BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Bagi beberapa orang, informasi adalah sesuatu yang mereka tidak ketahui atau
miliki dan dapat digunakan dalam solusi satu permasalahan. Data sering dapat menjadi
dasar yang lebih yang mengacu pada angka-angka, orang atau sesuatu. Dalam pengertian
ini, data menjadi informasi ketika diakses oleh orang yang memerlukannya dan dapat
menggunakannya dalam solusi permasalahan. Ketika data dan informasi diorganisir,
sistematis dan terpadu, kita mengacu padanya sebagai suatu sistem informasi. Teknologi
komputer memungkinkan organisasi mengkombinasikan data dan informasinya dalam
lokasi-lokasi pusat secara efisien yang dinamakan database. Dan kemudian membuatnya
tersedia untuk penggunaan oleh orang lain tanpa melihat lokasinya. Ketika database ini
mengandung data dan informasi untuk mengatur sumber daya manusia, kita menamainya
sistem informasi sumber daya manusia.
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam konteks bisnis adalah orang yang bekerja
dalam organisasi yang sering pula disebut karyawan. Sumber Daya Manusia merupakan
aset yang paling berharga dalam perusahaan, tanpa manusia maka sumber daya
perusahaan tidak akan dapat menghasilkan laba atau menambah nilainya sendiri.
Manajemen Sumber Daya Manusia didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan
adalah manusia, bukan mesin, dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Manajemen
Sumber Daya Manusia berkaitan dengan kebijakan dan praktek-praktek yang perlu
dilaksanakan oleh manajer, mengenai aspek-aspek Sumber Daya Manusia dari
Manajemen Kerja.
Adanya fasilitas komputer telah menyederhanakan tugas menganalisis data dalam
jumlah sangat besar, dan menjadi bantuan yang tak ternilai dalam manajemen sumber
daya manusia, dari pemrosesan penggajian sampai pada penyimpanan data atau dokumen.
Dengan perangkat keras, perangkat lunak dan basis data komputer, organisasi tidak hanya
dapat menyimpan catatan dan informasi dengan lebih baik tapi juga untuk mengambilnya
dengan sangat mudah. Menurut ( Prof. Dr. Hj. Soedarmayanti, M.Pd, APU, 2007) sistem
informasi sumber daya manusia adalah sistem yang terintregasi yang menyediakan
informasi yang digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia.

1
1.2 Rumusan Masalah
1.2.1 Apa fungsi sumber daya manusia ?
1.2.2 Bagaimana evolusi sistem informasi sumber daya manusia ?
1.2.3 Bagaimana model sistem informasi sumber daya manusia ?
1.2.4 Bagaimana status sistem informasi sumber daya manusia masa kini ?
1.2.5 Bagaimana penggunaan sistem informasi sumber daya manusia oleh manajer ?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui fungsi sumber daya manusia.
1.3.2 Untuk mengetahui evolusi sistem informasi sumber daya manusia.
1.3.3 Untuk mengetahui model sistem informasi sumber daya manusia.
1.3.4 Untuk mengetahui status sistem informasi sumber daya manusia masa kini.
1.3.5 Untuk mengetahui penggunaan sistem informasi sumber daya manusia oleh
manajer.

1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang dapat diperoleh dari paper ini yaitu sebagai berikut.

1.4.1 Bagi masyarakat umum, mampu dijadikan pedoman dan panduan dalam
memahami Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
1.4.2 Bagi pelaku bisnis, mampu dijadikan arahan dalam memastikan jalannya Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

Semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak
proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Sistem konseptual yang
digunakan dalam mengelola personil disebut system informasi sumber daya manusia (Human
Resource Information System) atau yang biasa disebut HRIS.
Selama bertahun-tahun, manajemen puncak kurang menekankan HRIS. Namun,
peraturan pemerintah, yang bertujuan memastikan persamaan dalam praktik personil
perusahaan, mendesak manajemen puncak untuk memberikan perhatian yang layak pada
HRIS. Menikmati status yang baru, HRIS mulai berimigrasi dari SI ke SDM dengan
memanfaatkan teknologi komputer mikro.
HRIS mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain. SIA
memberikan data personil yang bersifat keuangan, subsistem penelitian sumber daya manusia
melakuakn proyek penelitian khusus untuk mengumpulkan data baru, dan subsistem intelijen
sumber daya manusia mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan personil
dan lingkungan.
Database HRIS berfungsi untuk melengkapi data personil dengan data yang menjelaskan
baik organisasi maupun perorangan di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus
personil. Walau banyak pengolahan HRIS dalam perusahaan besar telah diturunkan dari
mainframe di bagian sistem informasi ke komputer mikro di bagian sumber daya manusia,
sebagian besar database sumber daya manusia masih berada di dalam komputer sentral.
Enam subsistem output menelusuri arus personil melalui perusahaan. Banyak aplikasi
yang berada di dalam tiap subsistem ini telah diterapkan oleh banyak perusahaan, tetapi
beberapa masih dalam proses perkembangan.
HRIS telah melalui jalan yang panjang pada dekade yang lalu, dan banyak eksekutif
yang sekarang memandangnya sama beharga seperti sistem informasi fungsional lain.
Namun, masih ada tempat bagi perkembangan karena HRIS mengatasi beberapa masalah
manajemen tersulit.

