Anda di halaman 1dari 85

PENGELOLAAN SURAT MENYURAT PADA DINAS TENAGA

KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TENGAH

TUGAS AKHIR

Diajukan Dalam Rangka Menyelesaikan Studi Diploma III Untuk Mencapai

Gelar Ahli Madya

Disusun Oleh :

Nama : Yulieta Rianingtyas

Nim : 3354304010

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG

2007

i
PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah telah disetujui oleh pembimbing untuk diajukan ke

sidang Tugas Akhir.

Hari :

Tanggal : Agustus 2007

Mengetahui, Menyetujui,

Ketua Jurusan Manajemen Dosen Pembimbing

Drs. Sugiharto, M.Si Drs. Marimin,M.Pd

NIP. 131 286 682 NIP. 130 818 769

ii
HALAMAN PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan Sidang Ujian Tugas Akhir Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada :

Hari :

Tanggal : September 2007

Penguji Tugas Akhir

Penguji I Penguji II

Drs. Marimin,M.Pd Drs. Partono

NIP. 130 818 769 NIP. 131 125 942

Dekan

Fakultas Ekonomi

Drs. Agus Wahyudin, M.Si

NIP. 131 658 236

iii
PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil

karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya orang lain, baik sebagian atau seluruhnya.

Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau

dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang, Agustus 2007

Yulieta Rianingtyas

NIM. 3354304010

iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN

☼ Sesungguhnya beserta kesukaran ada kemudahan ( Al Qur’an Al Insyiraah : 6 )

☼ Sesungguhnya pelindungku ialah Allah yang telah menurunkan Al Qur’an dan

Dia melindungi orang-orang yang saleh ( Al Qur’an Al A’raaf : 196 )

Tugas Akhir ini aku persembahkan untuk

☼ Keluargaku tersayang papa, mama, kakakku serta adikku, yang telah memberikan

semangat dan do’a sehingga aku dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan

lancar.

☼ A’ax terimakasih atas bantuan dan kesabarannya dalam menyemangati penulisan

Tugas Akhir ini.

☼ Sahabat-sahabatku Manajemen Perkantoran angkatan 2004

☼ Almamater UNNES

v
SARI

Yulieta Rianingtyas, Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

Semarang, Tugas Akhir, Manajemen Perkantoran D3 Universitas Negeri Semarang 2007

Kata Kunci : Pengelolaan, Surat Masuk, Surat Keluar

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi secara tertulis. Surat dengan segala kelebihannya yang dimiliki ternyata
masih tetap digunakan dalam aktifitas sehari-hari dalam berbagai aspek kehidupan
manusia, baik itu dalam komunikasi biasa maupun juga dalam kegiatan bisnis, dinas atau
juga perkantoran. Menyadari betapa pentingnya peranan surat menyurat dalam suatu
organisasi atau suatu instansi pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa
Tengah surat sangat berpengaruh pada kegiatan pemerintahan. Oleh karena itu, di dalam
pengelolaan surat diperlukan pegawai yang memiliki ketelitian, ketrampilan, kerapian,
dan pengetahuan tentang pengelolaan surat menyurat.
Dalam penelitian ini akan mengkaji masalah : ( 1 ) Bagaimana prosedur
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi
Provinsi Jawa Tengah. ( 2 ) Sarana apa saja yang di gunakan pada Dinas Tenaga Kerja
Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat. ( 3 )
Kendala – kendala apa yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada
Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Adapun tujuan dari
penulisan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar
pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, untuk mengetahui
sarana apa saja yang di gunakan dalam pengelolaan surat menyurat, dan kendala –
kendala apa yang dihadapi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Lokasi penelitian pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa
Tengah. Obyek kajian pada penelitian ini adalah Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas
Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Metode pengumpulan data adalah
observasi, wawancara, dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan
menggunakan metode analisis diskriptif kualitatif.
Pengelolaan surat menyurat mengunakan sistem kartu kendali. Sarana yang
digunakan meliputi buku nomor urut, map odner, map snelhecter, filling cabinet, lemari
catalog, kartu kendali, lembar disposisi. Kendala yang dihadapi meliputi biaya / dana
dalam pengurusan surat menyurat, tingkat pendidikan dari petugas.
Berdasarkan hasil penelitian diatas dapat disimpulkanbahwa Pengelolaan Surat
Masuk diawali dengan penerimaan, pencatatan, dan pendistribusian. Pengelolaan Surat
Keluar diawali dengan Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan,
penandatanganan, pencatatan, pemberian cap Dinas, penyampulan, pengiriman,
penyimpanan. Sarana yang digunakan meliputi buku nomor urut, map odner, map
snelhecter, filling cabinet, lemari catalog, kartu kendali, lembar disposisi. Kendala yang

vi
dihadapi meliputi biaya / dana dalam pengurusan surat menyurat, tingkat pendidikan dari
petugas.
Demi tercapai dan tertibnya persuratan pada Dinas Tenaga Kerja Dan
Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Penulis memberikan saran antara lain : dengan
Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapan diharapkan petugas –
petugas pengelolaan surat menyurat lebih teliti dalam mengolah surat supaya tidak terjadi
kesalahan – kesalahan. Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan
sehingga kelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. Mengingat pentingnya surat
menyurat maka diperlukan peningkatan pelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat
sehingga dapat diharapkan tidak terjadi keterlambatan pengiriman.

vii
KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan

rahmat dan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang

berjudul “ Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah”. Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk

memenuhi dan melengkapi salah satu syarat menyelesaikan mata kuliah Tugas Akhir

Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universtas Negeri Semarang.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memperoleh bantuan, bimbingan, dan

pengarahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis

mengucapkan terima kasih kepada :

1. Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si. Rektor Universitas Negeri Semarang.

Yang telah memberi kesempatan kepada Penulis untuk menuntut ilmu di UNNES.

2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si Dekan Fakultas Ekonomi, atas bantuannya dalam

memberikan izin untuk melakukan penelitian.

3. Drs. Sugiharto, M.Si Ketua Jurusan Manajemen yang telah memerikan bantuan

dalam proses penyusunan izin untuk melakukan penelitian.

4. Drs. Marimin, M.Pd Dosen Pembimbing Tugas Akhir dengan penuh kesabaran

dan perhatian dalam memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan

Tugas Akhir ini.

5. Drs. Partono, Dosen Penguji Tugas Akhir yang memberikan saran untuk

perbaikan Tugas Akhir ini.

viii
6. Seluruh Staf dan karyawan Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa

Tengah, yang telah menerima dengan baik saat melaksanakan penelitian.

7. Papa, Mama dan keluargaku tercinta yang telah memberikan do’a restu serta

dorongan moril dan materiil untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. A’ax makasih atas bantuan dan kesabarannya dalam mensuport untuk

menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelsaikan Tugas Akhir ini.

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis

khususnya dan bagi pembaca pada umumnya, Amin.

Semarang, Agustus 2007

Penulis

( Yulieta Rianingtyas )

ix
DAFTAR ISI

JUDUL……………………………………………………………………………… i

PERSETUJUAN PEMBIMBING…….…………………………………………... ii

HALAMAN PENGESAHAN……………..………………………………………. iii

PERNYATAAN...………………………………………………………………….. iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN………………………………………………… v

SARI………………………………………………………………………………… vi

KATA PENGANTAR……………………………………………………………… viii

DAFTAR ISI………………………………………………………………………... x

DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………………... xiii

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………… 1

A. Latar Belakang Masalah…………………………………………………. 1

B. Perumusan Masalah……………………………………………………… 3

C. Tujuan Penelitian………………………………………………………… 4

D. Manfaat Penelitian……………………………………………………….. 4

E. Sistematika Penulisan……………………………………………………. 5

BAB II LANDASAN TEORI………………………………………………………. 6

A. Pengertian Pengelolaan dan Surat………………………………………… 6

B. Fungsi Surat……………………………………………………………… 7

C. Macam-macam Surat Kedinasan………………………………………… 8

x
D. Prosedur Pencatatan Dan Pendistribusian Surat…………………………. 10

E. Pengelolaan Surat………………………………………………………… 13

F. Sarana Dalam Pengelolaan Surat Menyurat………………………………. 28

G. Mengarsip Surat………………………………………………………….. 29

BAB III METODELOGI PENELITIAN………………………………………….. 35

A. Lokasi Penelitian…………………………………………………………. 35

B. Operasional Konsep……………………………………………………… 35

C. Jenis Data………………………………………………………………… 35

D. Metode Pengumpulan Data………………………………………………. 36

E. Metode Analisis Data……………………………………………………. 37

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…………………………... 38

A. Gambaran Umum Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa

Tengah……………………………………………………………………. 38

1. Sejarah Disnakertrans Prov. Jateng………………………………. 38

2. Susunan Organisasi Disnakertrans Prov. Jateng…………………. 38

3. Bidang Kegiatan ………………………………………………….. 46

4. Lokasi Disnakertrans Prov. Jateng……………………………….. 47

B. Hasil Penelitian…………………………………………………………… 48

C. Pembahasan………………………………………………………………. 57

xi
BAB V PENUTUP…………………………………………………………………… 63

A. Kesimpulan……………………………………………………………….. 63

B. Saran………………………………………………………………………. 63

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….... 65

LAMPIRAN-LAMPIRAN………………………………………………………….... 66

xii
DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Wawancara…………………………………………………….. 68

Lampiran 2 Struktur Organisasi…………………………………………………… 69

Lampiran 3 Lembar Pengantar……………………………………………………. 70

Lampiran 4 Lembar Disposisi Surat Masuk Penting……………………………… 71

Lampiran 5 Lembar Disposisi Surat Masuk Biasa………………………………... 72

Lampiran 6 Lembar Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar……………….. 73

Lampiran 7 Surat Ijin Survey Pendahuluan………………………………………... 74

Lampiran 8 Surat Balasan Ijin Survey Pendahuluan………………………………. 75

Lampiran 9 Surat Permohonan Ijin Penelitian……………………………………... 76

Lampiran 10 Surat Balasan Permohonan Ijin Penelitian……………………………. 77

Lampiran 11 Surat Keterangan Penelitian…………………………………………… 78

xiii
BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam suatu instansi atau organisasi terdiri dari sekelompok orang

yang bekerja sama untuk keperluan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam

keperluan yang lain. Mereka bekerja sama menentukan tujuan yang ingin di

capai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis.

