Dasar-dasar Maintenance

Planning

Planned Jobs

1
Maintenance Planning
bergantung pada

WO system adalah

2
 WO System harus menjelaskan

Sistem Work Order

Sistem work order merupakan alat yang paling penting
untuk meningkatkan efektivitas dan produktivitas
maintenance.
Sistem ini membantu personel mendapatkan sumber
info dan untuk mengendalikan semua pekerjaan.
Dasar sistem work order adalah format konsisten untuk
info dan aliran pekerjaan tertentu untuk dilakukan.
Sistem work order menyarankan penggunaan borang
(form), kode dan proses kerja tertentu.
Umumnya masih dipakai kertas kerja (paper work)
dalam proses work order.

3
 Sistem Work Order
1. Langkah pertama menunjukkan asal-usul (origination)
work order (disebut Work Request), misal operator,
teknisi maintenance atau seseorang di pabrik.
Originator memberikan prioritas pekerjaan, jika
mungkin tipe teknisi dan apakah pekerjaan harus
dilakukan saat mesin mati. Originator akan
menempelkan tag pada peralatan yang perlu
maintenance. Work Request dikumpulkan oleh
maintenance planner.
2. Planner akan memberikan kode pada semua Work
Request berdasarkan pengkodean peralatan. Kode
meliputi juga tipe pekerjaan (reaktif/proaktif), minimal
atau extensive dan kode lain. Planner juga menugaskan
tipe teknisi untuk WR tersebut.

4
 Sistem Work Order

3. Rapat pagi (termasuk manager, supervisor dan engineer) diadakan

untuk mereview WR. Prioritas pekerjaan mungkin saja diubah,
dibatalkan atau dijadikan project. Tujuan awal rapat pagi ini
adalah sebagai tempat dimana pekerjaan dari operasi ke
maintenance lewat tiap hari. Kenyataannya rapat pagi hanya
melihat list judul WR tanpa melihat isi masing-masing WR.
4. Data dalam WR akan dimasukkan ke CMMS oleh planning clerk
untuk membuat backlog list. WR kemudian diantrikan untuk
dibuatkan Work Order oleh planner.
5. Planner membuat Work Order sesuai dengan enam prinsip yang
telah dibahas sebelumnya. Jika tidak ada unit planning, maka
disebut planning informal, dilakukan oleh supervisor teknisi yang
relevan. Planner akan menempatkan Work Order dalam antrian
untuk dischedule.

Sistem Work Order

6. Scheduler (Planner) akan men-schedule-kan Work Order dalam schedule
mingguan, sesuai dengan proses yang akan dibahas kemudian. Informal
scheduling ada jika perusahaan tidak mempunyai unit planning. Setelah
di-schedule, scheduler akan menyerahkan seluruh work order untuk
minggu tersebut pada supervisor teknisi yang relevan.
7. Supervisor teknisi mengubah schedule mingguan menjadi jadual
penugasan teknisi harian. Supervisor teknisi meminta clearence (ijin) dari
operator untuk melakukan maintenance.
8. Teknisi melakukan pekerjaan maintenance pada mesin setelah mendapat
clearence dari operator. Setelah pekerjaan selesai, teknisi melapor ke
supervisor. Supervisor melapor ke operator jika pekerjaan telah selesai.
9. Teknisi mencatat umpan balik pada WO saat itu juga ketika ingatan
merekan masih fresh.
10. Setelah menerima umpan balik, planner memeriksa kelengkapan umpan
balik dan menyimpannya, termasuk WO.
11. Sebagai penutup proses, pemberitahuan bahwa pekerjaan telah selesai
dilaksanakan disampaikan kepada originator.

5
 Proses Planning
1. Setelah autorisasi di rapat pagi, Work Request
dimasukkan dalam antrian pembuatan Work Order.
Pada awal penerapan planning, mungkin banyak
backlog Work Request untuk dibuatkan Work Order.
2. Planner akan mengambil WR dan mendulukan reaktif
work, karena prioritas lebih tinggi.
3. WR dicopy untuk dibuat scope di lapangan. Beri kode
tipe pekerjaan: reaktif/proaktif, minimum/ extensive.
4. Lihat file WO yang lalu, buat scope. Buat Work Order
yang sesungguhnya. Taruh Work Order pada antrian
untuk di-schedule.

Proses Planning

6
Borang (Form)
Work Order

Pengisi Borang
(Form)
Work Order

7
Work Order
Setelah dari
Originator

Work Order
Setelah
Rapat Pagi

8
 Peng-kode-an
Planner (bukan orang lain) memberi kode pada WO tiap
pagi hari.
Biasanya dilakukan oleh dua orang, agar ada cadangan
jika salah satu berhalangan.
Kode yang diberikan meliputi kode tipe pekerjaan
(reaktif/proaktif), minimum/extensif, tipe teknisi, dsb.,
seperti dibahas di bawah.
Dapat juga dipakai operation coordinator yang
mereview prioritas WR dan berhak mengubahnya jika
diperlukan. Operator coordinator adalah orang operasi
yang ditugaskan membantu planning unit.