2.1 Fungsi Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukan satu unit yang

bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya

3
manusia. Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan
Sumber Daya Manusia (SDM), yang mengakui bahwa perosnil sebagai sumber daya yang
berharga. SDM dapat merupakan suatu department atau divisi di dalam suatu area
fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran,
manufaktur, keuangan dan SI. Kita menggunakan istilah direktur SDM untuk
menjelaskan orang yang bertanggungjawab atas SDM yang dapat menjadi seorang
anggota komite eksekutif.

Kegiatan Utama SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru,
mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan
yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi
tanggungjawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama, seperti digambarkan
dalam Gambar 2.1

Gambar 2.1 Fungsi Sumber Daya Manusia Mempermudah Arus Sumber Daya Manusia

a) Perekrutan dan Penerimaan (recruiting and hiring)

SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang
iklan lowongan kerja di Koran, memberitahu posisi yang diminta kepada agen kerja
swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di
fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

4
b) Pendidikan dan Pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan
pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam
melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hisup sistem.
c) Manajemen Data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data
tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
d) Penghentian dan Administrasi Tunjangan
Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan
seperti rumah sakit, asuransi, dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin
sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja
yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan
wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan
yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pension perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM, tetapi oleh
manajer area tempat mereka bekerja. SDM karena itu melaksanakan fungsi pendukung,
memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data
yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan HRIS (Human Resource
Information system) atau sistem informasi sumber daya manusia. Istilah sistem
manajamen sumber daya manusia (human resource management system) atau HRMS
semakin popular, tetapi disini kita akan menggunakan istilah HRIS karena masih
digunakan secara luas.
Walau mudah menganggap sistem HRIS sebagai sistem berbasis komputer,
pandangan ini dapat menyesatkan karena dua alasan. Pertama, sejumlah besar HRIS tidak
berbasis komputer, dan kedua, istilah ini juga diterapkan pada orang-orang yang bekerja
dengan komputer. Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksi HRIS yang
bertanggungjawab mengelola sistem konseptual dari data dan informasi sumber daya
manusia.

5
2.2 Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data

personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang
dan arus material. Data keuangan dan material dilihat sebagai kunci keberhasilan
perusahaan, sehingga data pegawai dianggap tidak lebih sebagai tugas yang seperlunya.
Rangsangan untuk menaikan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah
seperti EEO (equal employment opportunity), OSHA (occupational safety and health
administration), dan AAP (affirmative action program), yang diberlakukan selama tahun
1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi
pemerintahan nasional yang menunjukan sampai sejauh mana praktek personalia
perusahaan sesuai dengan undang undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa
mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan
sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi
pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (information oriented personel
systems). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja
sama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di
komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnyadalam areanya. Beberapa
digunakan secara berdiri sendiri (stand alone), beberapa dibuat jaringan untuk
membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral
perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan
mainframe mereka sendiri.

2.3 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Satu hal dari sistem informasi sumber daya manusia yang membedakannya dari
sistem informasi fungsional lain adalah beragamnya aplikasi yang dimungkinkan.
Keragaman ini tercermin dalam enam subsistem output pada model yang diilustrasikan
dalam Gambar 2.2. Model ini, dan data pendukung subsistem outputnya, didasarkan pada
studi yang dilakukan Raymond McLeod. Jr. dan Gerardine DeSanctis untuk Association
of Human Resource Systems Professionals (HRSP).