Dalam menyusun laporan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan

dengan berbagai pihak luar organisasi, untuk menjalankan tugas – tugas itu

mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi.

Ada berbagai cara dalam berkomunikasi guna melakukan kerja sama

dengan pihak luar sebagai sarana alat pencapaian tujuan perusahaan,

berkomunikasi dengan pihak luar dapat dilakukan baik secara lisan maupun

secara tulisan sebagai usaha untuk memelihara hubungan yang sebaik –

baiknya, salah satunya adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi pihak

luar tersebut dengan kegiatan surat – menyurat antara instansi – instansi yang

terkait dengan perusahaan.

Kegiatan dalam surat – menyurat masih sering kali kita temui pada

perusahaan – perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Dan sejak

zaman dahulu sampai sekarang kegiatan surat – menyurat masih sering

digunakan, walaupun saat ini sudah berkembang teknologi komunikasi yang

lebih canggih dibandingkan dengan menggunakan surat. Karena dengan

1
2

menggunakan surat lebih ekonomis, praktis dan efektif dibandingkan dengan

alat komunikasi yang lainnya.

Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) surat adalah sehelai kertas

atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Sampai sekarang surat masih digunakan karena surat memiliki kelebihan

dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihannya antara lain

yaitu surat lebih praktis karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat

menyimpan rahasia dan memuat informasi secara panjang lebar. Surat lebih

efektif karena informasi yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya dan

tidak ada penyingkatan istilah. Surat dikatakan ekonomis dilihat dari biaya

pembuatan dan pengiriman relatif murah.

Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai

wakil dari pembuatan surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai

kekuatan hukum, sumber data yang digunakan untuk petunjuk keterangan

tindak lanjut, bahan pengingat dalam kegiatan dimasa lalu, surat sebagai

jaminan keamanan , sebagai alat pengikat antara dua pihak, alat promosi bagi

kantor atau perusahaan, dan alat untuk menghemat baik waktu, tenaga dan

juga biaya.

Pengurusan kegiatan surat – menyurat dalam perusahaan di kelola oleh

Bagian Tata Usaha. Kegiatan pada Tata Usaha merupakan kegiatan yang

sangat penting bagi perusahaan karena Tata Usaha merupakan bagian dalam

kegiatan pelayanan pekerjaan – pekerjaan dalam perusahaan yang bersifat

operatif, selain itu Tata Usaha juga sebagai pusat informasi bagi karyawan
3

maupun pimpinan untuk dapat membuat keputusan sebagai langkah untuk

melakukan tindakan yang tepat sehingga dapat membantu kelancaran

perkembangan perusahaan secara keseluruhan semua itu dikarenakan kegiatan

Tata Usaha berkaitan dengan warkat – warkat dan dokumen – dokumen

sebagai sumber ingatan.

Walaupun kegiatan surat – menyurat itu di pandang sebagai suatu

kegiatan yang mudah, surat – menyurat merupakan salah satu dari kegiatan

yang bisa menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Salah satu peranan Tata

Usaha bagi perusahaan adalah dengan melakukan kegiatan pengurusan surat

baik itu surat masuk maupun surat keluar. Kegiatan pengelolaan surat masuk

dan surat keluar pada perusahaan perlu mendapatkan perhatian yang sungguh,

karena isi dari surat pada perusahaan akan menjadi sarana pencapaian tujuan

dari perusahaan yang bersangkutan, maka dalam memperhatikan surat perlu

adanya pengurusan dan pengendalian atas surat. Hal itu harus diperhatikan

supaya dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat berjalan lancar sesuai

dengan tujuan yang diharapkan.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui mengenai pentingnya

peranan surat menyurat dalam suatu organisasi atau suatu instansi, maka

peneliti tertarik untuk mengambil judul “ PENGELOLAAN SURAT

MENYURAT PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI

PROVINSI JAWA TENGAH “.


4

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian diatas permasalahan yang diambil dalam penelitian

ini adalah:

1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas

Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ?

2. Sarana apa saja yang di gunakan pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat?

3. Kendala – kendala apa yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan

surat keluar pada Dinas tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa

Tengah ?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar

pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

2. Untuk mengetahui sarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan

surat menyurat.

3. Mengetahui kendala – kendala yang terjadi pada pengelolaan surat masuk

dan surat keluar.

D. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Manfaat Teoritis
5

Dari segi ilmiah penelitian ini dapat menambah ilmu pengetahuan yang

dapat digunakan sebagai acuan pada penelitian yang sejenis dan

memberikan informasi pendidikan.

2. Manfaat Praktis

a. Bagi mahasiswa

Dapat dijadikan sebagai tambahan masukan sehingga dapat

menerapkan perpaduan antara praktik danm teoritis yang didapat di

bangku kuliah, khususnya masukan di bidang Manajemen

Perkantoran terkait dengan pengelolaan surat menyurat.

b. Bagi perguruan tinggi

Sebagai bahan masukan dan umpan balik guna perbaikan dunia

pendidikan serta menambah referensi tentang pengelolaan surat –

menyurat.

c. Bagi Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

Sebagai bahan masukan bagi instansi, khususnya mengenai

pengelolaan surat – menyurat pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan garis besar

penyusunan yang memudahkan pemikiran dalam memahami secara

keseluruhan isi dari tugas akhir ini. Adapun sistematika dalam penyusunan

tugas akhir sebagai berikut :


6

1. Bagian Awal

Terdiri atas judul Tugas Akhir, pengesahan, abstrak, moto dan

persembahan, kata pengantar, daftar isi, daftar lampiran.

2. Bagian Utama

BAB I Pendahuluan. Pada bab ini terdiri dari latar belakang masalah,

permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika

penulisan.

BAB II Landasan teori. Pada bab ini berisi tentang pengertian surat,

fungsi surat, macam surat, prosedur pencatatan dan pendistribusian surat,

pengelolaan surat, sarana dalam pengelolaan surat menyurat, mengarsip

surat.

BAB III Metodologi. Metodologi ini terdiri dari lokasi penelitian,

operasional konsep, jenis data, metode pengumpulan, metode analisis data.

BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. Berisi tentang hasil penelitian

dan pembahasan.

BAB V Kesimpulan dan Saran. Berisi kesimpulan dan saran

3. Bagian Akhir

Bagian akhir ini berisi daftar pustaka.


BAB II

LANDASAN TEORI

A. Pengertian Pengelolaan dan Surat

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan

tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal

yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( Ibnu

Syamsi, 1994 : 8 ).

Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yang

berjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau

keterangan-keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan

dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh

juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi

penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan

kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi.

Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yang

berjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yang

berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warta.

Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertas

atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis.

Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi

yang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas

7
8

yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang

atau lembaga.

B. Fungsi Surat

Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain,

menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai :

1. Wakil dari pengiriman / penulis.

2. Bahan pembukti.

3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ).

Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai :

1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana

komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis.

2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi

atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara

tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan

hukum.

4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk

informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.


9

5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau

aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan

kegiatan selanjutnya baginya.

6. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamanan

pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya.

7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak

dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak.

8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian

kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro,

kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau

siapapun juga yang membaca surat tersebut.

9. Alat untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan

juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan

pembuat surat secara nyata.

C. Macam – Macam Surat Kedinasan

Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004

: 249 ) antara lain :

1. Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya

menyangkut berbagai hal tentang kedinasan.

2. Surat Pengangkatan
10

Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan

kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi.

3. Surat Keputusan

Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yang

dipergunakan untuk pengambilan keputusan. Surat keputusan terdiri dari 3

komponen, yaitu :

a. Konsideran

Konsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusan

yang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. Bagian ini

memuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan,

pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadi

landasan hukum dari surat keputusan tersebut.

b. Diktum

Diktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yang

dimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yang

menunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. Diktum

memuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut.

c. Tembusan

Bagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenai

surat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakan

keputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapa

saja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.


