BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS
PENYELENGGARAAN SPIP
SUB UNSUR
DOKUMENTASI YANG BAIK ATAS SISTEM
PENGENDALIAN INTERN SERTA
TRANSAKSI DAN KEJADIAN PENTING
(3.11)

NOMOR : PER- 1326/K/LB/2009

TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
 KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) adalah tanggung jawab Badan Pengawasan
Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang
Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan
salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas
Sistem Pengendalian Intern yang menjadi tanggung jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai
penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-
masing.
Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan
tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:
a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;
b. sosialisasi SPIP;
c. pendidikan dan pelatihan SPIP;
d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan
e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern
pemerintah.
Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka
penerapan unsur-unsur SPIP yaitu:
a. lingkungan pengendalian;
b. penilaian risiko;
c. kegiatan pengendalian;
d. informasi dan komunikasi; dan
e. pemantauan pengendalian intern.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting i
 Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan
SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum
Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman
tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan
dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman
tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan
masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur
ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan
dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP.
Pedoman teknis penyelenggaraan SPIP Sub Unsur
Dokumentasi yang Baik atas Sistem Pengendalian Intern serta
Transaksi dan Kejadian Penting pada Unsur Kegiatan Pengendalian
merupakan acuan yang memberi arah bagi instansi pemerintah
pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut dan
dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi,
yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi
tersebut.
Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,
masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat
diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno
NIP 19500910 197511 1 001

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting ii
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................ i

DAFTAR ISI ............................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman ............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian ............................................................... 3
B. Tujuan dan Manfaat ................................................. 7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 9
D. Parameter Penerapan ............................................. 10

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

A. Tahap Persiapan........................................................ 11
B. Tahap Pelaksanaan................................................... 15
C. Tahap Pelaporan........................................................ 21

BAB IV PENUTUP

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting iii
3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting iv
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kegiatan pengendalian dalam sistem pengendalian intern

pemerintah (SPIP), salah satunya adalah dokumentasi yang baik
atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian
penting. Pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,
memelihara, dan memutakhirkan dokumentasi secara berkala.
Dokumentasi berguna bagi para pimpinan dalam mengendalikan
pengoperasian atau pelaksanaan kegiatan sehari-hari untuk
mencapai tujuan. Dokumentasi yang baik ini juga berfungsi
sebagai alat uji atas efektivitas sistem pengendalian intern yang
diselenggarakan instansi pemerintah.

Dokumentasi yang dimaksud, adalah berupa kebijakan

administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya yang
berlaku dan diterapkan pada instansi pemerintah. Ciri-ciri
dokumentasi yang baik adalah tertulis, lengkap, akurat, tersedia
setiap saat, dipelihara, dikelola, dan dimutakhirkan.

Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan panduan

maupun acuan dalam memahami dan melakukan dokumentasi
yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan
kejadian penting bagi instansi pemerintah. Pedoman ini
merupakan penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis
penyelenggaraan SPIP.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 1
B. Sistematika Pedoman

Sistematika penyajian pedoman ini adalah sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Dalam bab ini dijelaskan latar belakang dari penulisan

pedoman ini dan sistematika penyajian pedoman teknis
dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern
serta transaksi dan kejadian penting.

Bab II Gambaran Umum

Dalam bab ini dibahas secara garis besar konsep dasar

dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern
serta transaksi dan kejadian penting. Konsep dasar
dimaksud terdiri dari definisi, perlunya, dan parameter
penerapannya. Selain itu, dibahas juga keterkaitan
antara pendokumentasian yang baik dengan peraturan
perundang-undangan.

Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan

Dalam bab ini diuraikan langkah-langkah

penyelenggaraan, berupa tahapan dalam
pendokumentasian yang baik, yang meliputi persiapan,
pelaksanaan, dan pelaporan.

