MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE GESTO DE DOCUMENTOS

Braslia, DF
Dezembro de 2015
Universidade de Braslia Cebraspe
Reitor Diretor-Geral Diretor de Planejamento e Controle Operacional
Ivan Marques de Toledo Camargo Paulo Henrique Portela de Carvalho Ricardo Carmona
Diretora Executiva Diretor de Planejamento Estratgico
Vice-Reitoria Maria Osmarina do Esprito Santo Oliveira Luiz Mrio Marques Couto
Snia Nair Bo Diretor Acadmico Diretor de Segurana
Marcus Vincius Arajo Soares Roger Werkhuser Escalante
Diretora do Arquivo Central
Cynthia Roncaglio Diretor de Impresso e Conferncia Diretor de Tecnologia
Edivnio Alves Nogueira Jorge Amorim Vaz
Coordenao de Gesto de Documentos Diretor de Logstica Gerente de Acesso Educao Superior
Eronides Guimares Bezerra Lucimar Oliveira do Nascimento Maria Cristina Figueiredo Lima e Lara
Diretor de Negcios Gerente de Interao Educacional
Equipe de elaborao e redao Ricardo Bastos Cunha Rogrio Basali
Cynthia Roncaglio (Org.)
Diretora de Pesquisa em Avaliao Gerente da Central de Atendimento
Camila Domingo dos Santos Hayde Werneck Poubel Carmem Lcia Couto Sampaio
Cristiane Rodrigues da Silva
Eronides Guimares Bezerra
Glucia Vernica Veloso da Silva Vieira Gerncia Editorial
Jos Mauro Gouveia de Medeiros
Editor Crditos imagens
Kezia de Araujo Lima Cordeiro Jos Otvio Nogueira Guimares
Pgina 5 e 7
Natlia de Lima Saraiva
Editora assistente Instituto Central de Cincias (ICC)
Pedro dos Santos Borges Mariana Carvalho Fotgrafa: Natlia Valarini
Rodrigo de Freitas Nogueira Reviso Pginas 9, 11, 17, 23 e 29
Thiara de Almeida Costa Inz Gomes Guedes Imagens do subfundo Decanato de Administrao e
Vernica Costa Bueno Pinto Lusa Bourjaile
Finanas da Universidade de Braslia
Projeto Grfico e Diagramao Data-limite: 1962-2008
Eduardo Guimares Fotgrafo: Diego Bernardino
Fonte: Arquivo Central da Universidade de Braslia
Capa e Ilustrao
Bruno Freitas de Paiva

M294 Manual de gesto de documentos de arquivo da Universidade de Braslia / Cynthia

Roncaglio, [organizadora]. Braslia : Cebraspe, 2015.
110 p. : il. ; 27 cm.

ISBN 978-85-5656-004-9

1. Gesto de documentos. 2. Arquivologia. 3. Universidade de Braslia Gesto

Arquivo Central da Universidade de Braslia Arquivstica. I. Roncaglio, Cynthia (org.).
Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Pavilho Multiuso I, Bloco B, Trreo, 1 andar
CEP 70904-970 Caixa Postal 04434 Asa Norte, Braslia/DF CDU 930.25
Telefones: (061) 3107-5863/ 3107-5801 Fax: (061) 3107-5862

2 Universidade de Braslia
 sumrio
SUMRIO
Lista de siglas e abreviaes...................................................................................4
Lista de figuras e tabelas........................................................................................4
Apresentao ..........................................................................................................5
introduo...............................................................................................................7
Fundamentos da Gesto de Documentos...............................................................9
1. Produo e tramitao de documentos..............................................................11
1.1 Produo de documentos de arquivo............................................................... 12
1.2 Registro e tramitao de documentos............................................................. 12
1.3 O processo....................................................................................................... 14
1.3.1 A formao do processo................................................................................ 14
1.3.2 As unidades autuadoras............................................................................... 15
1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos.............................................. 15
2. Classificao..................................................................................................... 17
2.1 Principais aspectos da classificao............................................................... 17
2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo........................................ 17
2.3 Documentos relativos s atividades-meio....................................................... 18
2.4 Documentos relativos s atividades-fim......................................................... 19
2.5 Procedimentos para realizar a classificao................................................... 19
3. Utilizao e conservao de documentos.........................................................23
3.1 Acesso informao.......................................................................................23
3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos..................................................24
3.3 Documentos eletrnicos e digitais..................................................................24
3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos.....................................................25
3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao................................................25
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada ...............................26
3.5 Consultoria arquivstica..................................................................................26
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica......................................................26
3.6 Conservao...................................................................................................26
3.6.1 Conservao de fotografias..........................................................................27
3.6.2 Conservao de suportes digitais................................................................28
4. Destinao de documentos...............................................................................29
4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD)..... 29
4.2 Explicao sobre os campos da tabela...........................................................30
4.3 Eliminao.......................................................................................................30
4.4 Transferncia.................................................................................................. 31
4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia.............................................32
4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo...............................................33
4.5 Solicitao de emprstimo..............................................................................33
4.6 Recolhimento...................................................................................................33
4.6.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento..............................................34
Referncias ...........................................................................................................37
Bibliografia de apoio..............................................................................................38
Glossrio ..............................................................................................................39
Anexo A Lei n 8.159/1991................................................................................... 41
Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos............................43
Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia
de documentos.....................................................................................44
Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos........................45
Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos........................46
Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo..................................................47
Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta.......................................................47
Anexo H Cdigos de classificao e tabelas de temporalidade e destinao
de documentos adaptados Universidade de Braslia.........................48
Manual de Gesto de Documentos 3
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LISTA DE SIGLAS E ABREVIAES LISTA DE FIGURAS E TABELAS

ACE Arquivo Central FIGURAS

AN Arquivo Nacional Figura 1 Pgina principal do Sistema UnBDoc
AR Aviso de Recebimento Figura 2 Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc
CCD Cdigo de Classificao de Documentos Figura 3 Modelo de carimbo de folha
CD Compact Disc Figura 4 Modelo de carimbo "EM BRANCO"
CEP Cdigo de Endereamento Postal Figura 5 Modelo de correo de numerao de folha
CESPE Centro de Seleo e de Promoo de Eventos Figura 6 Solicitao de expedio de objetos
COAP Coordenao de Arquivo Permanente Figura 7 Informaes para identificao de correspondncia
COGED Coordenao de Gesto de Documentos Figura 8 Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos da atividade-meio
COP Coordenao de Protocolo Figura 9 Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano
CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de classificao da atividade-fim

CPD Centro de Informtica Figura 10 Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido

DAF Decanato de Administrao e Finanas Figura 11 Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo

DGP Decanato de Gesto de Pessoas Figura 12 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio

DOU Dirio Oficial da Unio Figura 13 Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim

ECT Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos Figura 14 Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim

E-MAIL Correio eletrnico Figura 15 Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento

de documentos
FUB Fundao Universidade de Braslia
Figura 16 Listagem de recolhimento das atividades-meio e fim
ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Pblicas
Figura 17 Modelo de espelho de caixa-arquivo para recolhimento de documentos
IFES Instituies Federais de Ensino Superior
MEC Ministrio da Educao
PCD Plano de Classificao de Documentos
TABELAS
SAA Secretaria de Administrao Acadmica
Tabela 1 Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Federal e
SAUnB Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia das atividades-fim das IFES
SLTI Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao Tabela 2 Exemplos de cdigos da atividade-meio e dos respectivos documentos
TTDD Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos classificados
UnB Universidade de Braslia Tabela 3 Exemplos de cdigos da atividade-fim e dos respectivos documentos
UnBDoc Sistema de Controle e Tramitao de Documentos da Universidade de Braslia classificados

4 Universidade de Braslia
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Apresentao

com satisfao que disponibilizamos o Manual de Gesto de Documentos de

Arquivo da Universidade de Braslia comunidade universitria, especialmente
aos servidores tcnico-administrativos e aos docentes que, cotidianamente, ne-
cessitam lidar com documentos, comprovar informaes, tomar decises.
Elaborado pela equipe do Arquivo Central (ACE), este Manual atende a demandas
geradas pelas transformaes da burocracia estatal, da administrao universit-
ria e das tecnologias de informao e comunicao. Uma dessas demandas a
necessidade de se dispor de orientaes para a elaborao e o arquivamento dos
documentos pblicos que atendam s normativas existentes, garantindo a preser-
vao e o acesso s informaes. Outra demanda envolve a produo, a utilizao,
o gerenciamento e a preservao de documentos, utilizando-se, quando possvel,
de ferramentas tecnolgicas. No possvel de se obter economia na aplicao de
recursos, fluidez das atividades e segurana na tomada de decises se no temos
documentos organizados, padronizados, de modo a garantir que a informao
registrada esteja disponvel e acessvel, quando e onde se fizer necessria.
evidente que no apenas o gestor se beneficia com a implementao da gesto
de documentos na universidade. Toda a comunidade universitria ganha com isso.
Os documentos no s servem como apoio e registro das obrigaes administra-
tivas e legais, mas tambm como testemunhos das aes e aspiraes de uma
instituio que tem como funo finalstica a educao superior no pas. Para que
o ensino, a pesquisa e a extenso possam continuar a crescer e a se desenvolver,
com qualidade e eficincia, necessitamos atualizar o passado, rever o presente e
imaginar o futuro. Como fazer isso sem se recorrer aos documentos?
A aplicao das orientaes deste manual, aliada s demais orientaes da equipe
do ACE, por meio de consultorias s unidades administrativas e acadmicas e de
cursos e treinamentos sobre gesto de documentos, certamente contribuir para
que todos, tcnico-administrativos e docentes, tenham maior apoio para buscar a
excelncia acadmica e administrativa.
Sabemos que no haver efetivo sucesso na execuo das atividades-meio e fim de
uma instituio se no houver documentos organizados, preservados e acessveis.
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Ivan Marques de Toledo Camargo

Reitor da UnB

Manual de Gesto de Documentos 5

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resoluo da reitoria n 0137/2015

ESTABELECE OS PROCEDIMENTOS
DE GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO
DA UNIVERSIDADE DE BRASILIA

6 Universidade de Braslia
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introduo

Implementar a gesto de documentos de arquivo em uma instituio pblica

federal do porte da Fundao Universidade de Braslia (FUB), como em outros
casos semelhantes, um grande desafio. Isso porque, por um lado, a instituio
j est habituada a rotinas e a procedimentos mais ou menos formalizados e,
por outro, a gesto de documentos de arquivo envolve complexa articulao de
informaes, pessoas e tecnologias para atingir os seus objetivos.

evidente que dispomos de conhecimentos, leis e tcnicas para solucionar os

problemas, mas somente identificando as vrias dimenses que envolvem a sua
implementao que podemos obter xito na empreitada de tornar a gesto de
documentos de arquivo estratgica e fundamental para o bom funcionamento das
atividades administrativas e acadmicas da Universidade de Braslia (UnB).

A UnB, como Instituio Federal de Ensino Superior (IFES), tem o dever de criar e
de manter uma unidade arquivstica que conduza o processo de criao e apro-
vao de uma poltica arquivstica, que envolve o estabelecimento das diretrizes
para a gesto de documentos de arquivo, a sua divulgao em toda a instituio
e a exigncia de cumprimento da lei em todos os nveis, aplicando-se os recursos
necessrios e designando-se um ente responsvel para a sua coordenao.

O responsvel por implementar a gesto de documentos de arquivo na UnB o

Arquivo Central (ACE), rgo de natureza complementar da FUB, criado pela
Resoluo do Conselho Universitrio (Consuni) n 0002, de 19 de fevereiro de
2014, publicada no Dirio Oficial da Unio em 26 de fevereiro de 2014. O ACE
responsvel pela proposio e pela implementao da poltica arquivstica da
FUB, coordenando o Sistema de Arquivos da UnB (SAUnB), o desenvolvimento da
gesto de documentos de arquivo e a preservao destes, com vistas a facilitar
o acesso e a divulgao das informaes. O ACE, portanto, um rgo comple-
mentar de apoio administrao, memria institucional e ao desenvolvimento
cientfico e tecnolgico. Ademais, por meio da implementao da gesto de docu-
mentos, o ACE proporciona a todas as unidades administrativas e acadmicas as

Manual de Gesto de Documentos 7

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condies para que as demandas internas da Universidade e as dos demais cida-
dos, relacionadas prestao de informaes, sejam atendidas de forma gil e
correta, como previsto na Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011.
Ressalte-se que a criao do ACE resulta de esforos que vm sendo realizados
h vrios anos por gestores, docentes e tcnicos-administrativos da UnB, a fim
de promover a modernizao e a reestruturao administrativa da Universidade.
A (re)estruturao do ACE e a viso sistmica so fundamentais para que se cum-
pra o objetivo de buscar a excelncia acadmica e administrativa. No h xito na
execuo das atividades-meio e fim de uma instituio se no h documentos e
informaes organizados, preservados e acessveis.
A criao do SAUnB, coordenado pelo ACE, tambm fundamental, porque a
partir dele que se realiza efetivamente a implementao da gesto de documen-
tos. O SAUnB o conjunto de inter-relaes de funes e servios no mbito do
qual implementada a poltica arquivstica institucional.
as regras de gesto de documentos a serem aplicadas por todas as unidades aca-
dmicas e administrativas da UnB, que orientam sobre o que fazer e como fazer em
relao aos documentos de arquivo produzidos (criados ou recebidos). Com isso,
o ACE e todas as demais unidades ganham tempo na execuo das tarefas arqui-
vsticas, atingem suas metas e tm oportunidade constante de rever e aperfeioar
o trabalho. Mais do que isso, espera-se atingir o objetivo ltimo, que preservar e
permitir o acesso ao patrimnio arquivstico da UnB.
Constam, neste documento, conceitos e termos relacionados aos arquivos e
Arquivologia, orientaes sobre procedimentos de produo, tramitao, classifi-
cao, transferncia, recolhimento, conservao e acesso aos documentos, bem
como anexos com modelos de formulrios, cdigos de classificao e tabelas de
temporalidade e destinao a serem aplicados nas unidades.

So objetivos do SAUnB:

favorecer a implementao da poltica arquivstica da FUB;

promover a interao das unidades responsveis pela produo e acumulao
de documentos arquivsticos;
assegurar as condies de preservao e acesso ao patrimnio documental
arquivstico, na defesa dos interesses da FUB;
assegurar o cumprimento de normas e legislao vigentes relacionadas rea
arquivstica.

Integram o SAUnB:

o Arquivo Central (ACE);

a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD);
os arquivos setoriais da FUB.

O Manual de Gesto de Documentos de Arquivo da Universidade de Braslia, elabo-

rado pela equipe de arquivistas do ACE, foi previsto no planejamento estratgico
da Unidade, mais especificamente no plano de aes voltadas para a padroniza-
o da gesto de documentos da Universidade. Neste manual, esto explicitadas

8 Universidade de Braslia

Fundamentos da Gesto de Documentos
Para entender a gesto de documentos, cabe apresentar primeiramente as defini-
es compreendidas no campo da Arquivologia que dizem o que documento e o
que documento de arquivo. Documento a unidade de registro de informaes,
qualquer que seja o suporte ou formato. Documento de arquivo o documento
produzido ou recebido, no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou
resultado da tal atividade e retido para ao ou referncia.
A Gesto de Documentos, de acordo com a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, consiste
em um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A mesma lei ainda dispe
que a gesto de documentos dever do Poder Pblico e que todos tm direito a receber
dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou
geral contidas em documentos de arquivos (ver Anexo A Lei n 8.159/1991).
Para realizar a gesto de documentos, faz-se necessrio estabelecer uma srie de
procedimentos, entre os quais:
elaborar uma poltica de gesto de documentos arquivsticos;
conhecer a estrutura e funes da instituio;
identificar os tomadores de deciso da administrao estratgica;
identificar os processos e os documentos gerados;
analisar os fluxos de trabalho;
desenvolver estratgias de implementao ou adequao do sistema de gesto
de documentos;
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subsidiar, com instrumentos tcnico-cientficos, a implementao da gesto
de documentos e dos servios arquivsticos;
identificar problemas e propor solues quanto gesto de documentos no
mbito da administrao pblica.
A aplicao da gesto de documentos permite que a UnB controle e acompa-
nhe toda a sua documentao arquivstica, seja ela produzida ou recebida,
garantindo uniformizao de procedimentos, eficincia na recuperao da infor-
mao e criao e manuteno de documentos. Essas medidas de controle e
acompanhamento contribuem para a transparncia, a desburocratizao da
instituio, a legalidade dos atos administrativos e a destinao correta dos
documentos. Portanto a gesto de documentos envolve uma srie de procedi-
mentos e de atividades coordenadas e abrange trs fases: produo, utilizao
e destinao de documentos.
As trs fases da gesto de documentos possibilitam tratar a documentao arqui-
vstica de modo a garantir sua organicidade e sua destinao adequada, alm de
ampliar e facilitar o acesso aos documentos. Sob essa perspectiva, reconhece-se,
ento, a necessidade de intervir nos documentos desde o momento em que so
produzidos, passando pela utilizao e pela destinao final.
A seguir, as fases da gesto de documentos sero detalhadas, indicando-se pro-
cedimentos prticos e operacionais que devem ser aplicados para que essa possa
ser, gradativamente, implementada em todas as unidades administrativas e aca-
dmicas da UnB vinculadas ao SAUnB.
Manual de Gesto de Documentos 9
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10 Universidade de Braslia
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1. Produo e tramitao de documentos

A produo de documentos de arquivo refere-se ao ato de elaborar documentos

em razo das atividades de uma instituio. Os documentos de arquivo nascem do
cumprimento dos objetivos para os quais uma instituio foi criada, em decorrn-
cia de processos de trabalho e do exerccio natural de suas funes.

Entre outras vantagens, a aplicao da gesto, na fase de produo de documen-

tos, permite evitar a produo ou a manuteno de informaes ou de documentos
desnecessrios e eliminar toda informao suprflua dos documentos, prever o
registro de qualquer informao que no esteja l e que pode ser til e normalizar
a apresentao de certos tipos de documentos.

A partir da sua produo, os documentos de arquivo passam a existir para a insti-

tuio e devero seguir o ciclo vital, baseado nos valores primrio e secundrio atri-
budos a eles e previstos na tabela de temporalidade e destinao de documentos.

Os documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,

observando-se maior rigor na sua criao, a fim de facilitar a sua identificao,
o atendimento claro ao seu objetivo e a preservao da sua autenticidade.

A UnB, como instituio integrante da Administrao Pblica federal, respons-

vel pela gesto de seus documentos. Dessa forma, todas as suas unidades admi-
nistrativas e acadmicas, por intermdio de seus colaboradores, so responsveis
pela produo de documentos, incluindo o registro e a tramitao de documentos
da Universidade, desde a produo, o registro, a tramitao, a utilizao e a con-
servao at a sua destinao final.

O acesso informao contida nos documentos de arquivo, com qualidade e agi-

lidade, s possvel se essa for processada corretamente desde a sua produo.
Documentos no devem ser criados desnecessariamente, haja vista que o investi-
mento na sua manuteno e no seu controle tem alto custo.

Manual de Gesto de Documentos 11

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1.1 Produo de documentos de arquivo
Para produzir documentos de arquivo na UnB devem ser observados os procedi-
mentos que esto previstos no documento Normas para Padronizao de Docu-
mentos da Universidade de Braslia,1 1 edio, 2011, aprovado pelo Ato da Reitoria
n 1.484, de 16 de dezembro de 2011, que contm modelos de tipologias documen-
tais produzidas pela UnB. Esse documento foi criado com a finalidade de padroni-
zar a produo de alguns tipos documentais, que remetem s atividades adminis-
trativas e normativas da UnB.
Ao produzir um documento, o colaborador deve observar, ainda, os seguintes aspectos:
utilizar, preferencialmente, caneta de tinta azul para o preenchimento dos
campos necessrios;
imprimir, preferencialmente, o documento em ambas as faces do papel; neste
caso, as margens esquerda e direita tero as distncias invertidas nas pginas
pares (margem espelho);
realizar qualquer solicitao ou informao inerente ao documento por meio
de despacho no prprio documento ou, caso seja possvel, em folha de despa-
cho, a ser includa ao final, utilizando-se tantas folhas quanto for necessrio;
usar a frente e o verso da folha de despacho, no sendo permitida a incluso
de novas folhas at o total aproveitamento do verso;
no rasurar os documentos, nem fazer neles emendas a lpis, a caneta ou com
qualquer tipo de corretivo;
no apor carimbo, numerao e rubrica inicial nos documentos, pois estes pro-
cedimentos so exclusivos na formao de processo;
respeitar a ordem natural de produo dos documentos, ou seja, do mais antigo
para o mais recente;
datar e assinar o documento.
As mensagens enviadas por e-mail (correio eletrnico) so consideradas docu-
mentos arquivsticos quando declaradas pela instituio como meio de registro
da comunicao e resultam do desempenho das suas funes e atividades. Con-
forme orientao da Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos do Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq):
1 Disponvel em: http://www.unb.br/noticias/downloads/normaspadronizacaoversaofinal.pdf.
12 Universidade de Braslia
Uma vez reconhecida como um documento arquivstico, a
mensagem de correio eletrnico dever ser dotada das qua-
lidades inerentes a esse documento, quais sejam: organicida-
de, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
Nesse sentido, so documentos arquivsticos as mensagens de
correio eletrnico com a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando
a governana e o controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo
de tomada de deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo ou da entidade e os direitos
dos funcionrios e dos usurios ou clientes;
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvol-
vimento e inovao; e
manter a memria corporativa e coletiva (CTDE, 2012, p. 13).
Dessa forma, faz-se necessria a utilizao do e-mail institucional (@unb.br)
para envio e recebimento de mensagens relacionadas s atividades e s fun-
es da UnB, que devem ser tratadas, geridas e preservadas como os demais
documentos arquivsticos.
1.2 Registro e tramitao de documentos
O registro consiste na atividade de insero de dados e informaes dos documentos
no Sistema de Tramitao e Controle de Documentos da UnB (UnBDoc), o qual atri-
bui um nmero identificador que permite o acompanhamento do trmite e facilita
a recuperao dos documentos no mbito da instituio. Todos os documentos
produzidos ou recebidos pela UnB devem ser registrados no UnBDoc. Para isso, os
servidores devero solicitar o login e a senha de acesso ao UnBDoc, no Centro de
Informtica (CPD) da UnB.
Para registrar um documento no UnBDoc, o usurio deve entrar na pgina eletrnica
www.unbdoc.unb.br e fazer o seu login no sistema com os dados cadastrados previa-
mente no CPD.

O manual do sistema UnBDoc est disponvel na prpria pgina do sistema, onde
constam informaes detalhadas de como registrar um documento, receb-lo,
acusar o recebimento dele e tramit-lo, bastando, para isso, o usurio selecionar
a opo Documentao, localizada no menu da pgina principal do sistema (ver
Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc). Esse manual foi fornecido pelo
CPD e atualizado pelo ACE.
Os usurios no cadastrados tambm podem acessar o sistema e realizar pesqui-
sas a partir das informaes de protocolo recebidas quando o documento entre-
gue na UnB. Para isso, basta acess-lo, via web, e selecionar, na pgina principal
do sistema (ver Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc), a opo Pesqui-
sar, disposta no menu Pesquisa Bsica.
A pgina principal contm trs opes de acesso: Login, para usurios cadastrados;
Pesquisa Bsica, para usurios no cadastrados; e Entre em Contato, que direciona
o usurio para uma comunicao com os gestores do sistema.
Figura 1: Pgina principal do Sistema UnBDoc.
Fonte: Sistema UnBDoc, disponvel em: https://www.unbdoc.unb.br/.
USURIOS EXTERNOS
Faa sua pesquisa nos documentos da FUB.
Acesse o endereo eletrnico do sistema UnBDoc pelo link www.unbdoc.unb.br
Ao selecionar a opo Pesquisar, o sistema mostrar a pgina de pesquisa bsica
(ver Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc). O usurio, ento, dever preen-
IR PARA SUMRIO
cher, alternativamente, os critrios que atendam a sua demanda por pesquisa, como,
por exemplo, o nmero do UnBDoc, que dever ser preenchido conforme impresso da
Folha de Recibo contendo o nmero e o ano do documento.
Figura 2: Pesquisa bsica do Sistema UnBDoc.
Fonte: Sistema UnBDoc. Disponvel em: https://unbdoc.unb.br.
No campo Cadastramento, possvel limitar a pesquisa a uma unidade ou a um usu-
rio especfico. H ainda a possibilidade de se restringir a pesquisa aos documentos
no arquivados, aos documentos arquivados ou a ambos.
No campo Identificao, dever ser informado o nmero do UnBDoc, o ano do
documento e/ou o nmero do protocolo ou uma parte dele. Para preencher o
campo que apresenta a opo padro igual a, o usurio precisa troc-la pela
opo contendo. O mesmo deve ser feito nas caixas cuja opo padro E,
podendo ser alteradas para CA.
No campo Caractersticas, o usurio pode especificar o tipo ou parte dele e/ou a
origem e/ou o nmero de origem e/ou, ainda, o interessado.
No campo Datas, possvel estabelecer intervalos especficos para a pesquisa,
preenchendo as datas-limite (data inicial e data final) ou, ainda, somente uma
delas. Quando no for especificada a data inicial, ser considerada desde a pri-
meira data registrada at a data especificada como data final. O inverso tambm
ocorrer: ser considerada desde a data especificada como inicial at a ltima
registrada. As datas possveis de serem informadas so as de emisso e/ou de
recebimento do documento.
Manual de Gesto de Documentos 13
 IR PARA SUMRIO
No campo Assunto, pode ser fornecida qualquer palavra do contedo do texto. A
ocorrncia de alguma das palavras implicar a seleo do documento.
No campo Andamentos, possvel informar a origem ou parte dela, assim como
o destino do documento.
Para o campo Encaminhamento, valem as regras do campo Assunto. A pesquisa
localizar um ou mais documentos que satisfaam as condies estabelecidas
pelo usurio. Para cancelar a pesquisa e retornar s opes, suficiente pressio-
nar o boto Cancelar.
As unidades da UnB cadastradas no sistema UnBDoc so responsveis por
registrar seus documentos no sistema, assim como por acusar o recebimento
e realizar o encaminhamento dos que tramitam em sua unidade. A utilizao
adequada do sistema e das funcionalidades disponveis nele permite que o
documento ou o processo seja rastreado e sua localizao fsica seja identificada,
o que contribui para que pesquisas sejam realizadas de forma eficiente e com
acompanhamento individualizado.
Outras informaes sobre a operacionalizao do UnBDoc esto disponveis no
manual do sistema, na pgina do UnBDoc.
1.3 O processo
denominado processo todo documento ou conjunto de documentos que con-
tm procedimentos expressos por despachos, pareceres tcnicos, anexos ou, ain-
da, instrues para pagamento de despesas. Assim, aps anlise, o documento/
processo protocolado, via sistema UnBDoc, e encaminhado para uma unidade
autuadora, tambm denominada unidade protocolizadora, onde passar pelos
procedimentos de autuao.
Quando um documento avulso (expediente) atender aos requisitos que o confi-
guram como processo, j no momento do registro no sistema UnBDoc, o usurio
dever solicitar sua autuao a uma unidade protocolizadora.
ATENO!
As unidades autuadoras descentralizadas somente podero autuar
documentos que tramitarem na sua unidade.
14 Universidade de Braslia
No devem ser autuados documentos que no so tramitados, como: convites
para festividades, comunicao de posse, remessa para publicao, pedido de
cpia de processo e desarquivamento de processo. Esses tambm no devem ser
a pea principal do processo, nem devem ser registrados no sistema UnBDoc.
1.3.1 A formao do processo
A formao do processo efetiva-se por meio dos procedimentos de autuao, atividade
que consiste na abertura do processo e que exclusiva das unidades autuadoras. Para
iniciar um processo, deve-se observar se os documentos possuem contedo relaciona-
do a aes e a operaes contbeis e financeiras ou se requerem anlises, informaes,
despachos e decises de diversas unidades organizacionais de uma instituio.
Embora somente as unidades autuadoras estejam habilitadas a formalizar um pro-
cesso, a continuidade dele dever ser realizada em cada unidade administrativa
que contribui para a execuo da atividade em questo. Assim, quando houver novo
despacho ou incluso de novas peas a um processo, a unidade administrativa res-
ponsvel por esse despacho ou incluso dever apor carimbo prprio de numerao
de folha no canto superior direito e preench-lo. Este carimbo no pode se sobre-
por a informaes constantes do documento. (ver Figura 3: Modelo de carimbo de
folha). As folhas do processo sero numeradas em ordem crescente e sem rasuras.
Figura 3: Modelo de carimbo de folha.
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Alguns cuidados devem ser tomados na numerao de pginas quando os documentos
forem autuados e, j como processo, quando comearem a tramitar entre uni-
dades administrativas:
a capa do processo no dever conter nmero de pgina;
nenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo
admitido diferenci-lo pelas letras A e B, nem rasur-lo;

