CHAPTER II

STRUCTURAL DESIGN FOR ORGANIZATIONS

UNDERSTANDING THE THEORY AND DESIGN OF ORGANIZATIONS

Oleh:
Heny Oktaviana 0416142530
Safitri 0416142530
Edrik 0416142530
Ema Annisa 041614253043

PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI

UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA

1
1. Organizations Structure
Struktur organisasi diartikan sebagai :
a) Seperangkat tugas-tugas formal yang diberikan kepada individu & departemen.
b) Hubungan pelaporan formal yang terdiri atas wewenang, tanggung jawab dalam mengambil
keputusan, banyaknya tingkatan hierarkis, dan cakupan pengendalian manajer.
c) Rancangan sistem untuk menjamin terciptanya koordinasi pegawai yang efektif antar
departemen.

Seperangkat tugas-tugas formal & hubungan pelaporan formal akan memberikan sebuah kerangka
untuk melakukan pengendalian vertikal dalam organisasi. Representasi visual dari struktur
organisasi ditunjukkan dalam peta organisasi (organization chart).
Contoh Organization Chart

Information Sharing Perspective on Structure

Vertical & horizontal information flow terbagi menjadi 2(dua), yaitu:
a) Traditional organization : di desain untuk efisiensi, otoritas terpusat (centralized authority),
fokus pada manajemen level atas (top level decision-making).
b) Learning organization : menekankan pada komunikasi dan kerjasama, otoritas tidak
terpusat (decentralized authority), fokus pada pembagian tugas dan keputusan.

2
Sentralisasi & desentralisasi berhubungan dengan tingkatan hierarki di mana keputusan bisa
diambil. Sentralisasi berarti wewenang dalam mengambil keputusan dipegang oleh jabatan-
jabatan tinggi dalam sebuah organisasi. Dengan adanya desentralisasi wewenang dalam
mengambil keputusan diturunkan pada tingkatan jabatan-jabatan yang lebih rendah. Desentralisasi
diyakini dapat mengurangi beban yang dirasakan manajer puncak, lebih memanfaatkan keahlian
dan kemampuan pegawai bawahan, dan menjamin bahwa tugas yang dilaksanakan oleh orang-
orang yang memang mampu, serta membuat organisasi dapat merespons lebih cepat pada
perubahan-perubahan eksternal.

Di bawah ini disajikan faktor-faktor yang biasanya mempengaruhi desentralisasi dan sentralisasi,
sbb:
a) Perubahan & ketidakpastian lingkungan yang lebih besar biasanya dikaitkan dengan
desentralisasi.
b) Jumlah sentralisasi atau desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan.
c) Pada masa krisis, wewenang dapat dipegang dengan sentralisasi pada jabatan atas.

Vertical Information Sharing

a) Vertikal linkage mengkoordinasikan aktivitas antara manajer puncak sampai pegawai
bawahan
b) Hierarchical referral merupakan garis vertikal yang menggambarkan rantai perintah /
pertanggung jawaban.
c) Aturan menciptakan vertical links
d) Laporan, sistem komputer, dan informasi tertulis merupakan vertical information systems.

Horizontal Information Sharing & Coordination

Horizontal linkage mengkoordinasikan aktivitas antar departemen organisasi.
Mekanisme - Horisontal Linkage

3
 Tim & Koordinasi Horisontal

Relational Coordination
a) Level tertinggi koordinasi horisontal
b) Problem solving communication
c) Sharing tujuan organisasi, pengetahuan, dan saling menghormati

Koordinasi Horisontal & Linkage

4
2. Organization Design Alternatives

Departmental Grouping Options

3. Functional, Divisional, & Geographic Designs

Functional Structure
Struktur fungsional adalah pengelompokan jabatan-jabatan ke dalam departemen berdasarkan
keterampilan, keahlian, aktivitas kerja, dan penggunaan sumber daya yang sama. Suatu struktur
fungsional dapat dianggap sebagai departementalisasi oleh sumber daya yang ada di organisasi,
karena setiap jenis aktivitas fungsional (R&D, manufacturing, accounting, dan pemasaran) mewakili
sumber daya tertentu dalam melaksanakan tugas-tugas organisasi. SDM, fasiltas, & sumber daya
lainnya yang mewakili suatu fungsi yang sama dikelompokkan ke dalam satu departemen.

