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Introduccin

De acuerdo con la oportunidad en la entrega de mercancas a los clientes finales , el proceso de


embalaje y despacho de mercancas se convirti en una rea critica para el funcionamiento de los
centros de distribucin ya que la mercanca se debe embalar en forma diferente y precisa de acuerdo
con el tipo de canal o cliente a tender, tales como, hipermercados, distribuidores, canal tienda,
exportaciones, etc., e implica el momento de la verdad donde se deben usar tcnicas que permitan
un despacho y cargue de camiones en forma eficiente y efectiva . El despacho de mercancas, es
decir, la salida de productos terminados hacia los clientes se constituye como el ltimo proceso
ejecutado en el centro distribucin, esto en trminos del flujo de materiales. Este proceso tiene como
usuario a los clientes, por lo que es fundamental que se desarrolle con la mayor eficiencia posible
para cumplir con las condiciones de entrega pactadas con tales clientes.

IMPORTANCIA DE UN SISTEMA EFICAZ DE TRANSPORTE

Slo se necesita comparar las economas de una nacin "desarrollada" con las de una "en
desarrollo" para ver la participacin que tiene el transporte en la creacin de un nivel alto de
actividad econmica. Es tpico de la nacin en desarrollo que la produccin y el consumo tengan
lugar en un sitio cercano, que mucha de la fuerza de trabajo participe en la produccin agrcola, y
que una baja proporcin de la poblacin total viva en reas urbanas. Con la llegada de los servicios
de transporte de bajo costo y disponibilidad inmediata, la estructura integral de la economa cambia
hacia la de las naciones desarrolladas. Las grandes ciudades se generan de la migracin de la
poblacin a centros urbanos, las reas geogrficas limitan la produccin a una estrecha gama de
productos y el estndar econmico de vida para el ciudadano promedio por lo general se eleva. Ms
especficamente, un sistema eficiente y econmico de transporte contribuye a una mayor
competencia en el mercado, a mayores economas de escala en la produccin y a la reduccin de
precios en bienes.
Funcin y Objetivos del despacho
El proceso de despachos tiene como funcin asegurar la correcta entrega del producto terminado a
los clientes de acuerdo a las condiciones pactadas con estos, para as mantener en un nivel ptimo
la satisfaccin percibida en el mercado hacia la empresa. Tales condiciones son:

Exactitud en las cantidades


Envo de las referencias correctas
Cumplimiento de los tiempos y lugar de entrega
Documentacin completa y acorde a la negociacin
La mejor calidad del producto
El despacho de mercancas siempre estar sometido al riesgo y a los errores, as como cualquier otro
proceso de cualquier empresa, y es meta de todo el personal del centro de distribucin, mantener
los posibles errores al mnimo. Dentro de los errores ms comunes se encuentran:
Deterioro en el empaque de las mercancas, este factor se presenta por lo general en el
transporte o en el proceso de cargue de vehculos, y es responsabilidad de la empresa ya que
el producto se encuentra bajo su potestad hasta que este es entregado fsicamente al cliente.
Inconsistencias en la documentacin, como por ejemplo enviar una factura que no coincide
con las cantidades enviadas, que tienen los precios equivocados, etc.
Diferencias en las cantidades despachadas, este es tal vez el error ms frecuente debido a la
alta participacin de mano de obra operativa que tiene el proceso en las tareas de
separacin y en especial de preparacin de pedidos.
Salidas de producto fuera del tiempo pactado, cuando la entrega del pedido sufre retrasos
respecto del acuerdo previo hecho con el cliente.

Objetivos del Proceso de Despacho


El proceso de despacho tiene los siguientes objetivos:

I. Asegurar que la mercanca despachada cumpla con las especificaciones de cantidad, calidad,
oportunidad (tiempo de entrega) y de documentacin, exigidas por el cliente.