Bab IV Penutup

Penutup berisikan hal-hal penting yang perlu

diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan
pedoman ini.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 2
 BAB II
GAMBARAN UMUM

A. Pengertian
Kegiatan pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur
yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan
pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang telah
diidentifikasi selama proses penilaian risiko.
Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan
kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan
sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah yang
bersangkutan. Penyelenggaraan kegiatan pengendalian
sebagaimana dimaksud, sekurang-kurangnya memiliki
karakteristik sebagai berikut:
1. kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok
instansi pemerintah;
2. kegiatan pengendalian harus dikaitkan dengan proses
penilaian risiko;
3. kegiatan pengendalian yang dipilih harus disesuaikan dengan
sifat khusus instansi pemerintah;
4. kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis;
5. prosedur yang tertulis harus dilaksanakan dengan konsisten;
6. kegiatan pengendalian harus dievaluasi secara teratur untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut tetap berfungsi dan
sesuai dengan yang diharapkan.

Kegiatan pengendalian yang diterapkan dalam suatu instansi

pemerintah dapat berbeda dengan yang diterapkan pada instansi
pemerintah lain. Perbedaan tersebut antara lain disebabkan oleh
perbedaan dalam:

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 3
 1. visi, misi, dan tujuan;
2. lingkungan dan cara beroperasi;
3. tingkat kerumitan organisasi;
4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan
5. risiko yang dihadapi.

Kegiatan pengendalian sebagaimana dimaksud terdiri atas:

1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan;
2. pembinaan sumber daya manusia;
3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi;
4. pengendalian fisik atas aset;
5. penetapan dan reviu atas parameter dan ukuran kinerja;
6. pemisahan fungsi;
7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;
8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan
kejadian;
9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;
10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya;
11. dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern (SPI)
serta transaksi dan kejadian penting.

Terkait dengan pedoman dokumentasi ini, pimpinan instansi

pemerintah wajib menyelenggarakan dokumentasi yang baik atas
SPI serta transaksi dan kejadian penting, sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 18 ayat (3) huruf k Peraturan Pemerintah Nomor 60
Tahun 2008. Dalam menyelenggarakan dokumentasi yang baik
tersebut, pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,
memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi
yang mencakup seluruh SPI serta transaksi dan kejadian penting.
Pendokumentasian yang baik tersebut dilakukan agar kegiatan
dapat dikendalikan dan dievaluasi.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 4
 Dokumentasi atas SPI mencakup identifikasi, penerapan,
dan evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah pada
tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin dalam
kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman
lainnya. Dokumentasi atas SPI juga mencakup dokumentasi yang
menggambarkan sistem informasi yang otomatis, pengumpulan
dan penanganan data, serta pengendalian umum dan
pengendalian aplikasi. Dokumentasi atas transaksi dan kejadian
penting dilaksanakan secara lengkap dan akurat untuk
memfasilitasi penelusuran transaksi, kejadian, dan informasi
terkait, sejak tahap otorisasi, inisiasi, pemrosesan, sampai
dengan penyelesaian.

Dokumentasi diartikan sebagai suatu proses pemberian bukti,

atau bahan/materi yang digunakan dalam berkomunikasi dan
pemberian dokumen. Kadang-kadang, dokumentasi juga diartikan
sebagai pemberian alat-alat yang bertujuan untuk mengenali
dokumen, atau bidang pembahasan yang diperuntukkan dalam
mempelajari dokumen atau sumber rujukan (referensi).

Dokumentasi bila dikelompokkan dalam bidang-bidang

pendokumentasian dapat dibagi menjadi:

Dokumentasi keilmuan (scientific documentation);

Dokumentasi teknis (technical documentation), seperti
dokumentasi perangkat lunak (software documentation) dan
ciri-ciri produk (product specification);
Dokumentasi hukum (legal documentation);
Dokumentasi administratif (administrative documentation);
Dokumentasi sejarah (historical documentation).

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 5
 Dokumentasi yang dikenal umum sebagai dokumen adalah
tiap material/bahan (seperti tulisan, video, suara/audio, atau
kombinasi diantaranya), yang digunakan dalam menjelaskan
suatu atribut atau ciri dari suatu obyek, suatu sistem, atau suatu
prosedur.