Pengkodean (Prioritas)
Kode prioritas WO:
S = Safety (keamanan)
H = Heat rate (laju panas)
E = Environment (lingkungan)
R = Reliability atau Availability (keandalan atau
ketersediaan)
G = General (umum)
Urutan prioritas untuk digit kedua:
0 = Emergency (darurat)
1 = Urgent (mendesak)
2 = Serious condition (kondisi serius)
3 = Maintenance tak kritis pada mesin produksi
4 = Maintenance tak kritis bukan pada mesin produksi

9
 Pengkodean (tipe pekerjaan)
Kode tipe pekerjaan:
1 = Spare equipment
2 = Structural
3 = Project
4 = Building and grounds
5 = Trouble and Breakdown
6 = Overhaul
7 = Preventive maintenance
8 = Predictive maintenance
9 = Corrective maintenance

Pengkodean (tipe plan)

Digit Pertama:
R = Reactive (peralatan sudah rusak)
P = Proactive (pencegahan)
Digit Kedua:
M = Minimum (tidak lebih dari 4 manhr)
E = Extensive (selain minimum)

10
 Pengkodean (tipe outage)
Kode tipe outage (seluruh plant):
1 = Forced outage (kegagalan komponen, segera dilakukan
sebelum akhir minggu)
2 = Scheduled short outage (tidak harus akhir minggu)
3 = Major outage (modifikasi besar atau overhaul)
4 = Tidak dipakai
5 = Forced derating (kapasitas produksi diturunkan,
sebelum akhir minggu)
6 = Schedule derating (tidak harus akhir minggu)
7 = Potential outage, instalasi item redundan
8 = Tidak dipakai
9 = Potential outage, noninstalled spare equipment
U = Start Up (tes atau penyetelan)
D = Shut Down (on-line, mesin tidak digunakan lagi, untuk
tes atau penyetelan)

Pengkodean (plant, unit, group)

Digit pertama untuk Plant, kedua dan ketiga untuk unit. Misal:
Plant N = North Generating Station
Unit 00 = Steam plant Common
Unit 01 = Steam Unit 1
Plant S = South Generating Station
Unit 00 = Steam plant Common
Unit 01 = Steam Unit 1
Pengelompokan (group) peralatan:
A = Air (udara)
I = instrument
S = Service
B = Bolier
A = aliran udara untuk pembakaran
B = Tabung boiler dan pembangkit uap

11
 Pengkodean (tipe peralatan)
Kode tipe peralatan:
00 = General (umum)
01 = Pompa
02 = Compresor dan pompa vakum
03 = Fan dan blower
04 = Kopling hidrolik
05 = Set roda gigi
06 = Bejana tekan
07 = Bejana berventilasi
08 = Penukar kalor, dst.

File level Komponen

Planner biasanya mengambil beberapa WO untuk
dikerjakan bersama-sama, sehingga scoping bisa sekali
jalan.
Planner harus melihat file info sebelum melakukan
scoping. Minifile ini level komponen dan hanya berisi
info satu komponen.
Informasi lain yang tidak tersedia di minifile dapat dicari
ketika sedang melihat ke lapangan.
Jika belum ada minifile untuk sebuah komponen,
sedangkan terdapat info khusus komponen yang
bersangkutan, maka minifile baru dapat ditambahkan.

12
 Scoping sebuah Job
Scoping adalah identifikasi semua pekerjaan yang diperlukan.
Scoping merupakan bagian proses planning
Tidak termasuk identifikasi part dan perkiraan waktu pengerjaan.
Scoping tetap diperlukan meskipun work request sudah memberikan
deskripisi permasalahan. Misalnya deskripsi Pompa boiler panas,
masih memerlukan penjelasa apa yang harus teknisi kerjakan.
Sebuah pekerjaan dalam WO kadang memerlukan pemenuhan sebuah
syarat, misalnya keadaan part yang akan diganti.
Untuk maintenance minimum, planner tidak perlu melihat minifile
atau komputer. Cukup mengacu pada pengalaman sendiri saja.
Untuk maintenance Reaktif dan extensive, planer harus melihat
minifile dan komputer. Melihat ke lapangan juga sangat penting. Jika
sangat mendesak, maka boleh konsultasi ke operator.
Untuk maintenance proaktif, planner harus cukup waktu untuk
melihat info di minifile dan komputer, apalagi jika maintenance
extensive.

