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Fecha: 25-06-2012
PROCEDIMIENTO FACTURACIN Y CARTERA Aprob: Jefe
Departamento Financiero
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PROCESO: Gestin Financiera


SUBPROCESO: N.A.
PROCEDIMIENTO: Facturacin y Cartera

1. OBJETIVO. Recaudar el conjunto de activos de las facturas emitidas por los servicios prestado
a las empresas de la Jurisdiccin de la Cmara de Comercio de Cartagena

2. ALCANCE. Aplica a todas las facturas emitidas y cobro de las mismas, de todos los procesos de
la Cmara de Comercio de Cartagena

3. PALABRAS CLAVES
Cartera
Factura
Concepto
Pago
Causacin
Centro de costo

4. POLTICAS DE FACTURACIN Y CARTERA

El tiempo establecido para la elaboracin de facturas es de 16 horas hbiles.


Los servicios que se facturan son los servicios privados.
No se financiaran los servicios de venta de bases de datos, formaciones tales como conferencias y
seminarios, conciliaciones y arbitrajes.
Se recibirn pagos posteriores del servicio de formacin solo a los afiliados y empresas medianas y
grandes que enven carta de compromiso para la facturacin.
Si un empresario no ha cancelado un servicio, este servicio se suspender y si se encuentra en
mora con la Cmara, no podr beneficiarse de apoyos particulares, como la participacin en ferias,
misiones y macro ruedas, y otros servicios que la Cmara le pueda brindar para el fortalecimiento
de su empresa. Sin embargo si podr participar de los eventos gratuitos que desarrolle la entidad.
Se facturar a Comerciantes (personas naturales y jurdicas) y entidades sin nimo de lucro
legalmente constituidas.
La cartera se castigar anualmente.
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5. FLUJOGRAMA

6. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE EVIDENCIA


Recibir solicitud Se recibe la solicitud de facturacin por parte Asistente II E-mail.
1.
de facturacin del vendedor. contable Formato
Se analiza la solicitud, si cumple con los
Analizar
requisitos para facturar (validar formato). En Asistente II
2. solicitud de Formato
caso de no cumplir con lo especificado se contable
facturacin
devuelve.
Se elabora la factura en el sistema de
informacin contable as: se crea el NIT, se
parametriza (se crea como cliente y se le asigna
una cuenta por cobrar), se graba la factura Asistente II
3. Elaborar factura ERP
llenando los datos (centro de costos, tipo de contable
cartera, vendedor, valor, concepto,
especificaciones de pago y causacin), esta
factura se imprime
Se da aprobacin del jefe financiero partir de la
4. Aprobar Jefe Financiero Factura
firma sobre la factura
Se enva factura al cliente solo por el rea de
archivo y correspondencia en la cual se manejan
Archivo y
los procedimientos establecidos (horario de
5. Enviar factura correspondenc
entrega de facturas por parte de archivos es de
ia
8 a 8:30 y de 2 a 2:30. Y luego se enva
constancia de recibido al rea financiera a
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PROCEDIMIENTO FACTURACIN Y CARTERA Aprob: Jefe
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N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE EVIDENCIA


travs del DOCUWARE.
Se realiza la primera llamada de confirmacin
Confirmar Asistente II
6. del recibido de la factura dos das despus que
recibido contable
se entregue la factura a archivo
Una segunda llamada como recordatorio de
Recordatorio de Asistente II
7. pago. Se realiza cobro por escrito antes de
pago contable
finalizar el mes
Deben hacer seguimiento a pago de la factura,
Seguimiento Responsable
8. durante la ejecucin del contrato los
pago de factura del proceso
encargados de realizar la venta del servicio.
Se realizar la gestin de cobro, mediante
llamadas telefnicas por parte del
Gestin de Asistente II
9. Departamento Financiero, una vez la factura se
cobro contable
encuentre vencida, es decir a los 30 da de
emitida la factura
Si dentro de los 45 das posteriores a la emisin
de la factura, no se ha efectuado el pago,
Suspensin del mediante comunicacin escrita se realizar el Jefe del rea
10.
servicio cobro y se dar aviso a la suspensin del solicitante
servicio por parte del responsable del proceso
que emiti la factura
Despus de 60 das de emitida la factura y no se
haya efectuado el pago, se dar traslado a la Secretaria
11. Cobro jurdico
Secretara General de la entidad, para que el General
cobro se realice bajo esta instancia