B.

- Administracin
1. La administracin en un ELEAM
El rea de administracin, tanto en empresas comerciales como en organizaciones sin fines de
lucro, es una de las reas menos notorias al compararla con la de Servicios o Gestin de recursos. Es
raro escuchar que una residencia destaque por tener una buena administracin. Sin embargo, es
comn que digan: este ELEAM fracas debido a una mala administracin. En general, se ve lgico
que esta rea funcione bien, pero si falla genera mucho ruido.
El objetivo de la administracin para un ELEAM, al igual que para otras organizaciones, es gestionar
de forma eficiente los recursos con que se cuenta (personal, fsicos econmicos) para traducirlos en
un mejor servicio.

2. Los diferentes mbitos de la administracin

a).-finanzas

i. Las finanzas propiamente tal: est encargada de velar por los dineros tanto faltantes
como sobrantes.
La misin es administrar los fondos eficientemente de acuerdo a un plan. Se encuentran
areas especficas como el armado del flujo de caja, contacto con los bancos y
proveedores, entre otros. Para llevar a cabo estas actividades es muy importante que
cuentes con un presupuesto general para el ELEAM y una alta colaboracin de las otras
reas.

ii. Caja o Tesorera: el objetivo de esta actividad es realizar los pagos de acuerdo al
presupuesto de caja y cobranzas de acuerdo a la facturacin (si existiese). Todos los pagos
y cobranzas se deben realizar de acuerdo a un procedimiento previamente establecido,
que incorpore una poltica de firma de cheques, plazos de pagos, vistos buenos de un
responsable, entre otros.

iii. Presupuesto: se encarga de la formulacin y el control del presupuesto del ELEAM. Este
trabajo lo obliga a monitorear a otras reas de la organizacin, cerciorando de que las
diferentes actividades que se van realizando respondan al plan y a su presupuesto
asignado. Para la realizacin del presupuesto el
encargado de armarlo requiere del mayor apoyo de la Direccin Ejecutiva. Por qu?
Porque cada integrante de la organizacin tendr que entregar toda la informacin
presupuestal de su rea, bien pensada, elaborada y oportunamente, para que el
presupuesto cumpla su tarea. Es muy importante tener un presupuesto de los ingresos y
los gastos (fijos y variables) del ELEAM para tomar decisiones. Solo si cuentas con los
recursos puedes hacer un evento a fin de ao, invertir en lo
no tan urgente, contratar ms personal, etc. Y si al contrario, identificas una falta de
recursos, con el presupuesto podrs ver qu reducir.

iv. Adquisiciones: son todas aquellas acciones relacionadas a la compra de productos o

contrataciones de servicios que requiere la operacin del ELEAM. Su objetivo es
profesionalizar la compra o contratacin y generar un eventual ahorro respecto a lo que se
hace actualmente.
b).- contabilidad

Importante fuente de informacin sobre la situacin econmica en que se encuentra el

ELEAM

i. Balance: es una foto de tu ELEAM en un momento dado que incluye lo que

tienes y debes. Se compone de las partes activo, pasivo y patrimonio, y se
presenta grficamente mediante una tabla de la siguiente forma

Un activo es aquello que tienes y que le significar un beneficio futuro a la

organizacin. Por ejemplo, el dinero que tienes en el banco y que te generar un
beneficio futuro, ya que con ese dinero podrs comprar camas o arrendar equipos
mdicos. Otro activo comn son las cuentas por cobrar o facturas de venta que
an no han sido pagadas; ya que a pesar de no estar pagadas, te van a traer un
beneficio cuando te las paguen. Tambin son activos todo material de
equipamiento y la infraestructura, porque le entregan beneficios al ELEAM con su
uso.

En tanto el pasivo es todo aquello que debes, las obligaciones que tienes con un
tercero. Por ejemplo, un ELEAM que compra comida a un proveedor pero no la
paga inmediatamente, tiene
una cuenta por pagar.
Tambin son pasivos los prstamos bancarios.

El patrimonio corresponde a los aportes de capital de la organizacin ms las

ganancias (o prdidas) acumuladas.
 ii. Estado de resultados: este estado financiero muestra el rendimiento econmico del
ELEAM en un periodo de tiempo. Es decir, cuntos ingresos y gastos tuvo y si finalmente
durante ese periodo tuvo utilidades o prdidas. Si los ingresos son mayores a los gastos,
entonces la residencia tuvo utilidad y si ocurre lo contrario, ests frente a una prdida.

El estado de resultados se divide en resultados operacionales y resultados no

operacionales. Los operacionales son los ingresos y gastos generados por la operacin,
es decir, por aquellas actividades relacionadas directamente con tu misin.
Por ejemplo, los ingresos por fondos concursables y los gastos por los sueldos de los
cuidadores. En tanto, los resultados no operacionales son aquellos que se generan por
situaciones no relacionadas con tu misin, como los intereses por una deuda bancaria.
A pesar de que la ley te exige que los estados de resultados sean una vez al ao, lo ideal es
que sean mensuales para poder controlar bien lo que sucede con tu ELEAM.

iii. Flujo de caja: muestra el cambio que tuvo la caja o el banco en un periodo de tiempo
determinado y los motivos que explican dicho cambio. Es una herramienta muy til para
gestionar la caja del ELEAM. Tambin se puede armar un flujo de caja futuro, que te
permite anticipar las crisis de liquidez (o de efectivo) que pueda tener la organizacin.
Adems de
planificar los ingresos y gastos, y gestionar de mejor forma las cobranzas.