o verso da folha no dever ser numerado;
nos casos em que os documentos estiverem em tamanho reduzido, devero ser
colados em folha de papel branco (A4), sem que haja prejuzo da informao,
apondo-se dois carimbos da numerao de folhas, com mesmo nmero, de tal
forma que os cantos superiores do documento colado sejam atingidos pelo
referido carimbo;
os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica Fe- dezembro de 2002.
deral s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver cor-
reta. No havendo falhas, deve-se prosseguir com a sequncia numrica existente.
Quando houver pginas que no contenham informaes, deve-se apor o carimbo
EM BRANCO.
em branco
Figura 4: Modelo de carimbo EM BRANCO.
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de corrigir a numerao
de determinada folha, o usurio dever inutilizar a numerao anterior, apondo um
X sobre o carimbo, assim como renumerar sem rasuras a folha e, se for o caso, as
folhas seguintes a ela.
Figura 5: Modelo de correo de numerao de folha
Fonte: Portaria Normativa SLTI n 5, de 19 de dezembro de 2002.
Ao final dos procedimentos de continuidade do processo, a unidade dever tramitar o
documento para a unidade de destino, registrando essa movimentao no sistema UnB-
Doc. Alm disso, dever ser realizado um despacho na ltima pgina do documento.
1.3.2 As unidades autuadoras
A unidade autuadora central da UnB a Coordenao de Protocolo (COP), que
vinculada ao ACE e localizada no Campus Universitrio Darcy Ribeiro, no andar
IR PARA SUMRIO
trreo do prdio da Reitoria. A COP a unidade responsvel por padronizar os
procedimentos de autuao e orientar tecnicamente as unidades autuadoras des-
centralizadas acerca dos procedimentos a serem adotados.
A implantao de unidades autuadoras descentralizadas na UnB permite determinada
autonomia unidade administrativa na formao dos processos decorrentes de suas
atividades, agiliza a tramitao de documentos e atende Portaria n 5, de 19 de
A criao de unidades autuadoras descentralizadas ser regulamentada por ato ad-
ministrativo do ACE da UnB. Os requisitos para as unidades tornarem-se unidades
autuadoras tambm sero estabelecidos por meio de ato administrativo do ACE.
Os campi de Planaltina, Ceilndia e Gama, assim como outras unidades da UnB
localizadas fora do Campus Universitrio Darcy Ribeiro, apresentam necessidades
diversas para autuao de seus documentos. Dessa forma, considera-se torn-las
unidades autuadoras descentralizadas, a fim de minimizar custos de deslocamento
e de evitar a morosidade nos encaminhamentos de seus documentos, quando esses
requererem autuao.
1.4 Rotinas de expedio de documentos e objetos
Expedio a remessa de correspondncia interna ou externa no mbito da
Administrao Pblica federal, conforme a Portaria do Ministrio do Planeja-
mento, Oramento e Gesto (MP) n 5, de 19 de dezembro de 2002.
A distribuio de documentos internos na UnB realizada por meio de escaninho
disponvel na Coordenao de Protocolo. Para a expedio de documentos externos,
a Universidade mantm contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
(ECT), com o objetivo de enviar documentos de carter institucional.
O ACE o gestor do contrato com os Correios e tem a responsabilidade de controlar
as solicitaes de remessas de correspondncia, visando o envio pelos servios me-
nos onerosos, resguardando sempre o cumprimento do contrato e as regras gerais e
especficas quanto ao uso de embalagens e materiais da correspondncia.
Os procedimentos relacionados ao acondicionamento e expedio de objetos e
documentos sero definidos pelo ACE, que orientar, por meio da COP, os usurios
das unidades administrativas e acadmicas da UnB.
Manual de Gesto de Documentos 15
 IR PARA SUMRIO

Para a expedio de documentos externos, via Correios, as unidades devero obser-

var os seguintes procedimentos:
preencher o formulrio Solicitao de Expedio de Objetos (ver Figura 6: Solici-
tao de Expedio de Objetos), imprimir em duas vias iguais, datadas, assina-
das e carimbadas, disponvel em <http://arquivocentral.unb.br/protocolo>;
entregar o formulrio no balco de atendimento da COP, junto aos objetos acon-
dicionados e embalados;
adequar a embalagem ao objeto que ser postado, de forma suficientemente
resistente para que possa suportar as condies de deslocamento;
acompanhar, no ato da entrega, a identificao do tipo de remessa pelo aten-
dente, que receber o objeto e emitir o recibo (segunda via).2
Observao: as informaes sero verificadas pelo atendente e, caso no cor-
respondam s orientaes anteriormente descritas, podero ser devolvidas, de-
vidamente justificadas, para sua adequao.
Remetente: (nome completo da unidade de origem da FUB)
Endereo completo: (quadra, rua, nmero, departamento, unidade, bairro, cidade...)
CEP: XX.XXX-XXX
Figura 7: Informaes para identificao de correspondncia.
Fonte: Elaborado pelo ACE.
Para o recebimento de correspondncia enviada pelos Correios com destino s unida-
des e aos servidores da FUB, imprescindvel que o nome da unidade administrativa ou
acadmica seja informado. Caso essa informao no esteja disponvel na embalagem
do objeto, a correspondncia ser devolvida ao remetente por falta de informaes.
Para os casos de postagem internacional de objetos, ao optar por uma modalidade de
remessa, a Coordenao de Protocolo atua respeitando as restries e as condies de
aceitao especficas do pas de destino. Alguns pases no aceitam Aviso de Recebi-
mento (AR), outros no recebem objetos nas modalidades expressas, ou seja, cada pas
possui suas regras, mas o Cdigo de Endereamento Postal (CEP) de destino obriga-
trio para os pases codificados. obrigatria a declarao de contedo para todas as
remessas internacionais, alm do preenchimento de formulrios especficos, fornecidos
pelos Correios, para questes alfandegrias.

Figura 6: Solicitao de expedio de objetos.

Fonte: Stio eletrnico do ACE. Disponvel em: http://www.arquivocentral.unb.br/protocolo.

No mbito nacional, o envio de correspondncia segue um padro de endereamen-

to dos Correios, que deve conter informaes mnimas para que a correspondncia
seja entregue ao destinatrio correto.

2. Caso seja emitido cdigo de rastreamento, a unidade poder realizar o acompanhamento de entrega
pelo stio eletrnico dos Correios, no endereo http://www2.correios.com.br/sistemas/rastreamento/.

16 Universidade de Braslia
 IR PARA SUMRIO

2. Classificao

A classificao uma das principais funes do processo de gesto de documen-

tos de arquivo. Todos os documentos produzidos ou recebidos pela UnB devem ser
classificados de acordo com os planos de classificao de documentos de arquivo
das atividades-meio e fim.

O Plano de Classificao consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim,

sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que pos-
suam semelhana de contedo informacional, os quais sero representados por
um cdigo numrico.

A classificao fundamental para a organizao dos documentos de arquivo das

unidades administrativas e acadmicas da UnB, sendo essencial o seu entendi-
mento, para que todas as demais atividades (avaliao, ordenao, eliminao
etc.) que este manual apresenta possam ser concretizadas de forma sequencial
e sistmica.

2.1 Principais aspectos da classificao

Agrupamento lgico dos documentos, com a finalidade de representar o con-

texto de produo desses.
Garantia de acesso aos documentos de forma rpida e precisa.
Atividade necessria para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos
documentos.
Procedimento indispensvel para a atividade de arquivamento.

2.2 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo

O Plano de Classificao de Documentos de arquivo (PCD), tambm denominado

Cdigo de Classificao de Documentos de arquivo (CCD), um instrumento tcnico
de organizao dos documentos, elaborado a partir da anlise das funes e das
atividades da instituio que os gerou. Este esquema agrupa os documentos, de
acordo com as funes e atividades do rgo, em classes, subclasses, grupos e
subgrupos, em uma ordem hierrquica do geral para o particular.

Manual de Gesto de Documentos 17

 IR PARA SUMRIO

A UnB utiliza dois planos de classificao que se complementam: o Cdigo de Clas-
sificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio,
aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq; e o Cdigo
de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies
Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 092, de 23 de setembro de 2011,
do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional. Ambos os cdigos utilizam o mtodo de
classificao decimal.
Como o prprio nome indica, o mtodo de classificao decimal baseia-se em uma
diviso de dez classes, que se subdividem em dez subclasses. Estas partem do
geral para o particular e so distribudas hierarquicamente de acordo com as fun-
es e atividades do rgo. Para cada classe ou subclasse, determinado um c-
digo numrico que a identifica. Esse cdigo representado por um nmero inteiro,
composto de trs algarismos, conforme apresentado no exemplo a seguir.
caso da UnB, as atividades-meio que viabilizam as atividades de ensino, pesquisa
e extenso so desenvolvidas, por exemplo, pelo Decanato de Gesto de Pessoas
(DGP), pelo Decanato de Planejamento e Oramento (DPO) e pelo Decanato de
Administrao (DAF).
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB, em decorrncia do exerccio de
suas atividades-meio, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, devero
ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de Ar-
quivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.
O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das Atividades-Meio est es-
truturado da seguinte forma:
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
SUBCLASSE 010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO

CDIGO CLASSE DOCUMENTOS SUBCLASSE 020 PESSOAL

000 ADMINISTRAO GERAL ATIVIDADE-MEIO SUBCLASSE 030 MATERIAL
100 ENSINO SUPERIOR ATIVIDADE-FIM SUBCLASSE 040 PATRIMNIO
200 PESQUISA ATIVIDADE-FIM SUBCLASSE 050 ORAMENTO E FINANAS
300 EXTENSO ATIVIDADE-FIM SUBCLASSE 060 DOCUMENTAO E INFORMAO
400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL ATIVIDADE-FIM
SUBCLASSE 070 COMUNICAES
500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL ATIVIDADE-FIM
SUBCLASSE 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
600 VAGA -
CLASSE 900 ASSUNTOS DIVERSOS
700 VAGA -
SUBCLASSE 910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS
800 VAGA -
900 ASSUNTOS DIVERSOS ATIVIDADE-MEIO SUBCLASSE 920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.
ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
Tabela 1: Cdigos de classificao das atividades-meio da Administrao Pblica federal e das
atividades-fim das IFES. SUBCLASSE 930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
SUBCLASSE 940 VISITAS E VISITANTES

2.3 Documentos relativos s atividades-meio SUBCLASSE 950 (vaga)

SUBCLASSE 960 (vaga)
As atividades-meio so as atividades que do suporte consecuo das atividades-
SUBCLASSE 970 (vaga)
fim de uma instituio, formando a base para a consecuo dos objetivos da insti-
tuio, como compra de equipamentos, contratao de pessoal, pedido de materiais SUBCLASSE 980 (vaga)
ao almoxarifado, manuteno/conserto de aparelhos, pagamento de contas etc. No SUBCLASSE 990 ASSUNTOS TRANSITRIOS

18 Universidade de Braslia
 suplementar, especial e extraordinrio.

051.2 EXECUO ORAMENTRIA

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051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO
ORAMENTRIA)
- Incluem-se documentos referentes s

Cada subclasse, por sua vez, tem suas subdivises em grupos e subgrupos, como CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR
transferncias, proviso, destaques, estornos e
subvenes.

mostra a Figura 8, referente subclasse

/DVIDA) 050 Oramento e Finanas. CLASSE 200 PESQUISA
051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL

051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO

CLASSE 300 EXTENSO
CLASSE 400 EDUCAO BSICA E PROFISSIONAL
052 FINANAS

CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL

052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO

CLASSE 600 (vaga)

052.2 EXECUO FINANCEIRA
- Incluem-se documentos referentes s despesas

CLASSE 700 (vaga)

correntes e de capital.

CLASSE 800 (vaga)

052.21 RECEITA
- Incluem-se documentos referentes aos crditos do
Tesouro Nacional (cota, repasse e sub-repasse),

Cada classe possui suas subclasses, subdivididas em grupos e subgrupos, como

taxas cobradas por servios, multas, emolumentos
e outras rendas arrecadadas.

052.22 DESPESA mostra a Figura 9, referente subclasse 120 Cursos de graduao (Iinclusive na
modalidade a distncia).
- Incluem-se documentos referentes s despesas
correntes e de capital, bem como adiantamentos,
subvenes, suprimento de fundos e restos a pagar.

Figura 8: Exemplo de cdigos relacionados classe Finanas do plano de classificao da atividade-meio.

053 FUNDOS ESPECIAIS

Fonte: Conselho
054 Nacional deESTMULOS
Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
120 CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)
FINANCEIROS E CREDITCIOS

A explicao sobre o contedo de cada classe e subclasse, assim como dos gru-
- Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos 121 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO
fiscais e investimentos.

pos e subgrupos, est detalhada no prprio Plano. A utilizao constante e siste-

121.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS
055 OPERAES BANCRIAS

mtica do Plano possibilitar o entendimento e a sua aplicao no cotidiano da

Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e aprendizagem dos
055.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA cursos contendo a definio das caractersticas gerais do projeto, os fundamentos

atividade de classificar documentos de arquivo de cada unidade administrativa

terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e as formas de implemen-
055.1 CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de tao e avaliao.

ou acadmica.
contas)
121.2 CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE CURSOS

2.4 Documentos relativos s atividades-fim

121.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE RECONHECIMENTO
22

121.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS

As atividades-fim so desenvolvidas em decorrncia das finalidades para as quais
existe uma instituio, tambm conhecidas como atividades finalsticas. As ativi-
dades-fim da UnB so o ensino, a pesquisa e a extenso. As subatividades decor-
rentes dessas atividades-fim so, por exemplo, o registro de alunos, a seleo para
mestrado ou doutorado, o projeto de curso de extenso, a emisso de diplomas.
Os documentos produzidos ou recebidos pela UnB em decorrncia do exerccio
de suas atividades-fim, qualquer que seja o suporte ou a natureza desses, deve-
ro ser classificados de acordo com o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo Relativos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior.
Esse Cdigo, que um instrumento tcnico de classificao, temporalidade e des-
tinao, atende s especificidades das IFES e possui as seguintes classes.
Figura 9: Exemplo de cdigos relacionados classe Cursos de graduao do plano de classifi-
cao da atividade-fim.
Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011.
Com exceo da Classe 400 Educao bsica e profissional e das classes 600,
700 e 800 (vagas), todas as demais classes das IFES sero utilizadas para classi-
ficar documentos de arquivo das atividades-fim da UnB.
2.5 Procedimentos para realizar a classificao
O objetivo de agrupar os documentos de arquivo de acordo com suas funes/ativida-
des garantir a sua organicidade, facilitar a recuperao e agilizar as tarefas arquivs-
ticas de avaliao, eliminao, transferncia, recolhimento e acesso aos documentos.

Manual de Gesto de Documentos 19

 IR PARA SUMRIO

Antes de iniciar as atividades de classificao, fundamental conhecer a posio

da unidade na estrutura administrativa da UnB, pois a classificao o reflexo das ATENO!
funes e atividades realizadas pela instituio. No classificar documentos em subclasses que ainda
no possuam temporalidade definida.
Para realizar a classificao dos documentos na unidade, so necessrios os
seguintes procedimentos.
H cdigos que no possuem temporalidade definida. o caso, por exemplo, do
1 etapa Realizar leitura atenta de cada documento, a fim de verificar o seu con- Cdigo 019.
tedo e o assunto sobre o qual ele trata.

2 etapa Identificar se o documento pertence atividade-meio ou atividade-fim.

3 etapa Localizar, no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo das
atividades-meio ou fim, aplicado UnB, o cdigo da classe ou subclasse corres-
pondente quele assunto. Selecionar o cdigo mais especfico: classificar
somente em subgrupos, pois so estes que possuem os prazos de guarda e
destinao estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinao.
4 etapa Apor a lpis, no canto superior direito da primeira folha do documento,
o cdigo atribudo e, tambm, nos anexos, se for o caso.
Figura 10: Exemplo de classificao de documento em cdigo indevido.
Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.
H cdigos que possuem mais de um descritor, com diferentes temporalidades
e destinaes, como os cdigos 021.2, 920 e 930. importante explicitar a qual
deles o descritor se refere. Alm da correta descrio, deve-se apor, junto ao cdigo
atribudo, a letra E, nos casos em que a destinao seja a eliminao, ou a letra P,
para casos em que o documento seja de guarda permanente, conforme o exemplo
a seguir.

5 etapa Caso o documento j tenha concludo sua funo ou atividade,

explicitar se h alguma observao no cdigo, aposto no canto superior direito,
que deva ser indicada, como indeferimentos, processos/documentos que no
geraram pagamentos, materiais no adquiridos, provas, diplomas ou certificados
Figura 11: Observao acerca das diferentes temporalidades no mesmo cdigo.
no devolvidos, relatrios parciais recapitulados em relatrios finais etc. Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

6 etapa Logo aps classificar o documento, devem-se ordenar todos os documen-

tos sequencialmente, de acordo com o cdigo de classificao, em maos identificados
(papel formato A4, papel almao) ou em outras formas que forem julgadas adequadas.
No utilizar capa de processo nova para esta finalidade.

ATENO!
Classificar os documentos de arquivo das atividades-meio
ou fim da UnB nos cdigos mais especficos.

20 Universidade de Braslia
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Cdigos da atividade-meio e exemplos de documentos que devem ser classi-

ficados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:

CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS

024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, Processo de lanamento na folha de
PROVENTOS E REMUNERAES pagamento
033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA Processo de compra de materiais
POR IMPORTAO)
041.41 REFORMA. RECUPERAO. Projetos de reforma predial
RESTAURAO
057 TOMADA DE CONTAS. Processo de prestao de contas anual
PRESTAO DE CONTAS (inclusive
parecer de aprovao das contas)
063.2 PROTOCOLO: RECEPO, Cadernos de protocolo, recibos de
TRAMITAO E EXPEDIO DE UnBDoc
DOCUMENTOS

Tabela 2: Exemplos de cdigos da atividade-meio e respectivos documentos classificados.

Fonte: Elaborao do ACE.

Cdigos da atividade-fim e exemplos de documentos que devem ser classifi-

cados nos respectivos cdigos, a fim de facilitar a atividade de classificao:

CDIGOS EXEMPLOS DE DOCUMENTOS

125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE
CURSO. TRABALHO FINAL
DE CURSO
125.61 MONITORIAS
134.334 DISSERTAO E TESE
332 AVALIAO. RESULTADOS
Monografias, trabalhos de concluso de
curso (TCC)
Estudos, propostas, programas e projetos,
editais e resultados do processo de
seleo
Dissertaes e teses
Relatrios de atividades de projetos
de extenso

Tabela 3: Exemplos de cdigos da atividade-fim e respectivos documentos classificados.

Fonte: Elaborao do ACE.

Manual de Gesto de Documentos 21

IR PARA SUMRIO

22 Universidade de Braslia
 IR PARA SUMRIO

3. Utilizao e conservao de documentos

A utilizao de documentos refere-se ao fluxo dos documentos, necessrio ao

cumprimento de sua funo administrativa, e guarda aps cessar seu trmite.
A conservao define-se como um conjunto de procedimentos e medidas desti-
nadas a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes de deteriorao
(CAMARGO; BELLOTTO, 1996, p. 18).

3.1 Acesso informao

O acesso informao arquivstica na UnB garantido pela gesto de documentos,

cujo objetivo principal o acesso aos documentos, em tempo hbil, por todas as
unidades. Como anteriormente citado, de acordo com o art. 1 da Lei n 8.159/1991,
dever do Poder Pblico a gesto de documentos e a proteo especial a documentos
de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvi-
mento cientfico e como elemento de prova e informao. Esta garantia de acesso
informao, dada pela gesto de documentos, compreende o direito de acesso
informao como uma ao de cidadania e um dever do Estado, somente possvel
por meio do uso de diversos recursos informacionais, sendo um deles o tratamento do
documento de arquivo, produzido e recebido no mbito das atividades institucionais.

Sob essa perspectiva, ainda que caiba ao ACE da UnB prover o acesso aos
documentos arquivsticos da instituio e a difuso destes, o acesso s infor-
maes, disciplinado neste manual, no se aplica s hipteses de sigilo previstas
na legislao, como os sigilos fiscal, bancrio, de operaes e servios no mercado
de capitais, comercial, profissional, industrial e o segredo de justia. No se aplica,
tampouco, s informaes referentes a projetos de pesquisa e a desenvolvimento
cientfico ou tecnolgico, cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e
do Estado, na forma do 1 do art. 7 da Lei n 12.527/2011, regulamentado pelo art.
6 do Decreto n 7.724/2012.

Para garantir o acesso aos documentos que esto sob custdia do ACE da UnB,
foi disponibilizado, no stio eletrnico www.arquivocentral.unb.br, no menu Acesso
aos Documentos, um formulrio para detalhamento das solicitaes. Alm dessa

Manual de Gesto de Documentos 23

 IR PARA SUMRIO
ferramenta, o usurio poder fazer a solicitao, pessoalmente, no prprio ACE,
de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h, no endereo: Pavilho Multiuso (PMUL)
1, Bloco B, 1 andar, Campus Universitrio Darcy Ribeiro, Asa Norte, Braslia - DF.
A reproduo de documentos permitida, de acordo com as normas internas de
preservao e segurana do acervo. Conforme demanda e solicitao prvia,
podero ser realizadas visitas guiadas, especializadas ou para o pblico em geral,
com o objetivo de conhecer o acervo.
3.2 Microfilmagem de documentos arquivsticos
A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em for-
mato altamente reduzido (DIBRATE, 2005). Portanto, o processo pelo qual os
documentos so captados por meio de uma lente fotogrfica, produzindo imagens
latentes em uma pelcula de filme denominada microfilme.
A microfilmagem deve ser realizada em conformidade com a gesto de documen-
tos, visando manter e preservar documentos confiveis, autnticos, acessveis,
compreensveis, com a finalidade de apoiar a realizao das funes e as ativi-
dades da instituio. necessrio analisar e selecionar os conjuntos documen-
tais que devem ser microfilmados. Para isso, convm refletir sobre as seguintes
questes: por que realizar a mudana de suporte? Quais documentos devem ser
microfilmados? Qual tipo de microfilmagem deve ser usado?
A microfilmagem a forma de mudana de suporte mais bem aceita porque pos-
sui validade legal, permite economia de espao de guarda de documentos e tem
durabilidade de at 500 anos, desde que respeitadas integralmente as normas de
conservao.
A Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n 1.799, de 30
de janeiro de 1999, normatiza a microfilmagem de documentos oficiais e confere
autenticidade ao processo de microfilmagem, assegurando que documentos
microfilmados possuam valor legal equivalente ao dos originais.
Existem dois tipos de microfilmagem: a de preservao e a de substituio. A
microfilmagem de preservao visa evitar o uso e o manuseio constantes dos
documentos originais. Serve como cpia de segurana, ou seja, os originais no
podem ser eliminados. A microfilmagem de substituio aplicada a documentos
24 Universidade de Braslia
de guarda intermediria, cujo destino final a eliminao. Nesse caso, os documen-
tos originais podero ser eliminados e somente os microfilmes sero preservados,
conforme os prazos previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das
atividades-meio e fim, sob autorizao da instituio arquivstica pblica competen-
te na esfera de atuao, conforme previsto no art. 9 da Lei n 8.159/1991.
Na UnB, o setor responsvel pela execuo das atividades de microfilmagem o
Servio de Microfilmagem, conforme o Ato da Reitoria n 587, de 22 de maio de
2015, atualmente vinculado Coordenao de Gesto de Documentos (COGED)
do ACE. A essa Coordenao compete definir critrios para realizar a microfil-
magem de documentos, desenvolver os procedimentos tcnicos para preservar
e recuperar as informaes e atender e orientar os usurios na consulta. O setor
realiza as atividades de preparao, indexao e microfilmagem de documentos,
processamento, duplicao e controle de qualidade dos microfilmes.
Atualmente, o ACE tem realizado a microfilmagem de substituio devido falta de
espao no Arquivo Intermedirio. Os documentos microfilmados, conforme as
Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e fim, so de
guarda longa (maior que 30 anos) e passveis de eliminao. Exemplos: dossis
de alunos devem ser guardados por 100 anos no Arquivo Intermedirio e, aps
esse prazo, devem ser eliminados; folhas de frequncia de servidores devem ser
guardadas por 52 anos e, aps esse prazo, tambm eliminadas.
A consulta aos documentos microfilmados pode ser realizada por meio de preen-
chimento de formulrio prprio, disponvel no stio eletrnico ou na prpria sede do
ACE, de segunda a sexta-feira, das 8h s 18h.
3.3 Documentos eletrnicos e digitais
Quanto a documentos eletrnicos e digitais, cabe apresentar, primeiramente, a
ttulo de esclarecimento, alguns conceitos elaborados pela Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos (CTDE) do CONARQ, quais sejam: documento eletrnico,
documento digital e documento digitalizado.
Documento eletrnico a informao registrada, codificada em forma analgica ou
em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de equipamento eletrnico.
Exemplos: filme em VHS, msica em fita-cassete.