Struktur fungsional adalah desain vertikal yang kuat. Informasi mengalir naik turun dalam hierarki
vertikal, dan rantai perintah berada di bagian puncak organisasi. Dalam struktur fungsional, orang
yang berada dalam satu departemen berkomunikasi utamanya dengan orang yang bekerja dalam
organisasi yang sama untuk mengkoordinasikan pekerjaan dan menyelesaika tugas atau

5
menjalankan perintah dari atasan. Manager dan pegawai dapat bekerja dengan harmonis karena
pelatihan dan keahlian mereka yang sama.

Divisional Structure
Struktur divisonal ada ketika departemen-departemen dikelompokkan berdasarkan keluaran yang
sama dalam suatu organisasi. Struktur divisional ini terkadang disebut struktur produk, struktur
program, atau struktur unit mandiri. Pada umumnya perusahaan besar memiliki divisi yang
berbeda, melayani pelanggan yang berbeda, menggunakan teknologi yang berbeda, atau melayani
pelanggan yang berbeda. Ketika sebuah organisasi besar menghasilkan produk untuk pasar-pasar
yang berbeda, struktur divisonal akan cocok karena tiap divisi mengeluarkan bisnis yang otonom.

Geographic Structure atau Divisi Berbasis Pelanggan

Sebuah alternatif untuk memberikan tanggung jawab divisional adalah dengan mengelompokkan
aktivitas perusahaan berdasarkan wilayah geografis atau kelompok pelanggan.

Pada struktur berdasarkan geografi, semua fungsi dalam satu negara atau wilayah di bawahi oleh
manajer divisi yang sama. Struktur ini cocok karena produk-produk tertentu sering kali harus
disesuaikan dengan nilai-nilai budaya dan adat lokal.

6
4. Matrix Structure
Menggabungkan aspek-aspek yang ada pada struktur fungsional & struktur divisional secara
serentak dalam bagian yang sama pada organisasi. Struktur matriks diterapkan sebagai cara untuk
meningkatkan koordinasi horisontal & pembagian informasi. Satu fitur unik dari matriks adalah
adanya garis wewenang rangkap dua.

Hierarki wewenang fungsional berjalan secara vertikal & hierarki wewenang divisional berjalan
secara horizontal. Struktur vertikal memungkinkan dilakukannya pengendalian yang biasa ada
dalam departemen fungsional & struktur horizontal memungkinkan adanya koordinasi antara
departemen-departemen. Oleh karenanya, struktur matriks mendukung rantai perintah formal bagi
hubungan fungsional (vertikal) & hubungan divisional (horisontal). Sebagai hasil dari struktur
rangkap dua ini, beberapa pegawai dibawahi oleh dua orang supervisor secara serentak.

Keberhasilan struktur matriks ditentukan oleh kemampuan orang-orang yang memerankan peran
strategis dalam struktur ini, yaitu:
a) Pegawai dengan dua boss (two- boss employees) yaitu pegawai yang dibawahi dua
supervisor sekaligus, harus menyelesaikan tuntutan-tuntutan yang bertentangan dari bos-
bos matriksnya.
b) Bos matriks (matrix boss) adalah bos produk atau bos fungsional, yang bertanggung
jawab atas salah satu sisi matriks. Pemimpin pucak bertanggung jawab atas keseluruhan
matriks.
c) Pemimpin puncak (top leader) mengawasi rantai perintah produk & rantai perintah
fungsional. Tanggung jawabnya adalah menjaga keseimbangan kekuasan antara kedua sisi
matriks.

7
5. Horizontal Structure (Pendekatan Tim/ Desentralisasi)
Tren departementalisasi yang paling banyak digunakan akhir-akhir ini adalah penerapan konsep
tim. Rantai perintah vertikal adalah alat pengendalian yang kuat, tetapi memberikan semua
pengambilan keputusan pada tingkat atas hierarki akan memperlambat pekerjaan & membuat
tanggung jawab dipegang oleh pejabat atas. Pendekatan tim dapat memberikan cara bagi manajer
untuk mendelegasikan wewenang & tanggung jawab pada pekerja tingkat yang lebih bawah, serta
menjadi lebih fleksibel & responsif dalm lingkungan global yang penuh persaingan .