6
 Data Informasi

Subsistem
output

Subsistem
perencanaan
angkatan
Subsistem kerja
input
Subsistem
Sistem perekrutan
Informasi
Akuntansi
Sumber Subsistem
Internal Subsistem manajemen
riset sumber angkatan
daya kerja
Database Pengguna
manusia HRIS
Sumber
Subsistem
Lingkungan
Subsistem kompensasi
=nn
intelijen
sumber daya
manusia Subsistem
tunjangan

Subsistem
laporan
lingkungan

Gambar 2.2 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan
format umum yang sama dari subsistem input, database dan subsistem output yang telah
digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar
dari pengolahan data, penelitian dan intelijen. Dalam banyak perusahaan database
ditempatkan pada penyimpanan komputer. Hanya 5,7 % dari perusahaan HRSP
melaporkan penggunaan database nonkomputer.

a. Input HRIS
1) Sistem Informasi Akuntansi
Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data
personil dan akuntansi :
Elemen data personil relatif lebih permanen dan bersifat non-keuangan.
Contohnya adalah nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan
jumlah tanggungan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu
7
 penerimaan dan diperbarui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data
yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.
Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan, dan cenderung lebih
dinamis dibandingkan data personil. Contoh elemen data akuntansi adalah
upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan
tahun berjalan.

SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi

gambaran yang lengkap dari sumber daya personil keuangan dan non keuangan.

2) Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek
penelitian khusus. Contohnya adalah penelitian suksesi, analisis dan evaluasi
jabatan, dan penelitian keluhan.
Penelitian suksesi (succession studies) dilakukan untuk mengidentifikasi
orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan
tersedia. Mungkin seorang kepala departemen akan pensiun, dan manajemen
puncak ingin mengetahui siapa yang dapat dipertimbangkan untuk
dipromosikan ke jabatan itu.
Analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) mempelajari
setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan
mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
Penelitian keluhan (grievance studies) membuat tindak lanjut atas keluhan
yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.

Untuk setiap contoh ini, ada kebutuhan bagi informasi tertentu yang tidak
dapat dihasilkan dari database HRIS, dan penelitian khusus dilakukan untuk
mengumpulkan data tersebut.

3) Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan
dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan
yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja,
masyarakat global, masyarakat keuangan dan pesaing.

8
 Intelijen Pemerintah
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan
mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
Intelijen Pemasok
Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan
tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen
tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
Intelijen Serikat Pekerja
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam
mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
Intelijen Masyarakat Global
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya
lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan
untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat Keuangan
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang
digunakan dalam perencanaan personil.
Intelijen Pesaing
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang
sangat khusus, seperti industri komputer, terjadi perpindahan pegawai yang
sering dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan
memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Banyak dari intelijen lingkungan ini dikumpulkan melalui sistem informal,

seperti perkataan orang, tetapi semakin banyak yang disediakan oleh sistem
berbasis komputer yang formal.

9
b. Database HRIS
Meningkatnya kerumitan masalah yang berhubungan dengan personil, disebabkan
oleh banyaknya peraturan pemerintah dan meluasnya pilihan tunjangan, membuat
penyimpanan data dalam komputer sebagai suatu keharusan. Bagi database SDM
berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen dan
pemasukan data.
Isi Database
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi
juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen
lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.
Data Pegawai
Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai
perusahaan yang ada. Di 82,5 % perusahaan HRSP yang menjawab survei
1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi
untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
Data Non-pegawai
Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai dalam database mereka,
8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan organisasi
di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas,
serikat pekerja, dan pemerintah. Juga diidentifikasikan data yang menjelaskan
perorangan seperti pelamar, tanggungan, ahli waris dan keluarga yang
ditinggalkan.
Lokasi Database HRIS
Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada
komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain berada di SDM, pada
divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan. Gambar 2.3 menggambarkan
popularitas relatif dari penempatan ini. Seiring berlanjutnya kecenderungan end-
user computing organisasional, diperkirakan semakin banyak database yang
berpindah dari lokasi sentral ke SDM.