Documento digital a informao registrada, codificada em dgitos binrios, aces-
svel e interpretvel por meio de sistema computacional. Exemplos: texto em PDF,
planilha de clculo em Microsoft Excel, udio em MP3, filme em AVI.
A diferena entre o documento eletrnico e o digital que um documento eletrnico
acessvel e interpretvel por meio de um equipamento eletrnico (aparelho de
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em
forma analgica ou em dgitos binrios, ao passo que um documento digital um
documento eletrnico caracterizado pela codificao em dgitos binrios e aces-
sado somente por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital
eletrnico, mas nem todo documento eletrnico digital.
Os documentos digitais tm duas origens distintas: os que j nascem digitais e os
que so gerados a partir de digitalizao. Ambos so codificados em dgitos bin-
rios, acessveis e interpretveis por meio de um sistema computacional.
Documento digitalizado a representao digital de um documento produzido em
outro formato e que, por meio da digitalizao, foi convertido para o formato digital.
Todo documento digitalizado um documento digital, mas nem todo documento digi-
tal um documento digitalizado. Exemplos: (1) documento nato digital (born digital)
textos em Microsoft Word, fotografias produzidas por cmeras digitais, plantas
de arquitetura e urbanismo criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrnico,
planilhas eletrnicas; (2) documento digitalizado cpia digitalizada de Ato da Rei-
toria; negativos e fotografias em papel reproduzidos por meio de escneres.
Quando um documento em formato digital tratado como um documento arqui-
vstico, ou seja, elaborado ou recebido no decorrer das atividades de uma institui-
o, ele considerado um documento arquivstico digital.
Abaixo, segue detalhamento das formas de mudana de suporte utilizadas na
UnB: a digitalizao e a microfilmagem.
3.4 Digitalizao de documentos arquivsticos
Conforme a Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, digitalizao a converso da
imagem fiel de um documento em cdigo digital. O processo de digitalizao deve
manter a integridade, a autenticidade e, se necessrio, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado digital ICP-Brasil.
IR PARA SUMRIO
A simples adoo do processo de digitalizao no permite a eliminao do documento
em suporte papel, porque, conforme a Lei n 12.682/2012, os registros pblicos
originais, ainda que digitalizados, devero ser preservados de acordo com o disposto
na legislao pertinente, ou seja, mesmo aps a digitalizao do documento, h
de se respeitar o prazo de guarda estabelecido pelas Tabelas de Temporalidade
e Destinao de Documentos das atividades-meio e fim aplicadas UnB (ver Anexo
H - Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pbli-
ca: Atividades-Meio, aprovado pela Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001, do
Conarq, e Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-
-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior, aprovado pela Portaria n 92, de 23
de setembro de 2011, do Ministrio da Justia/Arquivo Nacional, adaptados UnB).
Alm da lei referente digitalizao de documentos, temos, ainda, a Resoluo do
Conarq n 31, de 28 de abril de 2010, que dispe acerca da adoo das Recomen-
daes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanentes. Estes so
conjuntos de documentos preservados em carter definitivo, ou seja, em funo
de seus valores informativo, histrico e probatrio. A referida resoluo explicita
as razes para se digitalizar os documentos arquivsticos (Resoluo do Conarq n
31/2010, item 6, p. 6), quais sejam:
contribuir para o amplo acesso e a disseminao dos documentos arquivsticos
por meio da Tecnologia de Informao e Comunicao (TIC);
permitir o intercmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pes-
quisa por meio de redes informatizadas;
promover a difuso e a reproduo dos acervos arquivsticos no digitais, em
formatos e apresentaes diferenciados do formato original;
incrementar a preservao e a segurana dos documentos arquivsticos origi-
nais que esto em outros suportes no digitais, por se restringir seu manuseio.
3.4.1 Vantagens e desvantagens da digitalizao
A digitalizao tem como uma de suas principais vantagens o acesso rpido e
simples informao, o que pode facilitar e agilizar a tomada de deciso, desde
que, ao se adotar esse processo, tenha-se pensado em eficientes critrios de
recuperao da informao.
Manual de Gesto de Documentos 25
 IR PARA SUMRIO
A preservao do original outra vantagem desse processo, j que diminui o
manuseio do original, dando-se preferncia cpia digitalizada. O compartilha-
mento das informaes, ou o acesso simultneo, tambm outro ganho obtido
com a digitalizao.
Entre as desvantagens do processo de digitalizao, encontra-se o alto custo dessa
tecnologia, que envolve no s a implantao do projeto de digitalizao, mas tam-
bm a garantia de aquisio, atualizao e manuteno de software e hardware,
bem como o acesso, ao longo do tempo, aos representantes digitais.
Outro problema da digitalizao a falta de presuno de autenticidade, o que
no permite, por exemplo, a eliminao dos originais j digitalizados, como j
dito anteriormente.
3.4.2 Situaes em que a digitalizao no recomendada
Seguem, abaixo, as situaes em que no se recomenda a digitalizao:
documentos que no estejam organizados (classificados e avaliados);
documentos que j tenham cumprido os prazos nas fases corrente ou interme-
diria e cuja destinao final seja a eliminao;
impossibilidade de se garantir o acesso ao documento ao longo do tempo;
inexistncia de ambiente digital para a guarda e a segurana dos documentos.
O ACE presta consultoria aos demais setores da Universidade quanto ao planeja-
mento e execuo do processo de digitalizao de documentos arquivsticos, para
que esse ocorra de forma adequada, eficiente e conforme a legislao vigente.
3.5 Consultoria arquivstica
A consultoria arquivstica, prestada pela Coordenao de Gesto de Documentos
(COGED) do ACE, consiste em orientar as unidades administrativas e acadmicas
quanto organizao de seus documentos de arquivo de acordo com a legisla-
o vigente e a metodologia arquivstica , e em promover o treinamento dos usu-
rios das unidades envolvidos diretamente com a produo, o uso, a destinao e
o arquivamento de documentos.
26 Universidade de Braslia
Por meio da consultoria arquivstica, pretende-se alcanar, na UnB, em curto e em
mdio prazo, os seguintes resultados:
padronizao e interao sistmica das atividades de arquivo;
racionalizao e modernizao dos servios arquivsticos;
agilidade e segurana no acesso e na recuperao dos documentos de arquivo;
reduo nos custos de armazenagem da documentao de arquivo;
preservao do patrimnio arquivstico;
contribuio para a eficcia e a agilidade no processo de tomada de deciso
embasada em documentos de arquivo;
uso adequado dos instrumentos de gesto de documentos (planos de classifi-
cao e tabelas de temporalidade de documentos);
eliminao de documentos de arquivo de acordo com a legislao vigente.
O atendimento s demandas das unidades realizado conforme o planejamento
de atividades e os critrios tcnicos e administrativos do ACE.
3.5.1 Como solicitar a consultoria arquivstica
As solicitaes podem ser feitas por memorando, que deve ser enviado ao ACE.
Outras informaes podero ser obtidas no prprio local Arquivo Central, Pavilho
Multiuso I ou pelos telefones 3107-5865/5801, de segunda a sexta-feira, das 8h s
12h e das 14h s 18h.
3.6 Conservao
As recomendaes bsicas de conservao de documentos tm o objetivo de re-
duzir o impacto da degradao nos documentos, causada por agentes externos ou
internos, de forma a assegurar a integridade fsica dos suportes, das informaes
e do acesso documentao. A adoo de medidas preventivas deve ser realizada
desde a produo do documento, a fim de se evitar danos ao longo de seu uso.
Assim, importante que sejam observadas as seguintes recomendaes.
Manter o ambiente limpo
Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor
e umidade, e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos.

Deve-se evitar longa exposio dos documentos luz solar ou artificial.
Acondicionar adequadamente os documentos
No utilizar barbantes ou elsticos que cortem e danifiquem os documentos
ou as embalagens onde esses esto acondicionados. Substitu-los por cadar-
o de algodo.
Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plsticas. Fixado-
res de metal enferrujam facilmente e danificam o documento.
Usar embalagens de tamanho maior que o documento para no dobr-lo ou
amass-lo.
No acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa.
Manusear com cuidado os documentos
Evitar o uso de grampeador, porque, alm das perfuraes produzidas, os
grampos de metal enferrujam-se rapidamente.
Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar, prefe-
rencialmente, clipes plsticos ou proteger os documentos com um pequeno
pedao de papel na rea de contato.
Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente,
dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da
folha com a marca do furador.
No usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, porque a cola
desse tipo de fita logo perde a aderncia, resultando em uma mancha escura
de difcil remoo.
Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta, caixa ou estante, para
no rasg-lo ou danificar capas e lombadas.
Ao consultar o documento, no apoiar nele as mos e os cotovelos. Manuse-lo
sempre sobre uma mesa.
No dobrar os documentos, porque a rea onde feita a dobra torna-se frgil
e pode rasgar-se.
IR PARA SUMRIO
3.6.1 Conservao de fotografias
Para conservar fotografias essencial que sejam observadas as recomendaes
a seguir.
Armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnticos e pticos em
condies climticas especiais, de baixa temperatura e baixa umidade relativa,
obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem dimensionados, sobretudo
para a manuteno da estabilidade dessas condies, a saber: fotografias em
preto e branco (T 12 C 1 C e UR 35% 5%); fotografias em cor (T 5 C 1 C
e UR 35% 5%); filmes e registros magnticos (T 18 C 1 C e UR 40% 5%).
Armazenar separadamente negativos, fotografias em papel, filmes em bases
de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invlucros individuais.
Devem ser confeccionadas em papel neutro as embalagens para fotografias (em
papel e negativos), filme, meios magnticos e pticos. Plsticos inertes podem
ser utilizados, tomando-se os devidos cuidados para se evitar problemas com
a umidade.
Acondicionar as fotografias em mobilirio de metal com revestimento base
de esmalte e tratado por fosfatao, para se evitar ferrugem.
No colocar os dedos sobre a imagem fotogrfica ou flmica. A gordura natural
existente nas mos resulta em impresses digitais de cor marrom, imposs-
veis de serem removidas aps alguns anos.
Usar, preferencialmente, luvas de algodo para o manuseio de fotografias
e filmes.
No fazer anotaes a caneta na fotografia. Utilizar lpis macio e escrever no
verso da foto.
No utilizar nenhum tipo de cola ou fita adesiva em contato com a fotografia,
filme e meios magnticos e pticos.
Para fixar fotografias, recomenda-se usar cantoneiras.
No utilizar clipes ou grampos de metal. Esses materiais enferrujam-se rapida-
mente e danificam a imagem fotogrfica ou flmica.
Manual de Gesto de Documentos 27
 IR PARA SUMRIO

3.6.2 Conservao de suportes digitais

Os documentos digitais podem ser gerados por meio de trs formas: (1) sistemas
informatizados de dados contidos em sistemas de gerenciadores de bancos de
dados (SGDB), (2) digitalizao e (3) uso de software ou sistema especfico. Em
todas essas formas, a visualizao dos documentos e das informaes contidas
neles depende diretamente do uso de software e de computadores que nem sem-
pre esto presentes em todos os lugares ou nem sempre apresentam tecnologia
compatvel (SANTOS, 2007, p. 26-27).

Assim, cabe ressaltar a importncia e a necessidade de uma poltica de preserva-

o de documentos arquivsticos que contemple os documentos convencionais e
digitais, pois a preservao digital perpassa um conjunto de medidas que podem
incluir desde migraes ou transferncias peridicas dos suportes de armazena-
mentos at a converso para outros formatos digitais, bem como emulao ou
atualizao do ambiente tecnolgico, hardware e software.

Para que os documentos arquivsticos digitais utilizados no mbito das funes e

atividades se mantenham com a forma e o contedo estveis, independentemente
do conjunto de metodologias e estratgias utilizadas para a preservao, alguns
cuidados de conservao devem ser adotados j na fase de produo, como a uti-
lizao de softwares livres (open source) e a elaborao de planilhas e documentos
que utilizem PDF/A, ISO 19005-1:2005 para imagens e formato ODT (open source)
para textos.

Essas estratgias e metodologias relacionam-se s caractersticas do documento

arquivstico digital e abrangem trs aspectos: fsico (suporte/registro fsico), lgico
(software e formato digital) e conceitual (estrutura/contedo exibido) (CTDE, 2015).3 1

3 Disponvel em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.ht-

m?sid=10. Acesso em: 12 ago. 2015.

28 Universidade de Braslia
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4. Destinao de documentos

Envolve as atividades de anlise, seleo e definio de prazos de guarda dos

documentos, bem como sua destinao final, ou seja, implica decidir quais
documentos sero eliminados e quais sero preservados permanentemente.

4.1 Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo (TTDD)

A tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo a represen-

tao grfica do plano de classificao de documentos das atividades-meio ou
fim, em que constam os prazos estabelecidos para a guarda de documentos nos
arquivos corrente, intermedirio e permanente e a respectiva destinao dos do-
cumentos eliminao ou guarda permanente.

A tabela de temporalidade de documentos, intitulada Tabela de Temporalidade e

Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao
Pblica: Tabela Bsica, complementa o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo para a Administrao Pblica: Atividades-Meio.

A Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relativos s

Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior IFES complementa
o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo relativos s Atividades-Fim
das IFES.

O objetivo das tabelas de temporalidade e destinao o de ter o controle siste-

mtico de quais documentos sero transferidos (passagem dos documentos do
arquivo corrente para o arquivo intermedirio), recolhidos (passagem dos docu-
mentos dos arquivos corrente ou intermedirio para o arquivo permanente) ou eli-
minados, porque os prazos administrativos ou legais j prescreveram e os docu-
mentos no possuem valor secundrio.

Manual de Gesto de Documentos 29

 IR PARA SUMRIO

A seguir, apresenta-se uma figura da TTDD, referente tanto s atividades-meio 4.2 Explicao sobre os campos da tabela
quanto s atividades-fim, com a explicao de cada campo que a compe.
Cdigo: a representao numrica correspondente ao assunto.

Assunto: so apresentados os assuntos dos documentos em relao s funes

PRAZOS DE GUARDA
ASSUNTO FASE FASE INTER- DESTINAO FINAL OBSERVAES

e s atividades da UnB. Para melhor compreenso, o detalhamento do campo

CORRENTE MEDIRIA

000 ADMINISTRAO GERAL

ASSUNTO est previsto no Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo

001 MODERNIZAO E REFORMA Guarda
Enquanto
ADMINISTRATIVA 5 anos

das Atividades-Meio e Fim.

vigora permanente
PROJETOS, ESTUDOS E NORMAS

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE

5 anos 9 anos Guarda permanente

Prazos de guarda: so definidos os prazos de guarda dos documentos tanto no

TRABALHO
So passveis de eliminao os relatrios cujas
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente

arquivo corrente quanto no arquivo intermedirio. Os prazos podem estar expres-

informaes encontram-se recapituladas em outros.
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto
10 anos Guarda permanente

sos em anos ou por meio de uma ao, como: at aprovao das contas; at a
CONVNIOS vigora
010 ORGANIZAO E

quitao da dvida; at a homologao da aposentadoria; ou enquanto vigora. No

FUNCIONAMENTO Enquanto
5 anos Guarda permanente
vigora
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES, PROCEDI-

caso da UnB, o prazo de guarda no arquivo corrente deve ser cumprido nas unida-
MENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE CARTER GERAL
Enquanto
010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES Eliminao

des de produo documental, administrativas e acadmicas, e o prazo de guarda

vigora
Os originais dos atos publicados integraro os
arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,

no arquivo intermedirio e no arquivo permanente deve ser cumprido no ACE.

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTA- Enquanto
5 anos Guarda permanente governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser
TUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS vigora
definida quando da elaborao de tabela
especfica para suas atividades-fim.

Figura 12: Tabela de temporalidade e destinao da atividade-meio.

Destinao final: apresenta a destinao estabelecida para os documentos,
010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES 2 anos Eliminao

Fonte: Conselho Nacional de Arquivos (Brasil). Resoluo n 14, de 24 de outubro de 2001.

011 COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS

que pode ser eliminao (quando os documentos apresentam somente o valor

4 anos 5 anos Eliminao
DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS 4 anos 5 anos Guarda permanente

primrio e j cumpriram a sua funo, processo realizado exclusivamente pelo

012 COMUNICAO SOCIAL

ACE, com autorizao da CPAD), ou guarda permanente (quando os documen-

012.1 RELAES COM A IMPRENSA 1 ano Eliminao
Enquanto
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Eliminao

tos so considerados de valor secundrio).

vigora

Observaes: so apresentadas informaes e justificativas complementa-

53

res a respeito de eliminao ou guarda, alterao de suporte e/ou embasa-

mento legal.

4.3 Eliminao

A eliminao de documentos consiste na destruio mecnica e autorizada de

documentos que j cumpriram seus prazos de guarda, determinados pelas tabelas
de temporalidade das atividades-meio e das atividades-fim. Esses documentos,
antes de serem eliminados, so submetidos a avaliao, por meio da qual se
verifica seu valor informativo, probatrio e/ou histrico. Nesses casos, a elimina-
o tem como objetivo inibir o acmulo de documentos desnecessrios e reduzir
Figura 13: Tabela de temporalidade e destinao da atividade-fim. os gastos com espao, materiais, mveis e pessoal especializado decorrentes do
Fonte: Arquivo Nacional (Brasil). Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011. armazenamento desses documentos.

30 Universidade de Braslia

Os procedimentos para a eliminao de documentos, na UnB, acontecem anual-
mente e de acordo com as seguintes etapas.
1 etapa Os documentos que j cumpriram os prazos determinados pelas tabe-
las de temporalidade de documentos, e que se encontram arquivados no ACE, so
includos na Listagem de Eliminao de Documentos (ver Anexo B Modelo de
Listagem de Eliminao de Documentos).
2 etapa A Listagem encaminhada Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos (CPAD) da UnB, para aprovao e assinatura.
3 etapa Quando h aprovao da Listagem, essa encaminhada ao Reitor da
UnB, para aprovao e assinatura.
4 etapa Posteriormente, a Listagem enviada ao Arquivo Nacional, para apro-
vao e assinatura.
5 etapa Aps aprovao da Listagem por parte do Arquivo Nacional, essa
publicada no Dirio Oficial da Unio (DOU) por intermdio do Edital de Cincia de
Eliminao de Documentos. Qualquer interessado pode se manifestar, at 45 dias
aps a publicao, sobre os documentos a serem eliminados. Os interessados, no
prazo citado, podem requerer, s suas expensas, o desentranhamento de documen-
tos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenham respectiva
qualificao e demonstrem legitimidade para o pedido, dirigido CPAD.
6 etapa - Quando no h manifestao no prazo determinado, os documentos
so eliminados, com a superviso de um servidor do ACE, por procedimento me-
cnico de desfragmentao. Os papis resultantes desse processo so reciclados.
7 etapa - emitido o Termo de Eliminao de Documentos.
Ressalte-se que todos esses procedimentos esto previstos na Resoluo do Conarq
n 40, de 9 de dezembro de 2014, que revogou a Resoluo do Conarq n 7, de 20 de
maio de 1997, que dispunha acerca desse tema.
IR PARA SUMRIO
4.4 Transferncia
A transferncia a passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermedirio, onde aguardam a sua destinao final. No mbito da UnB, a ativida-
de de transferncia de documentos feita das diversas unidades administrativas e
acadmicas para o ACE, o qual, entre outras atribuies, tem o dever de armazenar
e preservar os documentos transferidos, garantindo sua integridade e segurana, e
de fornecer acesso a esses documentos, quando solicitados pelas unidades da UnB
que realizaram a transferncia. A transferncia de documentos deve ser realizada
quando o conjunto de documentos tiver concludo as suas funes e atividades na
fase corrente, conforme o prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinao
de Documentos de Arquivo aplicada UnB.
Os documentos a serem transferidos para o ACE devem estar adequadamente
organizados (classificados e ordenados) e acondicionados em caixas-arquivo de
papelo, identificadas com espelho-padro, que fornecido pelo ACE (ver Anexo
C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos). No
sero aceitos documentos transferidos fora dos padres estabelecidos pelo ACE,
que poder negar o recebimento da documentao unidade, para que esta rea-
lize as necessrias adequaes.
A Listagem de Transferncia o documento que deve ser encaminhado ao ACE
junto com a documentao a ser transferida e que, depois de conferido e assinado,
comprovar o recebimento da documentao por esse rgo. Essa listagem deve ser
elaborada de acordo com o modelo disponibilizado pelo ACE (ver Anexo D Modelo
de Listagem de Transferncia de Documentos), em duas vias, sendo uma para o ACE
e outra para a unidade que enviou a documentao.
Para transferir documentos ao ACE, as unidades devero entrar em contato com esse
rgo, que agendar o recebimento da documentao e, se necessrio, designar um
de seus servidores para orientar a unidade interessada na execuo dessa atividade.
Observao: ver tpico 4.5 Solicitao de Emprstimo.
Manual de Gesto de Documentos 31
 IR PARA SUMRIO
4.4.1 Preenchimento da Listagem de Transferncia
Observaes
Figura 14: Listagem de transferncia de documentos das atividades-meio e fim.
Fonte: Elaborao do ACE.
So apresentadas, a seguir, as instrues para o preenchimento da listagem de
transferncia, de acordo com cada campo.
Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.
Sigla: inserir a sigla da unidade.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos. Exemplos: 1,
2, 3, 4 etc.
Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descri-
tor, conforme o Cdigo de Classificao de Documentos aplicado UnB.
Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e ou-
tras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.
32 Universidade de Braslia
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documen-
tos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, referenciar o
documento uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a
continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos.
Exemplos: 1998-2003 (contempla documentos de todos os anos do intervalo);
2001/2003 (contempla documentos dos anos 2001 e 2003).
Evitar misturar documentos com classificaes diferentes dentro de uma mesma
caixa, pois isso dificulta o procedimento de eliminao de documentos.
A ordem da caixa-arquivo deve ser contnua (1, 2, 3, 4 etc). No criar 1, 1A, 2, 2A etc.
A ordem de disposio dos documentos deve ser por cdigo, em ordem cres-
cente. Ex: 063.2, 125.32, 993, 994 etc.
A informao que estiver no espelho deve ser idntica da listagem de trans-
ferncia. Exemplo: se, na caixa n 1, existem UnBDoc do nmero 0052/2008 ao
1523/2010, esta informao deve ser idntica no espelho.
Os modelos de espelho para as caixas-arquivo so de uso obrigatrio, pois
esses padronizam as informaes dos documentos contidos nas caixas que
cada unidade produz e que, posteriormente, enviar ao ACE por meio de listagem
de transferncia e/ou recolhimento.
Aps o preenchimento da Listagem de Transferncia, em meio digital (Mi-
crosoft Word ou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada
para o ACE, pelo e-mail arquivocentral@unb.br, ainda sem a assinatura do
servidor. Este procedimento facilitar a busca e a recuperao da documen-
tao recolhida ao ACE.

4.4.2 Preenchimento do espelho da caixa-arquivo
Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/recolhimento de documentos.
Fonte: Elaborado pelo ACE.
So explicitadas, a seguir, instrues para o preenchimento do espelho da caixa-
-arquivo, de acordo com cada campo.
Unidade: unidade que transfere e/ou recolhe a documentao nome por
extenso acompanhado da respectiva sigla.
IR PARA SUMRIO
Descrio do contedo: inserir o cdigo de classificao, informando seu res-
pectivo descritor. Descrever, ordenadamente, quais documentos constam na
caixa. Dispor de outras informaes, de forma a facilitar a busca e a recupera-
o dos documentos pela equipe do ACE e o acesso para o usurio. Exemplos:
nmero de UnBDoc ou nmero de processo (em ordem crescente).
Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos docu-
mentos contidos na caixa. Caso haja documentos de um nico ano, re-
ferenciar o documento apenas uma vez. Utilizar trao (-) para indicar a
abrangncia ou a continuidade dos anos e barra (/) para indicar a descon-
tinuidade dos anos.
Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo, em algarismos arbicos.
Destinao: indicar se a documentao ser eliminada ou se ser de
guarda permanente, conforme estabelecido pela tabela de temporalidade
e destinao.
4.5 Solicitao de emprstimo
O emprstimo de documentos que estejam armazenados no Arquivo Central, na
fase intermediria, somente ser autorizado mediante solicitao da unidade
administrativa ou acadmica que efetuou a transferncia dos documentos para
guarda no ACE.
Para ter acesso aos documentos sob guarda do ACE, o procedimento o seguinte:
A unidade produtora do documento deve preencher o formulrio de emprs-
timo (ver Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo) e encaminhar o
pedido pelo e-mail arquivocentral@unb.br.
Obs.: informar detalhes sobre o documento. Exemplos: nmero de UnBDoc,
nmero de processo, ano, interessado, assunto etc.
Quando o documento estiver pronto para retirada na Secretaria do ACE, a uni-
dade solicitante receber um e-mail informativo.
Os documentos solicitados somente sero entregues para um servidor do qua-
dro da FUB, que deve ser identificado mediante apresentao de crach ou
outro meio.
Manual de Gesto de Documentos 33
 IR PARA SUMRIO

4.6 Recolhimento

Entende-se por recolhimento o conjunto de procedimentos relacionados en-

trada dos documentos de arquivo de carter permanente no ACE. Essa a ope-
rao pela qual a custdia de um conjunto de documentos passa do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente, respeitando-se a formalidade e os re-
quisitos necessrios, como classificao, avaliao e elaborao de Listagem
de Recolhimento.

A Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados e d outras providncias, define arquivos perma-
nentes como conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo
que devem ser definitivamente preservados, e complementa, em seu art. 10: os
documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

O ACE tem como finalidade custodiar, preservar, divulgar e dar acesso aos documentos
de arquivo de carter permanente oriundos das atividades-meio e das atividades-fim
da UnB. Essas atividades possibilitam difundir o acervo arquivstico da UnB prpria
comunidade universitria e aos demais cidados interessados na documentao por
seu valor probatrio, histrico e informativo.
Figura 16: Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos das Atividades-Meio e Fim.
O documento formal para o envio da documentao de carter permanente ao ACE Fonte: Elaborado pelo ACE.
da UnB a Listagem de Recolhimento (ver Figura 16: Listagem de Recolhimento de
Documentos das Atividades-Meio e Fim). Unidade: inserir o nome, por extenso, da unidade da UnB.
Sigla: inserir a sigla da unidade.
Esse instrumento deve ser utilizado, inclusive, para o recolhimento dos documen-
tos armazenados no arquivo intermedirio do ACE, que esto recebendo trata- Caixa: inserir o nmero da caixa-arquivo em algarismos arbicos. Exemplos: 1,
mento arquivstico ou aguardando prazos de guarda para serem recolhidos. 2, 3, 4.
Cdigo/Assunto: inserir o cdigo de classificao, com seu respectivo descri-
4.6.1 Preenchimento da Listagem de Recolhimento
tor, conforme os cdigos de classificao de documentos aplicados UnB.
So explicitadas, na sequncia, instrues para o preenchimento de cada campo Descrio dos documentos: indicar espcies, tipologias documentais e
da Listagem de Recolhimento. outras informaes que possam facilitar a recuperao da informao.

34 Universidade de Braslia
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Datas-limite: indicar o ano mais antigo e o ano mais recente dos documentos
contidos na caixa-arquivo. Caso haja documentos de um nico ano, referenci-lo
uma nica vez. Utilizar trao (-) para indicar a abrangncia ou a continuidade dos
anos e barra (/) para indicar a descontinuidade dos anos. Exemplos: 1998-2003
(contempla documentos de todos os anos do intervalo); 2001/2003 (contempla
documentos dos anos 2001 e 2003).

Caso haja necessidade de registro de outras informaes, estas devero ser

relacionadas no tpico da descrio sumria dos documentos, item 3. A Lis-
tagem deve estar de acordo com o contedo da caixa-arquivo. No h ne-
cessidade de se elaborar Listagem separada para diferenciar documentos
das atividades-meio e das atividades-fim. Caso seja utilizada a dimenso, em
metros, dos documentos listados, deve-se utilizar a seguinte frmula: n de
caixas x 0,14cm = X metros.

Aps o preenchimento da Listagem de Recolhimento (ver Anexo E Modelo de

Listagem de Recolhimento de Documentos), em meio digital (Microsoft Word
ou BrOffice Writer), esta verso da Listagem dever ser enviada para o ACE, pelo
e-mail arquivocentral@unb.br, ainda sem a assinatura do servidor. Este procedi-
mento facilitar ao ACE a busca e a recuperao da documentao recolhida.

Para o envio da documentao Coordenao do Arquivo Permanente (COAP) do

ACE, as Listagens de Recolhimento devero ser assinadas e conter a respectiva
matrcula funcional do servidor responsvel. Assinaturas de prestadores de servio
ou estagirios no sero aceitas.

Para posterior envio ao ACE, a documentao classificada e avaliada como de

guarda permanente deve estar acondicionada em caixas-arquivo de papelo
(fornecidas pelo Almoxarifado da FUB) e identificadas, cada uma, com o seu respec-
tivo espelho (ver Figura 15: Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia/
recolhimento de documentos).

