AWP2-2-09
JAKARTA
2014
i
DAFTAR ISI
Halaman
ii
6.2 Master Data................................................................................................. 2
6.2.1 Negara .................................................................................... 2
6.2.2 Provinsi.................................................................................... 3
iii
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB I
Registration System Module
BAB I
Registration System Module
Modul sistem registrasi merupakan modul yang digunakan untuk mengelola semua
tahapan-tahapan yang digunakan untuk proses registrasi. Modul ini dillakukan oleh LPK dan
pihak KAN. Adapun tahapan yang terlibat dalam modul registrasi meliputi registrasi online,
konfirmasi pembayaran, approval user, create user LPK, melengkapi data permohonan, audit
kelayakan dan perbaikan dokumen.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
1
4. Untuk memasukkan data organisasi LPK maka lakukan checklist pada field
organisasi .
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
7. Selain itu sistem juga akan mengirimkan informasi pembayaran melalui email LPK
yang didaftarkan melalui form registrasi sebelumnya.
2
2. Masukkan nomor pembayaran yang diperoleh saat melakukan registrasi (formulir
pembayaran atau email LPK) pada field berikut :
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3
1.3. Approval User
Approval user digunakan untuk mengaktifasi user LPK yang telah melakukan pembayaran
dan konfirmasi pembayaran. Untuk melakukan approval user dilakukan oleh operator.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Jika data LPK disetujui, maka tekan tombol , namun jika ditolak maka
4
konfirmasi dan telah di-approve datanya oleh operator. Fungsi ini hanya bisa dilakukan oleh
user KAN yang memiliki role sebagai operator. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
3. Pilih data LPK yang akan dibuatkan user dengan menekan tombol
4. Jika data LPK telah di-approve maka sistem akan menampilkan form seperti berikut :
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Masukkan username dan password. Data password dapat diperoleh dari hasil
generate by system atau di-entry manual.
6. Jika telah selesai, maka tekan tombol untuk menyimpan data user LPK dan
mengirimkan email appoval user ke LPK.
5
1.5.1 Ruang Lingkup
Untuk memasukan data ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah
seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Ruang Lingkup dan sistem akan menampilkan form
ruang lingkup sesuai dengan skema akreditasi yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah
contoh form ruang lingkup untuk skema Lembaga Sertifikasi Produk.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Masukkan data ruang lingkup sesuai dengan yang akan diajukan akreditasinya.
3. Jika sudah selesai, tekan tombol untuk menyimpan data ruang lingkup dan
jika berhasil penyimpanan maka data akan muncul pada daftar ruang lingkup.
6
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
7
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Masukkan data informasi lainnya pada form yang telah disediakan. Jika sudah
8
1.5.5 Submit Permohonan
Submit permohonan digunakan untuk melakukan submit data permohonan LPK agar data
dapat diproses oleh pihak KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Submit Permohonan
2. Pastikan semua data permohonan telah diisi oleh LPK.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
9
2. Role pengguna yang berhak mengakses data audit untuk pertama kali adalah role
5. Pada halaman audit kelayakan, terdapat dua tab yaitu Daftar Audit Kelayakan
dan Monitoring Audit Kelayakan. Tab Daftar Audit Kelayakan digunakan untuk
melihat daftar data yang belum selesai diaudit oleh user tersebut. Sedangkan tab
monitoring digunakan untuk memonitoring status data audit yang sedang dan telah
selesai diproses.
6. Pilih tombol untuk melihat daftar dokumen permohonan akreditasi pada tab
Daftar Audit Kelayakan.
7. Setelah itu akan muncul halaman untuk melakukan proses audit kelayakan seperti
berikut :
10
Untuk proses delegasi/
penugasan ke pihak lain
Untuk audit
kelengkapan calon LPK
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
Tombol penugasan digunakan untuk memberi tugas kepada pihak lain untuk
melakukan proses audit kelayakan. Data yang diberikan kepada pihak lain akan
muncul di halaman akun tujuan di menu audit kelayakan.
Untuk audit dokumen, dapat dilakukan dengan memilih tab File Upload kemudian
ubah status dokumen sesuai dengan hasil audit dengan menekan tombol
8. Jika data kelengkapan sudah memenuhi maka pilih memenuhi dan klik tombol
11
1.7. Perbaikan Dokumen
Perbaikan dokumen merupakan proses upload ulang dokumen permohonan akreditasi yang
belum disetujui oleh LPK. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Perbaikan Dokumen
3. Dokumen yang perlu dilakukan proses upload ulang adalah dokumen yang memiliki
status Upload Ulang
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Klik tombol kemudian pilih lagi dokumen perbaikan dari komputer anda.
permohonan atau pilih tombol jika data akan disimpan sekaligus dikirim ke
KAN.
6. Data perbaikan dokumen dapat dilakukan revisi pada menu Audit Kelayakan tab
verifikasi perbaikan.
12
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB II
Accreditation Assignment
BAB II
Accreditation Assignment
4. Pilih tombol untuk memasukkan data Asesor. Kemudian pilih nama asesor yang
akan dimasukkan ke tim asesmen.
1
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Jika sudah ada dipilih asesornya asesmen, kemudian masukkan identitas asesor
apakah ssebagai PIC atau tidak.
