Knowledge Management Implementation

Ika Mardiana/071116031
Ilmu Informasi dan Perpustakaan - FISIP - Universitas Airlangga

Abstrak
Penerapan knowledge management menjadi hal yang dibutuhkan di era globalisasi ini.
Organisasi perlu memperhatikan bagaimana penerapan knowledge management serta factor-faktornya.
Peper ini berusaha mengulas penerapan knowledge management dengan berlandaskan dua pendekatan,
yaitu dari pendekatan Albers dan Tiwana.

Pendahuluan
Pengetahuan di era globalisasi berkembang begitu pesat. Kemampuan intelektual menjadi
kebutuhan dan sekaligus aset berharga bagi pertumbuhan organisasi. Sebagai suatu aset yang berharga,
diperlukan suatu cara yang sistematis guna mengorganisir pengetahuan yang bervariasi yang dimiliki
organisasi yang bersumber dari sumber daya manusia agar pengetahuan ini dapat digunakan dan
diterapkan sekaligus disimpan dengan baik oleh organisasi. Knowledge management merupakan
pendekatan efektif yang mampu memanipulasi (menangkap, memilih, mengorganisir, dan
menyebarkan) pengetahuan penting sebagai bagian dari memori sekaligus penentu asset penting
organisasi. Sebagai suatu strategi, knowledge management sangat memberikan banyak manfaat bagi
peningkatan kinerja organisasi. Melalui knowledge management potensi SDM akan meningkat,
terdokumentasikannya pengetahuan, terciptakan inovasi-inovasi, antara tacit dan explicit knowledge
menjadi terintegrasi, serta kesenjangan pengetahuan akibat variasi dan perbedaan dari pengetahuan pun
dapat diminimalisir. Penerapan knowledge management yang sistematis akan amat membantu
organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Mengutip dari jurnal Knowledge Management Practice vol. 10 no. 1 Maret 2009 yang
memaparkan beberapa kesuksesan dalam penerapan knowledge management, misalnya saja
Bucknowledge managementan Labs yang mengalami peningkatan penjualan produk selama kurang
dari lima tahun dari 14% pada tahun 1987 menjadi 34,5% pada tahun 1996 melalui usaha knowledge
management global ( Bucknowledge managementan , 1998). Schlumberger yang melaporkan
penghematan tahun pertama sebesar $ 75 juta melalui inisiatif knowledge management dengan
menggabungkan teknologi dan pekerja lapangan ( Roa , 2003). Melihat kesuksesan dan banyaknya
manfaat dalam penerapan knowledge management maka organisasi perlu memahami tentang
bagaimana penerapan knowledge management yang sistematis serta mengetahui apa saja yang menjadi
factor-faktor kunci dalam penerapan knowledge management tersebut. Paper ini berusaha mengulas
tentang penerapan knowledge management sekaligus factor-faktornya menggunakan dua pendekatan
dari Albers dan Tiwana, orang-orang yang concern pada Knowledge management.

Pembahasan
Knowledge management implementation meliputi proses yang panjang dan lama yang
memerlukan dukungan besar dari semua anggota organisasi terutama top manager. Penerapan ini
mencakup perubahan dari beberapa dimensi sebagai hasil singkronisasi keseluruhan startegi
pelaksanaan organisasi. Adapun dimensi-dimensi yang perlu untuk dilakukan perubahan adalah yang
pertama, dimensi konseptual, yakni terkait dengan kemampuan organisasi mengembangkan konstruksi
yang terintegrasi untuk mendiskusikan pengetahuan yang akan digunakan oleh organisasi, 2) dimensi
perubahan itu sendiri, terkait dengan tingkat resistensi dan stabilitas ketika menerapkan manajemen
pengetahuan. 3) aspek pengukuran, yaitu terkait dengan aspek apakah penerapan manajemen
pengetahuan sudah sesuai dengan jalur yang telah ditentukan atau tidak, 4) aspek struktur organisasi,
yaitu terkait dengan penyusunan peran dan tanggung jawab yang diperlukan supaya penerapan
manajemen pengetahuan efektif, 5) isi pengetahuan, yaitu pandangan mengenai pengetahuan sebagai
produk, 6) dimensi alat, yaitu terkait dengan ketersediaan sarana mendapatkan pengetahuan (Dwi Sari
Apridella, 2012).
Penerapan knowledge management ini pada dasarnya dapat dilakukan dengan menggunakan
beberapa pendekatan. Dalam paper ini dikaji dua pendekatan penerapan knowledge management yang
dikemukakan oleh Albers dan Tiwana. Penerapan knowledge management dari kedua pendekatan itu
pada dasarnya memiliki kesamaan hanya saja untuk pedekatan Tiwana lebih terperinci. Jika antara dua
pendekatan itu jika dikombinasikan maka dihasilkan strategi penerapan knowledge management
sebagai berikut.
Albers Tiwana
Memilih tim manajemen pengetahuan Mendesain tim manajemen pengetahuan
Melakukan penilaian TI Analisis infrastruktur yang ada
Mengaitkan manajemen pengetahuan dengan
strategi bisnis
Mendesain infrastruktur manajemen pengetahun
Melakukan penilaian pengetahuan dan audit Mengaudit asset dan sistem pengetahuan yang
ada
Menetapkan strategi manajemen pengetahuan dan Menciptakan blueprint manajemen pengetahuan
kasus bisnis
Mengembangkan rencana proyek dan system Pengembangan system manajemen pengetahuan
pengukuran Prototype dan uji coba
Mengelolah perubahan, kultur dan struktur
penghargaaan
Evaluasi kinerja, pengukuran dan perbaikan
system manajemen pengetahuan