Keberagaman pendokumentasian dalam sistem

pengendalian intern dari suatu instansi pemerintah akan
bergantung pada faktor-faktor intern dan ekstern yang
memengaruhi instansi pemerintah. Organisasi yang lebih besar,
biasanya memiliki dokumentasi berupa pedoman-pedoman resmi
yang tertulis tentang kebijakan, bagan organisasi, uraian
pekerjaan, perintah operasi/pelaksanaan, alur sistem informasi
dan seterusnya. Organisasi yang lebih kecil, umumnya memiliki
dokumentasi berupa pedoman tertulis yang jauh lebih sedikit dan
simpel.

Pengendalian intern yang efektif tidak selalu dicerminkan

oleh adanya pendokumentasian yang baik. Banyak organisasi
atau instansi yang memiliki sistem pengendalian intern efektif,
namun tidak terdokumentasikan dengan baik. Sebaliknya,
pendokumentasian yang baik akan berfungsi sebagai alat bantu
yang efektif dalam mengevaluasi sistem pengendalian intern,
sehingga evaluasi dapat berjalan lebih efisien. Selain itu,
pendokumentasian yang baik akan menjadikan lebih mudah
dalam menjelaskan bagaimana bekerjanya suatu sistem
pengendalian intern, dan untuk melakukan modifikasi/perubahan
ketika diperlukan.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 6
 Sifat dan luasnya dokumentasi biasanya menjadi lebih
bersifat substantif (dapat dirinci) ketika pernyataan tentang sistem
atau evaluasi dibuat untuk pihak-pihak tambahan. Dokumentasi
yang baik diperlukan ketika manajemen membuat pernyataan
kepada pihak luar mengenai efektivitas SPI di instansinya, dan ini
berfungsi sebagai pendukung atas pernyataannya. Dokumentasi
seperti ini, akan berguna ketika pernyataan manajemen kepada
pihak luar tersebut dipertanyakan/diragukan.

B. Tujuan dan Manfaat

Tujuan penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas

SPI serta transaksi dan kejadian penting adalah
terselenggaranya dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi
dan kejadian penting.
Tujuan tersebut dapat dicapai melalui sasaran sebagai berikut:
pimpinan instansi pemerintah wajib memiliki, mengelola,
memelihara, dan secara berkala memutakhirkan dokumentasi, yang
mencakup seluruh SPI, serta transaksi dan kejadian penting.
Penerapan sub unsur dokumentasi yang baik atas SPI serta
transaksi dan kejadian penting dapat memberi manfaat sebagai
berikut :
1. Meningkatkan keandalan dari pengendalian intern.
Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian intern
akan lebih menjadikan andalnya suatu SPI. Tanpa
dokumentasi yang cukup atas kebijakan dan prosedur
pengendalian, keandalan suatu SPI akan bergantung pada
konsistensi sikap dan kemampuan perseorangan yang
melaksanakan prosedur pengendaliannya. Dengan demikian,
keandalan SPI dapat berubah-ubah sepanjang waktu.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 7
 Dokumentasi atas kebijakan dan prosedur pengendalian yang
baik akan mengurangi keberagaman dalam keandalan SPI
tersebut, karena dokumentasi yang baik akan memudahkan
terpeliharanya konsistensi dan pemenuhan kriteria kebutuhan
pengendalian oleh siapa pun yang ditugaskan untuk
melaksanakannya.Terlebih lagi, bila dinyatakan secara jelas
parameter (batasan-batasan) ukuran dari suatu prosedur
pengendalian yang harus dilakukan.
2. Memungkinkan pemantauan yang efektif. Manajemen
diwajibkan untuk melaporkan perubahan-perubahan yang
material/berpengaruh besar dalam pengendalian intern secara
berkala. Dokumentasi yang baik memberi wadah untuk
melakukan hal ini. Dokumentasi yang baik ini dapat merupakan
refleksi (gambaran yang muncul) dari sistem pengendalian
intern. Seperti ketika seseorang melihat bayangan dirinya
dalam cermin, maka orang tersebut akan melihat secara jelas
gambaran dari bayangan dirinya dalam cermin tersebut.
Dengan gambaran tersebut, orang itu dapat menilai seberapa
baik tampilan dirinya, dan menjadi alat baginya dalam
memperbaiki tampilan dirinya tersebut.
Demikian halnya dengan dokumentasi yang baik, tentunya
dapat digunakan sebagai alat pemantauan yang efektif untuk
menilai seberapa baik atau seberapa efektifnya sistem
pengendalian yang berjalan dibandingkan dengan efektivitas
yang diinginkan. Suatu SPI yang terdokumentasi dengan
memadai tentunya dapat dilihat seberapa baik tampilannya
dari pendokumentasian yang dilaksanakan. Dengan demikian
dokumentasi yang baik tentunya memungkinkan pemantauan
yang efektif atas pelaksanaan dari SPI yang dijalankan.
3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 8
 Dokumentasi juga memberi wadah (memfasilitasi) bagi
manajemen untuk menilai efektivitas sistem pengendalian intern,
dengan memberikan landasan dalam:
mengevaluasi efektivitas dari rancangan sistem pengendalian
intern yang diinginkan; dan
merencanakan untuk menguji efektivitas pengoperasian.

