Anda di halaman 1dari 34

PERHITUNGAN KEBUTUHAN

PEGAWAI BERBASIS KOMPETENSI DAN


BEBAN KERJA

KANTOR REGIONAL II
BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DASAR HUKUM
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok
kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang
Nomor 43 Tahun 1999;

Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi


Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di


Lingkungan Lembaga Pemerintah;

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor


75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan
Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan
Formasi Pegawai Negeri Sipil.
LATAR BELAKANG
q Peraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri, dan
Menteri Keuangan
Nomor : 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011
800-632 Tahun 2011
141/PMK.01/2011
Tanggal : 24 Agustus 2011

q Pasal 3 ayat (1) Dalam masa penundaan dilakukan penghitungan


jumlah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang tepat berdasarkan
analisis jabatan dan beban kerja.

q Pasal 6 Instansi Pusat dan Daerah selain menghitung jumlah


kebutuhan PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5
(lima) tahun ke depan.
qBerdasarkan Pasal 17 ayat (2) Undang-
Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana
telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 1999 ditentukan bahwa
pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam
jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip
profesionalisme sesuai dengan kompetensi,
prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang
ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat
obyektif lainnya tanpa membedakan jenis
kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.
FAKTOR-FAKTOR
YANG DIPERTIMBANGKAN

Penghitungan Kebutuhan PNS

Beban Standar
Waktu Faktor
Kerja Kemampuan
Rata2 Kerja Lain
MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN
PEGAWAI

TUGAS
NAMA JABATAN
POKOK ANALISIS INFORMASI
IKHTISAR JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
URAIAN TUGAS
FUNGSI
SYARAT JABATAN, DLL.

PETA JABATAN KEBUTUHAN ANALISIS


KEBUTUHAN PEGAWAI BEBAN KERJA
PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN

Analisis beban kerja


PERENCANAAN

(Analisis kebutuhan pegawai)


PEGAWAI

REKRUTMEN &
Standar kualifikasi
SELEKSI

Kriteria seleksi

PERENCANAAN Pola karier


HASIL ANJAB

KARIER

PETA JABATAN
PENGANGKATAN Standar kompetensi
URAIAN JABATAN

DALAM kerja/jabatan

SYARAT JABATAN
Penilaian kompetensi
JABATAN

PENILAIAN
Standar kinerja
Kriteria kinerja
KINERJA


Evaluasi jabatan
REMUNERASI (Bobot&peringkat jabatan)

DIKLAT
Analisis kebutuhan diklat

7
SYARAT JABATAN
Pangkat dan Golongan Ruang
Pendidikan
Kursus/Pelatihan
Penjenjangan
Teknis
Pengalaman Kerja
Pengetahuan
Keterampilan
Bakat Kerja
Temperamen Kerja
Minat Kerja
Upaya Fisik
Kondisi Fisik
8
Fungsi Pekerja
PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan


tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi

dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.


ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk


menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi Beban Kerja
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
METODE
ANALISIS BEBAN KERJA

METODE DAFTAR PERTANYAAN


Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan
untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan
perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang
menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA

Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan


tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan


PENGERTIAN DALAM PEDOMAN
ANALISIS BEBAN KERJA BKN

q PegawaiNegeri Sipil adalah sbgmana di-maksud dlm


Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 ttg Pokok-
pokok Kepegawaian sbgmana telah diubah dgn
Undang-undang Nomor 43 tahun 1999.
q Jabatanadalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai
Negeri Sipil dlm suatu satuan organisasi.
q Tugasadalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh
Pegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian atau
komponen dari suatu jabatan.
PENGERTIAN DALAM PEDOMAN
ANALISIS BEBAN KERJA BKN (2)

q Uraian Tugasadalah suatu paparan atau


bentangan atas semua tugas jabatan yang
dilakukan pemegang jabatan.
q Beban Kerja (BK) adalah sejumlah target
pekerjaan atau target hasil yang harus
dicapai dalam satu satuan waktu
tertentu.
ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBAN
KERJA

