Las reuniones de trabajo

Valds, G. & Vidal, M.

Apunte Docente
Semana 15
 Reuniones de trabajo

Se ha calculado que en los niveles directivos y gerenciales ms de un 60% del tiempo se utiliza en reuniones de
trabajo. Este es el medio de comunicacin ms utilizado, ya que permite una interaccin directa y efectiva entre
todos los asistentes, facilitando la sinergia. Una buena reunin permite encontrar soluciones, coordinar
proyectos, tomar decisiones o integrar equipos de trabajo. El problema es que muchas veces se realizan
demasiadas reuniones que carecen de preparacin y organizacin, por lo que resultan ser una prdida de tiempo
para los asistentes. Este abuso en la citacin a reuniones, la falta de preparacin y la carencia de liderazgo en su
direccin ha afectado el prestigio de este medio de comunicacin formal, por lo que ser citado a una reunin de
trabajo suele despertar entre los convocados una actitud negativa, lo que merma su participacin. Es por ello
necesario aprender no solo a convocar reuniones, sino tambin a prepararlas, conducirlas y realizar el
seguimiento de las mismas.

La primera etapa es la preparacin, para lo cual es necesario organizar los objetivos y metas de la reunin para
asegurar los resultados deseados.

Barbosa (1996) seala que las reuniones se pueden clasificar en cuatro tipos:

Junta informativa: este tipo de reuniones se cita para poner en conocimiento a los asistentes de una decisin
tomada. En algunos casos, se registran las opiniones y comentarios de los presentes.

Junta negociativa: en este tipo de reuniones se toman decisiones y, por tanto, se negocia para alcanzar
acuerdos. Por su tipo requiere de un liderazgo capaz de conducir la dinmica.

Junta consultiva: estas reuniones sirven para escuchar y reunir distintos puntos de vista o alternativas. En estas
reuniones los directivos participan de forma moderada, solo haciendo preguntas, manteniendo el objetivo de la
reunin e incentivando la participacin de todos.

Junta mixta: es una combinacin de las anteriores y suele ser la ms generalizada en las organizaciones.
Tipos de reuniones Ejemplos de objetivos especficos
Junta informativa Dar a conocer una decisin.
Desmentir un rumor.
Anunciar un cambio.
Impartir un curso tipo conferencia.
Dar instrucciones a un equipo de trabajo.
Adoptar un procedimiento.
Dar a conocer un plan o programa.
Coordinar informacin entre ejecutivos.

Junta negociativa Diagnosticar, analizar y/o resolver un problema.

Acordar responsabilidades.
Fijar o modificar una o ms polticas.
Tomar decisiones.
Acordar sueldos o prestaciones.
Fijar o modificar estndares.
Establecer objetivos o metas parciales.
Establecer o ajustar un presupuesto.
Compartir un bien o servicio.
Evaluar resultados.

Junta consultiva Diagnosticar un problema.

Conocer reacciones ante un cambio.
Crear alternativas de solucin.
Proponer una innovacin.
Reunir antecedentes y posiciones ante un conflicto.
Analizar opciones.
Consultas entre directivos.

Informativa- Anunciar un cambio y acordar responsabilidades.

negociativa Dar instrucciones a un equipo de trabajo, estableciendo el procedimiento de
evaluacin de la tarea.
Informativa-consultiva Dar a conocer una decisin y detectar reacciones.
Adoptar un procedimiento y solicitar ideas.

Negociativa-consultiva Fijar o modificar uno o ms estndares y detectar posibles obstculos.

Tomar una decisin y buscar candidatos para el seguimiento de la misma.

Adaptado de Barbosa, E. (1999). Juntas y Reuniones: Preparacin, conduccin y seguimiento. Mxico: Mc Graw-Hill.

Una vez que hemos definido el tipo de reunin y se ha determinado su objetivo, es necesario definir a quines se
debe citar. Esta decisin es fundamental para asegurar el xito de la reunin, ya que se debe considerar el
nmero preciso de asistentes, el cual siempre debe ser impar, el ideal es de 5 a 7 personas. Las reuniones ms
amplias requieren de una conduccin experta que permita asegurar la participacin de todos y conservar el foco
de la junta.