11

4. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau

pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada di

bawahnya agar melakukan sesuatu yang berkaitan dengan tugas – tugas,

wewenang maupun tanggung jawab.

5. Surat Perintah Kerja

Surat perintah kerja adalah surat yang memberikan hak serta

perintah untuk melaksanakan suatu pekerjaan, sesuai dengan syarat dan

ketentuan yang dijelaskan dalam surat perintah kerja tersebut.

6. Surat Tugas

Surat tugas digunakan untuk memberikan tugas kepada pihak –

pihak yang kedudukannya di dalam perusahaan lebih rendah dibandingkan

pemberi surat tersebut untuk melaksanakan suatu tugas.

7. Surat Kuasa

Surat kuasa di buat untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan

kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan berhak bertindak atas

nama pemberi hak kuasa tersebut.

D. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat

Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “

Manajemen Kearsipan Modern “. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur

tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini
12

disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 ( tiga ) prosedur

yang umum dipergunakan, antara lain :

1. Prosedur Buku Agenda

Halaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) dari

surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk

mencari surat yang disimpan di file. Ada tiga jenis format buku agenda

yang dapat dipergunakan, yaitu :

a. Buku agenda tunggal

Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat

keluar dalam suatu format.

b. Buku agenda berpasangan

Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah

kiri untuk surat keluar.

c. Buku agenda kembar

Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan

satu buku untuk surat keluar.

Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan,

maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam

distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar

bersama dengan dokumen.


13

Format buku agenda tunggal


No Tgl MK Surat Dari Kepada Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal
1 1/1/01 M 21/s/01 30/12/2000 CV. Mawar - Penawaran
2 1/1/01 K 1/ka/01 1/1/2001 - PT. Sakti Permohonan
3 2/1/01 M - 1/1/2001 Sdr. Hadi - Lamaran
4 3/1/01 K 2/kl/01 3/1/2001 - CV. Mawar Pesanan
5 4/1/01 M 3/r/01 3/1/2002 PT.Raga - Penawaran

Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk


No Tgl Surat Dari Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal
1 1/1/01 21/s/01 30/12/2000 CV. Mawar Penawaran
2 2/1/01 - 1/1/2001 Sdr. Hadi Lamaran
3 4/1/01 3/r/01 3/1/2002 PT.Raga Penawaran

Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar


No Tgl Surat Kepada Isi Ringkas Ket.
Nomor Tanggal
1 1/1/01 2/kl/01 1/1/2001 PT. Sakti Penawaran
2 3/1/01 3/r/01 3/1/2001 CV. Mawar Lamaran

2. Prosedur Kartu Kendali

Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan

mempergunakan kartu kendali, surat masuk dan surat keluar digolongkan

ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat

dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar

pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat

rahasia.
14

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat

sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Prosedur kartu kendali

adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat

dikontrol sejak masuk sampai keluar.

Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut :

Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lain

secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.

Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai

pengganti arsip.

Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat

selesai diproses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya

kemudian disimpan pada lemari arsip.

Format kartu kendali

KARTU KENDALI
Indeks Kode Tanggal : M/K
No. Urut :
Isi Ringkasan
Lampiran
Dari / Kepada
Tanggal No. Surat
Pengolah Paraf
Catatan

3. Prosedur Tata Naskah ( Takah )

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam

memelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi –
15

segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah

berkas.

Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuai

keperluan, dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usaha

Takah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpan

di tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai.

E. Pengelolaan Surat

1. Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana

komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain

maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )

maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakan

buku pengiriman ( ekspedisi ).

Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansi

dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting,

surat biasa rutin, surat rahasia, serta surat pribadi.

Proses penanganan surat masuk menurut pendapat Ignatius

Wursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah :

a. Penerimaan Surat.

Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatu

unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini
16

kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

b. Penyortiran Surat.

Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –

surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok

atau golongan – golongan yang telah ditentukan. Surat – surat masuk

dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, yaitu :

1) Surat pribadi

2) Surat dinas

3) Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harus

dikembalikan karena salah alamat.

c. Pembukaan Surat.

Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorang

petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam

sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih

lanjut.

d. Pencatatan Surat Masuk.

Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat –

surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu

diadakan pencatatan seperlunya. Surat – surat dinas penting dicatat

dalam kartu kendali ( control card ), sedangkan surat – surat biasa dan

rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

e. Pengarahan Surat Masuk.

Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat, agar


17

surat dapat segera di tindak lanjuti.

1) Pengarahan Surat Masuk Penting.

a) Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh

pencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga.

b) Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepada

pengarah surat.

c) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian

kolom – kolom tersebut sudah benar.

d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom

kepada, dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang

akan menerima surat – surat tersebut.

e) Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III

) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –

surat tersebutmelalui pengantar surat, kartu kendali I tetap

berada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat

kontrol.

f) Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.

Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip

yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam

proses.
18

Proses pengurusan surat masuk penting

Unit Kearsipan
Penerima Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Unit Pengolah
Surat Surat

SP SP SP
I I
II
II II
III III III

II

II

Keterangan :
SP : surat masuk penting
I, II, III : Kartu kendali

2) Pengarahan Surat Masuk Biasa.

a) Setelah surat – surat di catat dalam lembar pengantar ( rangkap

II ), surat – surat tersebut disampaikan pada unit pengolah.

b) Unit Pengolah mengisi lembar pengantar tanggal, dan jam

terima surat, nama jabatan serta tanda tangan pada kolom yang
19

tersedia.

c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan

lembar pengantar II di simpan oleh unit pengolah.

Proses pengurusan surat masuk biasa


UNIT KEARSIPAN
PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENATA UNIT
SURAT SURAT SURAT SURAT PENGOLAH

SB SB SB
I I I
II II II

II

II

Keterangan :
SB : Surat biasa
I, II : Lembar pengantar surat biasa

3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia.

a) Setelah surat – surat di catat dalam lembar pengantar surat

rahasia rangkap II, surat – surat tersebut disampaikan kepada

Unit Pengelola.

b) Unit Pengelola mengisi tanggal, jam terima surat, nama dan


20

tanda tangan pada kolom yang tersedia.

c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat.

d) Lembar pengantar II di simpan oleh Unit Pengolah.

Proses pengurusan surat masuk rahasia


UNIT – KEARSIPAN
PENGOLAH
PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENATA
SURAT SURAT SURAT SURAT

I I I
II II II

II

II

Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 9 ) dalam buku “ Dasar – Dasar

Kearsipan “ menyebutkan langkah – langkah dalam penanganan surat

masuk meliputi :

a. Penerimaan surat

Surat – surat yang datang diterima pada bagian penerimaan.

b. Pencatatan surat

Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda ( kalau

menggunakan sisitem buku ) atau lembar pengantar.


21

c. Pemeriksaan surat

Pengarah memeriksa apakah sudah sesuai dengan catatan pada

lembar pengantar, yang kemudian meneruskan ke bagian pengolah

surat untuk di selesaikan ( melalui tata usaha pengolah ).

d. Penduplikatan

Tata usaha pengolah surat meneruskan ke pimpinan pengolah

setelah duplikat lembar pengantar disimpan sebagai bukti bahwa surat

sudah diteruskan ke pimpinan.

e. Penyimpanan

Pimpinan pengolah membuatkan disposisi rangkap 2 untuk

penyelesaian surat tersebut. Lembar disposisi duplikatnya disimpan

dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke pelaksana

pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pegolahan lebih lanjut,

maka surat dikirim ke penata arsip ( arsiparis ) melalui tata usaha

pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas.

f. Pelaksana pengolah setelah menerima surat dari pimpinan dengan

lembar disposisi asli, melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi

disposisi.

2. Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 144 ) surat keluar adalah surat yang

sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda

tangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,

kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau
22

lembaga lain.

Proses pengurusan surat keluar menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 145

) antara lain :

a. Pembuatan konsep surat

Ada tiga cara untuk membuat konsep surat yaitu :

1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan

2) Konsep surat dibuat oleh bawahan

3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte

b. Pengetikan konsep surat

Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut :

1) Persetujuan konsep

2) Pengiriman konsep surat

3) Pemeriksaan hasil pengetikan

4) Penandatanganan surat

c. Pengiriman surat

1) Pemberian cap

2) Pengetikan amplop atau sampul surat

3) Pemeriksaan surat

4) Melipat surat

5) Menutup amplop

6) Menempelkan perangko

d. Pengendalian surat keluar

1) Surat keluar penting


23

Pengendalian surat keluar penting di bedakan menjadi dua

sistem yaitu :

a) Sistem sentralisasi

Pengurusan surat – menyurat dengan sistem sentralisasi

adalah sistem pengurusan surat – menyurat yang dipusatkan

pada suatu unit tertentu. Prosedur pencatatan yang dilakukan

antara lain:

1. Konsep surat tetap dibuat oleh unit pengolah.

2. Setelah konsep surat diketik dan ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang, kemudian diserahkan kepada unit

kearsipan.