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait

Di samping Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008
tentang Sistem pengendalian intern Pemerintah, peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan sub unsur dokumentasi yang
baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian
penting antara lain:
1. Undangp-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
Ketentuan Pokok Kearsipan.
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip.
4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar
Akuntansi Pemerintahan.
5. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang Pelaporan
Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah.
6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 91/PMK.05/2007 tentang
Bagan Akun Standar.
7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 171/PMK.05/2007
tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan
Pemerintah Pusat.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 9
D. Parameter Penerapan

Sebagai ukuran keberhasilan pelaksanaan penyelenggaraan

sub unsur ini, terdapat beberapa parameter penerapan sebagai
berikut:
1. Terdapat dokumentasi tertulis yang mencakup Sistem
Pengendalian Intern instansi pemerintah dan seluruh transaksi
dan kejadian penting.
2. Dokumentasi tersedia setiap saat untuk diperiksa.
3. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup
identifikasi, penerapan, dan evaluasi atas tujuan dan fungsi
instansi pemerintah pada tingkatan kegiatan, serta
pengendaliannya yang tercermin dalam kebijakan
administratif, pedoman akuntansi, dan pedoman lainnya.
4. Dokumentasi atas Sistem Pengendalian Intern mencakup
dokumentasi yang menggambarkan sistem informasi otomatis,
pengumpulan dan penanganan data, serta pengendalian
umum dan pengendalian aplikasi.
5. Terdapat dokumentasi atas transaksi dan kejadian penting
yang lengkap dan akurat sehingga memudahkan penelusuran
transaksi dan kejadian penting sejak otorisasi, inisiasi,
pemrosesan, hingga penyelesaian.
6. Terdapat dokumentasi, baik dalam bentuk cetakan maupun
elektronis, yang berguna bagi pimpinan instansi pemerintah
dalam mengendalikan kegiatannya dan bagi pihak lain yang
terlibat dalam evaluasi dan analisis kegiatan.
7. Seluruh dokumentasi dan catatan dikelola dan dipelihara
secara baik, serta dimutakhirkan secara berkala.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 10
 BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan berikut:
1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang
ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang
lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan.
2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil
pemetaan yang meliputi pembangunan infrastruktur dan
internalisasi, serta upaya pengembangan yang berkelanjutan.
3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan.
Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya
dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan
penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.
Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan dokumentasi yang
baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting di setiap tahapan.

