EVENTO
Acontecimiento programado que
responde a una finalidad especfica, en el
cual el sujeto fundamental es el hombre y
sus relaciones con el medio ambiente.
Los eventos responden a
situaciones de grupo y se realizan en
espacios y tiempos determinados. Tienen
Objetivos pre-fijados, cuidadosamente
desarrollados y seguidos a conciencia
durante todas las etapas de su planificacin.
GREENLAND
RUSSIA
CANADA
EUROPE
USA
M IDDL E EAST
ASIA
AFRICA
SOUTH
AM ERICA
AUSTRAL IA
ANTARCTICA
Etapas de un Evento*
Etapas Evento Etapas Proceso
Administrativo
Pre-Evento Planificacin
Organizacin
Evento Direccin
Post-Evento Evaluacin
*
Gmez, Carlos: Gerencia de Eventos Especiales. 1995
Fagre, Etna de: Eventos Universitarios y Sociales.1998
Fleitman, Jack: Eventos y Exposiciones.1997
Gherardi, Eliana: Como Hacer Eventos Exitosos. 1998
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
Unidad II: Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras
de Eventos
Pre-Evento
Procedimientos Operativos Empresas Organizadoras de Eventos
Etapas de un evento
Determinar QU se quiere
alcanzar con la realizacin
del Evento
185
180 Profits
175
Millions
170
165
160
155
150
1990 1991 1992
Comisiones de
Trabajo
Coordinador General Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
Es el responsable general del los pasos del Evento
desarrollo del evento. sistematizadamente
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
stas con la mxima autoridad
de la institucin responsable
del Evento
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Etapas de un evento
Comisin de Transporte
Logstica Alojamiento
Alimentacin
Secretara
Comisin Tcnico-Acadmica
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
Elaborar las normas para la presentacin de trabajos en
el evento, y seleccionarlos en funcin de stas.
Comisin de Promocin,
Relaciones Pblicas y
Protocolo
Atiende las actividades que abarcan
la promocin y difusin del evento.
Se encarga de las relaciones
interinstitucionales que derivan de la
ejecucin del Evento.
Todo lo relacionado con protocolo y
asistencia a lo participantes en el
evento.
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Etapas de un evento
Comisin de Festejos y
Recreacin
Planifica y coordina:
Lo relativo a la celebracin de
ccteles y fiestas.
Los tours y excursiones para los
participantes en el evento.
La presentacin de grupos artsticos
y culturales en el evento.
1
1989
25
Se debe tener en cuenta:
Si hay suficiente margen de tiempo para la
organizacin requerida.
Evitar que coincida con la fecha de una actividad
similar o dirigida al mismo tipo de pblico.
Horario y frecuencia de los transportes.
Si es mejor programar las actividades durante la
semana o a finales de sta.
Participantes:
Expositores o Ponentes: Personas que asisten al Acompaantes:
Son los encargados de evento en calidad de
No estn directamente
hacer las disertaciones pblico.
relacionados con el
durante el evento. evento, acompaan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Delegados:
Invitados Especiales:
Asisten al evento en
Personas que por su prestigio,
representacin de una empresa,
institucin o grupo particular. reconocimiento cientfico, social o
poltico ,le confieren notoriedad al
evento
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Etapas de un evento
Ciudad Sede.
Instalaciones especficas
donde se realizar el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminacin
Equipos
Acceso
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Etapas de un evento
Programas:
Tcnico o Cientfico
DURACIN
Social
OBJETIVOS Para Acompaantes
De Visitas Tcnicas
Turstico
HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la Recursos
realizacin del evento
TCNICOS:
MATERIALES: Equipos de sonido, grabacin,
interpretacin simultnea, apoyo
Implementos necesarios
audiovisual, computacin,
(Ejemplo: lpices, carpetas,
comunicaciones y reproduccin;
mesas, sillas), y las
as como formatos, fichas,
instalaciones a utilizar.
programas, cronogramas, etc.
Egresos:
Publicidad y Promocin Ingresos:
Impresos y Originales
Espacios Publicitarios
Alojamiento
Actividades especiales
Alquiler y Montaje Salones
Venta de comidas y bebidas
Transporte
Eventos Sociales Concesiones para venta
7.1
2.9
0
5
Recursos Humanos Cuotas de registro al evento
5
1.7
.99
3 -=
% *M
M
Papelera Venta de boletos para
actividades sociales,
2
1
Alquiler de Equipos
ON 6
5 +M
4 +
CE
x
9 -M
artsticas, Culturales y
8 =
7
C 0
Otros
00
Deportivas.
Imprevistos Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc
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Etapas de un evento
Medios de Comunicacin
Correo Directo
Publicidad Impresa
Evento
Post-Evento
Conclusiones
Elaboracin de la Memoria
Informacin de Tipo
Acadmica y Administrativa
OPININ
EVALUACIN
Participantes
Comparacin cualitativa y
Expositores o Ponentes cuantitativa entre lo
Comit Organizador programado, lo ejecutado y
lo alcanzado
Auspiciantes
Patrocinantes
Ponentes
Otros Colaboradores
$ $
Comit Organizador de
Organizador Eventos (PCO)
Servicios:
Centro de Convenciones, alojamiento,
transporte, publicidad, intrpretes, guas,
sonido, audiovisuales, etc.
Transporte Comidas
Personal de
Servicio
Equipos
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Etapas de un evento
1.- Evaluacin
2.- Facturacin Cierre de Cuenta
Cliente
3.- Pago a Proveedores
4.- Pago al personal contratado
para el evento
Gracias
Lcda. Maribel Lrez Salazar.Msc