PROCEDIMIENTOS Y NORMAS PARA REVISION

DE FONDOS FIJOS
1. OBJETIVOS

Los fondos fijos asignados a los Departamentos, tienen por objetivo financiar pagos
menores en dinero efectivo, por gastos que deben efectuarse en forma rutinaria

ALCANCE

Las normas emitidas sern aplicables a todas los responsables directos del manejo de
fondos fijos en la Fundicin Talleres S.A. Como as mismo para los responsables
jerrquicos que correspondan y al encargado del Departamento de Contabilidad y
Costos, en su funcin contralora.

INFORMACION GENERAL

1.1. Definiciones

1.1.1. Rendicin: Dar cuenta peridica del manejo y uso del dinero; en este caso
especfico; el dinero del Fondo Fijo.

1.1.2. Arqueo: Hacer recuento del dinero y de los documentos que componen el Fondo
Fijo.

1.1.3. Malversacin: Usar incorrectamente el dinero del Fondo Fijo, en conceptos que no
le corresponden.

1.1.4. Documentacin en manejo de Fondos Fijos y sustentable en Rendicin de Fondo

Fijo: Facturas y/o boletas, que acredite fehacientemente el dinero otorgado y en los
conceptos de gastos incurridos.
2. MONTO, USOS, PROHIBICIONES Y ENCARGADO

2.1. 1 Monto

El valor autorizado, ser determinado por el Gerente de Administracin y Finanzas, de

igual manera se trataran los aumentos, disminuciones o trminos de fondos fijos.
El monto autorizado debe servir para cubrir las necesidades de gastos menores que
requiera efectuar cada Departamento. Esto significa que a lo menos y una vez al mes se
debe solicitar la reposicin de fondos, efectuando la rendicin de gastos efectuados.
(Anexo N 1) El Departamento de Contabilidad y Costos, realizara arqueos
sorpresivos a cualquier titular y/o suplente , que maneje un fondo fijo.

2.1.2 Usos

Los principales pagos dispuestos para estos fondos son:

- Pagos de materiales, repuestos menores, tiles de escritorio, de aseo que no estn

cubiertos por los convenios de compra de la Fundicin Talleres S.A..
- Pagos de combustible para empleados que deban viajar, por motivos de trabajo,
fuera de Rancagua.
- Pago de peajes y estacionamiento.
- Gastos de locomocin.
- Gastos de franqueo y despacho de correspondencia.
- Otros gastos menores debidamente autorizados por el Gerente del Area que origin
el gasto y Gerente de Administracin y Finanzas que autoriz el gasto.

2.1.3 Prohibiciones.

Los fondos fijos no debern destinarse para pagos de::

- Honorarios
- Anticipos del personal
- Prstamos del personal
- Beneficios del personal
- Contratos de trabajos menores (CTM)
- Servicios bsicos (excepto fondo fijo oficina de ventas zona norte)
- En general, todo aquello que conforme a su monto ( 5 UF..) y especificacin
deban ser canalizados por otras formas de pago.
2.1.4. Encargado de Fondo fijo

Cada Fondo Fijo, se asigna a una persona determinada, la que ser la nica responsable
de su administracin y manejo, sin perjuicio de la responsabilidad que pudiere afectar a
su respectivo superior jerrquico.

Cuando el titular del fondo deje de ser responsable directo de este en forma permanente,
o sea reemplazado transitoriamente en sus funciones, El Gerente del Area respectiva
deber informar por escrito al Departamento de Contabilidad y Costos, quien previo
arqueo proceder a cerrar contablemente dicho fondo y a abrir un nuevo fondo fijo para
el reemplazante, que el Gerente designe Igualmente informar al Jefe de Departamento
Recursos Humanos para que actualice la asignacin de caja respectiva.

Igual procedimiento debe efectuarse cuando se traspasen los fondos del suplente al
titular.

1. El encargado del Fondo deber emitir rendiciones segn formulario

standard, que el Departamento de Contabilidad y Costos pondr a
disposicin de los usuarios, cindose estrictamente a lo sealado en l.
(Anexo N 2)

2. Todos los pagos que efecte el encargado del fondo fijo debern hacerlo
contra documentos sustentantes originales.
Dichos documentos deben llevar la firma (corta o larga) de su superior jerrquico
respectivo y debern ser registradas en el formulario, una a una. Ser rechazado todo
documento que no cumpla lo sealado.

3. Todo documento original sustentante que est enmendado, poco claro o

corregido, ser rechazado.

4. Cuando la compra menor del bien o servicio, solicitada a travs de fondos

fijos, sea por un monto neto superior a 5 UF , ser aceptado.

En relacin con facturas, boletas que impliquen consumos, se deber indicar al dorso de
ellas el motivo del gasto.

Todo el personal que realice, con autorizacin de la Gerencia, gastos de atencin a

terceros, debe identificar en la documentacin de respaldo, el motivo, actividad y
nmero de participantes que acrediten con propiedad el gasto efectuado.
 5. No deben existir prstamos ni intercambios de fondos entre encargados de
fondos fijos, por ningn motivo ni circunstancia.

6. Cualquier consulta que diga relacin con la confeccin de los formularios

sealados, ser solucionada a la brevedad posible por el Departamento de
Contabilidad y Costo.

7. Todos los encargados de fondos fijos debern realizar cuadraturas diarias,

utilizando para ello formulario standard, el cual deber ser archivado
diariamente por el encargado. (Anexo N 3)

8. Todo portador de fondo fijo deber ser el primer punto de control en el

sentido de revisar cualquier documento (vale, boleta o factura) que est
enmendado o poco claro, en su defecto ser rechazado.

3 APERTURA, AUMENTO, DISMINUCION Y TERMINO DE UN FONDO FIJO.

3.2. El Gerente del Area respectiva, deber solicitar al Departamento de Contabilidad y

Costos, el formulario ad-hoc para la apertura, aumento, disminucin o trmino del
Fondo Fijo.

3.2. El fondo fijo ser inmediatamente cerrado cuando el responsable incurra en las
siguientes situaciones, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan:

- Malversacin de los fondos asignados

- Cuando se detecten, va arqueos sorpresivos tanto prdidas como sobrantes
continuados y/o significativos.
- Cuando el motivo que dio origen a la apertura del fondo ya no se justifica.
- La falta de emisin de rendiciones por parte del responsable.

4 REPOSICIONES

4.1. La reposicin de fondo fijo deber ser autorizada por el Gerente del Area respectiva,

4.2. El responsable del fondo fijo deber emitir rendiciones peridicas y en lo posible
no acumular facturas y/o boletas de dos periodos o mas , se recomienda hacerlo
cuando su fondo est en un 50% de disponibilidad.
4.3. Todos los usuarios del fondo fijo tienen la obligacin de rendir en los seis (6) das
siguientes a la entrega del dinero , al encargado del fondo fijo.

4.4 Tal como lo seala la solicitud, el no cumplimiento dar origen al descuento

automtico en su remuneracin. (Anexo N 4)

4.5 El encargado del Fondo deber emitir rendiciones segn formulario standard, que el
Departamento de Contabilidad y Costos pondr a disposicin de los usuarios,
cindose estrictamente a lo sealado en l. (Anexo N 2).

4.6 Las rendiciones sern repuestas con un mximo de 48 horas a contar del ingreso al
Departamento de Contabilidad y Costos.

5 RESPONSABILIDADES

5.1. El Departamento de Contabilidad y Costos realizar, a efectos de control, arqueos

sorpresivos a cualquier responsable de un Fondo fijo.