A. Tahap Persiapan

1. Penyiapan Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penyelenggaraan

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian,
lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan
penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah
membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat:

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 11
 jadwal pelaksanaan kegiatan;

waktu yang dibutuhkan;

dana yang dibutuhkan; dan

pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, perlu dibentuk tim

satuan tugas penyelenggaraan (Tim Satgas) SPIP yang
ditugaskan mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,
termasuk penerapan pendokumentasian yang baik atas SPI
serta transaksi dan kejadian penting ditetapkan. Tim Satgas
tersebut terlebih dulu diberi pelatihan tentang SPIP,
khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan
sub unsur dalam unsur SPIP.

2. Pemahaman (Knowing)

Langkah selanjutnya dalam mempersiapkan penerapan

sub unsur dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian
intern serta transaksi dan kejadian penting adalah pemberian
pemahaman akan pentingnya dokumentasi yang baik.
Pemahaman terhadap dokumentasi yang baik atas sistem
pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting
mencakup upaya untuk membangun kesadaran akan
pentingnya penerapan dokumentasi yang baik terhadap hal-
hal berikut ini:

a. Hubungan antara tujuan pengendalian dengan kebijakan

dan prosedur pengendaliannya.
b. Penjelasan atas kebijakan dan prosedur pengendalian
untuk mencapai tujuan pengendalian.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 12
 c. Terselenggaranya informasi mengenai:
1) bagaimana transaksi diawali/dimulai, dicatat, diproses,
serta dilaporkan; dan
2) arus transaksi untuk mengenali dimana terjadi
kesalahan pernyataan material karena kesalahan atau
timbul karena kecurangan (fraud).
d. Terselenggaranya penjelasan mengenai:
1) bagaimana prosedur harus diterapkan;
2) siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan
prosedur; dan
3) seberapa sering prosedur harus dilaksanakan

Kegiatan pemahaman tersebut dilakukan dengan

melaksanakan kegiatan sosialisasi, yang mencakup:
a. pentingnya dokumentasi yang baik atas sistem
pengendalian intern serta transaksi dan kejadian penting;
b. siapa yang bertanggung jawab untuk mendokumentasikan
sistem pengendalian intern serta transaksi dan kejadian
penting; dan
c. pemilikan, pemeliharaan, pengelolaan termasuk
pendistribusian, dan pemutakhiran dokumentasi yang baik
atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan
kejadian penting.
Metode yang dapat ditempuh untuk melakukan
sosialisasi dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi
penyampaian informasi yang dirasa cocok dan tepat bagi
instansi dalam membangun pemahaman yang dimaksudkan.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 13
 Adapun metode tersebut, antara lain menggunakan:
a. tatap muka;
b. penggunaan situs jaringan (website) penyampaian
informasi;
c. penyampaian dengan menggunakan multimedia interaktif;
d. penyampaian yang menggunakan majalah atau buku saku;
e. penyampaian dengan menggunakan saluran komunikasi
yang umum; dan
f. pemberian akses ke jaringan informasi (network), dengan
menggunakan password.

3. Pemetaan (Mapping)

Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu

kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap
keberadaan infrastruktur untuk menerapkan dokumentasi yang
baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan
kejadian penting tersebut. Keberadaan infrastruktur
diwujudkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan
juga diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana
kondisi penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan,
kesesuaian penyelenggaraan dengan kebijakan, sehingga
didapatkan areas of improvement (AOI).

Kegiatan ini dilakukan melalui pemetaan untuk

mengetahui antara lain apakah instansi:
a. telah memiliki peraturan/kebijakan yang melandasinya;
b. dalam peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai
dengan ketentuan di atasnya;

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 14
 c. telah memiliki SOP atau pedoman untuk
menyelenggarakan peraturan tersebut;
d. dalam SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan
peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;
e. Telah diselenggarakannya praktik dokumentasi yang baik
sesuai dengan SOP atau pedoman yang ada.

Hasil pemetaan tentunya dapat untuk mengetahui

infrastruktur apa saja yang masih perlu dibangun (areas of
improvement). Area of improvement (AOI), yaitu area untuk
perbaikan atau pembangunan SPIP. Pembangunan
infrastruktur dilaksanakan berdasarkan hasil pemetaan,
melalui pembentukan kebijakan dan prosedur yang harus
dilaksanakan untuk memastikan dilaksanakannya arahan
pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang
telah teridentifikasi selama proses penilaian risiko.