Manual de Gesto de Documentos 35

IR PARA SUMRIO

36 Universidade de Braslia

Referncias
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio
de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
BRASIL. Decreto n 2.848, de 7 de dezembro de 1940. Cdigo Penal.
BRASIL.Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria Nor-
mativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispe sobre os procedimentos para a
utilizao dos servios de Protocolo no mbito da Administrao Pblica Federal,
para os rgos e as entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria SLTI/
MPOG n 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os rgos da Presidncia da Repblica,
Ministrios, Autarquias e Fundaes, integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG,
quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas,
para utilizao do nmero nico de processos e documentos.
BRASIL. MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO. Portaria
SLTI/MPOG n 12, de 23 de novembro de 2009. Altera a Portaria Normativa n 5, de
19 de dezembro de 2002, que dispe sobre os procedimentos gerais para utiliza-
o de protocolo, no mbito da Administrao Pblica federal, para os rgos e as
entidades integrantes do Sistema de Servios Gerais SISG.
BRASIL. Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011. Aprova o Cdigo de Classifica-
o e a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo relati-
vos s Atividades-Fim das Instituies Federais de Ensino Superior (IFES).
BRASIL.Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informaes
previsto no inciso XXXIII do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216
da Constituio Federal. Altera a Lei n 8.112, de 11 de dezembro de 1990, revoga
a Lei n 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei n 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, e d outras providncias.
IR PARA SUMRIO
BRASIL.Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei n 12.527,
de 18 de novembro de 2011, que dispe sobre o acesso informao previsto no
inciso XXXIII do caput do art. 5, no inciso II do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216
da Constituio.
BRASIL. Lei n 12.682, de9 de julho de 2012. Dispe sobre a elaborao e o arqui-
vamento de documentos em meios eletromagnticos.
CAMARGO, A. M. A., BELLOTTO, H. L. (coord.). Dicionrio de terminologia arquivs-
tica. So Paulo: AAB, 1996.
CONARQ (Brasil).Resoluo n14, de 24 de outubro de 2001. Dispe sobre o
Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao Pblica:
Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos r-
gos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e
sobre os prazos de guarda e a destinao de documentos estabelecidos na Tabela
Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s
Atividades-Meio da Administrao Pblica.
CONARQ (Brasil).Recomendaes para a produo e o armazenamento de documen-
tos de arquivo. Rio de Janeiro: O Conselho, 2005.
CONARQ (Brasil).Resoluo n 31, de 28 de abril de 2010. Dispe sobre a adoo
das Recomendaes para Digitalizao de Documentos Arquivsticos Permanente.
CONARQ (Brasil). Diretrizes para a Gesto Arquivstica do Correio Eletrnico Cor-
porativo. Rio de Janeiro: O Conselho, 2012.
CONARQ (Brasil).Princpios de acesso. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2012.
Disponvel em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/
princpios_de_acesso.pdf. Acesso em: 8 ago. 2014.
CONARQ (Brasil).Resoluo n 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispe sobre a anlise
do papel reciclado fabricado no Brasil para produo de documentos arquivsticos.
Manual de Gesto de Documentos 37
 IR PARA SUMRIO

CONARQ (Brasil).Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos CTDE. Glossrio

de documentos arquivsticos digitais. 6 verso. Rio de Janeiro, 2014. Disponvel
em: http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/
start.htm. Acesso em: jan.-jun. 2015.
COUTURE, Carol et al. Les fonctions de larchivistique contemporaine. Qubec, Canad:
Universit du Qubec, 2003.
FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Ato da Reitoria n 1.484, de 16 de dezembro
de 2011. Aprova o documento Normas para Padronizao de Documentos da Univer-
sidade de Braslia, 1 edio, 2011.
Bibliografia de apoio
FUGUERAS, Ramn Alberch. Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad
del conocimiento. Barcelona: Editorial UOC, 2003.
HERRERA, Antonia Heredia. Qu es un archivo?. Asturias: Ediciones Trea, 2007.
JARDIM, Jos Maria. O conceito e a prtica de gesto de documentos. Acervo. Rio
de Janeiro, v. 2, n. 2, jul./dez. 1987, p. 35-42.

FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Resoluo do Consuni n 0002, de 19 MORENO, Ndina Aparecida. Gesto documental ou gesto de documentos:
de fevereiro de 2014. Extingue o Centro de Documentao (CEDOC) e a Subsecre- trajetria histrica. In: BARTALO, Linete; MORENO, Ndina Aparecida (Orgs.).
taria de Comunicao Administrativa (SCA) e cria o Arquivo Central (ACE). Gesto em Arquivologia: abordagens mltiplas. Londrina: EDUEL, 2008, cap. 3,
p. 71-88.
FUNDAO UNIVERSIDADE DE BRASLIA. Resoluo do Consuni n 39, de 29 de
dezembro de 2014. Cria o Sistema de Arquivos da Universidade de Braslia (SAUnB). MUNDET, Jos Ramn Cruz. Archivstica: gestin de los documentos y administra-
cin de archivos. Madrid: Alianza Editorial, 2012.
INNARELLI, Humberto Celeste. Preservao digital e seus dez mandamentos. In:
SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato
Tarciso Barbosa de. (Orgs.). Arquivstica: temas contemporneos classificao,
preservao digital e gesto do conhecimento. Braslia: SENAC, 2007, p. 21-75.

RODRIGUES, Ana Clia. Identificao arquivstica: subsdios para a construo

terica da metodologia na perspectiva da tradio brasileira. In: MARIZ, Anna C.;
JARDIM, Jos M.; SILVA, Srgio C. A. (Orgs.). Novas dimenses da pesquisa e do
ensino da Arquivologia no Brasil. Rio de Janeiro: Mbile, AAERJ, 2012, p. 477-494.

SANTOS, Vanderlei Batista dos. A prtica arquivstica em tempos de gesto de

conhecimentos. In: SANTOS, Vanderlei Batista dos; INNARELLI, Humberto Celeste;
SOUSA, Renato Tarciso Barbosa de. (Orgs.). Arquivstica: temas contemporneos
classificao, preservao digital e gesto do conhecimento. Braslia: SENAC,
2007, p. 175-223.

38 Universidade de Braslia

Glossrio
Arquivo corrente
Conjunto de documentos em tramitao, ou no, que, pelo seu valor
primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a
quem compete a sua administrao.
Arquivo intermedirio
Conjunto de documentos que no so consultados com frequncia, mas,
devido ao valor administrativo, legal e/ou fiscal das unidades que os
produziram, aguardam a sua destinao final (eliminao ou recolhimento
para guarda permanente).
Arquivo permanente
Conjunto de documentos de valor secundrio, ou seja, histrico, probatrio
e informativo, que devem ser preservados definitivamente.
Autuao
Procedimento pelo qual um documento avulso transforma-se em processo.
Agentes externos (conservao)
So aqueles que independem da substncia de que so feitos os
documentos, tais como luz, temperatura e umidade, poluentes e poeira,
agentes biolgicos, desastres naturais ou provocados pelo homem.
Agentes internos (conservao)
So aqueles inerentes aos prprios documentos. Encontram-se nas
substncias de que so feitos e nos meios utilizados para se proceder aos
respectivos registros. Exemplos: acidez do papel, qualidade das tintas
empregadas, corroso do metal, proximidade de campo magntico.
IR PARA SUMRIO
Avaliao
Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos
de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos.
Documento
a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou o
formato.
Documento arquivstico
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade
prtica, como instrumento ou resultado da tal atividade, e retido para ao
ou referncia.
Documentos convencionais
Informaes registradas, codificadas em forma analgica ou em dgitos
binrios, acessveis e interpretveis por meio de leitura direta (ex.: papel)
ou de equipamento eletrnico (ex.: fita-cassete).
Documentos digitais
Informaes registradas, codificadas em dgitos binrios, acessveis e
interpretveis por meio de sistema computacional.
Metadados
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar,
compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.
Natureza dos documentos
Caractersticas consideradas inerentes aos documentos arquivsticos:
naturalidade, organicidade, autenticidade, imparcialidade.
Manual de Gesto de Documentos 39
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Organicidade
Relao que os documentos arquivsticos guardam entre si e que expressa
as funes e atividades da pessoa ou da organizao.

Presuno de autenticidade
uma inferncia estabelecida a partir de fatos conhecidos sobre a forma
como um documento foi produzido e mantido.

Processo
Conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ao
administrativa ou judicial, e que constitui uma unidade.

Representantes digitais
Representao em formato de arquivo digital de um documento
originalmente no digital.
Suporte: base fsica sobre a qual a informao registrada.

Tabela de temporalidade e destinao de documentos

Instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condies de guarda, tendo em vista a transferncia, o
recolhimento ou a eliminao de documentos.

Valor primrio
Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais.

Valor secundrio
Valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para
a entidade produtora e para outros usurios, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.

40 Universidade de Braslia
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Anexo A Lei n. 8.159/1991

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispe sobre a poltica nacional de arquivos

pblicos e privados e d outras providncias.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPTULO I
DISPOSIES GERAIS

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de

arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Art. 2 - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos
e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informa-
o ou a natureza dos documentos.
anexos Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas 41
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 - Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular
ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem
das pessoas.
Art. 5 - A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta Lei.
Art. 6 - Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da
violao do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.

CAPTULO II
DOS ARQUIVOS PBLICOS

Art. 7 - Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exer-

ccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal
em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 - So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies
de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de
suas atividades.
2 - A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimen-
to de sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.

Manual de Gesto de Documentos

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Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, cons- recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua
tituam objeto de consultas frequentes. guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.

2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos pro-
dutores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
3 - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informati-
vo que devem ser definitivamente preservados.
Pargrafo nico - Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar uni-
dades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos do-
cumentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser reali-
zada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.
Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOS
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos do-
cumentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes, tramitados
em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos
sob sua guarda.
Art. 21 - Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao
e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos, obser-
vado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos

CAPTULO V
por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PBLICOS
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse
(Revogado pela Lei n 12.527, de 2011)
pblico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser DISPOSIES FINAIS
alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao
Pargrafo nico - Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio. em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de
42 interesse pblico e social.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico
e social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo vinculado ao Arquivo
Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depo-
Arquivos (SINAR).
sitados a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
1 - O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vign-
integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
cia do Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
2 - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao.
CAPTULO IV
Art. 28 - Revogam-se as disposies em contrrio.
DA ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE INSTITUIES ARQUIVSTICAS PBLICAS
Braslia, 8 de janeiro de 1991; 170 da Independncia e 103 da Repblica.
Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s institui-
es arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 - So Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder FERNANDO COLLOR
Legislativo e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio Jarbas Passarinho
da Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da Aeronutica.
2 - So Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o Este texto no substitui o publicado no DOU de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991
arquivo do Poder Judicirio.
3 - So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legisla-
tivo e o arquivo do Poder Judicirio.
4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 - Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.

Universidade de Braslia
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Anexo B Modelo de Listagem de Eliminao de Documentos

- FUB

43

________________________________________________________________________________________

Manual de Gesto de Documentos

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Anexo C Modelo de espelho de caixa-arquivo para transferncia de documentos

44

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Anexo D Modelo de Listagem de Transferncia de Documentos

45

Manual de Gesto de Documentos

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Anexo E Modelo de Listagem de Recolhimento de Documentos

46

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 IR PARA SUMRIO

Anexo F Modelo de Formulrio de Emprstimo Anexo G Modelo de Formulrio de Consulta

47

Manual de Gesto de Documentos

 IR PARA SUMRIO
anexo H
CDIGOS DE CLASSIFICAO E TABELAS DE
TEMPORALIDADE E DESTINAO DE DOCUMENTOS
48
DAS ATIVIDADES-MEIO E FIM ADAPTADOS
UNIVERSIDADE DE BRASLIA
RESOLUO DO CONARQ N 14/2001
PORTARIA DO AN/MJ N 92/2011
Universidade de Braslia
Neste manual optou-se por realizar uma compilao dos cdigos de classificao
e tabelas de temporalidade de documentos das atividades-meio e fim, a fim de
facilitar a leitura e compreenso por parte de seus usurios. Dessa forma, foram
excludos os textos introdutrios e as classes que no sero usadas para classificar
documentos da UnB. O Cdigo de Classificao e Tabela de Temporalidade e
Destinao das atividades-meio compreende as classes 000 e 900. O Cdigo de
Classificao e Tabela de Temporalidade e Destinao da atividade-fim adaptado
compreende as classes 100, 200, 300, e 500.
As verses, na ntegra, dos documentos supracitados, encontram-se em anexo na
Resoluo do Conarq n 14, de 24 de outubro de 2001 e na Portaria AN/MJ n 092,
de 23 de setembro de 2011.
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CDIGOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO 270 (VAGA)

280 (VAGA)
ADAPTADOS UnB
290 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA
Principais classes e subclasses
CLASSE 000 ADMINISTRAO GERAL
CLASSE 300 EXTENSO
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO 310 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
020 PESSOAL 320 PROGRAMAS DE EXTENSO
030 MATERIAL 330 PROJETOS DE EXTENSO

040 PATRIMNIO 340 CURSOS DE EXTENSO

350 EVENTOS DE EXTENSO
050 ORAMENTO E FINANAS
360 PRESTAO DE SERVIO
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
370 DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA
070 COMUNICAES 380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO
080 (vaga) 390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

CLASSE 500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL

CLASSE 100 ENSINO SUPERIOR 510 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
110 NORMATIZAO. REGULAMENTAO 520 PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE
120 CURSOS DE GRADUAO (Inclusive na modalidade a distncia) BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS 49
130 CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (Inclusive na 530 (VAGA)
modalidade a distncia) 540 (VAGA)
140 CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (Inclusive na 550 (VAGA)
modalidade a distncia) 560 (VAGA)
150 (VAGA) 570 (VAGA)
160 (VAGA) 580 (VAGA)
170 (VAGA) 590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL
180 (VAGA)
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR

CLASSE 200 PESQUISA

210 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
220 PROGRAMAS DE PESQUISA
230 PROJETOS DE PESQUISA
240 INICIAO CIENTFICA
250 TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
260 TICA EM PESQUISA

4 5

Manual de Gesto de Documentos

 IR PARA SUMRIO

Descrio do contedo das classes, subclasses, grupos e subgrupos 012.1 RELAES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

000 ADMINISTRAO GERAL 012.12 ENTREVISTAS. NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS

001 MODERNIZAO E REFORMA ADMINISTRATIVA 012.2 DIVULGAO INTERNA

Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos
organizao e mtodos, reforma administrativa e outros procedimentos que 012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE
visem modernizao das atividades dos rgos da administrao pblica Incluem-se cartazes, folhetos, anncios, folders e outros documentos de
federal. carter promocional.

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO 019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES RGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas
e projetos de trabalho gerais. 019.01 INFORMAES SOBRE O RGO
Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informaes
assunto especfico. sobre as funes e atividades do rgo e os servios que presta.
Quanto programao oramentria, ver 051.1.
020 PESSOAL
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES
020.1 LEGISLAO
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVNIOS Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, estatutos,
Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decises de carter geral e
convnio, implementados ou no, tais como projetos, relatrios tcnicos, boletins administrativo, de pessoal e de servio.
prestaes de contas e aditamentos, que abranjam a execuo de vrias
atividades ao mesmo tempo, bem como aqueles referentes formalizao, 020.2 IDENTIFICAO FUNCIONAL (inclusive carteira, carto, crach,
execuo, acompanhamento, fiscalizao, prestao de contas ou tomada de credencial e passaporte diplomtico)

50
contas e informaes acerca de tomada de contas especial de convnios,
020.3 OBRIGAES TRABALHISTAS E ESTATUTRIAS. RELAES COM
contratos de repasse, termos de parceria, e termos de cooperao.
RGOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO PBLICA. LEI
Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convnios, classificar no
DOS 2/3. RAIS
assunto especfico.
Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convnio, 020.31 RELAES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS
sempre que tal procedimento se justificar. Quanto aos documentos cujas informaes gerem contenciosos administrativos
ou judiciais, classificar no assunto especfico.
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
decises de carter geral. 020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS
Quanto contribuio sindical do servidor, classificar em 024.141.
010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES Quanto contribuio sindical do empregador, classificar em 024.153.

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.ORGANOGRAMAS. 020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO

ESTRUTURAS
010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES
Ordenar por unidade organizacional, quando necessrio.
011 COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITS
Incluem-se documentos referentes criao de comisses, conselhos, grupos
de trabalho, juntas e/ou comits, no prprio rgo ou em rgos colegiados e 021
de deliberao coletiva, bem como aqueles relativos ao exerccio de suas
funes, tais como: atas e relatrios tcnicos.
Sugere-se abrir uma pasta para cada comisso, conselho, grupo de trabalho,
junta e/ou comit, sempre que tal procedimento se justificar.
012 COMUNICAO SOCIAL
Incluem-se documentos referentes vida funcional do servidor, bem
como os registros e/ou anotaes a ele referidos.
Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo
nome do servidor.
Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de carter geral, sempre
que tal procedimento se justificar.
RECRUTAMENTO E SELEO
021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PBLICOS: INSCRIO E
CURRICULUM VITAE
021.2 EXAMES DE SELEO
Incluem-se documentos referentes aos concursos pblicos: provas e
ttulos, constituio de bancas examinadoras, testes psicotcnicos,

6 7

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exames mdicos, editais, exemplares nicos de provas, gabaritos, 023.12 DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. RESCISO
resultados e recursos. CONTRATUAL. FALECIMENTO
Ordenar pelo tipo de exame e ttulo do concurso, em ordem alfabtica.
023.13 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. PERMUTA
022 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO
023.14 DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIO.
022.1 CURSOS (inclusive bolsas de estudo) SUBSTITUIO

022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive propostas, estudos, 023.15 REQUISIO. CESSO
editais, programas, relatrios finais, exemplares nicos de Incluem-se documentos referentes s requisies e cesses
exerccios, relao de participantes, avaliao e controle de internas e/ou externas de servidores para a realizao de servios
expedio de certificados) temporrios.

022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES 024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS

022.121 NO BRASIL 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS

022.122 NO EXTERIOR 024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAES

022.2 ESTGIOS (inclusive bolsas de estgio) 024.111 SALRIO-FAMLIA

022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO (inclusive estudos, propostas, 024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISRIO. ABONO DE
programas, relatrios finais, relao de participantes, avaliao e PERMANNCIA EM SERVIO
declarao de comprovao de estgio)
024.119 OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E
022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES REMUNERAES

022.221 NO BRASIL 024.12 GRATIFICAES (inclusive incorporaes)

022.222 NO EXTERIOR 024.121 DE FUNO 51

022.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E 024.122 JETONS

TREINAMENTO
Incluem-se documentos referentes s palestras e reunies de carter 024.123 CARGOS EM COMISSO
informativo geral promovidas pelo rgo.
024.124 NATALINA (dcimo terceiro salrio)
023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
024.129 OUTRAS GRATIFICAES
023.01 ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL
024.13 ADICIONAIS
023.02 CRIAO, CLASSIFICAO, TRANSFORMAO,
TRANSPOSIO E REMUNERAO DE CARGOS E FUNES 024.131 TEMPO DE SERVIO (anunios, binios e quinqunios)

023.03 REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS (inclusive 024.132 NOTURNO

ascenso e progresso funcional; avaliao de desempenho;
enquadramento; equiparao, reajuste e reposio salarial; 024.133 PERICULOSIDADE
promoes)
024.134 INSALUBRIDADE
023.1 MOVIMENTAO DE PESSOAL
024.135 ATIVIDADES PENOSAS
Quando se tratar de atos especficos e individuais de servidores,
classificar em 020.5. 024.136 SERVIO EXTRAORDINRIO (horas extras)
023.11 ADMISSO. APROVEITAMENTO. CONTRATAO. NOMEAO. 024.137 FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIRIO
READMISSO. READAPTAO. RECONDUO. Quanto ao afastamento para gozo de frias, ver 024.2.
REINTEGRAO. REVERSO
024.139 OUTROS ADICIONAIS

8 9

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024.14 DESCONTOS 024.4 AFASTAMENTOS

Quanto ao afastamento para misses fora da sede e viagens a servio
024.141 CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR no pas ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente.
Ordenar por:
024.142 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL para depor;
para exercer mandato eletivo;
024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE);
para servir como jurado; e
024.144 PENSES ALIMENTCIAS
suspenso de contrato de trabalho (CLT).
024.145 CONSIGNAES Ver tambm 024.3, 024.91 e 029.11.

024.149 OUTROS DESCONTOS 024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS

024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS 024.51 MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES

024.151 PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO DO 024.52 LOCOMOO

SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA DE Incluem-se documentos referentes s despesas efetuadas com a
INTEGRAO SOCIAL (PIS) utilizao de meio prprio de locomoo para a execuo de
servios externos.
024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS)
024.59 OUTROS REEMBOLSOS
024.153 CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.154 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL
(inclusive contribuies anteriores) 024.91 CONCESSES
Ordenar por: alistamento eleitoral
024.155 SALRIO MATERNIDADE casamento (gala); doao de sangue;

52
falecimento de familiares (nojo);
024.156 IMPOSTO DE RENDA horrio especial para servidor estudante; e
horrio especial para servidor portador de deficincia.
024.2 FRIAS Ver tambm 024.3, 024.4 e 029.11.
Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de frias e abono pecunirio,
ver 024.137. 024.92 AUXLIOS
Ordenar por:
024.3 LICENAS alimentao/refeio;
Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos assistncia pr-escolar/creche;
sobre todas as licenas concedidas aos servidores. fardamento/uniforme; moradia; e
Ordenar por: vale-transporte.
acidente em servio; Ver tambm 026.12.
adotante;
afastamento do cnjuge/companheiro; 025 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR
atividade poltica;
capacitao profissional; desempenho de mandato classista; doena em 025.1 DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
pessoa da famlia gestante;
paternidade; 025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES
prmio por assiduidade; Incluem-se documentos referentes acumulao ilcita de cargos,
servio militar; empregos e funes pblicas, afastamento preventivo, instaurao
tratamento de interesses particulares; e do inqurito (ato de constituio da comisso de sindicncia),
tratamento de sade (inclusive percia mdica). inqurito administrativo (instruo, defesa, relatrio e julgamento) e
Ver tambm 024.4, 024.91 e 029.11. reviso do processo disciplinar.
Quando se tratar de acumulao lcita de cargos, empregos e
funes pblicas, classificar em 020.5.

025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES

Incluem-se documentos referentes advertncia, suspenso,
demisso, cassao de aposentadoria, disponibilidade, destituio

10 11

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de cargo em comisso e destituio de funo comissionada. 029.1 HORRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de planto)
O registro das penalidades disciplinares dever ser feito na pasta
de assentamento individual do servidor 020.5. 029.11 CONTROLE DE FREQUNCIA (livros, cartes, folhas de ponto,
abono de faltas, cumprimento de horas extras)
026 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
Ver tambm 024.3, 024.4 e 024.91.
Quanto s licenas, ver 024.3.

026.01 PREVIDNCIA PRIVADA 029.2 MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

Incluem-se documentos referentes aos planos privados de Sugere-se abrir uma pasta para cada misso e/ou viagem, sempre que
concesso de peclios ou de rendas, de benefcios tal procedimento se justificar.
complementares ou assemelhados aos da previdncia social. Quanto aos relatrios tcnicos das misses e/ou viagens, classificar no
assunto especfico.
026.1 BENEFCIOS
029.21 NO PAS
026.11 SEGUROS Incluem-se documentos referentes s ajudas de custo, dirias,
passagens (inclusive devoluo), prestaes de contas e relatrios
026.12 AUXLIOS de viagem.
Ordenar por: Quanto ajuda de custo para mudana de domiclio de servidores,
acidente; doena; ver 024.51.
funeral;
natalidade; e 029.22 NO EXTERIOR (afastamento do pas)
recluso.
Ver tambm 024.92. 029.221 SEM NUS PARA A INSTITUIO

026.13 APOSENTADORIA 029.222 COM NUS PARA A INSTITUIO

Quanto ao abono ou provento provisrio, ver 024.112. Incluem-se documentos referentes autorizao de
afastamento, dirias (inclusive compra de moeda estrangeira),
026.131 CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE SERVIO lista de participantes (no caso de comitivas e delegaes),
passagens, passaportes, prestaes de contas, relatrios de 53
026.132 PENSES: PROVISRIA, TEMPORRIA E VITALCIA viagem e reservas de hotel.

026.19 OUTROS BENEFCIOS

029.3 INCENTIVOS FUNCIONAIS
026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A SERVIDORES
029.31 PRMIOS (concesso de medalhas, diplomas de honra ao mrito e
026.192 ASSISTNCIA SADE (inclusive pronturio mdico do elogios)
servidor e planos de sade)
029.4 DELEGAES DE COMPETNCIA. PROCURAO
026.193 AQUISIO DE IMVEIS
029.5 SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: AUTNOMOS E
026.194 OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO COLABORADORES (inclusive licitaes)

026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 029.6 AES TRABALHISTAS. RECLAMAES TRABALHISTAS

026.2 HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO 029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E PARALISAES

Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e
atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135, 030 MATERIAL
Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
respectivamente.
decises de carter geral.
026.21 PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSO
030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES
INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES (CIPA)
031 ESPECIFICAO. PADRONIZAO. CODIFICAO. PREVISO.
026.22 REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeies)
CATLOGO. IDENTIFICAO. CLASSIFICAO (inclusive amostras)
026.23 INSPEES PERIDICAS DE SADE
032 REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS REPROGRFICOS (inclusive
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL assinaturas autorizadas e reproduo de formulrios)

12 13

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033 AQUISIO (inclusive licitaes) 037 INVENTRIO

Quanto aos inventrios de documentao bibliogrfica, classificar em 062.5.
033.1 MATERIAL PERMANENTE
Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobilirio, 037.1 MATERIAL PERMANENTE
aparelhos, ferramentas, mquinas, instrumentos tcnicos e obras de
arte. 037.2 MATERIAL DE CONSUMO
Quanto documentao bibliogrfica, classificar em 062.
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL
033.11 COMPRA (inclusive compra por importao)
040 PATRIMNIO
033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
decises de carter geral.
033.13 EMPRSTIMO. DOAO. CESSO. PERMUTA
041 BENS IMVEIS
033.2 MATERIAL DE CONSUMO Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifcios, terrenos,
residncias e salas.
033.21 COMPRA Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imvel, sempre que tal
procedimento se justificar.
033.22 CESSO. DOAO. PERMUTA
041.01 FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS
033.23 CONFECO DE IMPRESSOS Quanto instalao, conservao e reparo de rdio, telex, telefone
Incluem-se documentos referentes impresso de formulrios, e fac-smile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente.
convites, cartazes, cartes e outros.
041.011 GUA E ESGOTO
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL (permanente e de consumo)
041.012 GS
034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatrio de
Movimentao de Bens Mveis-RMB ou RMBM) 041.013 LUZ E FORA
54 034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisio, distribuio e Relatrio 041.02 COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE ENERGIA (CICE)
de Movimentao de Almoxarifado-RMA)
041.03 CONDOMNIO
034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO
Quando se tratar de apurao de responsabilidade de servidor, 041.1 AQUISIO
classificar em 025.
041.11 COMPRA
034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL
041.12 CESSO
034.4 AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL
041.13 DOAO
034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO
041.14 PERMUTA
035 ALIENAO. BAIXA (material permanente e de consumo)
041.15 LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO
035.1 VENDA (inclusive leilo)
041.2 ALIENAO
035.2 CESSO. DOAO. PERMUTA
041.21 VENDA
036 INSTALAO E MANUTENO
Incluem-se documentos referentes aos servios de instalao, conservao, 041.22 CESSO
recuperao e consertos de equipamentos e mobilirio.
041.23 DOAO
036.1 REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS (inclusive
licitaes) 041.24 PERMUTA

036.2 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO RGO 041.3 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE POSSE. REIVINDICAO
DE DOMNIO. TOMBAMENTO

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041.4 OBRAS 049.1 GUARDA E SEGURANA

041.41 REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO 049.11 SERVIOS DE VIGILNCIA

041.42 CONSTRUO 049.12 SEGUROS (inclusive de veculos)

041.5 SERVIOS DE MANUTENO (inclusive licitaes) 049.13 PREVENO DE INCNDIO

Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal,
041.51 MANUTENO DE ELEVADORES instalao e manuteno de extintores, inspees peridicas,
constituio de brigadas de incndio, planos, projetos e relatrios.
041.52 MANUTENO DE AR CONDICIONADO
049.14 SINISTRO
041.53 MANUTENO DE SUBESTAES E GERADORES Incluem-se arrombamento, desaparecimento, extravio, incndio e
roubo.
041.54 LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO (inclusive para jardins)
049.15 CONTROLE DE PORTARIA
041.59 OUTROS SERVIOS DE MANUTENO Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e sada
de pessoas, materiais e veculos; permisso para entrada e
042 VECULOS
permanncia fora do horrio de expediente; controle de entrega e
Sugere-se abrir uma pasta para cada veculo.
devoluo de chaves; e registro de ocorrncias.
042.1 AQUISIO (inclusive licitaes) Quanto ao controle de uso de veculos, ver 042.91.