El flujo de caja se divide en tres reas: operacional, de inversin y de financiamiento.

El operacional va en relacin al funcionamiento normal de la organizacin con los

servicios que se entregan, es decir, con lo declarado en la misin. Pueden ser
ingresos por servicios, remuneraciones, arriendos, viajes, impuestos, etc. es
importante porque indica si el ELEAM es capaz de generar flujos de caja positivos,
o efectivo, a travs de su operacin normal. De no ser as, nos indicar la
necesidad de acudir a algn tipo de financiamiento.

El flujo de inversin es, por ejemplo, la compra y venta de activos fijos (como un
terreno), aumentos de capital o dividendos.

El flujo de financiamiento se relaciona con todo tipo de prstamo bancario, el

pago de intereses por deudas o las boletas de garanta.

c).- personas

La mayor riqueza de una organizacin social es su gente. Por eso, se debe saber cmo
organizarla y gestionarla Una de las funciones del rea de administracin es colaborar para
que dentro del ELEAM se puedan llevar a cabo estas actividades

Se debe potenciar el trabajo de las personas de la organizacin. Este impulso se realiza

siendo un apoyo en las acciones descentralizadas de gestin de personal, Para esto va a ser
necesario contar con una poltica de apoyo diseada especficamente para potenciar y
motivar al personal. La gente debe sentirse gratificada con su labor para estar
comprometida y organizada. se recomienda que todas las acciones que se realicen en
 relacin a las personas se base en un conocimiento de ellas mismas. Para esto se debe
contar con informacin sobre qu motiva y mantiene a gusto a tu personal.

Evaluar cul es el ambiente actual: el nivel de ausentismo, la rotacin del personal, quejas
continuas, los sueldos en relacin a otros ELEAM, etc.

Por ltimo, la administracin de personal abarca todo lo relacionado con la legislacin,

como contratos, honorarios, finiquitos, liquidaciones de sueldos, tramitacin de licencias
mdicas, vacaciones, jubilaciones, seguros mdicos, etc. Saber qu pide la ley ser la base
para una correcta administracin.

Se debe apoyar del asesor legal, revisando juntos los procedimientos y documentos que
tienen en esta materia. Tambin ser conveniente definir las eventuales o potenciales
situaciones complicadas con el personal.

3. El desafo de la administracin para un ELEAM

Obtener un rea administrativa que genere valor para la organizacin. A qu nos referimos con
que genere valor? A que vaya ms all de solo hacer aquellas funciones administrativas, es decir,
que pase a ser un rea de apoyo real en la toma de decisiones tanto para la Direccin Ejecutiva y el
Directorio o Equipo Asesor, como para el rea de Servicios y Gestin de recursos.

Ejemplos de indicadores o registros del rea de administracin

a. Administracin
Cumplimiento presupuestario
Eficiencias operativas
Cumplimiento en plazos de pagos
Registro de rendiciones
Registro de inventario de recursos fsicos
Chequeo de mantenciones peridicas de acuerdo al plan (cocina, lavandera, calefaccin) y
con sus costos asociados.
Cumplimiento del plan de capacitacin anual

b. Servicios
Base de datos de residentes
Registros histricos de personas mayores atendidas
Estadsticas de salud de los residentes
Control de turnos del personal
Plan de atencin individual

c. Gestin de recursos
Registro de entrada y salida de visitas, en especial de familiares y voluntarios.
Base de datos de voluntarios
Proceso de cobro de pensiones
Base de contactos de adherentes institucionales
Convenios con universidades
Registro de donaciones
Ejercicios propuestos y conceptos claves
E J E R C I C IOS P ROPUE S TOS

Elabora un listado de todos los ingresos y egresos

de dinero que se realizan da a da en el ELEAM. Luego
responde las siguientes preguntas:

Quin supervisa que cada pago o ingreso de efecte

de forma correcta?
Existe algn documento que respalde cada movimiento?
Con qu plazo o frecuencia se realiza cada movimiento?

b. Asocia cada una de las tareas a continuacin a la funcin de administracin (finanzas,

contabilidad y personas) que correspondan: elaboracin de presupuesto, compras de insumos,
pagos a proveedores, contratacin de personal, elaboracin de estado de resultados, asignacin de
vacaciones, flujos de caja, evaluacin del clima laboral, declaraciones al Servicio de Impuestos
Internos y manejo de inventario.

c. Identifica al menos tres indicadores o registros de

informacin relevantes que podras levantar respecto a los
servicios, gestin de recursos y la misma administracin.
Piensa en aquella informacin que te ayudar en la toma
de decisiones. Puedes apoyarte en el listado del punto
tres del captulo.

CO N C E P TOS C L AV E S
Administracin
Finanzas
Contabilidad
Balance
Estado de resultados
Flujo de caja