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Repblica Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Universitaria


Universidad Politcnica Territorial de Barlovento ARGELIA LAYA
Higuerote- Municipio: Brion Estado Miranda
PROYECTO

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN


DE EXPEDIENTES DE LA DIRECCIN DE PERSONAL
EN LA ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTNOMO ANDRS BELLO ESTADO
BOLIVARIANO DE MIRANDA

AUTORES DEL PROYECTO CEDULA

GUARACO ZENAIDA 19.305.891


GUARACO ZENEILIS 18.555.559
HERNNDEZ LAINER 20.102.314
NAVAS RONY 22.346.947
URBINA YANIRET 17.060.356
SOUSA KATERINE 18.492.254
TUTOR ASESOR

MARIEMMA TOVAR

HIGUEROTE, DICIEMBRE 2016

i
NDICE GENERAL

DESCRIPCIN DEL CONTEXTO: INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN: ......... ERROR!


MARCADOR NO DEFINIDO.
LOCALIZACIN GEOGRFICA: .......................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
FILOSOFA ORGANIZACIONAL: ......................................................................................... 10
VISIN .......................................................................................................................... 10
MISIN .......................................................................................................................... 10
UBICACIN GEOGRFICA ............................................................................................... 11
RESEA HISTRICA DE LA ORGANIZACIN ...................................................................... 12
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ......................................................................................... 14
DIRECCIN DE PERSONAL ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTNOMO ANDRS BELLO .............. 15
FUNCIONES DE LA DIRECCIN DE PERSONAL ................................................................... 15
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DIRECCIN DE PERSONAL .................................................. 16
DESCRIPCIN DEL DIAGNSTICO SITUACIONAL: ............................................................... 17
JERARQUIZACIN Y SELECCIN DE LAS NECESIDADES: ..................................................... 21
SELECCIN DE LAS NECESIDADES: .................................................................................. 21
OBJETIVOS DEL PROYECTO ............................................................................................ 22
OBJETIVO GENERAL:...................................................................................................... 22
OBJETIVOS ESPECFICOS: .............................................................................................. 22
JUSTIFICACIN E IMPACTO SOCIAL .................................................................................. 24
ASPECTOS TERICOS .................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN: ........................................................................... 28
LAS ORGANIZACIONES: .................................................................................................. 29
ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIN ............................................................... 29
DEFINICIN DE UN MANUAL: ........................................................................................... 30
TCNICAS DE ELABORACIN DE LOS MANUALES: .............................................................. 31
TIPOS DE MANUALES: .................................................................................................... 31
OBJETIVOS DE LOS MANUALES: ...................................................................................... 32
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES:................................................................................... 32
DIRECCIN DE SISTEMAS DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS ....................................... 33
COMUNICACIN: ............................................................................................................ 33

ii
CONTROL Y ORGANIZACIN DE ARCHIVOS ....................................................................... 34
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO ........................................................................................ 34
ESTRUCTURA DE LOS EXPEDIENTES: ............................................................................... 34
ORGANIZACIN DE LOS EXPEDIENTES: ............................................................................ 34
ORDENACIN INTERNA DEL EXPEDIENTE ......................................................................... 35
BASES LEGALES: ........................................................................................................... 36
ASPECTOS METODOLGICOS ......................................................................................... 39
TIPO Y DISEO DE LA INVESTIGACIN:............................................................................. 39
POBLACIN: .................................................................................................................. 40
MUESTRA: ..................................................................................................................... 40
DESCRIPCIN DE LA PROPUESTAS: ................................................................................. 44
LA PROPUESTA:............................................................................................................. 45
PORTADA DEL MANUAL ............................................................................................ 48

iii
LISTA DE CUADROS

ANLISIS MATRIZ FODA ............................................................................................................ 19

PLAN DE ACCIN Y CRONOGRAMAS DE ACTIVIDADES ....................... ERROR! M ARCADOR NO DEFINIDO.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2015-2016...27

ORGANIZACIN DE LOS EXPEDIENTES .................................................................................. 41

iv
LISTA DE GRFICO

GRFICO 01 ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES ...................................................... 41

GRFICO 02 ORGANIZACIN DE EXPEDIENTES ...................................................... 41

v
UNIVERSIDAD POLITCNICA DE BARLOVENTO ARGELIA LAYA
CARRERA: ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
LINEA DE INVESTIGACION: GESTION DE CONTROL ADMINISTRATIVO

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN


DE EXPEDIENTES DE LA DIRECCIN DE PERSONAL
EN LA ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTNOMO ANDRS BELLO ESTADO
BOLIVARIANO DE MIRANDA

AUTORES DEL PROYECTO CEDULA


GUARACO ZANAIDA 19.305.891
GUARACO ZENEILIS 18.555.559
HERNNDEZ LAINER 20.102.314
NAVAS RONY 22.346.947
SOUSA KATERINE
URBINA YANIRET 17.060.356
TUTOR ASESOR

MARIEMMA TOVAR

Resumen
La investigacin tuvo como objetivo el Diseo de un Manual de
Organizacin y Administracin de Expedientes de la Direccin de Personal en la
Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda. La
metodologa utilizada para la investigacin fue la de Accin Participativa. Se utiliz
la tcnica de la encuesta y el instrumento aplicado fue el cuestionario, presentado
en una forma estructurado. Las conclusiones de la investigacin se pudo verificar
que la Direccin de Personal no tiene la unificacin de criterios para conformar los
expedientes del personal que ingresa y menos una base de datos que seale la
cantidad carpetas que forman parte de los que ya no prestan servicios. El aporte
de la investigacin est basado en que al existir un orden cronolgico y una base
de datos ser ms fcil su ubicacin a la hora de hacer cualquier consulta del
contenido que esto soporta.
Palabras claves: Archivo, Expedientes, Organizacin, Bases de Datos.

vi
INTRODUCCIN

El objetivo de esta investigacin fue el diseo de un manual de organizacin


y administracin de Expediente en la Direccin de Personal de la Alcalda
Bolivariana del Municipio Autnomo Andrs Bello, Estado Miranda el cual permiti
elaborar una herramienta administrativa de control para optimizar las tareas de
inters exclusivo de los empleados que laboren en el rea de los archivos, con el
fin de gestionar solicitudes de trabajadores que tengan la necesidad de consulta
de sus datos personales.

Dentro de este mismo contexto se present la realizacin de este proyecto,


basado en el Programa Nacional de Formacin (PNF), del proyecto Socio
Integrado de la Universidad Politcnica Territorial de Barlovento Argelia Laya, con
la modalidad Investigacin de Accin Participativa, y de Proyecto Factible, ya que
se realiz una propuesta como lo fue el manual de organizacin y administracin
de Expediente en la Direccin de Personal de la Alcalda Bolivariana del Municipio
Autnomo Andrs Bello, Estado Miranda.

Cabe destacar que este proyecto se estructuro en fases donde se expuso


organizadamente los diferentes aspectos, de acuerdo a la siguiente descripcin:
Fase I: Donde se Describi el contexto donde se realiz el proyecto, plasmando el
problema, abordando aspectos como el diagnostico situacional, apoyndose en el
anlisis FODA, donde se expres claramente a travs del rbol del problema la
situacin o necesidad de la organizacin, a la cual la investigacin pretendi
ofrecer respuesta o solucin con la formulacin de los objetivos de la investigacin
tanto general como los especficos, donde se permiti expresar el alcance del
estudio y lo que se logr jerarquizar el problema que tiene como justificacin la
necesidad de disear una herramienta administrativa en la Direccin de Personal
de la Alcalda Bolivariana de Andrs Bello, del Estado Bolivariano de Miranda.

7
En la fase II se seal la descripcin del proyecto con un plan de accin
donde se sealaron las actividades que dieron respuesta al problema, enmarcado
en un cronograma de actividades. Adems la investigacin estuvo sustentada con
bases legales y tericas.