Adems, es necesario establecer criterios vlidos para elegir a los participantes. A una reunin deben asistir: los
que pueden tomar decisiones, los expertos, los responsables de las tareas, los que deben hacerse cargo, los que
manejan la informacin, los que deben ser informados y los que pueden aportar soluciones. Las personas que no
cumplen con ninguno de estos criterios no deben ser invitadas, ya que no tienen participacin de la misma y,
solo dificultan su conduccin al aumentar el nmero de participantes.

Una reunin productiva requiere tener claro su contenido (lder), ser bien conducida (moderador) y se debe
registrar. Lo ms adecuado es que estas tareas sean distribuidas en tres personas distintas y que estas trabajen
en equipo, asegurando as la calidad de la reunin. En un equipo de trabajo consolidado cualquiera de sus
miembros puede asumir uno de los tres roles, de acuerdo a su experiencia o especialidad, lo importante es que la
organizacin y seguimiento de los acuerdos sean una responsabilidad de todo el equipo. De esta manera, el xito
o fracaso de la reunin es compartido por todos.

La duracin y horario de la reunin son aspectos que muchas veces no se consideran relevantes, sin embargo,
ambos son factores que pueden afectar su productividad. Generalmente, las reuniones suelen extenderse ms
all de lo prudente porque no existi una planificacin previa. En una reunin que se extienda ms all de dos
horas es necesario hacer una pausa de 15 minutos, este esquema debe seguirse en reuniones extendidas,
programando tiempos de descanso, y para reuniones de una jornada es conveniente organizar actividades para
dinamizar los equipos, sobre todo al iniciar y al regresar del almuerzo.

El horario en el que se programa la reunin tambin incide en su xito, existen horarios de mayor distraccin y
fatiga (ejemplo: al regreso del almuerzo), por ello es adecuado preferir, sobre todo en reuniones claves, los
horarios de mayor alerta (al inicio o trmino de la jornada).

Redactar el contenido (agenda de la reunin)

Normalmente este paso no se realiza o se planea en la mente de solo una persona, por lo que muchas veces los
asistentes desconocen, suponen o conocen parcialmente el contenido que se tratar en la reunin. Esto afecta la
productividad, ya que los participantes no estn preparados para responder a los resultados esperados, por lo
que se pierde tiempo en comunicar el foco de la reunin.

Una prctica recurrente es la conocida agenda oculta, segn la cual se cita a reunin por alguna causa, pero
durante la misma, de forma intencionada, se trata un tema polmico o sensible. Esta prctica promueve un
ambiente tenso en las reuniones, ya que las personas no estn preparadas y pueden incluso sentirse
intimidadas.

En reuniones con una agenda extensa es a veces necesario cronometrar los tiempos de cada tema, para as
limitar la duracin de la reunin y alcanzar a cubrir la agenda, limitando los temas solo a los establecidos
previamente. Pero se debe tener en cuenta que mantener esta rutina en todas las reuniones, puede entenderse
como falta de flexibilidad, lo que tambin daa el clima social.

Tambin es importante considerar el uso de las habilidades interpersonales (empata, asertividad, negociacin,
resolucin de conflictos y escucha activa), tanto para conducir la reunin como para participar de manera
productiva. La escucha activa es la habilidad primordial en las reuniones sobre todo en quien lidera la reunin,
escuchar atentamente permite hacer fluir las ideas, captar las emociones, aceptar las crticas y sugerencias,
alcanzar acuerdos, entre otras ventajas.