6. Klik tombol untuk menyimpan data asesor yang terlibat tim asesmen.
2
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Jika direktur menyetujui maka memilih tombol , jika tidak maka dipilih
3
3. Jika setuju maka pilih tombol dan data akan terkirim ke KAN
4. Namun jika tidak setuju maka akan muncul tampilan seperti berikut. LPK wajib
5. Data tim asesmen yang tidak disetujui oleh LPK akan dikembalikan lagi ke akun
manager bidang pada menu Membentuk Tim Asesmen tab Persetujuan Ditolak.
3. Kemudian masukkan kembali data tim asesmen yang baru seperti saat
pembentukkan tim asesmen.
4
2.5 Persetujuan Kontrak
Tahap persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan cara seperti berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Persetujuan Kontrak kemudian akan muncul
tampilan seperti berikut :
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB III
Adequacy Audit Module
BAB III
Adequacy Audit Module
Hasil Audit
4. Jika hasil audit memenuhi, maka data akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu
Asesmen Lapangan.
5. Namun jika hasil audit tidak memenuhi maka data akan dikembalikan ke LPK yang
bersangkutan untuk diperbaiki.
1
3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan
Tahap perbaikan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Pilih menu Kelengkapan Dokumen Perbaikan Dokumen Kecukupan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Klik tombol untuk menyimpan sekaligus mengirimkan data ke KAN dan data
akan muncul pada menu Audit Kecukupan.
2
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB IV
Acreditation Assessment Management
BAB IV
Accreditation Asssessment Management
1
6. Lalu masukkan data laporan temuan ketidaksesuaian pada form berikut dan klik
3. Masukkan data tindakan perbaikan dan bukti tindakan perbaikan pada field yang
telah ditentukan. Untuk mengupload data file LKS dapat dilakukan dengan mengeklik
tombol dan kemudian upload dokumen.
Jika data LKS stelah tersimpan akan muncul tampilan seperti berikut :
2
4. Untuk menyimpan data tindakan perbaikan, maka klik tombol sedangkan
5. Data perbaikan yang dikirimkan oleh LPK akan muncul di menu verifikasi tindakan
perbaikan.
4. Kemudian jika hasil koreksi telah selesai maka masukkan data verifikasi pada form
laporan temuan ketidaksesuain. Jika status verifikasi sudah Memenuhi semua,
maka data akan masuk ke tahapan selanjutnya yaitu Laporan Hasil Asesmen. Namun
3
jika masih ada data yang Belum Memenuhi maka data dikembalikan ke LPK untuk
diperbaiki lagi.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB V
Acreditation Decision Making
BAB V
Accreditation Decision Making
2. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
3. Masukkan data laporan hasil asesmen pada form yang telah ditentukan. Untuk
4. Jika sudah selesai, maka klik tombol untuk proses penyimpanan dan masuk
ke tahapan selanjutnya yaitu Resume Hasil Asesmen dan Pertimbangan Teknis.
5.2 Resume Hasil Asesmen
Resume Laporan Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Direktur. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Direktur
2. Buka menu akreditasi Resume Hasil Asesmen
3. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
4. Masukkan data resume pada form berikut. Kemudian klik untuk menyimpan data
resume.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan rekomendasi dengan klik icon
4. Kemudian masukkan data rekomendasi pada field yang telah ditentukan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Pilih ruang lingkup yang disetujui oleh KAN Council dengan menekan tombol
5. Untuk mencetak sertifikat akreditasi, maka pilih tab Sudah Terdaftar dan klik tombol
cetak sertifikat.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB VI
Configuration Management
BAB VI
Configuration Management
1
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2
6.2.2 Provinsi
Master data provinsi digunakan untuk mengelola data provinsi. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Provinsi
6.2.3 Kabupaten
Master data negara digunakan untuk mengelola data kabupaten. Adapun langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Kabupaten
3
1. Buka menu Master Data Skema Akreditasi
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengubah data skema akreditasi.
4
4. Jika berhasil maka data dokumen persyaratan akan muncul pada list dokumen
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Jika ada level 2 dan seterusnya, maka klik lalu masukkan data ruang lingkup
untuk level 2 dan seterusnya.
6.2.8 Direktorat
Master Data Direktorat merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data direktorat
yang ada di KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Master Data Direktorat
6
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6.2.9 Bidang
Master Data Bidang merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data bidang
akreditasi yang ada di KAN.
1. Buka menu Master Data Bidang
3. Masukkan data master bidang pada form berikut, kemudian klik tombol
untuk menyimpan data bidang
7
6.2.10 Jenis Pelatihan
Master data jenis pelatihan merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data
pelatihan untuk setiap masing-masing skema akreditasi.
1. Buka menu Master Data Jenis Pelatihan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan jenis pelatihannya.
3. Kemudian masukkan data jenis pelatihan dan klik tombol penyimpanannya.
8
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB VII
Assessor Resource System
BAB VII
Assessor Resource System
5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam panitia teknis dengan klik icon .
Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
status aktifnya.
6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di panitia teknis
7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh panitia teknis tersebut.
Kemudian klik tombol penyimpanan.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di KAN Council
7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh KAN Council tersebut. Kemudian
klik tombol penyimpanan.
7.4 Penilaian Asesor
Penilaian Asesor merupakan menu yang digunakan untuk memberikan penilaian kepada
asesor akreditasi. Menu ini dapat diakses oleh supervisor (manager), Kepala Asesor dan LPK
yang bersangkutan. Namun tampilan untuk masing-masing role berbeda-beda.
a. Role Manager dan Kepala Asesor
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Penilaian Asesor
penilaian.