En cuanto a la Fase III se present la metodologa que se utiliz en el


estudio, y los datos o resultados de la investigacin, los cuales fueron tabulados,
organizados, y representados a travs de cuadros y grficos que ilustraron sus
resultados, exponindose conclusiones y recomendaciones. En la fase IV se
expone la propuesta la cual consisti en disear un manual de organizacin y
administracin de expediente en la Direccin de Personal de la Alcalda
Bolivariana del Municipio Autnomo Andrs Bello, Estado Miranda, tomando en
cuenta los elementos e instrucciones que contiene esta herramienta
administrativa, para as dar respuesta a la necesidad de planificar, organizar,
dirigir y corregir las actividades y realizarla de manera eficaz y eficiente.
Finalmente se expresaron conclusiones y recomendaciones de la investigacin,
que surgieron a travs del estudio realizado, de acuerdo a las actividades
realizadas por los autores del proyecto.

8
FASE I
DIAGNOSTICO SITUACIONAL

Descripcin del contexto: Informacin general de la empresa

Razn Social: Alcalda del Municipio Autnomo Andrs del Estado Bolivariano de
Miranda.

Naturaleza de la Organizacin: es una entidad del estado, del orden territorial y


al servicio de la comunidad, cuyo objetivo es brindar a la comunidad programas de
educacin, salud, bienestar, servicios pblicos y proteccin, con el fin de asegurar
la consolidacin y desarrollo de un Sistema Municipal de Planeacin, en el cual
interacten todos los sectores de los diferentes niveles de la accin administrativa
en el Municipio.

Objetivo: Mejorar el bienestar de los habitantes del Municipio Andrs Bello,


mediante la ejecucin de programas y proyectos, en correspondencia con el
desarrollo del pis, prestando servicios bajo el principio de eficiencia, buscando
siempre el mejoramiento continuo y la racionalizacin de los recursos a travs de
la gestin administrativa.

Direccin Fiscal: Calle Bolvar con calle Miranda al frente de plaza Bolvar de
San Jos de Barlovento. - San Jos de Barlovento -Miranda Venezuela.
Telfono(s) +58 (0234) 8721151 / (0234) 8721930 / Fax: (0234) 8721050.

Lmites:
Norte: Propiedad del sr. Miguel
Sur: Calle Sucre
Este: Calle Bolvar
Oeste Centro de Diagnstico Integral de San Jos de Barlovento.

9
Filosofa Organizacional:

Visin

Transformar al Municipio Andrs Bello en un territorio con una econmica y


ecolgicamente sustentable a travs de la promocin del empleo productivo y la
corresponsabilidad ciudadana en el ejercicio del gobierno municipal

Misin

Fortalecer la actividad agrcola, turstica y comercial, para desarrollar las


potencialidades de diversificacin de las actividades y el impulso de los procesos
de gobierno a escala de la gente; con un alto compromiso para el impulso del
bienestar social de las y los ciudadanos, en el marco de una gestin local
democrtica, participativa, protagnica y de progresiva autonoma, como
expresin de un gobierno comunitario.

10
Ubicacin Geogrfica

FUENTE:https://www.google.co.ve/maps/place/Calle+Bolivar,+R%C3%ADo+Chico,+MirandaResea Histrica

11
Resea Histrica de la Organizacin

En el ao 1938, un grupo de personas, entre ellas Jos Eloy Anuel,


Silvestre Anuel, enviaron una comunicacin a la honorable Asamblea Legislativa
del estado Miranda, mediante la cual se solicitaba la elevacin de San Jos de Ro
Chico a Distrito. La respuesta fue desalentadora, debido al clima poltico que
reinaba en el pas, pero ese clamor qued sembrado en el nimo de los josefinos.

Durante el transcurso del ao 1981 fue aprobada por el Congreso Nacional


de la Repblica de Venezuela una nueva Ley de Rgimen Municipal, donde se
sentaban las bases para proceder a la elevacin de un municipio forneo a la
categora de autnomo. El diputado al Congreso Nacional Edmundo Snchez
Verd y el seor Sergio Lpez se acercaron a esta comunidad para exponemos la
necesidad y conveniencia de un abocamiento tendente al logro de ese objetivo,
situacin que fue aprovechada por la comisin organizadora que diligenciaba la
elevacin, para emprender un incansable trabajo, que a la postre dara excelentes
resultados.

El trabajo deba centrarse en recabar las pruebas mnimas que


demostraran que existan las condiciones para que la poblacin de San Jos,
podra ser ascendidos a la categora superior, adems de conseguir el apoyo de la
Asamblea Legislativa de este estado. El grupo encargado de estas diligencias
estaba encabezado por el seor ngel Gonzles Daz (Angito), presidente de la
Junta Comunal, quien sustanci la comisin que efectuara la recoleccin de
firmas, en toda el rea del municipio, requisito indispensable para el logro del
ansiado ascenso. Carlos Jos Jaua, comerciante prspero de esta poblacin,
quien se desempeaba como presidente de la honorabilsima Asamblea
Legislativa del estado Miranda siempre se mostr diligente con este proyecto, al
igual que otros Diputados de ese cuerpo, entre los que se encontraban: Una

12
comisin de la Legislatura del estado visit San Jos de Ro Chico encabezado
por su presidente Carlos Jos Jaua, el 10 de enero de 1982, siendo portadores de
noticias alentadoras, lo que provoc la realizacin de un recorrido pedestre, desde
la Junta Comunal hasta La Ceiba que nos separa del hermano Municipio Pez, a
la que se uni un numeroso grupo de josefinos emocionados por la virtual
conquista.

El 10 de noviembre de ese mismo ao, los medios de comunicacin


radiales y televisivos difundieron la primicia que la Legislatura del estado Miranda
haba procedido a la creacin de tres nuevos municipios autnomos. Naturalmente
se referan a nosotros, honor que compartimos con Charallave y San Antonio de
los Altos, pueblos que quedaron convertidos en capitales de los Municipios: Simn
Bolvar, Los Salas, y Andrs Bello, respectivamente, mientras que San Jos de
Ro Chico cambi su nombre por el de San Jos de Barlovento, que se convirti
en capital de nuestro Municipio Andrs Bello. Por ahora slo quedaba esperar el
resultado de las elecciones municipales del ao 1984, cuyo resultado sera la base
para la adjudicacin de concejales. Mientras esto sucediera, la Asamblea
Legislativa nombr comisiones organizadoras en los recin creados municipios
para el funcionamiento de los futuros concejos.

Nuestra comisin fue integrada por miembros de los diferentes partidos


polticos, de acuerdo al resultado de las elecciones anteriores, ganadas por Accin
Democrtica, situacin por la cual la comisin fue presidida por el profesor ngel
Providencio Castro. Como miembro de esa organizacin, me nombraron para
ejercer la Vicepresidencia. El resto de los componentes ngel Gonzlez, Carmen
Beatriz lvarez de Rodrguez, Josefina Granadillo, Julio Burguillos, Arcadia Castro
de Saba, Euclides Villasmil, ngel Urbina, quienes junto a ngel Blanco secretario
de la misma, trabajando ad-honorem, hasta la realizacin del perodo electoral del
ao 1984.

13
Estructura Organizativa

Fuente: http://alcaldiaandresbello.jimdo.com/la-instituci%C3%B3n/

14
Direccin de Personal Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello

La Direccin de Personal es una unidad fundamental que tiene por objetivo,


planificar y organizar las tcnicas capaces de promover en desempeo eficiente
del personal, adems debe coordinar los medios para que el grupo que colabora
hagan lo necesario para el alcance de los objetivos, se identifiquen con los
mismos y se logren las metas individuales y grupales relacionados directa o
indirectamente con el trabajo. De acuerdo al objetivo de esta direccin es mejorar
continuamente el desempeo y el aporte del personal en la organizacin en el
marco de una actividad tica y socialmente responsable.