3. Oleh unit kearsipan surat tersebut diberi nomor dan dicatat

dalam kartu kendali rangkap tiga.

4. Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut

tembusannya disampaikan kepada pengolah.

5. Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali

diparaf oleh pengolah.

6. Kartu kendali II kemudian dikembalikan kepada pencatat

untuk diserahkan kepada unit kearsipan dan disimpan

sebagai pengganti arsip. Untuk kartu kendali I tetap

disimpan oleh pencatat.

7. Setelah surat siap dikirim ( diberi nomor, tanggal,

dibuatkan sampul dan sebagainya ) diteruskan kepada


24

bagian ekspedisi untuk dikirim melalui kurir atau melalui

pos.

Proses pengendalian surat keluar penting secara sentralisasi


UNIT PENCATAT PENGARAH PENATA EKSPEDISI
PENGOLAH ARSIP

A A
T T

I II
III

T
II
III
II II

III

Disimpan

Keterangan :
A : Surat asli
B : Tembusan surat
I, II, III : Kartu kendali

b) Sistem desentralisasi

Pengurusan surat – menyurat secara desentralisasi

adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan

kepada setiap unit kerja ( unit pengolah ) untuk mengadakan

pengurusan sendiri tentang surat – menyurat. Prosedur


25

pencatatan surat keluar penting, antara lain :

1. Masing-masing unit kerja membuat konsep surat sendiri.

2. Setelah konsep surat selesai diketik dan ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang, masing-masing unit kerja

mencatat surat tersebut dalam kartu kendali.

3. Setelah kartu kendali diisi, surat berikut tiga kartu kendali

tersebut diserahkan kepada pencatat.

4. Setelah tembusan surat dibubuhi cap, tanggal dan jam

pengiriman berikut kartu kendali II dan III disampaikan

kepada pengolah.

5. Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat

kemudian diteruskan kepada unit kearsipan untuk disimpan

sebagai pengganti arsip. Untuk tembusan surat dan kartu

kendali III disimpan pengolah, kartu kendali I diteruskan ke

pengarah.

6. Setelah surat siap dikirim, diberikan kepada bagian

ekspedisi untuk dikirim.


26

Proses pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi


UNIT KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH EKSPEDISI
PENCATAT PENGARAH PENATA
ARSIP

A T A T

I I
II II
III III I

T
II
III
II II

DITELITI
DISIMPAN
III

DISIMPAN

Keterangan :
A : Surat asli
B : Tembusan surat
I, II, III : Kartu kendali

2) Surat keluar biasa

a) Untuk surat keluar biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit

pengolah

b) Setelah konsep selesai diketik, ditanda tangani dan sebagainya,

unit pengolah mencatat surat keluar biasa tersebut dalam dua

lembar pengantar surat biasa.

c) Surat asli dan tembusannya ( arsip / pertinggal ) disampaikan


27

kepada pencatat pada unit kearsipan untuk diberi stempel

Dinas.

d) Tembusan dikembalikan kepada pengolah berikut lembar

pengantar surat biasa II, untuk di – file sebagai arsip aktif.

Sedangkan lembar pengantar surat biasa I disimpan oleh

pencatat sebagai bukti pengiriman.

e) Surat aslinya diberikan kepada petugas pengiriman surat,

kemudian petugas mengadakan penelitian seperlunya untuk

mengetahui kalau – kalau pada surat tersebut masih terdapat

kekurangan. Setelah dinyatakan lengkap, petugas menyiapkan

sampul surat dan diketik alamatnya.

Proses pengendalian surat keluar biasa


UNIT KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH
PENCATAT PENGARAH PENATA EKSPEDISI
ARSIP

A A
T T

I I
II II

T
II
I

Keterangan :
28

A : Surat asli
B : Tembusan surat
I, II : Kartu kendali

3) Surat keluar rahasia

a) Konsep surat keluar dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang

bersangkutan.

b) Setelah konsep surat rahasia tersebut selesai diketik, kemudian

diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan sampulnya.

c) Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat

keluar rahasia rangkap dua.

d) Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan

kepada ekspedisi untuk dikirim

e) Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena

dalam keadaantertutup.

f) Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian

diteruskan kepada penata arsip untuk difile.

g) Surat tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh

pengolah sebagai arsip aktif


29

Proses pengendalian surat keluar rahasia


UNIT KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH
PENCATAT PENGARAH PENATA EKSPEDISI
ARSIP

A
T
I
II I

II

e. Pengiriman surat

Setelah surat siap dikirim ( diberi nomor, tanggal,

disampuli ) untuk selanjutnya diteruskan kepada bagian

ekspedisi untuk dikirim melalui kurir / melalui pos.

Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk (

1985 : 11 ), antara lain :

a. Pembuatan konsep

Pimpinan bagian pengolah membuat konsep sendiri kemudian

dikirim ke Tata Usaha untuk diketik. Atau atas dasar surat masuk

memberikan disposisi dan minta pelaksana pengolah membuat

konsepnya.

b. Pengetikan
30

Pelaksana pengolah sesuai dengan isi disposisi membuat

konsep dan diserahkan kembali ke pimpinan ke pimpinan apakah

konsep yang dibuat sudah sesuai atau belum. Kemudian konsep

diteruskan ke Tata Usaha untuk diketik.

c. Pengoreksian

Tata Usaha pengolah setelah selesai mengetik dan setelah

dikoreksi dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut.

d. Pencatatan

Bagian pencatatan menerima surat dari Tata Usaha yang

rangkapnya menurut kebutuhan, kemudian mencatat ke kartu kendali (

rangkap 3 ), tetapi kalau menggunakan lembar pengantar rangkapnya

hanya 2, bagian pencatat meneruskan ke bagian pengiriman dan

pertinggalnya di kirim ke penata arsip melalui Tata Usaha pengolah

dengan disertai 2 lembar kartu kendali. Lembar ketiga di tinggal di

Tata Usaha pengolah, lembar kedua kartu kendali di simpan di penata

arsip sedangkan lembar pertama disimpannya.

e. Pengiriman

Bagian pengiriman menerima surat asli dan tembusan-

tembusan sesuai dengan keperluan.

F. Sarana Dalam Pengelolaan Surat – Menyurat

Dalam penanganan surat – menyurat diperlukan sarana dan prasarana

untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Zulkifli


31

Amsyah ( 2005 : 57 ) sarana yang digunakan antara lain : map, filling

cabinet, kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Menurut Wursanto

sarana yang digunakan yaitu lembar disposisi, folder, map, filling cabinet,

guide, dan buku agenda.

1. Kartu kendali

Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang

berisikan data – data suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran,

dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima,

nomor urut, M / K, kode, dan catatan.

2. Lembar disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu

yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara

pimpinan dan bawahan.

3. Folder

Folder yaitu lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk

segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip

di dalam file / filling cabinet.

4. Map

Map yaitu lipatan kertas atau karton ( kertas manila ) yang

dipergunakan untuk menyimpan arsip.

5. Filling Cabinet

Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat

panjang yang diletakan secara vertikal ( berdiri ) dipergunakan untuk


32

penyimpanan arsip.

6. Guide

Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang

dipergunakan sebagai sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.

7. Buku agenda

Buku agenda adalah sejenis buku ( buku catatan ) yang

dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat ( surat

yang diterima atau surat masuk ), dan surat yang akan dikirim ( surat

keluar ) oleh suatu kantor atau organisasi.

G. Mengarsip Surat ( Filing )

Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah proses pengaturan

dan penyimpanan bahan – bahan secara sistematis, sehingga bahan – bahan

tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali

diperlukan.

1. Sistem Mengarsip Surat

Menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 43 ) dalam bukunya yang

berjudul “ Dasar – Dasar Kearsipan “ ada lima macam sistem

penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu :

a. Sistem Abjad

Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang

didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan
33

disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. Kode

abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain

yang sejenis.

b. Sistem Pokok Soal ( Subyek )

Sistem pokok soal ( subyek ) adalah penyimpanan arsip yang

didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi surat ). Dalam system ini

perlu ditentukan terlebih dahulu masalah – masalah yang dihadapi

sehari-hari. Masalah – masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan

utama, kegiatan pembantu dan kegiatan lanjutannya.

c. Sistem Tanggal ( Kronologis )

Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpaanan yang

didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk

surat-surat masuk penyimpanannya didasarkan atas tanggal

penerimaan sarat. Sedangkan untuk surat-surat keluar arsipnya

disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

d. Sistem Nomor ( numeric filling )

Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa

arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.

Dalam sistem nomor ini dibedakan menjadi dua, yaitu :

1) Sistem Klasifikasi Desimal

Sistem penyimpanan ini sering dikenal dengan nama sistem

Dewey. Surat yang akan disimpan ditentukan dahulu daftar

klasifikasi masalah, dari kegiatan utama, kegiatan pembantu


34

sampai kegiatan lanjutan. Setelah itu surat diberi nomor kode yang

dipisahkan dengan tanda titik atau koma.

