VII.1.

Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis
kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien,
pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan
pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia

pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti,
libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis .

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan,

mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai

dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai
penunjang pengambilan keputusan manajemen.

Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan
data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam
Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan
penyelenggaraan rekam medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS.
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.

1
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi
Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien
dari bawahan.

Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - 14.30
Jumat : jam 07.30 11.30
Sabtu : jam 07.30 13.00.

Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :
Penerimaan pasien.
Pencatatan rekam medis.
Pengelolaan data medis.
Penyimpanan berkas rekam medis.
Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien
rawat jalan dan rawat inap.
Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam
medis..
Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
2. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
penyimpanan berkas rekam medis.
3. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur
peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.
4. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi
berkas rekam medis.
5. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
6. Membuat laporan kegiatan medis rumah sakit untuk
kepentingan manajemen maupun pihak lain yang
berkepentingan.

2
7. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan
tindakan operasi.
8. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk
menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.
9. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
10. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti
dan libur.
11. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART,
kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam
Medis .
12. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara
berkala serta analisanya.
13. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
14. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
15. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap
dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.
16. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi
Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang
tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
17. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam
Medis.

Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi
Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
Registrasi Pasien
Assembling dan indeks kode penyakit.
Statistik dan pelaporan rumah sakit.
Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya
dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam
Medis.

3
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam
Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang
terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
N JABATAN UNIT DALAM HAL
O ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Instalasi Pelaporan
Medis Rekam Medis Pengarahan
2 Karu Instalasi Rawat Bagian Koordinasi tentang
Jalan Keperawatan pelayanan registrasi
pasien.
3 Karu Instalasi Rawat Bagian Koordinasi tentang
Inap Keperawatan pelayanan registrasi
rawat inap
4 Karu Instalasi Gawat Bagian Koordinasi tentang
Darurat Keperawatan pelayanan registrasi
pasien
5 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK

6 Kepala Unit lain yang Bagian lain Koordinasi tugas

terkait yang terkait

Kondisi Lingkungan Kerja :

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan Diruang tertutup
data rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Diruang terbuka, umum dan
Registasi berAC

Resiko Bahaya :
N FAKTOR
ASPEK
O
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
N JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
O PENDIDIKA
N

4
 1 Minimal - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di
DIII Rekam - Pelatihan Pelaporan Rekam Medis min 5
Medis. Rumah Sakit tahun.
- Pelatihan manajerial
rumah sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 22 tahun

VII.2. Staf Registrasi

5
Nama Jabatan : Staf Registrasi
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien
Memberikan informasi pelayanan medis RS.
Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau
admission note. Berdasar surat tersebut, dapat diketahui jenis
penyakitnya sehingga dapat diarahkan ke bangsal mana
pasien harus dirawat.
Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk
menyiapkan ruangan.
Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan
jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di
unit rawat inap.
Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien
rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan
kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit.
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan
rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.

Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Minggu : jam 07.30 - jam 14.30 shift I.
Senin Minggu : jam 14.30 - jam 21.00 shift II.
Senin Minggu : jam 21.00 - jam 07.30 shift III.

6
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Menerima Surat Masuk yang direkomendasikan oleh dokter
3. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.
4. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial ke RM
1( ringkasan Masuk dan keluar),les pendek, surat persetujuan
dirawat.
5. Membuat surat persetujuan rawat inap
6. Entry data identitas sosial.
7. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas
penyimpanan.
8. Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk
menyiapkan ruangan.
9. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan
jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di
unit rawat inap.
10. Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien
rawat inap.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
12. Mencatat mutasi pasien rawat inap dan informasi mutasi
pasien rawat inap yang diperoleh setiap saat dari bangsal
rawat inap. Catatan mutasi tersebut meiputi :
Nama, jenis kelamin dan umur pasien serta nomor
rekam medis.
Tanggal masuk pasien dan tanggal keluar pasien.
Nama bangsal rawat inap ketika pasien masuk.
Nama bangsal rawat inap ketika pasien keluar.
Perpindahan pasien (pindahan dan dipindahkan) dari
bangsal rawat inap satu ke yang lain (termasuk ke ruang
intensif).
13. Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
perbulan, meliputi :
Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah
pasien keluar mati.
Jumlah pasien yang melalui UGD, URJ dan datang
langsung.
Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan.