10
 342

174

52

32

Komputer pusat Komputer SDM Komputer divisi Pusat perbaikan

perusahaan operasi luar perusahaan
Gambar 2.3 Kemungkinan Lokasi Data HRIS

Pemasukan Data
Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian
HRSP, non-manajer dalam SDM adalah sumber paling popular (86,9 %
perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam
SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari
lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2 % perusahaan.

c. Output HRIS
Dalam perusahaan HRSP, 65,3% pemakai ditempatkan di dalam SDM, 29,1% di
tempat lain dalam perusahaan, dan 10,2% di lingkungan perusahaan. Gambar 2.4
menunjukkan bahwa manajer SDM termasuk direktur SDM, menggunakan HRIS
lebih sering daripada eksekutif dan manajer di luar SDM. Manajer SDM cenderung
menggunakan HRIS dalam bisnis mingguan sedangkan manajer lain mengikutinya
secara bulanan.
Manajer Direktur Manajer
Eksekutif non-SDM SDM SDM
(2,78) (3,09) (3,79) (4,33)

(((

Gambar 2.4
Pengguna Output
1 2 3 4 5 HRIS
Tidak
2 sama Kadang-kadang Bulanan Mingguan Harian
sekali

11
 Bentuk Dasar Output
Pemakai HRIS biasanya menerima output dalam bentuk laporan periodik dan
jawaban atas database queries. Model matematika digunakan dalam beberapa hal,
dan ada yang menggunakan sistem pakar. Gambar 2.5 menunjukkan presentase
perusahaan yang melaporkan tiap jenis output.

94,5

Persentase 84,43
Perusahaan 4,
yang
melaporkan
jenis-jenis 34,7
output
8,7

Laporan Periodik Permintaan Model Matematika Sistem Pakar

Database
Gambar 2.5 Bentuk Dasar Output HRIS

Perangkat Lunak HRIS

Perangkat lunak subsistem output yang digunakan oleh perusahaan HRSP kadang
berbentuk siap pakai (prewritten) yang dibeli dari pemasok perangkat lunak, atau
kadang dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Lebih banyak perangkat lunak
pesanan (custom) yang dikembangkan bersama oleh sumber daya manusia dan
jasa informasi dari pada oleh SDM atau jasa informasi sendiri dan tampaknya
sedikit yang diproduksi oleh perusahaan luar.
Subsistem Output
Model HRIS meliputi enam subsistem output, masing-masing berisi sejumlah
aplikasi. Dalam beberapa bagian berikut ini, kita menggambarkan beberapa
aplikasi tersebut dengan sejumlah tabel dan komentar atas hal-hal yang diluar
kebiasaan.
1) Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan sesama kegiatan yang memungkinkan
manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Tabel
2.1 mendaftarkan aplikasi dalam subsistem dalam urutan berdasarkan jumlah

12
 perusahaan yang telah menggunakannya. Tabel tersebut juga mengidentifikasi
jumlah perusahaan yang dalam proses penerapan aplikasi tersebut. Angka
pada bagian bawah tabel menunjukkan persentase perusahaan yang memiliki
aplikasi operasional. Persentase ini memberikan petunjuk popularitas relatif
dari dari subsistem. Semua subsistem output akan mengikuti format tabel
seperti ini.
Kita lihat bahwa aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling
popular adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji dan
analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada
analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi. Dari
semua aplikasi, dua yang paling sedikit diperhatikan, perencanaan dan
pemodelan angkatan kerja, nampaknya mendasar bagi perencanaan angkatan
kerja. Penggunaan kedua hal ini yang rendah secara relative menunjukkan
bahwa masih banyak tempat untuk pengembangan aplikasi dalam subsistem
ini.
Tabel 2.1

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perencanaan Angkatan Kerja

Nama Aplikasi Digunakan Dikembangkan

Organization charting 238 58
Peramalan Gaji 237 47
Analisis/evaluasi pekerjaan 176 66
Perencanaan 68 61
Pembuatan model angkatan kerja 66 29

Total 785 261

Persentase aplikasi digunakan:75

2) Subsistem Perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalu subsitem
perekrutan. Tabel 2.2 mengidentifikasi dua aplikasi perekrutan. Dari segi
jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran
pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan
pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka

13
 dipekerjakan lebih banyak dipraktekan daripada melakukan pencarian internal
untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha
perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan
daripada pegawai yang ada.
Tabel 2.2

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Perekrutan

NAMA APLIKASI DIGUNAKAN DIKEMBANGKAN
Pelacakan Pelamar 235 98
Pencarian Internal 111 56
Total 346 154
Persentase aplikasi digunakan:69

3) Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar, dengan tujuh
aplikasi terdaftar pada tabel 2.3. Namun, dalam hal presentase aplikasi yang
digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga
dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Dengan melihat angka-
angka sedang digunakan, jelaslah bahwa hanya penilaian kinerja dan
pelatihan yang mendapat dukungan kuat. Namun, terdapat cukup usaha
pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi,
keahlian/kompetensi, pelatihan dan suksesi.