Mendesain tim knowledge management

Tim ini meliputi anggota yang bertugas dalam aktivitas knowledge management yang meliputi
membuat kebijakan, perencanaan strategi, implementasi knowledge management, menangkap,
mengorganisir, menyebarkan, menyimpan, mendokumentasikan pengatahuan. Tim ini termasuk
pula manajer knowledge management yang memiliki tugas identifikasi dan tanggung jawab
dalam implementasi knowledge management. Tim ini memiliki anggota yang memang paham
dan memiliki pengalaman masalah knowledge management. Selain itu anggota harus memeiliki
keterampilan khusus yang mencakup komunikasi, kepemimpinan, keterampilan negosiasi,
perencanaan strategis, pengetahuan tentang metodologi knowledge management dan teknologi
informasi, dan keahlian dalam proses bisnis internal. Keanggotaan tim dapat mencakup
pemimpin desain interface, pemimpin pelatihan, arsitek teknik, pemimpin organisasi, super-user
yang dapat mempengaruhi komunitas pengguna, pengembang program (editors, web
developers, mentors, coaches, HR roles, navigator pengetahuan, dan publikasi). Tak jarang
 dalam tim juga terdapat Chief Knowledge Officer yang membangun membangun semua basis
tingkatan dalam knowledge management.

Melakukan penilaian dan audit pengetahuan termasuk infrastruktur

Penilaian ini merupakan penilaian sekaligus pemeriksaan stabilisasi dan efektivitas dalam
penggunaan pengetahuan. Penilaian ini dapat dilakukan melalui faktor-faktor organisasi yang
meliputi implikasi budaya dalam menerapkan knowledge management, system kepemimpinan,
struktur organisasi, infrastruktur teknologi(asset TI, proses TI mulai dari strategi dan teknik
hingga pelaksanaan, serta manajemen TI termasuk manajemen konten dan intelejensi bisnis
serta repository manajemen), tujuan organisasi, dan proses pengetahuan (internalisasi,
eksternalisasi, dan kombinasi).
Kemudian untuk proses audit sendiri menetukan dan memeriksa asset pengetahuan yang
dimiliki organisasi termasuk lokasi, sumber, dan pemanfaatan pengetahuan, serta alur dari
pengetahuan mulai dari selekasi, akuisisi, penangkapan, penciptaan, kodifikasi, knowledge
sharing, aksesibilitas, aplikasi, hingga digunakannya kembali.

Menetapkan strategi knowledge management

Berdasarka penilaian dan audit kemudian ditentukan strategi dan blueprintnya. Strategi
knowledge management pada dasarnya berlandaskan pada tujuan daripada organisasi.
Penetapan ini dapat meliputi proses awal berupa analisa. Salah satu analisa yang selalu
digunakan adalah analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Treath). Selain itu
organisasi harus mengidentifikasi sejauh mana pengetahuan yang ada adalah sejalan dengan
persyaratan strategis. Dari analisis ini suatu organisasi dapat menentukan pengetahuan yang
harus dikembangkan atau diperoleh dan menjadi fokus knowledge management untuk kemudian
ditentukan strategi knowledge management yang memang sesuai dan dapat dijalankan.

Pengembangan system, proyek , dan pengukuran

Berdasarkan strategi dan perencanaan kerja (blueprint) yang telah ditetapkan kemudian
dilakukan pengembangan system melalui suatu proyek kerja. Pengembangan ini dapat
dilakukan dengan mengembangkan infrastruktur teknologi yang ada seperti Knowledge Lynx-
web based application yang menampung materi training sebagai bentuk knowledge sharing .
Melalui pengembangan ini diharapkan menghasilkan pengaturan perubahan budaya yang
kolaboratif seperti sharing, serta menerapkan struktur reward. Melalui pengembangan ini
dilakukan pula pengukuran sebagai evaluasi system.

Penutup
Feedback yang paling utama dan menjadi harapan dari penerapan knowledge management ini
adalah terpcapainya tujuan dan kemajuan organisasi. Sesungguhnya keberhasilan ini berasal dari
kekuatan tujuan bisnis untuk masa depan, akuntabilitas, kustomisasi, dan matangnya perencanaan serta
ketercukupan sumber daya.

Referensi
Albers, James A.. 2009. Pendekatan Praktis untuk Menerapkan Manajemen Pengetahuan, dalam
Journal of Knowledge management Practice; Vol.10; No.1. Dapat diakses pada
http://www.tlainc.com/articl174.htm. Diakses pada tanggal 2 November 2013.
Andy, Randy. Pengemangan dan Penerapan Manajemen Penhetahuan sebagai Strategi Pendukung Kegiatan
Medis Non-Bedah (Studi Kasus Klinik Petukangan Medical Center). Dapat diakses pada
http://blog.trisakti.ac.id/jurnalti/files/2013/09/10_Pengembangan-dan-Penerapan-KM_Randy-Andy-
dkk.pdf. Diakses pada tanggal 2 November 2013.
Apridella, Dwi Sari. 2012. Analisis Faktor-faktor Kunci Kesuksesan Penerapan manajemen Pengetahuan untuk
Tenaga Kependidikan Pada Institut Pertanian Bogor. Dapat diakase pada
http://repository.ipb.ac.id/handle/123456789/58114. Diakses pada tanggal 2 November 2013.
Sugandi, Lianna. Knowledge Mangement untuk Customer Service. Dapat Diakses pada
http://msi.binus.ac.id/files/2013/05/0402-07-Lianna.pdf. Diakses pada tanggal 2 November 2013.