042.11 COMPRA (inclusive compra por importao) 049.2 MUDANAS

042.12 ALUGUEL 049.21 PARA OUTROS IMVEIS

042.13 CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA 049.22 DENTRO DO MESMO IMVEL

55
042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO 049.3 USO DE DEPENDNCIAS
Incluem-se documentos referentes utilizao de auditrio e demais
042.3 ALIENAO (inclusive licitaes) dependncias do imvel, pelo rgo ou por terceiros.

042.31 VENDA (inclusive leilo) 050 ORAMENTO E FINANAS

Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
042.32 CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA decises de carter geral.

042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. REPARO 050.1 AUDITORIA

042.5 ACIDENTES. INFRAES. MULTAS 051 ORAMENTO

042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS 051.1 PROGRAMAO ORAMENTRIA

042.91 CONTROLE DE USO DE VECULOS 051.11 PREVISO ORAMENTRIA

042.911 REQUISIO 051.12 PROPOSTA ORAMENTRIA

042.912 AUTORIZAO PARA USO FORA DO HORRIO DE 051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD)
EXPEDIENTE Incluem-se documentos referentes s metas e destinao de
recursos e receitas por fontes.
042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM
051.14 CRDITOS ADICIONAIS
043 BENS SEMOVENTES Incluem-se documentos referentes aos crditos suplementar,
Esta classificao poder ser ampliada de acordo com a necessidade. especial e extraordinrio.

044 INVENTRIO (inclusive Relatrio de Movimentao de Bens Imveis BI) 051.2 EXECUO ORAMENTRIA

049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO

16 17

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051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS (DISTRIBUIO 060.1 PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO OFICIAL

ORAMENTRIA)
Incluem-se documentos referentes s transferncias, proviso, 060.2 PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE
destaques, estornos e subvenes. PESSOAL E DE SERVIO

051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DVIDA) 060.3 PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS PERIDICOS

051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO 061 PRODUO EDITORIAL (inclusive edio ou coedio de publicaes em
geral produzidas pelo rgo em qualquer suporte)
052 FINANAS
061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL
052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO Incluem-se documentos referentes composio, copidesque e reviso
de textos.
052.2 EXECUO FINANCEIRA
Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de capital. 061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes doao, permuta e venda.
052.21 RECEITA Quanto permuta de documentao bibliogrfica, ver 062.13.
Incluem-se documentos referentes aos crditos do Tesouro
Nacional (cota, repasse e sub-repasse), taxas cobradas por 062 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (livros, peridicos, folhetos e
servios, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. audiovisuais)

052.22 DESPESA 062.01 NORMAS E MANUAIS

Incluem-se documentos referentes s despesas correntes e de Incluem-se estudos e textos referentes elaborao de
capital, bem como adiantamentos, subvenes, suprimento de metodologias e procedimentos tcnicos adotados para o tratamento
fundos e restos a pagar. da documentao bibliogrfica.

053 FUNDOS ESPECIAIS 062.1 AQUISIO (no Brasil e no exterior)

56
054 ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS 062.11 COMPRA (inclusive assinaturas de peridicos)
Incluem-se documentos referentes aos subsdios, incentivos fiscais e
investimentos. 062.12 DOAO

055 OPERAES BANCRIAS 062.13 PERMUTA

Quanto permuta da produo editorial do rgo, ver 061.2.
055.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA
062.2 REGISTRO
055.1 CONTA NICA (inclusive assinaturas autorizadas e extratos de contas) Incluem-se documentos referentes incorporao de livros e peridicos
ao acervo.
055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive assinaturas autorizadas e
extratos de contas) 062.3 CATALOGAO. CLASSIFICAO. INDEXAO

056 BALANOS. BALANCETES 062.4 REFERNCIA E CIRCULAO

Incluem-se documentos referentes s consultas, pesquisas
057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAO DE CONTAS (inclusive parecer de bibliogrficas, bibliografias, emprstimos e intercmbio entre bibliotecas.
aprovao das contas). TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.
Incluem-se documentos referentes a avaliao da gesto dos responsveis 062.5 INVENTRIO
por unidades jurisdicionadas da administrao pblica federal direta e indireta.
Quanto prestao de contas de despesas relativas a gastos com dirias e 063 DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E
passagens, fornecimento e manuteno de servios, classificar no assunto SISTEMA DE ARQUIVOS
especfico.
063.01 NORMAS E MANUAIS
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS Incluem-se estudos e orientaes referentes elaborao de
documentos, metodologias e procedimentos tcnicos.
059.1 TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)
063.1 PRODUO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. DIAGNSTICO. FLUXO
060 DOCUMENTAO E INFORMAO

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063.2 PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E EXPEDIO DE 070 COMUNICAES

DOCUMENTOS Incluem-se normas, regulamentaes, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou
decises de carter geral.
063.3 ASSISTNCIA TCNICA
071 SERVIO POSTAL
063.4 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO (inclusive cdigos de classificao
de documentos) 071.1 SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA

063.5 POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 071.11 NACIONAL

063.51 CONSULTAS. EMPRSTIMOS 071.12 INTERNACIONAL

063.6 DESTINAO DE DOCUMENTOS 071.2 SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE

CORRESPONDNCIA AGRUPADA MALOTE
063.61 ANLISE. AVALIAO. SELEO (inclusive tabelas de
temporalidade) 071.3 MALA OFICIAL

063.62 ELIMINAO (inclusive termos, listagens e editais de cincia de 071.9 OUTROS SERVIOS POSTAIS
eliminao)
072 SERVIO DE RDIO
063.63 TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de
transferncia; guias, relaes e termos de recolhimento; e listagens 072.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO
descritivas do acervo)
073 SERVIO DE TELEX
064 DOCUMENTAO MUSEOLGICA
Esta classificao poder ser subdividida quando houver necessidade. 073.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO

065 REPRODUO DE DOCUMENTOS 074 SERVIO TELEFNICO (inclusive autorizao para ligaes interurbanas).

57
Incluem-se documentos referentes reproduo, em qualquer suporte, de FAC-SMILE (fax)
material arquivstico, bibliogrfico e museolgico.
Quanto requisio de cpias eletrostticas, ver 032. 074.1 INSTALAO. TRANSFERNCIA. MANUTENO.REPARO

066 CONSERVAO DE DOCUMENTOS 074.2 LISTAS TELEFNICAS INTERNAS

066.1 DESINFESTAO. HIGIENIZAO 074.3 CONTAS TELEFNICAS

066.2 ARMAZENAMENTO. DEPSITOS 075 SERVIO DE TRANSMISSO DE DADOS, VOZ E IMAGEM

066.3 RESTAURAO (inclusive encadernao) 079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAES

067 INFORMTICA 090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL

067.1 PLANOS E PROJETOS 091 AES JUDICIAIS

067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licena e registro de uso e 100 ENSINO SUPERIOR
compra)
110 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
067.21 MANUAIS TCNICOS Incluem-se documentos referentes concepo, organizao funcionamento
do ensino superior.
067.22 MANUAIS DO USURIO
120 CURSOS DE GRADUAO (inclusive na modalidade a distncia)
067.3 ASSISTNCIA TCNICA
121 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO GRADUAO

121.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS

Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e

20 21

Manual de Gesto de Documentos

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aprendizagem dos cursos contendo a definio das caractersticas gerais 125 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAO
do projeto, os fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de
organizao e as formas de implementao e avaliao. 125.1 INGRESSO

121.2 CRIAO DE CURSO S. CONVERSO DE CURSOS 125.11 PROCESSO DE SELEO (VESTIBULAR)

Nas subdivises desse descritor classificam-se documentos
121.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE referentes a cada etapa do processo de seleo.
RECONHECIMENTO
125.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES
121.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS Incluem-se estudos, propostas, programas, editais,
exemplares nicos das provas (cadernos de provas),
122 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR gabaritos (cartes-resposta e cartes do avaliador), critrios
de correo das provas e guia do vestibulando.
122.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (grade matriz curricular)

122.2 REFORMULAO CURRICULAR 125.112 INSCRIES

Incluem-se documentos referentes s alteraes, mudanas, ajustes e Incluem-se fichas de inscrio, questionrio socioeconmico,
adaptaes efetuadas nos currculos. Para as instituies em que a solicitao de iseno de pagamento de taxa de inscrio,
reformulao curricular estiver includa no projeto pedaggico dos declarao para o sistema de cotas, resultado do Exame
cursos, classificar no cdigo 121.1. Nacional do Ensino Mdio (ENEM), confirmao ou correo
de dados cadastrais, boletim informativo e estatstica da
122.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS: relao candidato/vaga.
Incluem-se contedos programticos, ementas das disciplinas e carga
horria. 125.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS
Incluem-se laudo dactiloscpico, identificao digital,
122.31 OFERTA DE DISCIPLINAS frequncia do candidato, cronograma de atividades, relao
Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas de candidatos ausentes, inscries extraviadas, controle de
(obrigatrias, isoladas, optativas e eletivas, inclusive estgios
58
parentes de aplicadores de provas, termo de abertura de
curriculares, obrigatrios e supervisionados) e documentos envelope, termo de compromisso, ata de sala, ata de
referentes alocao ou distribuio de encargos didticos, coordenao, dados cadastrais dos candidatos para o
atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e Departamento de Polcia Federal (DPF) e relatrio de
horrios de aula. fraudadores.
122.32 ATIVIDADES COMPLEMENTARES
Incluem-se documentos referentes ao planejamento das atividades 125.114 CORREO DE PROVAS
internas e a definio das atividades externas, que complementam Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos,
os cursos de graduao e que sejam autorizadas pela instituio de folhas de resposta e avaliao de habilidades especficas.
ensino. Incluem-se documentos referentes argumentao do
candidato contra os instrumentos de avaliao, aos relatrios
123 PLANEJAMENTO DE ATIVIDADE ACADMICA de estatstica e s respostas aos recursos.

123.1 CALENDRIO ACADMICO 125.115 RECURSOS

Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do
calendrio acadmico, bem como dos perodos letivos complementares,
intermedirios e dos cursos de frias e de vero.
123.2 AGENDA ACADMICA. GUIA DO CALOURO. GUIA DO ESTUDANTE.
MANUAL DO ESTUDANTE
124 COLAO DE GRAU. FORMATURA
Incluem-se documentos referentes organizao da formatura e da
solenidade de imposio ou colao de grau, lista de formandos e exemplar
do convite, bem como o requerimento para colao de grau.
124.1 TERMO OU ATA DE COLAO DE GRAU
Incluem-se documentos referentes argumentao do
candidato contra os instrumentos de avaliao, aos relatrios
de estatstica e s respostas aos recursos.
125.116 RESULTADOS
Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do
processo de seleo como listagens de apurao, listas de
classificados e reclassificados.
125.12 REINGRESSO. ADMISSO DE GRADUADO. PORTADOR DE
DIPLOMA. OBTENO DE NOVO TTULO
Incluem-se editais, inscries, documentos referentes ao processo
de seleo (provas e anlise de currculos) e resultados.

22 23

Universidade de Braslia
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125.13 TRANFERNCIA 125.242 TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL

Incluem-se documentos referentes solicitao de
125.131 TRANSFERNCIA VOLUNTRIA OU FACULTATIVA trancamento total de matrcula do curso, bem como a sua
Incluem-se documentos referentes ao processo de seleo renovao.
para ingresso extravestibular como definio de vagas,
publicao de editais, controle e aplicao de provas, 125.25 DESLIGAMENTO
correo, recursos e resultados.
125.251 ABANDONO DE CURSO
125.132 TRANSFERNCIA EX OFICCIO
Incluem-se documentos referentes transferncia 125.252 JUBILAO
compulsria ou obrigatria em razo de legislao especfica.
125.253 RECUSA DE MATRCULA
125.14 REOPO DE CURSO. MUDANA DE CURSO. 125.26 PRORROGAO DE PRAZO PARA CONCLUSO DE CURSO
TRANSFERNCIA INTERNA
Incluem-se documentos referentes aos processos de reopo de 125.3 AVALIAO ACADMICA
curso, mudana de curso e transferncia interna como definio de
vagas, publicao de editais, controle e aplicao de provas, 125.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS
correo, recursos e resultados. Incluem-se provas, exames e trabalhos (inclusive verificaes
suplementares), realizados pelos alunos durante o perodo letivo,
125.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO bem como os documentos referentes reviso, retificao das
Ordenar por: notas e segunda chamada.
aluno convnio rede pblica;
aluno especial; 125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE
aluno visitante; CURSO
continuidade de estudos; mandado judicial; matrcula de cortesia Incluem-se monografias, artigos cientficos e relatrios, entre outros
readmisso; trabalhos elaborados na finalizao dos cursos.

59
refugiados polticos reintegrao; e
revinculao. 125.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIODE ORIENTADOR E
COORIENTADOR
125.2 REGISTROS ACADMICOS
125.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E ATUAO
125.21 MATRCULA. REGISTROS Incluem-se portarias de indicao das bancas examinadoras e
Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento as atas resultantes de sua atuao.
inicial do aluno para estabelecer sua vinculao instituio e ao
seu respectivo curso. 125.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA ENTREGA E
APRESENTAO
125.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA SEMESTRAL EM
DISCIPLINA 125.33 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO MINISTRADO,
Incluem-se documentos referentes ao ordenamento, encomenda e RENDIMENTO E FREQUNCIA
correo de matrcula, troca ou mudana de turma e turno, Incluem-se dirios de classe, listas de frequncia ou presena,
matrcula sem disciplina, solicitaes especiais de matrcula e relao de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apurao
rematrcula, reabertura, reconduo e cancelamento de matrcula de frequncia e notas.
em disciplinas, transferncia de polo.
125.34 DISTINO ACADMICA E MRITO
125.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS. Incluem-se documentos referentes indicao, solicitao e
APROVEITAMENTO DE ESTUDOS concesso de prmios e de lurea ao aluno destaque.
125.24 TRANCAMENTO 125.4 DOCUMENTAO ACADMICA
125.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL 125.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO CURRICULAR
Incluem-se documentos referentes solicitao de
trancamento de matrcula em uma ou mais disciplinas, bem 125.42 EMISSO DE DIPLOMA
como a sua renovao.

24 25

Manual de Gesto de Documentos

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125.421 EXPEDIO 125.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS. PROGRAMAS DE

Incluem-se documentos referentes solicitao de expedio
do diploma.
125.422 REGISTRO
Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de
registro do diploma que poder ser feito em livros, folhas
avulsas ou por meio de impresso eletrnica.
125.423 APOSTILA
Incluem-se documentos referentes ao apostilamento ao
diploma de outra(s) habilitao(es) que poder ser feito em
livros, folhas avulsas ou por meio de impresso eletrnica.
INICIAO DOCNCIA
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
solicitaes de bolsas individuais de monitorias, nas instituies de apoio
e fomento ao ensino e pesquisa, aos estgios no obrigatrios e aos
Programas de iniciao docncia. Para as solicitaes de bolsas
institucionais referentes Pesquisa, classificar nas subdivises dos
cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso, classificar nas
subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios referentes
assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe 500.
125.61 MONITORIAS
Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como
editais e resultados do processo de seleo.

125.424 RECONHECIMENTO E REVALIDAO 125.611 PROCESSO DE SELEO

Incluem-se documentos referentes solicitao de Incluem-se documentos referentes divulgao, inscrio,
reconhecimento e revalidao de diplomas expedidos por provas, entrevistas, listas de incluso e excluso.
instituies de ensino superior no exterior.
125.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE MONITOR E
125.425 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE ORIENTADOR
Incluem-se documentos referentes solicitao de verificao
de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polcia 125.613 AVALIAO
Federal (DPF), conselhos profissionais e outros rgos Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como controle de
pblicos. expedio de certificados.

60
125.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIS DOS 125.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS
ALUNOS) Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento,
Incluem-se documentos pessoais (cpias da identidade; do CPF; da acompanhamento e avaliao dos alunos nos estgios no
certido de nascimento ou casamento; do certificado de quitao obrigatrios como ficha de avaliao de desempenho, relatrios,
com o servio militar; do ttulo de eleitor; do comprovante de termos de compromisso e de desligamento ou resciso.
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito e de
125.63 PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA
sade fsica e mental; do comprovante de residncia; e do
passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno) e Incluem-se estudos e propostas referentes aos programas de
iniciao, incentivo ou estmulo docncia, bem como editais e
documentao acadmica (boletim semestral; certificado de
resultados do processo de seleo.
concluso do ensino mdio; confirmao de colao de grau;
convnio cultural; declarao de vaga e desistncia de vaga ou 125.631 PROCESSO DE SELEO
curso; cpia do diploma de graduao, quando da admisso de
Incluem-se documentos referentes divulgao, inscrio,
graduado; guia de transferncia; histrico escolar; nada consta da provas, entrevistas e resultados do processo de seleo.
biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos;
integralizao curricular ou lauda e registro das notas).
As Instituies Federais de Ensino Superior (IFES) devero 125.632 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE BOLSISTA E
observar que se encontram relacionados documentos pessoais e ORIENTADOR
acadmicos que podero integrar ou no os assentamentos
individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada 125.633 AVALIAO
instituio adotar na formao dos dossis dos alunos. Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como o controle de
expedio de declaraes.
125.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR
125.64 FREQUNCIA DE MONITORES, ESTAGIRIOS E BOLSISTAS
125.51 ALUNA GESTANTE
125.7 MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL.
125.52 ALUNO PORTADOR DE AFECES, INFECES E INTERCMBIO
TRAUMATISMOS

26 27

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125.71 NACIONAL 132.31 OFERTA DE DISCIPLINAS

Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas
programas de mobilidade acadmica ou estudantil e de convnios obrigatrias, optativas e eletivas, inclusive Estgio Docncia para
de intercmbio entre instituies de ensino superior em mbito alunos bolsistas da Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal
nacional. de Nvel Superior (CAPES) e Conselho Nacional de
Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e documentos
125.72 INTERNACIONAL referentes alocao ou distribuio de encargos didticos,
Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de disciplinas e
programas de mobilidade acadmica ou estudantil e de convnios horrios de aula.
de intercmbio entre instituies de ensino superior em mbito
internacional. 133 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA
Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do calendrio
125.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTNCIA acadmico.
OU REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO)
134 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO
130 CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA STRICTO SENSU
MODALIDADE A DISTNCIA)
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes aos 134.1 INGRESSO
cursos de mestrado acadmico, mestrado profissionalizante, doutorado e ps-
doutorado. 134.11 PROCESSO DE SELEO
Nas subdivises desse descritor classificam-se documentos
131 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE referentes a cada etapa do processo de seleo.
PS-GRADUAO STRICTO SENSU
134.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES
131.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS Incluem-se estudos, propostas, programas, editais,
Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e exemplares nicos das provas, composio de bancas e
aprendizagem dos cursos contendo a definio das caractersticas gerais critrios de correo das provas.

61
do projeto, as reas de concentrao e as linhas de pesquisa, os
fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o tipo de organizao e 134.112 INSCRIES
as formas de implementao e avaliao. Incluem-se fichas de inscrio e os documentos exigidos no
edital para sua homologao.
131.2 CRIAO DE CURSOS. CRIAO DE PROGRAMAS

131.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. RENOVAO DE 134.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS

RECONHECIMENTO Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de
realizao das provas como controle de aplicao, frequncia
131.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE CURSOS do candidato, relao de candidatos ausentes, inscries
extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de
131.4 CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAO compromisso e ata de sala.
Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e
coorientadores, internos e externos.
134.114 CORREO DE PROVAS
132 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e
folhas de resposta.
132.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR)
134.115 RECURSOS
132.2 REFORMULAO CURRICULAR (INCLUSIVE CRIAO DE NOVAS Incluem-se documentos referentes argumentao do
REAS DE CONCENTRAO) candidato contra os instrumentos de avaliao e s respostas
Incluem-se documentos referentes s alteraes, mudanas, ajustes e aos recursos.
adaptaes efetuadas nos currculos. Para as instituies em que a
reformulao curricular estiver includa no projeto pedaggico dos
134.116 RESULTADOS
cursos, classificar no cdigo 131.1.
Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do
132.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS processo de seleo como listagens de apurao, listas de
Incluem-se contedos programticos, ementas das disciplinas e carga classificados e reclassificados.
horria.

28 29

Manual de Gesto de Documentos

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134.12 TRANSFERNCIA 134.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE ORIENTADOR E

Incluem-se documentos referentes s transferncias voluntrias ou COORIENTADOR
facultativas e ex officio.
134.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E ATUAO
134.13 MUDANA DE NVEL Incluem-se portarias de indicao das bancas examinadoras e
as atas resultantes de sua atuao.
134.19 Outras formas de ingresso
Ordenar por:
134.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA O EXAME DE
aluno especial reintegrao QUALIFICAO
134.2 REGISTROS ACADMICOS 134.324 PROJETO DE QUALIFICAO
Incluem-se projetos e outros trabalhos exigidos ou
134.21 MATRCULA. REGISTRO
Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento apresentados para o exame de qualificao no curso de ps-
graduao stricto sensu.
inicial do aluno para estabelecer sua vinculao instituio e ao
seu respectivo curso.
134.33 DEFESA DE DISSERTAO E TESE
134.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA SEMESTRAL EM
DISCIPLINAS 134.331 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE ORIENTADOR E
Incluem-se documentos referentes correo de matrcula, COORIENTADOR
solicitaes especiais de matrcula, reabertura, reconduo e
cancelamento de matrcula em disciplinas e transferncia de polo. 134.332 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E ATUAO
Incluem-se portarias de indicao das bancas examinadoras e
134.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS. as atas resultantes de sua atuao.
APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
134.333 PRORROGAO DE PRAZO PARA A DEFESA
134.24 TRANCAMENTO

62
134.334 DISSERTAO E TESE
134.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL
Incluem-se documentos referentes solicitao de 134.34 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO MINISTRADO,
trancamento de matrcula em uma ou mais disciplinas, bem RENDIMENTO E FREQUNCIA
como a sua renovao. Incluem-se dirios de classe, listas de frequncia ou presena,
relao de conceitos e notas, resumo semestral, mapa de apurao
134.242 TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL de frequncia e notas.
Incluem-se documentos referentes solicitao de
trancamento total de matrcula do curso, bem como a sua 134.4 DOCUMENTAO ACADMICA
renovao.
134.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO CURRICULAR
134.25 DESLIGAMENTO 134.42 EMISSO DE DIPLOMA
134.251 ABANDONO DE CURSO 134.421 EXPEDIO
Incluem-se documentos referentes solicitao de expedio
134.252 JUBILAO do diploma.
134.253 RECUSA DE MATRCULA
134.422 REGISTRO
134.3 AVALIAO ACADMICA Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de
registro do diploma que poder ser feito em livros, folhas
134.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS avulsas ou por meio de impresso eletrnica.
Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos
durante o perodo letivo, bem como os documentos referentes 134.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAO
reviso, retificao das notas e segunda chamada. Incluem-se documentos referentes solicitao de
reconhecimento e revalidao de diplomas expedidos por
134.32 EXAME DE QUALIFICAO
instituies de ensino superior no exterior.

30 31

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134.424 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE 134.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE MONITOR E

Incluem-se documentos referentes solicitao de verificao ORIENTADOR
de autenticidade de diploma pelo Departamento de Polcia
Federal (DPF) ou por outros rgos pblicos. 134.613 AVALIAO
Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como controle de
expedio de certificados.
134.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIS DOS
ALUNOS)
Incluem-se documentos pessoais (cpias da identidade; do CPF; da 134.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS
certido de nascimento ou casamento; do certificado de quitao Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento,
com o servio militar; do ttulo de eleitor; do comprovante de acompanhamento e avaliao dos alunos nos estgios no
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito e de obrigatrios como ficha de avaliao de desempenho, relatrios,
sade fsica e mental; do comprovante de residncia; e do termos de compromisso e de desligamento ou resciso.
passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno e
curriculum vitae) e documentao acadmica (atas do exame de 134.63 FREQUNCIA DE MONITORES E ESTAGIRIOS
qualificao e do exame de defesa de dissertao ou tese; cartas
134.7 MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL.
de confirmao de matrcula, de referncia e de aceite do
INTERCMBIO
orientador; declarao do vnculo empregatcio; cpia do diploma
de graduao; registro profissional; folha de rosto da dissertao ou 134.71 NACIONAL
tese; formulrio de inscrio no curso; histrico da graduao; Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos
licena para afastamento temporrio; pedido do exame de programas de mobilidade acadmica ou estudantil e de convnios
qualificao; plano de estudo ou matrcula semestral nas disciplinas de intercmbio entre instituies de ensino superior em mbito
a cursar com o aval do orientador; projeto de pesquisa; relatrios nacional.
semestrais; solicitao de defesa de dissertao ou tese;
trancamento de matrcula, de curso e de disciplina; nada consta da 134.72 INTERNACIONAL
biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos e Incluem-se documentos referentes aos beneficiados pelos
registro das notas). programas de mobilidade acadmica ou estudantil e de convnios

63
As Instituies Federais de Ensino Superior (IFES) devero de intercmbio entre instituies de ensino superior em mbito
observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e internacional.
acadmicos que podero integrar ou no os assentamentos
individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada 134.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTNCIA
instituio adotar na formao dos dossis dos alunos. OU REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO)
134.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR 140 CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (INCLUSIVE NA
Incluem-se documentos referentes aluna gestante e ao aluno portador MODALIDADE A DISTNCIA)
de afeces, infeces e traumatismos. Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes aos
cursos de especializao, de residncia mdica e dos designados como
134.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS Master of Business Administration (MBA).
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
solicitaes de bolsas individuais de monitorias, nas instituies de apoio 141 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE
e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estgios no obrigatrios. Para as PS-GRADUAO LATO SENSU
solicitaes de bolsas institucionais referentes Pesquisa, classificar nas
subdivises dos cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso, 141.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS
classificar nas subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios Incluem-se documentos referentes concepo do ensino e
referentes assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe aprendizagem dos cursos, contendo a definio das caractersticas
500. gerais do projeto, os fundamentos terico-metodolgicos, os objetivos, o
tipo de organizao e as formas de implementao e avaliao.
134.61 MONITORIAS
Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como 141.2 CRIAO DE CURSOS
editais e resultados do processo de seleo.
141.3 CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAO
134.611 PROCESSO DE SELEO Incluem-se documentos referentes ao credenciamento de orientadores e
Incluem-se documentos referentes divulgao, inscrio, coorientadores, internos e externos.
provas, entrevistas, listas de incluso e excluso.
142 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR

32 33

Manual de Gesto de Documentos

 IR PARA SUMRIO

142.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU MATRIZ CURRICULAR) 144.115 RECURSOS

Incluem-se documentos referentes argumentao do
142.2 REFORMULAO CURRICULAR candidato contra os instrumentos de avaliao e s respostas
Incluem-se documentos referentes s alteraes, mudanas, ajustes e aos recursos.
adaptaes efetuadas nos currculos. Para as instituies em que a
reformulao curricular estiver includa no projeto pedaggico dos
144.116 RESULTADOS
cursos, classificar no cdigo 141.1.
Incluem-se documentos referentes aos resultados finais do
142.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS processo de seleo como listagens de apurao, listas de
Incluem-se contedos programticos, ementas das disciplinas e carga classificados e reclassificados.
horria.
144.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO
142.31 OFERTA DE DISCIPLINAS Ordenar por: aluno especial reintegrao
Incluem-se quadros ou mapas de ofertas de disciplinas e
documentos referentes alocao ou distribuio de encargos 144.2 REGISTROS ACADMICOS
didticos, atribuio de disciplinas a docentes, cancelamento de
disciplinas e horrios de aula. 144.21 MATRCULA. REGISTRO
Incluem-se documentos referentes ao processo de cadastramento
143 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA inicial do aluno para estabelecer sua vinculao instituio e ao
Incluem-se documentos referentes determinao ou fixao do calendrio seu respectivo curso.
acadmico.
144.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA EM DISCIPLINAS
144 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO Incluem-se documentos referentes correo de matrcula,
LATO SENSU solicitaes especiais de matrcula, reabertura, reconduo e
cancelamento de matrcula em disciplinas e transferncia de polo.
144.1 INGRESSO
144.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE DISCIPLINAS.
144.11 PROCESSO DE SELEO APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
64 Nas subdivises desse descritor classificam-se documentos
referentes a cada etapa do processo de seleo. 144.24 TRANCAMENTO

144.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES 144.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL

Incluem-se estudos, propostas, programas, editais, Incluem-se documentos referentes solicitao de
exemplares nicos das provas, composio de bancas e trancamento de matrcula em uma ou mais disciplinas, bem
critrios de correo das provas. como a sua renovao.