Tabel 2.3
Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Manajemen Angkatan Kerja
S NAMA APLIKASI DIGUNAKAN DIKEMBANGKAN
Penilaian Kinerja 244 60
e
Pelatihan 216 102
s Posisi
Kontrol 177 108
Relokasi
e 121 33
Ketrampilan/Kompetensi 115 107
o
Suksesi 110 102
Displin
s 63 39
Total 1046 551
e
Persentase aplikasi digunakan:65
d
Seseorang dapat berspekulasi mengenai penyebab penerapan yang relatif
rendah Relokasi, misalnya, sangat sulit dicapai, dan aplikasi pendisiplinan
mungkin tidak cocok dengan sistem berbasis komputer. Tetapi, secara

14
 keseluruhan, berbagai aplikasi tersebut kelihatannya tidak di luar jangkauan
spesialis informasi HRIS.
4) Subsistem Kompensasi
Tiga subsistem terakhir merupakan area HRIS yang paling berhasil, dengan
beragam aplikasi dan presentase penggunaan sekitar 80 persen.
Aplikasi kompensasi telah dicapai pada tingkat tertinggi seperti terlihat
pada Tabel 2.4. Aplikasi peningkatan penghargaan telah ditetapkan lebih luas
daripada aplikasi HRIS lain di 404 dari 513 perusahaan HRSP. Semua aplikasi
lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-
satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.
Mungkin salah satu alasan popularitas berbagai aplikasi ini adalah mereka
mudah diterapkan. Mereka semua berbau gaji dan gaji mungkin merupakan
aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Walau SDM telah
menyerahkan gaji pada SIA di banyak perusahaan jelaslah bahwa banyak
pemrosesan yang masih dilakukan.
Tabel 2.4
Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Kompensasi
NAMA APLIKASI DIGUNAKAN DIKEMBANGKAN
Peningkatan Penyesuaian 404 36
Penggajian 389 21
Kompensasi Eksekutif 273 39
Insentif Bonus 230 31
Kehadiran 191 69
Total 1487 196
Presentase Aplikasi Digunakan : 88

5) Subsistem Tunjangan
Aplikasi tunjangan (benefit) telah diterapkan dalam skala besar, dengan enam
aplikasi tersendiri dan 84% tingkat penggunaan. Tabel 2.5 menggambarkan
jumlah perusahan yang sangat bergantung pada unit SDM untuk menyediakan
paket tunjangan yang baik bagi pegawai yang masih bekerja maupun yang
telah pensiun.
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar
dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit plans memungkinkan
seseorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar
hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans

15
 adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan
sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu menu yang dinamakan
cafeteria-style benefit plans. Area ini merupakan bukti terkuat bahwa SDM
telah berhasil dalam mencapai end-user computing.

Tabel 2.5

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Tunjangan

NAMA APLIKASI DIGUNAKAN DIKEMBANGKAN
Kontribusi ditentukan 275 38
Tunjangan ditentukan 270 47
Laporan tunjangan 234 57
Tunjangan fleksibel 195 55
Pembelian saham 149 16
Pemrosesan klaim 88 11
Total 1211 224
Persentase Aplikasi Digunakan : 84

6) Subsistem Pelaporan Lingkungan

Berbagai aplikasi ini membat HRIS tetap berjalan-pelaporan kebijakan dan
praktek personalia perusahaan kepada pemerintah. Tabel 2.6 menunjukkan dua
aplikasi EEQ (Equal Employment Opportunity) yang diterapkan secara luas,
dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah
maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini ditujukan untuk memenuhi
tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar
perusahaan, bukan kepada manajemen.

Tabel 2.6

Jumlah Perusahaan yang Menggunakan Aplikasi Laporan Lingkungan

NAMA APLIKASI DIGUNAKAN DIKEMBANGKAN
Catatan EEO 402 43
Analisis EEO 352 47
Peningkatan serikat kerja 165 13
Catatan kesehatan 102 41
Substansi beracun 80 32
Keluhan 66 31
Total 1167 207
Persentase aplikasi digunakan: 85

16
Integrasi Aplikasi
Anehnya, responden HRSP melaporkan bahwa, hanya 70,9% aplikasi mereka yang berbasis
komputer. Hal ini menunjukkan bahwa masih banyak yang dilakukan secara manual atau
dengan teknologi nonkomputer.
Di sebagian besar perusahaan, aplikasi yang berada di komputer terintegrasi dalam
bentuk HRIS inti. Dalam HRIS inti (core HRIS), aplikasi itu berfungsi sebagai suatu unit,
berbagi database bersama, dan output dari suatu sistem merupakan input bagi yang lain.
Struktur ini bertolak belakang dengan aplikasi HRIS yang berdiri sendiri, yang beroperasi
terlepas yang lain. Lima puluh tiga perusahaan (10,3%) melaporkan bahwa semua aplikasi
terintegrasi, dan 227 perusahaan (44,2%) mengaku bahwa hampir semua terintegrasi. Ukuran
perusahaan tidak berdampak pada integrasi, tetapi umur sistem HRIS mempengaruhi HRIS
yang lebih baru lebih terintegrasi.