Funciones de la Direccin de Personal

1. Mantener las relaciones laborales y personales entre todos los empleados


de la organizacin, para optimizar los servicios y hacer las actividades lo
ms eficiente posible.
2. Reclutar y capacitar al personal con el objeto de inducir correctamente a
los nuevos empleados
3. Mantener a los trabajadores comunicados con la administracin, para
lograr un clima organizacional positivo
4. Evaluar el trabajo de todos los trabajadores
5. Mejorar el desempeo y estimular la productividad
6. Receber y dar tramita a las diversas incidencia dele persona que se
Presente, cuidando que se ajuste a leyes actuales adems Del
cumplimiento de normas y polticas de La organizacin.
7. Controlar el otorgamiento de remuneracin del personal y levar ele registro
de sus modificaciones.
8. Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en
funcin del mejoramiento de los conocimientos del personal.

15
9. Brindar ayuda psicolgica a sus empleados en funcin de mantener la
armona entre stos, adems buscar solucin a los problemas que se
desatan entre estos.
10. Llevar el control de beneficios de los empleados.
11. Distribuir polticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o
revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones,
memorndum o contactos personales.
12. Supervisar la administracin de los programas de prueba.
13. desarrollar un m arco personal basado en competencias.
14. Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo , que permitan a la
empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales

Estructura Organizativa Direccin de Personal

Fuente: Direccin de Personal Alcalda del Municipio Autnomo Andrs


Bello.

16
PROBLEMAS, NECESIDADES O INTERESES DEL CONTEXTO

Descripcin del diagnstico situacional:

La Direccin de Personal, es el encargado de llevar el proceso de


seleccin, reclutamiento y contratacin de personal. Debe sealarse que existen
92 trabajadores que estn en calidad de obreros, y 220 empleados y casi todas
las tareas de este departamento estn dirigidas a esta actividad, y algunos de los
aspectos que se pueden sealar son: (01) Sueldo diario: entendindose como la
remuneracin que recibe el trabajador por sus servicios prestados. (02) Descanso
legal: una bonificacin de un da adicional por haber laborado un nmero de horas
a la semanal. (03) Horas extras diurna y nocturna: es el pago al momento que el
trabajador presta sus servicios en un horario fuera del establecido por la empresa
(04) Horas extras sbados: es el pago al momento que el trabajador presta sus
servicios los das sbados que es tomado como tiempo extra.

Entre otras actividades que realizan la Direccin de Personal se mencionan


las siguientes: (05) ingreso al Proceso por solicitud de vacaciones, (06) Pagos de
utilidades, (07) Pagos por anticipos de prestaciones sociales, (08) Proceso de
solicitud de prstamos, (09) Proceso de carnetizacin, (10) Expedicin de
constancias de trabajos, (11) Proceso de aumentos de sueldos y salarios, y las
inclusiones a los sistema de Seguridad Social como en el Instituto Venezolano de
los Seguros sociales (IVSS), Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (FAOV),
entre otros.

17
Jerarquizacin del problema

1. Sin embargo se pudo evidencia que todos los procesos de pagos no estn
automatizados y los mismos estn organizados en bases de datos Excel,
por lo que requiere una revisin ms exhaustiva para no cometer errores.
2. Por otra parte podemos decir que la estructura organizativa actual de la
Direccin de Personal, es deficiente, ya que los cargos existentes no se
corresponde con la cantidad de actividades que se deben realizar,
recargndose de responsabilidades a un solo funcionarios en varias tareas
a la vez.
3. No existen un criterio especficos para elaborar los expedientes del
personal al comienzo de su ingreso en la institucin
4. Los expedientes del personal de egreso no se encuentran organizados, es
decir, que al dejar de prestar los servicios solo lo desincorporan de una
gaveta de archivo y los ubican en un lugar sin ningn orden en particular.
5. No existe una base de datos de los expedientes del personal que ha dejado
de formar parte de la organizacin, desde sus inicios hasta la presente
fecha, dificultndose la ubicacin de los mismos al momento que algunos
funcionarios solicite antecedentes de sus servicios.
6. Existe un manual de normas y procedimientos de la Direccin de Personal.
Sin embargo no plantea ninguna directriz para la organizacin y
administracin de expedientes del personal.

18
CUADRO N 01: ANLISIS MATRIZ FODA DIRECCIN DE PERSONAL ALCALDA DEL MUNICIPIO AUTNOMO ANDRS BELLO DEL ESTADO

BOLIVARIANO DE MIRANDA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Expansin y crecimiento de la Direccin


de Personal a travs de la creacin de
Buen clima organizacional
nuevos cargos
Canales de comunicacin
Implementacin de nuevos sistemas y
caracterizado con Estilo de liderazgo
procesos.
democrtico y participativo
Actualizacin de las polticas de
central
Recursos Humanos en la organizacin.
apoyo directo del gobierno central,
para alcanzar los objetivos de la
Conseguir las condiciones de trabajo ms
institucin
favorables para los colaboradores.

DEBILIDADES AMENAZAS

Ausencia de cursos de capacitacin y


entrenamiento en materia de
Manejo del rea de los archivo por
organizacin de documentos.
personal no capacitado
Ineficiencias en el manejo de los
Personal con falta de compromiso por el
reclamos del personal egresado
trabajo encomendado de los expedientes.
Carencia de bases de datos de los
Prdidas y mal ubicacin de documentos
expedientes del personal
personales de los trabajadores.
Resguardo deficiente de los
Perdida de expedientes por falta de
expedientes.
organizacin
Inexistencia de Organizacin de
expedientes del personal egresado

Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

19
Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

20
Planteamiento del Problema:

En este orden de ideas se hace necesario priorizar el problema que desde


estas perspectivas es formular y establecer los lineamientos para crear un control
de los expedientes del personal que labora en esta institucin, y de los que ya
hayan dejado de prestar servicios, realizando a la vez una base de datos digital,
que contenga informacin imprescindibles para verificar cualquier antecedentes de
servicios o por entrega de alguna constancia que sea solicitada.

Seleccin de las necesidades:

Por todas las razones expuestas anteriormente se hace imprescindible


organizar todos los expedientes existentes, clasificarlos en una serie de activos y
de baja, en la Direccin de personal en la alcalda del municipio autnomo Andrs
bello estado Bolivariano de miranda, con el objeto de crear bases de datos de
forma cronolgica y llevar a cabo la administracin de los mismos.

Por todo lo dicho anteriormente siguen las siguientes interrogantes:

Estarn organizados los expedientes de la Direccin de Personal en la


Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda?

Existirn deficiencias y debilidades en el manejo de los expedientes de la


Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado
Bolivariano de Miranda?

Ser necesario crear base de datos que contengan la informacin de


todos los expedientes de la Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio
Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda?

21
Qu elementos e instrucciones para disear un manual de organizacin y
administracin de expedientes de la Direccin de Personal en la Alcalda del
Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda?

Objetivos del Proyecto

Objetivo General:

Disear un manual de organizacin y administracin de expedientes de la


Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado
Bolivariano de Miranda.

Objetivos Especficos:

Diagnostica situacin de los expedientes de la Direccin de Personal en la


Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda

Detectar deficiencias y debilidades en el manejo de los expedientes de la


Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado
Bolivariano de Miranda.

Crear bases de datos de forma cronolgica que contenga informacin de


los expedientes de la Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio Autnomo
Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda.

Establecer los elementos e instrucciones para disear un manual de


organizacin y administracin de expedientes de la Direccin de Personal en la
Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda.

22
Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

23
Justificacin e impacto social

Desde el punto de vista terico y sus Aportes al conocimiento: El


presente Proyecto se justifica porque en el rea administrativa surgen la
optimizacin de las actividades, los cuales se llevaran a la prctica en la
operatividad administrativa de la organizacin. Ahora bien, al evaluar la propuesta
se obtendrn medidas correctivas en donde se reorienten los procesos
administrativos, en concordancia con la evolucin de la organizacin, minimizando
as los errores y realizando constante monitoreo del cumplimiento de las funciones
y tareas realizadas.