B. Tahap Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu

membangun infrastruktur (kebijakan, prosedur, dan pedoman)
berdasarkan hasil pemetaan, menyusun parameter dan peraturan
terkait, kemudian menginternalisasikan atau menerapkan
kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut.
Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan
pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap
pendokumentasian yang baik agar sesuai dengan tujuan
pengendalian intern yang diinginkan.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 15
 1. Membangun Infrastruktur (Norming)

Dalam membangun infrastruktur perlu memerhatikan

kebijakan atau aturan lebih tinggi, yang berlaku pada instansi
seperti tata naskah dinas, standar prosedur baku, atau aturan
lainnya yang memengaruhi validitas suatu dokumen, teori
serta parameter penerapannya.
Kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam rangka
dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian
penting, akan meliputi:
a. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Entitas
Pimpinan tertinggi pada instansi pemerintah harus
mengeluarkan kebijakan dokumentasi pengendalian penting
untuk tingkat entitas (keseluruhan instansi). Kebijakan
tersebut mencakup dokumentasi atas budaya organisasi,
hubungan antara tujuan dan pengendalian, identifikasi
risiko, pengungkapan pengendalian dan prosedur, serta
proses pelaporan keuangan di tingkat pimpinan.
b. Kebijakan Dokumentasi pada Tingkatan Kegiatan
Di samping kebijakan dokumentasi pada tingkat entitas,
pimpinan instansi setempat sebaiknya juga mengeluarkan
kebijakan dokumentasi pengendalian penting untuk tingkat
kegiatan. Dokumentasi atas sistem pengendalian intern
pada tingkat kegiatan mencakup identifikasi, penerapan dan
evaluasi atas tujuan dan fungsi instansi pemerintah
di tingkat kegiatan serta pengendaliannya yang tercermin
dalam kebijakan administratif, pedoman akuntansi, dan
pedoman lain yang diberlakukan khusus pada instansinya.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 16
 Sebelum mendokumentasikan pengendalian pada
tingkat kegiatan, perlu dipahami hal-hal berikut:
1) Tujuan instansi secara keseluruhan;
2) Transaksi-transaksi penting yang rutin dilakukan instansi
untuk mencapai tujuan tersebut;
3) Risiko kegiatan yang terkait dengan transaksi tersebut;
4) Tujuan pengendalian terkait risiko tersebut.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

apa yang dituangkan dalam infrastruktur menjadi bagian dalam
kegiatan operasional sehari-hari. Perwujudannya dapat
tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi
memengaruhi pimpinan instansi pemerintah dalam mengambil
keputusan, dan memengaruhi perilaku pegawai dalam
pelaksanaan kegiatan sehari-harinya.
Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan
mengomunikasikan dan membangun kesadaran pimpinan
instansi pemerintah beserta seluruh pegawai untuk melakukan
dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian
penting. Langkah-langkah internalisasi untuk mengomunikasikan
dan membangun kesadaran adalah sebagai berikut:
a. Pengomunikasian kebijakan dokumentasi yang baik
Kebijakan yang sudah dikeluarkan sehubungan dengan
pentingnya dokumentasi yang baik pada tingkat entitas dan
pada tingkat kegiatan harus dikomunikasikan kepada
seluruh pegawai instansi pemerintah agar seluruh pegawai
siap untuk mendokumentasikan SPI serta transaksi dan
kejadian penting.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 17
 b. Pengembangan dokumentasi pada tingkatan entitas
Dokumentasi pada tingkat entitas, meliputi dokumentasi
tata kelola (governance) instansi, dokumentasi kebijakan
dan pedoman sumber daya manusia, pedoman kebijakan
akuntansi, dan lainnya.
Penjelasan ringkas mengenai pendokumentasian atas
governance yang dapat menunjukkan tujuan-tujuan
pengendalian tingkat keseluruhan instansi secara umum,
antara lain adalah:
1) Dokumentasi mengenai visi dan misi instansi; dan
2) Dokumentasi mengenai aturan perilaku (code of
conduct).

