Anda di halaman 1dari 12

SOAL TENTANG

KEARSIPAN
(ADMINISTRASI
PERKANTORAN) DAN
JAWABANNYA
Soal
1. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....

a. Abjad
b. Caption
c. Indeks
d. Label
e. Unit

2. Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ....

a. Mu
b. Su
c. Ha
d. Dr
e. Drs.

3. Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah ....

a. Ka
b. Pr
c. Ku
d. Kp
e. Pk

4. Apotek Depok
Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. Ad
b. Ak
c. Dep
d. Ap
e. De

5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.

a. 25
b. 26
c. 27
d. 28
e. 29

6. Folder yang diberi kode A Z dipersiapkan minimal ... folder.

a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....

a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean

8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....

a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani

10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....

a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas

11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam

12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi
dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama

13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....

a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang

14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip

15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....


a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan
warkat adalah ....

a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak ....
a. Sejumlah sub 2x masalah yang ada
b. Kelompok masalah
c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks

18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan
penyimpanan disebut ....

a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa

19. Perhatikan langkah-langkah berikut :


i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju tempat penyimpanan
iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi bon peminjam
vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada
sistem subjek ialah ....

a. i ii iii iv v vi vii
b. ii iv iii i vi v vii
c. iii i iv ii v vi vii
d. iii i iv ii vi v vii
e. iii iv ii i v vi vii
20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks
menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti


b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga

21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks
disebut ....

a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah
....

a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a. Tanggal surat masuk


b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....

a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih
dahulu ....

a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi
Jawaban

1. E
2. B
3. C
4. E
5. B
6. E
7. C
8. D
9. B
10. C
11. D
12. B
13. C
14. A
15. B
16. A
17. A
18. C
19. D
20. A
21. C
22. E
23. A
24. B
25. E
OAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA

Soal ISIAN
1.apakah yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum!
2.sebutkan minimal 3 kriteria penyimpanan arsip!

3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah!
4 .apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis?
5.apakah yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks?
6.sebutkan 2 saja kelebihan dari filling system abjad!
7.apakah yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis?
8.fungsi arsip ada 2 sebutkan!
9.apakah yang dimaksud dengan kartu indeks?
10. sebutkan yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihaL!

Jawaban
1.)sistem penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali
surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad.
2.) 1.sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
2.mudah dilaksanakan dan digunakan
3.menghemat tenaga dan peralatan
3.)1.meneliti dan membaca warkat
2.mengindeks
3.memberi kode
4.peryotiran
5.penyimpanan
4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri.
6.) 1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan
berkelmpok menjadi satu .
2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat.
7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk
surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
8.) a. Arsip dinamis
b. Arsip statis
9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat
Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri
yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
yang dibutuhkan.
10.) a. Daftar Indeks
b. Perlengkapan menyimpan surat
c. Pemberian kode surat
d. Penyimpanan surat, dengan cara
e. Menyimpan kartu kendali.

PILIHAN GANDA
1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d.Kartu indeks
Jawaban: D
2. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah.
a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan
c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai
untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Jawaban: A
3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah..
a.Filling cabinet
b.Rotary
c.Kulkas
d.Lemari arsip
Jawaban: C
4. Yang dimaksud dengan Guide adalah.
a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip.
c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar.
d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Jawaban: B
5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu..
a. Tab Guide& Badan Guide
b. Guide pertama&Guide kedua
c.Guide kecil&Guide sedang
d.Semua Benar
Jawaban: A
6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah
pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan
lateral adalah.
a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal)
dimana arsip disusun berderet kebelakang.
c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung
akan memperlama umur suatu arsip
d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip
disusun berderet menyamping
Jawaban: D
7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali
untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu
tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut. adalah.
a.Kartu indeks
b. POSTEPEL
c.Guide
d. Kotak/box
Jawaban: B
1. Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman
kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.
Jawab : Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)

2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi :
Jawab :
A. Fungsi arsip pada suatu organisasi :
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis.
Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar.
Sebagai alat pengingat.
Sebagai alat penyimpan warkat.
B. Nilai guna arsip pada suatu organisasi :
Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna arsip dapat dibedakan menjadi :
Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau
instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
a. Nilai guna administrasi.
b. Nilai guna hukum.
c. Nilai guna keuangan.
d. Nilai guna ilmiah.
Niali guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan
lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
a. Nilai guna pembuktian.
b. Nilai guna informasi.

3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual
records, machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian
hukum untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !
Jawab :
Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk
arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang
dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :
1. Arsip gambar statik (static image) contoh : foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image) contoh : film, video.
3. Arsip rekaman suara (sound recording) contoh : kaset.

Arsip elektronik (machine readble records) yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu
format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita Magnetic,
Optical Disk, CD ROM, dsb.

4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan
pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga
Pendidikan Swasta.
Jawab :
1. Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang
dipusatkan penyimanan dan pemeliharaannya pada suatu tertentu.
2. Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip unit
sering disebut arsip mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang
bersangkutan.
Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah sedangkan sistem arsip
desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan swasta.

5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode penyimpanan
yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan.
Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses
penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau
metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah digunakan :
1. Sistem abjad : sistem penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
2. Sistem masalah : sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat.
3. Sistem nomor : sistem pemberian nomot yang terdapat pada folder.
4. Sistem tanggal : penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan
kode surat.
5. Sistem wilayah : menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat
menjadi krusial !
Jawab : Arsip ditinjau dari nilai guna dibedakan menjadi :
Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi
pencipta atau yang menghasilkan arsip.
Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum
diluar instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada
masyarakat/nasional.
Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka nilai guna primer
menjadi krusial.
Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai guna sekunder
menjadi krusial.

7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan dijelaskan
dari siklus arsip dinamis.
Jawab : Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus :
Tahap pertama : merupakan tahap penciptaan.
Tahap kedua : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan.
Tahap ketiga : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak
dipakai lagi.
Tahap keempat : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di
Pemerintah.
Jawab :
Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing
lembaga/instansi yang bersangkutan.
Pemusnahan arsip : pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna pemusnahan dilakukan
dengan mengikuti ketentuan retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu
penyimpanannya.
Penyerahan arsip ; penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang berwenang
yaitu Arsip Nasional RI (ANRI).

9. Jelaskan menurut pendapst saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary
Filling Cardex dan A Modem Organization is an Information Based Organization.
Jawab :
Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.
Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi empat panjang yaitu yang gunanya untuk
menyimpan atau menempatkan arsip.
Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat petunjuk.
Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical
(berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip.
Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).
Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama
berupa kartu).
Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
A Modem Organization is an Information Based Organization bahwa organisasi modem adalah
organisasi yang bertumpu pada informasi.

10. PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk
dokumen (arsip) dengan luas 120 m 2per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila
menggunakan konvensional dan non konvensional ?
Jawab : Rak konvensional
12000 kg X 12 = 144.000 kg
Maka lantai bangunan harus mampu menahan beban sebanyak
minimal 144.000 kg.