/
devolucin.

Especifica el motivo de la devolucin y el precio a devolver.

Indica el nombre de la farmacia que realiza la devolucin.

Contiene la firma del dispensador y del responsable cuando as lo amerite.

Se encuentran separados e identificados como no aptos para la venta.

Incluyen los medicamentos e insumos para la salud especificados en los avisos

sanitarios enviados a la farmacia.

Contienen los medicamentos e insumos para la salud prximos a caducar, los que
presentan daos/alteraciones en su empaque primario y secundario, los excedentes en
farmacia de acuerdo con el desplazamiento del producto y los que presentan cambios
de imagen y de presentacin.

Almacenaje

Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as

como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes
incluye lo siguiente:
Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.

Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las
extracciones no autorizadas.

Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para

produccin o embarque.

Criterios de almacenamiento.

Los dispositivos mdicos y los medicamentos se almacenarn de acuerdo con la

clasificacin Farmacolgica (medicamentos) en orden alfabtico o cualquier otro mtodo
de clasificacin, siempre y cuando se garantice el orden, se minimicen los eventos de
confusin, prdida y vencimiento durante su almacenamiento. El sistema de
segregacin de los dispositivos mdicos y medicamentos debe garantizar que el lote
ms prximo a vencerse sea lo primero en dispensarse.

Ordenamiento:

Grupo farmacolgico

Por laboratorio

Por forma farmacutica

Por orden alfabtico.

Ubicacin: existen varios mtodos que buscan realizar una adecuada rotacin de los
inventarios

Mtodo PEPS: primeros en entrar primeros en salir

Mtodo FIFO: primeros en entrar primeros en salir, pero teniendo en cuenta las fechas
de vencimiento (es decir independientemente de la fecha de entrada, si los
medicamentos vencen primero, deben ser estos los primeros en salir
Nota: se recomienda la utilizacin complementaria de los mtodos, con el fin de
optimizar el procedimiento de ordenamiento.

No contacto con el piso. Los medicamentos y dispositivos mdicos no deben estar en

contacto directo con el piso. Se ubicarn en estibas o estanteras de material sanitario,
impermeable y fcil de limpiar

Mantenimiento de la cadena de fro. Los medicamentos que requieran refrigeracin

sern almacenados en cuartos fros, refrigeradores o congeladores. Se debe contar con
un plan de emergencia que garantice el mantenimiento de la cadena de fro, en caso de
interrupciones de la energa elctrica. Adicionalmente, deber disponerse de
mecanismos que registren la temperatura. La cantidad de medios de refrigeracin ser
determinada por las necesidades de almacenamiento y verificadas por la entidad
territorial de salud, quien podr disponer el aumento del nmero de los mismos.

Medidas de seguridad. En las reas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos

mdicos se contar con alarmas sensibles al humo y extintores de incendios. En stas
no se podrn acumular residuos.

BUENAS PRCTICAS DE ALMACENAMIENTO (BPA)

Las buenas prcticas de almacenamiento (BPA), constituyen un conjunto

de normas mnimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los
almacenamientos de importacin, distribucin, dispensacin y expendio
de productos farmacuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamientos
y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las
caractersticas y propiedades de los productos.

Las empresas importadoras, drogueras, distribuidoras, farmacias, boticas,

botiquines, servicios de farmacia del sector pblico y no pblico, almacenes de los
establecimientos hospitalarios, y los centros de distribucin de las Direcciones
Regionales u Subregionales de Salud a nivel nacional, debern contar
con personal calificado para las tareas asignadas y designar al qumico-farmacutico u
otro profesional, segn corresponda, con la autoridad y responsabilidad definidas para
disear, implementar y mantener un sistema que garantice el cumplimiento de las
Buenas Prcticas de Almacenamiento.
Contabilidad

Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de
adquisicin, produccin y venta. Es decir, la administracin del inventario se refiere a la
determinacin de la cantidad de inventario que se debera mantener, la fecha en que se
debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez.
Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las
utilidades.