c. Pengembangan dokumentasi pada tingkat kegiatan

Dokumentasi pada tingkat kegiatan, meliputi

dokumentasi arus informasi mulai dari tahap inisiasi sampai
kepada pembukuan dan pelaporan, dokumentasi atas
transaksi dan kejadian, dokumentasi mengenai
pemeliharaan integritas informasi untuk penggunaan
selanjutnya.
Dokumentasi yang berkualitas tinggi, memungkinkan
untuk mengomunikasikan dan menjelaskan prosedur
pengendalian agar menjadi lebih efektif sepanjang waktu.
Dokumentasi mendorong konsistensi kinerja dan
pemantauan pengendalian, dan mendorong
dilembagakannya (menjadi bagian sehari-hari) serta
diterapkannya pengendalian intern. Dokumentasi yang baik
dapat mengefektifkan sistem pengendalian intern, karena
dengan dokumentasi yang baik akan mudah menjaga dan

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 18
 meningkatkan kompetensi tiap individu pegawai melalui
pelatihan yang dibutuhkan, sehingga tidak terlalu bertumpu
pada kompetensi dan kerajinan yang dimiliki oleh seorang
pegawai saja.
Terdapat tiga teknik dasar dokumentasi, yaitu:
1) Bagan Arus (Flowcharts);
2) Narasi (Narratives); dan
3) Matrik (Matrixes)
Masing-masing teknik memiliki kelebihan dan
kekurangan. Umumnya, kombinasi dari dua atau tiga teknik
tersebut digunakan untuk mendokumentasikan transaksi
atau bisnis proses.
Dalam mendesain dokumentasi sistem pengendalian
intern, biasanya meliputi tahapan berikut:
1) Tetapkan tujuan dokumentasi. Sebagai contoh, apakah
dokumentasi disiapkan hanya untuk memenuhi
persyaratan penilaian pengendalian intern? Atau apakah
instansi pemerintah menginginkan dokumentasi
didistribusikan secara luas di keseluruhan instansi untuk
mengomunikasikan prosedur dan tanggung jawab
pengendalian.
2) Tentukan isi dokumentasi yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan instansi pemerintah.
3) Putuskan teknik dokumentasi mana yang paling cocok
untuk mengomunikasikan isi informasi dalam
dokumentasi dan melayani fungsi-fungsi yang diperlukan;
4) Mendesain per satuan dokumen dan keseluruhan
arsitektur dokumen. Apa pun teknik dokumentasi yang
digunakan, perlu mendesain dokumen secara satuannya
3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 19
 atau menyusun pedoman dasar untuk membuatnya.
Instansi pemerintah juga harus menentukan bagaimana
dokumen secara satuan berhubungan dengan dokumen
lainnya, itulah arsitektur dokumen.

d. Pengembangan dokumentasi sistem informasi otomatis

Melakukan dokumentasi pada database sistem
informasi yang otomatis, meliputi pemahaman pengguna
terhadap operasi entitas, konsep pengendalian intern, dan
proses pelaporan keuangan. Integritas informasi harus
dipelihara melalui penggunaan pengendalian akses (log in)
dan pengendalian terhadap pemutakhiran data secara
sistematis. Perubahan dokumentasi harus diketahui dan
dimonitor untuk tujuan pengungkapan. Sistem informasi
yang otomatis didesain untuk memfasilitasi:
1) Database dokumentasi pengendalian intern; dan
2) Proses kegiatan instansi secara otomatis, yang terdiri
dari dua tingkatan berbeda, yaitu pengujian dan evaluasi
pengendalian intern serta implementasi kebijakan dan
prosedur pengendalian intern.
3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)
Setelah internalisasi dan implementasi dilaksanakan,
dilanjutkan dengan pengembangan berkelanjutan agar
dokumentasi yang baik dapat terjaga. Langkah-langkah yang
harus dilakukan dalam pengembangan berkelanjutan antara
lain:
a. Setiap langkah persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi perlu
didokumentasikan agar mudah dilakukan dalam
penelusuran kembali.
3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 20
 b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau
atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring).
c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitas
penerapan SPI secara berkala.
d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi, diperoleh area-
area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk
mengembangkan dan meningkatkan sistem secara
berkelanjutan.