2.4 Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini

Ketika ditanyakan bagaimana manajemen puncak memandang HRIS, responden

HRSP memberi jawaban yang terlihat pada Gambar 2.6 Di 242 (47,2%) perusahaan,
eksekutif menilai HRIS seperti sistem fungsional lain. Ini merupakan situasi yang baik,
dan di 29 perusahaan HRIS memperoleh posisi yang lebih baik. Tapi, di 225 perusahaan
HRIS dianggap kurang bernilai dibandingkan sistem lain.
Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi
area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan
masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan
pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain.
Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area
ini, statusnya akan meningkat.

17
 242

185

31

25
9

Manajemen HRIS rendah HRIS dinilai lebih HRIS dinilai HRIS dinilai lebih HRIS dinilai
puncak nilainya rendah dari setara dengan tinggi dari sistem oaling tinggi
mengetahui HRIS sistem lain sistem lain lain

Gambar 2.6 Pandangan Eksekutif Terhadap Nilai HRIS

2.5 Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Oleh Manajer

HRIS serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang menjadi
perhatian manajer di seluruh perusahaan. Seperti halnya semua manajer berminat pada
sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber daya personil mereka.
Tabel 2.7 mengidentifikasi para pemakai HRIS. Direktur SDM menggunakan
informasi dari semua subsistem output, seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di
dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM
memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya.
Contohnya, manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem
perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus
yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program
kompensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji
pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi. Setiap
hari, para manajer di seluruh perusahaan menggunakan informasi personalia.

18
 Tabel 2.7
Pengguna Sistem Sumber Daya Manusia
MANAJEMEN
PERENCANAAN ANGKATAN PELAPORAN
PEREKRUTAN ANGKATAN KOMPENSASI TUNJANGAN
KERJA LINGKUNGAN
KERJA
Direktur SDM X X X X X X
Eksekutif lain X X X X X X
Manajer
X X
kompensasi/tunjangan
Manajer perencanaan
SDM X
Manajer hubungan
perburuhan X X
Manajer EEO/AAP X X X X X X
Manajer rekrutmen
dan seleksi X X
Manajer pelatihan dan
pengembangan X
Manajer akuntansi X X
Manajer pengganjian X X
Manajer lain X X X X X X

19
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis berdasarkan pembahasan di atas yaitu
sebagai berikut.
3.1.1 Fungsi SDM memiliki empat kegiatan utama yaitu perekrutan dan penerimaan,
pendidikan dan pelatihan, manajemen data, serta penghentian dan administrasi
tunjangan. Sistem konseptual yang membantu manajer perusahaan mengelola
sumber daya personil adalah HRIS. Personil dalam HRIS meliputi para manajer dan
segala jenis spesialis informasi.
3.1.2 Tahun-tahun belakangan ini, dua pengaruh berdampak besar pada HRIS. Pertama,
peraturan pemerintah menyadarkan manajemen puncak perlunya sistem sumber
daya manusia konseptual yang baik. Kedua, komputer mikro memungkinkan unit
SDM memiliki perangkat keras dan perangkat lunaknya sendiri yang merupakan
gambaran dari end-user computing.
3.1.3 Model HRIS meliputi tiga subsistem input yaitu SIA, penelitian sumber daya
manusia dan intelijen sumber daya manusia. Database HRIS berisi bukan hanya
data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di
lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Database HRIS sebagian
besar ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain
berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan. Model HRIS
meliputi enam subsistem output yaitu perencanaan angkatan kerja, perekrutan,
manajemen angkatan kerja, kompensasi, tunjangan, pelaporan keuangan.
3.1.4 HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan
komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen
pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini
diabaikan oleh sistem informasi lain.
3.1.5 Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output, seperti halnya
eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh
perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam
subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Mcleod Jr., Raymond dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi 8. Jakarta : INDEKS

21