De acuerdo a la vinculacin con el Plan de Desarrollo Plan de la Patria


(2013-2019), esta investigacin est enmarcada bajo las lneas de investigacin
de Gestin del Talento Humano, porque se desarroll un modelo de gestin para
la Direccin de Personal de la Alcalda Bolivariana de Andrs Bello, que permitir
a esta unidad administrativa ser ms productiva con sus procesos y llevarlos de
manera eficiente y eficaz, beneficindose las trabajadoras y trabajadores que
pertenecen y pertenecieron a esta gran institucin gubernamental.

24
FASE II
PLAN DE ACCION
PARTE IICUADRO No. (02) PLAN DE ACCIN
Objetivo General: Disear un manual de organizacin y administracin de expedientes de la Direccin de Personal en la Alcalda del
Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda.
TIEMPO
OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR RESPONSABLES RECURSOS
ESTIMADO
Humano:
Empleados
Instalaciones de Personal Gerencial de
Integrantes el
Diagnosticar la situacin de los Recopilacin de la la Direccin de la empresa.
proyecto
expedientes actual de la Informacin Personal Alcalda (08) semanas
Direccin de Personal en la del Municipio Mayo-Junio 2016 Trabajadores de la
Material:
Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Empresa.
Lpiz
Autnomo Andrs Bello Estado Observaciones Bello.
Block de
Bolivariano de Miranda Integrantes del
anotacin
proyecto
computadora
financiero
Humano:
Revisin y Empleados
Detectar deficiencias y Evaluacin del Instalaciones de Personal Gerencial de Integrantes el
debilidades en el manejo de los Proyecto. la Direccin de la empresa. proyecto
expedientes de la Direccin de Personal Alcalda 08 semanas
Personal en la Alcalda del del Municipio Julio-Agosto Trabajadores de la Material:
Municipio Autnomo Andrs Aplicacin de Autnomo Andrs 2016 Empresa. Lpiz
Bello Estado Bolivariano de Instrumento Bello. Block de
Miranda. Integrantes del anotacin
proyecto Computadora
Internet
Financiero
Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

25
CUADRO No. (03) PLAN DE ACCIN
Objetivo General: Disear un manual de organizacin y administracin de expedientes de la Direccin de Personal en la Alcalda del
Municipio Autnomo Andrs Bello Estado Bolivariano de Miranda.
TIEMPO
OBJETIVOS ESPECFICOS ACTIVIDADES LUGAR RESPONSABLES RECURSOS
ESTIMADO

Humano:
Empleados
Integrantes el
Crear bases de datos de forma
proyecto
cronolgica que contenga Instalaciones de Personal Gerencial de
informacin de los expedientes Clasificacin del la Direccin de 04 semanas la empresa.
Material:
de la Direccin de Personal en material Personal Alcalda Septiembre 2016
Lpiz
la Alcalda del Municipio del Municipio Integrantes del
Block de
Autnomo Andrs Bello Estado Autnomo Andrs proyecto
anotacin
Bolivariano de Miranda. Bello.
Computadora
Internet

Financiero

Humano:
Empleados
Establecer los elementos e
Integrantes el
instrucciones para disear un Instalaciones de
Personal Gerencial de proyecto
manual de organizacin y la Direccin de 08 semanas
Elaboracin de la la empresa.
administracin de expedientes Personal Alcalda Octubre-Nov.
Propuesta Material:
de la Direccin de Personal en del Municipio 2016
Integrantes del Lpiz
la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs
proyecto Block de
Autnomo Andrs Bello Estado Bello.
anotacin
Bolivariano de Miranda
Computadora
Internet
financiero
Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

26
Cuadro (04) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2015-2016 ASPECTOS ADMINISTRATIVOS GRAFICA DE GANTT

DESCRIPCIN MESES / SEMANAS 2016


SEPTIEMB NOVIEMBR
Atividades MAYO JUNIO JULIO AGOSTO OCTUBRE DICIEMBRE
RE E
Previstas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Recopilacin de la
1
Informacin
2 Observaciones
Revisin y
3 Evaluacin del
Proyecto
Aplicacin de
4
Instrumento
Clasificacin de
5
Material
Entrega del
6 Proyecto para
revisin
Elaboracin de la
7
propuesta
Entrega definitiva
8
del Proyecto
Defensa del
9
Proyecto
Semanas 32
Tiempo Total
Meses 8
Fuente: Los Autores y Autoras del Proyecto (Diciembre 2016)

27
PARTE III

Antecedentes de la Investigacin:

Portillo (2012); En su Trabajo Especial de Grado Titulado: Control y


Conformacin de los Expedientes Administrativos Generados por el Sistema
Integral de Administracin (SIAMD), en la Aduana Principal de Ciudad
Guayana, presentado como requisito para optar al ttulo de Licenciado de
Administracin de Empresas en la Universidad Nacional Experimental de
Guayana, el cual tuvo como objetivo contribuir en la modernizacin y
administracin de los sistemas de recaudacin de los tributos nacionales.

La metodologa utilizada fue la modalidad de proyecto factible apoyado en


la investigacin de campo, de nivel descriptivo, con base documental., cuyo
objetivo fue proponer la organizacin.

El instrumento de recoleccin de datos empleado fue el cuestionario, y la


poblacin en estudio fueron los empleados del departamento de recursos
humanos. En cuanto a las conclusiones estas arrojaron las necesidades de
disear un manual para organizar los expediente administrativos del sistema. El
aporte de este trabajo les permiti a las investigadoras conocer la manera de
desarrollar un manual para tener un control administrativo ptimo.

Hernndez (2010), en un informe titulado: proyecto de Organizacin y


Sistematizacin de los Fondos Documentales y Elaboracin del Manual de
Archivo y Control Documental de SITSSA, de la Universidad Simn Bolvar,
Caracas, presentando como requisito final del Curso en Cooperacin realizado en
el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, se exponen principalmente la
necesidad que posee dicha empresa de organizar, unificar y sistematizar la
documentacin que generan dentro de sus unidades organizativas, as como toda

28
aquella que reciben de entes externos, en el ejercicio de sus funciones rutinarias.
Mediante la aplicacin de instrumentos tales como la recoleccin de datos, la
entrevista y la encuesta, se detectaron las oportunidades de mejora en el mbito
de los procedimientos relacionados a la administracin, control y almacenamiento
de los archivos. Los criterios metodolgicos que definieron la elaboracin de este
informe fueron la de Investigacin de Campo que se ubica dentro de la modalidad
Descriptiva y Memorias de Pasantas.

Finalmente se realiz las propuestas orientadas a la solucin de la situacin


diagnosticada en SITSSA, para la optimizacin de los procedimientos en materia
de gestin documental, dando cumplimiento al objetivo general de este informe.

Bases Tericas

Las Organizaciones:

Las organizaciones son grupos de personas que, basada en un anlisis de


oportunidades y riesgos que les plantean sus entornos, as como de las fortalezas
y debilidades internas, definen una misin, objetivos y estrategias. Para lograrla,
transforman insumos (capital humano, tecnologa, recursos econmicos) en
resultados (productos, servicios o decisiones regulativas).

Elementos del concepto de organizacin

1. Estructura: las organizaciones implican el establecimiento del marco


fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la
disposicin y la correlacin de funciones, jerarqua y actividades necesarias
para logar los objetivos.

29
2. Sistematizacin: esto se refiere a que todas las actividades y recursos de
la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y
la eficiencia
3. Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades: organizar
implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
promover la especializacin.
4. Jerarqua: la organizacin como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de responsabilidad de la empresa.
5. Simplificacin de funciones: uno de los objetivos bsicos de la
organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el
trabajo de la mejor manera posible.
As se puede decir que la organizacin es los establecimientos de una
estructura donde habr de operar un grupo social, mediante la determinacin de
jerarquas y la agrupacin de actividades con el fin de obtener el mximo
aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo
social.
Definicin de un Manual: Amaya Correa (2006), define que:

Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y


sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y/o procedimientos de una organizacin que se consideren
necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (pg. 03).