144.112 INSCRIES 144.242 TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL

Incluem-se fichas de inscrio e os documentos exigidos no Incluem-se documentos referentes solicitao de
edital para sua homologao. trancamento total de matrcula do curso, bem como a sua
renovao.
144.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS
Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de 144.25 DESLIGAMENTO
realizao das provas como controle de aplicao, frequncia
do candidato, relao de candidatos ausentes, inscries 144.251 ABANDONO DE CURSO
extraviadas, termo de abertura de envelope, termo de
compromisso e ata de sala. 144.252 JUBILAO

144.253 RECUSA DE MATRCULA

144.114 CORREO DE PROVAS
Incluem-se cadernos de prova utilizados pelos candidatos e 144.3 AVALIAO ACADMICA
folhas de resposta.
144.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS
Incluem-se provas, exames e trabalhos, realizados pelos alunos
durante o perodo letivo, bem como os documentos referentes
reviso, retificao das notas e segunda chamada.

34 35

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144.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. TRABALHO FINAL DE passaporte, se for estrangeiro; alm de fotografia do aluno e do
CURSO curriculum vitae) e documentao acadmica (diploma da
Incluem-se monografias, artigos cientficos e relatrios, entre outros graduao; histrico escolar e registro profissional; nada consta da
trabalhos elaborados na finalizao dos cursos. biblioteca; procuraes; solicitaes de atestados; requerimentos e
registro das notas).
144.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE ORIENTADOR E As Instituies Federais de Ensino Superior (IFES) devero
COORIENTADOR observar que se encontram relacionados os documentos pessoais e
acadmicos que podero integrar ou no os assentamentos
144.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E ATUAO individuais, dependendo dos procedimentos internos que cada
Incluem-se portarias de indicao das bancas examinadoras e instituio adotar na formao dos dossis dos alunos.
as atas resultantes de sua atuao.
144.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR
144.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA ENTREGA E Incluem-se documentos referentes aluna gestante e ao aluno portador
APRESENTAO de afeces, infeces e traumatismos.

144.33 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO MINISTRADO, 144.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS

RENDIMENTO E FREQUNCIA Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
Incluem-se dirios de classe, listas de frequncia ou presena, solicitaes de bolsas individuais de monitorias, nas instituies de apoio
relao de conceitos e notas, mapa de apurao de frequncia e e fomento ao ensino e pesquisa, e aos estgios no obrigatrios. Para as
notas. solicitaes de bolsas institucionais referentes Pesquisa, classificar nas
subdivises dos cdigos 220, 230 ou 240; para as referentes Extenso,
144.4 DOCUMENTAO ACADMICA classificar nas subdivises dos cdigos 320, 330 ou 380; para os auxlios
referentes assistncia estudantil, classificar nas subdivises da Classe
144.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO CURRICULAR 500.

144.42 EMISSO DE CERTIFICADO 144.61 MONITORIAS

Incluem-se estudos, propostas, programas e projetos, bem como

65
144.421 EXPEDIO editais e resultados do processo de seleo.
Incluem-se documentos referentes solicitao de expedio
do certificado. 144.611 PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes divulgao, inscrio,
144.422 REGISTRO provas, entrevistas, listas de incluso e excluso.
Incluem-se documentos referentes aos procedimentos de
registro do certificado que poder ser feito em livros, folhas 144.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE MONITOR E
avulsas ou por meio de impresso eletrnica. ORIENTADOR

144.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAO 144.613 AVALIAO

Incluem-se documentos referentes solicitao de Incluem-se relatrios parciais e finais, bem como controle de
reconhecimento e revalidao de certificados expedidos por expedio de certificados.
instituies de ensino superior no exterior.
144.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS
144.424 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE Incluem-se documentos referentes ao encaminhamento,
Incluem-se documentos referentes solicitao de verificao acompanhamento e avaliao dos alunos nos estgios no
de autenticidade do certificado pelo Departamento de Polcia obrigatrios como ficha de avaliao de desempenho, relatrios,
Federal (DPF) ou por outros rgos pblicos. termos de compromisso e de desligamento ou resciso.

144.63 FREQUNCIA DE MONITORES E ESTAGIRIOS

144.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS ALUNOS (DOSSIS DOS
ALUNOS)
Incluem-se documentos pessoais (cpias da identidade; do CPF; da
certido de nascimento ou casamento; do certificado de quitao
com o servio militar; do ttulo de eleitor; do comprovante de
quitao eleitoral; dos atestados de idoneidade moral, de bito, de
sade fsica e mental; do comprovante de residncia; e do
144.7 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: PENALIDADES (ADVERTNCIA
OU REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO)
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR
A classificao de documentos nesta subclasse s dever ocorrer aps
apreciao e aprovao pelo Arquivo Nacional.

36 37

Manual de Gesto de Documentos

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200 PESQUISA 243 FREQUNCIA DE BOLSISTAS

Incluem-se atestados de frequncia, controle da expedio de certificados ou
210 NORMATIZAO. REGULAMENTAO declaraes de participao dos bolsistas nos programas de iniciao
Incluem-se documentos referentes concepo, organizao e cientfica.
desenvolvimento das aes de pesquisa.
244 AVALIAO DE BOLSISTAS
220 PROGRAMAS DE PESQUISA Incluem-se documentos referentes produo cientfica do bolsista.
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes aos
programas de pesquisa institucionais. Para as solicitaes de bolsa de ensino 250 TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes
125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente. gesto do conhecimento cientfico produzido na instituio como apoio
solicitao de pedidos de patentes, disseminao da cultura de propriedade
221 PROPOSIO intelectual, s atividades de transferncia e de inovao tecnolgica e s
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, aos atividades de empreendedorismo.
pareceres das instncias competentes, ao registro e aprovao do programa
de pesquisa. 251 REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes
222 AVALIAO. RESULTADOS solicitao, registro, depsito, proteo e divulgao da propriedade
Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo intelectual produzida na instituio.
do programa.
251.1 APOIO REDAO DE PATENTES
230 PROJETOS DE PESQUISA Incluem-se documentos referentes realizao de cursos, consultorias e
Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes aos orientaes em geral, para elaborao de patentes de inveno, marcas,
projetos de pesquisa institucionais, bem como os propostos por pesquisadores desenhos industriais, softwares, indicaes geogrficas e cultivares.
colaboradores e apoiados pela instituio. Para as solicitaes de bolsa de
ensino de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no 251.2 APRESENTAO E ACOMPANHAMENTO
cdigo 125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente. Incluem-se documentos referentes pesquisa prvia, preenchimento de

66
formulrios prprios e apresentao de documentao comprobatria e
231 PROPOSIO descritiva do produto, acompanhamento do depsito de pedido de
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, ao registro e registro at a emisso da carta-patente ou registro do produto.
aprovao do projeto de pesquisa.
252 TRANSFERNCIA DE TECNOLOGIA
232 AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo 252.1 INFORMAES TCNICAS
do projeto. Incluem-se documentos referentes s solicitaes de informaes, sobre
produtos e servios disponveis, relativas ao processo de transferncia
240 INICIAO CIENTFICA de tecnologia.
Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes aos
programas de bolsas de iniciao cientfica, com o apoio do Conselho 252.2 CELEBRAO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS
Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e de Incluem-se documentos referentes efetivao do contrato de
instituies de pesquisa estaduais, bem como parcerias com outros rgos de transferncia de tecnologia, licenciamento, aquisio de conhecimento,
fomento. Para as solicitaes de bolsa de ensino de graduao, ps- franquia com a instituio, averbao junto ao Instituto Nacional da
graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo 125.63 e nas Propriedade Industrial (INPI).
subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
252.3 PARCERIAS PARA EXPLORAO E DESENVOLVIMENTO DE
241 PROCESSO DE SELEO INOVAO TECNOLGICA
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto pelo orientador, os Incluem-se documentos referentes formao de alianas e parcerias
planos de orientao, metodologia de acompanhamento e de avaliao, bem institucionais com instituies pblicas ou privadas, para a realizao de
como o julgamento e comunicao do resultado. atividades conjuntas de pesquisa cientfica e tecnolgica, na criao ou
desenvolvimento de processo ou produto inovador como apoio
242 CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS elaborao de projetos e a celebrao de convnios.
Incluem-se os termos de compromisso do orientador e do bolsista, bem como
os documentos referentes ao cancelamento, suspenso, substituio e 253 DIVULGAO DE INFORMAO TECNOLGICA
reativao de bolsistas.
253.1 INFORMAO TECNOLGICA INSTITUCIONAL
Incluem-se documentos referentes aos depsitos, registros de patentes

38 39

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nacionais e internacionais, pedidos de marcas, tecnologias licenciadas,
tecnologias disponveis para indstria, informaes sobre pesquisas,
desenvolvimento e lanamento de novos produtos ou processos da
instituio.
253.2 AVALIAO DA TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
Incluem-se diagnsticos, estudos e relatrios de avaliao
desenvolvimento das atividades.
254 PROGRAMAS DE INCUBADORA DE EMPRESAS
realizada, roteiro para verificao dos documentos e informaes
necessrias anlise do projeto, parecer de liberao e relatrio de
concluso dos experimentos realizados.
262 PESQUISA EM ANIMAIS
e 262.1 COMISSO DE TICA
Incluem-se documentos referentes criao e atuao da comisso
como normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
deliberaes, notas tcnicas, pareceres e relatrios.

254.1 PROSPECO DE PROJETOS 262.2 REGISTRO DA PESQUISA

Incluem-se documentos referentes identificao, orientao, assessoria
capacitada e apoio na busca de recursos financeiros de projetos
tecnolgicos inovadores com potencial de mercado.
254.2 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA
254.21 PROCESSO DE SELEO
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto como
editais, cronogramas, entrevistas, pr-projetos, projetos detalhados
e planos de negcios.
254.22 ADMISSO
Incluem-se documentos referentes admisso da empresa ao
programa de incubadora como manual de operao, regimento,
plano de negcios, documentao do empreendedor, da empresa e
Incluem-se documentos referentes solicitao de registro da pesquisa
como projeto e protocolo, equipe e oramento do projeto, detalhamento
dos procedimentos experimentais, laboratoriais e de manuteno e
destino final do animal, parecer de liberao e relatrio de concluso dos
experimentos realizados, assim como os documentos referentes
utilizao de animais em aulas prticas.
263 BIOSSEGURANA
263.1 COMISSO INTERNA DE BIOSSEGURANA
Incluem-se documentos referentes criao e atuao da comisso
como normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
deliberaes, notas tcnicas, pareceres e relatrios.
263.2 REGISTRO DA PESQUISA

o contrato.
254.23 CAPACITAO DE EMPREENDEDORES
Incluem-se documentos referentes ao apoio tcnico no
desenvolvimento do programa de incubadora como cursos, 290
workshops, seminrios em gesto, identificao de oportunidades
de financiamento, integrao comunidade universitria,
consultorias, assessorias e confeco de prottipos.
300
254.24 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de informaes, 310
requeridas pelo programa de incubadora, para viabilizar o
acompanhamento da evoluo da empresa e orientar os servios a
serem oferecidos aos participantes do programa.
320
260 TICA EM PESQUISA
261 PESQUISA EM SERES HUMANOS
261.1 COMIT DE TICA
Incluem-se documentos referentes criao e atuao do comit como
normas, regulamentos, convocaes, pautas, atas, certificados,
deliberaes, notas tcnicas, pareceres e relatrios. 321
261.2 REGISTRO DA PESQUISA
Incluem-se documentos referentes solicitao de registro da pesquisa
como projeto e protocolo, oramento detalhado do projeto, curriculum
vitae do(s) pesquisador(es), Termo de Consentimento Livre e
Esclarecido (TCLE), concordncia da instituio onde a pesquisa ser
67
Incluem-se documentos referentes solicitao de registro da pesquisa
como projeto, curriculum vitae do(s) pesquisador(es), parecer de
liberao e relatrio de concluso dos experimentos realizados.
OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA
A classificao de documentos nesta subclasse s dever ocorrer aps
apreciao e aprovao pelo Arquivo Nacional.
EXTENSO
NORMATIZAO. REGULAMENTAO
Incluem-se documentos referentes concepo, organizao e
desenvolvimento das aes de extenso.
PROGRAMAS DE EXTENSO
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes ao
conjunto articulado de aes de extenso, pesquisa e ensino, tendo carter
orgnico-institucional, clareza de diretrizes e orientao para um objetivo
comum e execuo a mdio e longo prazo. Para as solicitaes de bolsas de
ensino de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no
cdigo 125.63, nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente.
PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, aos
pareceres das instncias competentes, ao registro e aprovao do programa
de extenso.

40 41

Manual de Gesto de Documentos

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322 AVALIAO. RESULTADOS cronograma, oramentos, pareceres de aprovao e autorizao dos rgos
Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo competentes, registro do evento de extenso, regulamentos dos eventos,
do programa. carga horria e nmero de vagas.

330 PROJETOS DE EXTENSO 352 DIVULGAO

Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes os Incluem-se documentos de carter promocional como folders, cartazes,
projetos de extenso, com ao processual e contnua de carter educativo, jornais, folhetos e anncios.
social, cultural cientfico ou tecnolgico, com objetivo especfico e prazo
determinado. Para as solicitaes de bolsa de ensino de graduao, ps- 353 INSCRIO
graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no cdigo 125.63 e nas
subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente. 354 FREQUNCIA
Incluem-se documentos referentes frequncia de participante, bem como o
331 PROPOSIO termo de responsabilidade dos alunos menores de idade e ficha de
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos, treinamento dos atletas, quando for o caso.
justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, oramentos,
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes e registro do 355 EMISSO DE CERTIFICADO
projeto de extenso. Incluem-se documentos referentes expedio, registro e controle da entrega
do certificado.
332 AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo 356 AVALIAO. RESULTADOS
do projeto. Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo
do evento.
340 CURSOS DE EXTENSO
360 PRESTAO DE SERVIO
341 PROPOSIO Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos, atividades de transferncia comunidade do conhecimento gerado, por meio
justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, oramentos, de assessorias e consultorias, pesquisas encomendadas e atividades

68
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes, registro,
regulamento do curso, estrutura curricular, carga horria, nmero de vagas,
critrios de seleo e avaliao dos alunos, apostilas dos cursos de extenso.
342 DIVULGAO
Incluem-se documentos de carter promocional como folders, cartazes,
jornais, folhetos e anncios.
contratadas e financiadas por comunidade ou empresa.
361 PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos,
justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, oramentos,
pareceres de aprovao, autorizao dos rgos competentes e registro da
prestao de servio.

343 INSCRIO 362 AVALIAO. RESULTADOS

Incluem-se relatrios parciais e finais e os produtos resultantes da execuo
344 FREQUNCIA da prestao do servio.

345 EMISSO DE CERTIFICADO 370 DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA

Incluem-se documentos referentes expedio, registro e controle da entrega
do certificado.
346 AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da execuo dos cursos.
350 EVENTOS DE EXTENSO
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
atividades de curta durao como seminrios, exposies, congressos, fruns,
semanas, espetculos, jogos e competies esportivas, olimpadas, festivais
ou equivalentes que contribuem para a disseminao do conhecimento gerado
pelas aes de extenso.
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
publicaes e aos produtos acadmicos decorrentes das aes de extenso
para difuso e divulgao cultural, cientfica ou tecnolgica.
371 PROPOSIO
Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos,
justificativa, metodologia, equipe de trabalho, cronograma, oramentos,
pareceres de aprovao e autorizao dos rgos competentes, registro da
produo acadmica.
372 AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da produo acadmica.

351 PROPOSIO 380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO

Incluem-se documentos referentes apresentao da proposta, objetivos, Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes a cada
justificativa, metodologia, planejamento e programao, equipe de trabalho, etapa do desenvolvimento do programa. Para as solicitaes de bolsa de

42 43

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ensino de graduao, ps-graduao stricto sensu e lato sensu, classificar no 521.3 AVALIAO
cdigo 125.63 e nas subdivises dos cdigos 134.6 e 144.6, respectivamente. Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
381 PROCESSO DE SELEO de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
Incluem-se documentos referentes inscrio do projeto pelo coordenador, os parciais e finais.
planos de trabalho, metodologia de acompanhamento e de avaliao, bem
como o julgamento e comunicao do resultado. 522 ALIMENTAO

382 INSCRIO E SELEO DE BOLSISTAS 522.1 PUBLICAO. DIVULGAO

Incluem-se os termos de compromisso do coordenador e dos bolsistas, bem Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
como os documentos referentes substituio de bolsistas. alimentao (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.

383 FREQUNCIA DE BOLSISTAS 522.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO

Incluem-se atestados de frequncia, controle da expedio de certificados ou
declaraes de participao dos bolsistas nos programas de bolsas de
extenso.
384 AVALIAO. RESULTADOS
Incluem-se relatrios parciais e finais resultantes da execuo dos programas
de bolsa de extenso.
390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO
A classificao de documentos nesta subclasse s dever ocorrer aps
apreciao e aprovao pelo Arquivo Nacional.
500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL
510 NORMATIZAO. REGULAMENTAO
Incluem-se documentos referentes concepo, organizao e 523.1
desenvolvimento das aes de assistncia estudantil.
520 PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE
BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
Nas subdivises deste descritor classificam-se documentos referentes s
atividades desenvolvidas em decorrncia dos programas, convnios e projetos
de concesso de benefcios e auxlios de acordo com o Programa Nacional de
Assistncia Estudantil (PNAES), em consonncia com as especificidades de
cada uma das Instituies Federais de Ensino Superior (IFES), bem como
aqueles referentes s aes de concepo mais ampla, relacionadas
assistncia estudantil e ao desenvolvimento de atividades de ensino, pesquisa
e extenso.
521 MORADIA ESTUDANTIL. MORADIA UNIVERSITRIA
521.1 PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
moradia estudantil (editais), divulgao das vagas e dos critrios de
seleo.
521.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO 524.1
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso ou de ocupao e as listas de atualizao de
beneficiados e de renovao do benefcio.
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio.
522.3 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
parciais e finais.
523 TRANSPORTE
69
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
transporte (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
523.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio.
523.3 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
parciais e finais.
524 ASSISTNCIA SADE FSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE
CONVENIADA)
PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
assistncia sade fsica e mental (editais), divulgao das vagas e
dos critrios de seleo.
524.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de

44 45

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nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao 527.1 PUBLICAO. DIVULGAO

socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio e encaminhamento para atendimento mdico.
524.3 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes da assistncia mdica prestada pela prpria instituio e
pela rede conveniada como os laudos tcnicos, o estabelecimento de
indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios parciais e
finais.
525 INCLUSO SCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL
525.1 PUBLICAO. DIVULGAO
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
incluso socioeducacional e digital (editais), divulgao das vagas e
dos critrios de seleo.
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de
creche (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
527.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio.
527.3 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
parciais e finais.
528 APOIO PEDAGGICO

525.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO 528.1 PUBLICAO. DIVULGAO

Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
renovao do benefcio.
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa de apoio
pedaggico (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.
528.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao

70
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
525.3 AVALIAO fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento renovao do benefcio.
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
parciais e finais. 528.3 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
526 CULTURA. ESPORTE permanentes do programa como os laudos tcnicos, o estabelecimento
de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os relatrios
526.1 PUBLICAO. DIVULGAO parciais e finais.
Incluem-se documentos referentes ao lanamento do programa cultural e
esportivo (editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo. 529 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS, CONVNIOS E
PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS.
526.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO
Incluem-se documentos referentes inscrio, ao estabelecimento de 529.1 ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS
nveis ou categorias de usurios do benefcio e avaliao Incluem-se documentos referentes aos programas, convnios e projetos
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula), elaborados e desenvolvidos para o fornecimento de condies bsicas
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso, para o atendimento aos portadores de necessidades especiais como
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e de deficincia motora, deficincia visual (cegos ou com baixa viso),
renovao do benefcio. deficincia auditiva, Transtorno de Asperger (transtorno invasivo de
desenvolvimento), transtorno do dficit de ateno e hiperatividade,
526.3 AVALIAO dislexia (transtorno de aprendizagem), altas habilidades e superdotado.
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes dos programas como os laudos tcnicos, o 529.2 AUXLIO PARA PARTICIPAO E REALIZAO DE EVENTOS
estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas e os Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de ajuda de custo
relatrios parciais e finais. para a participao e realizao de eventos.

527 CRECHE

46 47

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529.3 ISENO DE TAXAS ACADMICAS 992 COMUNICADOS E INFORMES

Incluem-se documentos referentes iseno do pagamento da taxa de Incluem-se documentos referentes s comunicaes de posse, afastamento
matrcula e de outras taxas acadmicas. de cargos e alteraes de endereos e telefones.

529.4 CONCESSO DE MATERIAL DIDTICO 993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAES. PSAMES

Incluem-se documentos referentes ao fornecimento de material didtico
como livros, apostilas e cpias de textos. 994 PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES

529.5 BOLSA-AUXLIO 995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAES DIVERSAS

Nas subdivises deste descritor classificam-se os documentos referentes
concesso de auxlio pecunirio. 996 ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES

529.51 PUBLICAO. DIVULGAO

Incluem-se documentos referentes ao lanamento da Bolsa-aux lio
(editais), divulgao das vagas e dos critrios de seleo.

529.52 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. RENOVAO

Incluem-se documentos referentes inscrio e avaliao
socioeconmica do candidato, comprovante de vnculo (matrcula),
fotografia do aluno, declarao com visto da coordenao do curso,
termo de compromisso e as listas de atualizao de beneficiados e
de renovao do benefcio.

529.53 AVALIAO
Incluem-se documentos referentes s avaliaes peridicas e
permanentes do programa como os laudos tcnicos, o
estabelecimento de indicadores, os estudos de ofertas e demandas

71
e os relatrios parciais e finais.

590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL

A classificao de documentos nesta subclasse s dever ocorrer aps
apreciao e aprovao pelo Arquivo Nacional.

900 ASSUNTOS DIVERSOS

910 SOLENIDADES. COMEMORAES. HOMENAGENS (inclusive discursos e

palestras)
Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.

920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. SIMPSIOS.

ENCONTROS. CONVENES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS
REDONDAS
Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo rgo,
quanto participao e apresentao de trabalhos por tcnicos do rgo.
Ordenar por evento, em ordem alfabtica ou cronolgica.

930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

940 VISITAS E VISITANTES

Incluem-se documentos referentes s solicitaes de audincia, assistncia,
orientao e assessoramento a visitantes.

990 ASSUNTOS TRANSITRIOS

991 APRESENTAO. RECOMENDAO

Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentao e recomendao.

48 49

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cDIGOS Tabela de temporalidade e destinao de documentos

PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
000 ADMINISTRAO GERAL
001 MODERNIZAO E REFORMA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
ADMINISTRATIVA PROJETOS, ESTUDOS E
NORMAS
002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE 5 anos 9 anos Guarda permanente
TRABALHO
003 RELATRIOS DE ATIVIDADES 5 anos 9 anos Guarda permanente So passveis de eliminao os relatrios cujas
informaes encontram-se recapituladas em outros.
004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. Enquanto vigora 20 anos Guarda permanente
CONVNIOS
010 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU
DECISES DE CARTER GERAL
010.1 REGISTRO NOS RGOS COMPETENTES Enquanto vigora Eliminao
72
010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Os originais dos atos publicados integraro os
ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS arquivos dos gabinetes do presidente da Repblica,
governadores e prefeitos, cuja temporalidade ser
definida quando da elaborao de tabela especfica
para suas atividades-fim.
010.3 AUDINCIAS. DESPACHOS. REUNIES 2 anos Eliminao
011 COMISSES. CONSELHOS. GRUPOS DE 4 anos 5 anos Eliminao
TRABALHO. JUNTAS. COMITS
ATOS DE CRIAO, ATAS, RELATRIOS 4 anos 5 anos Guarda permanente
012 COMUNICAO SOCIAL
012.1 RELAES COM A IMPRENSA 1 ano Eliminao
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS Enquanto vigora Eliminao
012.12 ENTREVISTAS. 2 anos Eliminao Os documentos cujas informaes reflitam a poltica do
NOTICIRIOS. REPORTAGENS. EDITORIAIS rgo so de guarda permanente.
012.2 DIVULGAO INTERNA 2 anos Eliminao
012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE 4 anos 10 anos Guarda permanente
019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com a
necessidade, bem como a temporalidade e destinao.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
019.01 INFORMAES SOBRE O RGO 2 anos Eliminao
020 PESSOAL
020.1 LEGISLAO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente opcional a reproduo dos documentos previamente
NORMAS, REGULAMENTAES, ao recolhimento, para que o rgo permanea com
DIRETRIZES, ESTATUTOS, REGULAMENTOS, cpias para consulta.
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU
DECISES DE CARTER GERAL
BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E 10 anos 10 anos Guarda permanente
DE SERVIO
020.2 IDENTIFICAO FUNCIONAL (INCLUSIVE Enquanto o servidor Eliminao
CARTEIRA, CARTO, CRACH, CREDENCIAL permanecer
E PASSAPORTE DIPLOMTICO)
020.3 OBRIGAES TRABALHISTAS E 5 anos 5 anos Eliminao
ESTATUTRIAS. RELAES COM RGOS
NORMATIZADORES DA ADMINISTRAO
PBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS
020.31 RELAES COM OS CONSELHOS 2 anos Eliminao Os documentos cujas informaes possam originar 73
PROFISSIONAIS contenciosos administrativos ou judiciais sero
classificados nos assuntos correspondentes ao
seu contedo, cujos prazos e destinao esto
estabelecidos nesta tabela.
020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSDIOS 5 anos 5 anos Guarda permanente
020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO Enquanto o servidor Eliminao O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos,
permanecer independente do suporte. Sero transferidos ao arquivo
intermedirio aps a sada do servidor do rgo.
021 RECRUTAMENTO E SELEO
021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO 2 anos Eliminao
PBLICOS: INSCRIO E CURRICULUM VITAE
021.2 EXAMES DE SELEO (CONCURSOS 6 anos Eliminao
PBLICOS) PROVAS E TTULOS, TESTES
PSICOTCNICOS E EXAMES MDICOS
CONSTITUIO DE BANCAS 6 anos 5 anos Guarda permanente opcional a seleo por amostragem das provas
EXAMINADORAS, EDITAIS, EXEMPLARES dos candidatos, segundo critrios estabelecidos pela
NICOS DE PROVAS, GABARITOS, Comisso Permanente de Avaliao.
RESULTADOS E RECURSOS
022 APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
022.1 CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO)
022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO 5 anos Eliminao
PROPOSTAS, ESTUDOS, EDITAIS, 5 anos 5 anos Guarda permanente
PROGRAMAS, RELATRIOS FINAIS,
EXEMPLARES NICOS DE EXERCCIOS,
RELAO DE PARTICIPANTES, AVALIAO E
CONTROLE DE EXPEDIO DE CERTIFICADOS
022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES Para os documentos comprobatrios de participao
utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos
individuais 020.5.
022.121 NO BRASIL 5 anos Eliminao
022.122 NO EXTERIOR 5 anos Eliminao
022.2 ESTGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTGIO)
022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIO 5 anos Eliminao
ESTUDOS, PROPOSTAS, PROGRAMAS, 5 anos 5 anos Guarda permanente
74 RELATRIOS FINAIS, RELAO DE
PARTICIPANTES, AVALIAO E DECLARAO
DE COMPROVAO DE ESTGIO
022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIES Para os documentos comprobatrios de participao
utilizar os prazos e a destinao dos assentamentos
individuais 020.5.
022.221 NO BRASIL 5 anos Eliminao
022.222 NO EXTERIOR 5 anos Eliminao
022.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIOAMENTO E TREINAMENTO Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo
com a necessidade, bem como a temporalidade e
destinao.
023 QUADROS, TABELAS E POLTICA DE PESSOAL
023.01 ESTUDOS E PREVISO DE PESSOAL 5 anos 5 anos Guarda permanente
023.02 CRIAO, CLASSIFICAO, 5 anos 5 anos Guarda permanente
TRANSFORMAO, TRANSPOSIO E
REMUNERAO DE CARGOS E FUNES