2) Sistem Terminal Digit

Sistem penyimpanan ini berdasarkan nomor terminal (

terakhir ). Nomor kode system ini dibagi menjadi tiga unit, yaitu :

unit pertama adalah 2 ( dua ) nomor dari belakang yang

menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Unit kedua 1 ( satu )

nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map. Sedangkan unit

ketiga adalah nomor sisanya, yang menunjukkan nomor

surat/warkat yang akan disimpan.

e. Sistem Wilayah

Penyimpanan arsip yang didasarkan atas sisitem wilayah

adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah – wilayah

tertentu. Dalam hal ini didasarkan atas pembagian pulau – pulau,

menurut wilayah propinsi, pembagian wilayah menurut kota, bahkan

menurut pembagian tingkat Kecamatan sampai Kalurahan.

Menurut Sutarto ( 1992 : 175 ) dalam bukunya yang berjudul “

Sekretaris Dan Tatawarkat “ mengemukakan bahwa sistem penyimpanan arsip

digolongkan menjadi dua belas macam, antara lain :

a. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad

Warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat

nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal
35

disimpan menurut urutan abjad dari huruf A – Z.

b. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor

Yaitu warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat

nama orang, nama organisasi, nama wilayah ataupun nama pokok soal

disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3

dan seterunya sampai dengan Z1, Z2, Z3 dan seterusnya.

c. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal

Berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok

masalah / pokok urusan, masalah / urusan, ataupun sub masalah / sub

urusan yang tertera di dalamnya.

d. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah

Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan

menurut pembagian satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan,

propinsi, kabupaten, kotamadya, kota, kecamatan, desa, dukuh, rukun

kampung, rukun tetangga, dan lain – lain.

e. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal

Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu

organisasi disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada warkat

tersebut.

f. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Urut

Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu

organisasi disimpan menurut urutan angka dari angka 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,

8, 9, terus meningkat ke angka yang lebih besar.


36

g. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Akhir

Warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi

yang memiliki dua nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang

sama.

h. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tiga Nomor Akhir

Berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang

memiliki tiga nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang

sama.

i. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Tengah

Berarti warka – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu

organisasi yang memiliki dua nomor tengah yang sama disimpan pada

tempat yang sama.

j. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Persepuluh

Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi telah

dibuatkan nomor persepuluh tertentu untuk setiap masalah tertentu

sehingga setiap masalah yang memiliki nomor persepulah yang sama

akan disimpan pada tempat yang sama.

k. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Berkode / berabjad

Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi

disimpan menurut nomor urut dan abjad.

l. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara

Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu

organisasi yang memuat nama – nama orang yang bunyi


37

pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan diberi

kode nomor yang sama dan disimpan di tempat yang sama.

2. Azas Penyimpanan Kearsipan

Menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 32 ) azas penyimpanan

surat ada tiga, yaitu :

a. Azas Sentralisasi

Azas sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan

pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada

organisasi tersebut.

b. Azas Desentralisasi

Azas desentralisasi berarti tiap unit kerja menyelenggarakan

kegiatan kearsipan sendiri – sendiri.

c. Azas Kombinasi Sentralisasi – Desetralisasi

Azas kominasi sentralisasi – desentralisasi yaitu penyimpanan

arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan untuk unit –

unit kerja yang mempunyaai spesifikasi tersendiri dimungkinkan

menyelenggarakan sendiri – sendiri penyelenggaraan penyimpanan

arsipnya.
BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian

Lokasi yang dijadikan sebagai tempat penelitian adalah pada Dinas

Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Jalan Pahlawan no. 16

Semarang.

B. Operasional Konsep

Dalam melakukan penelitian untuk Tugas Akhir ini, yang menjadi

operasional konsepnya adalah sebagai berikut :

1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat.

3. Kendala – kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat menyurat dan

bagaimana cara mengatasinya.

C. Jenis Data

Jenis data yang penulis gunakan dalam pembuatan Tugas Akhir ini

adalah:

1. Data Primer

Yaitu data yang diambil langsung dari sumbernya. Dalam hal ini

peneliti ( penulis ) secara langsung observasi ke obyek penelitian yaitu

pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dengan

38
39

melalui wawancara.

2. Data Sekuder

Yaitu data yang diperoleh penulis dari buku – buku atau literatur

yang terkait dengan penulisan Tugas Akhir ini sebagai penunjang dalam

penelitian. Dan merupakan data yang sudah baku serta di publikasikan dari

data sekunder ini akan diperoleh data penelitian kepustakaan yaitu metode

pengumpulan data dengan cara membaca serta mempelajari buku-buku

yang berhubungan dengan tema penulisan Tugas Akhir ini.

D. Metode Pengumpulan Data

1. Metode Wawancara atau Interview.

Adalah mengajukan pertanyaan secara lisan untuk dijawab secara

lisan pula. Dengan ini penulis mengumpulkan data dengan cara

mengajukan pertanyaan secara langsung kepada informan atau pegawai

pada kantor yang di teliti. Dengan ini penulis mendapatkan informasi dan

penjelasan yang ada kaitannya dengan masalah yang penulis angkat.

2. Metode Observasi.

Yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala

yang tampak pada obyek penelitian. Penulis melakukan pengamatan

secara langsung, yaitu dengan mengamati proses pengurusan surat

menyurat pada kantor yang diteliti, untuk menunjang dalam penyusunan

Tugas Akhir ini.

3. Metode Dokumentasi
40

Adalah data yang diperoleh dengan cara mengumpulkan data-data

yang disediakan oleh instansi. Yaitu dengan mencari data mengenai hal-

hal atau variabel-variabel yang berupa catatan, buku-buku, surat kabar,

majalah dan sebagainya. Arikunto ( 2002 : 236 ). Dengan metode ini

penulis mendapatkan teori – teori sebagai referensi untuk menunjang

penulisan Tugas Akhir ini.

E. Metode Analisis Data

Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan

metode analisis data secara deskriptif, yaitu dengan mengumpulkan data yang

berisi uraian, paparan tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu.

Untuk menganalisis data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode

analisis kualitatif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara

sistematis kemudian dianalisa secara kualitatif untuk mendapat deskriptif

tentang Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.


BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa

Tengah

1. Sejarah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah di

bentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7

Tahun 2001. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang tenaga kerja dan

transmigrasi yang di pimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris

Daerah.

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

merupakan instansi atau lembaga gabungan dari :

a. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah.

b. Kanwil Departemen Tenaga Kerja Jawa Tengah.

c. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah.

Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP Nomor 84

Tahun 2000 tentang pedoman organisasi perangkat daerah.

2. Susunan Organisasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi

Jawa Tengah

Di bawah ini akan dijelaskan tentang struktur organisasi yang

41
42

meliputi tugas dan tanggung jawab Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah, terdiri dari :

a. Kepala Dinas

Tugas pokok dari Kepala Dinas adalah sebagai pemimpin

pelaksanaan tugas pokok dan pemimpin pelaksanaan fungsi Dinas

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

b. Wakil Kepala Dinas

Tugas pokok Wakil Kepala Dinas adalah mewakili Kepala

Dinas dalam pelaksanaan tugas pokok dan pelaksanaan fungsi

berdasarkan pendelegasian dan melaksanakan tugas sebagai Kepala

Dinas apabila Kepala Dinas berhalangan kecuali penetapan kebijakan

keuangan, kepegawaian, umum dan perlengkapan serta bertanggung

jawab kepada Kepala Dinas.

c. Bagian Tata Usaha

Tugas pokok dari Bagian Tata Usaha adalah menyiapkan bahan

rencana dan program kerja, pelaporan bidang ketatausahaan,

pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan

keuangan serta pelaksanaan dan pelayanan urusan hubungan

masyarakat, perpustakaan, hukum, organisasi dan tata laksana, rumah

tangga dan perlengkapan di lingkungan Dinas. Bagian Tata Usaha,

membawahi :

1) Sub Bagian Kepegawaian.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,


43

pelaporan bidang kepegawaian, pelaksanaan dan pelayanan

administrasi umum, Tata Usaha kepagawaian, mutasi dan

pengembangan pegawai di lingkungan Dinas.

2) Sub Bagian Keuangan.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan administrasi anggaran dan pembukuan, pengendalian

dan ferifikasi serta pelaporan bidang keuangan di lingkungan

Dinas.

3) Sub Bagian Umum.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program,

pelaporan bidang Tata Usaha, pelaksanaan administrasi umum,

urusan hubungan masyarakat, perpustakaan, hukum, organisasi,

dan tata laksana, serta rumah tangga di lingkungan Dinas.

4) Sub Bagian Perlengkapan.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan dan teknis, analis kebutuhan, pengadaan

dan inventaris, pemanfaatan dan perubahan status hukum serta

pelaporan bidang perlengkapan di lingkungan Dinas

d. Sub Dinas Bina Program

Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan

kebijakan dan teknis, rencana dan program, koordinasi kebijakan

teknis, pelaksanaan sistem informasi, pemantauan dan evaluasi,


44

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, evaluasi dan

pelaporan bidang rencana dan program, informasi ketenagakerjaan dan

ketransmigrasian, pengembangan dan perencanaan tenaga kerja daerah

dan transmigrasi. Sub Dinas Bina Program, membawahi :

1) Seksi Rencana dan Program.