7
 Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya.
14. Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal
rawat inap kepada pengunjung yang memerlukan.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
5. Bertanggung jawab atas laporan rawat inap
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan
golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau
tidak jelas tulisannya.
2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan
operasi.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Instalasi Rekam Pelaporan
Medis Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat inap.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN

8
 1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam
Medis Medis.
- Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : jarang
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

VII.3. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan
penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara,
memasukkan (entry) data pasien.
Memberikan informasi pelayanan medis RSUD Sawahlunto
Memberikan informasi produk RSUD Sawahlunto
Mencatat identitas pasien dengan jelas, lengkap dan benar
sesuai dengan kartu identitas (KTP).
Menulis rekam medis pada setiap lembar dalam berkas rekam
medis
Memastikan kebenaran pasien pernah berobat sebelumnya di
rumah sakit dengan mencocokkan nama dan tanggal lahir

9
 pasien di SIMRS.

Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik
sesuai urutan.
2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
4. Membuat laporan harian tentang :
Rekapitilasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, menurut
wilayah, pembayaran dan jenis kelamin untuk keperluan
statistik rumah sakit.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RSUD Sawahlunto
3. Daftar fasilitas RSUD Sawahlunto
4. Formulir isian pasien.
5. Daftar tarif yang berlaku.
6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
3. Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - jam 14.30
Jumat : jam 07.30 jam 11.30
Sabtu : Jam 07.30 jam 13.00

Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi
kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial ke formulir
rekam medis rawat jalan.
4. Entry data identitas sosial.

10
5. Cetak / membuatkan kartu berobat pasien
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Memberikan jaminan berobat pasien ke petugas penyimpanan
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang
di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat
jalan.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja..
5. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.
Wewenang :
1. Menghubungi bagian Pusat informasi untuk mengetahui
kepastian kedatangan dokter.
2. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Instalasi Rekam Pelaporan
Medis Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas pelayanan
pendaftaran rawat jalan.

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

11
1 DIII Rekam Medis - Pelatihan Rekam
Medis.
- Pelatihan Customer
Service.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

12
VII.4. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat
jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas
rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan
yang telah ditentukan.
Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya /
kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban
pengisiannya.
Menerima dokumen rekam medis dari ruang rawat inap
Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang
isinya belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada
kepala Instalasi Rekam Medis mengenai ketidak lengkapan isi
dokumen dan petugas yang bertanggung jawab terhadap
kelengkapan isi tersebut
Mengkoding diagnosa rekam medis pasien .
Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap
tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
3. Laporan ketidak lengkapan isi dokumen
4. Laporan penggunaan formulir rekam medis

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan
rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien yang belum di assembling dan
belum dikoding.

Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.

13
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit,
yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - jam 14.30
Jumat : jam 07.30 jam 11.30
Sabtu : Jam 07.30 jam 13.00

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang
meliputi :

Menerima berkas rekam medis ruang rawat inap

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah

ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada

setiap lembar berkas rekam medis.

Bila dokumen rekam medis belum lengkap, tulis ketidak

lengkapannya

1. Mencatat pasien meninggal ke buku register pasien meniggal

2. Menyusun atau membuat daftar kode penyakit sebagai alat

bantu kode penyakit.

3. Mencatat data dan informasi rekam medis ke dalam formulir

indeks penyakit.

4. Menyimpan indeks penyakit sesuai urutan abjad

5. Menyerahkan DRM yang sudah lengkap ke ruang

penyimpanan
6. Menyediakan indeks untuk keperluan tertentu, misalnya
laporan morbiditas penyakit tertentu, laporan sebab kematian
tertentu, laporan jenis operasi tertentu.
7. Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang
berobat.

8. Mengentry kode penyakit.

9. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali

dalam waktu tertentu

14
10. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya
dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam
medis untuk dikirim kepada yang berhak / berkewajiban
melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk

menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan / kasus
yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien
rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
Wewenang :
1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Assembling dan indeks Medis Pengkoordinasian
kode penyakit kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

N ASPEK FAKTOR
O
1 Tempat kerja : Managemen Diruang tertutup dan
Rekam Medis terbuka

Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas.

15
 Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA
N
1 DIII Rekam Medis - Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit.

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

VII.5. Staf Penyimpanan

Nama Jabatan : Staf penyimpanan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke
ruang rekam medis.
Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan
rapi.

Hasil Kerja :
1. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang
penyimpanan.
2. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di
ruang penyimpanan.