Satu pendekatan untuk menggunakan kerja tim dalam sebuah organisasi adalah melalui tim-lintas
fungsi (cross functional teams) terdiri atas pegawai-pegawai dari beragam departemen fungsional
yang harus bertemu sebagai tim & penyelesaikan permasalahan bersama. Anggota anggota tim
biasanya masih dibawahi oleh departemen fungsinya masing-masing, tetapi mereka juga
memberikan laporan kepada salah satu anggota tim yang dianggap sebagai pemimpin.

Pendekatan kedua adalah dengan menggunakan tim permanen (permanent team) yaitu kelompok
pegawai yang diatur dengan cara serupa dengan departemen formal. Tiap tim terdiri atas pegawai
yang berasal dari semua area fungsional yang fokus pada tugas & proyek tertentu. Perhatiannya
adalah pada komunikasi horisontal & pembagian informasi karena perwakilan dari semua fungsi
mengkoordinasikan pekerjaan & keahlian mereka untuk menyelesaikan tugas organisasi.
Wewenang diberikan pada tingkat bawah & pegawai yang berada di garis depan sering kali
dberikan kebebasan untuk mengambil keputusan & bertindak sendiri. Kepemimpinan dapat
dipegang sama rata antara anggota-anggota tim.

8
Dengan struktur berbasis tim, seluruh organisasi disusun oleh tim horisontal yang
mengkoordinasikan pekerjaan mereka & bekerja secara langsung dengan pelanggan untuk
mencapai tujuan organisasi.

6. Virtual Network Structure & Outsourcing

Virtual network structure berarti bahwa perusahaan melakukan subkontrak untuk sebagian
fungsi-fungsi besarnya pada perusahaan yang berbeda & mengkoordinasikan aktivitas-aktivitasnya
dari organisasi pusat yang kecil.

Ide dibalik jaringan ini adalah perusahaan dapat berfokus pada apa yang paling baik dikerjakannya
& mengontrakkan aktivitas pekerjaan lainnya pada perusahaan-perusahaan dengan kemampuan
yang berbeda & berkaitan dengan aktivitas-aktivitas yang dialihdayakan tersebut, di mana
memudahkan perusahaan ini menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan upaya yang sedikit.

Pendekatan yang serupa terhadap jaringan adalah pendekatan modular, di mana suatu perusahaan
manufaktur menggunakan pemasok dari luar untuk menyediakan keseluruhan potongan-potongan
produk, yang kemudian dirakit menjadi sebuah produk akhir oleh sejumlah pekerja.

Pendekatan modular menyerahkan tanggung jawab teknis & produksi seluruh bagian sebuah mobil,
seperti casis atau interior, pada pemasok dari luar. Pemasok merancang sebuah modul, membuat
beberapa suku cadang sendiri & melakukan subkontrak pada pemasok lain. Modul-modul ini
dikirimkan langsung ke bagian perakitan, di mana sejumlah pegawai menyusun modul-modul
tersebut menjadi sebuah kendaraan jadi.

7. Kelebihan & Kekurangan Struktur Fungsional, Divisional,

Matriks, Horisontal (Tim), serta Jaringan Virtual
Pendekatan Kelebihan Kekurangan
Struktur
Fungsional - Penggunaan sumber daya yang - Kurangnya komunikasi di antara
efisien, skala ekonomis departemen-departemen fungsional
- Spesialisasi & pengembangan - Respons yang lambat terhadap