Bertugas menyediakan bahan kebijakan teknis, rencana dan

program, koordinasi kebijakan teknis, pelaksanaan, pelayanan

administrasi dan teknis, fasilitasi bidang rencana dan program

ketenagakerjaan dan ketransmigrasian.

2) Seksi Informasi Ketenagakerjaan dan Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pelaporan bidang informasi ketenagakerjaan dan ketransmigrasian

serta sistem informasi bidang tenaga kerja dan transmigrasi.

3) Seksi Pengembangan dan Perencanaan Tenaga Kerja dan

Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program,

pelaksanaan, pelayanan, administrasi dan teknis, fasilitasi,

pelaporan bidang pengembangan perencanaan tenaga kerja dan

transmigrasi.

4) Seksi Evaluasi dan Laporan.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, bidang


45

evaluasi dan laporan serta evaluasi dan pelaporan bidang

ketenagakerjaan dan ketransmigrasian.

e. Sub Dinas Pelatihan dan Produktifitas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi

Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan rencana

dan program, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis,

fasilitasi, pemantauan dan evaluasi bidang instruktur dan lembaga

pelatihan, program sertifikasi, pemagangan dan penyiapan lokasi serta

bimbingan produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi serta pelaporan

bidang pelatihan dan produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi. Sub

Dinas Pelatihan dan Produiktifitas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

yang membawahi :

1) Seksi Instruksi dan Lembaga.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan, dan evaluasi serta pelaporan bidang instruktur dan

lembaga pelatihan.

2) Seksi Program dan Sertifikat.

Mempunyai tugas menyediakan bahan rencana dan

program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis,

fasilitasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan

bidang program dan sertifikasi.


46

3) Seksi Pemagangan dan Penyiapan Lokasi Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencanaan dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan, administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang pemagangan dan

penyiapan lokasi.

4) Seksi Bimbingan Produktifitas Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan, dan evaluasi serta pelaporan bidang bimbingan

produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi.

f. Sub Dinas Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja dan

Transmigrasi

Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan rencana

dan program pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang penyaluran

penempatan tenaga kerja dalam negeri, tenaga asing dan transmigrasi,

penyaluran dan penempatan tenaga kerja luar negeri, informasi tenaga

kerja, transmigrasi dan bursa kerja serta pengembangan dan perluasan

kerja dan transmigrasi. Sub Dinas Penyaluran dan Penempatan Tenaga

Kerja dan Transmigrasi yang membawahi :

1) Seksi Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri,

Tenaga Kerja Asing dan Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,


47

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang penyaluran dan

penempatan tenaga kerja dalam negeri, tenaga kerja asing dan

transmigrasi.

2) Seksi Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja Luar Negeri.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang penyaluran dan

penempatan tenaga kerja luar negeri serta pelakasanaan teknis

pemberian ijin operasional pengerah jasa tenaga kerja indonesia,

perwakilan daerah atau pengerah jasa tenaga kerja indonesia.

3) Seksi Informasi Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Bursa Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pelaksanaan

bidang informasi tenaga kerja dan transmigrasi serta bursa kerja

dan fasilitasi analisis jabatan terhadap perushaan swasta dan

pemerintah serta pemberian ijin operasional psikolog.

4) Seksi Pengembangan dan Perluasan Kerja dan Transmigrasi.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengembangan

dan perluasan kerja dan transmigrasi.


48

g. Sub Dinas Hubungan Industrial dan Persyaratan Kerja

Tugas pokok bagian ini adalah menyediakan bahan rencana dan

program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis,

fasilitasi, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang

pengupahan, kesejahteraan tenaga kerja, persyaratan kerja, pembinaan

hubungan industrial dan sarana – sarana serta penyelesaian

perselisihan hubungan industrial. Sub Dinas Hubungan Industrial dan

Persyaratan Kerja yang membawahi :

1) Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengupahan dan

kesejahteraan tenaga kerja.

2) Seksi Hubungan Industrial.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang hubungan

individual.

3) Seksi Persyaratan Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang persyaratan kerja

termasuk jaminan sosial tenaga kerja pada perusahaan swasta,


49

BUMN atau BUMD serta sektor informal.

4) Seksi Perselisihan dan Hubungan Industrial.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang perselisiahan

hubungan industrial trermasuk pemutusan hubungan kerja dan

pencegahan gejolak ketenagakerjaan.

h. Sub Dinas Pengawasan Tenaga Kerja

Tugas pokok bagian ini adalah menyediakan bahan rencana dan

program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis,

fasilitasi, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang

pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja, pengawasan

kesehatan tenaga kerja dan hyperkes, pengawasan keselamatan tenaga

kerja dan pengawasan penempatan dan penyaluran tenaga kerja. Sub

Dinas Pengawasan Tenaga Kerja yang membawahi :

1) Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan

preventif dan represif justicial bidang pengawasan norma kerja

dan jaminan sosial tenaga kerja.

2) Seksi Pengawasan Kesehatan Tenaga Kerja dan Hyperkes.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,


50

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan

kesehatan tenaga kerja dan hyperkes.

3) Seksi Pengawasan Keselamatan Tenaga Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan

keselamatan tenaga kerja.

4) Seksi Pengawasan Penempatan dan Penyaluran Tenaga Kerja.

Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan,

penempatan dan penyaluran tenaga kerja.

i. Kelompok Jabatan Fungsional

Terdiri dari jumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam

berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan ketrampilan.

3. Bidang Kegiatan

Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga kerja dan

transmigrasi, yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut :

a. Melaksanakan kewenangan desentralisasi di bidang tenaga kerja dan

transmigrasi yang diserahkan kepada Pemerintah Daerah.

b. Melaksanakan kewenangan di bidang tenaga kerja dan transmigrasi


51

yang bersifat lintas Kabupaten atau Kota.

c. Melaksanakan kewenangan Kabupaten atau Kota di bidang tenaga

kerja dan transmigrasi yang dikerjasamakan dengan atau diserahkan

kepada Provinsi sesuai dengan Peraturan Perundang – undangan yang

berlaku.

d. Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi yang dilimpahkan kepada

Gubernur dan tugas pembantuan di bidang tenaga kerja dan

transmigrasi sesuai dengan Peraturan Perundang – undangan yang

berlaku.

4. Lokasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

Lokasi merupakan tempat bagi instansi dalam menjalankan semua

kegiatanya. Pemilihan lokasi yang baik harus memperhatikan kondisi yang

tepat dan strategis bagi instansi tersebut serta faktor keamanan dan

kemudahan dalam menjangkaunya. Ketepatan pemilihan lokasi akan

menunjang fungsi dan tujuan dari instasi tersebut, terutama dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat luas ( public service ) yang

berhubungan dengan bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi.

Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

berlokasi di Jalan Pahlawan Nomor 16 Semarang, merupakan tempat yang

baik dan strategis. Lokasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi

Jawa Tengah. Pemilihan lokasi ini dengan mempertimbangkan : dekat

dengan pusat kota ( Simpang Lima Semarang ), terletak di daerah pusat

Pemerintah, mudah di jangkau masyarakat.


52

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di lapangan,

pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah melalui satu pintu dan menggunakan asas

sentralisasi yang berada pada Sub Bagian Umum.

1. Pengelolaan Surat Masuk

a. Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :

1) Penerimaan Surat.

Surat di terima oleh Sub Bagian Umum yang melalui kurir

atau pos.

2) Penyortiran Surat.

Surat di pilah – pilah mana yang surat masuk pribadi, surat

masuk rahasia dan surat masuk biasa oleh Bagian Umum.

3) Pembukaan Surat.

Surat di buka sesuai dengan kriteria surat tersebut, dalam

hal ini mana surat masuk penting dan surat masuk biasa.

4) Pencatatan.

Nomor dan tanggal surat di catat pada kartu kendali, lembar

disposisi.

5) Penandatanganan.

Surat tersebut dimintakan paraf ke Bagian Tata Usaha


53

sebagai bukti surat sudah naik dan sudah diketahui oleh Kepala

Dinas.

6) Pengiriman.

Surat beserta kartu kendali warna putih di simpan di Sub

Bagian Umum sebagai kontrol sedangkan kartu kendali warna

merah muda melekat pada surat beserta lembar disposisi dan

diteruskan ke Unit Pengelola oleh Bagian Umum beserta kartu

kendali warna merah muda dan kuning di paraf oleh Unit

Pengelola sebagai bukti surat sudah di terima oleh Unit Pengelola

dan kartu kendali kuning kembali ke Bagian Umum.

7) Penyimpanan.

Setelah di terima oleh Sub Dinas, surat tersebut di simpan

dan apabila perlu di balas maka secepatnya untuk membalas.

b. Pengarahan surat masuk pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah.