C. Tahap Pelaporan

Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan sub unsur perlu didokumentasikan.
Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang
tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan
penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:
1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan
fokus group) mengenai dokumentasi yang baik atas SPI
serta transaksi dan kejadian penting lainnya.
b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapan
infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan
pengendalian atas dokumentasi yang baik atas SPI serta
transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) masukan atas
rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan
kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 21
 c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi:
1) kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik atas SPI
serta transaksi dan kejadian penting lainnya; 2) pedoman
penyusunan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi
dan kejadian penting lainnya; 3) persyaratan yang harus
dipenuhi oleh pelaksana pendokumentasian yang baik atas
SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya.
d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan
sosialisasi kebijakan dan prosedur dokumentasi yang baik
atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya;
2) kegiatan yang memastikan bahwa dokumentasi yang baik
atas SPI serta transaksi dan kejadian penting lainnya telah
dilaksanakan.
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain
berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan
prosedur dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi
dan kejadian penting lainnya; 2) masukan bagi pimpinan
instansi pemerintah untuk perbaikan sistem dokumentasi
yang baik atas SPI serta transaksi dan kejadian penting
lainnya.
2. Hambatan kegiatan
Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan
kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan
kegiatan tersebut, dijelaskan penyebab terjadinya hambatan
tersebut.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 22
 3. Saran
Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan
pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan
masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna
peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang
diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat
dilaksanakan.
4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya
Disini dilaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran
yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya.
Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi
penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada buku Pedoman Teknis
Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian
menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya
disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai
bentuk akuntabilitas, melalui satuan tugas penyelenggaraan
SPIP (Satgas SPIP) di instansi pemerintah yang bersangkutan.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 23
3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 24
 BAB IV
PENUTUP

Dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern serta

transaksi dan kejadian penting merupakan salah satu unsur penting
kegiatan pengendalian dalam SPIP, untuk mendukung keandalan
pelaksanaan kegiatan dan sistem pengendalian intern, serta
memungkinkan pemantauan pengendalian intern berjalan dengan
efektif.
Mewujudkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian
intern serta transaksi dan kejadian penting, diawali dengan
pemahaman bersama akan pentingnya dokumentasi yang baik dan
dilaksanakannya pemetaan terhadap pemahaman dan kebutuhan
akan dokumentasi yang perlu diselenggarakan. Pembangunan
infrastruktur dan penerapannya dalam keseharian di instansi
pemerintah, menjadi komitmen bersama pimpinan dan seluruh
jajaran manajemen, dan semua pegawai instansi pemerintah, serta
harus dilaksanakan secara konsisten. Sementara itu,
pengembangan berkelanjutan merupakan langkah kontinu
penerapan dokumentasi yang baik secara terpantau sehingga dapat
dirumuskan rencana tindakan yang tepat untuk mengatasi setiap
kelemahan yang dijumpai.
Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis dan
pedoman bagi pimpinan instansi pemerintah beserta jajarannya
dalam menyelenggarakan sistem pengendalian intern, khususnya
untuk unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur dokumentasi
yang baik atas sistem pengendalian intern serta transaksi dan
kejadian penting.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 25
 Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan
dasar yang berlaku umum bagi seluruh instansi pemerintah dalam
menerapkan dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian
intern serta transaksi dan kejadian penting. Oleh karenanya,
pedoman ini tidak berlaku spesifik hanya bagi instansi pemerintah
tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan
lebih jauh langkah-langkah yang diperlukan disesuaikan dengan
kebutuhan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.

3.11 Dokumentasi yang Baik atas SPI serta Transaksi dan Kejadian Penting 26