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
023.03 REESTRUTURAES E ALTERAES SALARIAIS. 5 anos 47 anos Eliminao
ASCENSO E PROGRESSO FUNCIONAL
AVALIAO DE DESEMPENHO
ENQUADRAMENTO
EQUIPARAO, REAJUSTE E REPOSIO SALARIAL
PROMOES
023.1 MOVIMENTAO DE PESSOAL
023.11 ADMISSO. APROVEITAMENTO. 5 anos 47 anos Eliminao
CONTRATAO. NOMEAO. READMISSO.
READAPTAO. RECONDUO.
REINTEGRAO. REVERSO
023.12 DEMISSO. DISPENSA. EXONERAO. 5 anos 47 anos Eliminao
RESCISO CONTRATUAL. FALECIMENTO
023.13 LOTAO. REMOO. TRANSFERNCIA. 4 anos 5 anos Eliminao
PERMUTA
023.14 DESIGNAO. DISPONIBILIDADE. 5 anos 47 anos Eliminao
REDISTRIBUIO. SUBSTITUIO
75
023.15 REQUISIO. CESSO 5 anos 47 anos Eliminao
024 DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS 5 anos 95 anos Eliminao
FINANCEIRAS
024.11 SALRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E 7 anos Eliminao
REMUNERAES
024.111 SALRIO-FAMLIA 5 anos 19 anos Eliminao Para os casos especiais previstos no Regime Jurdico nico,
o prazo total de guarda para os documentos referentes
concesso de salrio famlia ser de 100 anos.
024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISRIO 7 anos Eliminao
ABONO DE PERMANNCIA EM SERVIO At a homologao da Eliminao
aposentadoria
024.119 OUTROS SALRIOS, VENCIMENTOS, 7 anos Eliminao
PROVENTOS E REMUNERAES
024.12 GRATIFICAES (INCLUSIVE INCORPORAES)
024.121 DE FUNO 5 anos 47 anos Eliminao
024.122 JETONS 7 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
024.123 CARGOS EM COMISSO 5 anos 47 anos Eliminao
024.124 NATALINAS (DCIMO TERCEIRO SALRIO) 7 anos Eliminao
024.129 OUTRAS GRATIFICAES 5 anos 47 anos Eliminao
024.13 ADICIONAIS
024.131 TEMPO DE SERVIO (ANUNIOS, BINIOS E 5 anos 47 anos Eliminao
QUINQUNIOS)
024.132 NOTURNO 5 anos 47 anos Eliminao
024.133 PERICULOSIDADE 5 anos 47 anos Eliminao
024.134 INSALUBRIDADE 5 anos 47 anos Eliminao
024.135 ATIVIDADES PENOSAS 5 anos 47 anos Eliminao
024.136 SERVIOS EXTRAORDINRIOS (HORAS 5 anos 47 anos Eliminao
EXTRAS)
024.137 FRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO 7 anos Eliminao
PECUNIRIO
76
024.139 OUTROS ADICIONAIS 5 anos 47 anos Eliminao
024.14 DESCONTOS
024.141 CONTRIBUIO SINDICAL DO SERVIDOR 7 anos Eliminao
024.142 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE 5 anos 47 anos Eliminao
SEGURIDADE SOCIAL
024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE 7 anos Eliminao
(IRRF)
024.144 PENSES ALIMENTCIAS 5 anos 95 anos Eliminao
024.145 CONSIGNAES 7 anos Eliminao
024.149 OUTROS DESCONTOS 7 anos Eliminao
024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS
024.151 PROGRAMA DE FORMAO DO PATRIMNIO 5 anos 5 anos Eliminao
DO SERVIDOR PBLICO (PASEP). PROGRAMA
DE INTEGRAO SOCIAL (PIS)
024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE 5 anos 47 anos Eliminao
SERVIO (FGTS)
024.153 CONTRIBUIO SINDICAL DO EMPREGADOR 7 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
024.154 CONTRIBUIO PARA O PLANO DE 5 anos 95 anos Eliminao
SEGURIDADE SOCIAL (INCLUSIVE
CONTRIBUIES ANTERIORES)
024.155 SALRIO MATERNIDADE 7 anos Eliminao
024.156 IMPOSTO DE RENDA 7 anos Eliminao
024.2 FRIAS 7 anos Eliminao
024.3 LICENAS 5 anos 47 anos Eliminao
ACIDENTE EM SERVIO
ADOTANTE
AFASTAMENTO DO CNJUGE/COMPANHEIRO
ATIVIDADE POLTICA
CAPACITAO PROFISSIONAL
DESEMPENHO DE MANDATO CLASSISTA
DOENA EM PESSOA DA FAMLIA
GESTANTE PATERNIDADE PRMIO POR ASSIDUIDADE
SERVIO MILITAR
TRATAMENTO DE INTERESSES PARTICULARES
TRATAMENTO DE SADE (INCLUSIVE PERCIA MDICA)
77
024.4 AFASTAMENTOS 5 anos 47 anos Eliminao
PARA DEPOR PARA EXERCER MANDATO ELETIVO
PARA SERVIR AO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL (TRE)
PARA SERVIR COMO JURADO
SUSPENSO DE CONTRATO DE TRABALHO (CLT)

024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS

024.51 MUDANA DE DOMICLIO DE SERVIDORES At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
024.52 LOCOMOO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
024.59 OUTROS REEMBOLSOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAES E VANTAGENS
024.91 CONCESSES 5 anos 47 anos Eliminao
ALISTAMENTO ELEITORAL
CASAMENTO (GALA)
DOAO DE SANGUE
FALECIMENTO DE FAMILIARES (NOJO)
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR ESTUDANTE
HORRIO ESPECIAL PARA SERVIDOR PORTADOR
DE DEFICINCIA

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
024.92 AUXLIOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
ALIMENTAO/REFEIO contas de aprovao das contas
ASSISTNCIA PR-ESCOLAR/CRECHE
FARDAMENTO/UNIFORME
MORADIA
VALE-TRANSPORTE

025 APURAO DE RESPONSABILIDADE E AO DISCIPLINAR

025.1 DENNCIAS. SINDICNCIAS. INQURITOS
025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente
025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES 5 anos 95 anos Guarda permanente
026 PREVIDNCIA, ASSISTNCIA E SEGURIDADE SOCIAL
026.01 PREVIDNCIA PRIVADA 5 anos 47 anos Eliminao
026.1 BENEFCIOS
026.11 SEGUROS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
78 026.12 AUXLIOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
ACIDENTE contas de aprovao das contas
DOENA
FUNERAL
NATALIDADE
RECLUSO 5 anos 47 anos Eliminao
026.13 APOSENTADORIA 5 anos 95 anos Eliminao
026.131 CONTAGEM E AVERBAO DE TEMPO DE At a homologao da Eliminao
SERVIO aposentadoria
026.132 PENSES: PROVISRIA E TEMPORRIA Enquanto vigora 5 anos Eliminao
PENSO VITALCIA 5 anos 95 anos Eliminao
026.19 OUTROS BENEFCIOS
026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRSTIMOS A At quitao da dvida 5 anos Eliminao
SERVIDORES
026.192 ASSISTNCIA SADE (INCLUSIVE PLANOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
DE SADE) contas de aprovao das contas
PRONTURIO MDICO DO SERVIDOR 5 anos 95 anos Eliminao
026.193 AQUISIO DE IMVEIS At quitao da dvida 5 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
026.194 OCUPAO DE PRPRIOS DA UNIO Enquanto permanece a 5 anos Eliminao
ocupao
026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 2 anos Eliminao
026.2 HIGIENE E SEGURANA DO TRABALHO 2 anos Eliminao
026.21 PREVENO DE ACIDENTES DE TRABALHO 5 anos 47 anos Eliminao
COMISSO INTERNA DE PREVENO DE 2 anos Eliminao
ACIDENTES (CIPA)
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS, 3 anos 5 anos Guarda permanente
RELATRIOS E ATAS
026.22 REFEITRIOS, CANTINAS E COPAS 2 anos Eliminao
(FORNECIMENTO DE REFEIES)
026.23 INSPEES PERIDICAS DE SADE 5 anos Eliminao
029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL
029.1 HORRIO DE EXPEDIENTE (INCLUSIVE 2 anos Eliminao
ESCALA DE PLANTO) 79
029.11 CONTROLE DE FREQUNCIA 5 anos 47 anos Eliminao
LIVROS, CARTES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE
FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS

029.2 MISSES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIO

029.21 NO PAS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados
AJUDAS DE CUSTO DIRIAS PASSAGENS contas de aprovao das contas no assunto correspondente ao seu contedo, cujos
(INCLUSIVE DEVOLUO) PRESTAES prazos e destinao esto estabelecidos nesta tabela.
DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM

029.22 NO EXTERIOR (AFASTAMENTO DO PAS)

029.221 SEM NUS PARA A INSTITUIO 7 anos Eliminao Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados
no assunto correspondente ao seu contedo, cujos
prazos e destinao esto estabelecidos nesta tabela.
029.222 COM NUS PARA A INSTITUIO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Os relatrios tcnicos de viagem estaro classificados
AUTORIZAO DE AFASTAMENTO contas de aprovao das contas no assunto correspondente ao seu contedo, cujos
DIRIAS (INCLUSIVE COMPRA DE MOEDA prazos e destinao esto estabelecidos nesta tabela.
ESTRANGEIRA)
LISTA DE PARTICIPANTES (NO CASO DE COMITIVAS
E DELEGAES) PASSAGENS PASSAPORTES
PRESTAES DE CONTAS
RELATRIOS DE VIAGEM
RESERVAS DE HOTEL

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
029.3 INCENTIVOS FUNCIONAIS
029.31 PRMIOS 5 anos 5 anos Guarda permanente
CONCESSO DE MEDALHAS, DIPLOMAS DE
HONRA AO MRITO E ELOGIOS

029.4 DELEGAES DE COMPETNCIA. Enquanto vigora 5 anos Eliminao Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de
PROCURAO despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros
(At aprovao das contas + 5 anos a contar da data de
aprovao das contas e eliminao).
029.5 SERVIOS PROFISSIONAIS TRANSITRIOS: Enquanto vigora a Eliminao O prazo total de guarda dos documentos de 52 anos.
AUTNOMOS E COLABORADORES prestao do servio
(INCLUSIVE LICITAES)
029.6 AES TRABALHISTAS. RECLAMAES At o trnsito em julgado 5 anos Guarda permanente
TRABALHISTAS
029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATRIOS: GREVES E 5 anos 5 anos Guarda permanente
PARALISAES
030 MATERIAL NORMAS, REGULAMENTAES, Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
80 DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/
OU DECISES DE CARTER GERAL
030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES 5 anos Eliminao
031 ESPECIFICAO. PADRONIZAO. 2 anos Eliminao
CODIFICAO. PREVISO. CATLOGO.
IDENTIFICAO. CLASSIFICAO
(INCLUSIVE AMOSTRAS)
032 REQUISIO E CONTROLE DE SERVIOS 1 ano Eliminao
REPROGRFICOS (INCLUSIVE ASSINATURAS
AUTORIZADAS E REPRODUES DE
FORMULRIOS)
033 AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES)
033.1 MATERIAL PERMANENTE Os documentos referentes a material no adquirido
devero ser eliminados aps 1 ano.
033.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
IMPORTAO) contas de aprovao das contas
033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
033.13 EMPRSTIMO. CESSO Enquanto vigora 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).
DOAO. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das conta e eliminao).
033.2 MATERIAL DE CONSUMO Os documentos referentes a material no adquirido
devero ser eliminados aps 1 ano.
033.21 COMPRA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
033.22 CESSO. DOAO. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao
033.23 CONFECO DE IMPRESSOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
034 MOVIMENTAO DE MATERIAL Para os documentos referentes a produtos e insumos
(PERMANENTE E DE CONSUMO) qumicos e outras substncias entorpecentes, observar 81
os prazos da legislao especfica vigente.
034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (INCLUSIVE At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
RMB OU RMBM) contas de aprovao das contas
034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (INCLUSIVE 2 anos Eliminao Para os documentos referentes a produtos e insumos
REQUISIO, DISTRIBUIO E RMA) qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.
034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO At a concluso do caso 5 anos Eliminao Para os documentos referentes a produtos e insumos
qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.
034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 2 anos Eliminao Para os documentos referentes a produtos e insumos
qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.
034.4 AUTORIZAO DE SADA DE MATERIAL 1 ano Eliminao Para os documentos referentes a produtos e insumos
qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.
034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPSITO 2 anos Eliminao Para os documentos referentes a produtos e insumos
qumicos e outras substncias entorpecentes, observar
os prazos da legislao especfica vigente.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
035 ALIENAO. BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO)
035.1 VENDA (INCLUSIVE LEILO) At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
035.2 CESSO. DOAO. PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).
036 INSTALAO E MANUTENO
036.1 REQUISIO E CONTRATAO DE SERVIOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
(INCLUSIVE LICITAES) contas de aprovao das contas
036.2 SERVIOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO 1 ano Eliminao
RGO
037 INVENTRIO
037.1 MATERIAL PERMANENTE At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
82 037.2 MATERIAL DE CONSUMO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com
a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
040 PATRIMNIO NORMAS, REGULAMENTAES, Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/
OU DECISES DE CARTER GERAL
041 BENS IMVEIS PROJETOS, PLANTAS E 3 anos 5 anos Guarda permanente opcional a reproduo dos documentos previamente
ESCRITURAS ao recolhimento, para que o rgo permanea com
cpias para consulta.
041.01 FORNECIMENTO E MANUTENO DE SERVIOS BSICOS Os documentos que no envolvem pagamentos sero
eliminados aps 1 ano.
041.011 GUA E ESGOTO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.012 GS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.013 LUZ E FORA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.02 COMISSO INTERNA DE CONSERVAO DE 2 anos Eliminao
ENERGIA (CICE)

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
CRIAO, DESIGNAO, PROPOSTAS DE 3 anos 5 anos Guarda permanente
REDUO DE GASTOS COM ENERGIA,
RELATRIOS E ATAS
041.03 CONDOMNIO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.1 AQUISIO
041.11 COMPRA At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
041.12 CESSO 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos
de despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data da aprovao das contas e
guarda permanente).
041.13 DOAO 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos
de despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data de aprovao das contas e 83
guarda permanente).
041.14 PERMUTA 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos
de despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data de aprovao das contas e
guarda permanente).
041.15 LOCAO. ARRENDAMENTO. COMODATO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao CPAD: Os dossis produzidos para acompanhamento
contas de aprovao das contas dos contratos de locao dos imveis de propriedade
da FUB devem ser classificados nesse cdigo de acordo
com a deliberao da CPAD constante na ata da
reunio do dia 06 de maio de 2011.
041.2 ALIENAO
041.21 VENDA At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
041.22 CESSO 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos
de despesas pendentes, utilizar prazos para
documentos financeiros (At aprovao das contas
+ 5 anos a contar da data de aprovao das contas e
guarda permanente).

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
041.23 DOAO 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e guarda
permanente).
041.24 PERMUTA 4 anos 5 anos Guarda permanente Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e guarda
permanente).
041.3 DESAPROPRIAO. REINTEGRAO DE At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
POSSE. REIVINDICAO DE DOMNIO. contas de aprovao das contas
TOMBAMENTO
041.4 OBRAS
041.41 REFORMA. RECUPERAO. RESTAURAO At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
84 041.42 CONSTRUO At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
041.5 SERVIOS DE MANUTENO (INCLUSIVE LICITAES) Os documentos que no envolvem pagamentos sero
eliminados aps 1 ano.
041.51 MANUTENO DE ELEVADORES At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.52 MANUTENO DE AR-CONDICIONADO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
041.53 MANUTENO DE SUBESTAES E At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
GERADORES contas de aprovao das contas
041.54 LIMPEZA. IMUNIZAO. DESINFESTAO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
(INCLUSIVE PARA JARDINS) contas de aprovao das contas
041.59 OUTROS SERVIOS DE MANUTENO Este subgrupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com
a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
042 VECULOS
042.1 AQUISIO (INCLUSIVE LICITAES) Para veculos no
adquiridos eliminar aps
1 ano.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
042.11 COMPRA (INCLUSIVE COMPRA POR At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
IMPORTAO) contas de aprovao das contas
042.12 ALUGUEL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
042.13 CESSO. DOAO. PERMUTA. TRANSFERNCIA 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).
042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. At a alienao 5 anos Eliminao
EMPLACAMENTO. TOMBAMENTO
042.3 ALIENAO (INCLUSIVE LICITAES)
042.31 VENDA (INCLUSIVE LEILO) At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
042.32 CESSO. DOAO. PERMUTA. 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
TRANSFERNCIA despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao). 85

042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENO. At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
REPARO contas de aprovao das contas
042.5 ACIDENTES. INFRAES. MULTAS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Para acidentes com vtimas, o prazo total de guarda
contas de aprovao das contas de 20 anos.
042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VECULOS
042.91 CONTROLE DE USO DE VECULOS 2 anos Eliminao
042.911 REQUISIO 2 anos Eliminao
042.912 AUTORIZAO PARA USO FORA DO 2 anos Eliminao
HORRIO DE EXPEDIENTE
042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM 2 anos Eliminao
043 BENS SEMOVENTES A temporalidade e destinao sero estabelecidas pelo
rgo de acordo com a necessidade.
044 INVENTRIO (INCLUSIVE RMBI) At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMNIO
049.1 GUARDA E SEGURANA 2 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
049.11 SERVIOS DE VIGILNCIA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Os documentos que no envolvem pagamentos sero
contas de aprovao das contas eliminados aps 1 ano.
049.12 SEGUROS (INCLUSIVE DE VECULOS) At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Os documentos que no envolvem pagamentos sero
contas de aprovao das contas eliminados aps 1 ano.
049.13 PREVENO DE INCNDIO 2 anos Eliminao
TREINAMENTO DE PESSOAL, INSTALAO E
MANUTENO DE EXTINTORES, INSPEES
PERIDICAS

CONSTITUIO DE BRIGADAS DE INCNDIO, 4 anos 5 anos Guarda permanente

PLANOS, PROJETOS E RELATRIOS
049.14 SINISTRO At a concluso do caso 5 anos Eliminao
049.15 CONTROLE DE PORTARIA 2 anos Eliminao
REGISTRO DE OCORRNCIAS 5 anos 5 anos Eliminao
049.2 MUDANAS
049.21 PARA OUTROS IMVEIS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
86 contas de aprovao das contas
049.22 DENTRO DO MESMO IMVEL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Os documentos que no envolvem pagamentos sero
contas de aprovao das contas eliminados aps 1 ano.
049.3 USO DE DEPENDNCIAS 2 anos Eliminao
050 ORAMENTOE FINANAS NORMAS, Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU
DECISES DE CARTER GERAL
050.1 AUDITORIA At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
051 ORAMENTO
051.1 PROGRAMAO ORAMENTRIA
051.11 PREVISO ORAMENTRIA 2 anos Eliminao
051.12 PROPOSTA ORAMENTRIA 5 anos 5 anos Guarda permanente
051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA 2 anos Eliminao
(QDD)

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
051.14 CRDITOS ADICIONAIS 5 anos 5 anos Guarda permanente
CRDITO SUPLEMENTAR. CRDITO ESPECIAL.
CRDITO EXTRAORDINRIO

051.2 EXECUO ORAMENTRIA

051.21 DESCENTRALIZAO DE RECURSOS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
(DISTRIBUIO ORAMENTRIA) contas de aprovao das contas
051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL At aprovao das 5 anos a contar da Eliminao
(PESSOAL/DVIDA) contas aprovao das contas
051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
DESEMBOLSO contas de aprovao das contas
052 FINANAS
052.1 PROGRAMAO FINANCEIRA DE At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
DESEMBOLSO contas de aprovao das contas
052.2 EXECUO FINANCEIRA
052.21 RECEITA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas 87
052.22 DESPESA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
053 FUNDOS ESPECIAIS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
054 ESTMULOS FINANCEIROS E CREDITCIOS At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
055 OPERAES BANCRIAS
055.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
055.1 CONTA NICA (INCLUSIVE ASSINATURAS At aprovao das 5 anos a contar da Eliminao
AUTORIZADAS E EXTRATOS DE CONTAS) contas aprovao das contas
055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (INCLUSIVE At aprovao das 5 anos a contar da Eliminao
ASSINATURAS AUTORIZADAS E EXTRATOS contas aprovao das contas
DE CONTAS)
056 BALANOES. BALANCETES. At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAO At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
DE CONTAS (INCLUSIVE PARECER DE contas de aprovao das contas
APROVAO DAS CONTAS)
059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORAMENTO E FINANAS
059.1 TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS) At aprovao das Eliminao
contas
060 DOCUMENTAO E INFORMAO
060.1 PUBLICAO DE MATRIAS NO DIRIO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
OFICIAL contas de aprovao das contas
060.2 PUBLICAO DE MATRIAS NOS BOLETINS 1 ano Eliminao
ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIO
060.3 PUBLICAO DE MATRIAS EM OUTROS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
PERIDICOS contas de aprovao das contas
061 PRODUO EDITORIAL (INCLUSIVE EDIO OU COEDIO DE PUBLICAES EM GERAL PRODUZIDAS PELO RGO EM QUALQUER SUPORTE)
061.1 EDITORAO. PROGRAMAO VISUAL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Documentos que no envolvem pagamentos sero
88 contas de aprovao das contas eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
061.2 DISTRIBUIO. PROMOO. DIVULGAO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Documentos que no envolvem pagamentos sero
contas de aprovao das contas eliminados aps 5 anos de arquivamento na fase
corrente.
062 DOCUMENTAO BIBLIOGRFICA (LIVROS, PERIDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS)
062.01 NORMAS E MANUAIS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
062.1 AQUISIO (NO BRASIL E NO EXTERIOR) Os documentos referentes a material bibliogrfico no
adquirido sero eliminados aps 1 ano.
062.11 COMPRA (INCLUSIVE ASSINATURAS DE At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
PERIDICOS) contas de aprovao das contas
062.12 DOAO 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).
062.13 PERMUTA 4 anos 5 anos Eliminao Para transaes que envolvam pagamentos de
despesas pendentes, utilizar prazos para documentos
financeiros (At aprovao das contas + 5 anos a
contar da data de aprovao das contas e eliminao).
062.2 REGISTRO 2 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
062.3 CATALOGAO. CLASSIFICAO. 2 anos Eliminao
INDEXAO
062.4 REFERNCIA E CIRCULAO 2 anos Eliminao
062.5 INVENTRIO At aprovao das 5 anos a contar da data Guarda permanente
contas de aprovao das contas
063 DOCUMENTAO ARQUIVSTICA: GESTO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS
063.01 NORMAS E MANUAIS Enquanto vigora 7 anos Guarda permanente
063.1 PRODUO DE DOCUMENTOS. 4 anos Eliminao
LEVANTAMENTO. FLUXO
DIAGNSTICO 5 anos 5 anos Guarda permanente
063.2 PROTOCOLO: RECEPO, TRAMITAO E 2 anos Eliminao
EXPEDIO DE DOCUMENTOS
063.3 ASSISTNCIA TCNICA 5 anos Eliminao
063.4 CLASSIFICAO E ARQUIVAMENTO 2 anos Eliminao
CDIGO DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS Enquanto vigora Eliminao O prazo total de guarda do documento de 100 anos, 89
devendo o rgo permanecer com um exemplar por
igual perodo. Um outro exemplar dever compor
o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e
destinao previstas para o mesmo.
063.5 POLTICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS 5 anos 5 anos Guarda permanente
063.51 CONSULTAS. EMPRSTIMOS 1 ano aps a devoluo Eliminao
063.6 DESTINAO DE DOCUMENTOS
063.61 ANLISE. AVALIAO. SELEO 5 anos 5 anos Guarda permanente
TABELA DE TEMPORALIDADE Enquanto vigora Eliminao O prazo total de guarda do documento de 100 anos,
devendo o rgo permanecer com um exemplar por
igual perodo. Um outro exemplar dever compor
o conjunto documental NORMAS E MANUAIS do
subgrupo 063.01, seguindo a temporalidade e
destinao previstas para o mesmo.
063.62 ELIMINAO 5 anos Guarda permanente
TERMOS, LISTAGENS E EDITAIS DE CINCIA DE
ELIMINAO

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
063.63 TRANSFERNCIA. RECOLHIMENTO 5 anos Guarda permanente
GUIAS E TERMOS DE TRANSFERNCIA, GUIAS,
RELAES E TERMOS DE RECOLHIMENTO,
LISTAGENS DESCRITIVAS DO ACERVO

064 DOCUMENTAO MUSEOLGICA A temporalidade e destinao sero estabelecidas de

acordo com as necessidades do rgo.
065 REPRODUO DE DOCUMENTOS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
ESTUDOS, PROJETOS E NORMAS

066 CONSERVAO DE DOCUMENTOS

066.1 DESINFESTAO. HIGIENIZAO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Para documentos que no envolvam pagamentos,
contas de aprovao das contas eliminar aps 2 anos.
066.2 ARMAZENAMENTO. DEPSITOS 2 anos Eliminao
066.3 RESTAURAO DE DOCUMENTOS At aprovao das 5 anos a contar da Eliminao Para documentos que no envolvam pagamentos,
(INCLUSIVE ENCADERNAO) contas aprovao das contas eliminar aps 2 anos.
067 INFORMTICA

90 067.1 PLANOS E PROJETOS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente

067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (INCLUSIVE Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
LICENA E REGISTRO DE USO E COMPRA)
067.21 MANUAIS TCNICOS (EXEMPLARES NICOS) Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
067.22 MANUAIS DO USURIO (EXEMPLARES NICOS) Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
067.3 ASSISTNCIA TCNICA At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao Para documentos que no envolvam pagamentos,
contas de aprovao das contas eliminar aps 2 anos.
069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES DOCUMENTAO E INFORMAO Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com
a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
070 COMUNICAES Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
NORMAS, REGULAMENTAES, DIRETRIZES,
PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISES DE
CARTER GERAL

071 SERVIO POSTAL

071.1 SERVIOS DE ENTREGA EXPRESSA
071.11 NACIONAL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
071.12 INTERNACIONAL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
071.2 SERVIOS DE COLETA, TRANSPORTE At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
E ENTREGA DE CORRESPONDNCIA contas de aprovao das contas
AGRUPADA MALOTE
071.3 MALA OFICIAL At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
071.9 OUTROS SERVIOS POSTAIS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
072 SERVIO DE RDIO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
072.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
073 SERVIO DE TELEX At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
073.1 INSTALAO. MANUTENO. REPARO At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
074 SERVIO TELEFNICO (INCLUSIVE 2 anos Eliminao 91
AUTORIZAO PARA LIGAES
INTERURBANAS). FAC-SMILE (FAX)
074.1 INSTALAO. TRANSFERNCIA. At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
MANUTENO. REPARO contas de aprovao das contas
074.2 LISTAS TELEFNICAS INTERNAS Enquanto vigora Eliminao
074.3 CONTAS TELEFNICAS At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
contas de aprovao das contas
075 SERVIOS DE TRANSMISSO DE DADOS, At aprovao das 5 anos a contar da data Eliminao
VOZ E IMAGEM contas de aprovao das contas
079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES COMUNICAES Este grupo ser desenvolvido pelo rgo de acordo com
a necessidade, bem como a temporalidade e destinao.
090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ADMINISTRAO GERAL
091 AES JUDICIAIS 5 anos 95 anos Guarda permanente
100 ENSINO SUPERIOR
110 NORMATIZAO. REGULAMENTAO Enquanto vigora Guarda permanente
120 CURSOS DE GRADUAO (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
121 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE GRADUAO
121.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS Enquanto vigora Guarda permanente
121.2 CRIAO DE CURSOS. CONVERSO DE At a homologao do ato 5 anos Guarda permanente
CURSOS
121.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. At a homologao do ato 5 anos Guarda permanente
RENOVAO DE RECONHECIMENTO
121.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE At a homologao do ato 5 anos Guarda permanente
CURSOS
122 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR
122.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU Enquanto vigora Guarda permanente
MATRIZ CURRICULAR)
122.2 REFORMULAO CURRICULAR Enquanto vigora Guarda permanente
122.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS Enquanto vigora Guarda permanente
122.31 OFERTA DE DISCIPLINAS 2 anos Eliminao
92 122.32 ATIVIDADES COMPLEMENTARES Enquanto vigora Guarda permanente
123 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA
123.1 CALENDRIO ACADMICO Enquanto vigora Guarda permanente Guardar apenas um exemplar de cada publicao.
123.2 AGENDA ACADMICA. GUIA DO CALOURO. Enquanto vigora Guarda permanente Guardar apenas um exemplar de cada publicao.
GUIA DO ESTUDANTE. MANUAL DO
ESTUDANTE
124 COLAO DE GRAU. FORMATURA 5 anos Eliminao
124.1 TERMO OU ATA DE COLAO DE GRAU 5 anos Guarda permanente
125 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE GRADUAO
125.1 INGRESSO
125.11 PROCESSO DE SELEO (VESTIBULAR)
125.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES At a homologao do 1 ano Guarda permanente
evento
125.112 INSCRIES At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
125.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
125.114 CORREO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
125.115 RECURSOS At a homologao do 1 ano Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento* Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
125.116 RESULTADOS At a homologao do 1 ano Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
125.12 REINGRESSO. ADMISSO DE GRADUADO. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
PORTADOR DE DIPLOMA. OBTENO DE
NOVO TTULO
125.13 TRANSFERNCIA
125.131 TRANSFERNCIA VOLUNTRIA OU FACULTATIVA 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
125.132 TRANSFERNCIA EX OFFICIO 5 anos Guarda permanente
125.14 REOPO DE CURSO. MUDANA DE CURSO. 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
TRANSFERNCIA INTERNA

125.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
ALUNO CONVNIO REDE PBLICA 93
ALUNO ESPECIAL
ALUNO VISITANTE
CONTINUIDADE DE ESTUDOS
MANDADO JUDICIAL
MATRCULA DE CORTESIA READMISSO
REFUGIADOS POLTICOS
REINTEGRAO REVINCULAO
125.2 REGISTROS ACADMICOS
125.21 MATRCULA. REGISTRO Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
SEMESTRAL EM DISCIPLINA mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA DE Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
DISCIPLINAS. mantiver o vnculo com a
APROVEITAMENTO DE ESTUDOS instituio de ensino
125.24 TRANCAMENTO
125.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
125.242 TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.25 DESLIGAMENTO
125.251 ABANDONO DE CURSO 5 anos 25 anos Eliminao
125.252 JUBILAO 5 anos 25 anos Eliminao
125.253 RECUSA DE MATRCULA 5 anos 25 anos Eliminao
125.26 PRORROGAO DE PRAZO PARA 5 anos 25 anos Eliminao
CONCLUSO DO CURSO
125.3 AVALIAO ACADMICA
125.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS (INCLUSIVE Devoluo ao aluno aps Eliminar os documentos no devolvidos aps 1 ano do
VERIFICAES SUPLEMENTARES) o registro das notas registro das notas.
125.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. Devoluo ao aluno aps Eliminao Eliminar os documentos no devolvidos aps 1 ano do
TRABALHO FINAL DE CURSO o registro das notas registro das notas.