1) Pengarahan Surat Masuk Penting

a) Surat masuk yang di terima melalui pos atau di antar oleh

petugas kantor yang bersangkutan di catat informasinya pada

kartu kendali rangkap tiga dan lembar disposisi warna merah

muda oleh pencatat.

b) Surat di catat nomor urut surat masuk.

c) Setelah semua kolom kartu kendali di isi kemudian kartu

kendali rangkap 3 ( tiga ), lembar disposisi merah muda beserta


54

surat diserahkan ke Kepala Bagian Tata Usaha ( TU ) untuk

dimintakan paraf oleh Sekretaris Kapala Bagian Tata Usaha (

TU ).

d) Bagian Tata Usaha ( TU ) membaca isi surat tersebut apabila

surat tersebut perlu tindak lanjut Kepala Dinas, Kepala Bagian

Tata Usaha ( TU ) hanya memberikan paraf pada lembar

disposisi, untuk kartu kendali warna putih di simpan di Bagian

Umum sebagai kartu kontrol.

e) Kartu kendali warna merah muda melekat pada surat beserta

lembar disposisi naik ke Kepala Dinas.

f) Selanjutnya apabila surat tersebut sudah turun ( sudah di

disposisikan oleh Kepala Dinas ) dan diteruskan ke Unit

Pengelola ( UP ) oleh Bagian Umum beserta kartu kendali

warna merah muda dan kuning di paraf oleh Unit Pengelola (

UP ) sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah di terima oleh

Unit Pengelola ( UP ).

g) Kartu kendali warna kuning kembali ke Bagian Umum untuk di

simpan dalam kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat

tersebut berada di Unit Pengelola ( UP ).

h) Kartu kendali warna merah muda pada Unit Pengelola ( UP )

masing – masing.

i) Jika kartu kendali pada kolom kode terdapat tanda xxx, maka

surat harus segera ditangani sampai selesai dalam waktu 1 hari


55

atau untuk menjadi perhatian segera.

2) Pengarahan Surat Masuk Biasa

Pengurusan surat masuk biasa hanya di tulis pada lembar

pengantar. Adapun kegiatannya sebagai berikut :

a) Surat di catat nomor urut surat masuk.

b) Surat masuk di catat pada lembar pengantar rangkap 2 sesuai

dengan Unit Pengelola yang bersangkutan. lembar pengantar

surat biasa berwarna putih pada lembar 1 dan 2 berwarna hijau.

c) Surat diserahkan ke masing – masing pengelola yang

bersangkutan untuk di minta paraf pada petugas.

d) Lembar pengantar warna hijau di simpan oleh masing – masing

pengelola yang bersangkutan, lembar pengantar warna putih di

simpan oleh bagian pencatat.

e) Lembar pengantar warna putih dikelompokkan menurut Unit

Pengelola dan di susun secara kronologis.

3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia

a) Mencatat nomor urut surat masuk.

b) Surat masuk rahasia di catat pada lembar pengantar surat

rahasia rangkap 2.

c) Surat tersebut disampaikan ke Unit Pengelola ( UP ).

d) Setelah itu surat langsung disampaikan kepada Kepala Dinas.

e) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan

lembar ke II di simpan oleh Unit Pengelola ( UP ).


56

2. Pengelolaan Surat Keluar

a. Prosedur pengelolaan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :

1) Pembuatan konsep surat.

Pembuatan konsep ini dimaksudkan supaya dalam

pengetikan tidak terjadi kesalahan tujuan, isi, ataupun maksud dari

penulisan surat tersebut.

2) Persetujuan konsep surat.

Dimaksudkan untuk mengetahui apa yang akan diketik

sudah mendapatkan persetujuan oleh Pimpinan.

3) Pengetikan.

Setelah mendapat persetujuan Pimpinan maka surat tersebut

diserahkan pada bagian pengetikan dan diteliti tentang

kesempurnaan surat tersebut.

4) Penandatanganan.

Setelah di ketik surat kemudian disampaikan kepada

Pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk di mintakan tanda

tangan.

5) Pencatatan.

Di catat pada kartu kendali yang digunakan untuk

menyimpan arsip.

6) Pemberian cap Dinas.

Setelah di tanda tangan kemudian dicap yang dimaksudkan


57

untuk menjelaskan keberadaan suatu organisasi.

7) Penyampulan.

Langkah selanjutnya penyampulan dengan memasukkan

surat kedalam amplop pengiriman.

8) Pengiriman.

Pengiriman dilakukan apabila langkah – langkah diatas

tersebut dilakukan dengan baik dan seksama, kemudian dikirim

melalui kurir atau pos.

9) Penyimpanan

Penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali yang telah

diisi, dimana yang disimpan adalah lembar pertama dan ketiga.

b. Pengarahan surat keluar

Pengarahan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, antara lain :

1) Pengarahan surat keluar penting

Pengarahan surat keluar penting antara lain sebagai berikut:

Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang bersangkutan.

a) Sebelum diketik konsep dilampiri draf yang diajukan kepada

Kepala Dinas untuk dimintakan persetujuan dan paraf Kepala

Dinas.

b) Kemudian konsep dikembalikanke kasi, selanjutnya surat

tersebut di ketik ulang. Lalu dicatat pada kartu kendali surat

keluar rangkap 3 ( putih, merah muda, dan kuning ). Untuk


58

lembar putih dan merah muda disimpan oleh sub bagian umum

namun untuk lembar warna merah muda dan konsep surat

diserahkan oleh sub bag atau sub din masng – masing yang

membuat suart untuk kemudian di arsip.

c) Setelah disetujui dan diberi nomor kemudian diserahkan pada

bagian pengetikan dan penggandaan.

d) Selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada Pimpinan untuk

di paraf.

e) Surat yang telah di paraf kemudian dimintakan nomor di sub

bagian umum dan di cap dengan stempel Dinas.

f) Selanjutnya adalah penyampulan yaitu memasukkan surat

kedalam amplop.

g) Setelah dicatat surat kemudian diserahkan kepada bagian

pengiriman kemudian dicatat pada lembar ekspedisi untuk

selanjutnya dikirim ke alamat tujuan.

2) Pengarahan surat keluar biasa

Proses pengarahan surat keluar biasa adalah sebagai

berikut:

a) Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang

bersangkutan.

b) Konsep diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan

persetujuan.

c) Selanjutnya konsep diserahkan ke bagian pengetikan dan


59

penggandaan.

d) Konsep yang telah disetujui dan diberi nomor kemudian

diserahkan pada bagian pengetikan dan penggandaan.

e) Setelah itu diserahkan pada pencatat yang kemudian

mencatatnya pada kartu kendali surat keluar rangkap 3 yang

selanjutnya di arsip.

f) Kemudian surat tersebut diberi amplop yang telah di stempel

untuk diserahkan pada bagian pengiriman dan dicatat dalam

lembar ekspedisi.

3) Pengarahan surat keluar rahasia

Proses pengarahan surat keluar rahasia :

a) Konsep surat dibuat oleh Pimpinan unit pengolah yang

bersangkutan.

b) Setelah konsep surat tersebut selesai lalu diketik.

c) Kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan

sampulnya.

d) Surat tersebut kemudian dicatat pada kartu kendali surat

keluar rahasia rangkap 3.

e) Surat dimasukkan dalam amplop.

f) Kemudian diteruskan kepada eksepedisi untuk dikirim.

g) Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena

dalam keadaan tertutup / rahasia.

h) Lembar pengantar 1 diberikan kepada pengarah, kemudian


60

diteruskan kepada penata arsip.

i) Surat tembusan berikut lembar pengantar 2 disimpan oleh

pengolah.

3. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat, antara

lain :

a) Buku nomor urut

Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk dan

surat keluar.

b) Map odner

Map odner adalah map tebal yang dipergunakan untuk

menyimpan surat, biasanya diletakkan diatas rak atau meja.

c) Map snelhecter

Adalah map yang di gunakan untuk meletakkan surat atau

menyimpan surat sebelum di masukkan ke dalam filling kabinet.

d) filling kabinet

Filling kabinet adalah lemari besi untuk menyimpan semua

surat – surat atau berkas – berkas.

e) Lemari katalog

Lemari katalog adalah lemari yang di gunakan untuk

menyimpan kartu kendali.

f) Kartu kendali

Dengan menggunakan kartu kendali sangat menguntungkan


61

karena mudah ditata dengan bentuk yang kecil, pemberkasan tidak

bergantung pada buku agenda, mengurangi pencatatan yang berulang-

ulang, berfungsi sebagai pengganti arsip.

g) Lembar disposisi

Lembar disposisi sebagai alat untuk menyampaikan informasi

dari staf kepada pimpinan atau untuk menyampaikan instruksi kepada

staf.

4. Kendala – kendala yang dihadapi dalam penanganan surat menyurat

pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

a. Biaya / dana dalam pengurusan surat menyurat

Biaya adalah masalah yang sangat penting untuk meningkatkan

kegiatan kerja pada suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta.

Belum adanya anggaran khusus untuk menangani masalah kearsipan

pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

b. Tingkat pendidikan dari petugas

Tingkat pendidikan mempengaruhi dalam pengurusan surat

menyurat, karena petugas kearsipan pada kantor Dinas Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah berlatar belakang pada

pendidikan umum.

