TUTORIAL

MAIL MERGE Pada Ms. Word dan Ms. Excel

Tingkat Kesulitan
Pemula Modul tutorial ini dibuat sebagai bahan
Sedang pelatihan komputer bagi aparat gampong
Mahir pada kegiatan Iptek Bagi Masyarakat (IBM) di
desa Rukoh-Banda Aceh dan Blang Krueng-
Aceh Besar, Oktober 2014.
Penulis : Teuku Mahmuda Tsanysahar
Avicena Tujuan Pelatihan ini adalah mempermudah
Editor : Arie Budiansyah M.Eng
aparat gampong dalam membuat surat
Penerbit : Jurusan Informatika-Unsyiah undangan massal dan membuat kupon/tiket
Banda Aceh, 2014
massal untuk acara meugang, raskin, zakat,
dan lain sebagainya.

Tim IBM Jurusan Informatika, 2014.

 DAFTAR ISI

1. Pendahuluan........................................................................................................................3
a. Apa Itu Mail Merge .....................................................................................................3
b. Manfaat Mail Merge ....................................................................................................3

2. Membuat Surat Massal .......................................................................................................4

3. Membuat Kupon/tiket Massal ..........................................................................................11

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 2
 1. Pendahuluan
a. Apa Itu Mail Merge
Mail merge biasanya digunakan untuk membuat undangan/kupon/tiket dalam
jumlah banyak, sehingga tidak perlu mengetik satu per satu untuk membuat
undangan/kupon/tiket massal. Adapun bahan yang diperlukan adalah pertama,
sebuah komputer yang terinstal Aplikasi Ms. Word dan Ms. Excel, kedua template atau
form undangan/template, serta ketiga data peserta yang telah disiapkan di Ms. Excel.

b. Manfaat Mail Merge

Untuk mempermudah membuat undanga/tiket/kupon massal.
Tidak perlu mengetik nama peserta undangan/tiket/kupon satu per satu
Undangan/tike/kupon dapat di-generate dalam waktu sektika.

Berikut tutorial yang kami sediakan agar mempermudah proses pembelajaran untuk membuat
mail merge.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 3
2. Membuat Surat Massal

Pembuatan Data Menentuk Pembuata Pengabu

Excel an n ngan
Kompone Template Data
n Surat

No. Keterangan Gambar instruksi

1. Buka Microsoft Excel

2. Bukalah file yang kami -

berikan
3. Bukalah Microsoft Word

4. Bukalah file contoh surat yang

kami berikan

5. Pilih file nya

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 4
6. Setelah keluar hasilnya
pilihlah menu mailing

7. Lalu pilihlah select recipients

8. Karena data yang sudah ada

kita memilih yang ada pada
kotak merah di atas use
existing list lalu ikuti tahap
selanjutnya

9. Klik open lalu akan keluar

tabel seperti disamping lalu
klik ok

10. Lalu pilihlah menu star mail

merge dan pilih step by step

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 5
11. Lalu akan keluar menu di
samping

12. Lalu pilihlah next

13. Lalu akan keluar menu

selanjutnya lalu pilih more
item

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 6
14. Sebelum memilih more item
arahkan cursor ketik ke
komponen yang ingin di
isikan komponen surat

15. Setelah cursor pada yang

diinginkan lalu pilihlah more
item pada poin sebelumnya ,
pilih komponen undangan
nama lalu klik insert dan
akan terlihat perubahan pada
surat , seperti terlihat pada
gambar berikut

16. Setelah cursor pada yang

diinginkan lalu pilihlah more
item pada poin sebelumnya ,
pilih komponen undangan
alamat lalu klik insert dan
akan terlihat perubahan pada
surat , seperti terlihat pada
gambar berikut

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 7
17. Masukkan komponen lainnya
yang anda inginkan lalu
seperti pada contoh berikut

18. Dan selanjutnya pilih next

19. Lalu akan keluar hasilnya

sesuai keinginan , komponen
yg tadi akan berubah menjadi
list pada data dengan otomatis
20. Lalu klik next

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 8
21. Jika ingin lkangsung di print
bisa langsung menekan print

22. Juga bisa di simpan untuk di Dengan menekan < Ctrl + S >
cetak kemudian hari

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 9
Hasil akhir surat massal

Hasil akan terlihat seperti di bawah ini

Pada gambar yang di tandai kotak merah adalah perubahan setelah akhir dari proses
penggabungan data penduduk dengan contoh surat,

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 10
3. Membuat Kupon/tiket Massal