16
3. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
4. Laporan tingkat penggunaan DRM per bulan atau per triwulan.
5. Laporan kebandelan terhadap pencatatan kelengkapan isi
DRM perbulan
6. Laporan tingkat kehilangan DRM

Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Buku ekspedisi.
3. A T K
4. Berkas rekam medis.
5. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas
rekam medis.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - jam 14.30
Jumat : jam 07.30 jam 11.30
Sabtu : Jam 07.30 jam 13.00
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam
medis, meliputi :
Menerima permintaan berkas rekam medis dari
pendaftaran.
Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor
berkas rekam medis yang diminta.
Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke
poliklinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.
Menerima berkas rekam medis dari poliklinik dan ruang
rawat inap.
2. Mencatat rekam medis yang kembali ke buku register
pengembalian rekam medis.
3. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling
dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka
akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan
sesuai nomor.

17
4. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis
dengan menggunakan bon peminjaman, dan mencatat ke buku
peminjamam rekam medis
5. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam
dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon
peminjaman.
6. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit
lain.
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk
menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus
yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam
medis pasien rawat jalan/inap.
8. Melakukan penyisiran untuk mengembalikan DRM yang
salah letak dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Mencatat nomor MR pada kelompok nomor atau section
pada rak filing.
b) Bila dijumpai ada nomor yang tidak sesuai, DRM
diambil kemudian dikembalikan pada letak yang sesuai.
9. Melakukan retensi DRM dengan langkah-langkah
sebagai berikut :
10. Menghitung tingkat penggunaan DRM per bulan atau
per triwulan.
11. Menghitung kebandelan terhadap pencatatan
kelengkapan isi DRM perbulan
12. Menghitung tingkat kehilangan DRM

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari
rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta
untuk semua kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang
kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis
diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis
kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

18
 Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staf Penyimpanan dan Istalasi Rekam Penugasan
Pendistribusian berkas RM Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup
2 Tempat kerja : Lingkungan Diruang terbuka
rumah sakit

Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
manajerial

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA
N
1 DIII Rekam Medis - Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

19
 Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal : 21tahun

VII.6. Staf Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf Pendistribusian Rekam Medis
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan
berobat sesuai permintaan.
Menyiapkan formuli rekam medis rawat jalan dan rawat inap.
Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan
rapi.

Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan
tepat.
2. Formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap tersedia di
tempat pendaftaran
3. Laporan tingkat kesalahan pendistribusian

Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Buku ekspedisi.
3. ATK

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.

20
 Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit,
yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - jam 14.30
Jumat : jam 07.30 jam 11.30
Sabtu : Jam 07.30 jam 13.00

Uraian Tugas :

Memisahkan berkas rekam medis sesuai dengan poliklinik

yang dituju
Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang
akan berobat sesuai permintaan.
menyelesaikan / menangani bila terjadi
penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan
pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Merakit formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta
untuk semua kepentingan pengobatan pasien.
2. Bertanggung jawab atas ketersediaan formulir rekam medis
rawat jalan dan rawat inap
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
5. Meminta arahan dari atasan.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait
7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Instalasi Rekam Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Pendistribusian berkas RM Istalasi Rekam Penugasan

21
 Medis Pengkoordinasian
kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup
2 Tempat kerja : Lingkungan Diruang terbuka
rumah sakit

Resiko Bahaya :
N ASPEK FAKTOR
O
1 Stress Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
manajerial

Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMA
N
1 SLTA - Pelatihan Rekam Medis.
- Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
5. Duduk : sering
6. Berdiri : sering
7. Berjalan : sering
8. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
4 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
5 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
6 Umur minimal : 18tahun

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan

penunjang medis.
Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form
asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak
ketiga yang berhak.

22
 Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan
kinerja rumah sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen
Kesehatan dan jajarannya.

Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern RSUD Sawahlunto
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem
pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah
sakit, yaitu :
Senin Kamis : jam 07.30 - jam 14.30
Jumat : jam 07.30 jam 11.30
Sabtu : Jam 07.30 jam 13.00

Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan
laporan kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap
dan penunjang.
Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana
jajarannya.
Membuat laporan intern untuk kebutuhan rumah sakit

23
 2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan
pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
4. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk
kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara
keseluruhan.

Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan
kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan
mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi
pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
2. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk pihak
ketiga yang berwenang.

Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
2. Meminta arahan dari atasan.
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.
4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Instalasi Rekam Pelaporan
Medis Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
Statistik dan Medis Pengkoordinasian
Pelaporan kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Diruang tertutup
Pengolahan Data
2 Tempat kerja : Diruang tertutup
Penyimpanan

Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR

24
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam Medis - Pelatihan ICD
- Pelatihan Pelaporan
Rumah Sakit

Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering

Kondisi Fisik :
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal : 21 tahun

25
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis

komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan
kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :
Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan
komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA,
Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.

26
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai
mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:
Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada
pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan
kepada Departemen kesehatan Pemerintah.

BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

27
 Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal,

perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan

sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses

mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam

dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-

sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat

dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan

jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan

meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya

melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di

Instalasi Rekam Medis RSUD Sawahlunto adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS Rumah Sakit Umum Daerah

NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL

28
Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1
(Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS +
Pengalaman Kerja
minimal 5 tahun )

Staf Registrasi DIII Rekam Medis 6

Staf Assembling dan Indeks DIII Rekam Medis 3

Kode Penyakit

Staf Penyimpanan DIII Rekam Medis 2

Staf Statistik dan Pelaporan DIII Rekam Medis / SLTA 1

Rumah Sakit Plus
(Pelatihan Pelaporan RS)

Jumlah 13

Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi

Karyawan
1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan

Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk

mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi
Rekam Medis memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon
yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan
tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang
dengan jumlah tenaga yang ada.

Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS. x sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS x sendiri (Internal resources)
memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses
dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari

29
 luar RS x. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis
akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
Informasi dari mulut ke mulut
Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan
adanya kebutuhan tenaga di Unit Rekam Medis.

2. Dari luar RS. x (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. x ini dapat dilakukan
dengan cara :
Dari mulut ke mulut.
Iklan media cetak.
Lembaga-lembaga pendidikan

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi
Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan
tuntutan jabatan yang diinginkan.

Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang
diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka
para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis.
Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini
menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan
fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam
medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan
kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi
Pelayanan Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

30
 - Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam
medis kaitannya dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan
laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan
informasi dan pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk
mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-
diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi
untuk pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home
care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat
kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai
profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta
pengembangan karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk
rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator

31
 - Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya
menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan
kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk
berbagai pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar
pelayanan rekam medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri
dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan
kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti
yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan
adalah 70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi
sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam
medis sesuai standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan
Indeks operasi / tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk
admision dan registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap
penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap

32
 penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap
kepuasan pelanggan.

BAB X

PENILAIAN KINERJA SDM

X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan

kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak
bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai
untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional
maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap
karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara
menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen
penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian
Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang
harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas
dasar skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai
dengan Buruk angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga
bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan
kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen
manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar
untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang
dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi
karyawan.

33
X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja
yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang
keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta
kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya
dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba
perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk
meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi
bersama serta berkelanjutan.
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan
kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat
memperoleh keberhasilan dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar
Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis
antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian
untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan
serta efisiensi perusahaan.

X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh

karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat
dan Kepala Seksi / Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1

34
 Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau
rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus
terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan
(Standar Prosedur Operasional)

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk 92 % 1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume
pekerjaan yang diharapkan.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh
masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan
harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan
pemakai hasil kerja.

Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3

35
 Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1

Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey
kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili
oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah
pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain)
dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

Penilai Pendeng Jelas Lugas Tepat Nila

an ar Waktu i
Yang
baik
Sangat Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang- Selalu 4
kadang
Cukup Selalu Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Selalu Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Kadang- Kadang- Kadang- 1
kadang kadang kadang kadang

2. Keterbukaan.
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan
pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan
perusahaan.

Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikira
n
konstruk

36
 tif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Kadang- Selalu Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Sesekali Hampir Sesekali 2
Selalu
Buruk Sesekali Kadang- Sesekali 1
kadang

3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan
menjaga citra / nama baik perusahaan dan membela kepentingan
perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusaha perusaha
an an
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Hampir 4
Selalu Selalu
Cukup Selalu Kadang- Kadang- 3
kadang kadang
Kurang Kadang- Kadang- Kadang- 2
kadang kadang kadang
Buruk Kadang- Sesekali Sesekali 1
kadang

4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada
perusahaan.

Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan
urutan kepentingan perusahaan.

Penilaian Bertindak Adil Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2

37
 Buruk Tidak pernah 1

C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi
bahasanya.

Penilaian Murah Senyum Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam
melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Pelanggaran & Nilai

Tata tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat
melaksanakan pekerjaannya.

Penilaian Berpikir dan Nilai

berperilaku
Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1

38
 5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan
tindakan yang diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa
menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

Penilaian Memberikan Nilai

Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2
Buruk Tidak pernah 1

X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik

dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan
pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja.

Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam
Medis adalah sebagai berikut :
DIII Rekam Medis
S1 Informasi Kesehatan
S3 Manajemen Rumah Sakit.

Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik
dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan
oleh Rumah Sakit x, meliputi:
Pelatihan Manajemen Umum
Pelatihan Sistem Dokumentasi
Pelatihan Manajemen Mutu
Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

39
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
Pelatihan Evaluasi Kinerja

- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang

diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit khususnya rekam medis.

BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke

Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post
tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :

40
 1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKT PENGARAH

I U
A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM Ka. IRM
MEDIS
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RS. x 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi RSRP
I
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur
60
organisasi IRM
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata
60
hubungan kerja
II Sosialisasi pedoman kerja 60
Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis
III 60
sesuai dengan nama dan jabatan

Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

41
 HAR MATERI WAKT PENGARAH
I U
B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission &
Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar 60
berkomunikasi
Penerimaan pasien rawat jalan 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
I Penerimaan pasien TTKP 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
ODC 6 jam
Penerimaan pasien perusahaan 60
rekanan
Menyiapkan berka RM pasien 60
baru
II Entry data pasien ke dalam 60
komputer
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat jalan
III
Pencatatan data/registrasi pasien 60
rawat inap
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60

Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKT PENGARAH

I U
C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE Pj. Manaj.
PENYAKIT RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir 60
rekam medis
Assembling berkas RM rawat jalan 60
I Assembling berkas RM rawat inap ( umum, 60
anak, kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru 60
(umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60

Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKT PENGARAH

I U
D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj.
RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, 20
I
rawat inap dan penunjang medis.
II Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60

42
 Rekapitulasi sensus harian penunjang 60
medis
Pengisian formulir asuransi, visum et 20
III
repertum dan form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20

Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM
Instalasi Rekam Medis

HAR MATERI WAKT PENGARAH

I U
E. PENYIMPANAN DAN Pj. Manaj.
PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM RM
MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam 15
medis.
I
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas 15
RM
Sosialisasi sistem penyimpanan dan 40
II
penjajaran
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XII
RAPAT

XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.
Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis

43
 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan
Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di
Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja
pelayanan Instalasi Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan

XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu
hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj.
Admission & Registrasi pelaksana Rekam Medis
yang tidak bertugas.
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan

BAB XIII
PELAPORAN

XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter

44
 Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :
1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit
Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan
Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah
Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

XIII.3. Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. x
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan
kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara
lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan
penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR,
LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di
Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan
kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. x, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular

45
 3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian
Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya
dan RS. x secara umum yang harus segera dilaporkan karena
berkaitan dengan kinerja rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume

Laporan Ekstern

RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT

NAMA FORMULIR KOD PERIODE JADWAL LAPORAN

E LAPORAN

1 2 3 4

Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas RL2a Triwulan Tanggal 15

Pasien Rawat Inap RS Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas RL2b Triwulan Tanggal 15

Pasien Rawat Jalan RS Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit RL2a Bulanan Tanggal 15 Bulan

Khusus Pasien Rawat 1 Berikut
InapRumah Sakit

46
Data Keadaan Penyakit RL2b Bulanan Tanggal 15 Bulan
Khusus Pasien Rawat Jalan 1 Berikut
Rumah Sakit

Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut

Data Individual Morbiditas Triwulan Tanggal 25 Bulan

Pasien Rawat Inap Sampling

- Pasien Umum RL2.

- Pasien Obstetri 1

- Bayi Baru Lahir/Lahir RL2.

Mati 2

RL2.
3

Data Inventarisasi Pelayanan RL.3 Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember

Data Individual Ketenagaan RL4a Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember

Data Peralatan Medik RL5 Tahunan Tanggal 15 Januari

Rumah Sakit per 31
Desember

Data Infeksi Nosokomial RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Rumah Sakit Berikut

47