Actualmente, las organizaciones trabajan comnmente en equipos, por ello en las reuniones las decisiones se
toman como bloque. Esto puede ser origen de tensiones y conflictos, por lo que se recomienda decidir con
anterioridad la forma en que se establecern los acuerdos. A continuacin se explican formas de decisiones
grupales, algunas demuestran integracin de los equipos y otras son propias de grupos divididos:

1. Decisin por falta de apoyo: este tipo de decisiones se toma generalmente en grupos divididos y en
constante competencia. Se decide sin analizar las opciones, sino que a medida que alguien hace una
propuesta otro(s) la descartan; bajo est tensa dinmica se decide por la ltima opcin, lo que se
traduce en mayor divisin.
2. Decisin unilateral de autoridad: en ciertos equipos, ya sea de forma tcita o expresa, una persona
(usualmente el lder) toma las decisiones. Esto puede ser producto de varias causas: liderazgo paternal o
autoritario o inmadurez del equipo.
3. Decisiones de una minora: cuando en un grupo existen subgrupos o bandos mejor integrados, estos
imponen su decisin en el equipo.
4. Decisiones de la mayora: esta es una forma democrtica de decisin en la cual se respeta la opcin ms
votada.
5. Decisiones tipo ley parlamentaria: en este tipo de decisiones el equipo vota a favor o en contra de las
opciones, no hay tiempo para comparar las opciones, por lo que se utiliza preferentemente en reuniones
con muchos participantes y con temticas extensas.
6. Decisiones por consenso: es la forma ms adecuada, ya que demuestra mayor integracin del equipo.
Todos alcanzan un acuerdo y, aunque algunos discrepen en todo o parte del acuerdo, finalmente
apoyan la decisin del equipo.
7. Decisiones por unanimidad: es la forma ideal de tomar decisiones, en la cual todos estn de acuerdo,
pero son las ms difciles de alcanzar, ya que requieren de un equipo consolidado orientado a la calidad,
por lo que no caben los intereses personales, sino que se centran en el objetivo.

En esta etapa de votacin de acuerdos, muchas veces el clima de la reunin requiere tomar medidas extremas
como su suspensin. Esta es una opcin que debe tomarse solo cuando es imposible llegar a un acuerdo por
tiempo, falta de informacin, grave tensin en el equipo, se necesita ms reflexin, faltan participantes claves,
entre otras.

Control y seguimiento

Antes de finalizar la reunin es necesario revisar de los acuerdos alcanzados, establecer las formas de control y
seguimiento, fijar las fechas lmites y nombrar a los encargados de realizar el seguimiento de los acuerdos.
Tambin es necesario que durante la junta exista un encargado de llevar nota de todos los temas analizados, los
aportes de cada participante y los acuerdos. De esta manera, es posible elaborar un resumen o minuta (tambin
pueden realizarse informes, reportes o actas) que sirve de evidencia del trabajo realizado y como formalizacin
de los acuerdos alcanzados. Esta minuta debe ser difundida entre los asistentes dentro de las 48 horas
siguientes a la reunin, pero en acuerdos trascendentales se debe formalizar durante la reunin o, como
mximo, en las 2 horas siguientes.

Para redactar el documento (minuta, acta o informe) se debe tener en cuenta a los destinatarios, mantener la
claridad y resumir las ideas sin desvirtuar su contenido.

Tipos de minutas

ndice cronolgico ndice temtico alfabtico o por ndice por participante

(reuniones negociativas) prioridades (reuniones consultivas o informativas)

(reuniones negociativas o consultivas)

I. Introduccin Acuerdos Introduccin
II. Sesin 1. Fecha de inicio Comisiones formadas
III. Sesin 2. Fecha de inicio Problemas solucionados y pendientes Sr. Pedro Santos
IV. Comentarios generales o de solucin 1. Ideas expuestas
personales Problemas detectados 2. Peticiones
Opciones sujetas a anlisis 3. Informacin proporcionada
4. Discrepancias
5. Actitud
6. Conclusiones
Comentarios generales o personales

En algunos tipos de reuniones ampliadas es pertinente realizar una breve evaluacin, entregando una encuesta
a cada uno de los participantes.

Para cerrar, es importante no improvisar, ya que es un momento clave para entregar un mensaje directo a los
asistentes. Es adecuado agradecer la asistencia y participacin, pero esta intervencin no debe tomar mucho
tiempo para que el mensaje no pierda fuerza. Asimismo, terminar la reunin en el tiempo acordado es signo de
respeto, lo que ser agradecido por todos sus convocados.