KELOMPOK 3 :

Ni Putu Linda Yasmita (1406305127 / 09)

Ni Made Dwi Permanasari (1406305154 / 23)
Ni Wayan Risna Swardani (1406305169 / 26)
Ida Ayu Nirma Prameswari (1406305199 / 35)
Putu Nirmala Chandra Devi (1406305200 / 36)

SAP 8
PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. PROSES BISNIS PROKUREMEN

1.1 Tinjauan
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:343) Prokuremen adalah proses bisnis
dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Barang
atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang dihasilkan oleh entitas lain dalam
perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen. Langkah umum dalam
prokuremen :
1) Menentukan kebutuhan, 2) Memilih sumber daya, 3) Permintaan untuk quotation,
4) Memilih pemasok, 5) Menerbitkan pesanan pembelian, 6) Penerimaan barang, 7)
Verifikasi faktur, dan 8) Pembayaran kepada pemasok
Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari :
a) Permintaan pembelian, b) Permintaan untuk quotation, c) Quotation, d) Pesanan
pembelian, d) Perjanjian ringkas, e) Kontrak, f) Perjanjian penjadwalan, g) Pencatatan
informasi pembelian.

1.2 Menentukan Kebutuhan

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta
sesuatu pada suatu waktu tertentu. Dokumen ini dapat dibuat secara otomatis oleh
sistem MRP (material requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan analisis
secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan
untuk suatu item dan proses produksi perusahaan.

1.3 Memilih Sumber Daya

Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber
penyedia untuk permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak

1
 dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, R/3
memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka
permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.

1.4 Permintaan untuk Quotation

Quotation adalah penawaran harga dari penjual kepada pembeli (Yunarto,
2006). Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan
dokumen permintaan untuk quotation (request or quotation). Permintaan quotation
dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang
penawarannya diperoleh sebagai kebijakan perusahaan.

1.5 Memilih Pemasok

R/3 mebandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah
dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk
permintaan. R/3 akan mengirimkan suatu surat penolakkan ke pemasok untuk
penawaran yang tidak diterima. R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara
otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen.

1.6 Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi
barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau
secara elektronik, seperti dokumen EDI. R/3 memproses beberapa tipe pesanan
pembelian, diantaranya adalah pesanan pembelian standar, pesanan pembelian
subkontrak, pesanan pembelian konsinyasi, dan terakhir pesanan pembelian
transportasi persediaan.

1.7 Penerimaan Barang

Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang
disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. R/3
memonitor pengiriman dan pelaporan ketika pesanan telah dipenuhi dan hampir
selesai. Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara, yaitu dengan
sistem manajemen persediaan, dengan cara referensi pesanan pembelian, dan dengan
cara diposting ke dalam inspeksi kualitas.

2
 1.8 Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang
dan pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama
verifikasi faktur. Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan
prokuremen dengan modul R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.

1.9 Pembayaran Kepada Pemasok

Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat
sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam
pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang
dagang dan akuntansi keuangan.

1.10 Record Master

Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur
organisasi dan proses bisnis perusahaan. Setiap record master pemasok dikelola
secara terpusat. Setiap record master pemasok harus memiliki nomer rekening
rekonsiliasi yang menghubungkan pemasok ke buku pembantu hutang dagang dan
harus memiliki filed grup rekening yang menentukan bagaimana record pemasok
diberi nomor serta juga menentukan filed mana yang ditampilkan pada layar master
pemasok. Komponen pengelolaan persediaan dari record R/3 adalah nilai dan
kuantitas.

2. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Prokuremen sinonim dari pembelian (Rahayu, dkk, 2013).

2.1 Permintaan (Penyimpanan)

Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan
pembelian juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan
pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

2.2 Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur
jangka waktu dan pengiriman. Hal itu dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif

3
 sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan. Bagian pembelian kemungkinan
dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi,
kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya.

2.3 Penerimaan
Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dan independen dari fungsi
penyimpanan. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan
untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirim. Prosedur
penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau
menyiapkan laporan penerimaan.

2.4 Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian
penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke
hutang dagang. Jika barang langsung dikirimkan ke departemen yang meminta dan
bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui
penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang.

2.5 Hutang Dagang

Hutang dagang bertanggungjawab untuk memulai pembayaran ke pemasok.
Empat dokumen yaitu permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan
dan faktur tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem
voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen.

2.6 Integritas Proses Bisnis Prokuremen

Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan
pembeli-penjual. Suap, kickback, dan konflik kepentingan (seperti membeli dari
saudara atau teman) adalah contoh hubungan antara pembeli-pemasok yang tidak benar
yang harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen.