Latar belakang Pekerja atau petugas gampong sering kali memiliki tugas untuk mencetak
atau membagikan kupon/tiket Raskin, Meugang, Zakat, dan lain-lain yang
akan dibagikan kepada sejumlah masyarakat gampong.
Permasalahan Biasanya kupon/tiket tersebut tidak memiliki identitas pemilik. Untuk
membuat kupon/raskin sebanyak 100 orang penduduk gampong, biasanya
petugas gampongmengetikan satu per satu sehingga proses pembuatan
kupon/tiket lama.
Tujuan Dengan adanya kupon/tiket tersebut maka pembagian kupon/tiket akan
mudah ter-identifikasi karena ada nama pemilik kupon. Keuntungan lain
adalah menghindari atau mencegah adanya kupon/tiket palsu.
Solusi yang dicari Diperlukan suatu cara yang membuat kupon/tiket ini secara cepat dalam
hitungan detik.Tugas mencetak dan membagikan kupon/tiket menjadi
mudah ter-identifikasi dan tepat sasaran.
Solusi yang ada Memanfaatkan fasilitas MailMerge pada Ms. Word yang menggunakan data
yang telah disiapkan di Ms. Excel.

Apa yang dibutuhkan Pertama: Siapkan data masyarakat seperti: Nama, TTL, dan Alamat. Jika ada
no KTP maka data akan lebih valid. Data ini harus dikumpulkan terlebih
dahulu ke dalam Ms. Excel. Jadi petugas gampong harus menyiapkan
softcopydata tersebut dalam Ms. Excel.
Kedua:Menyiapkan template atau form kupon atau tiket diMs. Word. sesuai
selera anda. Contoh-contoh kupon/tiket bisa dilihat di internet atau
membuat sendiri dengan fasilitas tabel di Ms. Word.
Ketiga:Menggunakan tool pada Ms. Word yang bernama MailMerge.
Keempat: Berani mencoba tutorial ini.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 11
Langkah-langkah pengerjaan kupun/tiket massal:

No. Keterangan Gambar

1. Siapkan data
masyarakat seperti
dibawah ini atau
anda bisa
menyiapkan data
sesuai keinginan
anda.

4. Buka lembar
kosong pada Ms.
Word.
5. Pilih Mailing -->
Start MailMerg --
>Labels, seperti
gambar dibawah
ini.

6. Pilih 30 Per Page,

dengan Label
InformationHeight:
2,54 cm, Width:
6,67 cm. Kemudian
klik Ok.

7. Maka akan
terbentuk tampilan
seperti dibawah ini
sebanyak 3 cell per
baris sebanyak 30
cell per halaman.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 12
8. Buatlah form atau
template
kupon/tiket
dengan cukup
mengisikan 1 form
saja yaitu No,
Nama, TTL, dan
Alamat, seperti
dibawah ini.

9. Pilih Mailings --
>SelectRecipients -
->UseExistingList.

10. Pilih file data

masyarakat yang
telah disiapkan
sebelumnya dalam
Ms. Excel.

11. Letakan kursor

pada field
kemudian pilih
Mailings --
>InsertMergeField
sesuai dengan
nama fieldnya. No
maka pilih No,
Nama maka pilih
Nama, TTL maka
pilih TTL, Alamat
maka pilih alamat.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 13
12. Letakan kursor
pada cell pertama,
kemudian pilih
Mailings --
>UpdateLabels.
Seperti gambar
dibawah ini.

13. Selanjutnya akan

muncul hasilnya
seperti dibawah
ini.

14. Kemudian langkah

terakhir adalah
klik Finish&Merge
--> Edit Individual
Documents,
selanjurnya akan
muncul window
yang menanyakan
Mergeto New
Document, pilih All
dan klik Ok.

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 14
Kesimpulan
Maka akan terbentuk kupon/tiket sebanyak 30 buah per halaman. Catatan: jika anda memiliki 1000
record/baris data masyarakat pada Ms. Excel maka akan terbentuk 33 halaman dimana masing-
masing halaman ada 30 kupon/tiket. Hitungannya adalah 30 dikali 33 = 999 record/kupon/tiket.
Tugas selanjutnya adalah meng-print halaman tersebut dan memotong memnggunakan alat potong
di kedai potocopy. Nah, membuat 1000 kupon dalam hitungan detik, SAYA BISA!

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 15
Nama : Teuku Mahmuda Tsanysahar

Tempat / Tanggal lahir : Aceh Besar , 26 juli 1993

Alamat : jln . makam T.nyak arief , Ds.Meunasah Papeun , Aceh Besar

Jenis kelamin : Laki-Laki

No telp : 082366685525

Email : sahar.mahmuda@s1.informatika.unsyiah.ac.id

Hobi : bembaca , belajar

Nama : Avicena

Tempat / Tanggal lahir : Banda Aceh , 14 mei 1994

Alamat : sektor timur Darussalam Banda Aceh

Jenis kelamin : Laki-Laki

No telp : 085260572035

Email : avicena@s1.informatika.unsyiah.ac.id

Hobi : skate , meneliti

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 16
~Terimong Geunaseh~

JIF-USK |Tutorial Mail Merge Ms. Word & Ms. Excel|Mahmuda , Avicena 17