1. Beban Kerja
2. Hari Kerja Efektif
3. Jam Kerja Formal
4. Waktu Luang
5. Jam Kerja Efektif
6. Standar Waktu Penyelesaian
7. Standar Efektifitas Jabatan
BEBAN KERJA

Langkah pertama yang dilakukan dalam


analisis beban kerja adalah identifikasi
beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun.
Identifikasi beban kerja dilakukan dengan
menggunakan beberapa pendekatan
terhadap tugas, yaitu:
1. Pendekatan Hasil Kerja
2. Pendekatan Objek Kerja
3. Pendekatan Proses Kerja
HARI KERJA EFEKTIF

Dalam Keputusan Presiden Nomor 68


tahun 1995, ditetapkan bahwa hari kerja
formal adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja.
Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah
sebagai berikut:
Untuk 5 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 235 hari
Untuk 6 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 287 hari
JAM KERJA FORMAL

Penetapan Jam Kerja Formal dapat


mengacu pada Keputusan Presiden Nomor
68 tahun 1995 yang menyatakan bahwa
Jam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipil
adalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.
WAKTU LUANG

Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar


30% dari Jam Kerja Formal.
Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari
Jam Kerja Formal per Minggu, yang
kemudian diperoleh besaran Waktu Luang
sebanyak 11,25 jam (11 jam 15 menit).
JAM KERJA EFEKTIF (5 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari


kerja:

= 5 jam 15 menit = 315 menit


Dibulatkan menjadi 300 menit per hari
JAM KERJA EFEKTIF (6 hari kerja)

Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari


kerja:

= 4 jam 22 menit = 262 menit


Dibulatkan menjadi 250 menit per hari
STANDAR WAKTU PENYELESAIAN

Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat


diperoleh dari dokumen standard
operating procedure (SOP), kontrak kerja,
perintah kerja dan atau pedoman kerja
sejenis.
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga
dapat diolah dari rata-rata waktu dari
seluruh pegawai yang menghasilkan produk
atau melaksanakan tahapan proses yang
sama.
PROSEDUR PELAKSANAAN
PEMANFAATAN HASIL ANALISIS
Terhadap Perencanaan Pegawai
1. Perhitungan Formasi
2. Kebutuhan akan Pemutakhiran Spesifikasi Jabatan
Terhadap Distribusi Pegawai
1. Optimalisasi Peta Kekuatan Pegawai
2. Sinkronisasi Spesifikasi Jabatan dengan
Kualifikasi/Kompetensi Pegawai
Terhadap Pengembangan Pegawai
1. Sebagai salah satu dasar untuk menentukan
Tunjangan Jabatan
2. Sebagai salah satu dasar dalam penentuan kebutuhan
diklat (Training Need Analysis)
KRITERIA BEBAN KERJA JABATAN

Beban Rendah (Underload)


0 0,999
Beban Sesuai (Inload)
1 1,280
Beban Tinggi (Overload)
Lebih besar dari 1,280
KATEGORI TINGKAT EFISIENSI UNIT

Sangat Kurang : 0 0,256


Kurang Efisien : 0,257 0,512
Cukup Efisien : 0,513 0,768
Efisien : 0,769 1,024
Sangat Efisien : 1,025 1,280
RUMUS PERHITUNGAN

JmlBebanKerja StdWaktuPenyelesaian
VKJ zc
72000
VolumeKerjaUnit
TEU
JumlahPegawaiUnit
FORMULIR - 1
FORMULIR 1 - INVENTARISASI PEMANGKU JABATAN

Unit Kerja :

Jumlah
No. Nama Jabatan Pemangku
Jabatan

(1) (2) (3)

TOTAL: 0
FORMULIR 2
FORMULIR 2 - PERHITUNGAN BEBAN KERJA

Nama Jabatan :