Dicho de otra manera es un documento elaborado sistemticamente en el


cual se indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de una
organizacin y la forma en que la misma deber ser realizada ya sea conjunta o
separadamente.

30
Tcnicas de elaboracin de los manuales:

1. Verificar los puntos o asuntos que sern abordados; en este punto se


especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar
el Manual
2. Detallar cada uno de los asuntos; En esta parte permite recopilar los datos
sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cmo
se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.
3. Elaborar una norma de servicio que deber ser incluida en el manual: Esta
ltima tcnica deber explicar l porque, el cmo quien lo hace, para qu
deber ser redactado en forma clara y sencilla.

Tipos de Manuales:

Manual de Organizacin- el manual de organizacin describe la organizacin


formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.
Manual de Polticas: el manual de polticas contiene los principios bsicos que
regirn el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
Manual de procedimientos y normas: describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos las normas a cumplir por los miembros de la
Organizacin compatible con dichos procedimientos administrativos en el orden
secuencial de su ejecucin.
Manual del especialista. Contiene normas o indicciones referidas exclusivamente
a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este Manual orientar y
uniformar la actuacin de los empleados que cumplen iguales funciones.
Manual del Empleado: contiene aquella informacin que resulta de inters para
los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su
relacin con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporacin.

31
Objetivos de los Manuales:

Los manuales cumplen los siguientes objetivos:


1) Presentar en forma adecuada y sistemtica las normas y procedimientos
de cada rea o de una en especial.
2) Sirven de gua para la evaluacin de la eficiencia general.
3) Facilitar el aprendizaje al personal de nuevo ingreso a la Institucin.
4) Facilitar el pronunciamiento actualizado, conciso y claro de las funciones
exactas de cada fase de la empresa.
5) Dotar a la Institucin de una herramienta que indique la forma de proceder
y la continuidad de sus procedimientos.
6) Reducir errores, omisiones y desperdicios de insumos.
7) Facilita en un momento determinado los pasos a seguir para el
cumplimiento de sus funciones.

Importancia de los Manuales:

Su importancia radica en que es una herramienta que sirve para el manejo


y planificacin de los recursos organizacionales, sean stos recursos humanos o
materiales; a su vez, constituyen un medio para agilizar los procesos y aumentar
el logro de sus objetivos.

Por otra parte, el manual ofrece al personal una gua para la ejecucin de
sus labores, que resultar particularmente valiosa para instruir al personal de
reciente ingreso, y es de gran utilidad para evitar errores o pasar por alto
aspectos elementales.

Un manual le permite a la empresa contar con un medio de consulta sobre


la realizacin de las operaciones que en l se contemplan, contribuye a mejorar la

32
calidad y oportunidad de la informacin as como tambin minimizar los errores
humanos que pudieran existir por la falta de un material de informacin de este
tipo.

Direccin de sistemas de gestin de recursos humanos

La direccin de Recursos Humanos es la tercera funcin gerencial y


envuelve los conceptos de liderazgo, motivacin, rotacin, comunicacin,
absentismo laboral y satisfaccin; por lo que en el presente estudio se hace una
descripcin breve de lo que contempla cada uno de estos elementos, ya que se
encuentran relacionados con la gestin de recursos humanos en cada uno de sus
subsistemas

Comunicacin:

Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. Desde un


punto de vista tcnico se entiende por comunicacin el hecho que un determinado
mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del
anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicacin implica la transmisin de
una determinada informacin.

La informacin como la comunicacin supone un proceso; los elementos


que aparecen en el mismo son: Cdigo: El cdigo es un sistema de signos y
reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de
estar organizado de antemano. Canal: El proceso de comunicacin que emplea
ese cdigo precisa de un canal para la transmisin de las seales. El Canal sera
el medio fsico a travs del cual se transmite la comunicacin.

33
Control y organizacin de Archivos

Los archivos de oficina o gestin estn formados por los documentos


producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y
actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de
decisiones, apoyo en la tramitacin de asuntos y defensa de derechos.

Expediente administrativo

Es la unidad bsica de organizacin de los archivos de oficina y de la que


forman parte la mayora de los documentos. Se entiende por expediente
administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una
unidad u oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo asunto.

Estructura de los expedientes:

La incorporacin de documentos a un expediente debe seguir el curso de la


tramitacin del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden
cronolgico de los documentos generados o recibidos. Los criterios para la
formacin de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo
el personal de la unidad.

Organizacin de los expedientes:

Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la


resolucin de un asunto.

34
2.1. Apertura un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada
persona, para cada obra, para cada sesin de rgano colegiado, para cada
peticin de traslado acadmico, para cada convocatoria de oposiciones,
entre otros).
2.2. Determinar el ttulo oficial del expediente, que suele estar establecido en
normativas, reglamentos, en la propia documentacin.
2.3. Evite la desmembracin de los expedientes y la dispersin de los
documentos que lo integran creando falsos expedientes.
2.4. Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento
de su produccin o recepcin, ya que transcurrido un tiempo resulta ms
difcil hacerlo correctamente.
2.5. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias,
tanto si es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer peticin
de terceros. Ante la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los
datos del documento, da y persona que lo ha extrado o se le ha prestado.
2.6. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la
resolucin de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia
debe ser entendida como documentacin de apoyo informativo, y ser
destruida cuando concluya su utilizacin.
2.7. En general, los expedientes iniciados por un negociado y continuados por
otro deben entenderse como produccin documental de la unidad que lo
inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su tramitacin.

Ordenacin interna del expediente

2.8. En general, la ordenacin de los documentos dentro del expedientes ser


cronolgica, ya que las actividades encaminadas a su resolucin tienen una
secuencia en el tiempo, de forma que el primer documento ser el ms
antiguo y el ltimo el ms reciente.

35
2.9. Es necesario considerar los documentos que acompaan a otros
documentos, que son de fecha anterior pero que deben ordenarse despus
del documento principal (ejemplo: instancia de solicitud de una plaza -
documento principal- a la que acompaa documentos de certificacin de
notas, mritos, certificaciones, etc. -documentacin que acompaa-).
2.10. En expedientes complejos puede ser til agrupar los documentos por
trmites en subcarpetas, que a su vez se introducen dentro de la carpeta
del expediente (ejemplo: expediente de obras mayores se pueden agrupar
en subcarpetas la licitacin, contrato).

Bases Legales:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta oficial No. 5908. 15 de febrero de 2009.

Seccin segunda: de la administracin pblica

Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y


ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin,
celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y
responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la
ley y al derecho.

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y Del Sistema


Nacional de Control Fiscal Gaceta Oficial de La Repblica Bolivariana de
Venezuela No. 6.013 Extraordinario Del 23 de diciembre De 2010

36
De las Responsabilidades

Artculo 91. Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan


otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa
los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuacin:

1. La omisin del control previo.


2. La falta de planificacin, as como el incumplimiento injustificado de las
metas sealadas en los correspondientes programas o proyectos

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA) Gaceta Oficial N


2.818 Extraordinario De 1 De Julio De 1981

CAPTULO I Disposiciones Generales

Artculo 30: La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de


economa, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada
organismo velarn por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver
cuestiones relativas a las normas de procedimiento.

Artculo 31: De cada asunto se formar expediente y se mantendr la unidad de


ste y de la decisin respectiva, aunque deban intervenir en el procedimiento
oficinas de distintos Ministerios o Institutos Autnomos.

Artculo 32: Los documentos y expedientes administrativos debern ser uniformes


de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales caractersticas. El
administrado podr adjuntar, en todo caso, al expediente, los escritos que estime
necesarios para la aclaracin del asunto.

Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, (LEFP) Gaceta Oficial No. 38.522, de
fecha 06 de Septiembre De 2002

37
Captulo IV Oficinas de Recursos Humanos

Artculo 10: Sern atribuciones de las oficinas de recursos humanos de los


rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional: numeral 4. Dirigir la
aplicacin de las normas y de los procedimientos que en materia de
administracin de personal seale la presente Ley y sus reglamentos.

38
FASE III

Aspectos Metodolgicos

Tipo de Investigacin:

La investigacin estuvo enmarcada en la accin participativa (IAP) la cual


permite establecer una reflexin epistemolgica el sujeto y el objeto de estudio y la
teora y el proceso de conocimiento son, esencialmente la interaccin y
transformacin reciproca de la concepcin del mundo, del ser humano y, por ende,
de la realidad a fin de que la conozcamos mejor, la finalidad de esta radica en
formular nuevas teoras o modificar las existentes, en incrementar los
conocimientos; es el modo de llegar a elaborar teoras.

Amador (2010) en su obra titulada Metodologa de Investigacin expresa:

La investigacin accin participativa (IAP) hace hincapi en que la validez


del conocimiento est dada por la capacidad para orientar la transformacin de
una comunidad u organizacin. Adems tiene como objetivo mejorar la calidad
de vida de sus miembros y participantes segn el autor Murcia Florin, el
postulado fundamental de la investigacin accin participativa es la produccin de
conocimiento para guiar la prctica que conlleva la modificacin de la realidad,
llevndose a cabo un proceso en funcin del otro y debido al otro.

39
Poblacin:

Desde el punto de vista estadstico, una poblacin o universo puede estar


referido a cualquier conjunto de elementos de los cuales se pretende indagar y
conocer sus caractersticas, o una de ellas en particular, y para el cual sern
vlidas las conclusiones que se obtengan en la investigacin. Con base en este
planteamiento, la poblacin objeto de estudio estuvo constituida por la Directora
de personal de la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello del Estado
Bolivariano de Miranda.

Muestra:

Arias (2006), cita que: La muestra es un subconjunto representativo y finito


que se extrae de la poblacin accesible. (p.83). Es decir, la muestra es una parte
representativa de la poblacin que se utiliza cuando no es posible acceder a cada
una de las unidades de la poblacin. La muestra fue la Directora de Personal de
la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello del Estado Bolivariano de
Miranda.

Tcnica e instrumento de recoleccin de datos de la poblacin y la muestra

Sabino citado por Prez (2006) afirma que un instrumento de recoleccin


de datos es en principio, cualquier recurso del que se vale el investigador para
acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin. (pg. 78). La tcnica
que se utiliz para la recoleccin de datos en esta investigacin fue la encuesta y
como instrumento el cuestionario.

40
RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO

tems 01 La Direccin de personal tiene un histrico de sus expedientes que se pueda utilizar como consulta y ubicarlos de manera

inmediata?

CUADRO 05 ORGANIZACIN DE LOS EXPEDIENTES

OPCIONES FRECUENCIA FRECUENCIA


RELATIVA RELATIVA
PORCENTUAL
SI
NO 1 100%
TOTAL 1 100
Fuente: Autores del Proyecto (2016)

S
100%
No

Grfico 01 Organizacin de Expedientes

Fuente: Los Autores del Proyecto (2016)

Anlisis de los resultados:

41
Se quiso precisar con la Directora de Personal si su departamento contaba
con un histrico de los expedientes en su departamento y ella no contesto que no.
A la hora de necesitar informacin lo ubican de manera manual y hacen las
consultas respectivas.

tems 01 considera usted que es necesario organizar todos los expedientes existentes en su departamento y crear bases de datos para poder

canalizar todas las diligencias del personal en la empresa?

42
CUADRO 05 ORGANIZACIN DE LOS EXPEDIENTES

OPCIONES FRECUENCIA FRECUENCIA


RELATIVA RELATIVA
PORCENTUAL
SI 1 100%
NO
TOTAL 1 100
Fuente: Autores del Proyecto (2016)

100% S
No

Grfico 01 Organizacin de Expedientes

Fuente: Los Autores del Proyecto (2016)

Anlisis de los resultados:

Se quiso precisar con la Directora de Personal si consideraba necesario la


organizacin de todos los expedientes en su direccin de donde contesto que s,
ya que se hace imprescindible contar con un orden para que los empleados

43
activos y los que han dejado de formar parte de esta Entidad de Trabajo tenga
fcil acceso a la informacin que reposan en cada una de sus carpetas, y no
enfrentar retrasos en sus solicitudes. Adems se debe contar con una base de
datos digital para ubicar de manera ms rpida las carpetas, ya que eso no se ha
hecho nunca en la historia que tiene la Alcalda Bolivariana del Municipio Andrs
Bello. Por esta razn determinamos la factibilidad de disear el manual para que
lo inserten como herramienta administrativa y de control.

PARTE V

FORMULACIN DE LA PROPUESTA

Descripcin de la Propuestas:

En el anlisis precedente del diagnstico situacional realizado en la


Direccin de Personal de la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello, donde
se evidencio que no llevan un control exhaustivo de los expedientes del personal,
especficamente de los que ya no prestan sus servicios en la institucin, y es por
ello, que se propone el diseo de una manual de Organizacin y Administracin de
Expedientes, que les sirva como una herramienta a todos los empleados para
canalizar todas las actividades y los pasos que deben seguir y de esta manera
cumplir en forma eficaz con los objetivos organizacionales.

44
La Propuesta:

Disear un manual de organizacin y administracin de expedientes de la


Direccin de Personal en la Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello Estado
Bolivariano de Miranda.

Estructura del Manual:

Enrique Benjamn Franklin (1998), expresa que los manuales de normas y


procedimientos constan de los siguientes elementos (pg. 157)

Identificacin:

Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern anotarse los siguientes datos:

a) Logotipo de la organizacin
b) Nombre oficial de la organizacin
c) Denominacin y extensin
d) Lugar y fecha de elaboracin
e) Nmero de revisin
f) Unidades responsable de su elaboracin

ndice o contenido:

Relacin de los captulos que forman parte del documento

45
Prlogo o introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto rea de aplicacin e


importancia, como valor agregado se puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las areas comprendidas en el manual

Objetivos de los procedimientos

Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos

rea de aplicacin o alcance

Esfera de accin que cubren los procedimientos

Responsable

Unidad administrativa y puestos que intervienen en los procedimientos en el


cual quiera de sus fases

Polticas o normas de operacin

Se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se


determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las
distintas instancias que participan en los procedimientos.

Procedimientos (descripcin de las operaciones)

Presentacin por escrito en forma narrativa y secuencial, de cada una de


las operaciones que se utilizan en un procedimientos, explicando en qu consiste,
cuando, como, donde, con qu y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo

46
Formulacin o impresos

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se


intercalan dentro del mismo o se adjunta como apndices que explican la
descripcin de las operaciones.

47
PORTADA DEL MANUAL

48
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO NDICE Pgina: 01

1. Introduccin..02
2. Objetivos03
3. Alcance..03
4. Responsables03
5. Filosofa de la Direccin de Personal...04
6. Organigrama de la Direccin de Personal...05
7. Bases Legales...07
8. Glosario de Trminos Bsicos08
9. Identificacin del Expediente..12
10. Contenido del Expediente...13
11. Registros de Datos...17
12. Control interno del Expediente...20
13. Formato para el Control del Expediente...21
14. Desincorporacin del Expediente..22
15. Normativas finales.23
16. Trabajos Consultados como referencias24

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine, Sousa

Katerine, Sousa Katherine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

49
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO INTRODUCCIN Pgina: 02

Un manual es un documento elaborado sistemticamente que indica


las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma
en que las mismas debern ser realizadas ya sea conjunta o separadamente.

En cuanto al manual de organizacin establece la estructura de las


funciones de un departamento, adems de describir las tareas especficas,
sirviendo como medio de comunicacin.