Tipos de inventarios segn su periodicidad.

a) Inventario general

Consiste en la realizacin de un inventario de forma que se recuenten fsicamente las

existencias que sean propiedad de la empresa, independientemente de su localizacin.
Las unidades fsicas contadas se multiplican por el valor asignado a cada coste unitario,
dando lugar al valor de las existencias que deber aparecer en el activo.

Este mtodo restringe el tratamiento contable de las existencias al sistema especulativo,

dado que no existe un control detallado de entradas y salidas del almacn.

Su principal ventaja es que tiene un menor coste de control y su inconveniente es que

las existencias no se pueden conocer de otra forma que no sea la realizacin de un
recuento fsico, con todos los inconvenientes que ello plantea (cierre de almacenes,
coste de tiempo, etc.), dando lugar a una carencia de informacin del valor de este activo
durante los perodos que no se realice el inventario y, consiguientemente, el
desconocimiento del resultado.

b) Inventario permanente

Supone el control de entradas y salidas tanto en unidades fsicas como por su valor, de
forma administrativa a travs de unos registros de entradas y salidas. Permite el
conocimiento en todo momento del valor de existencias a lo largo del ejercicio y, de
forma derivada, de los resultados.

Este sistema de control abre la posibilidad a la aplicacin de un conjunto de tcnicas,

como el establecimiento de un control de rotura de stocks a partir del propio inventario,
que sin duda mejora la gestin de estos bienes. Las aplicaciones informticas han
permitido el desarrollo del inventario permanente que, como resulta evidente, exige unos
medios superiores que el inventario fsico.

Es importante destacar el hecho de existir un inventario permanente no exime a la

empresa de la realizacin de un recuento fsico peridico, con el fin de comprobar el
mismo y detectar y ajustar las diferencias detectadas que pudieran deberse a deterioros,
prdidas y robos.

Este ltimo aspecto, a su vez, supone una mejora de la informacin, ya que, siguiendo
un sistema de inventario peridico, el gasto de explotacin se halla mediante la suma
de las compras ms o menos la diferencia de inventarios (existencias iniciales menos
existencias finales), quedando absorbidas en tal concepto las prdidas de unidades
fsicas que puedan haberse producido en el almacn. Sin embargo, a travs del control
permanente y sus comprobaciones mediante recuento fsico de las existencias se pone
de manifiesto la parte que corresponde a consumo de explotacin y la que tiene carcter
extraordinario.

PLANIFICACIN DE LOS INVENTARIOS

En las empresas manufactureras los inventarios representan un activo importante a la

vez que influyen decididamente sobre aspectos tales como las ventas, la produccin,
las compras y las finanzas. Los responsables de las distintas reas de la empresa tienen
diferentes puntos de vista respecto a la cuanta y a la disponibilidad de los inventarios.
Cada uno de ellos afecta a los inventarios en forma diferente segn se explica a
continuacin:

Ventas. El inventario de productos terminados debe ser elevado a fin de satisfacer con
prontitud todos los requerimientos del mercado.

Produccin. Las fluctuaciones del inventario de productos terminados deben permitir

mantener un ritmo de produccin ms o menos estable. Los inventarios elevados de
materias primas garantizan un flujo continuo en la actividad de fabricacin.
Compras. Las adquisiciones en grandes cantidades reducen tanto el costo por unidad
como los gastos relacionados con la gestin de compras.

Finanzas. Los inventarios reducidos disminuyen las necesidades de capital de trabajo

y los costos de mantenerlos.

Las consideraciones anteriores revelan el conflicto que existe en el problema del

inventario en las empresas. Los inventarios excesivos ocasionan costos de operacin,
riesgos e inversin que afectan el rendimiento de la empresa y su liquidez. Los inventa-
rios reducidos impiden realizar las ventas y la produccin en armona con los
requerimientos del mercado y la capacidad productiva de la empresa.

El desarrollo del presupuesto de produccin obliga a considerar por anticipado el

problema de los inventarios. Como punto de partida para atacar este problema, las
polticas relativas a los inventarios deben expresarse de la manera ms precisa posible.