2.7 Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok

Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok
jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi
itu pada waktu yang sama. Setelah biaya relevan seperti harga dari pemasok atau biaya
sistem telah diidentifikasi, rasio benefit cost dapat dihitung untuk pembanding. Teknik

4
 evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk memilih proposal dan mengidentifikasi
pemasok atau sistem yang menjadi subjek pertimbangan akhir.

3. PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual yang biasa digunakan pada sebagian besar pengeluaran dibatasi pada jumlah kecil
yang diambil dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest kas kecil.

3.1 Hutang Dagang

Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran meliputi, menghitung
jumlah yang jatuh tempo, dikson (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan
untuk setiap voucher dilanjutkan diposting di buku besar dan diringkas pada ayat jurnal.
Cek dan voucher yang disetujui dan dilanjutkan ke pengeluaran kas dan ayat jurnal ke
buku besar.

3.2 Pengeluaran Kas

Cek dan voucher diterima dan diperiksa, serta di tanda tangani dan dicap
kemudian disimpan sesuai nomornya. Selanjutnya cek dan voucher diposting ke
register cek lalu disiapkan dan direkonsiliasi setelahnya langsung dilakukan
pembayaran.

3.3 Buku Besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan kontrol total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar.

3.4 Audit Internal

Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama dengan laporan bank.

3.5 Sistem Voucher

Sistem voucher adalah teknik pemeriksaan yang terpusat pada voucher.
Voucher terdiri dari berbagai bentuk, dari formulir sederhana dan lainnya. Menurut
sistem ini, bagian utang usaha akan menggunakan bukti kas keluar dan membuat nomor
register voucher (Ariska dkk, 2015).

3.6 Posting Hutang Dagang

Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal
jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu. Jika faktur dibukukan pada
tanggal persetujuan maka pencatatan formal kewajiban masih ada. Dalam posting

5
 hutang dagang perusahaan banyak menggunakan build up voucher system yaitu
akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarkannya dengan cek
tunggal.

4. PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi menjadi sumber daya manusia.

4.1 Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang
menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada
lingkungan online. SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia yaitu 1)
Modul Administrasi (HR-PA), dan 2) Modul perencanaan dan pengembangan personel
(HR-PD).

4.2 Struktur data SDM

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data.
Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :

4.2.1 Data Master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk
unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan dan pelatihan. Record master sumber
daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi.

4.2.2 Organisasi Data

Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan
event personel. Infotype adalah kumpulan field data yang dikelompokkan
bersama-sama untuk ditampilkan. Data personel karyawan, data pembayaran
karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang
umum dalam sumber daya manusia.

4.2.3 Objek SDM

Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf
sebagai identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah P. Kode untuk objek
pekerjaan adalah C. Kode untuk objek kualifikasi adalah Q. Kode untuk
objek posisi adalah S. Kode untuk objek pusat biaya adalah K.

6
5. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN
Gelinas (2008) menyatakan bahwa proses penggajian merupakan suatu struktur yang
berinteraksi untuk menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas pekerjaan dari
departemen penggajian, karena proses penggajian berfungsi untuk menjaga catatan yang
berisi data untuk pajak, gaji dan tunjangan, pelaporan kehadiran, ketepatan waktu, dan
membayar karyawan untuk pekerjaan yang dilakukan.

5.1 Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggungjawab untuk menempatkan orang dalam
penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi
semua potongan dari pembayaran.

5.2 Pencatat Waktu

Bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan
kartu pencatat kerja. Pencatat waktu juga bertanggungjawab untuk mengumpulkan dan
mengelola kartu pencatat waktu dan melakukan rekonsiliasi data dengan laporan
ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi.

5.3 Penggajian
Departmen penggajian bertanggungjawab untuk penghitungan sesungguhnya
dan menyiapkan penggajian. Register penggajian menunjukkan perhitungan
pembayaran bersih. Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani,
ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirimkan ke hutang
dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian.

5.4 Persyaratan Pemrosesan Pengajian

Register atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji
sesungguhnya. File-file yang diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang
digunakan dalam pemrosesan, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan dan
perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk
mendukung prosedur penggajian.

7
 REFERENSI

Ariska, Venke dkk. 2015. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Penjualan
pada Home Industri Herman. Jurnal Akuntansi.

Bodnar, George, William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Yogyakarta:
Penerbit Andi.

Gelinas, Ulric J and Dull, Richard B. 2008. Accounting Information Systems. Seventh Edition.
United States of America: Thomson South-Western.

Rahayu, Triana Puji, dkk. 2013. Implementasi Kebijakan E-Procurement Untuk Mewujudkan
Efisiensi Dan Transparansi (Studi Pada PT. PLN (Persero) Area Malang). Jurnal
Administrasi Publik (JAP), Vol 1, No.2, Hal. 290-298.

Yunarto, Holy Icun. 2006. Business Concepts Implementation Series in Sales and Distribution
Management. Jakarta: Gramedia.