El presente Manual de Organizacin y Administracin de expedientes


tiene como propsito establecer definiciones y procedimientos bsicos que
deben manejar en la Direccin de Personal de la Alcalda del Municipio
Autnomo de Andrs Bello, del Estado Bolivariano de Miranda, para
ordenar, clasificar y digitalizar toda la informacin suministradas por los
funcionarios y funcionarias que forman parte de la Institucin, representando
este documentos una herramienta administrativa de control que permitir
gestionar todas las actividades en el rea de Archivo, y a su vez resguardar
todos los soportes de cada expediente que se genera en esta Direccin,
dndole un lugar adecuado en el momento que cese el servicio y mantener el
orden de los mismos.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

50
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO OBJETIVO, ALCANCE RESPONSABLE Pgina: 03

OBJETIVO:

Brindar la informacin en tiempo real sobre el lugar, el estado y la


actualizacin de los de los expedientes de todo el personal al servicio de la
Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello, del Estado Bolivariano de
Miranda ante la Direccin de Personal, para mantener la organizacin y un
control interno tanto fsico como digital de los mismos.

ALCANCE:

Administrar el movimiento de los expedientes para satisfacer la


operatividad de los mismos, en la Direccin de Personal de la Alcalda del
Municipio Autnomo Andrs Bello del Estado Bolivariano de Miranda, para su
fcil acceso a travs de su digitalizacin y mantenerlo en perfecto estado a
travs del tiempo, resguardando todo su contenido.

RESPONSABLES:

1. Director de Personal
2. Asistente de Personal encargado del archivo general de expedientes

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

51
MANUAL

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Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

FILOSOFA
ASUNTO Pgina: 04
DIRECCIN DE PERSONAL

VISIN

Fortalecer una cultura que propicie las condiciones


adecuadas para mejorar el clima organizacional, orientada hacia un modelo
centrado en los procesos, que garantice una adecuada ubicacin del
personal administrativo en cargos especficos segn el perfil y el rea
requerida, Implementando un modelo de capacitacin y de desarrollo integral
del talento humano (profesional, tcnico y de apoyo) existente.

MISIN

Gestionar el mejor talento humano para contribuir a la presencia de un


adecuado entorno laboral y bienestar de los trabajadores, sustentndose en
el mejoramiento integral de procesos y en su personal de alta calidad
humana y profesional, intensificando el flujo de informacin para brindar
respuestas oportunas y satisfactorias a sus usuarios, integrando normas y
planes de beneficios sociales para atender con equidad las necesidades su
personal.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

52
MANUAL

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Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ORGANIGRAMA
ASUNTO Pgina: 05
DIRECCIN DE PERSONAL

Fuente: Direccin de Personal Alcalda del Municipio Autnomo Andrs Bello.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

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DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO BASES LEGALES Pgina: 06

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Gaceta oficial No. 5908. 15 de febrero de 2009.

Artculo 141. La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y


ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin,
celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y
responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno
a la ley y al derecho.

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (LOPA) Gaceta Oficial


N 2.818 Extraordinario De 1 De Julio De 1981
Artculo 32: Los documentos y expedientes administrativos debern ser
uniformes de modo que cada serie o tipo de ellos obedezca a iguales
caractersticas. El administrado podr adjuntar, en todo caso, al expediente,
los escritos que estime necesarios para la aclaracin del asunto.
Ley del Estatuto de la Funcin Pblica, (LEFP) Gaceta Oficial No.
38.522, de fecha 06 de Septiembre De 2002
Captulo IV Oficinas de Recursos Humanos: Artculo 10: Sern
atribuciones de las oficinas de recursos humanos de los rganos y entes de
la Administracin Pblica Nacional: literal 4. Dirigir la aplicacin de las
normas y de los procedimientos que en materia de administracin de
personal seale la presente Ley y sus reglamentos.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

54
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO GLOSARIO TRMINOS BSICOS Pgina: 07

ACTA: Documento final que nace como resultado de una actividad


especfica donde quedan consignadas decisiones importantes. La palabra
acta viene del latn y significa los hechos; luego, un acta no es ms que
un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia.

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de principios, mtodos y


procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacin y
funcionamiento de los archivos, siendo una gestin de expedientes o
documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o conservacin
permanente de acuerdo a su ciclo vital.

ARCHIVSTICA: Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y


tcnicos de los archivos

ARCHIVADORES: Mdulos formados por dos o ms cajones en donde se


colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo o
como unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de
colocar visores horizontalmente, para facilitar la localizacin de las carpetas.

ARCHIVO DE EXPEDIENTES: Conjunto de carpetas organizadas conforme


a un mtodo que integra una fuente de informacin til para la planeacin de
acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

55
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO GLOSARIO TRMINOS BSICOS Pgina: 08

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan los


expedientes transferidos por los distintos archivos de la entidad, una vez
finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los
funcionarios y los particulares en general.

BINCHA: Sujetador o gancho para papeles, existen metlicas y plsticas.

CARPETA: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los


documentos para su almacenamiento y preservacin (folder).

CLASIFICACIN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organizacin, en la


cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin,
series y/o asuntos).

CICLO VITAL DE LOS EXPEDIENTES: Sucesin de etapas en la vida de un


expediente, desde su creacin hasta su destruccin o transferencia a
archivos.

CODIFICACIN: Es el proceso por el cual la informacin de una fuente es


convertida en smbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la
aplicacin de las reglas de un cdigo.

CDIGO: Identificacin numrica o alfanumrica que se asigna tanto a las


unidades productoras de documentos y a las series de clasificacin.

ELABORADO POR: Guaraco, Zenaida, Guaraco Zenelis, Hernndez Lainer, Navas Rony, Urbina Yaniret, Sousa Katerine

FECHA: Octubre 2016 APROBADO POR

56
MANUAL

DE ORGANIZACIN

Y ADMINISTRACIN DE EXPEDIENTES

DIRECCIN DE PERSONAL

ASUNTO GLOSARIO TRMINOS BSICOS Pgina: 09

CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Responsabilidad jurdica que implica por


parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin y administracin
de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

DEPURACIN: Es la tcnica de seleccin documental que consiste en


identificar y separar de los expedientes los documentos que pueden
eliminarse por su irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni
secundarios (duplicados, constancias).

DESINCORPORAR: Consiste en apartar para dar de baja, con las debidas


formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.

DIGITALIZACIN: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que


se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video,
casetes, cinta, pelcula, microfilm y otros) en una que slo puede leerse o
interpretarse por computador).

DOCUMENTO: Se pueden definir un documento como el Soporte donde


puede estar fijada la informacin. Esta definicin, aunque muy general,
incluye los dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno,
la informacin, el contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por
el que se transmite y fija ese contenido.

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ASUNTO GLOSARIO TRMINOS BSICOS Pgina: 10

EXPEDIENTE: Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias


producidas por los sujetos intervinientes en el proceso y dems actuaciones
procesales realizadas en la investigacin, organizadas y agrupados bajo un
mismo nmero, ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y
provistas de una caratula destinada a su individualizacin.

FOLIAR: Accin de numerar hojas.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones tcnicas y


administrativas cuya finalidad es la agrupacin documental relacionada en
forma jerrquica con criterios orgnicos o funcionales.

PESTAA: Proyeccin que sobre sale de los bordes superiores de las


carpetas.

RECEPCIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y


control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurdica.

REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el


ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de
documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas
naturales.

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ASUNTO GLOSARIO TRMINOS BSICOS Pgina: 11

SECCIN DOCUMENTAL: Conjunto de documentos procedente de una


unidad orgnica o divisin administrativa importante, que tiene una
estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las
series documentales

DIGNACIN: es el procedimiento en la que se determina un cdigo o


nmero que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades
orgnicas) y las series documentales.

SOPORTE: Material fsico, contenedor o portador en el que se registra


informacin (es decir, papel, pelcula, cinta magntica).

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad


administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora
diplomtica.