Existen varios mtodos para desarrollar y expresar una poltica de inventario especfica.
Entre los mtodos ms utilizados se encuentran el de lmites mximos y mnimos y el
de las razones de rotacin de inventarios.

Inventario Mnimo

Se define como la cantidad de inventario por debajo de la cual ste no debe descender
a fin de no interferir con la atencin de los pedidos o con el proceso fabril.

El inventario mnimo se establece tomando en cuenta las costumbres de los clientes o

de los proveedores, el tamao usual de los pedidos, la posibilidad de pedidos
ocasionales, etc. Adems, deben considerarse factores tales como la duracin del
proceso fabril y el tiempo empleado en transporte, almacenamiento y entrega. Si las
ventas o las compras son altamente estacionales puede ser necesario fijar ms de un
lmite de inventario mnimo.

Inventario mximo

Se define como la cantidad de inventario que ste no debe superar con miras a evitar
inversiones excesivas que perturban el rgimen financiero de la empresa.

Rotacin de inventarios

Las razones de rotacin de los inventarios expresan el nmero de veces que los
productos terminados, los productos en proceso o las materias primas circulan en un
ao y se convierten en activos ms lquidos, tales como efectivo o cuentas por cobrar.
La razn de rotacin de las materias primas se obtiene dividiendo el costo de las
materias primas consumidas por el valor del inventario promedio de las mismas.

Para calcular la rotacin de productos en proceso se divide el costo total de productos

elaborados para el inventario promedio de la produccin en proceso.

La rotacin de los productos terminados se calcula dividiendo el costo de ventas por el

valor del inventario promedio de productos terminados.

El siguiente ejemplo ilustra el procedimiento de clculo de la rotacin de productos

terminados:

Costo de ventas: $ 120 000

Inventario promedio de productos terminados: $ 40 000
Rotacin de productos terminados: 120 000 / 40 000 = 3 veces

Esto significa que durante el ao el inventario de productos terminados se ha renovado

tres veces.

Un procedimiento similar se sigue para calcular las razones de rotacin de materias

primas y de productos en proceso.

Si la razn de rotacin de productos terminados se calcula con la relacin:

Costo de Ventas (o Ventas) / Inventario promedio de productos terminados

resulta obvio que el inventario promedio de productos terminados puede calcularse con
esta otra:

Costo de Ventas (o Ventas) / Razn de rotacin

En consecuencia, conociendo la rotacin normal o estndar de los productos

terminados, se puede calcular el inventario promedio que debe mantenerse a fin de
satisfacer las necesidades de un determinado volumen de ventas, con lo cual es posible
comprobar si el inventario es excesivo, normal o insuficiente.

Si se divide los meses del ejercicio para la razn de rotacin, se obtiene el nmero de
meses de duracin terica del inventario promedio de productos terminados.
En el ejemplo anterior el inventario medio alcanzar para atender 4 meses de ventas,
siempre y cuando las operaciones se mantengan en un nivel normal.

Un procedimiento similar se sigue para calcular las razones de rotacin de materias

primas y de productos en proceso.

Si la razn de rotacin de productos terminados se calcula con la relacin:

Costo de Ventas (o Ventas) / Inventario promedio de productos terminados

resulta obvio que el inventario promedio de productos terminados puede calcularse con
esta otra:

Costo de Ventas (o Ventas) / Razn de rotacin

En consecuencia, conociendo la rotacin normal o estndar de los productos

terminados, se puede calcular el inventario promedio que debe mantenerse a fin de
satisfacer las necesidades de un determinado volumen de ventas, con lo cual es posible
comprobar si el inventario es excesivo, normal o insuficiente.

Si se divide los meses del ejercicio para la razn de rotacin, se obtiene el nmero de
meses de duracin terica del inventario promedio de productos terminados.

En el ejemplo anterior el inventario medio alcanzar para atender 4 meses de ventas,

siempre y cuando las operaciones se mantengan en un nivel normal.