9

ketrampilan yang mendalam
- Pengarahan & pengendalian manajer
puncak
Divisional - Respons cepat, fleksibilitas di
lingkungan yang tidak stabil
- Memperhatikan kebutuhan
pelanggan
- Koordinasi yang sangat baik di
antara departemen-departemen
fungsional
Matriks - Penggunaan sumber daya yang lebih
efisien daripada satu hierarki
- Fleksibilitas, adaptalitas terhadap
lingkungan yang terus berubah
- Kerja sama antar-fungsi, keahlian
tersedia di semua divisi
Tim - Lebih sedikit batasan di antara
depertemen-departemen, lebih
banyak kompromi
- Lebih cepat memberikan respons &
keputusan
- Moril & antusiasme pegawai yang
lebih baik
Jaringan virtual - Bisa mendapatkan keahlian dari
seluruh dunia
- Sangat fleksibel & responsif
- Biaya tambahan dikurangi
perubahan eksternal, lambatnya
inovasi
- Keputusan dipusatkan di puncak
hierarki, sehingga menciptakan
keterlambatan
- Duplikasi sumber daya dalam setiap
divisi
- Kurangnya pendalaman & spesialisasi
teknis
- Kurangnya koordinasi antara divisi-
divisi
- Rasa frustasi & bingung karena adanya
rantai perintah rangkap dua
- Konflik besar antara dua sisi matriks
- Terlalu banyak rapat, lebih banyak
diskusi daripada aksi
- Kesetiaan & konflik yang berlipat
ganda
- Banyaknya waktu & sumber daya yang
dihabiskan untuk melakukan rapat-
rapat
- Desentralisasi yang tidak terencana
- Kurangnya pengendalian, tidak
kokohnya batasan-batasan
- Tuntutan yang lebih besar bagi
manajer
- Kesetiaan pegawai makin lemah

8. Hybrid Structure
Hybrid structure merupakan kombinasi dari beberapa struktur di atas. Satu alasan makin maraknya
penerapan struktur tim (horisontal) & jaringan (virtual network) adalah banyaknya perusahaan
yang mengenali keterbatasan-keterbatasan struktur organisasi vertikal dalam lingkungan yang
cepat berubah. Secara umum, tren ini bergerak ke arah struktur horisontal berdasarkan proses
kerja daripada fungsi departemen. Tidak peduli jenis strukturnya, setiap prganisasi memerlukan
mekanisme untuk integrasi & koordinasi horizontal. Struktur organisasi tidak akan lengkap tanpa
merancang dimensi struktur horisontal juga vertikal.

Ketika organisasi tumbuh & berkembang, dua hal akan terjadi. Pertama, jabatan & departemen baru
akan ditambah untuk menghadapi faktor-faktor di lingkungan eksternal atau kebutuhan strategis
baru. Kedua, manajer senior harus mencari cara untuk mengikat semua departemen ini. Rantai
perintah formal & supervisi yang diberikannya memang efektif, tetapi tidaklah cukup. Organisasi
membutuhkan sistem untuk memproses informasi & memungkinkan terjadinya komunikasi antara

10
orang-orang di departemen yang berbeda & pada tingkat yang berbeda pula. Dalam hal ini yang
dibutuhkan adalah koordinasi (kolaborasi di antara departemen).

9. Applications of Structural Design

Hierarki vertikal terus tumbuh berkembang karena struktur ini sering memberikan keuntungan
penting bagi organisasi. Namun, saat ini, organisasi yang memiliki rancangan horizontal yang lebih
kuat dari biasanya dapat berjalan dengan baik. Bagaimana manajer mengetahui jika dia sebaiknya
mengusung hierarki vertikal formal atau struktur yang mengusung komunikasi & kolaborasi
horisontal? Jawabannya ada dalam tujuan-tujuan strategis organisasi. Struktur yang tepat dirancang
agar sesuai dengan strategi organisasi. Kinerja bisnis sangat kuat dipengaruhi oleh seberapa
baiknya struktur perusahaan disusun dengan tujuan-tujuan strategisnya, sehingga manajer
berusaha keras untuk memilih strategi & struktur yang kongruen.

Apabila tujuan strategis perusahaan adalah melakukan pembagian berdasarkan barang & jasa,
struktur yang fleksibel, yang menggunakan tim, desentralisasi, dan pegawai-pegawai berdaya guna
adalah pilihan yang cocok. Struktur mekanistik hanya akan sesuai untuk strategi penghematan
biaya, yang biasanya terjadi dalam lingkungan yang stabil. Bila ketidakpastian lingkungan yang
tinggi, struktur yang dipilih haruslah lebih longgar & flesibel.

11