VALOR HISTRICO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben


conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de informacin.
Valor jurdico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho comn y que sirven de testimonio ante la
ley.

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ASUNTO IDENTIFICACIN DEL EXPEDIENTE Pgina: 12

Cada expediente debe estar organizado con un nmero de


identificacin, en forma cronolgica de acuerdo a la fecha de ingreso de cada
trabajador. El mismo deber estar en cada etiqueta de la carpeta,
separndolo por tipo de nmina (empleados / obreros).

ETIQUETAS EXPEDIENTES EMPLEADOS

ETIQUETAS EXPEDIENTES OBREROS

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ASUNTO CONTENIDO DEL EXPEDIENTE Pgina: 13

APERTURA DEL EXPEDIENTE:

Cada expediente del personal debe contener ocho (08) separadores


para clasificar la documentacin de acuerdo a los siguientes lineamientos:

1. Separador: (Datos Personales)

Contenido:
a) Hoja de Vida
b) Nombramiento
c) Foto
d) Sntesis Curricular
e) Contrato del Trabajador
f) Examen Mdico de Pre-Ingreso
g) Copia de la Cdula de Identidad
h) Rif
i) Inscripcin militar
j) Declaracin Jurada de Patrimonio emitido por la Contralora General
de la Republica
k) Datos de familiares directos (incluyendo documentos que lo soporte)
l) Soportes para datos acadmicos y grados alcanzados

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ASUNTO CONTENIDO DEL EXPEDIENTE Pgina: 14

2. Separador: (Informacin Operacional)

Contenido:
a) Normas Internas
b) Descripcin del cargo
c) Perfil del Cargo
d) Informacin de los Riesgos
e) Entrega de Implementos de Seguridad
f) Anlisis del Puesto de Trabajo
g) Informacin sobre direccin y ruta habitual para dirigirse al centro de
trabajo.

3. Separador: (Informacin Social e Inpsasel)

Contenido:
a) Inscripcin del Trabajador (14-02) o constancia de inscripcin en el
sistema TIUNA
b) Reposos Mdicos
c) Incapacidad
d) Permisos de Matrimonio
e) Permiso por Muerte de Familiar
f) Permiso Post-Natal del Trabajador

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ASUNTO CONTENIDO DEL EXPEDIENTE Pgina: 15

4. Separador: (Vacaciones)

Contenido:

a) Recibo de Vacaciones Colectivas (Si Aplica)


b) Recibo de Vacaciones Legales
c) Examen Mdico pre y post Vacacional
d) Constancia de Disfrute vacacional
e) Constancia de vacacin pospuesta

5. Separador: (Utilidades)

Contenido:
a) Recibos de pagos

6. Separador: (Pagos de Nominas)

Contenido:
a) Recibos de pagos

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ASUNTO CONTENIDO DEL EXPEDIENTE Pgina: 16

7. Separador: (Prestaciones Sociales)

Contenido:
a) Solicitud del trabajador referente a dnde quiere que se deposite su
antigedad.
b) Reporte progresivo de acreditacin mensual de los das de
antigedad.
c) Solicitud de Prstamos con aval de la prestacin de antigedad o
crdito.
d) Prstamos con aval de la prestacin de Antigedad.
e) Crditos laborales.
f) Otras deudas laborales del Trabajador.
g) Detalle anual de Intereses s/Antigedad.
h) Recibo anual de pago de intereses.
i) Recibo anual de pago de das adicionales de antigedad.

17. Separador: (Comunicaciones)

Contenido:
a) Circulares
b) Amonestaciones

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ASUNTO REGISTRO DE DATOS Pgina: 17

SECCIN 01 DATOS PERSONALES

Son todos los datos del trabajador que deben ser registrado en una
hoja de vida, que se describen como datos Filiatorios, que consta de dos (02)
secciones de acuerdo a la siguiente descripcin:

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ASUNTO REGISTRO DE DATOS Pgina: 18

SECCIN 02 DATOS FAMILIARES

Son todos los datos familiares que deben ser registrados, como
carga familiar, vnculos afectivos, datos de los padres entre otros.

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ASUNTO REGISTRO DE DATOS Pgina: 19

CARGAR REGISTROS EN BASES DE DATOS

Cargar datos del trabajador en base de datos general para un control


de expediente digitalizado la cual debe ser en formato Excel de acuerdo a la
siguiente descripcin:

1. Nmero de expediente
2. Apellidos y Nombres completos
3. Cedula de Identidad
4. Fecha de ingreso
5. Cargo
6. Fecha de nacimiento
7. Edad
8. Grado de instruccin
9. Direccin
10. Direccin de correo electrnico
11. Telfono de contacto
12. Telfono de residencia
13. Tallas de vestuario
14. Carga familiar
15. Apellidos y nombres del conyugue
16. Apellidos y nombres de hijos
17. Numero de contacto en caso de ser contactado

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ASUNTO CONTROL INTERNO DEL EXPEDIENTE Pgina: 20

Cada expediente que sea haga la apertura en la Direccin de Personal


deber ser resguardado en archivos con seguridad, en el orden signado
(numero) de acuerdo a la cronologa de las fechas de ingresos.

Cada expediente contara con una carpeta colgante que se le asignara


una marca con etiqueta plstica, para ubicar su lugar en el momento que sea
desincorporado por consulta de los archivo.

Cada expediente deber contener en su segunda portada un control de


documentos entregados al momento de ser apertura dos y as conocer que
falto al momento de su apertura.

Cada documento que sea incorporado en el expediente debe ir en


orden cronolgico de fecha de ms reciente a menos reciente.

Cada documento que sea incorporado en el expediente debe ir en la


seccin correspondiente (separador) para lograr una rpida bsqueda.

Cada documento que sea incorporado en el expediente debe ser foliado


de acuerdo a la seccin que pertenece (separador), para un control exacto y
evitar perdida de los mismos.

Cada expediente deber ser actualizado cada ao, para conocer los
nuevos datos que se puedan generar en el tiempo con el trabajador.

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ASUNTO FORMATO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS ENTREGADOS Pgina: 21

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ASUNTO DESINCORPORACIN DE EXPEDIENTE Pgina: 22

1. Cuando el trabajador haya cesado en sus servicios en la Institucin, el


expediente correspondiente al mismo deber ser desincorporado del
personal activo.
2. Al ser desincorporado, el expediente deber tener una etiqueta que
llevara un nmero de control de acuerdo a la fecha de egreso.

3. Cuando se hace la desincorporacin del expediente del personal


activo, deber cargarse en la base de datos del personal de baja, el
motivo de retiro del trabajador, y debern contener como punto final
los siguientes documentos:
a. Liquidacin final de pago
b. Constancia de Trabajo
c. Constancia 14-03
d. Constancia de 14-100

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ASUNTO NORMATIVAS FINALES Pgina: 23

1. Cada expediente deber ser apertura en carpetas tipo marrn tamao


oficio.

2. Las carpetas debern ser organizada de lados uniformemente para


mejor presentacin. (izquierdas con izquierdas, derechas con
derechas).

3. Todos los documentos deber ser perforado por la parte superior

4. Todo documento que sea resguardado y sea de tamao extra oficio


deber ser doblado para no dejar por fuera de la carpeta cualquier
hoja.

5. Se debe usar una marca general para el perforado, es decir, utilizar


una hoja plastificada, para medir todos los papeles que sern
incorporados en los expedientes y de esta forma se tendr un orden
exacto en cuanto al resguardo de documentos.

6. Cuando los documentos que se deban archivar sean de menor


tamao, se debern engrapar en papel reciclaje y ser perforado de
manera uniforme

7. Se deben poner en el mismo orden de tamao justos a los


documentos antes de ser perforado para evitar que ninguno quede
por fuera y de pueda desprender.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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SABINO, C. (2002) El proceso de Investigacin Editorial Panapo de


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TAMAYO, Mario. (2004) El proceso de la investigacin cientfica, (4ed)

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