94 125.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE At o registro das notas 1 ano Eliminao

ORIENTADOR E COORIENTADOR
125.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E At o registro das notas 1 ano Eliminao
ATUAO
125.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA ENTREGA E At o registro das notas 1 ano Eliminao
APRESENTAO
125.33 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO 10 anos 10 anos Eliminao
MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUNCIA
125.34 DISTINO ACADMICA E MRITO 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
125.4 DOCUMENTAO ACADMICA
125.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO Enquanto o aluno 5 anos Guarda permanente Eliminar as verses parciais, cujas informaes
CURRICULAR mantiver o vnculo com a encontram-se recapituladas na verso integral do
instituio de ensino histrico escolar.
125.42 EMISSO DE DIPLOMA
125.421 EXPEDIO 5 anos 5 anos Eliminao No caso das instituies de ensino que utilizam os
assentamentos individuais para formao do processo
d e registro de diplomas, utilizar os prazos de guarda e
a destinao final dos assentamentos individuais.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
125.422 REGISTRO 5 anos 5 anos Guarda permanente A documentao de solicitao de registro de diplomas
das instituies particulares de ensino superior dever
ser devolvida para as mesmas aps o registro. Eliminar
os diplomas no entregues 2 anos aps a emisso.
125.423 APOSTILA 5 anos 5 anos Guarda permanente
125.424 RECONHECIMENTO E REVALIDAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
CPAD: Em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
2012 a comisso aprovou a guarda permanente dos
documentos indeferidos.
125.425 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE 5 anos 5 anos Eliminao
125.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS Enquanto o aluno * Eliminao *O prazo total de guarda dos documentos de 100
ALUNOS (DOSSIS DOS ALUNOS) mantiver o vnculo com a anos.
instituio de ensino
125.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR
125.51 ALUNA GESTANTE Enquanto o aluno 2 anos Eliminao 95
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.52 ALUNO PORTADOR DE AFECES, Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
INFECES E TRAUMATISMOS mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS. PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA
125.61 MONITORIAS 3 anos 2 anos Guarda permanente
125.611 PROCESSO DE SELEO 3 anos 2 anos Eliminao
125.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE 3 anos 2 anos Eliminao
MONITOR E ORIENTADOR
125.613 AVALIAO 3 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
125.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
125.63 PROGRAMAS DE INICIAO DOCNCIA 3 anos 2 anos Guarda permanente
125.631 PROCESSO DE SELEO 3 anos 2 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
125.632 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE 3 anos 2 anos Eliminao
BOLSISTA E ORIENTADOR
125.633 AVALIAO 3 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram se recapituladas nos relatrios finais.
125.64 FREQUNCIA DE MONITORES, ESTGIOS E 5 anos 47 anos Eliminao
BOLSISTAS
125.7 MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCMBIO
125.71 NACIONAL Enquanto o aluno Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
mantiver o vnculo com a devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
instituio de ensino devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
125.72 INTERNACIONAL Enquanto o aluno Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
mantiver o vnculo com a devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
instituio de ensino devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
125.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: At a concluso do caso 10 anos Guarda permanente A produo, manuseio, consulta, transmisso,
PENALIDADES (ADVERTNCIA OU manuteno e guarda de dados, documentos e
REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO) informaes relativos vida privada, honra e
96 a imagem dos alunos devero observar medidas
especiais de segurana, conforme legislao em vigor.
130 CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)
131 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU
131.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS Enquanto vigora Guarda permanente
131.2 CRIAO DE CURSOS. CRIAO DE At a homologao do 5 anos Guarda permanente
PROGRAMAS ato
131.21 AUTORIZAO. RECONHECIMENTO. At a homologao do 5 anos Guarda permanente
RENOVAO DE RECONHECIMENTO ato
131.3 DESATIVAO DE CURSOS. EXTINO DE At a homologao do 5 anos Guarda permanente
CURSOS ato
131.4 CREDENCIAMENTO PARA ORIENTAO 5 anos 10 anos Eliminao
132 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO CURRICULAR
132.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU Enquanto vigora Guarda permanente
MATRIZ CURRICULAR)
132.2 REFORMULAO CURRICULAR (INCLUSIVE Enquanto vigora Guarda permanente
CRIAO DE NOVAS REAS DE
CONCENTRAO)

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DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
132.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS Enquanto vigora Guarda permanente
132.31 OFERTA DE DISCIPLINAS 5 anos 5 anos Eliminao
133 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA Enquanto vigora Guarda permanente
134 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO STRICTO SENSU
134.1 INGRESSO
134.11 PROCESSO DE SELEO
134.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES At a homologao do 1 ano Guarda permanente
evento
134.112 INSCRIES At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
134.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
134.114 CORREO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
134.115 RECURSOS At a homologao do 1 ano Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial. 97
evento* Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
134.116 RESULTADOS At a homologao do Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento* Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
134.12 TRANSFERNCIA 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
134.13 MUDANA DE NVEL Enquanto o aluno Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO ALUNO 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
ESPECIAL REINTEGRAO
134.2 REGISTROS ACADMICOS
134.21 MATRCULA. REGISTRO Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
SEMESTRAL EM DISCIPLINA mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
DE DISCIPLINAS. APROVEITAMENTO DE mantiver o vnculo com a
ESTUDOS instituio de ensino

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DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
134.24 TRANCAMENTO
134.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.242 TOTAL DE CURSO. MATRCULA TOTAL Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.25 DESLIGAMENTO
134.251 ABANDONO DE CURSO 5 anos 25 anos Eliminao
134.252 JUBILAO 5 anos 25 anos Eliminao
134.253 RECUSA DE MATRCULA 5 anos 25 anos Eliminao
134.3 AVALIAO ACADMICA
134.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS Devoluo ao aluno aps Eliminar os documentos no devolvidos 1 ano aps o
o registro das notas registro das notas.

98 134.32 EXAME DE QUALIFICAO

134.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE At a concluso do curso 1 ano Eliminao
ORIENTADOR E COORIENTADOR
134.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E At a concluso do curso 1 ano Eliminao
ATUAO
134.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA O EXAME At a concluso do curso 1 ano Eliminao
DE QUALIFICAO
134.324 PROJETO DE QUALIFICAO At a concluso do curso 1 ano Guarda permanente
134.33 DEFESA DE DISSERTAO E TESE
134.331 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE At a concluso do curso 1 ano Eliminao
ORIENTADOR E COORIENTADOR
134.332 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E At a concluso do curso 1 ano Guarda permanente
ATUAO
134.333 PRORROGAO DE PRAZO PARA A DEFESA At a concluso do curso 1 ano Eliminao
134.334 DISSERTAO E TESE At a concluso do curso 1 ano Guarda permanente
134.34 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO 10 anos 10 anos Eliminao
MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUNCIA
134.4 DOCUMENTAO ACADMICA

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ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
134.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO Enquanto o aluno 5 anos Guarda permanente Eliminar as verses parciais, cujas informaes
CURRICULAR mantiver o vnculo com a encontram-se recapituladas na verso integral do
instituio de ensino histrico escolar.
134.42 EMISSO DE DIPLOMA
134.421 EXPEDIO 5 anos 5 anos Eliminao No caso das instituies de ensino que utilizam os
assentamentos individuais para formao do processo
de registro de diploma, utilizar os prazos de guarda e
destinao dos assentamentos individuais.
134.422 REGISTRO 5 anos 5 anos Guarda permanente A documentao de solicitao de registro de diplomas
das instituies de ensino superior particulares dever
ser devolvida para as mesmas aps o registro. Eliminar
os diplomas no entregues 2 anos aps a emisso.
134.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
CPAD: em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
2012 a comisso aprovou a guarda permanente dos
documentos indeferidos. 99

134.424 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE 5 anos 5 anos Eliminao

134.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS Enquanto o aluno * Eliminao *O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos.
ALUNOS (DOSSI DOS ALUNOS) mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
134.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS
134.61 MONITORIAS 3 anos 2 anos Guarda permanente
134.611 PROCESSO DE SELEO 3 anos 2 anos Eliminao
134.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE 3 anos 2 anos Eliminao
MONITOR E ORIENTADOR
134.613 AVALIAO 3 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
134.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
134.63 FREQUNCIA DE MONITORES E ESTAGIRIOS 5 anos 47 anos Eliminao
134.7 MOBILIDADE ACADMICA. MOBILIDADE ESTUDANTIL. INTERCMBIO
134.71 NACIONAL Enquanto o aluno Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
mantiver o vnculo com a devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
instituio de ensino devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
134.72 INTERNACIONAL Enquanto o aluno Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
mantiver o vnculo com a devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
instituio de ensino devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
134.8 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: At a concluso do caso 10 anos Guarda permanente A produo, manuseio, consulta, transmisso,
PENALIDADES (ADVERTNCIA OU manuteno e guarda de dados, documentos e
REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO) informaes relativos vida privada, honra e
a imagem dos alunos devero observar medidas
especiais de segurana, conforme legislao em vigor.
140 CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU (INCLUSIVE NA MODALIDADE A DISTNCIA)
141 CONCEPO, ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO DOS CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU

100 141.1 PROJETO PEDAGGICO DOS CURSOS Enquanto vigora Guarda permanente
141.2 CRIAO DE CURSOS At a homologao do 5 anos Guarda permanente
ato
142 PLANEJAMENTO E ORGANIZAO
CURRICULAR
142.1 ESTRUTURA DO CURRCULO (GRADE OU Enquanto vigora Guarda permanente
MATRIZ CURRICULAR)
142.2 REFORMULAO CURRICULAR Enquanto vigora Guarda permanente
142.3 DISCIPLINAS: PROGRAMAS DIDTICOS Enquanto vigora Guarda permanente
142.31 OFERTA DE DISCIPLINAS 2 anos Eliminao
143 PLANEJAMENTO DA ATIVIDADE ACADMICA Enquanto vigora Guarda permanente Guardar apenas um exemplar do calendrio.
144 VIDA ACADMICA DOS ALUNOS DOS CURSOS DE PS-GRADUAO LATO SENSU
144.1 INGRESSO
144.11 PROCESSO DE SELEO
144.111 PLANEJAMENTO. ORIENTAES At a homologao do 1 ano Guarda permanente
evento
144.112 INSCRIES At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*

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DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
144.113 CONTROLE DE APLICAO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
144.114 CORREO DE PROVAS At a homologao do 1 ano Eliminao *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
144.115 RECURSOS At a homologao do 1 ano Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento* Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
144.116 RESULTADOS At a homologao do Guarda permanente *Aguardar o trmino da ao, no caso de ao judicial.
evento*
144.19 OUTRAS FORMAS DE INGRESSO. ALUNO 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
ESPECIAL REINTEGRAO
144.2 REGISTROS ACADMICOS
144.21 MATRCULA. REGISTRO Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.22 INSCRIO EM DISCIPLINAS. MATRCULA EM Enquanto o aluno Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
DISCIPLINA mantiver o vnculo com a 101
instituio de ensino
144.23 ISENO DE DISCIPLINAS. DISPENSA Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
DE DISCIPLINAS. APROV EITAMENTO DE mantiver o vnculo com a
ESTUDOS instituio de ensino
144.24 TRANCAMENTO
144.241 DISCIPLINA. MATRCULA PARCIAL Enquanto o aluno 5 anos Eliminao Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.242 TOTAL DO CURSO. MATRCULA TOTAL Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.25 DESLIGAMENTO
144.251 ABANDONO DE CURSO 5 anos 25 anos Eliminao
144.252 JUBILAO 5 anos 25 anos Eliminao
144.253 RECUSA DE MATRCULA 5 anos 25 anos Eliminao
144.3 AVALIAO ACADMICA
144.31 PROVAS. EXAMES. TRABALHOS Devoluo ao aluno aps Eliminar os documentos no devolvidos 1 ano aps o
o registro das notas registro das notas.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
144.32 TRABALHO DE CONCLUSO DE CURSO. Devoluo ao aluno aps Eliminao Eliminar os documentos no devolvidos 1 ano aps o
TRABALHO FINAL DE CURSO o registro das notas registro das notas.
144.321 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE At o registro das notas 1 ano Eliminao
ORIENTADOR E COORIENTADOR
144.322 BANCAS EXAMINADORAS: INDICAO E At o registro das notas 1 ano Eliminao
ATUAO
144.323 PRORROGAO DE PRAZO PARA ENTREGA E At o registro das notas 1 ano Eliminao
APRESENTAO
144.33 REGISTRO DE CONTEDO PROGRAMTICO 10 anos 10 anos Eliminao
MINISTRADO, RENDIMENTO E FREQUNCIA
144.4 DOCUMENTAO ACADMICA
144.41 HISTRICO ESCOLAR. INTEGRALIZAO Enquanto o aluno 5 anos Guarda permanente Eliminar as verses parciais, cujas informaes encontram
CURRICULAR mantiver o vnculo com a se recapituladas na verso integral do histrico escolar.
instituio de ensino
144.42 EMISSO DE CERTIFICADO
102 144.421 EXPEDIO 5 anos 5 anos Eliminao No caso das instituies de ensino que utilizam os
assentamentos individuais para formao do processo
de registro de certificado, utilizar os prazos e a
destinao dos assentamentos individuais.
144.422 REGISTRO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os certificados no entregues 2 anos aps a
emisso.
144.423 RECONHECIMENTO E REVALIDAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Para os casos de indeferimento, a documentao ser
devolvida ao requerente. Eliminar os documentos no
devolvidos aps 2 anos do indeferimento.
CPAD: Em reunio realizada no dia 08 de fevereiro de
2012 a comisso aprovou a guarda permanente dos
documentos indeferidos.
144.424 VERIFICAO DE AUTENTICIDADE 5 anos 5 anos Eliminao
144.43 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS DOS Enquanto o aluno * Eliminao * O prazo total de guarda dos documentos de 100 anos.
ALUNOS (DOSSIS DOS ALUNOS) mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.5 REGIME DE EXERCCIO DOMICILIAR Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.6 MONITORIAS. ESTGIOS NO OBRIGATRIOS

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
144.61 MONITORIAS
144.611 PROCESSO DE SELEO 3 anos 2 anos Eliminao
144.612 INDICAO, ACEITE E SUBSTITUIO DE 3 anos 2 anos Eliminao
MONITOR E ORIENTADOR
144.613 AVALIAO 3 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
144.62 ESTGIOS NO OBRIGATRIOS Enquanto o aluno 2 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
144.63 FREQUNCIA DE MONITORES E ESTAGIRIOS 5 anos 47 anos Eliminao
144.7 REGIME DISCIPLINAR DOS ALUNOS: At a concluso do caso 10 anos Guarda permanente A produo, manuseio, consulta, transmisso,
PENALIDADES (ADVERTNCIA OU manuteno e guarda de dados, documentos e
REPREENSO, SUSPENSO E EXPULSO) informaes relativos vida privada, honra e
a imagem dos alunos devero observar medidas
especiais de segurana, conforme legislao em vigor.
190 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES AO ENSINO SUPERIOR 103
200 PESQUISA
210 NORMATIZAO. REGULAMENTAO Enquanto vigora Guarda permanente
220 PROGRAMAS DE PESQUISA
221 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
222 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
230 PROJETOS DE PESQUISA
231 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
232 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
240 INICIAO CIENTFICA
241 PROCESSO DE SELEO 2 anos 2 anos Eliminao
242 CADASTRAMENTO DE BOLSISTAS 5 anos Eliminao
243 FREQUNCIA DE BOLSISTAS 5 anos 47 anos Eliminao
244 AVALIAO DE BOLSISTAS 2 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
250 TRANSFERNCIA E INOVAO TECNOLGICA
251 REGISTRO DA PROPRIEDADE INTELECTUAL
251.1 APOIO REDAO DE PATENTES Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
251.2 APRESENTAO E ACOMPANHAMENTO 5 anos 5 anos Guarda permanente
252 TRANSFERNCIA DE TECNOLOGIA
252.1 INFORMAES TCNICAS At a celebrao do 5 anos Eliminao
contrato
252.2 CELEBRAO E ACOMPANHAMENTO DE Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar o processo de averbao junto ao INPI aps a
CONTRATOS confirmao e recebimento do certificado de averbao.
252.3 PARCERIAS PARA EXPLORAO E Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
DESENVOLVIMENTO DE INOVAO
TECNOLGICA
253 DIVULGAO DE INFORMAO TECNOLGICA
253.1 INFORMAO TECNOLGICA INSTITUCIONAL 5 anos 5 anos Guarda permanente
104 253.2 AVALIAO DA TRANSFERNCIA E INOVAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
TECNOLGICA
254 PROGRAMAS DE INCUBADORAS DE EMPRESAS
254.1 PROSPECO DE PROJETOS Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
254.2 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA
254.21 PROCESSO DE SELEO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar os documentos aps 2 anos do indeferimento.
254.22 ADMISSO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
254.23 CAPACITAO E DESENVOLVIMENTO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
254.24 AVALIAO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
260 TICA EM PESQUISA
261 PESQUISA EM SERES HUMANOS
261.1 COMIT DE TICA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente A produo, manuseio, consulta, transmisso,
manuteno e guarda de dados, documentos e
informaes relativos vida privada, honra e a
imagem dos seres humanos que participam das
pesquisas, devero observar medidas especiais de
segurana, conforme legislao em vigor.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
261.2 REGISTRO DA PESQUISA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente A produo, manuseio, consulta, transmisso,
manuteno e guarda de dados, documentos e
informaes relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, devero observar
medidas especiais de segurana, conforme legislao
em vigor.
262 PESQUISA EM ANIMAIS
262.1 COMISSO DE TICA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
262.2 REGISTRO DA PESQUISA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente
263 BIOSSEGURANA
263.1 COMISSO INTERNA DE BIOSSEGURANA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Produo, manuseio, consulta, transmisso,
manuteno e guarda de dados, documentos e
informaes relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, devero observar
medidas especiais de segurana, conforme legislao
em vigor.
263.2 REGISTRO DA PESQUISA Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Produo, manuseio, consulta, transmisso, 105
manuteno e guarda de dados, documentos e
informaes relativos aos organismos geneticamente
modificados e seus derivados, devero observar
medidas especiais de segurana, conforme legislao
em vigor.
290 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES PESQUISA
300 EXTENSO
310 NORMATIZAO. REGULAMENTAO Enquanto vigora Guarda permanente
320 PROGRAMAS DE EXTENSO
321 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
322 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
330 PROJETOS DE EXTENSO
331 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
332 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes,
encontram se recapituladas nos relatrios finais.
340 CURSO DE EXTENSO
341 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
342 DIVULGAO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Guardar apenas um exemplar do material de
divulgao de cada curso.
343 INSCRIO At a concluso do curso 1 ano Eliminao
344 FREQUNCIA At a concluso do curso 1 ano Eliminao
345 EMISSO DE CERTIFICADO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os certificados no entregues aps 2 anos da
emisso.
346 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
350 EVENTOS DE EXTENSO
351 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
352 DIVULGAO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Guardar apenas um exemplar do material de cada
evento.
353 INSCRIO At a concluso do 1 ano Eliminao
evento

106 354 FREQUNCIA At a concluso do 1 ano Eliminao

evento
355 EMISSO DE CERTIFICADO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os certificados no entregues aps 2 anos da
emisso.
356 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
360 PRESTAO DE SERVIO
361 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
362 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
370 DIFUSO E DIVULGAO DA PRODUO ACADMICA
371 PROPOSIO Enquanto vigora 5 anos Guarda permanente Eliminar as propostas no aprovadas aps 2 anos.
372 AVALIAO. RESULTADOS 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
380 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE BOLSAS DE EXTENSO
381 PROCESSO DE SELEO 3 anos 2 anos Guarda permanente
382 INSCRIO E SELEO DE BOLSISTAS 3 anos 2 anos Eliminao
383 FREQUNCIA DE BOLSISTAS 5 anos 47 anos Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
384 AVALIAO. RESULTADOS 3 anos 2 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais, cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
390 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES EXTENSO
500 ASSISTNCIA ESTUDANTIL
510 NORMATIZAO. REGULAMENTAO Enquanto vigora Guarda permanente
520 PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
521 MORADIA ESTUDANTIL. MORADIA UNIVERSITRIA
521.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
521.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
RENOVAO mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
521.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
522 ALIMENTAO
522.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente 107
522.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
RENOVAO mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
522.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
523 TRANSPORTE
523.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
523.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
RENOVAO mantiver o vnculo com a
instituio de ensino
523.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
524 ASSISTNCIA SADE FSICA E MENTAL (INCLUSIVE REDE CONVENIADA)
524.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
524.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
524.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
525 INCLUSO SCIO-EDUCACIONAL E DIGITAL
525.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
525.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
RENOVAO mantiver o vnculo com a
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525.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
526 CULTURA. ESPORTE
526.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
526.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
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526.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
108 encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
527 CRECHE
527.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
527.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
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527.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
528 APOIO PEDAGGICO
528.1 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
528.2 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
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528.3 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
529 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PROGRAMAS, CONVNIOS E PROJETOS DE CONCESSO DE BENEFCIOS E AUXLIOS AOS ALUNOS
529.1 ATENDIMENTO AOS PORTADORES DE Enquanto o aluno 5 anos Guarda permanente
NECESSIDADES ESPECIAIS mantiver o vnculo com a
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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
529.2 AUXLIO PARA PARTICIPAO E REALIZAO Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
DE EVENTOS mantiver o vnculo com a
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529.3 ISENO DE TAXAS ACADMICAS Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
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529.4 CONCESSO DE MATERIAL DIDTICO Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
mantiver o vnculo com a
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529.5 BOLSA-AUXLIO
529.51 PUBLICAO. DIVULGAO 5 anos 5 anos Guarda permanente
529.52 INSCRIO. SELEO. ADMISSO. Enquanto o aluno 10 anos Eliminao
RENOVAO mantiver o vnculo com a
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529.53 AVALIAO 5 anos 5 anos Guarda permanente Eliminar os relatrios parciais cujas informaes
encontram-se recapituladas nos relatrios finais.
109
590 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES ASSISTNCIA ESTUDANTIL
900 ASSUNTOS DIVERSOS
910 SOLENIDADES. COMEMORAES. 1 ano Eliminao
HOMENAGENS
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, 5 anos 5 anos Guarda permanente
DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS
APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
920 CONGRESSOS. CONFERNCIAS. SEMINRIOS. 1 ano Eliminao
SIMPSIOS. ENCONTROS. CONVENES.
CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, 5 anos 5 anos Guarda permanente
DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS
APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
930 FEIRAS. SALES. EXPOSIES. MOSTRAS. 1 ano Eliminao
FESTAS
PLANEJAMENTO, PROGRAMAO, 5 anos 5 anos Guarda permanente
DISCURSOS, PALESTRAS E TRABALHOS
APRESENTADOS POR TCNICOS DO RGO
CONCURSOS 1 ano Eliminao

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PRAZOS DE GUARDA
DESTINAO
ASSUNTO OBSERVAES
FASE FASE FINAL
CORRENTE INTERMEDIRIA
PLANEJAMENTO, NORMAS, EDITAIS, 5 anos 5 anos Guarda permanente As normas devero permanecer em fase corrente
HABILITAO DOS CANDIDATOS, enquanto vigoram.
JULGAMENTO DA BANCA, TRABALHOS
CONCORRENTES, PREMIAO E RECURSOS
940 VISITAS E VISITANTES 1 ano Eliminao
990 ASSUNTOS TRANSITRIOS
991 APRESENTAO. RECOMENDAO 1 ano Eliminao
992 COMUNICADOS E INFORMES 1 ano Eliminao
993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. 1 ano Eliminao
FELICITAES. PSAMES
994 PROTESTOS. REIVINDICAES. SUGESTES 1 ano Eliminao
995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E 1 ano Eliminao
INFORMAES DIVERSAS
996 ASSOCIAES: CULTURAIS, DE AMIGOS E 1ano Eliminao
DE SERVIDORES
110

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