C. Pembahasan

Dalam mencapai tujuan untuk mendapatkan hasil yang baik dan benar,

maka diperlukan persiapan untuk memperoleh data yang akurat. Persiapan –


62

persiapan yang dilakukan yaitu dengan mengadakan survey observasi untuk

memperoleh dokumen – dokumen serta literatur penunjang sehingga dapat

menyusun garis besar penelitian.

Penelitian ini dilakukan dalam rangka pengumpulan data – data

dengan teknik yang digunakan yaitu dengan observasi dan wawancara

langsung dengan informan di tempat penelitian. Berdasarkan pengamatan

yang dilakukan peneliti di lapangan, Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah dalam penanganan surat masuk dan surat keluar

menggunakan sitem kartu kendali dan pengelolaannya melalui satu pintu dan

menggunakan asas sentralisasi.

1. Penanganan Surat Masuk

Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana

komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain

maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )

maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakan

buku pengiriman ( ekspedisi ).

Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah penerimaan surat di terima

oleh Sub Bagian Umum yang melalui kurir atau pos, selanjutnya

penyortiran surat di pilah – pilah mana yang surat masuk pribadi, surat

masuk rahasia, kemudian pembukaan surat sesuai dengan kriteria surat,


63

pencatatan.surat di beri nomor urut, di catat pada kartu kendali, lembar

disposisi, penandatanganan surat dimintakan paraf ke Bagian Tata Usaha

sebagai bukti surat sudah naik dan sudah diketahui oleh Kepala Dinas,

pengiriman surat ke Bagian Umum, penyimpanan, setelah di terima oleh

Sub Dinas, surat tersebut di simpan dan apabila perlu di balas maka

secepatnya untuk membalas.

Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 9 ) dalam buku “ Dasar – Dasar

Kearsipan “ menyebutkan langkah-langkah dalam penanganan surat

masuk meliputi : surat diterima pada bagian penerimaan, pencatatan surat

di buku agenda atau lembar pengantar, pemeriksaan surat sesuai dengan

catatan pada lembar pengantar, yang kemudian meneruskan ke bagian

pengolah surat untuk di selesaikan ( melalui tata usaha pengolah ),

penduplikatan lembar pengantar disimpan sebagai bukti bahwa surat sudah

diteruskan ke pimpinan, penyimpanan lembar disposisi duplikatnya

disimpan dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke

pelaksana pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pegolahan lebih

lanjut, maka surat dikirim ke penata arsip ( arsiparis ) melalui tata usaha

pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas, pengolah

setelah menerima surat dari pimpinan dengan lembar disposisi asli,

melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi disposisi.

Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang ada

pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah tentang

penanganan surat masuk tidak ada perbedaan yang siknifikan dan ini dapat
64

dilihat dari aliran kerja surat masuk pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

2. Penanganan Surat Keluar

Menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 144 ) surat keluar adalah surat yang

sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda

tangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi,

kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau

lembaga lain.

Prosedur pengelolaan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja

Provinsi Jawa Tengah antara lain pembuatan konsep surat, persetujuan

konsep surat oleh Pimpinan, setelah itu surat diserahkan pada bagian

pengetikan dan diteliti tentang kesempurnaan surat tersebut, setelah itu

surat kemudian disampaikan kepada Pimpinan atau pejabat yang

berwenang untuk di mintakantanda tangan, kemudian di catat pada kartu

kendali yang digunakan untuk menyimpan arsip, setelah di tanda tangan

kemudian dicap, selanjutnya penyampulan surat kedalam amplop,

pengiriman dilakukan apabila langkah – langkah tersebut dilakukan

dengan baik dan seksama, penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali

yang telah diisi, dimana yang disimpan adalah lembar pertama dan ketiga.

Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk (

1985 : 11 ), antara lain : pembuatan konsep kemudian dikirim ke Tata

Usaha untuk diketik, setelah selesai mengetik dan setelah dikoreksi


65

dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut, bagian pencatatan

menerima surat dari tata usaha yang rangkapnya menurut kebutuhan,

kemudian mencatat ke kartu kendali ( rangkap 3 ), bagian pengiriman

menerima surat asli dan tembusan – tembusan sesuai dengan keperluan.

Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang ada

pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah tentang

penanganan surat keluar tidak ada perbedaan yang siknifikan dan ini dapat

dilihat dari aliran kerja surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

3. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat

Sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi

Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat meliputi buku

nomor urut, map odner, map snelhekter, lemari katalog, filing kabinet.

Adapun sarana – sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat

menyurat menurut beberapa ahli, antara lain :

a. Kartu kendali

Menurut Zulkifli Amsyah ( 2005 : 57 ) kartu kendali yaitu

selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan data-data suatu

surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal

surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M / K,

kode, dan catatan.


66

b. Lembar disposisi

Menurut Sugiharto ( 2005 : 30 ) lembar disposisi adalah

lembaran kertas yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai alat

pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

c. Folder

Menurut Wursanto ( 1991 : 36 ) folder yaitu lipatan kertas

tebal atau kertas manila yang berbentuk segi empat panjang untuk

menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok

arsip di dalam file / filling cabinet.

d. Map

Menurut Wursanto ( 1991 : 41 ) map yaitu lipatan kertas atau

karton ( kertas manila ) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

e. Filling cabinet

Menurut Wursanto ( 1991 : 41 ) filling cabinet yaitu perabot

kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara

vertikal ( berdiri ) dipergunakan untuk penyimpanan arsip.

f. Guide

Menurut Wursanto ( 1991 : 38 ) guide yaitu lembaran kertas

tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau

sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip.

g. Buku agenda

Menurut Wursanto ( 1991 : 206 ) buku agenda adalah sejenis

buku ( buku catatan ) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk


67

mendaftar semua surat ( surat yang diterima atau surat masuk ), dan

surat yang akan dikirim ( surat keluar ) oleh suatu kantor atau

organisasi.

Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang

ada pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah

tentang sarana – sarana yang digunakan dalam surat masuk dan surat

keluar tidak ada perbedaan yang siknifikan.

4. Kendala – kendala yang dihadapi dalam penanganan surat masuk

dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi

Jawa Tengah

a. Biaya / dana

Biaya adalah masalah yang sangat penting untuk meningkatkan

kegiatan kerja pada suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta.

Belum adanya anggaran khusus untuk menangani masalah kearsipan

pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah,

maka sarana dan prasarana untuk menunjang masalah kearsipan

khususnya dalam penanganan surat menyurat belum begitu baik.

b. Tingkat pendidikan dari petugas

Tingkat pendidikan mempengaruhi dalam pengurusan surat

menyurat, karena petugas kearsipan pada kantor Dinas Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah berlatar belakang pada

pendidikan umum. Sedangkan untuk menangani kearsipan diperlukan

tingkat pendidikan yang khusus.


BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkan

sebagai berikut :

1. Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja

dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari, pengelolaan surat

masuk dan surat keluar, pengarahan surat masuk dan surat keluar antara

lain surat yang bersifat penting, biasa, rahasia. Dalam kegiatan penemuan

kembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi

Jawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di filling

cabinet.

2. Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat

antara lain : buku nomor urut, map odner, map snelhekter, lemari katalog,

filing kabinet.

3. Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusan

surat menyurat, dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakang

pendidikan umum.

68
69

B. Saran

Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan surat

masuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapai

dan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada Dinas

Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, saran – saran Penulis

antara lain :

1. Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapan

diharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih teliti

dalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan.

2. Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehingga

kelancaran kerja dapat tercapai dengan baik.

3. Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatan

pelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkan

tidak terjadi keterlambatan pengiriman


DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka


Utama

Arikunto, Suharsimi. 2002, Prosedur Penelitian Suatu Pembahasan. Jakarta :


Bhineka Cipta

Barthos, Basir. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara

Mulyono, Sularso, dkk. 1985, Dasar- Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty

Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah No. 7 Tahun 2001 tentang ketentuan
pokok kearsipan

Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang pedoman organisasi


perangkat daerah.

Silmi, Sikka Mutiara. 2004, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta :


Absolut

Sugiarto, Agus, dkk. 2005, Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava


Media

Sutarto. 1992, Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada Universitas
Press

Syamsi, Ibnu. 1994, Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta : Bumi Aksara

Wursanto, Ignatius. 2003, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius

70
71

LAMPIRAN – LAMPIRAN
72

DAFTAR WAWANCARA

1. Bagaimana sejarah Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi jawa

Tengah ?

2. Bagaimana struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab Dinas Tenaga Kerja

Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ?

3. Tugas pokok apa saja yang dilakukan dalam bidang tenaga kerja dan

transmigrasi?

4. Berlokasi dimanakah Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa

Tengah ? Dan apakah terletak di daerah pusat pemerintah ?

5. Bagaimana pengelolaan dan pengarahan surat masuk dan surat keluar pada

Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ?

6. Sarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat ?

7. Apakah dalam penanganan surat menyurat ada kendala-kendala yang dihadapi