Unit Kerja :

Standar Waktu Volume/ Isi


Satuan Jumlah
Penyelesaian Kerja Esensi
No. Rincian/Butir Kegiatan Beban Beban
(SWP) Jabatan Tugas (ET)
Kerja (SBK) Kerja (JBK)
dalam Menit (VKJ)

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Jumlah Total Volume/ Isi Kerja Jabatan 0.000


FORMULIR - 3
FORMULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN
1. Nama Jabatan :

2. Unit Kerja :

3. Volume/Isi Kerja Jabatan :

4. Kriteria Beban Kerja Jabatan :

5. Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan :


a. Perencanaan Pegawai

b. Distribusi Pegawai

c. Pengembangan Pegawai

FORMULIR 4
FORMULIR 4 - DAFTAR REKAPITULASI VOLUME KERJA JABATAN

Unit Kerja :
Jumlah Pegawai
Volume/ Isi
Kerja
No. Nama Jabatan Kriteria
Jabatan Yang Ada Dibutuhkan
(VKJ)

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

VOLUME KERJA UNIT TOTAL

TINGKAT EFISIENSI UNIT

KATEGORI EFISIENSI UNIT


FORMULIR 5
FORMULIR 5 - REKAPITULASI VOLUME KERJA UNIT

Nama Instansi :

Jumlah Pegawai
Volume/ Isi Tingkat
Kategori
No. Unit Kerja Kerja Unit Efisiensi Unit
Efisiensi Unit
(VKU) (TEU)
Yang Ada Dibutuhkan

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)


FORMULIR 6

FORMULIR 6 - TABEL GAP ANALYSIS BEBAN KERJA DAN KOMPETENSI

UNIT KERJA :
Standar *) Existing
No Jabatan Keterangan
Beban Kerja Kompetensi Beban Kerja**) Kompetensi***)
















ALTERNATIF UNTUK GAP ANALYSIS
Overload Underload
Perencanaan Dari segi perencanaan ada beberapa Dari segi perencanaan ada beberapa
Pegawai kemungkinan: 1) jabatan dipecah; 2) kemungkinan yang dapat dilakukan: 1)
uraian tugas dalam jabatan tersebut jabatan digabung/dihapus; 2) uraian
dikurangi (diberikan pada jabatan yang tugas dalam jabatan tersebut diperluas
lain yang sejenis) sehingga efektif (enrichment) sehingga efektif dikerjakan
dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika oleh satu orang pegawai. Jika uraian
uraian tugas dalam jabatan telah tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup
sesuai/cukup untuk satu orang untuk satu orang pegawaian maka
pegawaian maka dalam penyusunan dalam penyusunan kebutuhan
kebutuhan pegawai/formasi muncul satu pegawai/formasi muncul satu formasi
formasi jabatan jabatan.
Distribusi Pegawai Dari segi kebijakan distribusi ada Dari segi kebijakan distribusi yang
beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan ada beberapa kemungkinan:
dilakukan: 1) penambahan pemangku 1) apakah dari sisi kemampuan
jabatan sesuai dengan hasil perhitungan; pemangku jabatan, sebaiknya ybs
2) distribusi uraian tugas dari yang didistribusi ke jabatan lain lain yang
overload ke yang masih inload. inload, atau; 2) pemangku jabatan
sesuai dengan kemampuannya tetap
pada jabatan tersebut dan dilakukan
penambahanuraian tugas sehingga
inload dan efektif untuk dikerjakan oleh
satu orang pegawai.
Pengembangan Dari segi pengembangan, pemberian Dari segi kebijakan pengembangan
Pegawai tunjangan harus diberikan lebih besar (misal: kesejahteraan) ada beberapa
sesuai dengan besarnya persentase kemungkinan yang dapat dilakukan a.l.
kelebihan beban kerja dibanding dengan tunjangan diberikan lebih kecil sesuai
yang inload. persentasi dengan yang inload.