Contoh WO
setelah
scoping

13
 Level Teknisi
Planner menentukan level skill teknisi untuk job yang
akan dikerjakan.
Ini memungkinkan supervisor menunjuk teknisi mana
yang akan ditugaskan.
Diusahakan disebutkan level terendah yang diperlukan,
agar scheduling dan supervisor lebih flexible.
Definisi level dan tipe teknisi harus ada keseragaman.
Misal: Trainee, Mechanical trainee, Electrical trainee,
I&C trainee, apprentice, helper, mechanic, welder,
painter, certified mechanic, certified welder, certified
lab technician, dsb.

Contoh WO
setelah
penentuan level
skill dan tipe
teknisi

14
 Perkiraan Waktu
Jam kerja (work hours, labor hours) adalah jam kerja yang
sebenarnya teknisi masukkan dalam time sheet teknisi dan durasi
job adalah berapa lama job tersebut berjalan. Contoh: kerja pada
pompa selama dua hari penuh dengan dua orang, 10 jam sehari.
Labor hour = 40 jam, durasi = 20 jam.
Operator perlu tahu berapa lama durasi sebuah maintenance.
Planner membuat labor hours dan durasi berdasarkan
pengalaman sendiri dan mengacu juga pada minifile (data
historis), tanpa memperhitungkan kemungkinan delay untuk
teknisi yang baik (kecepatan sedang saja).
Jika terlalu cepat, akurasi dikawatirkan tidak terpenuhi.
Sebenarnya tidak ada labor hour standar (waktu dimana
pekerjaan tersebut harus selesai).

Contoh WO
setelah
perkiraan
waktu yang
diperlukan

15
 Part
Identifikasi part dan material oleh planner merupakan cara
termudah untuk meningkatkan produktivitas maintenance.
Sebaliknya, planning tidak dapat mengidentifikasi semua part
sebelum pelaksanaan job, hal ini membuat citra planner kurang
baik di mata teknisi.
Peran utama identifikasi part adalah mencantumkan part yang
dibutuhkan untuk maintenance yang sama di masa yang lampau.
Tujuan planning mengidentifikasi part adalah agar part yang
dibutuhkan dapat disediakan sebelum job dimulai, jika perlu
dicadangkan (staging).
Planner harus mengacu pada minifile untuk identifikasi part yang
diperlukan.
Inditifikasi part yang mungkin dibutuhkan juga membantu dalam
menentukan scope job.

Special Tool
Mirip dengan identifikasi part, identifikasi special tool
juga akan meningkatkan produktivitas maintenance.
Special tool adalah tool yang tidak umum berada dalam
tool box teknisi, misal crane.
Idintifikasi special tool dilakukan dengan melihat
minifile.
Ini akan mengurangi waktu teknisi untuk berjalan
mendapatkan tool tersebut.
Dengan mencantumkannya dalam WO, maka special
tool dapat disiapkan sebelum job dimulai.

16
 Contoh
identifikasi
parts dan
tool

Perkiraan Biaya
Planner harus tahu biaya job yang sama di waktu lampau. Ini
diperlukan untuk scoping, mungkin komponen diganti saja.
Durasi job juga penting untuk memutuskan direparasi atau
diganti.
Harga part menentukan handling part tersebut, juga berkaitan
dengan ruang penyimpanan.
Pertama dihitung biaya labor dengan standar upah (misal $25.-)
Kemudian biaya parts, termasuk biaya penyimpanan.
Biaya special tool selanjutnya dihitung, jika diperlukan biaya extra
untuk mendapatkan tool tersebut.
Jika biaya total lebih dari jumlah tertentu, mungkin strategi lain
harus dipilih.

17
 Contoh
perkiraan
biaya

Penutupan dan umpan balik

Update data di komputer.

Kirim copy ke Originator.
Jika ada perubahan gambar atau data teknis, kirim juga ke
engineering.
Pada umumnya teknisi senang memberikan umpan balik, hal ini
diperkuat dengan:
- permintaan untuk memberikan umpan balik yang
mengejutkan.
- pertemuan rutin palnner dengan teknisi dan meminta bantuan
teknisi untuk penyempurnaan WO.
- kertas WO selalu bersama teknisi yang bekerja, sehingga
mereka selalu memberi tanda daerah yang perlu perbaikan.
- sampaikan riwayat WO sehingga umpan balik teknisi nyata
pengaruhnya (membuat teknisi bersemangat memberi umpan
balik).

18
 Contoh
umpan balik

Penyempurnaan
akhir WO setelah
dilaksanakan
(dilengkapi oleh
planner)

19
Work Order setelah
disempurnakan
dengn umpan balik

Work Order setelah

disempurnakan
dengn umpan balik
dan
mencantumkan
referensi dan
histori

20