II. Identificar a tiempo las no conformidades que puedan atentar contra la calidad del servicio
prestado por la empresa.

III. Servir de filtro para mantener la consistencia de los inventarios manejados en el centro de
distribucin.

IV. Dar salida a las mercancas de forma fluida, manteniendo la organizacin secuencial de todos los
procesos del almacn, evitando as acumulaciones de producto en zonas no habilitadas para ello
(pasillos de trnsito).
Elementos y Pasos para el Despacho de Mercancas
Las actividades principales realizadas dentro del proceso de despacho corresponden a los sub-
procesos anteriormente definidos, los cuales a su vez constan de unas actividades especficas, las
cuales son descritas a continuacin.

Separacin de Pedidos

Extraccin del producto, tambin identificado como Picking, consiste en retirar de las
posiciones de almacenamiento los artculos que componen un pedido. Esta extraccin puede
ser realizada manualmente o con la ayuda de equipos especializados (montacargas).
Traslado a zona de preparacin, generalmente las zonas de preparacin de los pedidos se
encuentran por fuera de las zonas de almacenamiento, por lo que es necesario contar con
mtodos de transporte interno en el centro de distribucin, los cuales pueden ir desde el
traslado a pie del producto hasta el uso de equipos de transporte horizontal. Esto depender
de las distancias a recorrer y de las dimensiones y pesos de los productos a preparar.

Preparacin de Pedidos
Seleccin y agrupacin, estas actividades se ejecutan de acuerdo a las especificaciones de
los pedidos que se estn procesando, donde se tienen en cuenta variables como: unidades a
empacar por caja; localizacin de los clientes, donde se agrupan los pedidos inicialmente
segn la ruta de transporte a utilizar para la entrega del producto; despachos nacionales o
exportaciones, estas ltimas siempre tienen un trato diferencial para su despacho debido a
exigencias particulares del pas de destino en relacin a la marcacin e identificacin de los
productos, tipos de empaque, etc.; requerimientos de acondicionamiento a los productos,
esto hace referencia, por ejemplo, a la colocacin de etiquetas de precio para la exhibicin
en puntos de venta, de marquillas promocionales, etc.

Empaque de mercancas, esta actividad contempla la ubicacin de los productos preparados


en unidades de empaque segn las caractersticas de los artculos, sus dimensiones y pesos,
y los tipos de empaque que se manejen en el centro de distribucin.
reas para el Despacho y Uso de Equipos
Conocer las variables de la infraestructura fsica como un recurso indispensable para realizar el
proceso de despacho, es clave para poder tener un conocimiento amplio y suficiente de todas las
variables que intervienen en la prctica del mismo. A seguir, se mostraran las distintas posibilidades
en cuanto a las reas de despacho y los equipos normalmente empleados para la separacin o
Picking de las mercancas.

Plataformas de despacho
Las plataformas que se pueden emplear para el despacho no difieren de las empleadas para el
recibo de las mercancas, sin embargo, a continuacin se ejemplifican algunas de ellas.

Esta imagen muestra un proceso de cargue de vehculos a nivel de piso, donde no existe el uso de
ninguna plataforma, por lo general estas operaciones son efectuadas por montacargas de
combustin (propulsados por gasolina, gas o a.c.p.m.), ya que estos equipo pueden transitar en el
asfalto comn sin sufrir ningn dao, esto debido a que emplean llantas de materiales similares a
los de los vehculos comunes.
Distribucin Fsica del rea de Preparacin y Despacho
Para configurar el rea de preparacin y despacho, se debe tener en cuenta los siguientes factores.
1. Cantidad de pedidos preparados por da.
2. Cantidad de personas que trabajan en la preparacin y el despacho.
3. Dimensiones de las mesas o puestos de trabajo donde se preparan los pedidos.
4. Pico mximo de operaciones por da.
5. Dimensiones de los productos y de las unidades de empaque y embalaje.
6. Accesos desde la zona de alistamiento y salidas hacia la zona de despachos.
En la siguiente figura, se ilustra una configuracin tradicional de una zona de preparacin y
despachos

Zonas de Acumulacin de Despachos y Despachos

La zona de acumulacin de mercancas para el despacho, se emplea para tener un espacio en el cual,
todos aquellos productos que han sido validados y facturados, puedan acumularse a la espera de
que sean enviados a su destino final por medio de un transportador.